PENERAPAN OUTSOURCING DAN INSOURCING SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN PERTAMBANGAN MINYAK TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen : DR. IR. ARIF IMAM SUROSO, MSC Disusun Oleh : I KETUT PURNA [P056132042.46E] PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014 i
KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kehadiran Tuhan Yang Maha Esa karena dengan karunia-nya tugas makalah tentang makalah Sistem Informasi Manajemen dengan judul Penerapan Outsourcing dan Insourcing Sistem Informasi di Perusahaan Pertambangan Minyak selesai tepat pada waktunya. Studi literatur ini dilakukan dengan tujuan mengidentifikasi, mengetahui, mendeskripsikan Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan sebuah sistem. Dalam penyusunannya, penulis memperoleh banyak masukan dari berbagai pihak, karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada semua pihak yang memberikan dukungan dengan selesainya studi literatur ini. Studi literatur ini dalam pembuatannya mungkin tidak sempurna. Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun agar studi literatur ini dapat berkembang dengan lebih baik lagi kedepannya baik dalam metode penyajian maupun isi dari studi literatur. Penulis berharap agar studi literatur ini bermanfaat bagi semua pembaca. Jakarta, Januari 2014 Penulis ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii BAB I. PENDAHULUAN... 1 I.1. Latar Belakang... 1 I.2. Tujuan... 1 BAB II. INJAUAN PUSTAKA... 2 II.1 Teknologi Informasi... 2 II.2. Peranan Teknologi Informasi... 2 BAB III PEMBAHASAN... 4 III. 1. Pengembangan Sistem Informasi... 4 III. 2. Sistem Informasi Geografis... 6 III. 3. Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Insourcing... 7 a. Kelebihan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Insourcing... 7 b. Kekurangan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Insourcing... 7 III. 4. Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Outsourcing... 8 a. Kelebihan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Outsourcing... 8 b. Kekurangan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Outsourcing... 9 BAB IV PENUTUP... 11 IV.1. Kesimpulan... 11 IV.2. Saran... 11 DAFTAR PUSTAKA... 12 iii
I.1. Latar Belakang BAB I PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi sangat pesat di berbagai bidang, seperti dalam bidang industri pertambangan, perikanan, manufaktur. Tujuan pengembangan teknologi informasi diantaranya untuk meningkatkan profit perusahaan, memudahkan perusahaan untuk membuat keputusan terkait dengan usaha inti perusahaan tersebut. Dalam bidang pertambangan kebutuhan akan teknologi informasi sangat pesat, khususnya dalam dunia pertambangan minyak dibutuhkan peran teknologi informasi sangat sangat krusial diantaranya untuk study-study lapangan minyak untuk mengetahui cadangan hidrokarbon yang terkandung di dalam perut bumi. Dalam satu decade terakhir kebutuhan akan teknologi informasi dalam bidang pertambangan minyak semakin banyak dibutuhkan. Kebutuhan teknologi informasi itu berkaitan dengan pengolahan data atas data-data seismic untuk kemudian diolah menjadi graphis yang mudah untuk dianalisa dan diinterpretasikan. Dengan data-data seismic 2D maupun 3D yang diambil di lapangan dan diolah oleh software akan didapatkan hasil berupa grafik dalam bentuk 2D yang akan dianalisa dan diinterpretasikan. Hasil dari interpretasi tersebut akan disimpulkan bahwa di lapisan-lapisan tertentu kemungkinan terdapat cadangan hidrokarbon berupa minyak atau gas. I.2. Tujuan Tujuan dari penulisan tugas makalah ini adalah untuk mengetahui seberapa jauh penerapan outsourcing dan insourcing dalam teknologi informasi yang berada di perusahaan pertambangan minyak. 1
BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1 Teknologi Informasi Teknologi Informasi (TI), atau dalam bahasa Inggris dikenal dengan istilah Information technology (IT) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video. Contoh dari Teknologi Informasi bukan hanya berupa komputer pribadi, tetapi juga telepon, TV, peralatan rumah tangga elektronik, dan peranti genggam modern (misalnya ponsel). Dalam konteks bisnis, Information Technology Association of America menjelaskan Pengolahan, penyimpanan dan penyebaran vokal, informasi bergambar, teks dan numerik oleh mikroelektronika berbasis kombinasi komputasi dan telekomunikasi. Istilah dalam pengertian modern pertama kali muncul dalam sebuah artikel 1958 yang diterbitkan dalam Harvard Business Review, di mana penulis Leavitt dan Whisler berkomentar bahwa "teknologi baru belum memiliki nama tunggal yang didirikan. Kita akan menyebutnya teknologi informasi (TI)". Beberapa bidang modern dan muncul teknologi informasi adalah generasi berikutnya teknologi web, bioinformatika, ''Cloud Computing'', sistem informasi global, Skala besar basis pengetahuan dan lain-lain.. II.2. Peranan Teknologi Informasi Peranan Teknologi Informasi bagi perusahaan yaitu : 1. Meningkatkan Efisiensi Operasional, Dengan melakukan investasi dalam bidang TI maka akan meningkatkan efisiensi dalam operasional perusahaan. Investasi awal mungkin akan besar tapi seiring berjalannya waktu maka akan didapatkan efisiensi yang amat penting dalam perusahaan. 2
2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis, Penggunaan aplikasi-aplikasi dalam mengolah data dalam bidang pertambangan minyak seperti hasil survey seismic untuk data yang akan dianalisa yang pada akhirnya dapat mengetahui kandungan-kandungan hidrokarbon dalam lapisan bumi. 3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis. Dengan adanya teknologi sistem informasi perusahaan pertambangan minyak dapat membangun sumber informasi strategis seperti kandungan minyak dalam lapisan bumi beserta cadangan-cadangan hidrokarbon yang pada akhirnya mendapatkan kemudahan-kemudahan bagi perusahaan untuk dapat berkembang di kemudian hari. 3
BAB III PEMBAHASAN III. 1. Pengembangan Sistem Informasi Dalam pengembangan system informasi ada beberapa tahapan yang dikenal dengan siklus hidup pengembangan system (system life cycle) yang ditunjukkan seperti gambar dibawah ini. Siklus hidup pengembangan system terdari dari : a. Planning Pada tahap perencanaan (planning), hal-hal yang dilakukan yaitu studi kelayakan system informasi yang dikembangkan dan tahapan-tahapan terkait penjadwalan pengembangan system informasi. b. Analysis Pada tahapan analisa (analysis), hal-hal yang dilakukan yaitu dengan mengenali permasalahan yang terjadi pada user dan mengenali komponenkomponen sistem, obyek-obyek, hubungan antar obyek. 4
c. Design Pada tahap design yaitu melakukan perancangan atas system yang akan dikembangkan sesuai hasil analisa serta jika diperlukan penambahan dan modifikasi disesuaikan dengan kebutuhan user. d. Implementation Pada tahap implementasi (implementation) yaitu pada saat system yang dirancang sudah mengalami fase akhir, pada fase ini dilakukan pemilihan hardware yang disesuaikan dengan system informasi yang dikembangkan dan pada saat ini system sudah go live. e. Maintenance Pada tahap ini dilakukan evaluasi untuk memantau supaya sistem informasi yang dioperasikan dapat berjalan secara optimal dan sesuai dengan harapan pemakai maupun organisasi yang menggunakan sistem tersebut. Pada tahap ini dilakukan pemeliharan system secara berkelanjutan agar system dapat berjalan sesuai keinginan user. Tahap pengembangan System Informasi secara umum dilakukan dengan tiga cara yaitu insourcing, co-sourcing maupun outsourcing. a. insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya b. co-sourcing merupakan pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh pihak internal perusahaan yang bekerjasama dengan pihak ketiga/vendor. Keputusan perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi dengan co-sourcing berdasarkan beberapa hal, seperti misalnya target pengembangan sistem informasi yang ingin dicapai oleh perusahaan. Perusahaan memakai jasa pihak ketiga/vendor ingin melengkapi kekurangan-kekurangan sistem informasi yang dimiliki perusahaan, pihak ketiga yang memiliki skill lebih dari departemen IT internal perusahaan 5
akan menutupi kekurangan-kekurangan tersebut atas informasi yang disampaikan oleh pihak internal perusahaan. c. Outsourcing merupakan perolehan kesempatan untuk mengatur organisasi yang lebih fleksibel dalam melakukan core-activites organisasi. Outsourcing dapat berupa meminta pihak ketiga untuk melaksanakan proses pengembangan sistem informasi termasuk pelaksana sistem informasi. Pihak perusahaan menyerahkan tugas pengembangan dan pelaksanaan serta maintenance sistem kepada pihak ketiga III. 2. Sistem Informasi Geografis Perkembangan teknologi dalam bidang Geografi membawa berbagai kemudahan khususnya dalam bidang pertambangan dan potensi alam. Sistem Informasi Geografis (SIG) atau umumnya disebut Geographic Information System (GIS) adalah salah satu teknologi yang digunakan perusahaan pertambangan minyak. SIG digunakan sebagai database informasi yang bisa berupa potensi, sebaran data, dan juga peta pendukung yang saling terkait satu sama lain. Secara umum manfaat SIG dalam data kekayaan sumber daya alami adalah sebagai berikut: Untuk mengetahui persebaran berbagai sumber daya alam, misalnya minyak bumi, batubara, emas, besi dan barang tambang lainnya. Untuk mengetahui persebaran kawasan lahan, misalnya: Kawasan lahan potensial dan lahan kritis; Kawasan hutan yang masih baik dan hutan rusak; Kawasan lahan pertanian dan perkebunan; Pemanfaatan perubahan penggunaan lahan; Rehabilitasi dan konservasi lahan. 6
III. 3. Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Insourcing a. Kelebihan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Insourcing Banyak penelitian yang membuktikan bahwa faktor end user yang mempengaruhi keberhasilan pengembangan dan implementasi Sistem Informasi karena tanggapan user terhadap sistem sangatlah berpengaruh terhadap keberhasilan sistem tersebut. Sistem informasi yang dikembangkan secara insourcing sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. b. Kekurangan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Insourcing Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 7
Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). III. 4. Kelebihan dan Kekurangan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Outsourcing a. Kelebihan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Outsourcing Dasar pemikiran dan keuntungan perusahaan atau organisasi dalam menerapkan outsorcing antara lain : Asset Utilization (penggunaan modal) yang dapat menekan biaya-biaya operasional yang berkaitan dalam pembuatan produk Access to grater Expertise and More advanced Technology, yaitu dengan kemajuan teknologi, termasuk sistem informasi, maka permasalahan organisasi yang kompleks dan dapat memberikan manfaat khusus bagi organisasi itu sendiri, seperti peningkatan pelayanan, pengembangan staf dalam bisnis sehingga mereka mampu menjalankan tugas dan tanggung jawab dengan baik. Lower Cost, yaitu outsorcing mampu menekan biaya produksi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau organisasi khususnya dalam bidang efisiensi. Improved Development Time, yaitu bila suatu proyek bagian dari proses produksi dilimpahkan kepada pihak luar, maka pihak internal organisasi akan memperoleh pengalaman mengenai metode kerja yang lebih baik dan cepat dalam hal efisinsi biaya. 8
Elimination of Use Peaks and Valleys, yaitu bagi perusahaan atau organisasi yang memiliki usaha yang sensitif terhadap keadaan musim, di mana pada musim regresif yang mengakibatkan penurunan penjualan, sedangkan perusahaan tetap memikul biaya tetap, maka bagi perusahaan yang menggunakan outsorcing tidak akan memikul biaya tetap tersebut pada kondisi yang sama. Facilitation of Downsizing, yaitu apabila situasi perekonomian secara umum mengalami resesi, maka dengan outsorcing perusahaan atau organisasi dapat menekan pengeluaran. Dengan demikian perusahaan dapat terus menjalankan usahanya di tengah situasi tersebut. b. Kekurangan Penerapan Sistem Informasi Dalam Perusahaan Pertambangan Minyak Secara Outsourcing Umumnya biaya relatif mahal meskipun dapat dilakukan negosiasi dalam hal biaya. Terdapat kekhawatiran tentang keamanan sistem informasi karena adanya peluang penyalahgunaan sistem informasi oleh vendor, misalnya pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. Ada peluang sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan dikarenakan vendor tidak memahami kebutuhan sistem dalam perusahaan tersebut. Transfer knowledge terbatas karena pengembangan sistem informasi sepenuhnya dilakukan oleh vendor. Relatif sulit melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan umumnya hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. Dapat terjadi ketergantungan kepada konsultan. Manajemen perusahaan membutuhkan proses pembelajaran yang cukup lama dan perusahaan harus membayar lisensi program yang dibeli sehingga ada konsekuensi biaya tambahan yang dibayarkan. 9
Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di-outsourcekan. Jika aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus segera ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di-outsource-kan karena kendali ada pada outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu. 10
BAB IV PENUTUP IV.1. Kesimpulan Dalam menentukan keputusan dalam penerapan teknologi informasi apakah harus memakai jasa outsourcing atau dengan pengadaan internal (insourcing) maka perlu diketahui kelebihan dan kekurangan dalam penerapannya dan kelanjutan pengembangan di masa yang akan datang sehingga tidak menjadi beban bagi perusahaan serta perusahaan tidak kehilangan fokus dalam bisnis inti yaitu sebagai perusahaan pertambangan minyak. IV.2. Saran Dalam penerapan teknologi informasi dalam perusahaan pertambangan minyak penulis menyarankan perlu dipetakan lebih lanjut khususnya kemampuan sumber daya manusia maupun finansial dalam bidang teknologi informasi. Selain itu dibutuhkan tenaga-tenaga ahli yang jumlahnya terbatas sehingga tidak terjadi salah analisa akibat system yang dibuat tidak sesuai dengan persepsi yang diharapkan 11
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto. 2001. Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta. O Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7 th Ed., McGraw-Hill/Irwin. New York. Definisi Teknologi Informasi, http://id.wikipedia.org/wiki/teknologi_informasi [Diakses : 2 Januari 2014] 12