Add your company slogan. 3. Stakeholder Strategy LOGO. Add your company slogan. 4. Stakeholder Process LOGO

Transkripsi

1 3. Stakeholder Strategy 4. Stakeholder Process 1

2 5. Stakeholder Capabilities Validasi Key Performance Indicator (KPI) Kuisioner ini bertujuan untuk menilai apakah KPI yang terbentuk sudah cukup mampu mempresentasikan kondisi perusahaan dengan menggunakan metode Performance Prism. 2

3 Pembobotan AHP dengan Expert Choise Pembobotan dilakukan sebanyak 3 kali. Yakni pembobotan antar stakeholder, pembobotan antar faset untuk setiap stakeholder, dan pembobotan antar KPI dalam setiap faset. Dari ketiga pembobotan yang dilakukan, akan didapatkan nilai pembobotan perusahaan secara keseluruhan. Pembobotan anter Stakeholder STAKEHOLDER Bobot Investor Customer Employee Supplier Masyarakat Inconsistency Ratio 0,02 Kesimpulan Konsisten Pembobotan antar Faset PT. Petrokimia Gresik Komponen Bobot Stakeholder faset Investor Customer Employee Supllier Regulator Satisfaction 0,338 0,353 0,342 0,348 0,36 Contribution 0,136 0,155 0,135 0,142 0,126 Strategi 0,19 0,17 0,164 0,182 0,154 Process 0,18 0,192 0,228 0,182 0,169 Capabilities 0,155 0,17 0,132 0,146 0,191 Inconsistency Ratio 0,06 0,04 0,06 0,07 0,06 Kesimpulan Konsisisten Konsisisten Konsisisten Konsisisten Konsisisten Investor Satisfaction Pembobotan antar KPI Bobot Likuiditas Perusahaan 0,264 Resiko Aset Perusahaan 0,08 ROI 0,164 ROE 0,16 Current Ratio 0,203 Kepuasan Pelayanan Investor 0,129 Investor Contribution Ide/Saran dari Investor 0,333 Tingkat Pertambahan Investasi 0,667 Investor Strategies Tingkat Pertambahan Harga Pokok Penjualan 0,667 Deviasi budget dengan realisasi 0,333 Investor Processes STAKEHOLDER INVESTOR Biaya Bunga Tagihan 0,5 Pembayaran Tagihan Rekanan 0,5 Investor Capabilities Integrasi Sistem Enterprise 0,276 Management Review 0,724 Pembobotan antar KPI STAKEHOLDER CUSTOMER Customer Satisfaction Bobot Indeks Kepuasan Pelanggan 0,229 Jumlah Keluhan Pelanggan 0,127 Pemenuhan Pesanan Tingkat Pelayanan 0,218 Tingkat Ketersediaan Pupuk di Pasar 0,221 Pelayanan Pelanggan 0,204 Customer Contribution Ide/Saran dari Pelanggan 0,333 Penjualan Pupuk 0,667 Customer Strategies Tingkat Ketersediaan Pupuk di Gudang 0,5 Penyusunan Peta Pasar 0,5 Customer Processes Uji Coba Pembuatan dan Aplikasi Pupuk 0,696 Demplot dan Sosialisasi 0,304 Customer Capabilities Tingkat Prasarana Kebun Percobaan 0,476 Pembinaan Jaringan Pemasaran 0,524 3

4 Bobot nilai KPI keseluruhan Tabel Nilai Bobot KPI terhadap PT. Petrokimia Gresik Untuk mendapatkan nilai bobot KPI terhadap perusahaan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : KPI I-1 = Nilai Bobot stakeholder investor x Nilai bobot faset satisfaction x Nilai bobot KPI I-1 dalam faset satisfaction. = 0,298 x 0,338x 0,264 = 0, Langkah ini dilakukan untuk setiap KPI sesuai aliran pada Bagan Pembobotan dalam Gambar 4.4 pada lampiran. Total nilai bobot dari seluruh KPI adalah 1. Penyusunan Performance Measurement Record Sheet Penyusunan Performance Measurement Record Sheet dilakukan dengan cara interview kepada pihak perusahaan mengenai tujuan, sumber data dan apa yang akan dilakukan terhadap pengukuran yang dihasilkan. Adapun hasil dari penyusunan Performance Measurement Record Sheet tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini : Contoh Tabel Performance Measure Record Sheet Investor PT. Petrokimia Gresik Performance Measure Record Sheet KPI I-1 KPI-1 Likuiditas Perusahaan Tujuan Untuk memperlihatkan hubungan kas perusahaan dan aktiva lancar lainnya terhadap kewajiban lancarnya Formula/Cara mengukur % Rata rata likuiditas perusahaan Target >100% Frekuensi Pengukuran Diukur dan dilaporkan setiap tahun Sumber data Yang bertanggung jawab Yang melaksanakan Laporan Keuangan dan Neraca L/R Kompartemen Administrasi Keuangan Biro Akuntansi Apa yang dikerjakan Menjaga agar nilai likuiditas perusahaan tetap berada di atas target yang telah ditentukan 4

5 Data Pengukuran Kinerja Tabel data Pengukuran Kinerja PT. Petrokimia Gresik (investor): Key Performance Pencapaian Target KPI No. Indicator (KPI) Real (2008) Likuiditas I-1 Perusahaan 195,50% 191,03% 200% >100% 50% I-2 Resiko Aset Perusahaan 71% dr RKAP 69,9% dr RKAP 100% dr RKAP >50% dr RKAP 0% dr RKAP I-3 ROI 31,45% 28,94% 50% 0-50% I-4 ROE 48,87% 45,38% 100% 0-50% I-5 Current Ratio 191,13% 183,02% 200% >100% 50% I-6 Kepuasan Pelayanan Investor 100% dr RKAP 69,9% dr RKAP 100% dr RKAP 90% dr RKAP 50% dr RKAP I-7 Ide/Saran dari Investor 1x/Lap 4x/Lap 1x/Lap Max 5x/Lap 7x/Lap I-8 Tingkat Pertambahan Investasi 16,89% 11,25% 20% Min 10%/thn 0% I-9 Tingkat Pertambahan Harga Pokok Penjualan 10,10% 10,05% 11% Min 10% 9% I-10 Deviasi budget dengan realisasi Dibawah 4,61% 5,82% 0% Max 10% 15% I-11 Biaya Bunga Tagihan 56,87% dr RKAP 54,97% dr RKAP 100% dr RKAP >50% dr RKAP 0% dr RKAP I-12 Pembayaran Tagihan Rekanan 7hr 7 hr 5 hr Max 7 hr 10hr IMPLEMENTASI & ANALISA HASIL 5

6 Scoring System dengan Objective Matrix (OMAX) Dengan menggunakan model OMAX, nilai target maksimal diletakkan pada level 10 sedangkan pencapaian terendah perusahaan diletakkan pada level 0 tabel OMAX. Nilai pencapaian tahun lalu (Tahun 2007) biasanya lebih kecil dari target yang ditentukan, tetapi untuk semua kasus dalam KPI PT Petrokimia pencapaian tahun 2007 sudah melebihi target yang telah ditetapkan oleh Perusahaan. Sehingga level 10 diisi dengan target optimum yang bisa dicapai perusahaan dalam keadaan maksimal, sedangkan target minimum perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya dimasukkan pada level 8 karena telah memenuhi batas bawah traffic light hijau. Level 0 diisi dengan nilai terendah selama perusahaan berdiri. Scoring OMAX Berikut adalah hasil perhitungan OMAX untuk stakeholder Investor : Gambar Scoring OMAX Stakeholder Investor PT.Petrokimia Gresik 6

7 Contoh perhitungan untuk KPI I-1 : Target Max : 200% Target Min : 100% Tahun 2008 (Realisasi) : 195,5% Berikut adalah perhitungan untuk mendapatkan nilai pada masing-masing level dari level 8 sampai level 1: - Interval antara level 9 10 = = 100 = Sehingga nilai pada level 9 adalah = Interval antara level 7 8 = = 50 = 6, Sehingga nilai pada level 7 adalah 100 6,25 = 93,75 - Interval antara level 6 7 = 93,75 50 = 43,75 = 6, Sehingga nilai pada level 6 adalah 93,75 6,25 = 87,5 Demikian seterusnya hingga level 1. Untuk mengisi level di bagian monitoring, maka langkah yang digunakan adalah dengan menggunakan rumus interpolasi. Adapun rumus yang digunakan adalah sebagai berikut : KPI I-1 Level 10 = 200 Level 9 = 150 Maka nilai 195,5 berada pada level = ,5 = 10 x 195,5 150 x- 9 4,5 = 10 x 45,5 x 9 4,5 (x 9) = 45,5 (10 x) 4,5x 40,5 = ,5x x = 9,91 Nilai x adalah level yang akan diisi di bagian monitoring. Untuk weight diisi dengan nilai bobot KPI I-1 terhadap perusahaan yang ada pada tabel 4.23 yaitu 0,0266. Nilai value merupakan perkalian antara level dan weight. Demikian setersusnya hingga bagian monitoring semua KPI terisi. 7

8 Analisa Hasil Pengukuran Kinerja Dengan menggunakan sistem pengukuran model Objectives Matrix (OMAX), Didapatkan nilai index total sebesar 8,722. Jika menggunakan Traffic Light System, maka dapat diambil kesimpulan bahwa kinerja PT. Petrokimia Gresik secara keseluruhan dapat dikatakan telah mencapai performa yang diharapkan, walaupun ada beberapa aspek kinerja yang masih perlu diperbaiki. PT.Petrokimia Gresik Investor Customer 8,722 Employee Suplier Regulator 0,298 5,50 0,212 5,00 0,250 3,833 0,131 6,00 0,109 8,00 KPI 1 KPI 15 KPI 28 KPI 39 KPI 48 0,264 9,91 0,229 8,47 0, , ,493 6,59 KPI 2 KPI 16 KPI 29 KPI 40 KPI 49 0,08 8,84 0,127 4,74 0, ,724 9,68 0,176 8,84 KPI 3 KPI 17 KPI 30 KPI 41 KPI 50 0,164 9,25 0, , ,309 9,33 0,331 9 KPI 4 KPI 18 KPI 31 KPI 42 KPI 51 0,16 8,977 0,221 0,19 0,5 9,513 0, KPI 5 KPI 19 KPI 32 KPI 43 KPI 52 0,203 9,82 0, ,5 10 0,526 9,12 0, KPI 6 KPI 20 KPI 33 KPI 44 KPI 53 0, ,333 9,2 0,5 8,5 0,558 9,74 0,442 9,45 Traffic Light System KPI 7 0, KPI 21 0,667 8,52 KPI 34 0,5 8 KPI 45 0,442 7,88 KPI ,5 KPI 8 KPI 22 KPI 35 KPI 46 KPI 55 0,667 9,37 0,5 10 0,216 9,61 1 9, KPI 9 KPI 23 KPI 36 KPI 47 0,667 8,2 0,5 8 0,392 6,4 1 9,333 KPI 10 KPI 24 KPI 37 0,333 9,92 0, , KPI 11 KPI 25 KPI 38 0,5 8,274 0,304 8,5 1 8,8 KPI 12 KPI 26 0,5 8 0,476 9,3 KPI 13 0,276 9,6 KPI 27 0, KPI 14 0,

9 Daftar KPI yang masuk ke dalam kategori hijau Daftar KPI yang masuk ke dalam kategori kuning Daftar KPI yang masuk ke dalam kategori merah 9

10 Evaluasi Hasil dan Rekomendasi Perbaikan KPI Indikator Kinerja Hijau 48 KPI Untuk KPI yang memiliki nilai minimum yang rawan masuk kategori warna kuning diantaranya adalah Pembayaran tagihan rekanan dan Management review diharapkan perusahaan mampu memperbaiki performansi kinerja yang memiliki nilai minimum supaya kedepanya indicator kinerja tesebut tidak mengalami penurunan. Rekomendasi Perbaikan Kinerja Merah Ketersediaan Pupuk di Pasar SCM Perbaikan Pola Distribusi Rekomendasi Distributor Pengawasan Distributor lebih ketat Traffic Light System Mengganti Distributor yang bermasalah 10

11 Rekomendasi Perbaikan Kinerja Kuning Keluhan Pelanggan CRM PLP Telepon bebas pulsa Permasalahan Petani gaptek SMS Penyuluhan Langsung Core Soft Competence Pedoman pelatihan karyawan meningkatkan produktifitas Permasalahan pengolahan data kuesioner yang lama Rekomendasi Integrasi Sistem Informasi Kuesioner via 11

12 Lamanya Pembayaran Proses birokrasi turunnya uang yang kompleks dan lama Rekomendasi Perubahan budaya kerja Biro Pengadaan Biro Perencanaan dan Gudang Material Biro Keuangan Kepuasan Masyarakat Sering terjadinya kebocoran gas Rekomendasi Pengelolaan lingkungan hidup Revisi AMDAL Perbaikan ini memang harus terus dilanjutkan sehingga buangan yang dihasilkan oleh PT Petrokimia Gresik menjadi minim Pemisahan saluran limbah dengan air hutan dan air sanitasi 12

13 Realisasi Anggaran Humas Realisasi anggaran lebih besar dari rencana Rekomendasi Melakukan evaluasi terhadap hasil aktual Penyimpangan terjadi, maka harus segera dilakukan langkah korektif Penghematan bisa dilakukan dengan eliminasi program kerja yang kurang perlu dilakukan Kesimpulan dan Saran Kesimpulan 1.Dengan metode Performance Prism, Pengukuran kinerja korporasi pada PT. Petrokimia Gresik, didapatkan indeks total dari perhitungan menggunakan metode Objectives matrix (OMAX) dan Traffic Light System sebesar 8,722. Dari 55 KPI yang ada, sebanyak 48 KPI yang masuk dalam kategori hijau dan 5 KPI yang masih berada dalam kategori kuning dan 1 KPI yang masuk dalam kategori merah 2.Dalam pengukuran kinerja menggunakan metode Performance Prism, terintegrasi 5 stakeholder yaitu Investor dengan e-commerce 14 KPI, Customer dengan 13 KPI, Employee dengan 11 KPI, Supplier dengan 9 KPI dan Regulator dengan 8 KPI. 3.Terdapat 5 (lima) faset pada penerapan pengukuran kinerja menggunakan metode Performance Prism yaitu stakeholder satisfaction, stakeholder contribution, strategies, process, dan capabilities yang akan diidentifikasi kepada lima stakeholder PT Petrokimia Gresik 13

14 Saran 1.Disarankan kepada PT Petrokimia untuk melakukan pengukuran kinerja dengan menggunakan metode Performance Prism agar pengukuran kinerja tingkat korporasi dapat dilakukan. 2.Perlu dilakukan pula penambahan KPI sebagai indikator kerja yang mengacu pada identifikasi 5 (lima) faset Performance Prism yang telah dilakukan pada seluruh stakeholder. 3.Sistem pengukuran kinerja dengan mengunakan metode Performance Prism ini harus ditinjau secara periodik, agar variabel kinerja dan target KPI yang ada dapat disesuaikan dengan perkembangan terbaru, baik menyangkut perubahan lingkungan, persaingan usaha, regulasi pemerintah, tuntutan masyarakat, perkembangan kebutuhan pelanggan, perkembangan teknologi terbaru maupun perkembangan standar pencapaian kinerja dengan metode terbaru. Daftar Pustaka DAFTAR PUSTAKA Febriarso, P., Fitriadi R. Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja dengan metode Performance Prism Studi Kasus di Hotel X. Laporan Tugas Akhir, Jurusan Teknik Industri, Universitas Muhammadiyah Surakarta Johnson, C., Introduction to the Balanced Scorecard and Performance Measurement Systems. Balanced Scorecard for State-Owned Enterprises. Kaplan, R.S and Norton, D.P., Translating Strategic into Action -The Balanced Scorecard, Harvard Business School Press, Boston, Massachussets Kusuma, W., Suwignjo, P., Vanany I., Perancangan dan pengukuran kinerja dengan metode Performance Prism di PT KANGSEN KENKO INDONESIA cabang Surabaya Program Pascasarjana Bidang Keahlian Manajemen Operasional Program Studi Teknik Industri Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Neely, A.D.,1999. The performance revolution: why now and what next?, International Journal of Operations & Production Management, vol. 19 no. 2, pp Neely, A.D., and Kennerly, M., Performance Measurement Frameworks -A Review, Centre for Business Performance, Cranfield School of Management, UK. Neely, A.D., and Adams, C.(a), Perpectives on Performances: The Performance Prism, Centre for Business Performance, Cranfield School of Management, UK. Neely, A.D., and Adams, C.(b), The Performance prism Can Boost M & A Success, Centre for Business Performance, Cranfield School of Management, UK. Neely, A.D., and Adams, C.(c), The Performance Prism in Practice, Centre for Business Performance, Cranfield School of Management, UK. Supiah, Z., Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja dengan metode Performance Prism studi kasus Pelayanan Gizi IRNA RSU Haji Surabaya. Laporan Tugas Akhir, Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya. Suwignjo, P., Sistem Pengukuran Kinerja: Sejarah Perkembangan dan Agenda Penelitian ke Depan, Seminar Nasional Performance Measurement, Maret, Hotel Wisata Jakarta. Suwignjo, Patdono., Budi S W., Perancangan Pengukuran Kinerja Bisnis Unit dengan Performance Prism di PT. XYZ. Manajemen Industri, Magister Manajemen Teknologi - Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 14