Sekilas Fungsi Human Resource Management (Function HRM) By Sunawan, SPt, MSi Forum diskusi HRD : diskusi-hrd@yahoogroups.com Gabung kirim e-mail : diskusi-hrd-subscribe@yahoogroups.com Nantikan Event bulanan : Member to Member (mg I) dan Temu Darat (mg III)
FUNGSI HRM 1. HRM Strategis 2. HRM Teknis
1. HRM Strategis Sehubungan dengan strategi, bagian HR memiliki 2 peranan, yakni : 1. Partner Strategis 2. Pendorong perubahan
Hakikatnya berperan dalam : 1. Mengembangkan Arsitektur HR (HR Architecture) sebagai konsep yang holistik, dalam arti turut serta menentukan BHAG (Big HairyAudacious Goal) dalam corporate strategy 2. Menyusun program kerja yang mendukung dan terkait dengan implementasi strategi perusahaan 3. Menyusun initiatives untuk implementasi program kerja, dan mengkomunikasikannya secara efektif kepada seluruh karyawan
1.1. Peran sebagai Partner Strategis 1. Mengidentifikasi HR Deliverables dalam peta strategi perusahaan 2. Meng-align konsep HR Architecture dengan HR Deliverables 3. Mendesain sistem pengukuran strategis melalui pengembangan HR Scorecard 4. Mengimplementasikan Management by measurement
1.2. Peran sebagai Pendorong Perubahan 1. Mendukung program-program perubahan yang dilakukan di perusahaan, mengkomunikasikannya, dan membangkitkan tanggapan menyetujui dari karyawan 2. Mengimplementasikan faktor keberhasilan utama dalam perubahan: memimpin perubahan, menciptakan kebutuhan bersama, membentuk vision, menggerakkan komitmen, membangun sistem penunjang (enabling system), memantau dan memperlihatkan kemajuan, serta membuatnya terus berlangsung
Agar dapat melakukan peran ini dengan baik,, HR manager harus memiliki beberapa kompetensi agar mempunyai kredibilitas dan mendapatkan respek. Kompetensi yang diperlukan adalah sebagai berikut : - Partner Strategis : Strategic thinking, Organizational & Business Awareness, Problem Solving, Stress Tolerance, Oral Communication, Decision Making, Planning & Evaluating, Conflict Management, dan Measurement - Pelaku Perubahan : Manajemen Perubahan, kerja Tim, Penalaran, Mempengaruhi Orang Lain/Negoisasi Negoisasi, Integritas/Kejujuran, Berpikir Kreatif, Komunikasi Lisan, Toleransi terhadap Stress
2. HRM Teknis Secara teknis, bagian HR memiliki 2 peran, yaitu sebagai Technical / Administrative Expert dan Human Resource Champion,, yang pada intinya berperanan dalam : 1. Mendapatkan Human Capital (fungsi perekrutan dan seleksi) 2. Mempertahankan dan memotivasi human capital (fungsi remunerasi, administrasi, dan hubungan industrial) 3. Melatih dan mengembangkan human capital (fungsi pelatihan & pengembangan)
2.1. Peran sebagai Technical/Administrative Expert 1. Membuat dan mengembangkan alat bantu untuk mendukung proses seleksi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan 2. Mengumpulkan dan menganalisis Man Power Planning 3. Membina hubungan baik dengan saluran perekrutan: lembaga pendidikan,, Media Massa, Head Hunter dll
4. Melakukan dan mengkoordinasikan proses seleksi karyawan, seperti : seleksi administrasi, diskusi kelompok, dan behavioral event interview 5. Melakukan analisis terhadap hasil psikotes atau tes kompetensi. 6. Memberikan program orientasi terhadap karyawan baru. 7. Membuat dan mengembangkan kebijakan perusahaan di bidang remunerasi, administrasi personalia dan hubungan industrial, serta mengkomunikasikannya kepada karyawan
8. Melakukan berbagai hal yang terkait dengan sistem remunerasi, seperti : evaluasi jabatan, sistem tingkat, struktur gaji, pajak penghasilan, komponen penghasilan, sistem insentif dll 9. Melakukan berbagai hal yang berkaitan dengan administrasi personalia seperti : cuti, dana pensiun, jamsostek, fasilitas kesehatan, dll 10. Melakukan berbagai hal yang terkait dengan bidang hubungan industrial, seperti : undang- undang & peraturan pemerintah di bidang ketenagakerjaan, peraturan perusahaan, menangani keluhan, dll
11. Menyusun model kompetensi, khususnya untuk beberapa pekerjaan strategis 12. Melakukan penilaian kompetensi, untuk keperluan pelatihan dan pengembangan 13. Menganalisis hasil penilaian dan membuat program pengembangan individu 14. Membuat jalur karier 15. Mengembangkan dan mengimplementasikan sistem manajemen kinerja (performance management system)
2.2. Peran sebagai HR Champion 1. Menganalisis kebutuhan pelatihan 2. Mengembangkan program pelatihan dan mengatur jadwal pelatihan 3. Memberikan pelatihan 4. Melakukan evaluasi hasil pelatihan
Agar dapat melaksanakan peran ini dengan baik, setiap personel HR memiliki kompetensi (baik soft competency maupun hard competency) supaya mempunyai kredibilitas serta mendapatkan respek Kompetensi yang diperlukan sebagai berikut: - Technical/Administrative Expert : Kompetensi teknis, sistem informasi HR, Penalaran aritmatis & matematis, layanan customer, tulis menulis, perhatian pada detail, komunikasi lisan - HR Champion : Kepribadian yang luwes, mengajaar orang lain, kemampuan belajar, membina hubungan antar pribadi, komunikasi lisan
Sekilas Human Resources System (HR System) Sistem HR (HR System) merupakan tindak lanjut dari funsi bagian HR (HR function). Sistem ini dilaksanakan dalam bentuk High Performance Work System (HPWS), yang didesain untuk memaksimalkan kualitas human capital dalam perusahaan
HPWS diharapkan dapat menggambarkan : 1. Keterkaitan antara komponen-komponen HR (melalui penerapan HR management berbasis kompetensi : perekrutan & seleksi, pelatihan & pengembangan, performance management, remunerasi) 2. Keterkaitan antara bagian HR dan sistem implementasi strategi perusahaan (ditunjukkan oleh adanya intersection : HPWS Align HR Deliverables Link peta strategi perusahaan HPWS meliputi : kebijakan HR dan Pedoman Operasional, khususnya untuk hal-hal yang mendukung strategi perusahaan
1. Kebijakan HR Ketangguhan suatu organisasi tidak dapat dipisahkan dari kualitas human capital-nya Karena itu pengelolaannya harus merupakan bagian dari pengelolaan terpadu korporasi Mendapatkan ataupun mempertahankan human capital yang berkualitas tidaklah mudah, terutama langkahnya supply dibandingkan dengan demand. Untuk itu diperlukan strategi atau kebijakan pengelolaan human capital yang tepat dan pelaksanaannya mendapat dukungan sepenuhnya dari para anggota Top Executive Team perusahaan
Misi Fungsi bagian HR adalah menjamin peningkatan value creation di perusahaan melalui implementasi sistem perekrutan & Seleksi yang berorientasi pada kualitas dan kebutuhan perusahaan, sistem pelatihan & Pengembangan yang berorientasi pada peningkatan kontribusi human capital secara maksimal terhadap pencapaian tujuan perusahaan, dan sistem remunerasi dan hubungan industrial yang berpijak pada keadilan dalam menghargai kontribusi human capital serta kompetitif di pasar tenaga kerja
Kata-kata kunci 1. Menjamin 1. Pada masa mendatang, fungsi HR secara operasional berada ditangan manajer atasan masing-masing ( job manager is personal manager ). Bagian HR berkontribusi melalui perannya sebagai : partner strategis, pendorong perubahan,, employee champion dan technical/administrative expert 2. Dalam kaitannya dengan peranan sebagai technical / administrative expert, bagaian HR akan melakukan hal-hal sebagai berikut :
Lanjutan.. Menjamin.. 1. Pelaksanaan administrasi personalia dan penyediaan informasi personalia (dengan bantuan sistem informasi HR) 2. Memberikan saran dan rekomendasi (secara proaktif) tentang masalah-masalah (dan penyelesaian) pengelolaan human capital 3. Membuat kebijakan dan prosedur HR, melaksanakan dan mengembangkan serta mengontrolnya agar kebijakan dan prosedur HR itu dilaksanakan 4. Pengajuan dan pengembangan konsep-konsep (secara proaktif) dalam pengelolaan HR untuk menghadapi perubahan dan tantangan pada masa depan 5. Evaluasi dan penggunaan teknik mutahir yang tepat guna dibidang HR (seperti( teknis seleksi, penilaian kinerja, penetapan kompensasi, dll)
2. Value Creation - Menjamin bahwa kebijakan, peraturan, dan praktik bagian HR akan menghasilkan HR dengan kompetensi yang sesuai, sehingga mampu menangani proses- proses yang menjadi tanggung jawabnya. Pada gilirannya, kebutuhan customer dan shareholder akan dapat dipenuhi
3. Sistem rekrutmen & seleksi 1. Yang terkait dengan sistem dan proses keseluruhan perusahaan 2. Tersedia human capital yang kompeten dan mempunyai komitmen, dalam jumlah dan waktu yang tepat 3. Hilangnya faktor-faktor yang tidak obyektif dan hambatan emosi
4. Sistem pelatihan dan pengembangan 1. Yang terkait dengan sistem dan proses keseluruhan perusahaan 2. Meningkatnya kompetensi human capital 3. Hilangnya kesenjangan antara persyaratan jabatan dan kualifikasi pemegang jabatan 4. Outcome yang lebih baik, karena efektifitas dan efisiensi dalam melaksanakan tugas 5. Terbentuknya etika kerja yang positif (tidak egois, bekerja secara tim, integritas tinggi, selalu ingin maju, motivasi tinggi, berani menghadapi perubahan) 6. Hilangnya SDM yang terbebani rekan kerja
5. Sistem Remunerasi dan Hubungan Industrial 1. Yang terkait dengan sistem dan proses keseluruhan perusahaan 2. Mampu mempertahankan turnover atas human capital yang kompeten semaksimal mungkin 3. Pelaksanaan sistem kompensasi yang adil, kompetitif, dan mendorong motivasi untuk berprestasi 4. Hubungan industrial yang harmonis dan bertanggungjawab
6. Tindakan Strategis Agar human capital menjadi kekuatan organisasi, pengelolaannya diarahkan pada upaya-upaya untuk meningkatkan kontribusi human capital bagi langkah- langkah untuk mencapi sasaran perusahaan, dalam perspektif Financial, Customer, Proses Internal serta Learning & Growth. (Balanced Scorecard)
7. Partner strategis - Untuk memaksimalkan kontribusi human capital bagi implementasi strategi perusahaan. - Tindakan : HR Architecture, HR Deliverables, HR Scorecard
8. Manajemen Perubahan 1. Perubahan dan program-program yang berlangsung di perusahaan perlu dikomunikasikan kepada karyawan agar diterima oleh mereka 2. Tindakan : Forum komunikasi, Implementasi seven steps change process
9. Suksesi dang pengembangan 1. Perencanaan dan pelaksanaan diarahkan untuk menjamin tersedianya human capital dengan kompetensi yang tepat, jumlah yang tepat dan waktu yang tepat pula 2. Tindakan : talent pool, personal development program, management trainee
10. Perekrutan dan Seleksi - Untuk meningkatkan kemajuan organisasi, perekrutan dan seleksi diarahkan pada penarikan tenaga-tenaga dengan kompetensi tinggi - Tindakan : Perekrutan dan seleksi berbasis kompetensi
11. Kompensasi - Strategi kompensasi diarahkan pada peningkatan kemampuan organisasi dalam menarik dan mempertahankan human capital yang kompeten dan memiliki komitmen tinggi, serta mendorong motivasi untuk berprestasi - Tindakan : Sistem remunerasi yang adil (equal pay for equal job), kompetitif (mampu bersaing di industri sejenis) dan memotivasi (merit based)
12. Pelatihan - Melalui standarisasi kompetensi manajerial dan elaborasi kompetensi teknis, pelatihan dilaksanakan terus-menerus menerus, pertama-tama dengan sumber-sumber dari dalam (on job training), sehingga proses itu sendiri secara langsung akan mendukung peningkatan kinerja organisasi dan mendorong motivasi karyawan untuk meningkatkan kemampuannya - Tindakan : Orientasi program untuk karyawan baru, pelatihan berbasis kompetensi
13. Struktur Organisasi - Struktur organisasi diarahkan ke bentuk yang ramping, tidak birokratis, mendorong kerja sama tim, dan berorientasi kepada customer. Dalam strujtur organisasi tersebut, peran setiap pemegang jabatan perlu jelas sehingga hambatan-hambatan emosi dapat dihindarkan seminimal mungkin - Tindakan : Matriks Organisasi
14. Hubungan industrial 1. Budaya (culture) organisasi perlu dibentuk sedemikian rupa sehingga setiap karyawan sepenuhnya bertanggung jawab atas tercapainya sasaran masing-masing melalui cara yang sesuai dengan prosedur / aturan yang berlakku dan bangga pada perusahaan tempat ia bekerja 2. Tindakan : Survei Kepuasan Karyawan
15. Sentralisasi - Golongan manajer perlu dikelola berdasarkan kebijakan pusat (meskipun anggaran dipikul oleh masing-masing anak perusahaan), dapat dimutasikan oleh pusat (sesuai dengan keperluan program suksesi), dan ditetapkan kompensasinya melalui otoritas pusat - Tindakan : pada tingkat korporasi dibentuk komite pengembangan SDM, dengan tugas utama menjamin terlaksananya sistem pengembangan human capital serta menetapkan dan membina calon suksesor bagi level Manajer Senior ke atas
16. Prioritas - Mengkomunikasikan program perusahaan dan perubahan-perubahan yang sedang terjadi di perusahaan agar diterima oleh karyawan - Melakukan Survei Keputusan Karyawan - Mengimplementasikan peran strategis HR melalui identifikasi HR Architecture, HR Deliverables, dan HR Scorecard - Mengkoordinasi pelaksanaan program Management Trainee & Talent Pool sebagai bagian dari program suksesi
- Melanjutkan proses assessment terhadap semua pemegang jabatan, khususnya untuk beberapa jabatan strategis - Perencanaan dan peningkatan intensitas pelatihan bagi tenaga yang diidentifikasi memiliki potensi sebagai suksesor, tenaga di bagian operasi dan pemasaran / penjualan - Menetapkan sistem remunerasi yang dianut serta pelaksanaannya
- Mengkaji peraturan-peraturan perusahaan (dan petunjuk pelaksanaannya) untuk disesuaikan dengan kebutuhan saat ini dan masa mendatang - Mengkaji struktur Departemen HR beserta pejabat-pejabatnya pejabatnya dalam bertindak sebagai motor dan pakar dalam pelaksanaan kebijakan- kebijakan HR - Implementasi HRM Informastion System di tingkat korporasi, untuk diperkenalkan pada anak perusahaan - Pembentukan Komite Pengembangan SDM di tingkat Korporasi
2. Pedoman Operasional - Pedoman operasional dibuat dengan tujuan membantu para personel HR ataupun line manager dalam mengimplementasikan kebijakan HR serta menghindari kekeliruan ataupun kesalahpahaman yang mungkin terjadi - Prioritas : 1. Pedoman Operasional Perekrutan dan Seleksi 2. Pedoman Operasional Pelatihan 3. Pedoman Operasional Pengembangan 4. Pedoman Operasional Sistem Remunerasi 5. Dan Lain-lain
Perilaku Karyawan Bagian terakhir dari HR Architecture adalah perilaku karyawan (behavior employee), yang meliputi core behavior dan situation-specific specific behavior. Dasar pemikirannya adalah jika bagian HR memilliki personel yang tangguh (HR Function) dan sistem yang baik (HR System), diharapkan akan tersedia karyawan yang kompetan dan memunyai motivasi tinggi untuk berprestasi. Core behavior berlaku sama untuk semua, untuk setiap posisi di perusahaan, sedangkan situation-specific specific behavior terkait dengan keadaan disetiap posisi
Core Behavior Core Behavior diketahui setelah dilakukan assessment Situation-Specific Specific Behavior Situation-specific behavior diketahui setelah dilakukan assessment.
HR Architecture HR Function HR Profesional dengan Strategic Competencues HR System High Performance, secara strategis sesuai policies and practices Employee Behavior Secara startegis fokus pada competencies, motivation, dan Associated behavior
Terima Kasih - Ikatlah ilmu dengan pena, karena ianya cepat lepas, secepat anak panah yang lepas dari busurnya - Ilmu akan bermanfaat bila diamalkan - Syurga banyak diisi oleh orang yang memberi - Kebermaknaan Hidup adalah dengan memberi Sunawan, SPt, MSi sunawans@yahoo.com 0817 994 0224