Modul ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN NOVEMBER 2014
KATA PENGANTAR Dengan mengucap syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat serta hidayah-nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas pembuatan modul ini secara tepat waktu. Modul ini disusun dengan maksud untuk mencapai kompetensi yang diinginkan. Melalui kata pengantar ini, Penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada Bapak Arif atas bimbingannya selama satu semester perkuliahan. Selain itu, ucapan terima kasih yang sama, Penulis haturkan kepada rekan - rekan yang ikut andil dalam penulisan modul ini. Penulis menyadari bahwa modul ini tentu masih ada kekurangan-kekurangan yang perlu diperbaiki. Untuk itu kritik dan saran yang konstruktif sangat Penulis harapkan untuk kesempurnaan. Dan semoga dengan selesainya modul ini dapat bermanfaat bagi pembaca. Amin. Malang, November 2014 Penyusun
A. PETUNJUK BELAJAR 1. Untuk Peserta Didik a. Petunjuk umum Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya. b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu. c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain. e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya. 2. Untuk Pendidik a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan. b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik. c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).
d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya. g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari. h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik diharapkan: Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini ; Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi setempat.
B. KI-KD 1. Kompetensi Inti KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. 2. Kompetensi dasar a. Mengemukakan formasi dan pengadaan pegawai C. MATERI PEMBELAJARAN 1. Prinsip-prinsip penyusunan formasi 2. Sistem penyusunan formasi D. INFORMASI PENDUKUNG http://anugerahdino.blogspot.com/2014/08/sistem-penyusunan-formasi-pegawai.html Siagian, Sondang P, Administrasi Pembangunan (konsep, dimensi, dan strateginya), cet. Ketiga (Jakarta:Penerbit PT Bumi Aksara, 2003) E. PAPARAN ISI MATERI 1. PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut
pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai. Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasardasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan : a. Jenis Pekerjaan Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain. b. Sifat Pekerjaan Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaanpekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah. c. Perkiraan Beban Kerja Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. d. Perkiraan Kapasitas Pegawai Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan. e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat, Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
f. analisis jabatan Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan. g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu. h. Peralatan yang tersedia Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan. i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.
Lalu bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?, hal apasajakah yang harus dipertimbangkan?. Untuk perusahaan swasta berukuran kecil perekrutan pegawai baru lebih ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana yang tersedia, namun untuk perusahaan berskala besar, prinsip diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan selain prinsip-prinsip yang tentunya dimiliki perusaan sendiri. 2. SISTEM PENYUSUNAN FORMASI Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi. Metode Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari : Hasil kerja Objek kerja Peralatan kerja Tugas per tugas jabatan
Prinsip Penyusunan Formasi Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya. 2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong. 3. selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah. F. LATIHAN 1. Sebutkan metode apa yang digunakan dalam penyusunan formasi kepegawaian! 2. Apa yang dimaksud dengan Analisis kebutuhan pegawai? 3. Jelaskan apa yang dimaksud penyusunan sistem formasi kepegawaian dilihat dari kapasitas kepegawaian! 4. Apa yang dimaksud perkiraan beban pekerjaan! 5. Apa saja sistem penyusunan formasi kepegawaian, jelaskan! Kunci jawaban : 1. metoda beban kerja yang diidentifikasi dari : a. Hasil kerja b. Objek kerja c. Peralatan kerja d. Tugas per tugas jabatan 2. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan 3. Perkiraan Kapasitas Pegawai Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masingmasing jenis pekerjaan. 4. Perkiraan Beban Kerja Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. 5. penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi. Metode dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari : a. Hasil kerja b. Objek kerja c. Peralatan kerja d. Tugas per tugas jabatan G. TUGAS/LANGKAH KERJA Buatlah bagan yang menjelaskan tentang apa saja prinsip-prinsip penyusunan formasi! Langkah kerja 1. Buatlah bagan semenarik mungkin menggunakan mind maping atau shape. 2. Buatlah bagan semenarik mungkin agar mudah dipahami 3. Setelah bagan selesai, gunting dan tempelkan pada selembar kertas HVS.
H. PENILAIAN Format Penilaian Evaluasi Kognitif (Tes Tulis) No. Rincian Tugas Kinerja Skor (RTK) Maksimum 1. Menyiapkan perlengkapan dan 25 peralatan yang akan digunakan untuk mengerjakan latihan (alat tulis dan buku tulis). 2. Menjawab setiap pertanyaan yang 40 diberikan dengan baik dan benar berdasarkan kemampuannya sendiri. 3. Memberikan jawaban dengan rinci 35 dan jelas. Skor Total 100 Skor Asesmen Oleh Siswa Oleh Guru Sendiri Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik (Afektif) Petunjuk: Untuk setiap perilaku keterampilan sosial berikut ini, berilah penilaian atas keterampilan sosial menggunakan skala berikut ini: A = Sangat Baik (76-100) B = Memuaskan (51-75) C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50) D = Memerlukan Perbaikan (0-25) Nama Peserta Didik : Nomor Absen : Materi saat diobservasi : menjelaskan sistem penyusunan formasi Tanggal Observasi : No. Sikap Kriteria Hasil Pengamatan Ya Tidak
1. Jujur 1. Mengerjakan tugas dengan kemampuannya sendiri. 2. Membantu teman dengan memberikan contoh atau bukti. 2. Disiplin 1. Mengerjakan tugas sesuai waktu yang ditetapkan. 2. Mengumpulkan hasil pekerjaan tepat waktu. 3. Tanggung jawab 1. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh guru. 2. Menyelesaikan pekerjaan sampai tuntas. 4. Keaktifan di kelas 1. Bertanya kepada guru atau pun teman lainnya yang mengerti. 2. Mau menjelaskan kepada temantemannya didepan kelas. 5. Peduli 1. Membantu teman yang sedang kesulitan dalam mengerjakan tugas. 2. Memperhatikan materi yang sedang dijelaskan oleh guru. 6. Ketelitian 1. Menyelesaikan pekerjaan dengan rapi dan benar. 2. Memperhatikan dan memperbaiki setiap kesalahan dari hasil kerjanya. 7. Berkomunikasi 1. Mampu memberikan penjelasan kepada temannya yang tidak paham. 2. Mampu menjawab setiap pertanyaan yang diberikan. 8. Rasa ingin tahu 1. Mau mempelajari materi dari berbagai sumber yang ada. 2. Mau bertanya kepada guru mengenai hal yang kurang jelas. Skor maksimum 400 Catatan: Nilai = Skor perolehan x 100% Siswa, 400 Malang, 2014 Guru,