Chapter 5 Contract Review 5.2 Review kontrak proses dan tahapannya Beberapa situasi dapat memimpin perusahaan perangkat lunak ("pemasok") untuk menandatangani kontrak dengan pelanggan. Yang paling umum adalah: (1) Partisipasi dalam tender. (2) Pengajuan proposal sesuai dengan RFP (requirement for proposal) pelanggan. (3) Penerimaan perintah dari perusahaan pelanggan. (4) Penerimaan permintaan internal atau pesanan dari departemen lain dalam organisasi. Review kontrak adalah komponen SQA dirancang untuk memandu draft review dokumen proposal dan kontrak. Jika berlaku, review kontrak juga menyediakan pengawasan dari kontak yang dilakukan dengan mitra proyek dan subkontraktor. Proses peninjauan itu sendiri dilakukan dalam dua tahap: Tahap Satu - Review draft proposal sebelum diajukan ke calon pelanggan ("review rancangan proposal"). Tahap ini mereview draft proposal yang meliputi: dokumen kebutuhan pelanggan, rincian tambahan pelanggan dan penjelasan dari perkiraan kebutuhan, biaya dan sumber daya, kontrak yang ada atau draft kontrak pemasok dengan mitra dan subkontraktor. Tahap Dua - Review draft kontrak sebelum penandatanganan ("review rancangan kontrak "). Tahap ini mereview draft kontrak berdasarkan proposal dan pemahaman (termasuk perubahan) yang dicapai selama sesi negosiasi kontrak. Proses review dapat dimulai setelah draft dokumen telah selesai. Individu-individu yang melakukan review secara menyeluruh memeriksa draft sementara yang mengacu pada berbagai mata pelajaran yang komprehensif review. Sebuah checklist akan sangat membantu untuk memastikan cakupan penuh dari subjek yang relevan (lihat Lampiran 5A dan 5B). Setelah selesai tahap review diperlukan bahwa perubahan, penambahan dan koreksi yang diperlukan akan diperkenalkan oleh tim proposal (setelah review rancangan proposal) dan oleh departemen hukum (setelah review draft kontrak).
5.3 Tujuan review kontrak Seperti dapat diperkirakan, tahap kontrak dua mengulas memiliki tujuan yang berbeda, yang kita rinci berikut ini. Tujuan dari review rancangan proposal adalah untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan berikut telah memuaskan dilakukan. (1) Persyaratan pelanggan telah diklarifikasi dan didokumentasikan. Dokumen proposal dan dokumen teknis serupa adalah terlalu umum dan tidak tepat untuk keperluan proyek. Akibatnya, rincian tambahan harus diperoleh dari pelanggan. Klarifikasi persyaratan mereka yang masih samar-samar dan yang sudah terupdate harus dicatat dalam dokumen terpisah dan disetujui oleh kedua pelanggan dan perusahaan perangkat lunak. (2) Pendekatan alternatif untuk melaksanakan proyek tersebut telah diperiksa. Ketentuan ini mengacu terutama kepada alternatif yang meliputi penggunaan kembali perangkat lunak, dan kemitraan atau subkontrak dengan perusahaan-perusahaan yang memiliki pengetahuan khusus atau staf yang dapat memenuhi syarat untuk memenuhi syarat proposal itu. (3) Aspek formal hubungan pelanggan dan perusahaan perangkat lunak telah ditetapkan. Proposal harus mendefinisikan aspek formal yang meliputi: Pelanggan saluran komunikasi dan antarmuka Kriteria kiriman dan penerimaan Proyek Fase proses persetujuan formal Rancangan pelanggan dan metode tindak lanjut pengujian Pelanggan permintaan perubahan prosedur. (4) Identifikasi risiko pembangunan. Risiko pengembangan, seperti kurangnya tenaga profesional tentang proyek atau penggunaan alat pengembangan yang diperlukan, perlu diidentifikasi dan diselesaikan. Untuk gambaran yang komprehensif identifikasi item risiko perangkat lunak dan metode untuk tindakan manajemen risiko. (5) Estimasi yang tetap mengenai sumber daya proyek dan jadwal. Estimasi sumber daya mengacu pada staf profesional serta anggaran proyek, termasuk biaya subkontraktor. Memperkirakan penjadwalan harus mempertimbangkan persyaratan waktu dari semua pihak yang berpartisipasi dalam proyek.
(6) Pemeriksaan kemampuan perusahaan sehubungan dengan proyek. Pemeriksaan ini harus mempertimbangkan kompetensi profesional serta ketersediaan anggota tim yang dibutuhkan dan fasilitas pengembangan pada waktu yang dijadwalkan. (7) Pemeriksaan kapasitas pelanggan untuk memenuhi komitmennya. Pemeriksaan ini mengacu pada kapasitas keuangan pelanggan dan organisasi, seperti rekrutmen personil dan pelatihan, instalasi hardware yang dibutuhkan, dan peningkatan peralatan komunikasi. (8) Definisi dari partisipasi mitra dan subkontraktor. Hal ini mencakup isu-isu jaminan kualitas, jadwal pembayaran, distribusi pendapatan proyek / keuntungan, dan kerjasama antara manajemen proyek dan tim. (9) Definisi dan perlindungan hak kepemilikan. Faktor ini sangat penting terutama dalam kasus di mana sebuah perangkat lunak bekas dimasukkan ke dalam suatu paket baru atau ketika diperlukan hak untuk menggunakan kembali perangkat lunak di masa datang. Item ini juga mengacu pada penggunaan file kepemilikan data penting untuk operasi sistem dan langkah-langkah keamanan. Tujuan dari review draft proposal dirangkum dalam bingkai 5.1. Bingkai 5.1. Sembilan tujuan review rancangan proposal yang memastikan kegiatan berikut telah dilakukan: 1. Persyaratan pelanggan telah diklarifikasi dan didokumentasikan. 2. Pendekatan alternatif untuk melaksanakan proyek tersebut telah diperiksa. 3. Aspek formal hubungan antara pelanggan dan perusahaan perangkat lunak telah ditetapkan. 4. Identifikasi risiko pembangunan. 5. Estimasi yang memadai dari sumber daya proyek dan jadwal telah disusun. 6. Pemeriksaan kapasitas perusahaan sehubungan dengan proyek. 7. Pemeriksaan kapasitas pelanggan untuk memenuhi komitmennya. 8. Definisi kondisi partisipasi mitra dan subkontraktor.
9. Definisi dan perlindungan hak kepemilikan. 5.3.2 tujuan review rancangan Kontrak Tujuan dari review draft kontrak adalah untuk memastikan bahwa kegiatan-kegiatan berikut telah dilakukan dengan memuaskan: (1) Tidak ada masalah yang belum diklarisifikasi dalam draft kontrak. (2) Ada kesepamahaman yang dicapai antara pelanggan dan perusahaan dan harus didokumentasikan secara lengkap dan benar dalam kontrak dan lampiran nya. Pemahaman-pemahaman ini dimaksudkan untuk menyelesaikan semua masalah yang tidak diklarifikasi dan perbedaan antara pelanggan dan perusahaan yang telah mungkin muncul.. (3) Tidak ada perubahan, penambahan, atau kelalaian yang belum dibahas dan disepakati yang seharusnya diperkenalkan ke dalam draft kontrak. Perubahan, baik disengaja atau tidak, dapat mengakibatkan komitmen tambahan dan tak terduga atas substansial pada bagian pemasok. Tujuan dari review draft kontrak dirangkum dalam Bingkai 5.2. Figure 5.2 Tujuan review rancangan kontrak Tiga tujuan review draft kontrak adalah untuk memastikan kegiatan berikut telah dilakukan dengan memuaskan: 1. Tidak ada masalah yang belum diklarifikasi dalam draft kontrak. 2. Semua pemahaman yang yang ada pada proposal telah didokumentasikan dengan benar. 3. Tidak ada perubahan baru, penambahan baru, atau kekurangan yang masuk ke draft kontrak. 5.4 Pelaksanaan kontrak review Review kontrak bervariasi dalam hal besarnya, tergantung pada karakteristik dari proyek yang diusulkan. Kompleksitas ini dapat berupa teknis atau organisasi.
5.4.1 Faktor yang mempengaruhi tingkat dari review kontrak Faktor proyek yang paling penting menentukan tingkat upaya review kontrak yang diperlukan adalah: Besarnya proyek, biasanya diukur dalam ukuran sumber daya manusia per bulan. Kompleksitas teknis proyek. Tingkat pengetahuan dan pengalaman staf terhadap proyek. Pengetahuan dengan bidang dalam proyek sering dikaitkan dengan kemungkinan reused software digunakan lagi; dalam kasus di mana penggunaan kembali dari perangkat lunak mempunyai proporsi yang tinggi, sehingga tingkat review berkurang. Kompleksitas organisasi proyek. Semakin besar jumlah organisasi (yaitu, mitra, subkontraktor, dan pelanggan) yang mengambil bagian dalam proyek, semakin besar upaya review kontrak diperlukan. Oleh karena itu kita dapat mengasumsikan bahwa "sederhana" ulasan kontrak akan dilakukan oleh salah satu resensi, yang akan fokus pada beberapa mata pelajaran dan berinvestasi sedikit waktu dalam bukunya review. Namun, review kontrak besar-besaran mungkin memerlukan partisipasi sebuah tim untuk memeriksa berbagai mata pelajaran, proses menuntut investasi jam kerja banyak. 5.4.2 Siapa yang melakukan review kontrak? Tugas review kontrak dapat diselesaikan oleh berbagai individu, yang terdaftar di sini dalam urutan, sesuai dengan kompleksitas proyek: Pemimpin atau anggota lain dari timproposal. Para anggota tim proposal. Seorang profesional dari luar atau seorang anggota staf perusahaan yang bukan anggota tim proposal. Sebuah tim ahli dari luar. Biasanya, tim review kontrak terdiri dari ahli dari luar yang dipanggil, terutama untuk proposal utama. Ahli dari luar dapat dipakai untuk review kontrak kecil dimana organisasi pengembangan perangkat lunak tidak mempunyai cukup anggota tim yang memadai. 5.4.3 Pelaksanaan kontrak review untuk proposal utama Proposal utama adalah proposal untuk proyek-proyek yang ditandai dengan setidaknya beberapa hal berikut: skala proyek sangat besar, kompleksitas teknis yang sangat tinggi, suatu area baru bagi perusahaan, dan kompleksitas organisasi yang tinggi (yang ditandai oleh
sejumlah besar organisasi, yaitu mitra, subkontraktor dan pelanggan, yang mengambil bagian dalam proyek ini). Pelaksanaan proses review kontrak untuk sebuah proyek besar biasanya menyebabkan kesulitan organisasi secara substansial. Beberapa jalan untuk mengatasi kesulitan-kesulitan tersebut disarankan di sini, berikut review dari faktor-faktor yang menyebabkan kesulitan untuk penyelesaian tugas dengan mulus. Kesulitan melaksanakan review kontrak untuk proposal utama Hampir semua orang setuju bahwa review kontrak adalah prosedur utama untuk mengurangi risiko kegagalan proyek besar. Beberapa substansial, mendasar, dan kesulitan yang melekat dalam melakukan review kontrak ada, terutama untuk situasi yang memerlukan review proposal utama. Tekanan Waktu. Kedua tahap dari review kontrak, review draft proposal dan review draft kontrak biasanya dilakukan ketika tim tender berada di bawah tekanan waktu. Akibatnya, setiap tahap review kontrak harus diselesaikan hanya dalam waktu beberapa hari untuk memberikan waktu pelaksanaan koreksi dokumen. Review kontrak yang tepat harus dikerjakan oleh orang yang secara substansial profesional pada bidang tersebut. Kinerja profesional pada setiap tahap dari review kontrak membutuhkan investasi keahlian profesional yang substansial (jumlah waktu diperlukan bervariasi, sesuai dengan sifat proyek). Anggota tim review kontrak yang potensial sangat sibuk. Potensi anggota tim review kontrak biasanya merupakan anggota staf senior dan ahli-ahli yang biasanya sangat berkomitmen untuk melakukan tugas-tugas rutin mereka, sehingga tidak ada waktu untuk melakukan review. Rekomendasi jalan untuk menerapkan review kontrak besar Perencanaan secara hati-hati pada pelaksanaan review kontrak sangat diperlukan agar berhasil menyelesaikannya. Disarankan bahwa langkah-langkah berikut harus diambil untuk memfasilitasi proses review: Review kontrak harus dijadwalkan. kegiatan Kontrak review harus dimasukkan dalam jadwal persiapan proposal, menyediakan yang cukup waktu untuk review dan koreksi. Sebuah tim harus melakukan peninjauan kontrak. Teamwork memungkinkan untuk membagi beban kerja diantara anggota tim sehingga masing-masing anggota tim review kontrak mendapatkan cukup waktu untuk melakukan pekerjaanya termasuk mempersiapkan laporan tertulis yang merangkum hasil temuan dan rekomendasi. Seorang pemimpin tim review kontrak harus ditunjuk. Adalah penting bahwa ada orang yang bertanggung jawab untuk mengatur, mengelola dan mengendalikan kegiatan review kontrak, yang biasanya dengan cara menunjuk seorang pemimpin tim. Tugas pemimpin tim adalah: o Perekrutan anggota tim o Mendistribusikan tugas review antara anggota tim
o o o o Menjadi koordinator antara anggota tim review Sebagai koordinator antara tim review dan tim proposal Menindak lanjuti kegiatan, terutama tentang dengan jadwal Membuat kesimpulan dari temuan-temuan dan menyampaikannya kepada tim proposal. 5.5. Tujuan Review Kontrak Review kontrak memeriksa beberapa hal, berdasarkan tujuan dari review kontrak itu sendiri. Checklists adalah alat yang berguna untuk membantu tim review untuk mengatur pekerjaan mereka sehingga bisa mencakup sebagian besar tujuan yang sesuai dengan kegiatan review. Jelas bahwa banyak subjek pada checklist yang tidak relevan bagi proyek tertentu. Bahkan ada kemungkinan bahwa checklist tidak mencantumkan subjek yang sangat relevan dengan proposal proyek. Ini adalah tugas tim peninjau kontrak, terutama pemimpinnya, untuk menentukan daftar subjek yang sesuai untuk proposal proyek tertentu. Daftar subjek review kontrak, diklasifikasikan menurut tujuan review kontrak, disajikan dalam lampiran untuk bab ini: Lampiran 5A: Proposal draft review subjects checklist Lampiran 5B: Contract draft review subjects checklist. (lihat buku Daniel Galin) 5.6 Review kontrak untuk proyek internal Sebagian besar proyek perangkat lunak bersifat proyek internal yang dilakukan oleh satu unit organisasi untuk unit lain dari organisasi yang sama. Dalam kasus tersebut, satu unit dalam organisasi tersebut bertindak sebagai supplier, sedangkan unit lainnya dapat dianggap sebagai customer. Seringkali, proyek pengembangan perangkat lunak internal tidak dianggap sebagai hubungan pelanggan-pemasok yang sebenarnya. Dalam beberapa kasus, proyek-proyek didasarkan pada kesepakatan umum, tetapi lebih berperan ke dalam peningkatkan hubungan antara dua unit tersebut. Dealam kondisi seperti ini, review kontrak hanya dilakukan seper;lunya bahkan mungkin tidak diperlukan review kontrak sama sekali. Sumber: Software Quality Assurance From Theory To Implementation By Daniel Galin Terjemahan: Dadang Latif, M.Kom