Penyusunan Roadmap Reformasi Birokrasi Pemerintah Provinsi Tim Teknis UPRBN Kementerian PAN dan RB Mataram, 10 12 April 2012
Pokok Bahasan 1. Apa dan Mengapa diperlukan Road Map 2. Format Road Map 3. Langkah-langkah Penyusunan Road Map
Road Map Apa dan Mengapa diperlukan Road Map Reformasi Birokrasi Road Map merupakan rencana rinci yang memuat tahapan sistematis dan sistemis mengenai pelaksanaan reformasi birokrasi dalam kurun waktu tertentu Mengapa Diperlukan Road Map Menjadi instrumen yang akan memandu perubahan di lingkungan Pemda sesuai dengan karakteristik yang dimilikinya Menjadi instrumen yang mempersatukan seluruh kegiatan reformasi birokrasi dalam lingkungan Pemda Road Map menjadi instrumen yang memberikan petunjuk tentang darimana dan akan kemana perubahan dilakukan dalam rangka reformasi birokrasi Road Map merupakan dokumen yang menjadi acuan perubahan birokrasi bagi setiap Pemda
Format Road Map A. Ringkasan Eksekutif B. Pendahuluan C. Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi 1. Pencapaian 2. Rencana 3. Kriteria keberhasilan 4. Agenda prioritas 5. Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja 6. Penanggungjawab 7. Rencana anggaran
A. Ringkasan Eksekutif B. Pendahuluan C. Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi 1. Pencapaian 2. Rencana 3. Kriteria keberhasilan 4. Agenda prioritas 5. Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja 6. Penanggungjawab 7. Rencana anggaran Substansi inti penyusunan
Asesmen Organisasi Saat Ini Profil Birokrasi K/L dan Pemda 2014 Redefinisi Visi, Misi,Strategi dan Sasaran Organisasi Standar Kinerja Organisasi Penyusunan IKU Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Perbaikan Kewenangan/ Fungsi Penguatan Unit Kerja Organisasi Penguatan Unit Kerja Pelayanan Penetapan Standar Pelayanan Target Kinerja Layanan Restrukturisasi Organisasi Analisis Beban Kerja Perencanaan Pegawai Rekrutmen dan Seleksi Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi Pengembangan Model Kompetensi Pengembangan Standar Kompetensi Jabatan Asesmen Kompetensi Individu Analisis Jabatan Perbaikan Tatalaksana/ Proses Bisnis Perbaikan SOP Pengembangan e-office dan e- Government Pengembangan Indikator Kinerja Jabatan Evaluasi Jabatan Pemeringkatan Jabatan Penetapan Tunjangan Kinerja Penilaian Kinerja Pegawai Pemberian Tunjangan Kinerja Pengembangan Karir Database Kepegawaian MANAJEMEN PERUBAHAN PENATAAN PERUBAHAN UU PENGUATAN PENGAWASAN INTERNAL QUICK WINS
1. Membentuk Tim-tim yang terkait dengan pelaksanaan reformasi birokrasi Tim Pengarah Tim Pelaksana Pemerintah Daerah Ketua: Kepala Daerah Anggota: Pejabat Es. I Pemerintah Daerah Ketua: Sekda Sekretaris: Pejabat Es. II Anggota: Sesuai Kebutuhan PMO Pokja
A. Ringkasan Eksekutif B. Pendahuluan C. Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi 1. Pencapaian 2. Rencana 3. Kriteria keberhasilan 4. Agenda prioritas 5. Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja 6. Penanggungjawab 7. Rencana anggaran 1. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi saat ini: Dapat digunakan berbagai instrumen yang sering dipakai untuk assessment Formulir 1 dan 2 dapat dipergunakan sebagai alat bantu Assessment sebaiknya melibatkan para stakeholders instansi Assessment difokuskan pada area-area perubahan reformasi birokrasi 2. Mengidentifikasi berbagai permasalahan birokrasi yang memberikan pengaruh pada pencapaian kinerja organisasi 3. Mengidentifikasi berbagai pencapaian kinerja dan faktor yang menjadi kunci keberhasilan
2. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi saat ini Organisasi Apakah struktur organisasi saat ini sudah berfungsi efektif untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi? Apakah terdapat tumpang tindih tugas pokok dan fungsi? Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi Tatalaksana Apakah tatalaksana dalam organisasi berjalan secara efektif? Bagaimana penggunaan teknologi informasi dalam mendukung efektivitas tatalaksana? Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi Peraturan Perundangundangan Sumber daya manusia aparatur Apakah peraturan perundang-undangan yang diterbitkan tumpang tindih satu dengan lain peraturan perundang-undangan? Apakah peraturan perundang-undangan yang telah diterbitkan benar-benar memberikan fasilitasi kepada para stakeholders? Bagaimana kondisi SDM aparatur dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi? Apakah manajemen SDM yang diterapkan sudah memiliki kemampuan untuk membentuk SDM yang profesional? Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi
2. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi saat ini Pengawasan Apakah sistem pengawasan sudah mampu mengurangi KKN? Apakah sistem pengawasan sudah mampu membawa organisasi ke dalam pengelolaan keuangan yang baik? Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi Akuntabilitas Apakah organisasi sudah memiliki kinerja yang dapat dipertanggungjawabkan? Apakah organisasi mampu memberikan kinerja outcomes dan impact kepada masyarakat? Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi Pelayanan publik Apakah organisasi sudah mampu memberikan pelayanan sesuai dengan harapan masyarakat? Apa langkah-langkah yang sudah diambil berkaitan dengan 9 program percepatan reformasi birokrasi Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur lanjutan Apakah pegawai sudah memiliki pola pikir dan budaya kerja yang berorientasi pada kinerja? Sejauhmana pola pikir dan budaya kerja mendukung kinerja organisasi?
3. Mengidentifikasi berbagai permasalahan birokrasi yang memberikan pengaruh pada pencapaian kinerja organisasi Hasil Assessment organisasi saat ini Identifikasi permasalahan birokrasi Contoh: Organisasi Hirarki terlalu banyak Tatalaksana Peraturan Perundang-undangan Sumber daya manusia aparatur Pengawasan Akuntabilitas Pelayanan publik Catatan: Pola pikir (mind set) dan Budaya Perhatikan pula apa permasalahan yang terkait dengan 9 program percepatan reformasi Kerja (culture set) Aparatur birokrasi
4. Mengidentifikasi berbagai pencapaian kinerja dan faktor yang menjadi kunci keberhasilan Hasil Assessment organisasi saat ini Identifikasi hasil pencapaian kinerja Contoh: Organisasi Tatalaksana Peraturan Perundang-undangan Sumber daya manusia aparatur Pengawasan Akuntabilitas Pelayanan publik Catatan: Pola pikir (mind set) dan Budaya Perhatikan pula apa pencapaian yang terkait dengan 9 program percepatan reformasi Kerja (culture set) Aparatur birokrasi
A. Ringkasan Eksekutif B. Pendahuluan C. Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi 1. Pencapaian 2. Rencana 3. Kriteria keberhasilan 4. Agenda prioritas 5. Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja 6. Penanggungjawab 7. Rencana anggaran 1. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi pada tahun 2014: Dapat digunakan berbagai instrumen yang sering dipakai untuk assessment Assessment sebaiknya melibatkan para stakeholders instansi Assessment hendaknya difokuskan pada area-area perubahan reformasi birokrasi dan dikaitkan dengan kinerja organisasi yang diharapkan pada tahun 2014 2. Mengidentifikasi berbagai kelemahan birokrasi yang perlu diperbaiki agar memiliki kemampuan untuk mewujudkan kinerja organisasi yang diharapkan pada tahun 2014 3. Mengidentifikasi Quick Wins (Dibahas tersendiri)
5. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi pada tahun 2014 Organisasi Bagaimana struktur organisasi yang dikehendai sehingga organisasi mampu berjalan secara efektif dalam mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014? Tatalaksana Bagaimana sistem tatalaksana yang mampu mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014? Peraturan Perundangundangan Sumber daya manusia aparatur Bagaimana peraturan perundang-undangan yang mampu mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014? Bagaimana sistem manajemen SDM yang yang mampu mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?
5. Melakukan assessment terhadap kondisi organisasi pada tahun 2014 Pengawasan Bagaimana sistem pengawasan yang mampu mengurangi KKN dan mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014? Akuntabilitas Bagaimana sistem akuntabilitas yang mampu Apakah organisasi sudah memiliki kinerja yang mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014? Pelayanan publik Bagaimana sistem pelayanan publik yang mampu memberikan pelayanan sesuai dengan harapan masyarakat? Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur lanjutan Bagaimana pola pikir dan budaya kerja yang berorientasi pada kinerja dan mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam mewujudkan kinerja organisasi yang diinginkan pada tahun 2014?
6. Mengidentifikasi berbagai kelemahan birokrasi yang perlu diperbaiki agar memiliki kemampuan untuk mewujudkan kinerja organisasi yang diharapkan pada tahun 2014 Kondisi saat ini 2014 Permasalahan birokrasi Kinerja yang dicapai Kelemahan yang perlu di perbaiki Profil Birokrasi 2014 Harapan Kinerja Organisasi 2014 RENCANA (Mengacu pada Program dan Kegiatan)
7. Merumuskan tujuan-tujuan berdasarkan klasifikasi 8 area perubahan Tujuan Organisasi Tatalaksana Peraturan Perundang-undangan Sumber daya manusia aparatur Pengawasan Akuntabilitas Pelayanan publik Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur
8. Merumuskan Sasaran-saran per tahun berdasarkan klasifikasi 8 area perubahan Organisasi Tatalaksana Peraturan Perundang-undangan Sumber daya manusia aparatur Pengawasan Akuntabilitas Pelayanan publik Pola pikir (mind set) dan Budaya Kerja (culture set) Aparatur Tujuan Sasaran
9. Menyusun rencana program, kegiatan dan tahapan kerja Program/ Kegiatan Output Tahapan Kerja Waktu pelaksanaan Kriteria Keberhasilan Rencana Anggaran Penanggung jawab Belum dapat diisi sebelum dilakukan prioritasi
10. Menyusun agenda prioritas Penyusunan Agenda Prioritas dilakukan terhadap seluruh program kegiatan serta aktivitas (tahapan kerja) pelaksanaan reformasi birokrasi. Kriteria prioritas, antara lain: Dampak yang ditimbulkan dari kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) yang dilakukan terhadap kinerja organisasi; Dampak yang ditimbulkan dari kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) yang dilakukan terhadap kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) lainnya; Sekuensi dari kegiatan dan aktivitas (tahapan kerja) dalam program; Keterkaitan antar satu kegiatan dan kegiatan lain secara sistemis sesuai dengan karakteristik masing organisasi Output urutan program, kegiatan, tahapan kerja yang harus dilakukan Penyusunan agenda prioritas harus disusun melalui proses dengan melibatkan seluruh tim yang bertanggungjawab atas program-program dan kegiatan-kegiatan. Peran pimpinan (baik ketua Tim Pengarah dan anggota Tim Pengarah dan Tim Pelaksana) akan sangat menentukan
11. Menyusun sekuensi kegiatan dan tahapan kerja dan waktu pelaksanaan Output urutan program, kegiatan, tahapan kerja yang harus dilakukan Sekuensi kegiatan dan tahapan kerja Waktu pelaksanaan Program/ Kegiatan Output Tahapan Kerja Waktu pelaksanaan Kriteria Keberhasilan Rencana Anggaran Penanggung jawab
12. Menyusun konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan A. Ringkasan Eksekutif B. Pendahuluan C. Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi 1. Pencapaian 2. Rencana 3. Kriteria keberhasilan 4. Agenda prioritas 5. Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja 6. Penanggungjawab 7. Rencana anggaran Menyusun Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi
13. Menyusun Ringkasan Eksekutif dan Pendahuluan A. Ringkasan Eksekutif B. Pendahuluan C. Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi 1. Pencapaian 2. Rencana 3. Kriteria keberhasilan 4. Agenda prioritas 5. Waktu pelaksanaan dan tahapan kerja 6. Penanggungjawab 7. Rencana anggaran Konsolidasi rencana aksi program dan kegiatan reformasi birokrasi
Latihan Pilih satu area perubahan Lakukan asessment kondisi saat ini dan permasalahannya Lakukan kondisi yang diinginkan tahun 2014 Identifikasi berbagai kelemahan/ permasalahan yang perlu diperbaiki Tetapkan Tujuan dan Sasaran Susun kegiatan dan tahapan kerja (cek dengan kegiatan dari Pedoman, tidak menutup kemungkinan jika akan ditambahkan kegiatan baru) Buat rencana gunakan tabel (disediakan format excell)