BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, setiap pelaku bisnis pasti membutuhkan sebuah alat yang dapat mendukung kegiatan operasional bisnisnya dalam menjalankan usaha. Salah satu alat yang diperlukan adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi berfungsi sebagai pengolah, pengumpulan, pemrosesan dan pelaporan informasi yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. Diana dan Setiawati (2011). Sistem informasi akuntansi dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan. Informasi yang diperoleh manajemen digunakan untuk menghasilkan produk-produk yang berkualitas, mendukung proses produksi yang baik serta membantu dalam mengambil sebuah keputusan yang terbaik untuk proses penjualan. Sistem informasi akuntansi memiliki pengaruh yang baik untuk meningkatkan proses manajemen dalam membuat kebijakan baru, mengembangkan proses pengawasan ketika beroperasi dan mendukung proses pelaporan keuangan yang baik untuk perusahaan. Jones dan Rama (2008: 7) Salah satu hambatan yang dihadapi dalam membangun sebuah usaha adalah dengan semakin banyaknya perusahaan yang seragam menggunakan kemajuan teknologi dalam menjalankan bisnisnya. Pada sistem informasi akuntansi memiliki beragam sistem yang tersedia. Salah satu sistemnya yaitu proses sistem informasi akuntansi penerimaan kas. Dimana pada dasarnya tujuan sebuah perusahaan didirikan adalah untuk mendapatkan profit atau keuntungan dari bisnisnya. Proses sistem informasi akuntansi penerimaan kas terdiri dari kumpulan kegiatan usaha bisnis dalam menawarkan barang atau jasa kepada customer, melayani customer dalam melakukan pemesanan barang atau jasa serta memfasilitasi customer dalam melakukan pembayaran dari proses penjualan yang sudah terjadi. Penerimaan kas yang maksimal merupakan perantara untuk menentukan arah dan strategi, 1
2 kebijaksanaan, strategi perusahaan bagi pertumbuhan dan kelangsungan hidup perusahaan. Dengan adanya sistem ini, maka penyimpanan dan pengolahan data transaksi serta pembuatan laporan transaksi dapat dilakukan dengan akurat dan tepat waktu. Jones dan Rama (2008: 165) Proses penjualan tidak hanya melakukan penjualan kepada customer, melainkan apakah proses penjualan dapat tercatat dengan baik, apakah cara yang dilakukan untuk menarik minat konsumen, kemudian melayani pemesanan, sampai customer merasa puas atau sebaliknya pada saat menerima barang atau jasa tersebut. Penjualan dalam bidang jasa termasuk salah satu motor utama perekonomian di dalam suatu negara. Cukup banyak jenis-jenis jasa salah satu diantaranya adalah jasa angkut barang. Akan tetapi semua itu membutuhkan pengendalian internal yang baik supaya proses operasional perusahaan selalu lancar dalam melakukan penjualan tanpa adanya hambatan dan visi misi perusahaan dapat terwujud sesuai keinginan. Selain melakukan penjualan, perusahaan juga harus dapat mengelola piutangnya dengan baik. Jika perusahaan menerima pembayaran secara kredit semakin besar dan tidak diimbangin dengan sistem penagihan yang baik, maka semakin besar resiko piutang tak tertagih yang dapat mempengaruhi tingkat profitabilitas perusahaan. Perusahaan harus menerapkan sistem penagihan yang akurat untuk mengatasi masalah kredit macet yang sering terjadi untuk meningkatkan tingkat keuntungan dan likuiditas perusahaan. Keown (2010) Suatu perusahaan yang menjalankan usahanya dengan piutang, pada hakikatnya salah satu pendapatan terbesar bagi perusahaan. Sistem pengawasan dan pengontrolan (internal control) terhadap piutang perlu diterapkan bagi perusahaan yang menjalankan bisnisnya dengan piutang. Dewasa ini banyak sekali tindakan penyalahgunaan yang di lakukan para pelaku bisnis yang dapat menurunkan tingkat pendapatan perusahaan. Oleh karena itu salah satu cara mengatasinya dengan menerapkan sistem pengawasan dan pengontrolan (internal control) terhadap kegiatan usaha yang menyediakan layanan pembayaran secara kredit (piutang).
3 Sistem pengawasan dan pengontrolan (internal control) tidak dipungkiri lagi memang diperlukan untuk para pelaku bisnis demi mendapatkan visi misi usaha yang diharapkan. Internal control adalah metode pengendalian yang diharapkan dapat mengembangkan kegiatan operasional perusahaan dalam menjalankan bisnisnya dan mencegah tindakan penyalahgunaan. Anastasia & Lilis (2010:82) PT. Berlian Mitra Sejahtera merupakan sebuah badan yang mengandalkan layanan jasa angkut dan pengiriman barang baik dari darat maupun laut. PT. Berlian Mitra Sejahtera dalam menjalankan bisnisnya memfasilitasi customer dengan menyediakan layanan pembayaran secara kredit Masalah yang terjadi saat ini pada perusahaan adalah prosedur penjualan, piutang tak tertagih dan pengendalian yang kurang baik yang mengakibatkan kesalahan dalam penjualan, terjadinya keterlambatan dalam pengiriman dan mempengaruhi tingkat profitabilitas perusahaan dalam periode tertentu. Hal tersebut menjadi suatu masalah bagi perusahaan sehingga diperlukan suatu penanganan khusus atas pengendalian penjualan dan piutang. Dengan dibangunnya suatu sistem pengendalian penjualan dan piutang yang terkomputerisasi akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja perusahaan, serta membantu perusahaan dalam melakukan pengendalian internal terhadap penjualan kredit. Pada penelitian-penelitian sebelumnya dengan topik yang sama, terdapat beberapa kekurangan yang terjadi yaitu pada bagian solusi yang diusulkan oleh beberapa peneliti tersebut yang belum lengkap pada metodologi penelitian yang dilakukan. Sebagian besar peneliti sebelumnya tidak menggunakan metode pencatatan akuntansi yang sangat penting digunakan dalam melakukan penelitian yang berkaitan dengan akuntansi. Dan bisa diartikan bahwa solusi yang diusulkan oleh masing-masing peneliti tersebut dalam memecahkan masalah belum berdasarkan standar akuntansi yang jelas, Melihatnya pentingnya suatu sistem yang terkomputerisasi bagi perusahaan ini dan hasil analisis pada penelitian sebelumnya, maka penulis berkeinginan untuk mengembangkan analisis dan perancangan yang sebelumnya dengan objek penelitian yang berbeda: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS PENGENDALIAN PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS BERBASIS WEB PADA PT. BERLIAN MITRA SEJAHTERA
4 1.2 Ruang Lingkup Agar penulisan penelitian lebih terorganisir dan terarah pada pokok pembahasan, maka penulis akan fokus pada permasalahan yang terjadi. Penelitian akan di fokuskan pada : 1. Proses Sistem Penjualan pada PT Berlian Mitra Sejahtera 2. Proses Sistem Penerimaan Kas pada PT Berlian Mitra Sejahtera Dan penelitian ini tidak ada pembahasan mengenai pajak, pencatatan barang keluar (inventory), dan rekonsiliasi bank. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Penulisan Skripsi Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Menciptakan proses bisnis yang efektif dan efisien dalam melakukan penjualan dan penerimaan kas. 2. Menciptakan aturan dan prosedur sistem pemberian kredit customer yang baik dan terstruktur. 3. Merancang Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Penjualan dan Penerimaan kas yang membantu masalah yang terjadi. 4. Merancang sistem database yang saling terintegrasi. 1.3.2 Manfaat Penulisan Skripsi Manfaat yang akan diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Mempercepat proses penjualan dan penerimaan kas sehingga tidak membutuhkan lagi waktu yang cukup banyak untuk menyelesaikannya serta mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak diperlukan. 2. Mengurangi tingkat resiko piutang tak tertagih dalam melakukan penjualan secara kredit serta dapat meningkatkan profitabilitas perusahaan.
5 3. Mencegah timbulnya penyalahgunaan (fraud) yang dapat di lakukan ketika adanya peluang. 4. Membantu manajemen dalam pembuatan laporan penjualan dan penerimaan kas yang akurat. 1.4 Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Metode Pengumpulan dan Analisis Data A. Studi Kepustakaan Melakukan pengumpulan data dari berbagai sumber seperti jurnal ilmiah, internet dan rujukan dari buku seperti : contoh-contoh skripsi dari peneliti sebelumnya yang topiknya sama sehingga pembahasan topik penelitian sesuai dengan teori yang mendukung. B. Studi Lapangan Melakukan pengumpulan data dengan melakukan : 1. Analisis Sistem Berjalan Melakukan peninjauan langsung terhadap ke PT. Berlian Mitra Sejahtera. 2. Observasi Melakukan pengamatan langsung untuk mengetahui prosedur penjualan dan penerimaan kas yang dilakukan sehari-hari oleh perusahaan, Adapun tahapannya yaitu : a) Menyiapkan bahan materi apa saja yang akan di observasi, seperti ; prosedur dan pencatatan penjualan maupun penerimaan kas, pencatatan dan pelaporan keuangan, bukti-bukti transaksi keuangan, regulasi dan kebijakan yang diterapkan perusahaan dalam
6 menjalankan bisnisnya dan pihak-pihak yang terkait dalam menjalankan bisnis perusahaan. b) Mendatangi langsung ke perusahaan dan berkenalan dengan pihak-pihak yang akan membantu dalam proses observasi di perusahaan, seperti ; Pemilik perusahaan, Bagian Marketing, Bagian Akuntansi, Bagian Finance, Bagian Operasional. c) Melakukan pengamatan langsung kepada Marketing Staff dalam melayani orderan pelanggan selama seminggu dan mengukur kinerjanya apakah sudah sesuai dengan prosedur dan target penjualan yang ditetapkan oleh Marketing Manager. d) Mengecek Purchase Order dari pelanggan dan No Job dari Marketing Staff apakah sudah sesuai detail dan jumlah barang yang dipesan. e) Mengamati pembuatan Shipping Instruction yang dilakukan Operation Staff untuk memesan vendor apakah sudah sesuai dengan prosedur operasional yang ditetapkan Operation Manager. f) Mengecek Delivery Order dari pelanggan dan Surat Jalan dari Operation Staff apakah sudah sesuai detail dan jumlah barangnya. g) Melakukan pengecekan terakhir pada Bill Of Lading dari Vendor apakah sudah sesuai detail dan jumlah barang yang akan dikirim. h) Mengecek dan menghitung ulang penghitungan yang dilakukan Finance Staff dari beban biaya operasional yang dikeluarkan, untuk menentukan harga jasa yang harus dibayar pelanggan, apakah sudah sesuai dengan
7 kebijakan keuangan yang ditetapkan oleh Finance Manager dalam mendapatkan profit. i) Mengecek Invoice dan Kwintansi yang dibuat oleh Finance Staff apakah sudah sesuai dengan perhitungan total biaya yang harus dibayar pelanggan. j) Mengamati dan mengecek Accounting Staff selama seminggu dalam melakukan pencatatan dan pelaporan keuangan penerimaan kas setiap terjadi transaksi, apakah sudah sesuai dengan prosedur, kebijakan dan target yang ditetapkan Accounting Manager dalam melakukan pelaporan keuangan penerimaan kas setiap minggunya. 3. Dokumentasi Menelusuri bukti-bukti transaksi keuangan perusahaan seperti : purchase order, shipping point, request order, surat jalan, bill of lading, invoice, laporan keuangan dan pencatatan piutang perusahaan yang mendukung kelengkapan data. 4. Wawancara Membuat daftar pertanyaan dan bertanya langsung pada pihak yang terkait seperti : a) Marketing Staff dalam menawarkan harga jasa dan melayani orderan pelanggan. b) Marketing Manager dalam membuat prosedur penjualan, target perusahaan untuk melakukan penjualan dan approval dalam melakukan penjualan. c) Operation Staff dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan seperti ; pemesanan vendor, pengiriman barang dari gudang pelanggan sampai ke tempat tujuan pelanggan dan bongkar muat barang di kapal. d) Operation Manager dalam menentukan prosedur kegiatan operasional.
8 e) Finance Staff dalam menghitung harga jasa, melayani pembayaran pelanggan, mengatasi piutang tak tertagih dari pelanggan, melakukan penagihan ke pelanggan. f) Finance Manager dalam menentukan harga jasa, limit kredit yang dilakukan pelanggan, dan kebijakan keuangan untuk mendapatkan profit. g) Accounting Staff dalam mencatat dan melaporkan keuangan penerimaan kas setiap terjadi transaksi. h) Accounting Manager dalam menentukan kebijakan, prosedur dan target pencatatan dan pelaporan penerimaan kas perusahaan setiap minggunya. 2. Analisis dan Perancangan yang akan dibuat dalam sistem ini menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design oleh Satzinger, Jackson, and Burd, yang terdiri dari: a. Menganalisis Requirement b. Merancang Deployment Environment & Support Services Architecture c. Merancang Software Architecture d. Merancang Use Case Realizations e. Merancang Database f. Merancang System & User Interface g. Merancang System Security & Control 3. Pengembangan sistem yang dibuat pada penelitian ini adalah berorientasi objek dengan Unified Process Life Cycle oleh Satzinger, Jackson, and Burd adalah : a. Inception : 1) Menentukan dan mengembangkan batasan penelitian dan observasi 2) Membuat Business Case Study 3) Menetapkan penjadwalan dan anggaran b. Elaboration : 1) Meneliti resiko-resiko yang akan terjadi
9 2) Mencari informasi dasar yang dihimpun sebelum suatu program dimulai 3) Menghasilkan estimasi realistik untuk penjadwalan dan anggaran c. Construction : 1) Melakukan implementasi resiko-resiko sederhana secara berulang 2) Menyiapkan deployment 4. Metode Pencatatan Akuntansi Pencatatan Akuntansi yang dibuat dalam penelitian ini menggunakan standar Akuntansi Keuangan yaitu PSAK yang berpedoman dengan IFRS (International Financial Reporting Standart) yaitu : a. Basis Akrual (accrual basic) Metode ini diterapkan ketika pada saat menerima kas, beban biaya di akui dalam periode yang sama, walaupun belum menerima tagihan pembayaran. b. Metode Pencicilan Penjualan (Installment Sales Method) Metode pencicilan dilakukan dalam sistem pembayaran yang dilakukan dengan bertahap sampai batas waktu yang telah ditentukan. c. Pencadangan Piutang Tak Tertagih (Bad Debt Allowance Method) Prinsip kesesuaian (matching principle) menetapkan untuk semua beban pengeluaran langsung di sesuaikan dengan pendapatannya. Dan piutang yang belum terbayar harus diakui pada periode yang sama pada saat pendapatan diakui.
10 1.5 Sistematika Penulisan Sesuai dengan panduan dan petunjuk Tugas akhir yang telah ditetapkan, Tugas akhir ini terdiri dari 5 bab yang dan dibagi menjadi beberapa sub-bab yang saling berkaitan. Berikut ini adalah garis besar mengenai hal apa saja yang akan dibahas dalam setiap bab, yaitu: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi serta sistematika penulisan dari Tugas akhir ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang mendasari penelitian dan penulisan Tugas akhir ini. BAB 3 HASIL ANALISIS SISTEM INFORMASI Pada bab 3 ini diuraikan mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi, tata laksana sistem berjalan, permasalahan yang ada, yang dilengkapi dengan solusinya. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini berisi perancangan sistem informasi, program,dan rencana implementasinya ke dalam perusahaan. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab 5 ini terdapat kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian yang dilakukan selama pembuatan Tugas akhir ini.