ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN BARANG PENUNJANG PERUSAHAAN PT. INDO ARSIP CABANG KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Dina Nur Fitriana 11.12.6009 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN BARANG PENUNJANG PERUSAHAAN PT. INDO ARSIP CABANG KLATEN Dina Nur Fitriana 1), Bambang Sudaryatno 2), 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Magister Management UGM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : dinanutriana@gmail.com 1), bambang_s@amikom.ac.id 2) Abstract - Reasearch was conducted on the data collection process of goods to improve the effectiveness and efficiency of goods distribution accurately. Optimization of the use of collection items will reduce the operational costs incurred by the company. The purpose of this study is to analyze the process of managing data items and develop technical solutions that can be applied to the design of information systems to support the activities of the company. The object of research is a company owned by PT. INDO ARSIP. The research method used was interviews and observations relating to the operational items in the company. The collected data used as a basis to create and develop the system design into information systems modeling using the Flow Chart, DFD. Application used to support system design is a Visual Basic 6.0 as the user interface and SQL Server 2008 for its database. Results of research conducted showered that the computerized information system to facilitate the performance of officers in the company. Keywords Inventory, Data Collection Good, Information Systems 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Sejalan dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan seperti saat ini, kebutuhan masyarakat akan kemudahan proses pada segala bidang kerja semakin meningkat. Komputer salah satunya, memiliki banyak kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan serta efisiensi dalam pengolahan data. Pengolahan data menjadi informasi inilah yang dijadikan sebagai salah satu kelebihan dari komputer. Berdasarkan penelitian tentang cara kerja di instansi tersebut, saat ini sistem yang digunakan PT. INDO ARSIP untuk pengolahan data masih bersifat catatan sederhana sehingga terdapat kendala seperti lamanya proses pendataan barang dan permintaan laporan. Dalam suatu perusahaan besar pendataan barang memiliki peranan yang sangat penting untuk mendukung proses kinerja di perusahaan dan gudang mempunyai peranan penting guna mendukung keberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan karena pada bagian gudang ini terjadi proses pengolahan input menjadi output. Untuk mengolah input menjadi output memerlukan kegiatan operasional pergudangan, meningkatkan tertib administrasi, pengawasan yang baik dan diperlukan sistem yang mendukung seluruh aspek yang berhubungan dengan proses yang terjadi dalam gudang termasuk sistem pergudangan yang berfungsi untuk membantu penglolaan barang dengan baik. Suatu sistem gudang dikatakaan efektif dan efisien jika kemampuan beradaptasi pada tuntutan untuk meningkatkan kecepatan proses mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga penerimaan akhir. Sistem informasi merupakan kombinasi dari teknologi infomasi dan aktifitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi. Oleh karena itu, pentingnya sistem informasi yang terorganisir dengan baik pada PT. Indo Arsip dalam pendataan barang yang masuk maupun yang keluar. Pendataan barang penunjang operasional perusahaan belum ditangani dengan baik, dilihat sering terlambatnya pengandaan alat-alat yang diperlukan dan sering terjadi kesalahan dalam pendataan barang. Untuk mendukung kinerja perusahaan harus dilakukan pengecekan secara berkala terkait sering terlambatnya pengadaan barang penunjang perusahaan. Dari penjelasan tersebut penelitian akan dilakukan tentang pengolahan data barang yang akan dilanjutkan untuk pembuatan skripsi yang akan diberi judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pendataan Barang Penunjang Perusahaan Indo Arsip Cabang Klaten, maka diharapkan akan dapat mempercepat dan melancarkan proses pengolahan data barang dengan meminimalkan kesalahan yang ada, yang akhirnya bertujuan untuk optimasi kinerja petugas perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. 1.2 Rumusan Masalah Bagaimana membuat aplikasi sistem informasi untuk mempercepat proses pendataan barang, pembuatan laporan, dan mempermudah admin dan karyawan untuk optimasi kinerja perusahaan? 1.3 Batasan Masalah Permasalahan yang tercakup tidak berkembang terlalu jauh atau menyimpang terlalu jauh dari tujuannya 1
dan tidak mengurangi efektifitas pemecahannya, maka pembatasan masalah sebagai berikut : 1. Penelitian ini hanya membahas informasi pendataan masuk-keluar barang perusahaan, dari pendataan barang datang, pendataan pengeluaran barang dan laporan dari keseluruhan aktivitas pendataan barang. 1.4 Maksud dan Tujuan Masalah Permasalahan yang tercakup tidak berkembang terlalu jauh atau menyimpang terlalu jauh dari tujuannya dan tidak mengurangi efektifitas pemecahannya, maka pembatasan masalah sebagai berikut : 1. Penelitian ini hanya membahas informasi pendataan masuk-keluar barang perusahaan, dari pendataan barang datang, pendataan pengeluaran barang dan laporan dari keseluruhan aktivitas pendataan barang. 2. Landasan Teori 2.1 Sistem Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mecapai suatu tujuan sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen tersebut dipastikan bukanlah bagian dari sistem. 2.2 Informasi Menurut McFadden, dkk (1999) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. 2.3 Pendataan Barang 2.4 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basik IDE (Interface Development Environment) adalah tampilan antar muka program dengan pengguna yang sudah bersifat GUI (Graphical User Interface), Menyajikan banyak kemudahan bagi para programmer untuk membuat aplikasi. 2.5 Microsoft SQL Server 2008 SQL Server merupakan server database yang cerdik. SQL Server mempunyai fungsi utama untuk memproses query dan transaksi database yang diberikan oleh aplikasi client dengan performasi yang baik. Aplikasi henyak perlu memberikan sekumpulan perintah sql, tanpa peduli akan implementasi fisik dan Table, SQL Server akan menentukan cara yang paling baik dan efisien untuk memproses perintah-perintah tersebut dengan sebuah teknik yang dinamakan Cost-Based Query Optimization. 3. Analisis (Proses Penelitian) 3.1 Analisis Sistem Analisis masalah merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi dasar keberhasilan sistem yang nantinya akan dihasilkan. Tahap analisis merupakan tahap penetuan bentuk sistem yang akan dibangun oleh karena itu tahap analisis sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. 3.2 Identifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis, masalah yang ditemukan pada sistem lama akan membantu proses pembuatan sistem baru yang dapat memberikan solusi masalah pada sistem lama, oleh karena itu pada tahap analisis langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengidentifikasikan terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi di dalam sistem lama. Permasalahan yang terjadi pada Sistem Pendataan Barang PT. INDO ARSIP adalah sebagai berikut: 1. Karena pendataan barang dilakukan oleh karyawan, maka tidak terdapat hak akses yang mengakibatkan resiko manipulasi data yang menyebabkan ketidaksesuaian jumlah stok data di gudang maupun di pencataan sederhana tersebut. 2. Sistem sebagian besar masih berjalan dengan pencatatan sedeerhana (penggunaan komputer hanya dibantu dengan spreadsheet) menyebabkan besarnya resiko arsip dokumen yang hilang maupun tidak tercatat. Selain itu, pembuatan laporan pun menjadi lebih memakan waktu dan rawan terjadi kesalahan perhitungan. 3. Pembahasan 3.1 Hasil Penelitian Untuk mengidentifikasi masalah yang ada pada Sistem Informasi Pendataan Barang PT. INDO ARSIP, maka dilakukan analisis PIECES. Analisis PIECES digunakan pada sistem ini untuk mendapatkan pokok-pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik. 1. Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja adalah kemampuan atau penigkatan terhadap (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan oleh suatu sistem tertentu. Response time yaitu waktu yang dibutuhkan sistem untuk memberi jawaban dan untuk menyediakan perpindahan pekerjaan. Analisis kinerja (performance) di PT. Indo Arsip adalah sebagai berikut. - Hasil analisis faktor Throughput : Proses pendataan barang untuk menginputkan data barang masuk dan barang keluar rata membutuhkan waktu 10 menit untuk menghasilkan 1 laporan. - Hasil analisis faktor Respon Time : Karena dalam proses pelayanan sistem masih dengan pencatatan sederhana, jika terjadi kesalahan dibutuhkan waktu 15 menit untuk perbaikan data. 2. Analisis Informasi(information) Analisis informasi bertujuan untuk menganalisis kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang berkualitas. Kualitas suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu: 2
- Hasil analisis faktor akurasi : Informasi yang disimpan masih tidak akurat, penulisan data dengan menggunakan pencatatan sederhana menyebabkan terjadinya banyak kesalahan dan kadang tidak tercatat. - Hasil analisis faktor relevan : Laporan-laporan yang diterima oleh Kepala Bagian kurang relevan karena untuk menghasilkan informasi perlu waktu yang lama dan ketelitian yang baik, susah dalam menghasilkan laporan, terlebih apabila terjadi kesalahan penulisan laporan maka laporan yang diterima tidak relevan. - Hasil analisis faktor tepat waktu : Informasi yang dihasilkan oleh proses pencatatan pendataan barang yang lambat menjadikan hasil laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu. 3. Analisis ekonomi(economy) Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam pengurangan biaya dan penambahan manfaatmanfaat atau keuntungan yang didapat dari sistem yang rancang. Sistem ini akan memberikan penghematan biaya operasional dan meningkatkan pelayanan instansi. - Hasil analisis faktor operasional : Membutuhkan banyak kertas dalam pencatatan, perekapan baik lembar perekapan barang datang maupun keluar, belum lagi jika terjadi kesalahan harus mengganti dengan kertas yang baru, maka ada pemborosan dalam penggunaan alat tulis kantor. 4. Analisis Pengendalian(control) Analisis pengendalian digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan serta menjamin keamana data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin baik. - Hasil analisis faktor data : Data yang tersimpan dalam bentuk arsip kertas rentan terhadap kerusakan dan kehilangan. - Hasil analisis faktor hak akses : Data dapat dibuka oleh setiap karyawan tanpa batasan karena memang tidak ada batasan hak akses. - Hasil analisis faktor waktu : Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas antar petugas. - Hasil analisis faktor peralatan : PT. INDO ARSIP memiliki peralatan komputer yang cukup memadahi untuk mendukung pelayanan, namun jarang difungsikan. 6. Analisis Pelayanan(service) Pelayanan merupakan salah satu aspek yang sangat penting didalam bukti pengabdian dan perkembangan suatu instansi. - Hasil analisis faktor pelayanan : Proses pelayanan seperti pendataan, perubahan, dan pencarian data yang masih lambat karena banyak arsip sehingga membutuhkan waktu lebih lama untuk membuat sebuah laporan yang berdampak pada pelayanan yang kurang memuaskan. 3.2 Perancangan Model 3.2.1 Flowchart Flowchart sistem adalah diagram alir yang menggambangkan suatu sistem yang digunakan untuk proses pengolahan data, setelah melakukan penelitian, maka diusulkan sistem baru dengan flowchart sebagai berikut. Gambar 1. Flowchart Sistem 3.2.2 Data Flow Diagram Data Flow diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan propesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. 5. Analisis Efisiensi(efficiency) Efiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input sekecil mungkin. Sistem yang ada belum dapat bekerja secara maksimal, proses input data masih kurang efektif, serta pembuatan laporan yang masih dilakukan secara manual/tulis tangan. Dengan sistem terkomputerisasi sumber daya dan personil yang digunakan lebih efisien. - Hasil analisis faktor manusia : Memerlukan rata-rata lima petugas yang terlibat untuk melakukan pelayanan. - Hasil analisis faktor informasi : Kurang konsisten dalam pengolahan input dan output sehingga informasi yang dihasilkan tidak efisien. 3
3. Masukkan Data Jenis Barang 4. Masukkan Data Barang Gambar 2. Data Flow Diagram 3.3 Perancangan Database 5. Masukkan Data Barang Masuk 6. Masukkan Data Barang Keluar Gambar 3. Realasi Antar Tabel 7. Masukkan Data Divisi 3.4 Sistem yang Telah Dibuat Berikut ini adalah langkah-langkah penggunaan sistem informasi pendataan barang pada PT. INDO ARSIP : 1. Masukkan Data Pengguna 2. Masukkan Data Suplier 5. Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dipaparkan di atas maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem mampu mempercepat proses pendataan barang transaksi barang, barang masuk maupun barang keluar serta sistem dapat dengan cepat mencatat laporan yang ada. 2. Sistem mampu melakukan proses pencarian data barang, barang masuk dan barang keluar dengan lebih cepat dan akurat. 4
3. Sistem mempermudah admin dan karyawan dalam melakukan pencatatan barang masuk maupun barang keluar dalam pengoptimasikan kinerja perusahaan. Daftar Pustaka [1] Kadir Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta : ANDI [2] Farhansyah. 1999. Basis Data, Bandung : CV Informatika [3] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta : Andi Offset. [4] Janner, S dan Imam. 2006. Perancangan Basis Data, Yogyakarta : Andi Offset. [5] JogiyantoHM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, AndiOffset, Yogyakarta. [6] Sistem Informasi Pendataan Barang Berbasis Komputerisasi pada Perusahaan Manufaktur Anggun Rottan diakses pada tanggal 06 Juni 2015 pukul 22.10 Biodata Penulis Dina Nur Fitriana, mempelajari sistem komputer di STMIK Amikom Yogyakarta dimulai dari tahun 2011. Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Bambang Sudaryatno, sekarang bekerja sebagai dosen dan ketua jurusan Sistem Informasi (S-1) di STMIK Amikom Yogyakarta. 5