TESIS PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA PADA JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS X MENGGUNAKAN METODE PERFORMANCE PRISM SAMSUDIN HARIYANTO 2504 201 006 DOSEN PEMBIMBING Dr. Ir. Patdono Suwignjo, M.Eng.Sc. Ir. Hari Supriyanto, MSIE. PROGRAM MAGISTER BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN OPERASIONAL JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTASTEKNOLOGI INDUSTRI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER SURABAYA 2007
PERFORMANCE MEASUREMENT SYSTEM DESIGN AT INDUSTRIAL ENGINEERING DEPARTMENT OF X UNIVERSITY USING PERFORMANCE PRISM METHOD By : Samsudin Hariyanto Student Identity Number : 2504 201 006 Supervisor : 1. Dr. Ir. Patdono Suwignjo, M.Eng.Sc. : 2. Ir. Hari Supriyanto, MSIE. ABSTRACT Industrial Engineering Department of X University, one of the private higher education institution in Malang which operated since 1996, always intend to improve its performance. Recently, the department measure its performance use twelve major indicators and eleven suport indicators that was determined pursuant to department management perception. Performance measurement that was done by department in the reality not effective yet to be a winner in the competition. In order to improve performance of the department, it was needed an integrated performance measurement system design that coverred all department aspect and can maximize stakeholders satisfaction in well balance so that each stakeholder improve their contribution to department in a long term. Department stakeholders which must be satisfied are institution, university, faculty, and department management, lecturer and employes, student, grad consumer, student old fellow, and government. In this research, Performance Prism methods is used for identification what performance indicators which must be used by department. Weighting each Key Performance Indicator (KPI) use Analytical Hierarchy Process (AHP) method. Where as OMAX methods is used for scoring systems. Result of the research that was done show that Industrial Engineering Department of X University have performance 6,67028 at 2005 for one to ten scale. This good department performance was achieved one of the reason becouse the KPI that have big weight to influence department performance such as Lecture precented which have low performance according to the scoring by student and Average precented student which obtain D and E value in the subject of lesson had a good performance. And also, it obtained department productivity index 119 percent indicate that department performance had took improvement 119 percent if be compared with performance at the year before. Keywords : Performance Measurement System, Performance Prism, Department Performance ii
iii
iv
PERANCANGAN SISTEM PENGUKURAN KINERJA PADA JURUSAN TEKNIK INDUSTRI UNIVERSITAS X MENGGUNAKAN METODE PERFORMANCE PRISM Nama Mahasiswa : Samsudin Hariyato NRP : 2504 201 006 Pembimbing I : Dr. Ir. Patdono Suwignjo, M.Eng.Sc. Pembimbing II : Ir. Hari Supriyanto, MSIE. ABSTRAK Jurusan Teknik Industri Universitas X, sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi swasta di Malang yang beroperasi sejak tahun 1996, bertekat untuk selalu meningkatkan kinerjanya. Saat ini jurusan mengukur kinerjanya menggunakan duabelas indikator utama dan sebelas indikator pendukung yang ditentukan berdasarkan persepsi manajemen jurusan. Pengukuran kinerja yang dilakukan jurusan ternyata belum efektif dalam memenangkan persaingan. Dalam usaha memperbaiki kinerja jurusan, diperlukan suatu rancangan sistem pengukuran kinerja terintegrasi yang meliputi seluruh aspek jurusan dan dapat memaksimalkan kepuasan seluruh stakeholder jurusan secara seimbang agar masing-masing stakeholder meningkatkan kontribusinya pada jurusan dalam jangka panjang. Stakeholder jurusan yang harus dipuaskan meliputi yayasan, rektorat, dekanat, manajemen jurusan, dosen dan karyawan, mahasiswa, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa dan pemerintah. Pada penelitian ini, metode performance prism dipakai untuk mengidentifikasi indikator kinerja apa saja yang sebaiknya digunakan oleh jurusan. Pembobotan masing-masing Key Performance Indicators (KPI) menggunakan metode Analytical Hierarchy Process (AHP). Sedangkan untuk scoring systems menggunakan metode Objective Matrix (OMAX). Hasil penelitian yang telah dilakukan menunjukkan bahwa pencapaian kinerja Jurusan Teknik Industri Universitas X pada tahun 2005 adalah 6,57029 pada skala 1 sampai dengan 10. Kinerja jurusan yang cukup baik ini dicapai antara lain akibat KPI yang mempunyai bobot besar dalam mempengaruhi kinerja jurusan yaitu prosentase dosen yang mempunyai kinerja rendah menurut penilaian mahasiswa dan prosentase rata-rata mahasiswa yang mendapat nilai D dan E dalam suatu mata kuliah telah berada pada performansi yang baik. Dan juga, didapatkan indeks produktivitas jurusan sebesar 119% yang berarti bahwa performansi jurusan telah mengalami peningkatan sebesar 119% jika dibandingkan dengan performansi pada tahun sebelumnya. Kata Kunci: Sistem Pengukuran Kinerja, Performance Prism, Kinerja Jurusan iii
iv
DAFTAR ISI Hal Halaman Judul Lembar Pengesahan. i Abstract. ii Absrak. iii Kata Pengantar v DAFTAR ISI vii DAFTAR TABEL xi DAFTAR GAMBAR.. xiii BAB I PENDAHULUAN.... 1 1.1 Latar Belakang. 1 1.2 Perumusan Masalah..... 3 1.3 Tujuan Penelitian.... 4 1.4 Manfaat Penelitian.... 4 1.5 Batasan dan Asumsi...... 4 1.6 Sistematika Penulisan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA.... 7 2.1 Pengukuran Kinerja.... 7 2.1.1 Konsep Pengukuran Kinerja...... 7 2.1.2 Perkembangan Sistem Pengukuran Kinerja... 8 2.1.3 Metode-Metode Pengukuran Kinerja yang Sudah ada Sebelumnya 10 2.1.4 Karakteristik Sistem Pengukuran Kinerja.. 11 2.1.5 Manfaat Pengukuran Kinerja... 12 2.1.6 Istilah-Istilah Pengukuran Kinerja... 12 2.2 Penelitian-Penelitian tentang Pengukuran Kinerja di Jurusan Teknik Industri ITS.. 14 2.2.1 Penelitian Pengukuran Kinerja di Jurusan Teknik Industri Universitas X dengan Metode Performance Prism 16 2.3 Metode Performance Prism 18 2.3.1 Pengertian Stakeholder.. 20 vii
2.3.2 Interrelasi Sisi Performance Prism. 22 2.3.3 Tahapan Performance Prism 26 2.4 Pembobotan dengan Metode Analytic Hierarchy Process (AHP)... 26 2.4.1 Prinsip Pokok AHP. 28 2.4.2 Skala Perbandingan AHP 29 2.4.3 Langkah Proses 30 2.5 Pengukuran Kinerja dengan Metode Objective Matrix (OMAX)... 31 2.5.1 Susunan Model OMAX... 33 2.5.2 Langkah Pengukuran Metode OMAX... 35 2.6 Traffic Light System.. 37 2.7 Visi dan Misi Perusahaan 37 2.7.1 Visi Perusahaan.. 37 2.7.2 Misi Perusahaan.. 38 2.8 Perguruan Tinggi.. 39 2.8.1 Tri Dharma Perguruan Tinggi. 39 2.8.2 Sistem pada Perguruan Tinggi 39 2.8.3 Stakeholders Perguruan Tinggi... 39 2.8.4 Indikator Kinerja pada Perguruan Tinggi... 40 2.8.5 Cara dan Alat untuk mengukur Indikator Kinerja... 41 BAB III METODOLOGI PENELITIAN. 43 3.1 Tahap Penelitian Awal. 43 3.2 Tahap Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja. 43 3.2.1 Tahap Identifikasi Stakeholder Satisfaction dan Stakeholder Contribution.. 44 3.2.2 Tahap Identifikasi Tujuan Bisnis (Objective) 45 3.2.3 Tahap Identifikasi Strategi, Proses, dan Kapabilitas... 45 3.2.4 Tahap Identifikasi Key Performance Indicators (KPIs). 46 3.2.5 Tahap Validasi KPI. 46 3.2.6 Tahap Spesifikasi KPI. 47 3.2.7 Tahap Pembobotan.. 47 3.3 Tahap Pengukuran Kinerja.. 48 3.3.1 Teknik Scoring System 48 viii
3.3.2 Cara Penilaian Level KPI 49 3.4 Tahap Evaluasi / Analisa dan Rekomendasi Perbaikan... 50 3.5 Tahap Penarikan Kesimpulan.. 51 3.6 Diagram Alir Penelitian 52 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 55 4.1 Gambaran Umum Universitas X.. 55 4.2 Visi, Misi, dan Tujuan Universitas X... 55 4.3 Sejarah Jurusan Teknik Industri... 57 4.4 Visi, Misi, dan Tujuan Jurusan Teknik Industri... 58 4.5 Struktur Organisasi Jurusan Teknik Industri 59 4.6 Pengukuran Kinerja di Jurusan Teknik Industri... 60 4.7 Keadaan Jurusan Teknik Industri. 62 4.7.1 Kualifikasi Dosen.63 4.7.2 Kualifikasi Staf 63 4.7.3 Sarana / Fasilitas.. 63 4.7.4 Mahasiswa 64 4.7.5 Kurikulum 64 4.7.6 Program Penjaminan Kualitas..66 4.8 Data Pengukuran Kinerja. 66 BAB V PERANCANGAN & ANALISA SISTEM PENGUKURAN KINERJA... 69 5.1 Perancangan SPK Jurusan Teknik Industri Universitas X menggunakan Metode Performance Prism... 69 5.1.1 Identifikasi Stakeholder Satisfaction dan Stakeholder Contribution 69 5.1.2 Menetapkan Objective Jurusan... 72 5.1.3 Identifikasi Strategi, Proses, dan kapabilitas Jurusan dalam memenuhi objective... 73 5.1.4 Penentuan Measure ( Key Performance Indicators / KPI).. 75 5.1.5 Validasi KPI. 76 5.1.6 Spesifikasi KPI 76 5.2 Pembobotan dengan Metode AHP.. 76 ix
5.2.1 Pembobotan Kriteria... 77 5.2.2 Bobot KPI dalam Setiap Kriteria... 78 5.3 Hasil Pengukuran Kinerja dengan Metode OMAX... 80 5.3.1 Scoring System... 80 5.3.2 Penilaian Level KPI... 83 5.4 Evaluasi dan Rekomendasi Perbaikan... 86 BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN 89 6.1 Kesimpulan... 89 6.2 Saran. 90 DAFTAR PUSTAKA 91 DAFTAR LAMPIRAN. 93 x
DAFTAR TABEL Hal Tabel 2.1 Beberapa Penerapan Model Performance Prism. 14 Tabel 2.2 Skala Perbandingan AHP... 29 Tabel 2.3 Random Index (RI)... 31 Tabel 2.4 Cara dan alat untuk mengukur indikator kinerja... 41 Tabel 4.1 Baseline Indikator Kinerja Utama.. 61 Tabel 4.2 Baseline Indikator Kinerja Pendukung... 62 Tabel 4.3 Kualifikasi Dosen Tetap JTI... 63 Tabel 4.4 Struktur Kurikulum Tahun 2003 65 Tabel 4.5 Daftar Matakuliah yang ditunjang Tugas dan Praktikum... 65 Tabel 4.6 Data Pengukuran Kinerja 67 Tabel 5.1 Stakeholder Satisfaction dan stakeholder Contribution Jurusan Teknik Industri Universitas X... 70 Tabel 5.2 Obyektif Jurusan. 72 Tabel 5.3a Strategi, Proses dan Kapabilitas yang dimiliki Jurusan dalam memenuhi Objective... 74 Tabel 5.3b Indikator-Indikator Kinerja Jurusan 75 Tabel 5.4 Bobot Kriteria... 78 Tabel 5.5 Bobot setiap Key Performance Indicator (KPI)... 79 Tabel 5.6 Pengukuran Kinerja Jurusan menggunakan metode OMAX.. 82 Tabel 5.7 KPI-KPI yang mempunyai nilai level baik... 84 Tabel 5.8 KPI-KPI yang mempunyai nilai level cukup... 85 Tabel 5.9 KPI-KPI yang mempunyai nilai level jelek... 85 xi
xii
DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 2.1 Kerangka Performance Prism (Neely and Adams, 2000a)... 20 Gambar 2.2 Gambar 2.3 Keinginan dan Kebutuhan Stakeholder dan Organisasi (Neely and Adams, 2000a). 22 Hubungan Antar Perspektif dalam Performance Prism (Neely and Adams, 2000a). 23 Gambar 2.4 Struktur OMAX (Riggs, 1987)... 33 Gambar 2.5 Visi Perguruan Tinggi (Dikti, 2003)... 38 Gambar 2.6 Sistem pada Perguruan Tinggi (Idrus N., 1998)... 41 Gambar 3.1 Diagram Alir Metodologi Penelitian.. 54 Gambar 4.1 Struktur Organisasi Jurusan Teknik Industri... 61 Gambar 5.1 Struktur Hirarki KPI 77 xiii
xiv