Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal November 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 25 TAHUN 2011 TENTANG PENYUSUNAN PEDOMAN DALAM RANGKA MEMPERSIAPKAN SARANA PENGATURAN BAB I PENDAHULUAN A. Umum Suatu organisasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya akan selalu didukung oleh kegiatan administrasi. Pengelolaan administrasi yang baik akan meningkatkan kinerja organisasi. Salah satu komponen penting dalam administrasi adalah tata naskah dinas dan pengurusan surat. Tertibnya penyelenggaraan tata naskah dinas dan pengurusan surat, yang merupakan salah satu komponen penting dalam administrasi, akan sangat mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Untuk mewujudkan tertibnya penyelenggaraan tata naskah dinas dan pengurusan surat, diperlukan sarana pengaturannya. Disinilah peran Subbagian Persuratan dan Penggandaan sebagaimana tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia yaitu tugas Subbagian Persuratan dan Penggandaan adalah mempersiapkan sarana pengaturan tata naskah dinas dan pengurusan surat. Dalam rangka mempersiapkan sarana pengaturan tata naskah dinas dan pengurusan surat, yaitu pembuatan petunjuk pelaksanaan tata naskah dinas dan petunjuk pelaksanaan pengurusan surat, perlu disusun suatu pedoman. Untuk menyusun suatu pedoman perlu diatur langkah-langkah penyusunannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur tentang Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam menyusun pedoman dalam rangka mempersiapkan sarana pengaturan tata naskah dinas dan pengurusan surat. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan bagi Subbagian Persuratan dan Penggandaan. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap Tentang Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat ini berlaku dan digunakan oleh Subbagian Persuratan dan Penggandaan. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat ini meliputi Penyusunan Pedoman, Pembentukan Tim Penyusun Pedoman, Penulisan Pedoman, Penyempurnaan Pedoman, Pengesahan Pedoman dan Sosialisasi Pedoman. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Pengurusan Surat adalah serangkaian kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi kegiatan penerimaan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian surat ke unit-unit kerja/unit pengolah, dan pengiriman surat ke instansi luar. 4. Pedoman adalah naskah dinas yang digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan. Dalam hal ini menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dan pengurusan surat. 5. Pembentukan Tim adalah membentuk tim untuk melakukan penyusunan pedoman dengan membuat SK tim. 6. Penulisan Pedoman adalah melakukan penulisan pedoman sampai menjadi suatu draf yang dilakukan oleh tim. 7. Penyempurnaan pedoman adalah melakukan penyempurnaan draft setelah diperiksa oleh Kepala Bagian Arsip yang dilakukan oleh tim 8. Pengesahan adalah penandatanganan hasil penyempurnaan guide oleh pejabat yang berwenang melegalisasi. 9. Pejabat yang Berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani pedoman sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 10. Sosialisasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk lebih mengenalkan pedoman, yang merupakan produk hukum baru kepada unit kerja sebagai pengguna yang akan menjadikan pedoman sebagai acuan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas maupun pengurusan surat di unitnya.
- 4 - BAB II PROSEDUR PENYUSUNAN PEDOMAN A. Pembentukan Tim Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat 1. Kepala Bagian (Kabag) Arsip memerintahkan Kepala Subbagian (Kasubbag) Persuratan dan Penggandaan untuk menyusun Keputusan Kepala tentang Tim Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat (Kepka Tim) yang keanggotaannya terdiri atas pejabat struktural, pejabat fungsional, dan staf yang terkait. 2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan mengarahkan Arsiparis untuk menyiapkan bahan penyusunan Kepka Tim. 3. Arsiparis menyiapkan dan menyerahkan bahan penyusunan Kepka Tim kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan. 4. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan menyusun konsep Kepka Tim kemudian menyampaikan kepada Kabag Arsip untuk mendapatkan koreksi. 5. Kabag Arsip memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Arsip membuat nota dinas dan menyerahkan konsep Kepka Tim kepada Kepala Biro (Karo) Umum. 6. Karo Umum melalui Tata Usahanya memproses pengesahan Kepka Tim. 7. Kabag Arsip menerima Kepka tentang Tim dari Karo Umum dan memerintahkan Kasubbag Persuratan dan Penggandaan untuk menggandakan, mendistribusikan kepada Tim dan menyimpan Kepka Tim tersebut. 8. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan memerintahkan Pengganda Dokumen/ PencatatSurat/ Caraka untuk menggandakan Kepka dan mendistribusikan kepada Tim. 9. Pengganda Dokumen/ PencatatSurat/ Caraka menggandakan dan mendistribusikan Kepka Tim. 10. Kasubag Persuratan dan Penggandaan menyimpan Kepka Tim. B. Penulisan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat 1. Proses Penulisan Pedoman dalam Tim Penyusunan Pedoman: a. Ketua Tim membagi tugas penyusunan pedoman. b. Sekretaris membuat pembagian tugas secara tertulis.
- 5 - c. Anggota mengumpulkan referensi penyusunan pedoman, membuat kerangka penulisan, menyusun draf pedoman dan menyampaikan kepada Editor untuk mendapat masukan dan telaah. d. Sekretaris menerima hasil telaah Editor, merapikan dan mengetik hasil editing kemudian menyampaikan kepada Ketua Tim. e. Ketua Tim menerima draf sementara pedoman kemudian menyampaikan kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan melalui Sekretaris. 2. Kasubbag menerima draf awal pedoman yang telah disusun. C. Penyempurnaan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat 1. Tim Penyusunan Pedoman mengajukan draf pedoman yang telah disusun kepada Kasubbag Persuratan dan Penggandaan. 2. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan menerima dan mengoreksi draf pedoman dari segi substansi dan redaksional kemudian menyampaikan kepada Kabag Arsip untuk mendapat arahan. 3. Kabag Arsip mengoreksi dan mengarahkan penyelesaian draf pedoman. 4. Kabag Arsip menerima draf final pedoman dan memproses untuk pengesahan. D. Pengesahan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat 1. Kabag Arsip memeriksa kelengkapan pedoman kemudian menyampaikan dengan nota dinas kepada Karo Umum untuk mendapatkan pengarahan. 2. Karo Umum memberikan pengarahan untuk pengesahan pedoman. 3. Kabag Arsip menerima arahan Karo umum dan menyampaikan pedoman dengan nota dinas kepada Kabag Hukum dan Perundang-undangan untuk proses pengesahan oleh Sekretaris Utama. 4. Kabag Arsip menerima salinan pedoman yang sudah disahkan. E. Sosialisasi Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat: Agar pedoman dijadikan acuan dalam penyelenggaraan tata naskah dinas dan pengurusan surat di lingkungan ANRI maka perlu disosialisasikan. Sosialisasi diadakan dengan maksud untuk lebih mengenalkan pedoman kepada unit kerja sebagai pengguna yang akan menjadikan pedoman sebagai acuan dalam menyelenggaraan tata naskah dinas maupun pengurusan surat di unitnya. Sosialisasi dimulai dengan menetapkan waktu pelaksanaan,
- 6 - kemudian melakukan persiapan segala yang diperlukan sampai dengan pelaksanaan sosialisasi. 1. Kabag Arsip menentukan waktu, tempat, dan pembira sosialisasi pedoman. 2. Kabag Arsip memohon arahan dan persetujuan pelaksanaan sosialisasi kepada Karo Umum. 3. Karo Umum memberikan arahan dan persetujuan pelaksanaan sosialisasi pedoman. 4. Kabag Arsip menetapkan waktu, tempat dan pembicara setelah mendapat persetujuan dai karo Umum kemudian memerintahkan pelaksanaan kegiatan. 5. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan menerima perintah kemudian membuat dan menyampaikan konsep surat undangan, surat permohonan untuk menjadi pembicara, surat permohonan penggunaan tempat dan penyedian konsumsi kepada Kabag Arsip. 6. Kabag Arsip memeriksa dan menyetujui konsep surat undangan, surat permohonan untuk menjadi pembicara, surat permohonan penggunaan tempat dan penyedian konsumsi. 7. Kasubbag Persuratan dan Penggandaan memerintahkan penggandaan dan pendistribusian surat undangan, surat permohonan untuk menjadi pembicara, surat permohonan penggunaan tempat dan penyedian konsumsi kepada Arsiparis/Pengganda Dokumen/Pencatat Surat/Caraka. 8. Arsiparis/Pengganda Dokumen/Pencatat Surat/Caraka mendistribusikan surat undangan, surat permohonan untuk menjadi pembicara, surat permohonan penggunaan tempat dan penyedian konsumsi kepada Pembicara/Unit Kerja Terkait. 9. Arsiparis/Pengganda Dokumen/Pencatat Surat/Caraka membuat daftar hadir dan menggandakan pedoman sejumlah undangan untuk bahan pelaksanaan sosialisasi.
- 7 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat ini dapat menjadi acuan bagi Subbagian Persuratan dan Penggandaan dalam melakukan kegiatan penyusunan pedoman dalam rangka mempersiapkan sarana pengaturan tata naskah dinas dan pengurusan surat sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Pedoman Dalam Rangka Mempersiapkan Sarana Pengaturan Tata Naskah Dinas dan Pengurusan Surat ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal November 2011 KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 25 TAHUN 2011 TENTANG PENYUSUNAN PEDOMAN
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN PEDOMAN LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PEMBENTUKAN TIM PENYUSUN PEDOMAN DALAM RANGKA MEMPERSIAPKAN SARANA PENGATURAN TATA NASKAH DINAS DAN PENGURUSAN SURAT LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR PENULISAN PEDOMAN DALAM RANGKA MEMPERSIAPKAN SARANA PENGATURAN TATA NASKAH DINAS DAN PENGURUSAN SURAT LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN PEDOMAN DALAM RANGKA MEMPERSIAPKAN SARANA PENGATURAN LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PENGESAHAN PEDOMAN DALAM RANGKA MEMPERSIAPKAN SARANA PENGATURAN TATA NASKAH DINAS DAN PENGURUSAN SURAT LAMPIRAN 6 DIAGRAM ALIR SOSIALISASI PEDOMAN DALAM RANGKA MEMPERSIAPKAN SARANA PENGATURAN TATA NASKAH DINAS DAN PENGURUSAN SURAT
- 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 25 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PEMBENTUKAN TIM PENYUSUN PEDOMAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Memerintahkan untuk menyusun Kepka tentang Tim Penyusunan pedoman dalam rangka mempersiapkan sarana pengaturan tata naskah dinas dan pengurusan surat yang keanggotaannya terdiri atas pejabat struktural, pejabat fungsional, dan staf yang terkait Pengganda Dokumen/ Pemcatat Surat/ Caraka Arsiparis Kasubag Persuratan dan Penggandaan Kabag Arsip Karo Umum 2 Mengarahkan untuk menyiapkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim 3 Menyiapkan dan menyerahkan bahan penyusunan Kepka tentang Tim 4 Menyusun konsep Kepka tentang Tim 5 Memberikan arahan dan koreksi. Jika tidak ada perubahan, Kabag Arsip membuat nota dinas dan menyerahkan konsep Kepka tentang Tim kepada Karo Umum 6 Melalui Tata Usahanya memproses pengesahan Kepka Tim 7 Menerima Kepka tentang Tim dan memerintahkan untuk penggandaan dan pendistribusian kepada tim 8 Memerintahkan untuk menggandakan dan mendistribusikan Kepka kepada tim 9 Menggandakan dan mendistribusikan Kepka 10 Menyimpan Kepka Norma waktu: 5 hari kerja
- 3 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 25 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENULISAN PEDOMAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Membagi tugas Tim Penyusun Pedoman Ketua Sekretaris Anggota Editor Kasubbag Persuratan dan Penggandaan 2 Membuat pembagian tugas secara tertulis 3 Mengumpulkan referensi 4 Membuat kerangka penulisan 5 Menyusun draf pedoman 6 Memberi masukan dan telaah terhadap draf pedoman 7 Merapikan dan mengetik hasil editing serta menyampaikan draf pada ketua 8 Menyampaikan draf dalam bentuk laporan ke Kasubag Persuratan dan Penggandaan melalui Sekretaris Norma waktu: 4 bulan
- 4 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : 25Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN PEDOMAN Unit Penyelesaian No Tahapan Kegiatan Tim Penyusun Pedoman Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Kepala Bagian Arsip 1 Mengajukan draf pedoman 2 Menerima dan mengoreksi draf pedoman baik dari segi substansi maupun redaksional 3 Mengoreksi dan mengarahkan penyelesaian draf pedoman 4 Menerima draf final pedoman dan memproses untuk pengesahan Norma waktu: 3 bulan
- 5 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : 25 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENGESAHAN PEDOMAN Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Kabag Arsip Karo Umum Kabag Hukum dan Perundangundangan 1 Memeriksa kelengkapan pedoman kemudian menyampaikan dengan nota dinas untuk mendapat pengarahan 2 Memberikan arahan untuk pengesahan pedoman 3 Menyampaikan pedoman dengan nota dinas untuk proses pengesahan oleh Sekretaris Utama 4 Menerima salinan pedoman yang sudah disahkan Norma waktu: 1 bulan
- 6 - Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : 25 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR SOSIALISASI PEDOMAN Unit Penyelesaian No Tahapan Kegiatan Arsiparis/ Pengganda Dokumen/ Pencatat Surat/ Caraka Kasubbag Persuratan dan Penggandaan Kabag Arsip Karo Umum Pembicara/ Unit Kerja Terkait 1 Menentukan rencana waktu, tempat, dan pembicara 2 Memohon arahan dan persetujuan untuk melakukan sosialisasi 3 Memberikan arahan dan persetujuan untuk melakukan sosialisasi 4 Menetapkan waktu, tempat dan pembicara setelah mendapat arahan dan persetujuan serta memerintahkan pelaksanaan kegiatan 5 Membuat dan menyampaikan konsep surat undangan, surat permohonan untuk menjadi pembicara, surat permohonan penggunaan tempat dan penyediaan konsumsi 6 Memeriksa dan menyetujui konsep surat undangan, surat permohonan untuk menjadi pembicara, surat permohonan penggunaan tempat dan penyediaan konsumsi 7 Memerintahkan penggandaan dan pendistribusian 8 Mendistribusikan surat undangan dan surat permohonan yang telah disetujui 9 Membuat daftar hadir dan menggandakan pedoman sejumlah undangan untuk bahan pelaksanaan sosialisasi Norma waktu: 2 minggu KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN