Sistem Informasi Keuangan Kampung (SIMKAM) Manual book Yayasan Komunitas Belajar Indonesia (YAKOBI) www.yakobi.org
S I M K A M 1 Daftar Isi Tentang SIMKAM Bab I Instalasi dan Registrasi SIMKAM Kebutuhan System dan perangkat Tahapan Instalasi SIMKAM Pasca Instalasi, Registrasi dan Login SIMKAM Bab 2 Master data Pengguna SIMKAM Bab 3 Input Transaksi Bab 4 Laporan-laporan Bab 5 Menu setting, Backup dan Restore Data Bab 6 Tanya Jawab
S I M K A M 2 BAB I Instalasi dan Registrasi SIMKAM Kebutuhan Sistem dan Perangkat Untuk pengoperasian dan penginstallan aplikasi SIMKAM, cukup menggunakan : - Minimum PC Pentium III - Sistem OS Win XP, Win 7 Instalasi Awal 1. Masukkan CD SIMKAM ke laptop/computer. 2. Sorot mouse pada icon, 3. Klik 2 x sampai muncul windows instalasi seperti contoh. 4. Tekan tombol lanjut, sampai pada windows instalasi: sangjuara Pada kotak sandi, ketik : sangjuara
S I M K A M 3 5. Ikuti langkah-langkah instalasi sampai muncul icon pada layar laptop. Registrasi SIMKAM SIMKAM versi trial menggunakan masa aktif selama 4 hari, dari saat Login dimulai saat : 1. Klik 2 x pada icon 2. Input seri CD. Input Seri CD sesuai yang tertera pada kotak SIMKAM Untuk versi trial ini dapat dipergunakan selama 4 hari, CD serial no. yang dapat diinput adalah 00000000000000 3. Jika kode yang dimasukkan salah, akan muncul. 4. Jika benar, akan muncul identitas kampung seperti gambar dibawah.
S I M K A M 4 Nama kampung dan kecamatan yang sesuai 5. Registrasi SIMKAM Anda akan masuk pada menu login. 6. Login SIMKAM Isikan: Username: admin Password : admin Jika username dan password sudah benar, anda akan masuk ke halaman utama SIMKAM.
S I M K A M 5 7. Halaman Utama SIMKAM Menu laporan Menu Setting Menu Transaksi Menu Master Data
S I M K A M 6 BAB 2 Master Data Pengguna SIMKAM Pada aplikasi SIMKAM, untuk menginput data dari pengguna dapat dilakukan pada menu Menu master Data. Menu master data terdiri dari 4 sub menu yaitu: Master Perkiraan. Master Profile. Master Pendamping Kecamatan. Master Fasilitasi Kabupaten. a. Master perkiraan Berisi kode penerimaan dan kode belanja kampung. Pada menu master perkiraan, tersedia fasilitas untuk: - Tambah data - Hapus data - Edit Data Cara mudah, untuk menambah data baru, meng edit dan menghapusnya adalah:
S I M K A M 7 1.Sorot kode rekening induk, misal: Belanja Langsung 2. ketik kata yang akan dicari 3. sorot Sub kode rekening 4. Tekan tombol Tambah Data Misal: Honorarium non perangkat kampung Setelah Tombol Tambah Data ditekan, akan muncul tampilan seperti gambar. Cara menambah uraiannya adalah: 1 Isikan nomor kode rekening (hanya 1 digit terakhir) 2. Isi detail uraiannya 3. Tekan tombol simpan Untuk edit data dan hapus data, digunakan tombol Edit Data dan Hapus Data dengan cara yang sama seperti uraian diatas. b. Master profile Master profile adalah menu untuk input data profil kampung. Menu ini harus diisi secara lengkap, karena data ini akan muncul pada semua laporan. Cara mudah input data Profil Kampung adalah:
S I M K A M 8 1.Input data kampung Pada kotakkotak yang tersedia 2. Tekan tombol simpan c. Master Pendamping Kecamatan. Master pendamping kecamatan adalah menu untuk menginput data anggota pendamping kecamatan. Cara mudah input data master pendamping Kecamatan adalah:
S I M K A M 9 Cara Edit Data Pendamping Kecamatan 3. Edit detail data, lalu tekan tombol simpan 2. Tekan tombol Edit 1.Sorot data yang akan di edit Cara Hapus Data Pendamping Kecamatan 1 Sorot data yang akan di hapus 2. Tekan tombol Hapus d. Master Fasilitasi Kabupaten Master Fasilitasi Kabupaten adalah menu untuk input data tim fasilitasi kabupaten. Pada menu Master Fasilitas Kabupaten, tersedia fasilitas untuk Tambah Data, Hapus Data dan Edit Data, dengan cara pengoperasian sama seperti menu Master Pendamping Kecamatan.
S I M K A M 10 BAB 3 Input Transaksi Sebelum membuat laporan SPJ dana kampung, anda hanya bekerja menggunakan 1 menu saja, yaitu menu transaksi, namun sebelum melakukan input data, silahkan melihat alur pembuatan SPJ Dana kampung secara umum pada gambar berikut ini : Rencana Tahunan Rencana Pelaksanaan per Triwulan Pertangung jawaban per bulan
S I M K A M 11 Sedangkan penggunaan aplikasi SIMKAM dalam pembuatan SPJ Dana kampung menggunakan alur sebagai berikut : Buka menu Rincian, isikan rincian anggaran per kode rekening Buka menu skedul, Alokasikan rencana pelaksanaan anggaran per triwulan Buka menu buku kas, Isikan semua transaksi sesuai jenis transaksi Buka menu laporan, pilih laporan yang sesuai, lalu cetak Tampilan pada aplikasi : Pada aplikasi SIMKAM, menu transaksi terdiri dari 4 sub menu. Masing-masing menu mempunyai fungsi yang berbeda-beda antara lain:
S I M K A M 12 a. Rincian Anggaran : untuk membuat Laporan Rencana Anggaran tahunan yaitu RKA, DPA. b. Perubahan Rincian Anggaran : untuk membuat perubahan rencana angaran tahunan. c. Skedul : untuk membuat Laporan Pelaksanaan Anggaran yang dipecah pertahapan. d. Transaksi Kas : untuk membuat Laporan Pertanggung jawaban Anggaran yaitu Buku kas umum, Buku Bank dan Buku Pajak. Penjelasan masing-masing sub menu adalah sebagai berikut: a. Rincian Anggaran: - Klik menu Rincian Anggaran. - Seleksi uraian pada kolom sebelah kiri, sampai muncul tanda pada uraian yang dituju. - Pilih kode rekening pendapatan untuk mengisi dana pendapatan tahunan kampung. 1.Pilih jenis kegiatan 2. pilih detail kegiatan lalu klik 2x
S I M K A M 13 - Muncul jendela seperti berikut: Pilihan dikosongkan. Hanya untuk kegiatan belanja - Untuk membuat Rencana Belanja Tahunan, pilih Kode rekening belanja. 2. mencari rekening belanja yg dimaksud dengan mengetik kata dasarnya pada kotak cari 1.Pilih belanja langsung 3. sorot uraian, lalu klik 2x - Contoh saat menginput rincian belanja, akan muncul box yang ada pada menu berikut:
S I M K A M 14 1. isi data anggaran seperti data anggaran kampung 2.Tentukan prosentase belanja 3. Tekan tombol simpan Pada menu input Rincian anggaran terdapat beberapa keterangan yang akan dijelaskan sebagai berikut: - Volume : menjelaskan berapa kali kegiatan dimaksud dilaksanakan dalam 1 tahun. - Satuan : menjelaskan kegiatan. misalnya: unit untuk pembelian genset, komputer dsb. Untuk lebih jelas, anda bisa melihat daftar satuan pada tabel 1. - Harga Satuan : menjelaskan anggaran yang dibutuhkan untuk belanja. - Keterangan : menjelaskan keterangan dari kegiatan. (kolom ini boleh diisi/tidak). - Presentase : pilih 30% untuk kategori belanja operasional atau 70% untuk kategori belanja pemberdayaan. Tabel 1. Daftar Satuan No Satuan Keterangan Fungsi 1 OK Orang/Kegiatan Menjelaskan honor untuk kegiatan 2 OB Orang/bln Honor bulanan 3 Bln Bulan Pembayaran listrik, air,dsb 4 Exp Exmplar Pembelian buku 5 Unit Pembelian barang2 tertentu spt computer, genzet dsb 6 Pkt Paket Pembelian barang dalam 1 paket spt pakaian dinas, bahan upacara dsb
S I M K A M 15 7 Kgt Kegiatan Menunjukkan kegiatan spt perjalanan dinas dsb 8 Lbr Lembar menjelaskan biaya untuk fotocopy. b. Perubahan Rincian Anggaran Menu perubahan rincian anggaran digunakan untuk mengisi jika ada perubahan anggaran tahunan (RKA Perubahan). Cara input sebagai berikut: 1.Cari uraian 2. klik 2 x pada kolom jumlah sesudah perubahan, lalu isi nilai perubahannya c. Skedul Menu Skedul berfungsi untuk memecah anggaran tahunan menjadi beberapa tahap atau beberapa triwulan. Cara memecah menjadi triwulan adalah: - Buka menu transaksi - Klik/ pilih sub menu Skedul. - Setelah sub menu skedul terbuka, maka akan muncul jendela dengan tampilan beberapa kolom yaitu : - Jumlah : berisi dana anggaran tahunan - Sisa : berisi dana sisa anggaran - Kolom I : untuk memecah anggaran tahan I - Kolom II: untuk memecah anggaran tahap II - Kolom III: untuk memecah anggaran tahap III - Kolom IV:untuk memecah anggaran tahap IV
S I M K A M 16 isi pelaksanaan anggaran pada kolom triwulan yang sesuai. Alur pengisian pelaksanaan anggaran dijelaskan pada gambar sebagai berikut : 1.pilih menu skedul 2. ketik uraian yg dimaksud pada kotak pencarian 3. Tekan tombol Cari Data 4. Sorot uraian yg dimaksud, klik 2x untuk merubah angka pada triwulan yg dimaksud Kemudian setelah diklik 2x, maka akan muncul jendela pembagian seperti berikut :
S I M K A M 17 d. Transaksi kas Jika menu Rincian dan menu skedul adalah menu untuk membuat perencanaan anggaran, maka menu Transaksi Kas adalah menu untuk membuat laporan pertanggungjawaban. Laporan pertanggungjawaban adalah laporan pembukuan yang berisi semua penerimaan dan pengeluaran yang diterima dan dilakukan oleh kampung. Laporan pertanggung jawaban yang harus dibuat bendahara kampung terdiri atas : - Buku kas Umum, - Buku kas pembantu - Buku Pembantu Bank - Buku Pembantu Pajak - Bukti pengeluaran yang sah Sebelum membuat kelengkapan pertanggung jawaban seperti diatas, sebaiknya kita memahami terdahulu definisi tentang masing-masing dari buku laporan pertanggung jawaban yang akan dijelaskan dengan ilustrasi sebagai berikut : Buku Kas Umum Buku Kas Pembantu Buku Pembantu Bank Buku Pembantu Pajak Adapun fungsi masing-masing buku pada gambar diatas ditinjau dari struktur bawah ke atas adalah: Buku Kas Pembantu : berisi tentang transaksi pemasukan dan pengeluaran kas Buku Pembantu Bank : berisi semua transaksi yang berkaitan dengan Bank antara lain: transfer dari bank, penarikan bank, bunga bank, pajak bank, admin bank Buku Pembantu Pajak : berisi tentang transaksi berupa pungutan pajak dan setoran pajak Buku Kas Umum : adalah gabungan dari semua buku. Di dalam Buku Kas Umum, berisi semua transaksi yang ada pada Buku Pembantu Kas, Buku Bank dan Buku Pembantu Pajak.
S I M K A M 18 Dalam aplikasi SIMKAM, kebutuhan bendahara kampong untuk membuat laporan pertanggungjawaban dapat dilihat dalam alur sebagai berikut : Buka Menu Transaksi Pilih Buku Kas Buku Menu laporan Pilih laporan Buku Kas umum, Buku Pajak, Buku Bank lalu Dengan melihat alur tersebut, untuk menginput transaksi semua kegiatan penerimaan dan pengeluaran kampung, harus diinput pada menu ini. Cara menginput transaksi kas : 1. Buka menu transaksi kemudian pilih sub menu Transaksi kas. 2. Setelah sub menu transaksi kas disorot akan muncul jendela Buku pembantu kas tunai. pada jendela ini, semua transaksi akan diinput sesuai dengan tanggal transaksi. 3. Untuk memulai input data, langkah-langkahnya dapat dijelaskan pada ilustrasi berikut :
S I M K A M 19 2. arahkan mouse pada area ini klik kanan, lalu pilih Tambah Detail 1.Atur tanggal sesuai transaksi - Atur tanggal transaksi pada menu Setting tanggal. - Setelah klik kanan pada mouse, tambah detail pada menu, kemudian akan muncul kotak menu sebagai berikut : 4. Tekan tombol list 3. pilih jenis transaksi sesuai transaksinya Keterangan : 1. Pada menu Jenis Transaksi, terdapat 4 Jenis transaksi, yang harus dipilih sesuai jenis transaksinya antara lain: Bukti Bank Masuk : adalah transaksi yang harus dipilih, ketika akan input data yang berupa Transfer Dana ADK dari Bank,dan untuk menginput bunga bank. Bukti Bank Keluar : adalah transaksi yang harus dipilih ketika akan input data berupa penarikan dana ADK dari Bank, biaya admin bank, pajak bank.
S I M K A M 20 Bukti Kas Masuk : adalah transaksi yang harus dipilih ketika akan input data berupa uang kas masuk. Bukti Kas Keluar : adalah transaksi yang harus dipilih ketika akan input data berupa pengeluaran uang. 2. Setelah tombol List ditekan, akan muncul menu kode rekening transaksi yang sesuai dengan Jenis transaksi yang dipilih. 2. sorot pada uraian yang dimaksud, lalu klik 2x, akan terbuka menu transaksi 1.Ketik uraian di kotak pencairan, untuk mencari secara cepat 1. Isi nominal sesuai transaksi 2. Isi jumlah barangnya 3. tekan proses 4. Tekan masukkan dlm detail 5. Tekan simpan Input semua transaksi, sesuai jenis transaksi dengan cara yang sama.
S I M K A M 21 3. Untuk transaksi belanja yang kena Pajak, cara inputnya akan dijelaskan seperti pada gambar berikut ini : 2. arahkan mouse pada area ini klik kanan, lalu pilih Tambah Detail 1.Atur tanggal sesuai transaksi 3. pilih jenis transaksi Kas keluar 4. Tekan tombol list
S I M K A M 22 6. Setelah tersortir, klik 2 x pada transaksi yang dimaksud, sampai muncul menu seperti gambar berikutnya 5. ketik kata yang akan dicari pada kotak pencarian 7. isi harga satuan dan jumlah barang, kemudian klik proses 8. centang kotak Pajak 9. Centang pajak sesuai pajak yang akan dikenakan 10. Tekan tombol masukkan dalam detail
S I M K A M 23 Bab 4 Laporan-laporan Menu laporan hanya untuk membuka hasil semua laporan. Pada menu laporan terdapat semua laporan kelengkapan Surat Pertanggungjawaban Kampung, antara lain: Laporan APBK Laporan RKA dan DPA Laporan Rekap RKA dan DPA 30% Laporan Rekap RKA dan DPA 70% Laporan perubahan anggaran pendapatan dan belanja Desa Laporan Pelaksanaan Anggaran per Tahapan Laporan Realisasi Penerimaan dan Pembelanjaan pertriwulan Buku Kas Umum Buku kas Harian Pembantu Buku Pembantu Bank Buku Pembantu Pajak Kuitansi, nota Alur mencetak laporan, contoh mencetak laporan RKA dan DPA, dijelaskan pada gambar dibawah ini :
S I M K A M 24 5. Isikan lokasi kegiatan yang sesuai dengan kode rekening 6. Sorot kegiatan yang dimaksud 7. Tekan tombol cetak RKA atau tombol Cetak DPA untuk menampilkan masingmasing laporan
S I M K A M 25 9. Tekan tombol close Untuk menutup Laporan RKA 8. Tekan tombol bergambar printer untuk mencetak Laporan
Contoh laporan Pelaksanaan ADK per triwulan. S I M K A M 26
Contoh laporan Buku Kas Umum S I M K A M 27
S I M K A M 28 Contoh laporan Buku kas harian pembantu Contoh laporan Buku pajak
S I M K A M 29 Bab 5 Menu Setting : Backup dan Restore Data Pada aplikasi SIMKAM, menu Setting memiliki 2 fungsi: - Fungsi Back up Data yaitu untuk menyimpan data yang telah selesai di input. - Fungsi Restore Data yang memiliki fungsi untuk mengembalikan data. Cara mudah back up data dijelaskan melalui ilustrasi berikut : 1.Tekan tombol Back up Data 2.Pilih lokasi untuk back up data 3. Tentukan nama datanya 4. Tekan tombol simpan
S I M K A M 30 Cara mudah merestore data dapat dijelaskan melalui gambar sebagai berikut : 1.Klik kanan mouse, lalu pilih Restore Data dari lokasi lainnya 3. Cari lokasi penyimpanan data 4. cari data yg dimaksud 2. Setelah muncul konfirmasi restore data, tekan tombol yes 5. Tekan tombol open
S I M K A M 31 Bab 6 Tanya Jawab T : Bisakah file laporan disimpan? J : Bisa. File laporan disimpan dalam format.fr3 T :Jika di kampung tidak ada printer dan harus dicetak ke rental computer, bisakah file dalam format.fr3 dicetak? J : Bisa. Dengan fasilitas aplikasi Pembuka Laporan yang sudah tersedia pada CD SIMKAM. Langkah - langkahnya bisa dijelaskan sebagai berikut: 1. Siapkan file yang akan dicetak pada flash disk. 2. Sorot mouse pada icon lalu klik 2x. 3. Akan muncul menu buka Laporan seperti gambar dibawah : 4. Tekan tombol buka laporan. 5. Pilih file yang akan dicetak. 1) klik menu open report 2) pilih file yang akan dicetak 3) open file 6. File yang dipilih siap dicetak