PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU PERGURUAN TINGGI 1
9 Evaluasi 1 Seleksi auditee 2 Persiapan penugasan 8 Monitoring tindak lanjut 7 Pelaporan hasil audit PROSES AUDIT 3 Survei Pendahuluan 4 Penyusunan Audit Program 6 Pengembangan temuan 5 Pengujian lapangan
I. Seleksi Auditee
LANGKAH-LANGKAH PEMILIHAN AUDITEE Identifikasi audit universe Tetapkan Faktor Risiko & Skala Score & Ranking auditee berdsrkan risiko Pilih auditee (tetapkan jadwal audit) 4
audit universe Langkah # 1 IDENTIFIKASI AUDITEE auditable units 5
Langkah # 2 Tetapkan Faktor Risiko dan Skala LOKASI TOTAL NILAI UANG KOMPLEKSITAS KEGIATAN KONDISI INTERNAL CONTROL PERHATIAN PIMPINAN SIKLUS KEGIATAN/ TRANSAKSI AUDIT YANG LALU KETERSEDIAAN STAF AUDIT 6
Skala Faktor Risiko Risk factor & Nilai Score Risk factor & Nilai Score Anggaran yang dikelola Pergantian Pimpinan Unit (turnover atau mutasi) Diatas Rp. 50 Milyar 5 Sedang (4-6 tahun sekali) 1 25 milyar 50 milyar rp. 4 Sedang-jarang (7-8 tahun sekali) 3 5 milyar 25 milyar rp 3 Sedang-sering (2-3 tahun sekali) 3 1 milyar 5 milyar rp 2 Jarang (diatas 8 tahun sekali) 5 Dibawah 1 milyar 1 Sering (dibawah satu tahun sekali) 5 Audit sebelumnya Kondisi Internal Control Kurang dari 12 bulan yang lalu 1 Baik sekali (tidak ada catatan penting) 1 1 tahun 2 tahun yang lalu 2 Baik (kurang dari 2 catatan penting) 2 2 tahun 3 tahun yang lalu 3 Sedang (3-5 catatan penting) 3 3 tahun 4 tahun yang lalu 4 Jelek (5-7 catatan penting) 4 Lebih dari 4 tahun yang lalu 5 Jelek sekali (lebih dari 7 catatan penting) 5
Langkah # 3 Score dan ranking auditee berdasarkan risiko Asess dan score setiap unit audit 8
Langkah # 4 Pilih auditee (tetapkan jadwal) Kriteria: Audit sebagian: cut off Audit seluruh universe: Risiko u/ menetukan frekuensi Risiko u/ menentukan durasi 9
Hal-hal yang perlu diperhatikan 1. Pemetaan risiko 2. Sediakan slot untuk audit khusus 3. Bisa digunakan instrumen BAN PT
2. PERSIAPAN PENUGASAN LANGKAH AWAL PENUGASAN AUDIT KEGIATAN : TUJUAN & RUANG LINGKUP LATAR BELAKANG INFORMASI TIM YANG DITUGASKAN KOMUNIKASI AWAL PENYIAPAN SURAT TUGAS 11
Kiat-kiat 1. Jumlah Auditor ganjil (3-5 orang) 2. Ketua tim berdasarkan kemampuan dan pengalaman 3. Audit mutu internal akademik dan non akademik dapat berasal dari dosen atau non dosen 4. Jika SDM kurang kompetensinya dapat melakukan outsourching 5. Bisa menggunakan narasumber/ahli 6. Surat tugas dari pimpinan tertinggi 7. Pelajari auditi sebelum pertemuan pendahuluan 8. Siapkan program dan jadwal audit tentative
3. SURVEI PENDAHULUAN KESAN AWAL KERJASAMA YANG BAIK 13
Pertemuan Pembukaan Dipimpin oleh ketua tim auditor. Memperkenalkan tim audit kepada auditi. Melakukan kajiulang tujuan dan lingkup audit. Melakukan kajiulang metode dan prosedur audit. Meminta persetujuan jadwal audit. Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu dari teraudit.
Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas. Mengkonfirmasi kerahasiaan. Mengkonfirmasi pertemuan penutupan. Mengklasifikasi setiap masalah yang mungkin timbul.
PROGRAM/JADWAL AUDIT Tanggal dan jam pertemuan yang pasti. Disepakati oleh Auditor dan Teraudit. Tempat/lokasi audit. Topik/unsur audit. Tujuan dan lingkup audit. Sumber informasi/fasilitas/bahan yang diperlukan.
1. Berkomunikasi dengan auditi sebelumnya 2. Informasikan kebutuhan dokumen sebelum datang 3. Pimpinan pertemuan seharusnya ketua tim auditor 4. Auditor jangan terlalu banyak bicara (siapkan pembagian tugas sebelumnya) 5. Usahakan kesepakatan terutama tujuan, ruanglingkup dan jadwal 6. Informasikan kebutuhan sarana dan prasarana yang dibutuhkan (ruang, meja, dll) dan pemandu atau pendamping
4. PENYUSUNAN AUDIT PROGRAM Prosedur audit = analisis & langkah untuk mengumpulkan dan menguji informasi Tujuan: Pengumpulan informasi Menguji kecukupan dan efektivitas internal control Menilai kegiatan yang direview 18
Kiat-kiat 1. Kumpulkan kriteria seperti Kebijakan, peraturan, SOP, dll selengkap mungkin 2. Kumpulkan informasi dokumen laporan atau pelaksanaan kegiatan selengkap mungkin 3. Evaluasi dulu dokumen laporan atau pelaksanaan kegiatan kemudian bandingkan dengan kriteria 4. Revisi program audit 5. Buatkan daftar pengecekan yang sistimatis
5. PENGUJIAN LAPANGAN Menguji Kecukupan dan Eefekvitas Pengendalian Menerapkan audit program Tujuan pengujian: Kecukupan/efektivitas Dampak (risiko) Sebab 20
Kiat-kiat 1. Sebelum berkunjung sepakati jadwal, orang yg ingin ditemui dan dokumen yang ingin digali lebih dalam. 2. Datang tepat waktu 3. Terapkan speak with data 4. Libatkan auditi dalam menganalisa dan menguji kondisi yang terjadi
6. PENGEMBANGAN TEMUAN DAN REKOMENDASI Kondisi Kriteria Akibat Sebab Rekomendasi Apa yang ditemukan Sama dengan auditee Standar/ekspektasi/aturan Yang ada atau dikembangkan Dampak atau risiko jika dibiarkan Potensi maupun realised Disain Implementasi Saran perbaikan eliminir sebab Jangan restate kriteria 22
KeTidakSesuaian (KTS) Observasi (OB)
KTS KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan. KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen. KTS yang mengancam sertifikasi atau akreditasi. KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi. KTS yang menyebabkan potensi pidana atau perdata
Contoh KTS Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang diperlukan untuk meninjau kontrak atau perancangan. Laporan audit internal dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut. Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak dikalibrasi secara mutakhir. Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan. Berpotensi pindana (tipikor/kerugian negara) Berpotensi perdata (gugatan ganti rugi)
OB Observasi (OB) adalah KTS yg ringan dan hal hal yg bersifat anjuran serta yg bersifat positip KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu. KTS yang mudah diralat. KTS yang tidak menghambat sertifikasi atau akreditasi. Kesesuaian yg bersifat positip dan belum ada ditempat lain Kepatutan yg disepakati dengan auditi
Contoh KTS Ringan Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi. Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi audit internal. Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan. Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan.
TINDAKAN KOREKSI (Tindak Lanjut) Tindakan yang diambil untuk meniadakan akar penyebab ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak diinginkan sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara berkelanjutan.
Tugas-tugas Auditor Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat ketidaksesuaian dengan standar yang diacu). Menjelaskan dan mendiskusikan KTS kepada auditi Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS dan penanggungjawabnya
Tugas-tugas Auditi Memahami KTS dan rekomendasi rinci. Menimbang seberapa berat KTS dan tindak lanjut serta tanggal penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian). Melaksanakan tindakan tindak lanjut
Kiat-kiat 1. Diskusikan rekomendasi dengan auditi 2. Rekomendasi seharusnya tajam dan tidak kualitatif 3. Temuan sebaiknya di presentasikan di depan auditi sebelum dilaporkan ke pimpinan 4. Temuan harus dikomentari auditi dan ditandatangani 5. Tindak lanjut bukan tanggungjawab auditor 6. Semua pelaksanaan audit di catat dalam form standar untuk menjadi KKA di lampiran
7. PELAPORAN Dokumentasi & komunikasi hasil audit Produk dari penugasan audit Temuan dan rekomendasi Ditandatangani oleh auditor yang telah bersertifikat
Laporan hasil audit sebaiknya terdiri dari : 1. Cover yang dibuat menarik 2. Ringkasan eksekutif (2-3 lembar) 3. Pendahuluan 4. Daftar isi, table, gambar dan lampiran 5. Gambaran umum auditi 6. Hasil Audit yang berisikan temuan berupa kondisi, kriteria, akibat, sebab rekomendasi dan tindak lanjut yang diharapkan dari auditi. 7. Kesimpulan berupa jawaban atas tujuan audit yang dilakukan. 8. Lampiran yang terdiri dari seluruh kertas kerja audit dan dokumen pendukung lainnya.
Kiat-kiat 1. Mulai membuat laporan dari awal pelaksanaan audit 2. Catatan temuan, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi dalam KKA sebaiknya tulisan bahasa laporan 3. Bila audit belum selesai untuk kebutuhan yang mendesak atau permintaan pimpinan bisa dibuat laporan sementara (lisan maupun tulisan)
8. MONITORING TINDAK LANJUT - Tanggung jawab auditor BAGAIMANA IMPLEMENTASI DARI REKOMENDASI INDIKATOR KEBERHASILAN AUDIT 35
Tindak lanjut Audit Auditor memeriksa apakah tindak lanjut dan pencegahan yang dilakukan oleh teraudit sudah mencukupi dan efisien..
Kiat-kiat 1. Monitor tindak lanjut bila tidak sesuai diluruskan 2. Bila tidak dilaksanakan juga ada kemungkinan rekomendasinya kurang tepat sasaran
9. EVALUASI AUDIT EFEKTIVITAS & EFISIENSI AUDIT PENDEKATAN AUDIT PERAN PENTING AUDITOR 38
Sebuah perubahan akan terjadi jika Visi, Skills, Insentif, Sumberdaya dan rencana tindak (action plan) tersedia. tanpa visi akan terjadi kekacauan, tanpa skill akan terjadi kecemasan, tanpa insentif akan terjadi penolakan, tanpa sumberdaya akan terjadi frustasi, Tanpa action plan akan terjadi kegagalan. (Palmer, et all 2006). Sejauh apapun kita telah melangkah, namun ternyata salah arah maka berbaliklah (R. Kasali, 2006) Sehebat apapun suatu sistem atau sehebat apapun suatu alat, jika sdm pengelola sistem dan alat tersebut tidak kompeten dan tidak bermoral maka semuanya tidak ada artinya. (W.A. Ridwan, 2000)
QUESTIONS? 40