AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT TAKENAKA INDONESIA Adhe Rizkiyanto (1401078355) Universitas Bina Nusantara 081286230853 adhe.rizkiyanto@yahoo.com Drs. Sudarmo, M.M. (D1138) ABSTRAK Tujuan penelitian ini ialah untuk mengetahui dan mengevaluasi fungsi sumber daya manusia di PT Takenaka Indonesia sudah dikelola dengan efektif dan sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan. PT. Takenaka Indonesia kontraktor umum yang menyediakan jasa rancang bangun dan konstruksi gedung yang terpadu kepada klien. Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan metode deskriptif yaitu suatu metode dimana data yang dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan dan dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi. Audit operasional yang dilakukan membatasi ruang lingkup yang dibahas, antara lain terkait dengan perencanaan sumber daya manusia, perekrutan, pelatihan dan penilaian kinerja, pengembangan karir, dan pemberhentian. Hasil dicapai berupa dokumen prosedur standar rekrutmen dan seleksi, dan jawaban atas wawancara dengan pihak terkait. Penelitian ini merumuskan beberapa kesimpulan dari hasil kegiatan audit operasional ini, antara lain perusahaan belum memiliki perencanaan tenaga kerja yang efektif, job description sudah dimiliki oleh perusahaan, tetapi dalam pelaksanaanya sering terjadi perangkapan fungsi, penilaian prestasi kerja hanya dilakukan sebagai formalitas tanpa adanya tindak lanjut, program pengembangan karir belum berjalan dengan baik, dan perusahaan belum menerapkan exit interview bagi karyawan yang mengundurkan diri sehingga perusahaan tidak mendapatkan informasi mengenai persepsi karyawan terhadap perusahaan selama bekerja di perusahaan itu. (AR). Kata kunci: audit operasional, sumber daya manusia.
PENDAHULUAN Perusahaan, sebagai badan usaha baik milik negara maupun swasta sebagai suatu pelaku ekonomi tidak dapat lepas dari kondisi globalisasi ekonomi dewasa ini. Era globalisasi akan mempertajam persaingan-persaingan diantara perusahaan, sehingga perlu pemikiran yang kritis atas pemanfaatan secara optimal penggunaan berbagai sumber dana dan sumber daya yang ada. Sebagai konsekuensi logis dari timbulnya persaingan yang semakin tajam, ada tiga kemungkinan yaitu mundur, bertahan tetap unggul dan bahkan semakin berkembang. Agar perusahaan dapat bertahan bahkan berkembang diperlukan upaya pemeliharaan dan penyempurnaan meliputi peningkatan produktivitas, efisiensi serta efektifitas demi pencapaian tujuan perusahaan.menghadapi hal ini, berbagai kebijakan dan strategi terus diterapkan dan ditingkatkan. Kebijakan yang ditempuh manajemen antara lain meningkatkan pengawasan dalam perusahaan. Dalam perusahaan, pelaksanaan pengawasan dapat dilaksanakan secara langsung oleh manajemen dan dapat pula melalui sistem internal control. Dengan semakin berkembangnya perusahaan maka kegiatan dan masalah yang dihadapi perusahaan semakin kompleks, sehigga semakin sulit bagi pihak pimpinan untuk melaksanakan pengawasan secara langsung terhadap seluruh aktivitas perusahaan. Dengan demikian maka dirasakan perlunya bantuan manajer-manajer yang profesional sesuai dengan bidang yang ada dalam organisasi misalnya bidang pemasaran, sumber daya, keuangan dan lain-lain. Perlu adanya struktur organisasi yang memadai, yang akan menciptakan suasana kerja yang sehat karena setiap staf dapat mengetahui dengan jelas dan pasti tugas, wewenang dan tanggung jawabnya serta kepada siapa harus bertanggung jawab. Selain itu, dengan bertambah besarnya perusahaan diperlukan suatu pengawasan yang baik agar perusahaan dapat dikelola secara efektif. Menyingkapi kondisi tersebut diperlukan pengendalian internal pada pelaksanaankegiatan yaitu Sumber Daya Manusia sebagai pelaksana operasional. Manusia merupakan sumber daya 1 yang penting dan menentukan dalam arah dan perubahan organisasi, tanpa manusia sebagai penggeraknya, organisasi hanya akan menjadi kumpulan sumber daya yang tidak berguna bagi kegiatan usaha. Selain itu, sumber daya manusia menjadi pilar penyangga utama, sekaligus penggerak roda organisasi dalam usaha mewujudkan visi, misi, dan tujuan organisasi seperti aspek keuangan, pemasaran, mutu, dan lingkungan. Operasional juga memerlukan audit
untuk memeriksa dan menilai sejauh mana fungsi sumber daya manusia di organisasi dalam memenuhi prinsip keekonomisan, efektifitas, dan efisiensi demi tercapainya tujuan dan sasaran organisasi secara keseluruhan. Untuk maksud tersebut diperlukan audit operasional dalam menilai sejauh mana sumber daya manusia yang ada pada organisasi demi tercapainya efisiensi, efektifitas, dan ekonomis. Manfaat utama dalam audit operasional ini diantaranya dapat mengetahui proses mana yang belum memenuhi prosedur. Sehingga dapat mengetahui proses operasional yang berpotensi tidak baik, dan yang terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi saat ini serta langkah apa saja yang harus dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi sumber daya manusia. PT Takenaka Indonesia adalah perusahaan yang bergerak pada jasa kontraktor umum yang menyediakan jasa rancang bangun dan konstruksi gedung yang terpadu kepada klien. Kurang berjalannya prosedur yang diterapkan saat ini menyebabkan adanya masalah dalam kompetensi karyawan sehingga dapat menyebabkan tidak tercapainya tujuan perusahaan. Oleh karena itu, audit operasional terhadap fungsi sumber daya manusia sangat diperlukan untuk menghindari risiko yang akan terjadi di kemudian hari, seperti kompetensi, kedisiplinan maupun risiko kecurangan yang dapat terjadi dalam perusahaan, sehingga dapat dipastikan bahwa prosedur yang diterapkan telah terlaksana dengan efektif untuk mencapai tujuan perusahaan. Dilihat dari penjelasan di atas, maka penulis melakukan peninjauan dan penelitian yang berjudul Audit Operasional Atas Fungsi Sumber Daya Manusia Pada PT Takenaka Indonesia. Ruang Lingkup Penelitian Melihat luasnya pembahasan mengenai audit operasional atas fungsi Sumber Daya Manusia (SDM), penulis batasi hanya pada tahap perencanaan, perekrutan dan seleksi, pengembangan karir, pelatihan dan penilaian kinerja, serta tahap pemberhentian. Penelitian ini hanya dilakukan pada Human Resources Division (HRD). Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah :
1. Untuk mengetahui apakah sumber daya manusia pada PT Takenaka Indonesia sudah dikelola dengan efektif. 2. Untuk memberikan perbaikan-perbaikan yang diperlukan agar sumber daya manusia pada PT Takenaka Indonesia dapat berjalan efektif dan efisien. Untuk mengevaluasi fungsi sumber daya manusia agar sesuai dengan kriteria yang ditetapkan perusahaan. METODA PENELITIAN Desain Penelitian Jenis dan Sumber Data Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian skripsi ini adalah melalui data primer, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan dan data tersebut sudah diolah seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, bidang usaha, visi & misi yang dapat memudahkan penulis untuk mencari permasalahan yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia dan berusaha mencari alternatif penyelesaiannya. Metode Analisis Data Metode analisis data yang dilakukan adalah dengan metode deskriptif yaitu suatu metode dimana data yang dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan dan dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan masalah yang dihadapi. Metode Penyajian Data Metode penyajian data yang digunakan dalam proposal ini adalah penyajian data dalam bentuk teks, yaitu penyajian data hasil penelitian yang dituangkan ke dalam susunan kalimat yang disusun dengan baik dan benar. ANALISIS DAN BAHASAN Audit yang telah dilakukan pada bagian divisi SDM menemukan beberapa hasil atau temuan. Temuan yang di dapatkan tersebut berhubungan dengan proses kerja atau prosedur yang dikerjakan pada bagian perencanaan, perekrutan, pengembangan, dan pemberhentian. Tiap bagian divisi SDM diharapkan dapat
menjalankan sesuai dengan ketentuan perusahaan. Tiap bagian divisi SDM akan diatur oleh manajer masing-masing unit divisi dalam pelaksanaan tugasnya seharihari. Dan juga, tiap bagian memiliki permasalahan yang tidak sama, sesuai dengan bagiannya masing-masing. Permasalahan ini akan dijelaskan lebih lanjut di dalam bagian temuan. Temuan akan dijelaskan perbagian fungsi SDM, yaitu perencanaan, perekrutan, penilaian, pengembangan, dan pemberhentian. Temuan ini akan dibagi menjadi kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan rekomendasi. Proses Perencanaan Tenaga Kerja Belum Berjalan Secara Efektif Manajemen PT Takenaka Indonesia dari divisi yang mengajukan permintaan karyawan baru menetapkan jumlah karyawan yang dibutuhkan didasarkan hanya pada perkiraan saja. Alasan lain dalam penetapan jumlah karyawan yang akan dipekerjakan, khususnya untuk jabatan staf administrasi juga dari hasil hubungan kekerabatan. Hal ini berimbas kepada kemampuan karyawan yang dinilai oleh pihak HRD kurang kompeten dalam bidangnya. Seharusnya manajemen bertindak secara profesional. Artinya, penetapan jumlah karyawan jangan hanya didasarkan pada perkiraan saja. Selain itu, karyawan yang dipekerjakan seharusnya didasarkan pada tingkat profesionalisme, dan bukan atas dasar hubungan kekerabatan. Sistem perencanaan karyawan yang selama ini berjalan disebabkan karena dalam proses penyusunan perencanaan SDM hanya berdasarkan jumlah perkiraan karyawan yang dibutuhkan. Timbul risiko yang cukup besar, seperti: kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, sehingga beban kerja setiap karyawan menjadi kurang seimbang. Akibat yang lain adalah timbulnya mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. Hal ini diketahui dari hasil observasi pada saat survei, yaitu dijumpai adanya karyawan yang duduk santai sementara rekannya begitu sibuk bekerja. Kondisi tersebut dapat menimbulkan suasana kerja yang tidak sehat, serta menurunnya semangat kerja para karyawan.
Sebaiknya metode penetapan jumlah karyawan yang digunakan adalah metode ilmiah seperti yang telah dikemukakan dalam Bab 2. Dengan metode ini, jumlah karyawan yang dipekerjakan benar-benar atas perhitungan analisis beban kerja. Contoh metode perencanaan SDM : Volume pekerjaan Analisis Beban Kerja = X 1 orang Standar prestasi Selain itu, perencanaan tersebut juga harus dievaluasi setiap periode untuk kemungkinan dilakukan penyesuaian bila diperlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses Pelaksanaan Kerja Masih Terdapat Perangkapan Tugas Karyawan sudah memiliki job description secara tertulis, namun perusahaan masih memberikan perangkapan tugas secara lisan terhadap karyawan, sehingga terjadi eliminir control terhadap pekerjaan. Seharusnya tidak ada perangkapan tugas bagi karyawan yang belum menyelesaikan pekerjaan utamanya, sehingga karyawan bisa memprioritaskan pekerjaannya sesuai yang tertulis di dalam job description. Perusahaan beranggapan bahwa karyawan tersebut memiliki kemampuan diluar dari job desknya. Sehingga karyawan tersebut diberikan rangkap tugas. Situasi ini menimbulkan terjadinya eliminir kontrol terhadap pekerjaan, sehingga karyawan yang memiliki tugas yang rangkap tersebut menjadi tidak fokus terhadap job description yang seharusnya, sehingga hasil pekerjaan pun menjadi tidak maksimal. Sebaiknya karyawan melaksanakan job desk apa yang sudah tertulis pada job description yang sudah ditetapkan di tiap-tiap divisi, kemudian jika pekerjaannya
sudah selesai, maka karyawan boleh diberikan job desk tambahan, tanpa mengeliminasi pekerjaan utamanya. Sehingga pekerjaan karyawan menjadi lebih efektif. Penilaian Prestasi Kerja Tidak Ditindak-lanjuti Penilaian prestasi kerja bukan dilakukan untuk mengukur pencapaian prestasi karyawan bagi perusahaan, tetapi hanya sebagai formalitas, untuk menilai kinerja karyawan pada saat itu. Hasil penilaian prestasi kerja juga tidak ditindaklanjuti, sehingga tidak ada reward bagi karyawan yang berprestasi, maupun pelatihan tambahan bagi yang kurang berprestasi. Seharusnya manajer SDM menindaklanjuti penilaian kinerja karyawan karena hasil penilaian dapat digunakan perusahaan sebagai penetapan kebijakan selanjutnya yang menyangkut SDM, yaitu: 1. Evaluasi antar individu dalam perusahaan Penilaian kinerja yang dapat memberikan manfaat dalam menentukan jumlah dan jenis kompensasi yang merupakan hak bagi setiap karyawan dalam perusahaan. 2. Pengembangan diri setiap individu dalam perusahaan Penilaian kinerja yang bermanfaat untuk perkembangan karyawan. Setiap individu yang dinilai kinerjanya, bagi karyawan yang memiliki kinerja yang rendah perlu dilakukan pengembangan, baik melalui pendidikan maupun pelatihan. Karena program penilaian kinerja karyawan belum berjalan dengan baik, sehingga program tersebut tidak bisa ditindak-lanjuti. Hal ini mengakibatkan tidak adanya motivasi dan semangat untuk berprestasi, karena karyawan merasa usahanya kurang diperhatikan oleh perusahaan. Sebaiknya perusahaan melakukan revisi/perbaikan terhadap program penilaian prestasi kerja, sehingga program penilaian prestasi kerja bisa lebih berjalan dengan baik.
Belum Diterapkannya Exit Interview Perusahaan belum melakukan exit interview terhadap karyawan yang akan keluar karena mengundurkan diri untuk mengetahui pandangan dan alasan karyawan tersebut mengundurkan diri dari perusahaan. Exit interview seharusnya dilakukan untuk memahami alasan pengunduran diri karyawan. Exit interview juga bertujuan untuk mengumpulkan informasi guna meningkatkan praktik manajemen dan kebijakan perusahaan, serta mengklarifikasi kesan negatif yang dirasakan oleh karyawan. Perusahaan menyatakan bahwa exit interview dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan kurang efektif karena karyawan yang bersangkutan tidak merespons pertanyaan yang diajukan dengan jujur. Hal ini disebabkan karyawan tersebut ingin mendapatkan referensi yang bagus dari perusahaan. Exit interview juga dapat membantu perusahaan dalam menentukan seberapa banyak aktivitas dari kebijakan perusahaan yang menyebabkan pengunduran diri karyawan. Misalnya, karena komunikasi yang buruk, kurangnya pelatihan, dan keterbatasan akses. Untuk membuat karyawan berkata jujur, maka surat referensi harus diberikan kepada karyawan yang akan keluar sebelum proses exit interview dilakukan. Akibatnya, perusahaan tidak mendapatkan informasi mengenai persepsi karyawan terhadap perusahaan selama karyawan tersebut bekerja. Selain itu, perusahaan tidak mengetahui alasan karyawan tersebut mengundurkan diri dan kemungkinan timbul rasa tidak puas bagi karyawan yang akan keluar. Perusahaan sebaiknya menyelenggarakan exit interview untuk mendorong karyawan mengutarakan alasan-alasan pengunduran diri secara terbuka dan bebas. Selain itu, exit interview mampu mengumpulkan informasi mengenai beragam masalah yang digeluti karyawan di tempat kerjanya. Hasil exit interview dapat didokumentasikan untuk membantu perusahaan dalam menandai kecenderungan atau mengungkap isu yang bisa diperbaiki untuk meminimalisir keluarnya karyawan di masa yang akan datang.
SIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Secara umum PT Takenaka Indonesia sudah menjalankan fungsi manajemen SDM secara efektif, efisien, dan ekonomis. Tetapi terdapat beberapa hal yang harus diperbaiki terutama pada efektifitas kinerja di divisi SDM. Berdasarkan hasil audit yang dilakukan, saya menyimpulkan beberapa kelemahan dalam pengelolaan fungsi sumber daya manusia pada PT Takenaka Indonesia. Kelemahan dalam pengelolaan tersebut diketahui dari hasil evaluasi manajemen sumber daya manusia perusahaan, yang dilakukan antara lain dengan melakukan observasi, wawancara dengan manajer HRD, kuesioner pengendalian internal, dan konfirmasi yang di dapat dari pihak terkait, penulis menemukan beberapa temuan permasalahan pada fungsi sumber daya manusia. Diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Perencanaan jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya didasarkan atas perkiraan dari masing-masing unit, terutama untuk jabatan staf administrasi. Hal ini mengakibatkan kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sehingga beban kerja setiap karyawan menjadi kurang seimbang. 2. Perusahaan sudah memiliki job description secara tertulis untuk masingmasing jabatan, tetapi dalam pelaksanaannya masih terjadi perangkapan tugas, situasi ini menimbulkan terjadinya eliminir kontrol terhadap pekerjaan, sehingga karyawan yang memiliki tugas yang rangkap tersebut menjadi tidak fokus terhadap job description yang seharusnya, sehingga hasil pekerjaan pun menjadi tidak maksimal. 3. Penilaian prestasi kerja bukan dilakukan untuk mengukur pencapaian prestasi karyawan bagi perusahaan, tetapi hanya sebagai formalitas, untuk menilai kinerja karyawan pada saat itu. Hasil penilaian prestasi kerja juga tidak ditindak-lanjuti, sehingga tidak ada reward bagi karyawan yang berprestasi, maupun pelatihan tambahan 62 bagi yang kurang berprestasi. Hal ini mengakibatkan tidak adanya motivasi dan semangat untuk berprestasi, karena karyawan merasa usahanya kurang diperhatikan oleh perusahaan. 4. Perusahaan belum melakukan exit interview terhadap karyawan yang akan keluar karena mengundurkan diri. Perusahaan menyatakan bahwa exit interview
dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan kurang efektif karena karyawan yang bersangkutan tidak merespon pertanyaan yang diajukan dengan tidak menjawab sesuai dengan keadaan yang sebenarnya. Akibatnya perusahaan tidak melakukan exit interview, akibatnya perusahaan tidak mendapatkan informasi mengenai persepsi karyawan terhadap perusahaan selama karyawan tersebut bekerja. Saran Tujuan dilakukannya audit operasional adalah untuk memberikan rekomendasi, agar dapat meningkatkan ekonomis, efisiensi dan efektivitas. Berikut ini adalah beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen PT Takenaka Indonesia untuk meningkatkan kinerja divisi HRD dan kualitas sumber daya manusia di perusahaan. 1. Sebaiknya perencanaan jumlah karyawan ditetapkan berdasarkan kebutuhan masing-masing unit yang dianalisis dengan menggunakan perhitungan metode ilmiah. 2. Sebaiknya karyawan melaksanakan job desk apa yang sudah tertulis pada job description yang sudah ditetapkan di tiap-tiap divisi, kemudian jika pekerjaannya sudah selesai, maka karyawan boleh diberikan job desk tambahan, tanpa mengeliminasi pekerjaan utamanya. Sehingga pekerjaan karyawan menjadi lebih efektif. 3. Sebaiknya perusahaan melakukan revisi/perbaikan terhadap program penilaian prestasi kerja, sehingga program penilaian prestasi kerja bisa lebih berjalan dengan baik. 4. Perusahaan sebaiknya menyelenggarakan exit interview untuk mendorong karyawan mengutarakan alasan-alasan keluar secara terbuka dan bebas. Selain itu, exit interview mampu mengumpulkan informasi mengenai beragam masalah yang digeluti karyawan di tempat kerjanya. REFERENSI Agoes, S. & Hoesada, J. (2012). Bunga Rampai Auditing (edisi 2). Jakarta: Penerbit Salemba Empat Arens, A.A., Elder, R.J., & Beasley, M.S. (2008). Auditing dan Jasa Assurance (Jilid1). Edisi 12. Jakarta: Penerbit Erlangga Arens, A.A., Elder, J.R. & Beasley, S.M. (2012). Auditing and assurance services: an
integrated approach. (14 th ed). Englewood Cliffs, New Jersey: Pearson education,inc. Bangun, Wilson. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Penerbit Erlangga. Bhayangkara, I.B.K. (2008). Audit Manajemen :Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat Hasibuan, M.S.P. (2010). Manajemen sumber daya manusia (edisi revisi). Jakarta: PT Bumi Aksara. Islahuzzaman (2012). Istilah Istilah Akuntansi & Auditing. Jakarta : Bumi Aksara. Nawawi H. Hadari. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Rivai, V. & Sagala, EJ. (2010). Manajemen Sumber Daya Manusia (edisi kedua). Jakarta: Raja Grafindo Persada. Sukrisno Agoes (2013). Auditing Petunjuk Praktis Pemeriksaan Akuntan oleh Akuntan Publik Buku 2 (Edisi Keempat). Jakarta : Salemba Empat. Tunggal, A.W. (2008). Audit Operasional :Suatu Pengantar. Jakarta: Harvarindo Tunggal, A.W. (2012). Pokok Pokok Operasional dan Financial Auditing. Jakarta: Penerbit Harvarindo RIWAYAT PENULIS Adhe Rizkiyanto lahir di kota Jakarta pada 15 Juli 1989. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2014.