MODUL 8 HUMAN RESOURCES MANAGEMENT TRAINING AND DEVELOPMENT Group 4 1. Agam Zamzami 004-2011-05-021 2. Eben Frantogy 004-2011-05-043 3. Galih Prakoso 004-2011-05-046 4. Handika Panji S. 004-2011-05-049 5. Hendri 004-2011-05-051 6. Sony Anggoro 004-2011-05-006 7. Stefanus Setiady 004-2011-05-007 8. Dedi Iskandar 004-2008- Indutrial Engineering 2011 28 Mei 2013 President University Jababeka Education Park Jl. Ki Hajar Dewantara, Kota Jababeka Cikarang Baru, Bekasi 17550 Telp : (021)8910-9762-63 Fax : (021)8910-9768
MODUL 8 TRAINING AND DEVELOPMENT PREPARED BY Group 4 A. Orientasi Karyawan 1. Pengertian Suatu prosedur untuk memberikan para karyawan baru informasi mendasar mengenai latar belakang perusahaan. 2. Tujuan a. Memberikan karyawan baru dengan informasi yang mendasar mengenai latar belakang perusahaan. b. Program mungkin disusun dimulai dari yang singkat, informasi sampai dengan kursus yang format dan waktunya lama 3. Mengapa Orientasi Penting? a. Orientasi menjelaskan hal-hal mendasar tentang perusahaan sering disediakan didalam buku karyawan b. Peraturan dan kebijakan sering didiskusikan c. Membuat karyawan baru merasa senang d. Menggambarkan organisasi the big picture e. Mendefinisikan perilaku kerja yang diharapkan f. Sosialisasi karyawan baru terhadap cara-cara yang ada di dalam perusahaan 2
3
B. Pelatihan 1. Pengertian Pelatihan a. Mengajari karyawan baru keterampilan dasar yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan b. Proses pengajaran keterampilan dasar sesuai tuntutan pekerjaan kepada karyawan baru c. Suatu usaha terencana yang dilakukan perusahaan untuk memudahkan karyawan mempelajari pekerjaan. d. Merupakan sebuah proses mengajarkan pengetahuan dan keahlian tertentu serta sikap agar karyawan semakin terampil dan mampu malaksanakan tanggungjawabnya dengan semakin baik, sesuai dengan standar 2. Pentingnya Pelatihan Pelatihan berperan dalam meningkatkan produktivitas dan daya saing perusahaan, karena pelatihan dapat : a. Menambah pengetahuan karyawan tentang pesaing-pesaing dan budaya luar, dimana pengetahuan itu sangat penting bagi keberhasilan perusahaan di pasar dunia b. Meningkatkan keahlian dan keterampilan karyawan sehingga bisa menjalankan teknologi baru, misalnya pemakaian robot dan komputer c. Membantu karyawan agar dapat bekerja secara efektif dalam tim d. Mendorong budaya perusahaan agar tetap menekankan pada inovasi, kreativitas, dan pembelajaran e. Mengatasi keusangan keahlian karyawan f. Mendorong karyawan untuk selalu siap bekerja sama dengan kelompok lain 3. Sasaran Pelatihan dan Pengembangan Sasaran pelatihan dapat bermanfat dalam : a. Menjamin konsistensi dalam menyusun program pelatihan yang mencakup materi, metoda, cara penyampaian, sarana pelatihan b. Memudahkan komunikasi antara penyusun program pelatihan dengan 4
pihak yang memerlukan pelatihan c. Memberikan kejelasan bagi peserta tentang apa yang harus dilakukan dalam rangka mencapai sasaran. d. Memudahkan penilaian peserta dalam mengikuti pelatihan e. Memudahkan penilaian hasil program pelatihan f. Menghindari kemungkinan konflik antara penyelenggara dengan orang yang meminta pelatihan mengenai keefektifan pelatihan yang diselenggarakan 4. Tujuan Pelatihan dan Pengembangan Tujuan yang ingin dicapai : a. Untuk meningkatkan kuantitas output b. Untuk meningkatkan kualitas output c. Untuk menurunkan biaya dan perawatan d. Untuk menurunkan jumlah dan biaya terjadinya kecelakaan e. Untuk menurunkan turnover, ketidakhadiran kerja serta meningkatkan kepuasan kerja f. Untuk mencegah timbulnya antipati karyawan 5. Kebutuhan Pelatihan a. Kebutuhan memenuhi kebutuhan sekarang Kebutuhan ini biasanya dapat dikenali dari prestasi karyawannya yang tidak sesuai dengan standar hasil kerja yang dituntut pada jabatan itu. b. Memenuhi kebutuhan tuntutan jabatan lainnya Pada tingkat hirarki manapun dalam perusahaan sering dilakukan rotasi jabatan. Alasannya bermacam-macam, untuk mengatasi kejenuhan, atau untuk pengembangan diri c. Untuk memenuhi tuntutan perubahan Perubahan-perubahan baik intern maupun ekstern sering memerlukan adanya tambahan pengetahuan baru. Meskipun tidak ada persoalan antara kemampuan orangnya dengan 5
tuntutan jabatannya, tetapi dalam rangka menghadapi perubahan di atas, dapat diantisipasi dengan adanya pelatihan yang bersifat potensial. 6. Identifikasi Kebutuhan Pelatihan Identifikasi dapat dilakukan dengan cara a. Membandingkan uraian pekerjaan/jabatan dengan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki karyawan atau calon karyawan b. Menganalisis penilaian prestasi c. Menganalisis catatan karyawan, dari catatan karyawan yang berisi tentang latar belakang pendidikan, hasil tes seleksi penerimaan, pelatihan yang pernah diikuti, kegagalan kerja, dan lain sebagainya. d. Menganalisis laporan perusahaan lain, yaitu tentang keluhan pelanggan, keluhan karyawan, tingkat absensi, dan lain-lain yang dapat dipelajari Menganalisis masalah Merancang jangka panjang perusahaan 7. Lima (5) langkah dalam Proses Pelatihan & Pengembangan Langkah-langkah: a. Analisis kebutuhan b. Perancangan dengan instruksional c. Validasi d. Implementasi e. Evaluasi dan follow up Materi Program Penilaian Kebutuhan Tujuan Pelatihan & Pengembangan Program Aktual - Keahlian - Pengetahuan - Kemampuan - Pekerja Kriteria Evaluasi Prinsip Pembelajaran 6 Evaluasi dan Umpan Balik
8. Merancang Sistem Pelatihan yang Efektif a. Membuat Pembelajaran Bermakna Pada awal pelatihan, memberikan pemandangan luas-mata dari bahan yang akan disampaikan kepada memfasilitasi belajar. Gunakan berbagai contoh akrab. Mengatur informasi sehingga Anda bisa menyajikan secara logis, dan dalam satuan bermakna. Gunakan istilah dan konsep yang sudah akrab bagi trainee. Digunakan sebagai alat bantu visual mungkin. b. Mempermudah proses transfer skill Maksimalkan kesamaan antara situasi pelatihan dan situasi kerja. Memberikan praktek yang memadai. Label atau mengidentifikasi setiap fitur dari mesin dan / atau langkah dalam proses. Langsung perhatian peserta 'untuk aspek-aspek penting dari pekerjaan. Menyediakan "kepala-up" informasi persiapan yang memungkinkan peserta tahu bahwa mereka mungkin terjadi kembali pada pekerjaan. c. Memotivasi Learner Orang belajar terbaik dengan demikian menyediakan sebanyak praktik serealistis mungkin. Trainee belajar dengan baik ketika pelatih segera memperkuat 7
respon yang benar Trainee belajar terbaik dengan langkah mereka sendiri. Buat kebutuhan pelatihan dirasakan dalam pikiran peserta pelatihan. Jadwal penting juga: Kurva belajar turun di akhir hari, kurang dari pelatihan sehari penuh yang paling efektif. Menganalisis Kebutuhan Pelatihan d. Salah satu sistem pelatihan yang dapat mendorong daya saing perusahaan adalah instructional design process, yaitu: Suatu pendekatan sistematis untuk mengembangkan program pelatihan yang memiliki berbagai komponen. e. Komponen-komponen instructional design process, yaitu: Melakukan penilaian kebutuhan Mempersiapkan karyawan baru agar bersedia belajar Menciptakan lingkungan belajar Menjamin adanya transfer pelatihan Memilih metoda pelatihan Mengevaluasi pelatihan C. Pengembangan 1. Pengertian a. Segala upaya untuk meningkatkan kinerja manajemen saat ini atau masa depan dengan memberi bekal pengetahuan, perubahan sikap, atau peningkatan keterampilan b. Suatu usaha untuk meningkatkan kemampuan teknis, teoritis, dan moral karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan/jabatan melalui pendidikan dan latihan 8
2. Tujuan Pengembangan a. Meningkatkan produktivitas kerja b. Meningkatkan efisiensi c. Mengurangi terjadinya berbagai kerusakan d. Mengurangi tingkat kecelakaan dalam bekerja e. Meningkatkan pelayanan yang lebih baik f. Meningkatkan moral karyawan g. Memberikan kesempatan bagi peningkatan karir h. Meningkatkan kemampuan manajer mengambil keputusan i. Meningkatkan kepemimpinan seseorang lebih baik j. Meningkatkan balas jasa 3. Jenis-jenis Pengembangan a. Pengembangan secara formal Karyawan ditugaskan oleh perusahaan mengikuti pendidikan dan latihan, baik yang dilakukan perusahaan maupun oleh lembaga pendidikan/pelatihan, karena tuntutan pekerjaan untuk saat ini atau masa datang Pengembangan secara informal Karyawan atas keinginan dan usaha sendiri melatih dan mengembangkan dirinya dengan mempelajari buku-buku literatur yang berhubungan dengan pekerjaan atau jabatannya 4. Proses Pengembangan Proses pengembangan meliputi : Tetapkan Sasaran Pilih Kurikulum Yang Mendukung Sasaran Siapkan Sarana Tetapkan Syarat dan Jumlah Peserta Tunjuk Pelatih 9
Laksanakan Proses Belajar Mengajar 5. Manfaat Pelatihan dan Pengembangan a. Manfaat Untuk Perusahaan Mengarahkan kemampulabaan dan atau lebih bersikap positif terhadap orientasi pada keuntungan Memperbaiki pengetahuan dan keterampilan pada semua tingkat perusahaan Membantu pengembangan perusahaan Membantu dalam meningkatkan produktivitas dan kualitas kerja Membantu karyawan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan yang ada b. Manfaat Untuk Individual Membantu individu dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan pemecahan masalah yang efektif Memotivasi prestasi, pertumbuhan, tanggungjawab dan kemajuan diinternalisasikan dan dilaksanakan Membantu dalam mendorong dan mencapai pengembangan dan kepercayaan diri Membantu seseorang dalam mengatasi stres, kekecewaan dan konflik Mengembangkan jiwa untuk terus mau belajar 6. Teknik-teknik Pelatihan dan Pengembangan a. Metoda Praktis (on the job training) On the job training merupakan metoda latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan baru dengan supervisi langsung seorang pelatih yang berpengalaman. 10
Teknik-teknik yang sering digunakan Rotasi Jabatan Memberikan kepada karyawan pengetahuan tentang bagianbagian organisasi yg berbeda dan praktek berbagai macam keterampilan manajerial Latihan Instruksi Pekerjaan Magang Coaching Petunjuk-petunjuk pekerjaan diberikan secara langsung pada pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih para karyawan tentang cara pelaksanaan pekerjaan mereka sekarang Merupakan proses belajar dari seseorang atau beberapa orang yg lebih berpengalaman.(dikombinasikan dengan off-the-job) Penyelia atau atasan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja rutin mereka. Hubungan penyelia dan karyawan sebagai bawahan serupa dengan hubungan tutor mahasiswa Penugasan Sementara Penempatan karyawan pada posisi manajerial atau sebagai anggota panitia tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan. Karyawan terlibat dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah-masalah organisasional nyata. b. Metoda metoda Simulasi Dengan pendekatan ini karyawan peserta latihan menerima representasi tiruan (artificial) suatu aspek organsiasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya Metoda-metoda yang umum digunakan Metode Studi Kasus Role Playing 11
Business Games Vestibule Training Latihan Laboratorium (Laboratory Training) Program-program Pengembangan Eksekutif c. Teknik-teknik Presentasi Informasi Tujuan utama teknik-teknik presentasi (penyajian) informasi adalah untuk mengajarkan berbagai sikap, konsep atau keterampilan kepada para peserta Metoda-metoda yang umum digunakan Kuliah Presentasi Video Metode Koperensi Programmed Instruction Studi Sendiri (Self-Study) 7. Evaluasi Program Pelatihan Mengapa program pelatihan perlu dievaluasi? 1. Untuk menentukan apakah tujuan program pelatihan tercapai atau tidak 2. Untuk menentukan apakah isi dan administrasi pelatihan memuaskan atau tidak 3. Untuk menentukan manfaat dan biaya finansial program 4. Untuk membandingkan biaya dan manfaat dari berbagai program pelatihan guna memilih program mana yang paling baik. 5. Implementasi dari program pelatihan dan pengembangan berfungsi sebagai proses transformasi. 6. Para karyawan yang tidak terlatih diubah menjadi karyawankaryawan yang berkemampuan, sehingga dapat diberikan tanggungjawab lebih besar. 7. Untuk menilai keberhasilan program-program tersebut, manajemen 12
harus mengevaluasi kegiatan-kegiatan pelatihan dan pengembangan secara sistematis. PROSES EVALUASI Kriteria Evaluasi Tes Purna (Post- Test) Tes Pendahuluan (Pre Test) Transfer atau Promosi Para karyawan dilatih atau dikembangkan Follow Up 13
8. 14
15