Dari e-learning Menuju e-knowledge Atik Dwi Utami Magister Chief Information Officer Sekolah Teknik Elektro dan Informatika Institut Teknologi Bandung Ditjen. Perbendaharaan Departemen Keuangan RI atik_dwi@students.itb.ac.id, atik2utami@yahoo.com Abstraksi e-learning sudah banyak diaplikasikan untuk menyampaikan pembelajaran dan pelatihan di Indonesia. Hal ini disebabkan karena pemakaian teknologi internet memungkinkan penyampaian materi pembelajaran dan pelatihan secara cepat tanpa terhalang oleh letak geografis Indonesia yang sangat luas. Namun, belum banyak organisasi, institusi, maupun perusahaan Indonesia yang menyadari pentingnya mendokumentasikan knowledge yang dimilikinya untuk meningkatkan pengetahuan, kemampuan, dan keahlian karyawannya maupun untuk mendukung tujuan bisnisnya. Knowledge yang ada masih tersebar dalam diri setiap individu dan bersifat tacit sehingga ketika seorang pegawai keluar dari organisasi maka hilanglah aset knowledge organisasi yang menyebabkan terganggunya proses bisnis. Oleh sebab itu, perlu adanya Knowledge Management pada setiap institusi sehingga aset knowledge yang dimiliki akan selalu terjaga dan dapat ditingkatkan untuk menghasilkan inovasi bagi kepentingan institusi tersebut maupun untuk kemajuan dan kesejahteraan bangsa Indonesia. Pendistribusian knowledge menggunakan teknologi internet ini yang dikenal sebagai e-knowledge. Pada makalah ini dipaparkan perencanaan e-knowledge. Kata Kunci : e-learning, e-knowledge, Knowledge Management 1. PENDAHULUAN e-learning adalah pemanfaatan sistem informasi khususnya teknologi internet untuk menyampaikan pembelajaran dan pelatihan. e-learning meliputi kumpulan aplikasi dan proses yang luas seperti pembelajaran berbasis web, pembelajaran berbasis komputer, ruang kelas maya, dan kolaborasi digital. Termasuk penyampaian isi melalui intranet/ekstranet, media audio/video, siaran memakai satelit, TV interaktif, dan sebagainya.[4] Pada era organisasi maju saat ini, e-learning dengan definisi seperti di atas tidaklah cukup untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi serta memenangkan kompetisi dengan pesaing. Organisasi perlu mengubah paradigma lama yang menganggap karyawan sebagai sumber daya karena yang lebih tepat adalah karyawan sebagai aset organisasi. Hal ini disebabkan karena dalam diri setiap karyawan tersimpan knowledge yang bersifat tacit dan dibawa ke manapun mereka pergi. Kehilangan pegawai bisa berarti kerugian bagi organisasi karena knowledge organisasi juga hilang yang berdampak pada terganggunya proses bisnis. Tjakraatmadja [T] mendefinisikan Knowledge Management (KM) sebagai sistem dari himpunan yang terintegrasi dari orang, proses, dan teknologi untuk mengembangkan, menyerap, menyebarkan, dan menerapkan pengetahuan untuk mencapai nilai tambah maksimal dan tujuan strategis organisasi. e-knowledge secara teknik disadari dengan penggabungan e-learning dan KM melalui jaringan pegawai knowledge. E-Knowledge bukan hanya koleksi digital dari knowledge, tetapi terdiri dari obyek knowledge dan alur knowledge yang menggabungkan isi, konteks, dan berada dalam aplikasi. E- Knowledge juga muncul dari interaksi dalam dan antar komunitas pelaku serta dari perbendaharaan tacit knowledge yang hanya bisa dimengerti melalui interaksi dengan individu-individu, komunitas pelaku, dan knowledge dalam sebuah jaringan. E-Knowlede merupakan pemungkin, tidak hanya pemunculan pengetahuan dan terapan terbaru tetapi juga penemuan model bisnis dasar dan strategi yang telah ada untuk e-learning dan KM.[2]. Dalam makalah ini akan dipaparkan upaya peningkatan dari e-learning menuju e-knowledge.
2. PEMBAHASAN Dari riset yang dilakukan oleh Choi, dihasilkan hubungan sebagai berikut: Knowledge Management Enablers Structure Social perspective Centralization Formalization Culture Collaboration Trust Learning People Knowledge Creation Process Socialization Externalization Combination Internalization Knowledge Management Intermediate Outcome Organizational creativity Organizational Performance Organizational performance Technical perspective T-shaped skill Information Technology IT Support Gambar 1. KM Framework 1. KM Enablers Struktur organisasi dapat mendorong atau menghalangi KM [Nonaka dan Takeuchi 1995]. KM Enablers bisa dibagi menjadi 2 sudut pandang: - Sosial, meliputi: a. Struktur Organisasi: sentralisasi, formalisasi. b. Budaya Organisasi, merupakan faktor penting suksesnya KM. Budaya didefinisikan tidak hanya apa yang dihasilkan oleh knowledge, tetapi juga knowledge apa yang harus disimpan dalam organisasi untuk menghasilkan manfaat inovatis berkelanjutan. Dalam budaya organisasi ini harus terdapat kolaborasi, kepercayaan, dan pembelajaran yang didasarkan pada konsep perhatian. c. Orang, merupakan jantung dalam pembentukan knowledge organisasi. - Teknis Adanya Teknologi Informasi sebagai pendukung dan pemungkin KM. 2. Knowledge Creation Process Pada proses knowledge, perhatian utama ada pada aktifitas yang berhubungan dengan kreasi karena kreasi knowledge merupakan senjata penting dalam persaingan. Kreasi knowledge adalah proses terusmenerus dimana individu dan kelompok dalam organisasi dan antar organisasi berbagi tacit dan explicit knowledge [Nonaka]. Gambar 2. KM Process/Knowledge Spiral SECI Model 3. KM Intermediate Outcome Mencerminkan aspek-aspek dari performa sebuah organisasi yang menghasilkan kreatifitas organisasi dimana tersedia kunci untuk memahami keefektifan dan pertahanan organisasi. Model ini membentuk kreatifitas organisasi yang menjadi benih dari semua inovasi dan jantung KM. 4. Organizational Performance Pengukuran performa organisasi bisa dilakukan dengan metode Balanced Scorecard. Metode ini memelihara performa keuangan dan melengkapinya dengan mengukur penggerak potensi masa depan. Perencanaan KM KM merupakan aktifitas kompleks yang tidak dapat membawa imbas pada bisnis tanpa perencanaan yang matang. Kipling membuat sebuah KM road map yang dapat memandu pembuatan strategi, desain, pembangunan, dan implementasi KM pada organisasi dalam 10 tahapan. Dari 10 tahapan yang ada dapat dikelompokkan dalam 4 fase:[5] 1. Evaluasi Infrastruktur 2. Sistem analis, desain, dan pembangunan KM 3. Penyebaran sistem 4. ROI dan evaluasi performa
Biasanya strategi bisnis berada di level tinggi, sedangkan pembanguna sistem selalu di level bawah. Spesifikasi dan fitur diperlukan, bukan abstraksi atau visi. Pada tahap ini dibuat koneksi antara peningkatan desain KM platform terhadap level strategi bisnis dan menurunkan strategi ke level desain sistem. Fase 2: Analisa Sistem, Desain, dan Pembangunan KM Terdapat 5 tahap yang membentuk fase ini: 1. Desain arsitektur KM dan pemilihan komponen 2. Audit dan analisa knowledge 3. Tim desain KM 4. Kreasi KM blueprint yang sesuai dengan organisasi 5. Proses pembangunan sistem yang sesungguhnya Tahap 3: Arsitektur dan Desain KM Selama tahap 3 menyebarkan KM, dilakukan pemilihan komponen infrastruktur yang membangun arsitektur sistem KM. KM sistem menggunakan 7 layer arsitektur dan membutuhkan teknologi untuk membangun tiap layer agar siap dan tersedia. Integrasi komponen-komponen ini dalam membentuk sistem KM memerlukan pemikiran terhadap jangka waktu infrastruktur. Pilihan pertama adalah platform kolaboratif untuk memutuskan apakah web atau platform lain yang lebih sesuai untuk organisasi. Tahap 4: Audit dan Analisa Knowledge Sebuah proyek KM harus dimulai dengan apa yang sudah diketahui oleh organisasi. Pertama harus dipahami kenapa audit knowledge dibutuhkan, selanjutnya dikumpulkan tim audit yang mewakili beragam unit dalam organisasi. Tim ini menjalankan sebuah perkiraan awal dari aset knowledge dalam organisasi untuk mengidentifikasi baik kebutuhan yang mendesak maupun kelemahannya. Gambar 3. 10 Tahap KM road map Fase 1: Evaluasi Infrastruktur Fase pertama ini melibatkan 2 tahapan. Pada tahap pertama dilakukan analisa infrastruktur yang ada, kemudian mengidentifikasi tahap-tahap nyata yang dapat dilakukan untuk mempengaruhi dan membangun KM platform. Tahap kedua adalah melakukan analisa startegis untuk menghubungkan KM objectives dan strategi bisnis. Tahap 1: Analisa Infrastruktur yang ada Pada tahap ini dicapai sebuah pemahaman dari berbagai komponen yang membentuk strategi KM dan framework teknologi. Dengan melakukan analisa dan perhitungan, dapat diidentifikasi jurang pemisah kritis dari infrastruktur yang telah ada untuk pembangunan KM. Tahap 2: Penyelarasan KM dan Strategi Bisnis Tahap 5: Desain Tim KM Pada tahap ini dibentuk tim KM yang akan mendesain, membangun, mengimplementasikan, dan menyebarkan sistem KM dari organisasi. Untuk mendesain tim KM yang efektif harus diidentifikasi pihak terkait yang menjadi kunci baik di dalam maupun di luar organisasi, mengidentifikasi sumber daya ahli yang diperlukan untuk mendesain, membangun, dan menyebarkan KM sistem agar sukses selama menyelaraskan teknik dan kebutuhan manajerial. Tahap 6: Membuat Blueprint Sistem KM Tim KM membuat blueprint KM yang menyediakan rencana untuk membangun dan meningkatkan sistem KM. Dalam mendesain arsitektur KM harus dipamami cara mengoptimalkannya untuk performa dan skalabilitas. Harus diperhatikan juga bagaimana posisi dan lingkup KM agar menghasilkan manfaat melampaui biaya yang dikeluarkan. Tahap 7: Membangun Sistem KM Setelah blueprint sistem KM dibuat, langkah selanjutnya adalah menjalankan bersamaan dengan sistem yang bekerja.
Masalah integrasi sistem antar layer yang berbeda harus diselesaikan untuk menghasilkan platform KM yang stabil dan layak. Fase 3: Penyebaran Fase ini melibatkan proses penyebaran sistem KM dan terdiri dari 2 tahap: - Penyebaran sistem dengan teknik penambahan hasil (metodologi RDI). Tahap ini juga melibatkan seleksi dan implementasi dari perencanaan untuk mengawali pengenalan sistem KM. - Perubahan budaya, revisi struktur penghargaan, dan pilihan memakai atau tidak CKO untuk menghasilkan produk KM. menghasilkan 2 tujuan: memberi wewenang terhadap hard data dan uang yang bisa digunakan untuk membuktikan pengaruh KM yang efektif dan mengijinkan untuk meningkatkan desain KM secara bertahap. Sepuluh tahapan dari KM road map di atas dapat diterapkan oleh organisasi atau perusahaan untuk membangun KM dan e-knowledge. Prosesnya memerlukan waktu bertahun-tahun dengan pengumpulan riset, namun dengan disipilin dan dukungan semua pihak dalam organisasi hal tersebu bukan menjadi suatu hal yang mustahil untuk diwujudkan. Contoh infrastruktur e-knowledge adalah sebagai berikut: Tahap 8: Pengujian dan Penyebaran Memakai Metode RDI Sistem KM harus memenuhi kebutuhan pemakainya. Harus diputuskan bagaimana bisa memilih tayangan kumulatif dengan hasil tertinggi serta menghargai lingkup masalah dan cara untuk mengidentifikasi kesalahan. Pada tahap ini dievaluasi bagaimana menghasilkan metode RDI untuk menyebarkan sistem, menggunakan cumulative results-driven business releases. Tahap 9: Kepemimpinan dan Struktur Penghargaan Kesalahan asumsi yang sering terjadi adalah bahwa nilai yang terkandung dalam inovasi seperti sistem KM akan membuat orang antusias mengadopsi dan menggunakannya. Berbagi knowledge tidak bisa dengan perintah, tetapi dengan suka rela. Dukungan pemanfaatan dan perolehan dukungan karyawan memerlukan struktur penghargaan baru yang memotivasi karyawan untuk menggunakannya dan berkontribusi dengan antusias untuk mengadopsinya. Namun yang lebih utama adalah antusias pemimpin yang memberikan contoh sehingga karyawan mau mengikutinya. Fase 4: Metrik untuk Evaluasi Fase terakhir ini melibatkan satu tahap yang diperjuangkan perusahaan dengan mengukur nilai bisnis dari KM. Saat menekankan untuk hard data, manajer sering mengalami ketidakcocokan dan mudahnya terjadi kesalahan penggunaan pendekatan, seperti analisa keuntungan-biaya, dan pengukuran ROI yang samar. Tahap 10: Analisa Real-Option untuk KM Tahap kesepuluh (mengukur ROI) harus mencatat baik finansial maupun pengaruh kompetitif dari KM terhadap bisnis. Tahap ini memandu untuk melalui proses pemilihan kumpulan metrik yang sesuai dan datang saat lemah tetapi sebaliknya sangat berpengaruh. Di sini juga akan dievaluasi berbagai cara bagaimana real-option data bisa ditelusuri. Sebuah perusahaan yang sukses dalam pendekatan metrik, dapat melihat kesalahan yang telah dilakukan di masa lalu dan bagaimana belajar dari kesalahan tersebut agar tidak terulang lagi. Kemampuan mengukur imbal balik 3. PENUTUP Gambar 4. Infrastruktur e-knowledge KM sangat diperlukan dalam era organisasi modern untuk mendokumentasikan knowledge yang dimiliki organisasi maupun individu-indu di dalamnya untuk mencapai tujuan bisnis. Penyampaian knowledge yang ada kepada semua pihak dalam organisasi menggunakan e-knowledge yang merupakan gabungan dari e-learning dan KM. Dengan menerapkan KM roadmap di atas dengan kedisiplinan dan dukungan semua pihak, diharapkan kualitas manusia sebagai aset perusahaan bisa ditingkatkan. 4. Daftar Pustaka [1]. Byounggu Choi, Knowledge Management Enablers, Processes, and Organizational Performance: An Integration and Empirical Examination [2]. Donald M Noris, Jon Mason, Robby Robson, Paul Refrere, Geoff Collier, A Revolution in Knowledge Sharing, Educause, 2003. [3]. Jann Hidajat Tjakraatmadja, Knowledge Management dalam Konteks Organisasi Pembelajar.
[4]. P. Katsoulakos, A. Rutherford, D. Zevgolis, An Integration Framework for e-learning and Knowledge Management The LKM Framework [5]. The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building a Knowledge Management System, Second Edition, http://www.phptr.com [6]. Werner Putzhuber, From elearning to Knowledge Management - Bridging the Gap