Analisa Teori: Strategi IT Enterprise dengan Enterprise Architecture Planning (EAP)

Transkripsi

1 Analisa Teori: Strategi IT Enterprise dengan Enterprise Architecture Planning (EAP) Yohana Dewi Lulu W yohana@pcr.ac.id Jurusan Komputer Politeknik Caltex Riau Abstrak Perkembangan enterprise saat ini menuntut agar enterprise membuat rencana strategi IT yang tepat untuk digunakan dalam menjalankan bisnisnya. Tahapan strategi IT dapat dikombinasi dari pengembangan Enterprise Architecture Planning (EAP) karena kesuaian strategi IT dan strategi bisnis dilakukan juga dalam proses EAP. Pada tulisan ini akan dilihat bagaimana pengembangan EAP enterprise dapat digunakan dalam analisa strategi IT enterprise dan juga dilakukan analisa perbandingan proses keduanya. Hasil analisa menunjukkan adanya tahapan dan pelaku yang sama dalam kedua proses ini sehingga dapat dilakukan secara bersama-sama untuk dapat mencapai tujuan dan hasil yang lebih maksimal. Keyword: Strategi Bisnis, Strategi IT, Enterprise Architecture Planning 1. Pendahuluan Perkembangan enterprise saat ini menuntut agar enterprise membuat rencana strategi IT yang akan digunakan untuk menjalankan bisnisnya. Peran Teknologi Informasi (IT) telah mengalami perubahan yang sangat signifikan, karena IT saat ini diharapkan dapat menjadi bagian dari strategi suatu enterprise dalam mencapai tujuannya. Strategi IT dalam sebuah enterprise menjadi perhatian utama dihampir seluruh bentuk enterprise. Hal ini dipicu dengan perkembangan ekonomi baru atau sering disebut ekonomi internet. Oleh karena itu perencanaan strategi IT perlu dilakukan dengan tepat. Strategi IT pada dasarnya terbagi dua bagian yaitu strategi sistem informasi dan strategi teknologi IT. Strategi sistem informasi dapat berupa alur informasi yang digunakan maupun aplikasi pendukung. Sedangkan strategi teknologi IT adalah strategi teknologi yang akan digunakan dalam menjalankan sistem informasi. Salah satu langkah yang dapat digunakan dengan membangun Enterprise Architecture Planning (EAP). Pada tulisan ini akan dilihat bagaimana pengembangan EAP sebuah enterprise dapat digunakan dalam membuat analisa strategi IT enterprise dan juga dilakukan analisa perbandingan proses keduanya. Hasil analisa menunjukkan adanya tahapan dan pelaku yang sama dalam kedua proses ini sehingga dapat dilakukan secara bersama-sama untuk dapat mencapai tujuan masing-masing dan hasil yang lebih maksimal. Sebelumnya akan dijelaskan apa yang dimaksud dengan EAP dan strategi IT dan tahapan pengembangannya. Berdasarkan hal penjelasan tersebut dilakukan analisa untuk mendapatkan hasil seperti yang disebutkan diatas. Kesimpulan dan saran diberikan untuk memberikan ide pengembangan dari tulisan ini. 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Enterprise Arsitektur Planning Enterprise Architecture Planning (EAP) adalah proses mendefinisikan architecture yang digunakan untuk mendukung bisnis dan perencanaan implementasi dari architeture tersebut. Ada tiga architecture yang dibangun oleh EAP yaitu data architecture, aplikasi architecture, teknologi architecture.[1,hal.1] Misi yang ingin dicapai oleh EAP yaitu pengaksesan data yang lebih cepat kapanpun dan dimanapun diperlukan, sistem informasi dan IT yang digunakan fleksibel dengan perubahan serta mudah dikelola dan dipelihara, adanya keakurasian dan konsistensi data yang akan digunakan dalam semua unit organisasi,

2 mempermudah penyebaran informasi dan data dalam enterprise, dan mengurangi biaya operasional atau pemanfaatan secara efektif biaya yang disediakan. Karakteritik dan langkah-langkah EAP berbeda dengan perencanaan tradisional IS yang didorong oleh proses dan teknologi karena EAP didorong dengan data dan bisnis[1,hal.9]. Perbedaan ini dikarenakan EAP: Merupakan arsitektur didasarkan pada model bisnis fungsional. Mendefinisikan data sebelum aplikasi. Menggunakan keterkaitan data untuk menentukan rencana implementasi Memperhatikan operasional jangka pendek dan fokus pada strategi jangka panjang penggunaan informasi dan teknologi untuk mendukung bisnis. EAP pada dasarnya membahas 2 layer utama dalam Zachman Framework [3] yaitu dari sudut pandang Planner dan Owner terhadap Data, Fungsi dan Jaringan seperti dalam gambar 1. Gambar 1 Zachman Framework untuk EAP [3] Sudut pandang Planner menjelaskan seluruh batasan, informasi dan proses serta hal-hal yang berkenaan dengan bisnis organisasi secara global. Kolom data dalam sudut pandang ini mengindentifikasikan data dan hal-hal yang digunakan ataupun ingin dihasilkan oleh organisasi ketika menjalankan bisnisnya. Kolom fungsi berisikan fungsi dan aktifitas yang akan dilakukan oleh enterprise dalam menjalankan proses bisnisnya, dan kolom jaringan menjelaskan lokasi-lokasi bisnis yang menjalankan bisnis dan yang akan mungkin menggunakan sistem informasi dalam aktifitasnya. Sudut pandang Owner mendeskripsikan rancangan umum sistem yang akan dibangun. Kolom data berisikan gambaran relasi data-data yang telah didefinisikan. Permodelan data dapat mempergunakan ER diagram. Kolom Fungsi menjelaskan model fungsi yang ada, yang dapat digambarkan dengan Function Flow Diagram untuk menggambarkan keterkaitan antar fungsi, pihak-pihak yang terlibat dengan data yang dikelola. Sedangkan kolom jaringan berisikan model topologi jaringan sederhana untuk menghubungkan lokasi-lokasi yang akan menggunakan sistem informasi yang dibangun. Tahapan tahapan pengembangan EAP dalam gambar 2 berisikan: 1. Planning Initiation Membahas metodologi dan alat yang digunakan, menentukan siapa saja yang terlibat sehingga dapat menghasilkan rencana kerja EAP dan meminta jaminan komitmen pihak manajemen untuk tahap selanjutnya. 2. Bisnis Modeling Pengetahuan tentang bisnis dan informasi yang akan digunakan dan proses pendefinisian bisnis enterprise. Tahap ini berelasi dengan strategis bisnis planning yang meliputi 3 aspek yaitu pemahanan terhadap misi, objektif, kebijakan, struktur organisasi, peran dan tanggung jawab setiap orang, serta fungsi dan prosedur yang harus ada. 3. Analisa sistem dan teknologi saat ini Mendokumentasikan dan mendefinisikan semua standar sistem dan teknologi yang digunakan di dalam enterprise, dalam bentuk katalog sumber daya informasi yang merupakan bentuk ringkasan atau rekapitulasi. 4. Arsitektur Data 5. Arsitektur Aplikasi 6. Arsitektur Teknologi 7. Implementasi dan rencana migrasi Mendefinisikan aturan untuk implementasi aplikasi, penjadwalannya, analisa biaya, serta mengusulkan alur migrasi dari kondisi saat ini ke kondisi yang ingin dicapai. Page 2 of 6

3 Arsitektur Data Model Bisnis Rencana Permulaan Arsitektur Aplikasi Sistem dan Teknologi saat ini Arsitektur Teknologi Rencana Implementasi dan Migrasi Gambar 2 Tahapan EAP [1] Arsitektur Data Arsitektur data adalah proses mengindentifikasi dan mendefinisikan data utama yang mendukung fungsi bisnis yang yang telah didefinisikan dalam model bisnis. Dalam arsitektur data terdiri dari entitas data yang mempunyai atribut dan relasi dengan entitas data lainnya. Tahapan pembangunannya yaitu a. Mendaftar entitas data Data merupakan pendorong dan langkah utama EAP, sehingga perlu mengidentifikasikan entitas data yang diperlukan dan dihasilkan untuk mendukung bisnis enterprise. b. Mendefinisikan atribut dan relasi entitas Membuat standar definisi dan deskripsi untuk setiap entitas dalam arsitektur data dan mengambarkan relasinya. Entitas Relasional Diagram c. Merelasikan entitas dengan fungsi bisnis Menentukan entitas data yang dibuat, diambil, diupdate dan dihapus oleh fungsi bisnis dengan membuat matrik entitas ke fungsi bisnis sebagai gambarannya Arsitektur Aplikasi Arsitektur Aplikasi mendefinisikan aplikasi utama yang diperlukan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis dari enterprise. Mengelola data termasuk aktifitas untuk menginput, menganti, menyimpan, mengubah, membuat rangkuman, menganalisis, membuat data referensi. Tahapan pembangunannya yaitu: a. Membuat daftar kandidat aplikasi Mengidentifikasikan seluruh kemungkinan aplikasi yang diperlukan untuk mengelola data dan mendukung bisnis dengan menggunakan matrik fungsi dan entitas data untuk mengukur tingkat kebutuhan aplikasi. b. Mendefinisikan aplikasi Menyediakan standar definisi untuk setiap aplikasi yang telah didaftar untuk menghindari fungsi yang ganda. c. Membuat relasi aplikasi dan fungsi Mengidentifikasi fungsi bisnis yang secara langsung didukung dan dikelola oleh aplikasi dengan menggunakan matrik fungsi & aplikasi, matrik unit organisasi & aplikasi. d. Membuat analisa dampak ke aplikasi saat ini Menentukan dampak integrasi aplikasi dengan aplikasi yang sudah ada, yang dapat digunakan pada saat implementasi. e. Mendistribusikan aplikasi Tahap ini dilakukan untuk mendapatkan evaluasi dan saran dari pengguna akhir aplikasi dalam unit-unit organisasi Arsitektur Teknologi Mendefinisikan standar teknologi yang diperlukan untuk menyediakan sarana untuk aplikasi yang dapat mengelola dan mendukung fungsi bisnis. Tahapan pembangunannya yaitu: a. Mengidentifikasikan standar prinsip teknologi yang akan digunakan. Menentukan jenis standar teknologi yang dibutuhkan enterprise untuk berbagi data dan informasi, contohnya sistem operasi yang portable, scalable, interoperable dan complatible. b. Mendefinisikan standar teknologi dan distribusi data dan aplikasi, mendefinisikan struktur teknologi dalam menentukan strategi untuk mendefiniskan aplikasi dan data, membuat konfigurasi standar teknologi, mendefinisikan konsep workstation yang akan dibangun. Page 3 of 6

4 c. Membuat relasi standar teknologi dengan aplikasi dan fungsi bisnis. d. Melakukan distribusi arsitekur teknologi untuk mengkonfirmasi kelayakannya sehingga manajemen enterprise dapat menyetujuinya Strategi Strategi Bisnis Planning Strategic Bisnis Planning adalah proses mendefinisikan misi dan objektif jangka panjang dalam menjalankan bisnis dan membangun strategi untuk mencapainya[2].perencanaan strategi bisnis formal digambarkan pada gambar 3, dimana terlihat keterkaitan antar proses dan data dalam membangun strategi. Gambar 3 Perencanaan strategi bisnis formal Strategi IT Strategi IT adalah proses memutuskan tujuan pengunaan komputasi dalam organisasi dan mengidentifikasi aplikasi komputer yang potensial yang seharusnya diimplementasikan oleh organisasi[2]. Keterkaitan strategi IT dan business strategi dalam organisasi digambarkan dalam gambar 4. Gambar 4 Keterkaitan strategi bisnis dan IT Hal-hal yang dapat menjadi faktor kesuksesan Strategi IT ataupun IS antara lain: Fokus pada external,melihat pada customer, kompetitor, supplier, industri lain, dan relasi bisnis yang ada. Menambah value. Meskipun pengurangan biaya dapat menambah keuntungan, namun untuk dapat membuat sesuatu lebih baik biasanya memerlukan biaya yang tidak sedikit. Dengan memberikan produk dan layanan yang lebih baik akan dapat meningkatkan value creationnya. Berbagi keuntungan, berbagi dengan supplier, customer, konsumen dan kompetitor untuk dapat berkembang atau memasuki dunia pasar baru. Mengerti dan memahami customer, dilakukan dengan mempelajari apa yang customer lakukan terhadap produk atau layanan dan mengetahui bagaimana customer memperoleh value dari produk atau layanan tersebut. Bisnis yang terus melakukan inovasi. Tekanan pasar mendorong pengembangan IT dalam banyak bidang, artinya IT menyediakan atau menjadi alat dan pengembangan bisnis. Pengembangan IT secara bertahap, pengembangan aplikasi secara bertahap sehingga tidak berhenti pada saat sukses saja. Menggunakan informasi yang didapat dari sistem untuk mengembangkan bisnis. Aplikasi portopolio yang dikembangkan [2.hal.42] dalam strategi IT seperti pada tabel 1 terdiri atas 4 bagian yaitu : Strategis Aplikasi yang kritikal penyokong strategi bisnis Aplikasi menjalankan operasional utama (Key Operasional) Operasional Kunci Potensial Tinggi Aplikasi yang mungkin penting untuk kesuksesan dimasa datang Aplikasi yang bernilai tetapi tidak kritikal dalam kesuksesan organisasi Pendukung Tabel 1 Aplikasi portopolio Page 4 of 6

5 Keempat bagian aplikasi tersebut dipandang dari sisi operasional bisnis dan seberapa besar pengaruhnya dalam bisnis enterprise. Aplikasi stategis adalah aplikasi yang kritikal untuk kesuksesan bisnis. Aplikasi menciptakan dan mendukung organisasi menjalankan bisnisnya. Penentuan aplikasi ini berdasarkan pada kontribusi bisnis yang diberikan. Aplikasi Key Operational, adalah aplikasi yang menopang dan menjalankan operasional bisnis. Aplikasi pendukung yaitu aplikasi yang meningkatkan efisiensi bisnis dan keefektifitas manajemen. Aplikasi inovasi yang potensial yaitu aplikasi yang dapat menciptakan kesempatan untuk sukses di masa datang. Tipe dan budaya organisasi dimana hal ini dioperasikan. Keselarasan strategi bisnis dan IT itu sulit dicapai dikarenakan beberapa sebab diantaranya: Kurangnya arahan dalam strategi bisnis Perubahan strategi yang sering terjadi. Kurangnya keterlibatan IT dalam membuat strategi bisnis Tidak terkoordinasinya IT IT menganggap dirinya berbeda dengan unit organisasi lainnya. IT yang sesuai dengan strategi bisnis dapat berfungsi dan memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Keselarasan IT dengan keseluruhan strategi enterprise tidak terjadi begitu saja. Hal ini memerlukan keterlibatan dari berbagai level dan aktifitas didalam enterprise Strategi bisnis dan Strategi IT Strategi enterprise pada saat ini terbagi pada strategi bisnis dan strategi IT yang kesemuanya mendukung misi dan objektif dari enterprise itu sendiri. Keselarasan IT dan bisnis ada jika terjadi konsistensi antara : Apa yang ingin dicapai oleh organisasi Bagaimana struktur dan organisasi dilakukan untuk mencapainya. 3. Analisa Usaha pembangunan Enterprise Architecture Planning tidak dijalankan oleh sebagian atau unit organisasi secara terpisah, namun dilakukan dalam keseluruhan enterprise. Begitu pula dalam perencanaan strategi IT enterprise perlu dilakukan terus menerus agar investasi IT yang dilakukan tidak berlebihan namun selaras dengan kebutuhan bisnis enterprise. Hasil analisa perbandingan pembangunan EAP dan strategi IT enterprise dapat dilihat dalam tabel berikut: Enterprise Architecture Planning Perencanaan Strategi IT enterprise Tahapan Pengembangan arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi Melakukan analisa bisnis, mengidentifikasi aplikasi, perencanaan teknologi penunjang pelaksanaan aplikasi Pelaku Planner dan Owner Bisnis eksekutif dan IT eksekutif / IT Manager Faktor Kesuksesan Dilakukannya implementasi EAP yang lengkap dan merupakan blueprint/ panduan dan arahan pengembangan sistem Dapat meningkatkan value, menjadikan bisnis sebagai pendorong serta dapat menggunakan informasi dari sistem untuk mengembangkan bisnis Tabel 2 Perbandingan Tahapan Pembangunan EAP dan Strategi IT Page 5 of 6

6 Berdasarkan tabel 2, dapat dilihat hasil perbandingan yang dilakukan, bahwa ada tahapan yang sama yang dibangun oleh kedua proses ini, sehingga dapat disatukan ataupun dilakukan bersama-sama untuk dapat menghemat waktu dan biaya. Dari sisi pelaku yaitu pihak yang melakukan proses terlihat bahwa bisnis eksekutif pada umumnya merupakan owner dari sebuah enterprise. Pelaku yang sama semakin memperkuat bahwa kedua proses ini dapat dilakukan secara bersama-sama untuk menghasilkan tujuan yang telah didefinisikan disetiap proses dengan lebih maksimal Keterhubungan pembangunan EAP dan perencanaan strategi IT enterprise dapat dilakukan secara bersama-sama untuk mendapatkan hasil yang lebih maksimal. Tahapan arsitektur data dalam EAP akan lebih tepat dengan memasukkan hasil analisa bisnis yang dilakukan dalam perencanaan strategi IT. Sedangkan tahapan arsitektur aplikasi dan teknologi yang dilakukan dalam matrik seperti contohnya matrik entitas ke fungsi, di EAP memberikan informasi yang lebih akurat untuk menentukan aplikasi dan teknologi pendukung yang diperlukan dalam perencanaan strategi IT. IT yang dilakukan di beberapa enterprise, baik enterprise yang berkecimpung dalam model bisnis yang sama ataupun enterprise dengan model bisnis yang bervariasi. Untuk menganalisa lebih lanjut perlu dilakukan survey yang lebih detail tentang tahapan EAP dan strategi IT yang digunakan oleh beberapa organisasi. 5. Daftar Pustaka [1] Spewak.Steven H, 1992, EAP:Developing a Blue Print for Data, Aplications and Technology, John Wiley & Sons. [2] Ward.John, Peppard.Joe, 2002, Strategic Planning for Information System, 3 th, John Wiley& Son [3] Galliers.Robert D, 2003, Strategic Information Management, 3 th, John Wiley& Son. [4] Zachman & Sowa, 1992, Extending and formalizing the framework for information system architecture, IBM SYSTEMS JOURNAL, VOL 31. NO 3 [5] Martin.James, 1989, Information Engineering: Book I, Prentice Hall. [6] Cook.Melissa A, 1996, Building Enterprise Information Architectures,Prentice Hall. Strategi IT dapat lebih mudah diperbaharuhi karena kebutuhan tambahan enterprise akan data dan aplikasi pada fungsi-fungsi tertentu dalam enterprise atau rencana penggunaan teknologi baru, dapat diakomodasi dengan melakukan analisa matrik-matrik yang telah dilakukan untuk melihat penempatan kebutuhan tambahan ataupun pergantian tersebut. 4. Kesimpulan dan saran Pembangunan EAP sebuah enterprise menjadi hal yang penting selaras dengan pentingnya membuat strategi IT. Hal ini dikarenakan dapat membantu enterprise dapat lebih mudah dan akurat dalam memperbaharuhi strategi IT namun tetap selaras dengan bisnis enterprise itu sendiri. Sebagai analisa selanjutnya perlu dilakukan analisa studi kasus untuk melihat seberapa besar peranan dan pengaruh pengembangan EAP dalam perencanaan strategi Page 6 of 6