Strategi Konversi Sistem Informasi

Tugas : Take Home Ujian Akhir Triwulan Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc.(CS) Batas Penyerahan : 17 Januari 2015 Strategi Konversi Sistem Informasi Disusun Oleh : Bayu Triastoto (P056134852.52E) http://blogstudent.mb.ipb.ac.id/members/bayu38e PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2015

Alternatif-alternatif Strategi untuk Konversi Sistem Salah satu langkah dalam implementasi sistem informasi adalah konversi sistem, yaitu melakukan pengalihan dari sistem informasi yang sudah ada ke sistem informasi baru yang telah dikembangkan. Sistem informasi baru di sini dapat berupa aplikasi yang sama sekali baru atau aplikasi lama yang telah diperbaiki untuk menyesuaikan dengan kebutuhan yang ada. Konversi sistem dapat dilakukan melalui beberapa alternatif dilihat dari aspek-aspek karakterstik modul, gaya dan lokasi konversi sebagaimana dirangkum dalam Gambar 1 di bawah ini. Gambar 1 Alternatif Strategi untuk Konversi Sistem Menurut 3 Dimensi Aspek Whole System Conversion vs Modular Conversion Sebagaimana Gambar 1 di atas, dilihat dari aspek karakteristik modul, konversi dapat dilakukan dengan alternatif whole system conversion atau modular conversion. Pada whole system conversion, semua modul dikonversi dalam satu langkah karena modul-modul dalam aplikasi saling terkait. Sedangkan jika modul-modul dalam aplikasi yang dikonversi tidak saling terkait secara erat, konversi dapat dilakukan dengan modular conversion, yaitu konversi yang dilakukan modul per modul. Pada pendekatan ini, bagian dari sistem baru diperkenalkan sementara sisa dari sistem lama tetap dipergunakan. Pendekatan ini melokalisir masalah ke dalam modul baru sehingga mendukung pemusatan perhatian sumber daya kepadanya. Namun demikian, terdapat kemungkinan terjadinya permasalahan antarmuka ketika modul-modul berbagi data. 1

Direct Conversion vs Parallel Conversion Dari aspek gaya, konversi dapat dilakukan secara langsung (direct conversion) atau paralel (parallel conversion). Gaya/ pendekatan direct conversion (dikenal juga sebagai slam dunk atau cold-turkey strategy) merupakan strategi yang paling sederhana namun paling banyak memberikan gangguan bagi kegiatan organisasi. Pada pendekatan ini, sistem lama langsung dinonaktifkan dan diganti dengan sistem baru. Meskipun merupakan yang paling murah di antara pilihan lain dan bisa jadi merupakan satu-satunya solusi dalam keadaan tertentu (situasi darurat atau situasi ketika tidak dimungkinkan terjadinya 2 sistem yang aktif pada saat bersamaan), pendekatan ini juga memiliki risiko kegagalan yang paling besar. Ketika sistem baru sudah dijalankan, pengguna akhir harus siap menghadapi kesalahan-kesalahan atau kegagalan fungsi yang mungkin ada. Tergantung kepada tingkat masalah yang terjadi, pendekatan ini akan memberikan dampak yang signifikan terhadap kualitas kerja yang dihasilkan. Konversi langsung dapat dipertimbangkan hanya dalam keadaan ekstrim di mana tidak ada strategi lain yang layak. Kebalikan dari pendekatan konversi langsung adalah konversi paralel (parallel conversion). Pada pendekatan ini, sistem lama dan sistem baru dijalankan secara simultan hingga pengguna akhir dan koordinator proyek benar-benar puas bahwa sistem baru telah berfungsi dengan benar dan sistem lama tidak diperlukan lagi. Dengan pendekatan ini, konversi paralel dapat dipengaruhi baik dengan single cutover: yaitu dengan menentukan tanggal batas pengoperasian paralel, ataupun phased cutover: yaitu dengan menentukan terlebih dahulu metode pengalihan dari masing-masing bagian dari sistem dan sekaligus mematikan bagian sejenis dari sistem yang lama. Meskipun jelas memiliki keunggulan berupa risiko yang rendah, pendekatan ini memerlukan biaya yang paling tinggi. Untuk menjalankan pendekatan paralel secara tepat, pengguna akhir harus menjalankan fungsi-fungsi harian mereka dengan kedua sistem yang berarti menghasilkan pengulangan kegiatan yang masif dan pekerjaan ganda. Dalam kenyataannya, meskipun biaya operasi dari sistem baru lebih kecil secara signifikan dibanding sistem lama, biaya dari kegiatan paralel dapat sebesar 3-4 kali lebih besar dibandingkan penerapan sistem lama saja. Selama konversi paralel, semua keluaran dari kedua sistem dibandingkan dalam hal kesesuaian dan akurasi, sampai ditentukan bahwa sistem baru berfungsi paling tidak sama baiknya dengan sistem lama yang digantikan. Konversi paralel dapat menjadi pilihan terbaik dalam situasi ketika sistem automatis menggantikan sistem manual. Dalam situasi tertentu ketika pengguna akhir tidak dapat dihadapkan pada 2 sistem yang berulang dan membingungkan, strategi paralel mungkin tidak layak untuk ditempuh. 2

Konversi paralel juga tidak mungkin dijalankan ketika organisasi tidak memiliki sumber daya perangkat keras untuk menjalankan 2 sistem pada saat yang sama. Menurut Mallach (2009) dengan mengutip pendapatnya sebelumnya (Mallach 2006), konversi paralel sudah tidak banyak dipergunakan lagi karena 2 alasan: 1) Ketika sistem lama dan sistem baru sama-sama aktif sebagaimana adanya yang sering dijumpai dalam pendekatan ini, tidaklah praktis untuk meminta pengguna menginput 2 kali untuk setiap transaksi 2) Perbedaan waktu dapat menghasilkan perbedaan hasil meskipun ketika masing-masing sistem berjalan konsisten. Sebagai hasilnya, konversi paralel hanya praktis dipergunakan dalam situasi: 1) Penerapan sistem advisory (decision support/ business intelligence) 2) Dilakukan untuk menyelesaikan sedikit sisa tahap konversi dari sistem manual yang lebih lama 3) Sistem dengan dampak keuangan dan hukum yang critical, yang menuntut pemastian keluaran yang identik. Pilot Conversion vs Phased Conversion vs Simultant Conversion Dari aspek lokasi, konversi dapat dilakukan secara percontohan (pilot conversion), bertahap (phased conversion) atau simultan (simultant conversion). Dengan strategi pilot conversion, sebagian dari organisasi menggunakan sistem baru sedangkan bagian lainnya tetap menggunakan sistem lama. Pendekatan ini melokalisir permasalahan pada kelompok percontohan (karena satu atau lebih lokasi dikonversi hingga diselesaikan semua problem yang ada sebelum dilanjutkan ke lokasi lain) sehingga mendukung mendukung pemusatan perhatian sumber daya kepadanya. Namun demikian, permasalah antarmuka dapat muncul ketika unitunit organisasi berbagi data. Pendekatan ini relevan dalam beberapa situasi ketika sistem baru akan diinstal pada beberapa lokasi seperti serangkaian cabang bank atau atau gerai pengecer. Dengan pilot conversion dapat dilakukan konversi sistem, baik dengan metode langsung atau paralel, pada satu lokasi tertentu. Keunggulan lain dari pendekatan ini adalah lokasi penerapan dapat dipilih yang terbaik mewakili kondisi di seluruh organisasi dan juga dapat dikatakan memberikan risiko yang paling kecil dalam hal hilangnya waktu atau keterlambatan proses. Sekali instalasi diselesaikan di lokasi yang dijadikan percontohan, proses dapat dievaluasi dan perubahan-perubahan pada sistem dapat dibuat untuk mencegah masalah yang ada pada lokasi percontohan agar tidak terjadi di tempat-tempat lain. Pendekatan ini juga diperlukan apabila masing-masing lokasi memiliki 3

karakteristik unik tertentu atau keistimewaan sehingga pendekatan langsung atau paralel untuk seluruh organisasi menjadi tidak layak dilaksanakan. Dalam phased conversion, masing-masing lokasi dikonversi utuh secara bertahap. Konversi bertahap (phased conversion) berupaya memadukan keunggulan-keunggulan dari pendekatan langsung dan pendekatan paralel dengan meminimalisir risiko. Dalam pendekatan ini, sistem baru dijalankan secara online sebagai rangkaian dari komponen-komponen fungsional yang diurutkan secara logis untuk meminimalisir gangguan kepada pengguna akhir dan jalannya bisnis. Konversi bertahap analog dengan pelepasan berbagai versi dari suatu aplikasi oleh pengembang perangkat lunak. Masing-masing versi perangkat lunak dapat memperbaiki bugs yang diketahui dan dapat mencapai kompatibilitas 100 persen dengan data yang dimasukkan atau diproses dengan versi sebelumnya. Meskipun memiliki keuntungan berupa risiko yang lebih rendah, pendekatan bertahap ini paling banyak memerlukan waktu dan menimbulkan paling banyak gangguan bagi organisasi sepanjang waktu konversinya. Dalam simultaneous conversion, semua lokasi dikonversi pada waktu yang bersamaan. Faktor Faktor-faktor Kunci dalam Pemilihan Strategi Konversi Atas berbagai alternatif strategi konversi yang tersedia di atas, pengembang sistem informasi perlu melakukan pemilihan dengan mempertimbangkan beberapa faktor kunci yaitu: risiko, biaya dan waktu. Faktor risiko dilihat dari keseriusan dan dampak dari bugs yang mungkin tersisa. Faktor biaya dilihat dari pengorbanan ekonomi yang diperlukan, misalnya pendekatan paralel memerlukan pengeluaran biaya untuk 2 sistem dalam satu periode atau waktu, pendekatan simultan memerlukan staf lebih banyak untuk mendukung konversi pada seluruh lokasi. Faktor waktu dilihat dari berapa lama proses konversi ini harus dijalankan (pendekatan paralel, bertahap dan modular memerlukan waktu lebih banyak). Faktor-faktor dan karakteristik dari masing-masing alternatif strategi konversi dapat diringkas pada Tabel 1 di bawah ini. Gaya Konversi Lokasi Konversi Modul Konversi Whole- Parallel Pilot Phased Simultaneous System Conversion Conversion Conversion Conversion Conversion Direct Conversion Modular Conversion Risiko Tinggi Rendah Rendah Sedang Tinggi Tinggi Sedang Biaya Rendah Tinggi Sedang Sedang Tinggi Sedang Tinggi Waktu Pendek Panjang Sedang Panjang Pendek Pendek Panjang Tabel 1 Faktor dan Karakterstik Alternatif Strategi Konversi Sistem Dalam memilih strategi konversi, Mallach (2009) menjelaskan beberapa hal yang menjadi pertimbangan, yaitu: 1) Jenis Konversi 4

Pada dasarnya terdapat 3 jenis konversi, yaitu: Konversi dari sistem manual ke sistem automatis. Pada situasi ini yang paling tepat adalah pendekatan percontohan (pilot) atau pendekatan paralel. Konversi dari sistem yang mirip, misalnya dari satu aplikasi Customer Relationship Management/ CRM ke aplikasi CRM lainnya. Pada situasi ini yang paling tepat dipergunakan adalah tergantung kepada faktor-faktor yang terkait di dalamnya. Konversi dari sistem yang tidak mirip, misalnya dari sistem silo yang terpisah menjadi sistem Enterprise Resource Planning/ ERP yang terpadu. Pada pendekatan ini yang paling tepat dipergunakan adalah konversi bertahap. 2) Jenis Sistem Jenis sistem yang dimaksud di sini adalah automated system atau advisory system (data warehouses, decision support, business intelligence, information retrieval, data mining dan sebagainya). Advisory system lebih memiliki fleksibilitas konversi dibandingkan automated system. Pendekatan paralel dapat ditempuh pada advisory system karena pada sistem ini tidak diperlukan 2 output yang identik dari sistem lama dan sistem baru dan sistem baru hanya perlu menghasilkan keluaran yang dapat memberikan manfaat, paling tidak, sama seperti sistem lama. Terlebih lagi, karena penggunaan advisory systems tidak seintensif automated systems dan volume data yang dimasukkan secara manual umumnya kecil, kerugian karena pengguna harus 2 kali memasukkan data tidak terlalu menjadi perhatian. Advisory system juga dapat menggunakan pendekatan percontohan (pilot approach). Konversi bertahap tidak cocok dipergunakan pada advisory system meskipun dalam advisory system yang murni dimungkinkan untuk dibagi untuk penerapan konversi bertahap. 3) Ukuran Organisasi Dari sisi ukuran, organisasi dapat dibedakan menjadi organisasi kecil dan organisasi besar. Dari sisi jenis konversi, organisasi kecil lebih memiliki kemungkinan untuk melakukan konversi dari manual ke automatis dibandingkan konversi dari sistem yang mirip atau konversi dari sistem yang tidak mirip. Organisasi kecil juga lebih kecil memiliki kemungkinan untuk menggunakan advisory system dibandingkan organisasi besar. Organisasi kecil juga memiliki volume data yang sedikit yang masih memungkinkan dilaksanakannya pemulihan apabila terjadi kehilangan data. Situasi-situasi ini menjadikan konversi dengan pendekatan langsung dapat menjadi pilihan praktis bagi organisasi kecil. Organisasi besar biasanya memiliki unit organisasi lebih banyak dibandingkan organisasi kecil dan data dapat dibedakan/ diidentifikasi berdasarkan lokasi geografis atau lini bisnis 5

tertentu sehingga dengan sendirinya membentuk kelompok-kelompok yang dapat dipergunakan untuk konversi dengan pendekatan percontohan (pilot conversion). Penutup Mallach (2009) menawarkan tahap-tahap konversi dengan pendekatan dari sisi teknis, manusia dan ekonomis dengan langkah-langkah berikut: 1) Pelajari terlebih dahulu aspek organisasi Hal ini untuk menentukan pendekatan teknis yang layak secara organisasional dan harus dilakukan terlebih dahulu karena kegunaan dari sistem informasi adalah untuk memfasilitasi kerja organisasi dan bukan sebaliknya. Tahap ini harus dipimpin oleh seorang manajer dari sisi pengguna atau analis sistem yang fokus kepada pengguna. 2) Lakukan estimasi biaya, waktu dan risiko Hal ini dilakukan apabila terdapat lebih dari satu pendekatan teknis yang layak. Tahap ini dapat dilakukan dengan pertemuan secara singkat atau studi yang mendalam. 3) Susun rencana proyek Rencana proyek konversi disusun dengan memperhatikan baik aspek teknik maupun aspek manusia dengan kesalingterkaitan dan ketergantungannya. Memahami kesalingterkaitan dan ketergantungan ini merupakan hal yang fundamental karena hal ini akan menjadi dasar untuk melakukan penyesuaian atas satu sisi dari proses apabila sisi lain mengalami masalah sehingga konversi dapat dikelola secara utuh. 4) Pelaksanaan konversi Setelah semua persiapan di tahap sebelumnya dilaksanakan, selanjutnya konversi bisa dilaksanakan. Proses ini sebaiknya dikelola oleh 2 orang, satu orang menangani dari aspek teknis dan satu orang mengelola dari aspek manusia pelaksananya, Referensi Dennis A, Wixom B, dan Tegarden D. 2005. Systems Analysis and Design. John Wiley & Sons, Inc. Mallach EG. 2009. Information System Conversion Strategies: A Unified View. International Journal of Enterprise Information Systems, 5(1), 44-54, January-March 2009 O Brien JA dan Marakas GM. 2011. Management Information Systems. 10 th Ed.. McGraw-Hill/ Irwin, New York 6