ROAD MAP REFORMASI BIROKRASI SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA

Transkripsi

1 SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIAT JENDERAL Jl.HR Rasuna Said Kav C-19 Kuningan Jakarta Selatan DKI Jakarta

2 1

3 ROADMAP SEKRETARIAT JENDERAL OMBUDSMAN REPUBLIK INDONESIA REPUBLIK INDONESIA Saya pastikan semangat perubahan yang kami lakukan bersama sejawat menteri dan kepala daerah untuk hadirkan birokrasi yang melayani tak A. Ringkasan Eksekutif Tuntutan perubahan yang dihadapi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Republik Indonesia sejalan dengan semakin besarnya tantangan dan semakin cepatnya perubahan eksternal khususnya yang berkaitan dengan pengembangan kebijakan pengawasan pelayanan publik mengharuskan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk segera menjalankan reformasi birokrasi di lembaganya. Upaya mengantisipasi berbagai tantangan internal dan eksternal ini dilakukan dengan melakukan pembenahan di tiga area utama, yaitu tata organisasi, tatalaksana serta sumber daya manusia (SDM). 2

4 Dengan dikeluarkannya Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: PER/04/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Pengajuan Dokumen Usulan Reformasi Birokrasi, langkah reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia semakin tertata. Dengan mengacu pada panduan yang dikeluarkan tersebut, ditetapkan tujuan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah dihasilkannya produktivitas dan integritas yang tinggi disertai tanggungjawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang diemban oleh segenap aparatur pelaksana. Sementara sasarannya terbagi ke dalam delapan area perubahan yang menjadi fokus dalam reformasi birokrasi. 8 (Delapan) area perubahan yang dimaksud meliputi organisasi, tatalaksana, peraturan perundang-undangan, sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan publik dan mindset serta culture-set aparatur. Pada tahun 2012 Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah mulai melaksanakan agenda-agenda reformasi birokrasi. Walaupun belum menyeluruh dan tertata dengan sangat baik, perubahan-perubahan telah dilaksanakan di delapan area perubahan sebagaimana tersebut di atas. Di bidang organisasi, pada tahun 2012 telah dibuat konsep perubahan struktur yang menjadikan struktur lembaga menjadi lebih kaya fungsi dan sesuai dengan tantangan perkembangan pengawasan pelayanan publik. Kini, diperlukan strategi dan upaya sistematis agar pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dapat berjalan secara optimal. Dalam hal tatalaksana, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia masih harus melakukan banyak pembenahan di area proses bisnis hingga dapat mewujudkan kinerja organisasi yang lebih efisien dan efektif. Namun 3

5 demikian, berbagai SOP telah disusun dan menjadi pedoman pelaksanaan tugas pokok dan fungsi. Berkaitan dengan aspek pengelolaan sumber daya manusia (SDM), telah dilakukan berbagai upaya guna menciptakan aparatur Negara yang kompeten, kredibel dan bebas KKN, yang salah satunya diwujudkan dengan penyusunan konsep pelaksanaan rekrutmen yang transparan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Kedepannya, pembenahan akan terus dilakukan, salah satunya adalah menciptakan sistem baru dalam reward dan punishment. Sementara di bidang pengawasan, SPIP akan diterapkan, namun masih diperlukan upaya penguatan unit kerja pengawasan dan sistem yang menyertainya. Mengacu pada kondisi birokrasi terkini sebagaimana tersebut di atas, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki gagasan untuk melaksanakan reformasi birokrasi dengan mempertimbangkan aspek efesiensi, efektivitas, akuntabilitas sesuai kemampuan, serta sejumlah permasalahan yang dihadapi. Reformasi yang dilaksanakan di delapan area perubahan dijabarkan dalam dokumen usulan dan Road Map. Area perubahan selanjutnya disebut sebagai program. Setiap program terdiri dari beberapa kegiatan. Secara total, dalam 8 (delapan) program terdapat 27 (dua puluh tujuh) kegiatan. Road Map juga akan menyajikan detil setiap kegiatan yang menyangkut rencana dan waktu pelaksanaan, kriteria keberhasilan, anggaran serta tenaga pelaksana dan penanggungjawab kegiatan. 4

6 Secara umum masing-masing 8 (delapan) area perubahan memiliki tujuan spesifik yaitu: 1. Program Manajemen Perubahan bertujuan membangun kesamaan persepsi, komitmen, dan konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia; 2. Program Penataan Peraturan Perundangan-undangan bertujuan mewujudkan peraturan perundang-undangan yang harmonis dan sinkron disertai pelaksanaan yang efektif dan efisien; 3. Program Penataan dan Penguatan Organisasi: bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta terhindarkannya duplikasi tugas dan fungsi yang dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi; 4. Program Penataan Tatalaksana bertujuan mewujudkan transparansi dan akuntabilitas proses penyelenggaraan pemerintah; 5. Program Penataan Sistem Manajemen Aparatur bertujuan menciptakan SDM aparatur yang memiliki kompetensi dan berkinerja tinggi; 6. Program Penguatan Pengawasan diarahkan untuk tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif serta taat pada peraturan serta berjalannya pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya; 7. Program Penguatan Akuntabilitas Kinerja bertujuan untuk mewujudkan berjalannya sistem akuntabilitas kinerja organisasi yang efektif; 5

7 8. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik bertujuan mewujudkan pelayanan publik yang lebih cepat, lebih aman, lebih baik dan lebih terjangkau. Garis besar rencana anggaran Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dari tahun 2012 sampai dengan tahun 2014 tersusun bagi terlaksananya Reformasi Birokrasi pada kedelapan area perubahan. Perkiraan total besarnya anggaran hingga tahun 2014 untuk kedelapan area perubahan tersebut adalah sebesar Rp ,- (dua miliar empat ratus juta rupiah). Sementara dari segi waktu pelaksanaan, keseluruhan tahapan kerja dalam delapan program reformasi birokrasi dilaksanakan dalam kurun waktu 2012 hingga Berbagai langkah reformasi sebagaimana dijelaskan dalam Road Map ini yang dilakukan di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia merupakan program yang melembaga, berkesinambungan, dan diharapkan bergulir terus tanpa kehilangan momentum reformasi. Untuk itu, guna mendukung program tersebut, Pimpinan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah sepakat untuk memegang komitmen yang kuat agar program reformasi ini dapat bergulir sehingga akan dilahirkan birokrasi yang efisien dan profesional. 6

8 Kriteria keberhasilan Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah dibentuknya berbagai peraturan Sekretaris Jenderal Ombudsman Republik Indonesia terkait pelaksanaan program 8 (delapan) area perubahan, dihasilkannya berbagai dokumen hasil pelaksanaan program 8 (delapan) area perubahan, serta diwujudkannya berbagai aspek area perubahan pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. 7

9 Reformasi birokrasi harus didukung oleh tiga hal yaitu political commitment, kejelasan agenda reformasi birokrasi dan yang ketiga adalah mesin reformasi secara nasional maupun di masing-masing K/L dan Pemda Eko Prasodjo pada penutupan Bureaucracy Reform Exhibition, Conference and Stakeholder Meeting 2012, di Jakarta, Rabu (29/8). B. Pendahuluan Sebagaimana sebagian besar lembaga publik di Indonesia, tak terkecuali Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, saat ini dihadapkan pada isu penting dalam administrasi publik berupa hilangnya kepercayaan masyarakat terhadap birokrasi, karena birokrasi dianggap korup dan tidak sehat. Salah satu bukti hilangnya kepercayaan ini adalah rendahnya tingkat partisipasi masyarakat untuk mengadukan pelayanan publik yang buruk. Hal ini dikarenakan rendahnya tingkat pemahaman masyarakat terhadap pentingnya fungsi pengawasan pelayanan publik yang dilakukan oleh Ombudsman. 8

10 Kondisi Birokrasi yang kurang sehat ini salah satunya dapat dilihat dari struktur organisasi yang cenderung tidak kaya fungsi. Di samping itu, beberapa kondisi lain juga dapat teridentifikasi, diantaranya: profesionalisme aparatur masih rendah, segi penganggaran yang cukup menyedot dana besar, sistem pelayanan kepada publik belum optimal, biaya mahal dan memakan waktu lama, pelaksanaan pengadaan barang masih dilakukan secara manual dan tidak transparan, serta perencanaan penganggaran masih belum terintegrasi. Secara lebih spesifik, permasalahan yang dihadapi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia terkait tatakelola kepemerintahan guna mewujudkan misinya sebagai lembaga pendukung administrasi pengawasan pelayanan publik di Indonesia digolongkan ke dalam 4 (empat) area utama, yaitu permasalahan di aspek organisasi, tatalaksana, sumber daya manusia dan aspek pengawasan. Di bidang organisasi, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia masih dihadapkan pada tantangan untuk menciptakan organisasi yang kaya fungsi dan setiap unit kerjanya dapat bersinergi dalam mewujudkan visi dan misi organisasi. Pada tahun 2012, telah dilakukan penyusunan konsep perubahan struktur yang menjadikan struktur lembaga menjadi lebih kaya fungsi dan sesuai dengan tantangan perkembangan pengawasan pelayanan publik terkini. Namun demikian, hingga kini pelaksanaan tugas pokok dan fungsi belum dapat berjalan secara optimal. Masih diperlukan upaya perubahan struktur organisasi guna mewujudkan penajaman fungsi dan tugas pokok. 9

11 Dalam hal tatalaksana, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia masih harus melakukan banyak pembenahan di area proses bisnis hingga dapat mewujudkan kinerja organisasi yang lebih efisien dan efektif. Pembenahan proses bisnis ini juga harus ditunjang oleh kelengkapan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang lengkap guna menjamin keakuratan proses bisnis yang dilakukan. Dalam hal pengelolaan sumber daya manusia (SDM), masih banyak upayaupaya yang harus dilakukan guna menciptakan aparatur negara yang kompeten, kredibel dan bebas korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). Pembenahan akan dilakukan di semua lini, mulai dari rekruitmen, pengelolaan pegawai sebagai aset organisasi, hingga menciptakan sistem baru dalam reward dan punishment. Sementara itu, di bidang pengawasan, diperlukan penguatan unit kerja pengawasan disertai sistem yang menyertainya. Dalam hal monitoring dan evaluasi pelaksanaan program pada 8 (delapan) area perubahan, belum dilakukan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hal ini dikarenakan jumlah SDM dan anggaran yang terbatas untuk melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi tersebut. Namun, secara sekilas dapat dilihat bahwa pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi telah berada pada jalur yang ditetapkan, yaitu dengan dihasilkannya berbagai dokumen terkait reformasi birokrasi. 10

12 Mengacu pada serangkaian permasalahan yang telah dikemukakan tersebut, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki gagasan untuk melaksanakan reformasi birokrasi dengan mempertimbangkan aspek efisiensi, efektivitas, akuntabilitas sesuai kemampuan, dan sejumlah permasalahan yang dihadapi. Implementasi reformasi birokrasi merupakan langkah sistematis untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan secara lebih baik menuju tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Implementasi reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia diarahkan kepada penyelesaian berbagai permasalahan yang berkaitan dengan lemahnya birokrasi dari beberapa aspek meliputi manajemen sumber daya aparatur, struktur organisasi dengan mempertajam fungsi unit-unit kerja yang ada, sistem pelayanan publik, sistem pengawasan, akuntabilitas kinerja dan pengelolaan keuangan lembaga yang masih bersifat konvensional dan manual. 11

13 Langkah pembenahan yang akan dilakukan adalah: - Membentuk Tim Manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman RI. - Menyusun strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman RI. - Menyelenggarakan sosialisasi dan internalisasi perubahan. - Melakukan penataan berbagai peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan / diterbitkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman. - Melakukan restrukturisasi/penataan tugas dan fungsi unit kerja pada Setjen Ombudsman. - Memperkuat unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat. - Menyusun SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi. - Membangun dan mengembangkan e-government. - Melakukan penataan sistem rekrutmen pegawai. - Melakukan analisis jabatan. - Melakukan evaluasi jabatan. - Melakukan penyusunan standar kompetensi jabatan. - Melakukan asesmen individu berdasarkan kompetensi. - Menerapkan sistem penilaian kinerja individu. - Membangun/mengembangkan database pegawai. - Melakukan pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi - Menerapkan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). 12

14 - Meningkatkan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan Consulting. - Memperkuat akuntabilitas kinerja. - Mengembangkan sistem manajemen kinerja organisasi. - Menyusun Indikator Kinerja Utama (IKU). - Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja pelayanan informasi. - Melibatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik. 13

15 C. Konsolidasi Rencana Aksi Program dan Kegiatan Reformasi Birokrasi C.1. Pencapaian Program dan kegiatan reformasi birokrasi yang sudah dicapai oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah sebagai berikut: Di bidang manajemen perubahan, reformasi dilaksanakan untuk mewujudkan terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, dan konsistesi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Langkah awal yang ditempuh adalah membentuk tim manajemen perubahan untuk menyusun konsep reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Lebih lanjut telah dilakukan sosialisasi dan internalisasi dalam setiap pertemuan/rapat di lingkungan Sekretariat Jenderal tentang rencana pelaksanaan reformasi birokrasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dengan melibatkan seluruh pegawai Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Manfaat manajemen perubahan adalah meningkatnya pemahaman pegawai negeri sipil di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia tentang pentingnya perubahan melalui pelaksanaan kegiatan reformasi birokrasi. 14

16 Diluar capaian-capaian tersebut, masih banyak kendala yang harus segera ditangani sebagai bagian dari reformasi birokrasi yang akan dilaksanakan. Beberapa kendala tersebut antara lain adanya perbedaan persepsi diantara pegawai tentang semangat reformasi birokrasi. Salah satu penyebabnya adalah belum ditetapkannya strategi sosialisasi yang mampu memberikan motivasi bagi pegawai untuk turut aktif dalam proses perubahan. Di bidang penataan peraturan perundang-undangan, melakukan kompilasi peraturan perundang-undangan yang disusun oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hasil kompilasi ini selanjutnya akan digunakan untuk mengidentifikasi sejumlah peraturan perundangundangan yang terkait dengan tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk selanjutnya dilakukan harmonisasi serta penyusunan peraturan baru untuk mendukung kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Manfaat dari program penataan perundang-undangan adalah untuk mempermudah penelusuran aturan yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan tugas di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, sekaligus untuk membantu pemantauan jika ada peraturan yang tidak harmonis dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. 15

17 Di bidang penguatan dan penataan organisasi, menyusun konsep perubahan struktur organisasi dan mengkaji kemungkinan untuk menambah struktur baru di bawah Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia sesuai dengan kebutuhan organisasi. Manfaat penguatan dan penataan organisasi adalah membantu untuk membentuk struktur yang tepat dan kaya fungsi, serta mempermudah koordinasi dalam penyelesaian tugas penyelenggaraan dukungan administrasi oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Di bidang penataan tatalaksana, menyusun SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi pada struktur organisasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, sebagai acuan pelaksanaan tugas PNS di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, serta membangun dan mengembangkan e-government untuk mendukung untuk pelaksanaan tugas sehari-hari. Namun demikian, diluar capaian di bidang penataan tatalaksana tersebut, masih terdapat dua permasalahan yang akan segera ditindaklanjuti, yaitu permasalahan internal berupa business process dalam organisasi yang belum efisien dari sisi waktu (persuratan, pengarsipan) dan permasalahan eksternal berupa adanya tuntutan agar segala proses yang bersinggungan dengan publik dilakukan secara transparan disertai ketersediaan mekanisme feedback. 16

18 Manfaat penataan tatalaksana adalah membantu pegawai negeri sipil di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk melaksanakan dan menyelesaikan tugas sesuai dengan standar dan ketentuan peraturan yang ada. Di bidang penataan sistem manajemen SDM aparatur, salah satunya telah dilakukan penyusunan konsep sistem rekrutmen pegawai. Disamping itu, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia juga telah memiliki uraian jabatan struktural, sebagai dasar penyusunan analisa beban kerja, serta standar kompetensi jabatan secara umum. Akan tetapi, untuk mewujudkan SDM Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang kompeten dan handal, masih terdapat beberapa area yang perlu mendapat perhatian serius serta membutuhkan penanganan segera, seperti: analisis jabatan yang belum disusun berdasarkan fungsi dan kompetensi sesungguhnya yang dipersyaratkan, analisis jabatan dan evaluasi jabatan belum digunakan sebagai informasi dalam menentukan formasi kebutuhan pegawai, tupoksi (tugas pokok dan fungsi) belum dipahami secara utuh karena belum ada job description, belum tersedianya profil kompetensi jabatan, belum tersedianya sistem penilaian kinerja pegawai, sistem database yang belum sempurna/handal serta belum adanya identifikasi kebutuhan diklat yang diperlukan bagi pegawai. 17

19 Manfaat penataan sistem manajemen SDM aparatur adalah untuk menghasilkan pegawai negeri sipil yang kompeten, serta membantu dalam proses pengadaan pegawai negeri sipil di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Di bidang pelayanan publik, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia baru melakukan tahap identifikasi jenis-jenis pelayanan publik yang diselenggarakan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Saat ini, pelayanan publik baru pada tahap pelayanan informasi melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang standarnya telah ditetapkan oleh Komisi Informasi Publik. Untuk pengembangan organisasi di masa datang, dimungkinkan untuk menambah jenis pelayanan publik baru yang diselenggarakan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Manfaat dari upaya identifikasi jenis pelayanan publik adalah untuk membantu penyusunan standar pelayanan yang tepat sesuai dengan jenis pelayanan yang diberikan. Di bidang penguatan akuntabilitas kinerja, telah dilakukan upaya awal dalam menjabarkan visi-misi lembaga mengenai Rencana Strategis Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Di samping itu, dalam mengembangkan sistem manajemen kinerja organisasi, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dalam proses penyusunan konsep perubahan Indikator Kinerja Utama (IKU) sebagai dasar akuntabilitas kinerja yang lebih optimal. 18

20 Manfaat penguatan akuntabilitas kinerja adalah mempermudah dalam proses pengukuran kinerja pelaksanaan program dukungan manajemen yang diselenggaraan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Di luar beberapa pencapaian terkait penguatan akuntabilitas kinerja tersebut, permasalahan yang masih tersisa antara lain belum terukurnya seluruh kinerja organisasi yang salah satunya ditandai dengan belum adanya sistem yang mampu mengantisipasi pengukuran secara menyeluruh kinerja di semua lini. Dengan mengacu pada sejumlah permasalahan sebagaimana dikemukakan di atas, maka program Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia diarahkan pada berbagai area perubahan melalui rencana tindak yang dibahas secara detil pada bagian berikut ini. C.2. Rencana, Kriteria Keberhasilan, Waktu Pelaksanaan dan Tahapan Kerja, Penanggungjawab dan Anggaran di 8(delapan) Program Reformasi Birokrasi Bagian berikut ini akan menjelaskan secara rinci tentang rencana (program dan kegiatan), kriteria keberhasilan, jadwal kerja, waktu pelaksanaan dan tahapan kerja, penanggungjawab dan rencana anggaran terkait rencana aksi yang ditetapkan di 8 (delapan) area perubahan. 19

21 1. Manajemen Perubahan Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk mengubah secara sistematis dan konsisten sistem dan mekanisme kerja organisasi, pola pikir dan budaya kerja individu serta unit kerja di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia agar menjadi lebih baik sesuai dengan tujuan dan sasaran reformasi birokrasi. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Manajemen Perubahan disampaikan dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes 1. Pembentukan tim manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang terdiri dari para agen perubahan Terbentuknya tim manajemen perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman RI Penyusunan (Pembentukan) Tim Revisi Tim Penyusunan Tugastugas Tim Januari 2012 Februari 2012 Februari 2012 Draft SK Sekretaris Jenderal Draft SK Sekretaris Jenderal Draft SK Sekretaris Jenderal Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai pada Kementerian/Lembaga Pembentukan Tim Maret 2012 SK Sekretaris Jenderal 20

22 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Sosialisasi Tim Maret 2012 Pemahaman Tim Kerja Tim sudah melaksanakan tugas Maret sekarang Laporan Kemajuan Tim Kerja 2. Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia termasuk rencana implementasinya Tersedianya dokumen strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Kementerian/Lembaga Pemetaan terhadap Pemangku kepentingan dan melakukan asesmen atas pengaruh perubahan masingmasing pemangku kepentingan Asesmen kesiapan perubahan, termasuk didalamnya identifikasi terhadap penolakan perubahan September 2012 September 2012 Dokumen Identifikasi terhadap pemangku kepentingan dan pengaruh perubahan masing-masing pemangku kepentingan Dokumen Analisis kesiapan perubahan Asesmen terhadap tingkat partisipasi/ dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan termasuk mengidentifikasi-kan penolakan terhadap perubahan Oktober 2012 Dokumen Analisis tingkat partisipasi dan bentuk komunikasi pemangku kepentingan Asesmen terhadap organisasi, termasuk struktur, peran (roles), dan tanggungjawabnya Oktober 2012 Dokumen Kajian Organisasi Asesmen terhadap kemampuan/ kapabilitas dan skills organisasi untuk melaksanakan perubahan Oktober 2012 Dokumen Kajian Kemampuan dan Keahlian Organisasi 21

23 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Penyusunan strategi manajemen perubahan, rencana dan aktivitas manajemen perubahan November 2012 Dokumen Strategi Manajemen Perubahan Penyusunan strategi dan rencana komunikasi November 2012 Dokumen Strategi Komunikasi 3. Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan Terselenggaranya sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi Melakukan sosialisasi manajemen Juli 2012 Peningkatan kesadaran pegawai akan pentingnya perubahan Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas manajemen perubahan, termasuk tetap melakukan asesmen secara berkelanjutan terhadap pengarah perubahan pada masing-masing kelompok pemangku September 2012 s.d. Desember 2014 Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas komunikasi agar para pemangku kepentingan secara aktif terlibat, merasa memiliki proses perubahan dan mendorong perilaku dan pola pikir baru yang diharapkan dari proses perubahan serta mengurangi penolakan terhadap perubahan September 2012 s.d. Desember

24 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Mengimplementasikan struktur organisasi yang baru, termasuk peran dan tanggungjawabnya yang baru untuk mendukung Mengimplementasikan strategi dan rencana dan aktivitas pelatihan untuk membekali para staf menjalani periode transisi dengan baik dan mengurangi penolakan Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program dan kegiatan reformasi birokrasi sesuai roadmap reformasi birokrasi Memberikan pengetahuan dan keterampilan melalui asistensi dan fasilitasi yang diperlukan untuk membentuk keterampilan, nilainilai, perilaku dan pola pikir baru (termasuk budaya kerja atau budaya organisasi yang baru) yang diharapkan Mengimplementasikan manfaat yang telah dirumuskan agar perubahan dapat dirasakan secara positif oleh pemangku kepentingan Juli 2014 April 2013 April 2013 April 2013 September 2012 s.d. Desember 2014 SK Sekretaris Jenderal Ombudsman tentang Pengangkatan Pejabat 23

25 Program Manajemen Perubahan memiliki 3 kegiatan yaitu: Pembentukan Tim Manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang terdiri dari para agen perubahan, Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia termasuk rencana implementasinya serta Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan. Kegiatan pembentukan Tim Manajemen Perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Penyusunan Tim, dilakukan pada bulan Januari 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa dihasilkannya Draft SK Sekretaris Jenderal; Penyusunan Tugas-tugas Tim, dilakukan pada bulan Februari 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Draft SK Sekretaris Jenderal; Pembentukan Tim dilakukan pada bulan Maret 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya SK Sekretaris Jenderal; Sosialisasi Tim dilakukan pada bulan Maret 2012 dengan kriteria keberhasilan diperolehnya pemahaman Tim Kerja tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing personil. Selanjutnya, Tim mulai melaksanakan tugas pada bulan Maret dan terus berlangsung hingga sepanjang tahun Kriteria tahapan ini adalah tersusunnya laporan kemajuan Tim Kerja dengan rencana anggaran yang dibutuhkan pada tahun 2012 sebesar Rp ,- (Tiga ratus juta rupiah) 24

26 Untuk kegiatan pembentukan tim secara keseluruhan, Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan adalah Kepala Biro Umum. Kegiatan Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia (termasuk rencana implementasinya), dengan Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan Kepala Biro Perencanaan memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Pemetaan terhadap pemangku kepentingan dan melakukan asesmen atas pengaruh perubahan masing-masing pemangku kepentingan, akan dilakukan pada bulan September 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Dokumen Identifikasi terhadap pemangku kepentingan dan pengaruh perubahan masing-masing pemangku kepentingan. Kegiatan ini membutuhkan anggaran sebesar Rp ,-(Lima puluh juta rupiah); Asesmen kesiapan perubahan, termasuk didalamnya identifikasi terhadap penolakan perubahan. Tahapan ini dijadwalkan selesai dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Dokumen Analisis Kesiapan Perubahan. Anggaran yang dibutuhkan pada tahapan ini adalah sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah); Asesmen terhadap tingkat partisipasi/ dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan termasuk mengidentifikasikan penolakan terhadap 25

27 perubahan. Dijadwalkan akan terselesaikan pada tahun Kriteria keberhasilannya adalah dihasilkannya Dokumen Analisis Tingkat Partisipasi dan Bentuk Komunikasi Pemangku Kepentingan; Asesmen terhadap organisasi, termasuk struktur, peran (roles), dan tanggungjawabnya. Diperkirakan selesai di tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan dihasilkannya Dokumen Kajian Organisasi; Asesmen terhadap kemampuan/ capability dan keahlian/ skills organisasi untuk melaksanakan perubahan, akan dilaksanakan pada tahun Kriteria keberhasilannya adalah dihasilkannya Dokumen Kajian Kemampuan dan Keahlian Organisasi; Penyusunan strategi manajemen perubahan, rencana dan aktivitas manajemen perubahan. Akan diselesaikan pada tahun 2012 dengan target dihasilkannya Dokumen Strategi Manajemen Perubahan. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Kegiatan Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan memiliki tahapan sebagai berikut: Melakukan sosialisasi manajemen. Tahapan ini telah dilaksanakan pada tahun Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas manajemen perubahan, termasuk tetap melakukan asesmen secara berkelanjutan terhadap pengarah perubahan pada masing-masing kelompok pemangku. Tahapan ini akan dilaksanakan secara berkelanjutan pada tahun 2012, 2013 dan 2014; 26

28 Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas komunikasi agar para pemangku kepentingan secara aktif terlibat, merasa memiliki proses perubahan dan mendorong perilaku dan pola pikir baru yang diharapkan dari proses perubahan serta mengurangi penolakan terhadap perubahan. Tahapan akan dilakukan berkelanjutan mulai tahun 2012 hingga 2014; Menyusun struktur organisasi yang baru, termasuk peran dan tanggungjawabnya yang baru untuk mendukung. Tahapan ini akan dilaksanakan pada tahun 2014; Mengimplementasikan strategi dan rencana dan aktivitas pelatihan untuk membekali para staf menjalani periode transisi dengan baik dan mengurangi penolakan. Tahapan ini akan dilaksanakan mulai bulan April 2013 dengan anggaran sebesar Rp ,- (Tujuh puluh lima juta rupiah); Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program dan kegiatan reformasi birokrasi sesuai roadmap reformasi birokrasi. Tahapan ini dilaksanakan pada April 2013; Memberikan pengetahuan dan keterampilan melalui asistensi dan fasilitasi yang diperlukan untuk membentuk keterampilan, nilai-nilai, perilaku dan pola pikir baru (termasuk budaya kerja atau budaya organisasi yang baru) yang diharapkan. Tahapan ini akan mulai dilaksanakana pada April 2013 dengan anggaran sebesar Rp ,- (Dua puluh lima juta rupiah); 27

29 Mengimplementasikan manfaat yang telah dirumuskan agar perubahan dapat dirasakan secara positif oleh pemangku kepentingan. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Dengan mengacu pada rencana pelaksanaan kegiatan tersebut di atas, diharapkan akan tercipta perubahan di beberapa area penting sebagaimana yang digambarkan dalam matriks area perubahan sebagai berikut: No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan Kondisi Saat Ini Gap Strategi Objek yang akan dirubah 1. Manajemen Perubahan Perubahan mindset pegawai dan culture set organisasi Terbangunnya kesamaan persepsi, komitmen, konsistensi serta keterlibatan seluruh pegawai dalam pelaksanaan program dan kegiatan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Terciptanya critical mass diantara seluruh pegawai sehingga diperoleh kesamaan persepsi tentang reformasi yang harus dilaksanakan serta munculnya komitmen yang kuat disertai keterlibatan seluruh pegawai dalam pelaksanaan seluruh program Reformasi Birokrasi Belum ada kesamaan persepsi dan komitmen dari pegawai dalam pelaksanaan program RB Perlu dibangun critical mass dari seluruh pegawai tentang kesamaan persepsi dan komitmen ttg pelaksanaan RB 1. Menciptakan agen-agen perubahan yang akan mengawal proses reformasi melalui pembentukan tim manajemen perubahan 2. Menyusun strategi manajemen dan komunikasi perubahan 3. Melakukan sosialisasi dan internalisasi perubahan Kesadaran dan komitmen pegawai tentang arti penting reformasi birokrasi Secara umum, di akhir tahun 2014, outcome yang diharapkan dapat dicapai melalui kegiatan ini adalah timbulnya kesadaran dan komitmen 28

30 pegawai tentang arti penting reformasi birokrasi yang dilanjutkan dengan upaya aktif mereka dalam mendukung dan terlibat secara langsung dalam proses reformasi. Hal ini merupakan kunci penting terjadinya internalisasi nilai-nilai perubahan dalam kerangka reformasi birokrasi. 2. Penataan Peraturan Perundang-Undangan Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan Peraturan Perundang-undangan disampaikan dalam tabel berikut ini. No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes 1. Penataan Berbagai Peraturan Perundang- Undangan Yang Dikeluarkan / Diterbitkan Oleh K/L Teridentifikasinya peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh Kementerian/ Lembaga Melakukan identifikasi peraturan perundangan yang dikeluarkan/diterbitkan September 2012 Identifikasi jenis peraturan perundangan yang dikeluarkan Tercapainya peraturan perundang-undangan yang harmonis dan sinkron dan pelaksanaannya yang efektif dan efisien 29

31 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Tersedianya peta peraturan perundanganundangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Kementerian/Lembaga masing-masing serta lainnya Menyusun peta peraturan perundanganundangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta lainnya November 2012 Identifikasi peraturan perundangan yang tidak harmonis dan tidak sinkron Terlaksananya regulasi dan deregulasi peraturan perundangan Menyusun rencana regulasi dan deregulasi peraturan perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi September 2013 Rencana Aksi Regulasi dan Deregulasi Melakukan regulasi dan deregulasi peraturan perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi September 2014 Peraturan perundangan hasil Regulasi dan Deregulasi Kegiatan yang dilaksanakan dalam program ini adalah: Penataan Berbagai Peraturan Perundang-Undangan yang dikeluarkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. 30

32 Tahapan-tahapan dalam pelaksanaan kegiatan ini meliputi: Melakukan identifikasi peraturan perundang-undangan yang dikeluarkan/diterbitkan. Tahapan ini diperkirakan selesai pada tahun 2012; Menyusun peta peraturan perundangan-undangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta lainnya. Tahapan ini dilakukan pada tahun 2012; Menyusun rencana regulasi dan deregulasi peraturan perundang-undangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi. Tahapan ini dilaksanakan pada tahun Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan. Keseluruhan tahapan kerja ini akan mulai dilaksanakan pada tahun Kriteria keberhasilan yang digunakan untuk mengukur capaian di akhir tahun kegiatan adalah dihasilkannya Peraturan perundangan hasil regulasi dan deregulasi. Pelaksanaan kegiatan membutuhkan anggaran sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah). Area perubahan di program ini dijelaskan sebagaimana tercantum dalam matriks sebagai berikut: 31

33 No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan Kondisi Saat Ini Gap Strategi Objek yang akan dirubah 1. Penataan Peraturan Perundang-undangan Tercapai-nya peraturan perundangundangan yang harmonis dan sinkron dibarengi pelaksanaannya yang efektif dan efisien 1. Menurunnya peraturan perundangan yang tumpang tindih dan/ atau disharmonis 2. Meningkatnya efektivitas pelaksanaan peraturan perundangan yang ada 1.Harmonisnya peraturan perundangan ttg administrasi dengan peraturan perundangan lainnya 2.Terimplementasik annya peraturan perundangan yang dikeluarkan Tersedia kompilasi peraturan perundangundangan 1.Belum adanya pemahaman dan ketaatan oleh stakeholder ttg perundangan yang dikeluarkan 2.Belum adanya harmonisasi peraturan yang diterbitkan dengan peraturan perundangan lainnya 1.Peninjauan kembali peraturan perundangan yang dikeluarkan 2. Upaya penyelarasan peraturan yang dikeluarkan dengan peraturan perundangan lainnya (regulasi dan deregulasi) 3. Sosialisasi peraturan perundangan hasil penyelarasan 1.Peraturan perundangan yang disharmonis 2.Metode sosialisasi peraturan perundangan Di akhir tahun kedua atau paling lambat di akhir tahun ketiga pelaksanaan RB, diharapkan semakin sedikit peraturan perundangan yang disharmonis. Disamping itu, diharapkan pula telah terjadi sosialisasi secara luas tentang peraturan perundangan yang dikeluarkan khususnya kepada stakeholder yang berkaitan langsung dengan tupoksi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. 3. Penataan dan Penguatan Organisasi 32

34 Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia secara proporsional sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan tugas sehingga menjadi organisasi yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing). Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan dan Penguatan Organisasi disampaikan dalam tabel berikut ini. No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan 1. Restrukturisasi/ penataan tugas dan fungsi unit kerja pada kementerian/ lembaga Tersedianya peta tugas dan fungsi unit kerja pada kementerian/ Lembaga yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing) Melakukan identifikasi tugas pokok dan fungsi unit organisasi Menyusun peta tugas reformasi birokrasi pokok dan fungsi unit kerja yang saling tumpang tindih Juni 2012 Juni 2012 Identifikasi tugas pokok dan fungsi unit organisasi Identifikasi tupoksi unit kerja yang saling tumpang tindih Outcomes Meningkatnya efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian. Lembaga dan terhindarkannya duplikasi tugas dan fungsi yang dapat mendorong percepatan reformasi birokrasi Menyusun rencana restrukturisasi untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang efektif dan efisien serta right sizing Juni 2012 Rencana Aksi Restrukturisasi Organisasi (Draft Struktur Organisasi dan Tata Kerja) Melakukan restrukturisasi sesuai dengan rencana restrukturisasi September 2014 SK Sekretaris Jenderal Ombudsman tentang Organisasi dan Tata Kerja 33

35 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Melakukan evaluasi tupoksi untuk penajaman fungsi Juli 2012 Outcomes 2. Penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Terbentuknya unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu mendukung tercapainya tujuan dan sasaran reformasi birokrasi Melakukan identifikasi berbagai aspek yang perlu diperkuat pada unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Menyusun rencana penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tata laksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Juli 2012 April 2013 Identifikasi penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Rencana Aksi Penguatan penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Melaksanakan penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Juli 2014 Pembentukan assessment center 34

36 4. Penataan Tatalaksana Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan Tatalaksana disampaikan dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan 1. Penyusunan SOP Penyelenggaraan tugas dan fungsi Tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan Menyusun peta proses penyelenggaraan pemerintahan Juli 2012 September 2012 Identifikasi proses penyelenggaraan pemerintahan Peta proses penyelenggaraan pemerintahan Outcomes Terselenggaranya transparansi, akuntabilitas, proses penyelenggaraan pemerintah yang didukung oleh business process yang efektif dan efisien Melakukan analisa business process Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan yang akan dibakukan dalam business process dan standard operating procedure September 2012 September 2012 Analisa business Process Draft business process dan standard operating procedure Menyusun business process dan standard operating procedure September 2012 Draft SK Sekretaris Jenderal tentang BP dan SOP 35

37 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Melaksanakan business process dan standard operating procedure Januari 2013 SK Sekretaris Jenderal tentang BP dan SOP Outcomes 2. Pembangunan atau Pengembangan e- government Tersedianya e- government pada masing-masing Kementerian /Lembaga Menyusun rencana pembangunan dan pengembangan e- government April 2013 Rencana Aksi e- government Elektronisasi berbagai dokumen penyelenggaraan pemerintahan September 2013 Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, data base pegawai, manajemen kinerja, , dll September 2013 Tersedia: 1. Sistem Manajemen Arsip 2. Sistem Manajemen Persuratan 3. Sistem Manajemen/Database Pegawai yang menggunakan fasilitas intranet Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan e- procurement; memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi; help desk; dll September 2014 Tersedia : 1. LPSE 2. CPNS Online 36

38 Reformasi di Penataan Tatalaksana difokuskan pada 2 kegiatan utama, yaitu Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta Pembangunan atau Pengembangan e-government. Tahapan dalam kegiatan Penyusunan Standard Operation Procedure (SOP) Penyelenggaraan Tugas dan Fungsi. Saat ini, proses bisnis beserta SOP terkait tugas pokok dan fungsi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah tersusun. Dengan demikian, untuk melengkapi capaian ini, maka rencana kerja program penataan tatalaksana adalah melaksanakan tahapan kerja terakhir yaitu melaksanakan/mengimplementasikan proses bisnis beserta SOP yang telah ditetapkan. Implementasi secara penuh proses bisnis dan SOP ini akan mulai dilaksanakan pada tahun Kriteria keberhasilan yang digunakan adalah dikeluarkannya SK Sekretaris Jenderal tentang Proses Bisnis dan Standard Operating Procedures di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Kegiatan ini membutuhkan anggaran sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah). Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan adalah Kepala Biro Perencanaan. Untuk kegiatan Pengembangan e-government, tahapan-tahapan kerja yang akan dilaksanakan sebagai berikut: 37

39 Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, data base pegawai, manajemen kinerja, , dan lain-lain akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa tersedianya: Sistem Manajemen Arsip, Sistem Manajemen Persuratan, Sistem Manajemen/ Data base Pegawai yang menggunakan fasilitas intranet. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran. Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan e-procurement; memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi; help desk; dan lain-lain, dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa tersedianya LPSE, CPNS Online. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan. Area perubahan di program ini dijelaskan sebagaimana tercantum dalam matriks sebagai berikut: 38

40 No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan 1. Penataan Tatalaksana Terselenggara nya transparansi, akuntabilitas, proses penyelenggara an pemerintah yang didukung oleh business process yang efektif dan efisien 1.Tersusunnya sejumlah SOP yang terkait dengan proses bisnis dan pelayanan publik di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia 1. Tersedianya SOP penyelenggaraa n bisnis proses yang telah disahkan Kondisi Saat Ini 1. Belum semua kegiatan bisnis proses memiliki SOP. 2. SOP yang sudah tersusun belum sepenuhnya dilaksanakan Gap Strategi Objek yang akan dirubah 1.Masih diperlukan upaya untuk melengkapi SOP semua bisnis proses 2.Diperlukan upayaupaya agar implementasi SOP optimal 1.Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan 2.Menyusun peta proses penyelenggaraan pemerintahan 3.Melakukan analisa business process 4.Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan yang akan dibakukan dalam business process dan standard operating procedure 5.Menetapkan Proses Bisnis dan menyusun SOP 6.Melaksanakan proses bisnis dan SOP Seluruh aktivitas didasarkan pada bisnis proses yang pelaksanaannya didasarkan pada SOP 39

41 No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan 2.Pengembangan e-government 2. Meningkatnya pemanfaatan e- government dalam bisnis proses Kondisi Saat Ini 3. Beberapa proses bisnis sudah didukung oleh perangkat e- government. Ditargetkan seluruh proses bisnis yang memungkinkan memanfaatkan e-government akan didukung oleh e-government Gap Strategi Objek yang akan dirubah 3. Masih diperlukan pengembangan e-gov ernment lebih lanjut sehingga dapat menyentuh semua proses bisnis yang ada 7.Menyusun rencana pembangunan dan pengembangan e-government 8.Elektronisasi berbagai dokumen penyelenggaraan pemerintahan 9.Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, database pegawai, manajemen kinerja, , dll 10. Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan e- procurement; memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi; help desk; dll 40

42 Berdasarkan tabel di atas, dalam jangka menengah (2 tahun) diharapkan akan terjadi peningkatan pemahaman dan kesadaran seluruh pegawai untuk mentaati proses bisnis yang telah ditetapkan disertai pelaksanaan SOP-SOP nya. 5. Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan profesionalisme SDM aparatur Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang didukung oleh sistem rekrutmen dan promosi aparatur berbasis kompetensi, transparan, serta memperoleh gaji dan bentuk jaminan kesejahteraan yang sepadan. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes 1. Penataan sistem rekrutmen pegawai Terbangunnya sistem rekrutmen yang terbuka, transparansi, akuntabel dan berbasis kompetensi Melakukan identifikasi berbagai permasalahan rekrutmen pegawai Oktober 2012 Identifikasi permasalahan rekrutmen pegawai Diperolehnya para pegawai baru maupun yang sedang berkarir yang memiliki tingkat kompetensi yang dipersyaratkan oleh jabatan Melakukan need assessment jabatan pegawai sesuai kebutuhan kompetensi Januari 2013 Formasi pegawai sesuai kompetensi 41

43 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Menyusun rencana perubahan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas Februari 2013 Draft PerSekretaris Jenderal tentang Sistem Rekrutmen Pegawai Menerapkan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas September 2013 PerSekretaris Jenderal tentang Sistem Rekrutmen Pegawai 2. Analisis jabatan Tersedianya uraian jabatan dan informasi faktor jabatan Menyusun rencana pelaksanaan analisis jabatan Juli 2012 Rencana Aksi Analisis Jabatan Meningkatnya pemahaman dan penerapan atas uraian jabatan yang mengandung tugas, tanggung jawab dan hasil kerja yang harus diemban pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya Melaksanakan analisis jabatan Juli 2012 Hasil Analisis Jabatan Menetapkan hasil analisis jabatan Oktober 2012 Dokumen Hasil Analisis Jabatan Menerapkan hasil analisis jabatan Oktober

44 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Menyusun rencana pelaksanaan informasi faktor jabatan September 2012 Rencana Aksi Pelaksanaan Informasi faktor jabatan Melaksanakan informasi faktor jabatan Menetapkan hasil informasi faktor jabatan Oktober 2012 Oktober 2012 Hasil Informasi faktor jabatan Dokumen Hasil Analisis Informasi faktor jabatan Menerapkan informasi faktor jabatan Oktober Evaluasi jabatan Tersedianya peringkat jabatan dan pemberian tunjangan kinerja Menyusun rencana pelaksanaan evaluasi jabatan September 2012 Rencana Aksi Pelaksanaan Evaluasi Jabatan Melaksanakan evaluasi jabatan September 2012 Hasil Evaluasi Jabatan Merumuskan job grading September 2012 Rumusan Job Grading Memvalidasi hasil job grading dengan Kementerian PAN & RB, dan BKN Oktober 2012 Berita Acara Validasi Hasil Job Grading Penetapan tunjangan kinerja Desember 2012 Draft Perpres tentang Penetapan Tunjangan Kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia 43

45 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Penerapan pemberian tunjangan kinerja Desember 2012 Perpres tentang Penetapan Tunjangan Kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia 4. Penyusunan standar kompetensi jabatan Tersedianya dokumen standar kompetensi jabatan Pembentukan Assessment Center September 2014 Terbentuknya Assessment Center Terwujudnya profil kompetensi untuk masing-masing jabatan di dalam organisasi dan tersedianya informasi secara komprehensif dan akurat profil kompetensi individu Membuat rencana penyusunan standar kompetensi jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Januari 2013 Rencana Aksi Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Melaksanakan penyusunan standar kompetensi jabatan Februari 2013 Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Kompetensi Jabatan Menetapkan standar kompetensi Jabatan April 2013 SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Kompetensi Jabatan 44

46 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Menerapkan standar kompetensi jabatan Januari 2014 SK Sekretaris Jenderal tentang Penempatan Pegawai 5. Asesmen individu berdasarkan kompetensi Tersedianya peta profil kompetensi individu Membuat rencana untuk melakukan asesmen terhadap seluruh pegawai Januari 2014 Rencana Aksi asesmen Pegawai Melaksanakan asesmen terhadap seluruh pegawai Februari 2014 Peta profil kompetensi Individu 6. Penerapan sistem penilaian kinerja individu Tersedianya indikator kinerja individu yang terukur Membuat rencana untuk menerapkan sistem penilaian kinerja individu April 2013 Rencana Aksi Sistem Penilaian Kinerja Individu Terwujudnya sistem pengukuran kinerja individu yang objektif, transparan dan akuntabel Menyusun instrumen penilaian akuntabel kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja April 2013 SK Sekretaris Jenderal tentang Penilaian Kinerja Individu Menerapkan instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi April 2013 Kontrak Kinerja Individu 45

47 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes 7. Pembangunan/ Pengembangan database pegawai Tersedianya data pegawai yang mutakhir dan akurat Membuat rencana untuk membangun/ mengembangkan data base pegawai November 2012 Rencana Aksi Pengembangan Data base Pegawai Berjalannya sistem informasi pegawai yang akurat, transparan dan akuntabel Melaksanakan pembangunan/ akuntabel pengembangan database pegawai April 2013 Pengembangan SIMPEG Menerapkan database pegawai Mei 2013 SIMPEG 8. Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan pegawai berbasis kompetensi Terbangunnya sistem dan proses pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik Membuat rencana pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik April 2014 Rencana Aksi Pengembangan Sistem Diklat Berbasis Kompetensi Berjalannya sistem pendidikan dan pelatihan pegawai yang mengurangi kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki oleh seorang pegawai dan kompetensi yang dipersyaratkan oleh jabatan Melaksanakan pengembangan jabatan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik April 2014 Pengembangan Sistem Diklat Berbasis Kompetensi 46

48 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Menerapkan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik April 2014 SK Sekretaris Jenderal tentang Sistem Diklat Berbasis Kompetensi Di dalam Program Penataan Sistem Manajemen SDM Aparatur terdapat 8 (delapan) kegiatan, yang meliputi: Penataan Sistem Rekrutmen Pegawai, Analisis Jabatan, Analisis Beban Kerja, Evaluasi Jabatan, Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan, Asesmen Individu Berdasarkan Kompetensi, Penerapan Sistem Penilaian Kinerja Individu, Pembangunan/Pengembangan Data base Pegawai, Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Berbasis Kompetensi Kegiatan Penataan sistem rekrutmen pegawai dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: Melakukan need assessment pegawai sesuai kebutuhan kompetensi, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa formasi pegawai sesuai kompetensi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran sebesar ,- (Lima puluh juta rupiah); 47

49 Menyusun rencana perubahan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Draft PerSekretaris Jenderal tentang Sistem Rekrutmen Pegawai. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran; Menerapkan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa PerSekretaris Jenderal tentang Sistem Rekrutmen Pegawai. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum 5.2. Rencana kegiatan Analisis jabatan memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Menetapkan hasil informasi faktor jabatan akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Dokumen Hasil Analisis Informasi faktor jabatan. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran. Penerapan informasi faktor jabatan akan mulai dilakukan pada tahun 2013 kriteria keberhasilan berupa kesesuaian kompetensi pegawai dengan tupoksi yang melekat pada jabatan. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum Rencana kegiatan Evaluasi jabatan memiliki tahapan kerja sebagai berikut: 48

50 Melaksanakan evaluasi jabatan akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Hasil Evaluasi Jabatan. Kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran; Merumuskan job grading akan dilakukan pada tahun 2012 kriteria keberhasilan berupa Rumusan Job Grading. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran; Memvalidasi hasil job grading dengan Kementerian PAN & RB, dan BKN akan dilakukan pada tahun 2012 kriteria keberhasilan berupa Berita Acara Validasi Hasil Job Grading Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran; Penetapan tunjangan kinerja akan dilakukan pada tahun 2012 kriteria keberhasilan berupa Draft Perpres tentang Penetapan Tunjangan Kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran; Penerapan pemberian tunjangan kinerja akan dilakukan pada tahun 2012 kriteria keberhasilan berupa Perpres tentang Penetapan Tunjangan Kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Kegiatan ini memerlukan anggaran sebesar Rp ,- (Dua milyar Sembilan ratus enam puluh satu juta rupiah). Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Rencana kegiatan Penyusunan standar kompetensi jabatan memiliki tahapan kerja sebagai berikut: 49

51 Pembentukan Assessment Center akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa Terbentuknya Assessment Center. Kegiatan ini membutuhkan anggaran Rp ,- (Tiga ratus lima puluh juta rupiah); Membuat rencana penyusunan standar kompetensi jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia akan dilakukan pada tahun 2013 kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Penyusunan Standar Kompetensi Jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran; Melaksanakan penyusunan standar kompetensi jabatan akan dilakukan pada tahun 2013 kriteria keberhasilan berupa Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Kompetensi Jabatan. Kegiatan ini memerlukan anggaran Rp ,- (Seratus juta rupiah); Menetapkan standar kompetensi jabatan akan dilakukan pada tahun 2013 kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Kompetensi Jabatan. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran; Menerapkan standar kompetensi jabatan akan dilakukan pada tahun 2014 kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang Penempatan Pegawai. Kegiatan ini tidak memerlukan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Rencana kegiatan asesmen individu berdasarkan kompetensi memiliki tahapan kerja sebagai berikut: 50

52 Membuat rencana untuk melakukan asesmen terhadap seluruh pegawai akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi asesmen pegawai. Kegiatan ini membutuhkan anggaran Rp ,- (Lima puluh juta rupiah); Melaksanakan asesmen terhadap seluruh pegawai akan dilakukan pada tahun 2013 kriteria keberhasilan berupa Peta profil kompetensi individu. Kegiatan ini memerlukan anggaran sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah); Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Penerapan sistem penilaian kinerja individu memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Membuat rencana untuk menerapkan sistem penilaian kinerja individu, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Sistem Penilaian Kinerja Individu. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran; Menyusun instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Penilaian Kinerja Individu. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp ,- (Seratus juta rupiah); Menerapkan instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas 51

53 pokok dan fungsi, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Kontrak Kinerja Individu. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Pembangunan/ Pengembangan database pegawai. tahapan kerja yang akan dilakukan menerapkan database pegawai, yang akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa SIMPEG. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Membuat rencana pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Pengembangan Sistem Diklat Berbasis Kompetensi. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran; Melaksanakan pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa Pengembangan Sistem Diklat Berbasis Kompetensi. Kegiatan ini 52

54 membutuhkan anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp ,- (Seratus juta rupiah); Menerapkan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang Sistem Diklat Berbasis Kompetensi. Pelaksanaan kegiatan ini pada tahun 2013 membutuhkan anggaran sebesar Rp ,- (Tiga ratus juta rupiah); Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Umum. Area perubahan yang diharapkan tercipta melalui pelaksanaan program ini dapat dirangkum melalui tabel sebagai berikut: No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan Kondisi Saat Ini Gap Strategi Objek yang akan dirubah 1. Penataan sistem rekrutmen pegawai Diperolehnya para pegawai baru maupun yang sedang berkarir yang memiliki tingkat kompetensi yang dipersyaratkan oleh jabatan Belum pernah dilakukan pemetaan kompetensi jabatan bagi pemangku jabatan Ada indikasi, belum terjadi secara penuh the right man on the right place 1. Penataan sistem pengusulan kebutuhan pegawai 2. Melakukan need assessment kepada pemangku jabatan Peraturan dibidang kepegawaian 53

55 No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan Kondisi Saat Ini Gap Strategi Objek yang akan dirubah 2. Analisis dan Evaluasi Jabatan Meningkatnya pemahaman dan penerapan atas uraian jabatan yang mengandung tugas, tanggung jawab dan hasil kerja yang harus diemban pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya Telah tersedia uraian jabatan sampai dengan level terendah Telah dilakukan evaluasi jabatan dan telah diperoleh peringkat jabatan Kurangnya pemahaman akan uraian jabatan 1. Sosialisasi dan internalisasi uraian jabatan Mindset pegawai tentang tugas dan fungsi jabatan 3. Penyusunan standar kompetensi jabatan dan asesmen individu berdasarkan kompetensi Terwujudnya profil kompetensi untuk masingmasing jabatan di dalam organisasi dan tersedianya informasi secara komprehensif dan akurat profil kompetensi individu 1. Belum tersedia standar kompetensi jabatan secara spesifik untuk setiap jabatan 2. Belum dilakukan asesmen individu berdasarkan kompetensi Pembentukan assessment centre 54

56 No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan Kondisi Saat Ini Gap Strategi Objek yang akan dirubah 4. Pembangunan/ pengembangan database pegawai Berjalannya sistem informasi pegawai yang akurat, transparan dan akuntabel Tersedianya sistem informasi kepegawaian yang handal, yang mampu memberikan informasi secara menyeluruh bagi seluruh pegawai Tersedianya sistem informasi kepegawaian yang handal, yang mampu memberikan informasi secara menyeluruh bagi seluruh pegawai Tersedia sistem informasi pegawai, namun belum dapat dimanfaatkan secara optimal, karena Belum optimalnya pemanfaatan sistem informasi kepegawaian yang ada, Belum terintegrasinya sistem informasi kepegawaian Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dgn BKN Meneruskan proses input data Melakukan verifikasi data Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi Kesesuaian antara kompetensi pegawai dengan kompetensi yang dipersyaratkan jabatan 6. Penguatan Pengawasan Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan penyelenggaraan pemerintahan yang bersih dan bebas KKN. Secara umum, 55

57 target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penguatan Pengawasan adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan 1. Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) Terjadinya peningkatan ketaatan, efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi, yang ditandaidengan berkurangnya jumlah dan jenis temuan serta meningkatnya tindak lanjut Membuat rencana penerapan SPIP Membangun SPIP Menerapkan SPIP September 2012 September 2013 September 2014 Rencana Aksi Penerapan SPIP Draft SK Sekretaris Jenderal tentang SPIP SK Sekretaris Jenderal tentang SPIP Outcomes 1. Tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif serta taat pada peraturan 2. Berjalannya pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya 2. Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting APIP yang lebih berperan dalam melakukan penguatan sistem pengendalian itern, quality assurance dan konsultasi atas pelayanan kepemerintahan, yang ditandai dengan Laporan Keuangan yang mendapatkan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) Membuat rencana peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan Consulting Membangun peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan Consulting Menerapkan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting September 2012 September 2013 September 2014 Rencana Aksi Peningkatan Peran APIP Draft SK Sekretaris Jenderal tentang APIP SK Sekretaris Jenderal tentang APIP Program penguatan pengawasan memiliki 2 (dua) kegiatan yaitu Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), dan Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting. 56

58 6.1. Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Membuat rencana penerapan SPIP, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Penerapan SPIP. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran; Membangun SPIP, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Draft SK Sekretaris Jenderal tentang SPIP; Menerapkan SPIP akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang SPIP. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan ini adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Membuat rencana peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan tersusunnya Rencana Aksi Peningkatan Peran APIP; Membangun peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan tersusunnya Draft SK Sekretaris Jenderal tentang APIP. Kegiatan ini 57

59 membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp ;- (Seratus juta rupiah); Menerapkan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan SK Sekretaris Jenderal tentang APIP. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. Area perubahan yang diharapkan tercipta melalui pelaksanaan program pengutan pengawasan ini dapat dirangkum melalui tabel sebagai berikut: No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan 1. Penguatan Pengawasan Tercapainya tujuan organisasi secara efisien dan efektif serta taat pada peraturan Meningkatkan penyelenggaraan kepemerintahan di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang bersih dan bebas KKN 1. Menurunnya jumlah temuan 2. Meningkatnya tindak lanjut rekomendasi temuan hasil pengawasan Kondisi Saat Ini 1. Masih ditemukan adanya pelanggaran terhadap ketentuan yang berlaku 2. Belum terbangunnya sistem pengendalian internal yang memadai Gap Strategi Objek yang akan dirubah SPIP belum sepenuhnya dipahami dan diimplementasikan di seluruh unit kerja 1. Membuat rencana penerapan SPIP 2. Membangun SPIP 3. Menerapkan SPIP Peningkatan komitmen pimpinan dan seluruh pegwai dalam pencapaian tujuan organisasi 58

60 No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan Kondisi Saat Ini Gap Strategi Objek yang akan dirubah Berjalannya pengelolaan keuangan negara yang andal dan terpercaya Meningkatkan kualitas pelaporan keuangan 3. Peningkatan kualitas pelaporan keuangan Laporan keuangan sudah mendapat opini WTP Masih terdapat beberapa penyimpangan 4. Membuat rencana peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting 5. Membangun peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting 6. Menerapkan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting Peningkatan kinerja dan akuntabilitas satuan kerja 7. Penguatan Akuntabilitas Kinerja Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Penguatan Akuntabilitas Kinerja adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut. 59

61 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes 1. Penguatan akuntabilitas kinerja Terjadinya peningkatan kualitas laporan akuntabilitas kinerja Membuat rencana penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah September 2012 Rencana Aksi Penguatan SAKIP Berjalannya sistem akuntabilitas kinerja organisasi yang efektif Membangun penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah April 2013 Draft SK Sekretaris Jenderal tentang SAKIP Menerapkan penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah Januari : Kategori Cukup Baik : Kategori Baik 2. Pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi Terbangunnya sistem yang mampu mendorong tercapainya kinerja organisasi yang terukur Membuat rencana pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi April 2013 Rencana Aksi UKMP3 Mengembangkan sistem manajemen kinerja organisasi Mei 2013 SK Sekretaris Jenderal tentang UKMP3 Menerapkan sistem manajemen kinerja organisasi Januari 2014 Hasil evaluasi UKP 4 3. Penyusunan indikator Kinerja Utama (IKU) Tersusunnya Indikator Kinerja Utama (IKU) Mengidentifikasi indikator-indikator kunci keberhasilan November 2012 Identifikasi indikator-indikator Kunci keberhasilan Menyusun indikatorindikator kinerja utama November 2012 Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Revisi IKU Menetapkan IKU April 2013 SK Sekretaris Jenderal tentang Revisi IKU 60

62 Program penguatan akuntabilitas kinerja memiliki 3 kegiatan utama, yang meliputi: penguatan akuntabilitas kinerja, Pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi, dan Penyusunan indikator Kinerja Utama (IKU) Kegiatan penguatan akuntabilitas kinerja memiliki satu tahapan kerja: Melakukan evaluasi penguatan sistem akuntabilitas kinerja Kementerian, yang akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa laporan hasil evaluasi penguatan sistem akuntabilitas kinerja Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2012 sebesar Rp ,- (Seratus juta rupiah); Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan ini adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Kegiatan pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi akan melaksanakan tahapan: Evaluasi pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi, yang akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan laporan hasil evaluasi pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2012 sebesar Rp ,- (Seratus juta rupiah). Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan ini adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. 61

63 7.3. Penyusunan indikator Kinerja Utama (IKU) akan melaksanakan tahapan kegiatan: Area perubahan yang diharapkan tercipta melalui pelaksanaan program ini dapat dirangkum melalui tabel sebagai berikut: No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan Kondisi Saat Ini Gap Strategi Objek yang akan dirubah 1. Penguatan Akuntablitas Kinerja Meningkatkan kapasitas dan akuntabilitas kinerja lembaga 1.Terbentuknya sistem pelaporan kinerja yang terintegrasi, handal, efektif dan efisien 2.Terbentuknya sistem pengukuran kinerja yang komprehensif dan mampu memberikan respon perbaikan berkelanjutan 1. Kualitas pelaporan akuntabilitas yang lebih baik 2. Dihasilkannya sistem pengukuran kinerja LAKIP belum menggambarkan kinerja organisasi yang sesungguhnya Belum ada sistem pengukuran kinerja Perlu dikembangkan sistem dan mekanisme pelaporan kinerja yang lebih integrative 1. Membangun penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah 2. Menerapkan penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah 3. Menerapkan sistem manajemen kinerja organisasi Terukurnya kinerja organisasi dengan alat ukur yang dapat dipertanggungjawab kan 8. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk meningkatkan pelayanan publik pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia sesuai kebutuhan organisasi. Secara umum, target, kegiatan serta indikator kinerja dari 62

64 program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes 1. Penerapan standar pelayanan pada unit kerja pelayanan informasi Terimplementasinya penggunaan standar pelayanan dalam pelayanan publik Membuat rencana menyusun standar pelayanan pada unit kerja Oktober 2012 Rencana Aksi Standar Pelayanan Terselenggaranya pelayanan publik yang lebih cepat, lebih aman,lebih baik dan lebih terjangkau Menyusun standar pelayanan pada unit kerja Oktober 2012 Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Pelayanan Menetapkan standar pelayanan pada unit kerja Desember 2012 Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Pelayanan Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja Januari 2013 Tingkat Kepuasan Publik 2. Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik Terjadinya peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik Membuat rencana kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dan survey kepuasan publik April 2013 Rencana Aksi Kerjasama Pemerintah dan Masyarakat Menetapkan kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik Mei 2013 Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Kerja sama Pemerintah dan Masyarakat Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik memiliki 2 kegiatan utama, yaitu Penerapan Standar Pelayanan pada Unit Kerja yang terkait langsung 63

65 dengan pelayanan publik dan Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik Penerapan standar pelayanan pada unit kerja yang terkait langsung dengan pelayanan publik, memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Membuat rencana menyusun standar pelayanan pada unit kerja, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Standar Pelayanan. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran; Menyusun standar pelayanan pada unit kerja, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Draft SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Pelayanan. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2012 sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah); Menetapkan standar pelayanan pada unit kerja akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang Standar Pelayanan Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran; Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa Tingkat Kepuasan Publik. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan. 64

66 8.2. Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Membuat rencana kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa Rencana Aksi Kerjasama Pemerintah dan Masyarakat. Pelaksanaan kegiatan ini tidak membutuhkan anggaran; Menetapkan kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, akan dilakukan pada tahun 2012 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Menteri tentang Kerja sama Pemerintah dan Masyarakat. Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan. Area perubahan yang diharapkan tercipta melalui pelaksanaan program ini dapat dirangkum melalui tabel sebagai berikut: 65

67 No. Program/Kegiatan Tujuan Sasaran Kriteria Keberhasilan Kondisi Saat Ini Gap Strategi Objek yang akan dirubah 1. Peningkatan Pelayanan Publik Meningkatkan kualitas pelayanan publik sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat 1. Diterapkannya standar pelayanan pada unit kerja pelayanan publik 1. Terimplementasi kannya penggunaan standar pelayanan dalam pelayanan publik Pelayanan informasi belum memiliki standar 1.Perlu penyusunan standar pelayanan 1. Membuat rencana menyusun standar pelayanan pada unit kerja 2. Menyusun standar pelayanan pada unit kerja 3. Menetapkan standar pelayanan pada unit kerja 4. Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja 1. Semua unit pelayanan publik memiliki Standar Pelayanan Minimum. 2. Kualitas pelayanan meningkat (lebih efektif dan efisien) 2. Partisipasi masyarakat dalam pelayanan publik 2. Terjadinya peningkatan partisipasi masyarakat dalam pelayanan publik 2.Partisipasi masyarakat dalam pelayanan publik masih rendah 5. Membuat rencana kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik, melaksanakan survey kepuasan publik. 6. Menetapkan kerjasama 9. Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan Tujuan dilaksanakannya program ini adalah untuk menjamin agar pelaksanaan reformasi birokrasi dijalankan sesuai dengan ketentuan dan target yang 66

68 ditetapkan dalam roadmap. Secara umum, tujuan, target, kegiatan serta indikator kinerja dari program Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan adalah sebagaimana yang tercantum dalam tabel sebagai berikut. No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes 1. Monitoring Tersedianya laporan monitoring Membuat rencana monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal Januari 2013 Rencana Aksi Monitoring RB Membuat rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal Februari 2013 Rancangan Monitoring RB Menerapkan rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal April 2013 SK Sekretaris Jenderal tentang Tim Monitoring RB Menyusun laporan monitoring Mei 2013 Laporan Monitoring RB Melakukan upaya perbaikan Berkelanjutan Januari 2014 Rekomendasi perbaikan Kegiatan RB 2. Evaluasi (dilakukan setiap tahun sekali) Tersedianya laporan evaluasi tahunan Membuat rencana evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal Januari 2013 Rencana Aksi Evaluasi RB 67

69 No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes Membuat rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal Februari 2013 Rancangan Evaluasi RB Menerapkan rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal April 2013 SK Sekretaris Jenderal tentang Tim Evaluasi RB Menyusun laporan evaluasi Mei 2013 Laporan Evaluasi RB Melakukan upaya perbaikan Berkelanjutan Januari 2014 Rekomendasi perbaikan Program RB 3. Evaluasi menyeluruh (dilakukan pada semester kedua 2014) Tersedianya laporan evaluasi lima tahunan Membuat rencana evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal Januari 2014 Rencana Aksi Evaluasi 5 tahunan RB Membuat rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal Februari 2014 Rancangan Evaluasi 5 tahunan RB Menerapkan rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal April 2014 SK Sekretaris Jenderal tentang Tim Evaluasi 5 tahunan RB Laporan evaluasi menyeluruh Mei 2014 Laporan Evaluasi 5 tahunan RB 68

70 Melakukan upaya perbaikan Berkelanjutan 2014 Rekomendasi perbaikan program RB Program monitoring, evaluasi dan pelaporan memiliki 3 kegiatan utama yaitu monitoring, evaluasi dan evaluasi menyeluruh Rencana kegiatan monitoring memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Membuat rencana monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rencana aksi monitoring reformasi birokrasi; Membuat rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rancangan monitoring reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah); Menerapkan rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang tim monitoring reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah); Menyusun laporan monitoring, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa laporan monitoring reformasi birokrasi; Melakukan upaya perbaikan berkelanjutan, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rekomendasi perbaikan 69

71 Kegiatan reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp ,- (Dua puluh lima rupiah). Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Rencana kegiatan evaluasi memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Membuat rencana evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rencana aksi evaluasi reformasi birokrasi; Membuat rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rancangan evaluasi reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah); Menerapkan rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang tim evalusi reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2013 sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah); Menyusun laporan evaluasi, akan dilakukan pada bulan Januari 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa laporan evaluasi reformasi birokrasi; Melakukan upaya perbaikan berkelanjutan, akan dilakukan pada bulan Februari 2013 dengan kriteria keberhasilan berupa rekomendasi perbaikan program reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan 70

72 anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp ,- (Dua puluh lima juta rupiah). Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Rencana kegiatan evaluasi menyeluruh memiliki tahapan kerja sebagai berikut: Membuat rencana evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa rencana aksi evaluasi 5 tahunan reformasi birokrasi; Membuat rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa rancangan evaluasi 5 tahunan reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp ,- (Lima puluh juta rupiah); Menerapkan rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa SK Sekretaris Jenderal tentang tim evaluasi 5 tahunan reformasi birokrasi. Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp ,- (Seratus juta rupiah),- Menyusun laporan evaluasi menyeluruh, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa laporan evaluasi 5 tahunan reformasi birokrasi; 71

73 Melakukan upaya perbaikan berkelanjutan, akan dilakukan pada tahun 2014 dengan kriteria keberhasilan berupa rekomendasi perbaikan program reformasi birokrasi Kegiatan ini membutuhkan anggaran pada tahun 2014 sebesar Rp ,- (Dua ratus juta rupiah). Penanggungjawab pelaksanaan kegiatan di atas adalah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama. 10. Penanggungjawab Program dan Kegiatan Setiap program dan kegiatan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia memiliki minimal satu orang penanggungjawab. Satu orang penanggungjawab bertanggungjawab penuh terhadap seluruh tahapan kerja dalam satu program/kegiatan. Tabel berikut memberikan informasi tentang penanggungjawab masing-masing program dan kegiatan. No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab A. Manajemen Perubahan 1. Pembentukan tim manajemen perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang terdiri dari para agen perubahan Terbentuknya tim manajemen perubahan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Penyusunan (pembentukan) Tim RB Revisi Tim RB Kepala Biro Umum 72

74 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Penyusunan Tugastugas Tim Pembentukan Tim Manajemen Perubahan Sosialisasi Tim Tim sudah melaksanakan tugas 2. Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia termasuk rencana implementasinya Tersedianya dokumen strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi Kementerian Riset dan Teknologi Pemetaan terhadap pemangku kepentingan dan melakukan asesmen atas pengaruh perubahan masingmasing pemangku kepentingan Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Asesmen kesiapan perubahan,termasuk didalamnya identifikasi terhadap penolakan perubahan Asesmen terhadap tingkat partisipasi/ dukungan para pemangku kepentingan dan kebutuhan akan komunikasi untuk manajemen perubahan termasuk mengidentifikasikan penolakan terhadap perubahan 73

75 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Asesmen terhadap kemampuan/ kapabilitas dan skills organisasi untuk melaksanakan perubahan Penyusunan strategi manajemen perubahan, rencana dan aktivitas manajemen perubahan Penyusunan strategi dan rencana Komunikasi 3. Sosialisasi dan Internalisasi Perubahan Terselenggaranya sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan dalam rangka reformasi birokrasi Melakukan sosialisasi manajemen Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas manajemen perubahan, termasuk tetap melakukan asesmen secara berkelanjutan terhadap pengarah perubahan pada masing-masing kelompok pemangku kepentingan 74

76 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Mengimplementasikan strategi, rencana dan aktivitas komunikasi agar para pemangku kepentingan secara aktif terlibat, merasa memiliki proses perubahan dan mendorong perilaku dan pola pikir baru yang diharapkan dari proses perubahan serta mengurangi penolakan terhadap perubahan Mengimplementasikan struktur organisasi yang baru, termasuk peran dan tanggungjawabnya yang baru untuk mendukung Mengimplementasikan strategi dan rencana dan aktivitas pelatihan untuk membekali para staf menjalani periode transisi dengan baik dan mengurangi penolakan Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program dan kegiatan reformasi birokrasi sesuai road map reformasi birokrasi 75

77 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Memberikan pengetahuan dan keterampilan melalui asistensi dan fasilitasi yang diperlukan untuk membentuk keterampilan, nilainilai, perilaku dan pola pikir baru (termasuk budaya kerja atau budaya organisasi yang baru) yang diharapkan Mengimplementasikan manfaat yang telah dirumuskan agar perubahan dapat dirasakan secara positif oleh pemangku kepentingan 76

78 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab B. PENATAAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN 1. Penataan Berbagai Peraturan Perundang- Undangan Yang Dikeluarkan / Diterbitkan Oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Teridentifikasinya peraturan perundangundangan yang dikeluarkan/diterbitkan oleh Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Melakukan identifikasi peraturan perundangan yang dikeluarkan/diterbitkan Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan Tersedianya peta peraturan perundanganundangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Menyusun peta peraturan perundangan-undangan yang tidak harmonis atau tidak sinkron di lingkungan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia serta lainnya Terlaksananya regulasi dan deregulasi peraturan perundangan Menyusun rencana regulasi dan deregulasi peraturan perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi Melakukan regulasi dan deregulasi peraturan perundangundangan dalam rangka sinkronisasi dan harmonisasi 77

79 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab C. PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI 1. Restrukturisasi/ penataan tugas dan fungsi unit kerja pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Tersedianya peta tugas dan fungsi unit kerja pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia yang tepat fungsi dan tepat ukuran (right sizing) Melakukan identifikasi tugas pokok dan fungsi unit organisasi Kepala Biro Umum Menyusun peta tugas pokok dan fungsi unit kerja yang saling tumpang tindih Menyusun rencana restrukturisasi untuk mendukung pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang efektif dan efisien serta right sizing Melakukan restrukturisasi sesuai dengan rencana restrukturisasi Melakukan evaluasi tupoksi untuk penajaman fungsi 2. Penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Terbentuknya unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, kepegawaian dan diklat yang mampu mendukung tercapainya tujuan dan sasaran reformasi birokrasi Melakukan identifikasi berbagai aspek yang perlu diperkuat pada unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Kepala Biro Umum 78

80 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Menyusun rencana penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat Melaksanakan penguatan unit kerja yang menangani fungsi organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat 79

81 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab D PENATAAN TATALAKSANA 1. Penyusunan SOP Penyelenggaraan tugas dan fungsi Tersedianya dokumen SOP penyelenggaraan tugas dan fungsi yang disahkan Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan Pemerintahan Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Menyusun peta proses penyelenggaraan pemerintahan Melakukan analisa business process Melakukan identifikasi berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan yang akan dibakukan dalam business process dan standard operating procedure Menyusun business process dan standard operating procedure Melaksanakan business process dan standard operating procedure 2. Pembangunan atau Pengembangan egovernment Tersedianya egovernment Pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Menyusun rencana pembangunan dan pengembangan e-government Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan Elektronisasi berbagai dokumen penyelenggaraan pemerintahan 80

82 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Menggunakan intranet untuk distribusi dokumen elektronik, korespondensi internal antar unit kerja (jabatan), file management, data base pegawai, manajemen kinerja, , dll Menerapkan portal yang mampu: memberikan berbagai informasi kepada pengguna; melaksanakan e-procurement; memberikan links kepada portal yang lain; pencarian informasi; help desk; dll 81

83 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab E. PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR 1. Penataan sistem rekrutmen pegawai Terbangunnya sistem rekrutmen yang terbuka, transparansi, akuntabel dan berbasis kompetensi Melakukan identifikasi berbagai permasalahan rekrutmen pegawai Kepala Biro Umum Melakukan need assessment pegawai sesuai kebutuhan kompetensi Menyusun rencana perubahan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring caloncalon pegawai yang berkualitas Menerapkan sistem rekrutmen yang terbuka, transparan, akuntabel dan berbasis kompetensi untuk menjaring calon-calon pegawai yang berkualitas 2. Analisis jabatan Tersedianya uraian jabatan dan informasi faktor jabatan Menyusun rencana pelaksanaan analisis jabatan Kepala Biro Umum Melaksanakan analisis jabatan Menetapkan hasil analisis jabatan 82

84 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Menerapkan hasil analisis jabatan Menyusun rencana pelaksanaan informasi faktor jabatan Melaksanakan informasi faktor Jabatan Menetapkan hasil informasi faktor Jabatan Menerapkan informasi factor jabatan 3. Evaluasi jabatan Tersedianya peringkat jabatan dan pemberian tunjangan kinerja Menyusun rencana pelaksanaan evaluasi jabatan Kepala Biro Umum Melaksanakan evaluasi jabatan Merumuskan job grading Memvalidasi hasil job grading dengan Kementerian PAN & RB, dan BKN Penetapan tunjangan kinerja Penerapan pemberian tunjangan kinerja 4. Penyusunan standar kompetensi jabatan Tersedianya dokumen standar kompetensi jabatan Pembentukan Assessment Center Kepala Biro Umum 83

85 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Membuat rencana penyusunan standar kompetensi jabatan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Melaksanakan penyusunan standar kompetensi jabatan Menetapkan standar kompetensi Jabatan Menerapkan standar kompetensi jabatan 5. Asesmen individu berdasarkan kompetensi Tersedianya peta profil kompetensi individu Membuat rencana untuk melakukan asesmen terhadap seluruh pegawai Kepala Biro Umum Melaksanakan asesmen terhadap seluruh pegawai 6. Penerapan sistem penilaian kinerja individu Tersedianya indikator kinerja individu yang terukur Membuat rencana untuk menerapkan sistem penilaian kinerja individu Kepala Biro Umum Menyusun instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja 84

86 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Menerapkan instrumen penilaian kinerja individu yang terukur dan mencerminkan pencapaian kinerja dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi 7. Pembangunan/ Pengembangan database pegawai Tersedianya data pegawai yang mutakhir dan akurat Membuat rencana untuk membangun/ mengembangkan database pegawai Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan Melaksanakan pembangunan/ pengembangan database pegawai Menerapkan database pegawai 8. Pengembangan pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi Terbangunnya sistem dan proses pendidikan dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik Membuat rencana pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik Kepala Biro Umum Melaksanakan pengembangan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai terutama dalam pengelolaan kebijakan dan pelayanan publik Menerapkan sistem diklat berbasis kompetensi untuk pegawai 85

87 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab F. PENGUATAN PENGAWASAN 1. Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) Terjadinya peningkatan ketaatan, efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi Membuat rencana penerapan SPIP Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Membangun SPIP Menerapkan SPIP 2. Peningkatan Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan Consulting APIP yang lebih berperan dalam melakukan penguatan sistem pengendalian itern, quality assurance dan konsultasi atas pelayanan kepemerintahan Membuat rencana peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting Membangun peningkatan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting Menerapkan peran APIP sebagai Quality Assurance dan consulting 86

88 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab G. PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA 1. Penguatan akuntabilitas kinerja Terjadinya peningkatan kualitas laporan akuntabilitas kinerja Membuat rencana penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Membangun penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah Menerapkan penguatan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah 2. Pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi Terbangunnya sistem yang mampu mendorong tercapainya kinerja organisasi yang terukur Membuat rencana pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Mengembangkan system manajemen kinerja organisasi Menerapkan sistem manajemen kinerja organisasi 3. Penyusunan indikator Kinerja Utama (IKU) Tersusunnya Indikator Kinerja Utama (IKU) Mengidentifikasi indikatorindikator kunci keberhasilan Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Menyusun indikatorindikator kinerja utama Menetapkan IKU 87

89 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab H. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK 1. Penerapan standar pelayanan pada unit kerja pelayanan informasi Terimplementasinya penggunaan standar pelayanan dalam pelayanan publik Membuat rencana menyusun standar pelayanan pada unit kerja Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan Menyusun standar pelayanan pada unit kerja Menetapkan standar pelayanan pada unit kerja Menerapkan standar pelayanan pada unit kerja 2. Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik Terjadinya peningkatan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik Membuat rencana kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dan melakukan survey kepuasan publik Kepala Biro Administrasi dan Sistem Informasi Laporan Menetapkan kerjasama pemerintah dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik 88

90 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab I. MONITORING DAN EVALUASI 1. Monitoring Tersedianya laporan Monitoring Membuat rencana monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Membuat rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal Menerapkan rancangan/design monitoring pelaksanaan reformasi birokrasi internal Menyusun laporan monitoring Melakukan upaya perbaikan Berkelanjutan 2. Evaluasi (dilakukan setiap tahun sekali Tersedianya laporan evaluasi tahunan Membuat rencana evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Membuat rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal Menerapkan rancangan/design evaluasi pelaksanaan reformasi birokrasi internal 89

91 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab Menyusun laporan evaluasi 3. Evaluasi menyeluruh (dilakukan pada semester kedua 2014) Tersedianya laporan evaluasi lima tahunan Melakukan upaya perbaikan berkelanjutan Membuat rencana evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Membuat rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal Menerapkan rancangan/design evaluasi menyeluruh pelaksanaan reformasi birokrasi internal Laporan evaluasi menyeluruh Melakukan upaya perbaikan Berkelanjutan 90

92 No. Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Penanggungjawab J. QUICK WINS 1. Quick Wins Terlaksananya Quick Wins Merumuskan Quick Wins Menetapkan Quick Wins Kepala Biro Perencanaan, Pengawasan dan Kerja Sama Melakukan persiapan pelaksanaan Quick Wins Melaksanakan Quick Wins Melakukan monitoring pelaksanaan Quick Wins Melakukan evaluasi pelaksanaan Quick Wins Melakukan perbaikan atas pelaksanaan Quick Wins Menyatukan Quick Wins dalam manajemen 11.Optimalisasi Anggaran Keberhasilan pelaksanaan reformasi birokrasi tentunya terkait dengan sumber pendanaan khususnya untuk pemberian tunjangan kinerja. Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dalam menyiapkan pelaksanaan reformasi 91

93 birokrasi melakukan upaya efisiensi dan optimalisasi anggaran dengan mempertimbangkan keberlanjutan output kegiatan. Dasar Pertimbangan efisiensi dan optimalisasi tersebut adalah sebagai berikut: Pada tahun 2012, mengingat pelaksanaan DIPA Kementerian telah berjalan, maka kebijakan optimalisasi diperoleh dari kebijakan pemerintah untuk penghematan 10 % dan dari efisiensi pelaksanaan kegiatan; No Jenis Belanja Uraian Alokasi 2012 Sebelum Sesudah 1 51 Belanja Pegawai 8,960,966,000 8,960,966,000 Remunerasi - 2,961,000, Belanja Barang 37,141,968,000 34,180,968, Belanja Modal 12,651,950,000 12,651,950,000 TOTAL 58,754,884,000 58,754,884, Quick Wins Program Percepatan (Quick Wins) di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia merupakan program yang mengawali proses reformasi birokrasi dan diharapkan dalam waktu yang singkat dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat pada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hasil akhir dari Program Quick Wins adalah perbaikan business process produk utama (core business) di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. 92

94 Mengacu pada pedoman pelaksanan Reformasi Birokrasi yang dikeluarkan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara, Program Quick Wins, harus memenuhi kriteria sebagai berikut: (1) memiliki daya ungkit (key leverage) yang potensial untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat; (2) berkaitan dengan produk utama (core business) kepada institusi yang bersangkutan; serta (3) bersentuhan langsung dengan kepentingan publik. Untuk menentukan program yang akan dilaksanakan, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah mengidentifikasi area-area yang paling kritikal, terutama dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas pokok dan kewenangan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Hasil identifikasi area penting bagi implementasi reformasi birokrasi dilakukan melalui aspek tiga bidang sasaran reformasi birokrasi, yang terdiri dari bidang: kelembagaan; tatalaksana; dan sumberdaya manusia; serta aspek tugas pokok dan kewenangan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia. Berdasakan area kritikal yang teridentifikasi, maka area yang diusulkan menjadi program Quick Wins adalah Peningkatan Dukungan Administrasi Pengawasan Pelayanan Publik. 93

95 Tujuan Secara umum hasil akhir dari Program Quick Wins adalah membangun kembali kepercayaan masyarakat (publik trust building) kepada Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia melalui perbaikan kelembagaan, ketatalaksanaan atau business process serta perbaikan sistem pengembangan sumber daya manusia. Secara khusus Program Quick Wins Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia bertujuan untuk: Memberikan pelayanan prima kepada Ombudsman (khususnya stakeholder Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia) dalam pelaksanaan kegiatan dukungan administrasi; Meningkatkan profesionalitas SDM aparatur di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dalam menjalankan tupoksinya memberikan pelayanan kepada stakeholder, khususnya yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan dukungan administrasi sehingga kegiatan pengawasan pelayanan publik dapat terlaksana secara baik dan professional; Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dengan menyediakan dan memperkuat sistem data base yang berkaitan dengan aspek administratif, khususnya data tentang pengawasan pelayanan publik yang telah dilakukan di Indonesia; Membuka akses informasi yang lebih baik bagi stakeholder dan masyarakat terutama yang berkaitan kinerja Sekretariat Jenderal 94

96 Ombudsman Republik Indonesia, terutama dalam kaitannya pembuatan kebijakan di bidang administrasi pengawasan pelayanan publik. 95

97 Rencana Penerapan Quick Wins di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Untuk memastikan bahwa kegiatan yang akan dilaksanakan dapat mencapai tujuan dan sasaran dari program Quick Wins maupun Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, Program Quick Wins akan dilaksanakan dengan menggunakan strategi pelaksanaan program secara bertahap yang terdiri dari: Tahap awal, diantaranya adalah pengembangan sistem dukungan administrasi terintegrasi yang mempermudah pelayanan administrasi kepada Ombudsman. Selain pengembangan sistem dukungan administrasi, dilakukan juga konsultasi dukungan administrasi kepada stakeholder utama yaitu Ombudsman Republik Indonesia untuk bersama-sama dengan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia melakukan administrasi yang akuntabel dan bersih. Tahapan ini telah mulai dilaksanakan pada tahun Tahap berikutnya, direncanakan mulai dilaksanakan pada tahun 2013 adalah implementasi sistem dukungan data layanan administrasi secara nasional di lingkungan Ombudsman Republik Indonesia. Internalisasi ini merupakan salah satu bentuk pelayanan publik Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia kepada stakeholder utamanya. Dengan terinternalisasikannya dukungan ini, maka pengguna pelayanan Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia akan memiliki data dan informasi yang komprehensif tentang status terkini layanan administrasi. Namun demikian, bentuk pelayanan publik tidak hanya terbatas pada termanfaatkannya basis data ini, melainkan 96

98 lebih jauh pada upaya Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia untuk menjaga efektivitas dan efisiensi pelaksanaan dukungan administrasi pengawasan pelayanan publik. Untuk mewujudkannya, tidak hanya tergantung kualitas aspek perumusan kebijakan yang dilakukan, tetapi juga tergantung pada infrastruktur perundangan yang mendukung serta SDM yang kompeten dan professional dalam merumuskan kebijakan dan melaksanakan aspek pelayanan publik. Di tahun 2013 juga akan dilaksanakan evaluasi terhadap implementasi tools kebijakan dan internalisasi basis data yang telah dilakukan di tahun 2012 untuk memastikan kualitas kebijakan dan pelayanan administrasi yang telah ditetapkan. Dengan demikian, Quick Win yang ditetapkan secara nyata adalah bagian utama dari peran, tugas dan fungsi Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesiayang bergerak di bidang perumusan kebijakan pelayanan administrasi dan aspek koordinasinya. Quick Win yang ditetapkan juga diyakini akan membawa perubahan besar khususnya dalam akuntabilitas administrasi yang pada akhirnya akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pengawasan pelayanan publik di Indonesia. Quick Win yang ditetapkan diyakini akan menjadi terobosan besar dalam mendukung upaya Ombudsman RI dalam pengawasan pelayanan publik yang mendorong perbaikan kualitas pelayanan publik yang memiliki nilai ekonomis bagi pembangunan dan pertumbuhan ekonomi di Indonesia. Selain itu, dalam kurun waktu satu tahun, Quick Win 97

99 yang ditetapkan akan mendatangkan manfaat perbaikan yang antara lain lebih efisiennya pendanaan kegiatan yang dilaksanakan oleh Ombudsman. Tahapan pelaksanaan Quick Win di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah sebagaimana tercantum dalam tabel di bawah ini. No Program/Kegiatan Output Tahapan Kerja Jadwal Kriteria Keberhasilan Outcomes 1. Quick Wins Terlaksananya Quick Wins Merumuskan Wins Quick 2013 Dokumen Rumusan Quick Wins Menetapkan Wins Quick 2013 SK Sekretaris Jenderal tentang Quick Wins Melakukan persiapan pelaksanaan Quick Wins 2013 Rencana Aksi Pelaksanaan Quick Wins Melaksanakan Wins Quick 2013 Laporan Pelaksanaan Quick Wins Melakukan monitoring pelaksanaan Quick Wins Melakukan evaluasi pelaksanaan Quick Wins Melakukan perbaikan atas pelaksanaan Quick Wins Menyatukan Quick Wins dalam Manajemen 2013 Laporan Monitoring Pelaksanaan Quick Wins 2013 Laporan Evaluasi Pelaksanaan Quick Wins 2013 Revisi Rencana Aksi Pelaksanaan Quick Wins 2013 Dokumen integrasi Quick Wins dalam Program RB 98

100 D. Prioritas Program dan Kegiatan Secara umum, cetak biru pelaksanaaan reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia digambarkan sebagai berikut: P-2 PENATAAN PERUNDANG-UNDANGAN PROFIL SETJEN ORI 2014 KONDISI AWAL ASESMEN ORGANISASI SAAT INI P-5 PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM APARATUR P-6 PENGUATAN PENGAWASAN 1. Menurunnya jumlah temuan. 2. Meningkatnya tindak lanjut rekomendasi temuan hasil pengawasan. 3. Laporan keuangan mendapat opini WTP REDEFINISI VISI MISI P-3 PENATAAN DAN PENGUATAN ORGANISASI P-4 PENATAAN TATA LAKSANA P-7 PENGUATAN AKUNTABILITAS KINERJA P-8 PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK 1. Kualitas pelaporan akuntabilitas yang lebih baik. 2. Dihasilkannya sistem pengendalian. 3. Kokohnya SAKIP. 1. Pengesahan SPM. 2. Terlaksana kerja sama dengan masyarakat (feedback). 3. Terselanggaranya pelayanan publik yang lebih cepat, lebih aman, lebih baik dan lebih terjangkau. P-1 MANAJEMEN PERUBAHAN P-9 MONITORING DAN EVALUASI Berdasarkan gambar di atas, terlihat bahwa reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia Republik Indonesia akan diawali dari aspek organisasi melalui kegiatan peninjauan kembali tupoksi lembaga. Untuk itu, yang harus dilakukan saat ini adalah melakukan monitoring dan evaluasi untuk menilai kinerja struktur organisasi. Gambaran nyata kondisi organisasi hasil penilaian itu kemudian menjadi salah satu dasar dalam penajaman tugas pokok dan fungsi organisasi selanjutnya. 99

101 Terkait dengan redefinisi visi dan misi organisasi, telah dilakukan penyusunan visi dan misi lembaga pada tahun Proses evaluasi organisasi yang dilakukan pada pertengahan tahun 2012 dilakukan dengan pula mempertimbangkan berbagai aspek dan hasil evaluasi terhadap visi dan misi lembaga, yang pada akhirnya diharapkan menghasilkan struktur organisasi yang lebih sesuai dengan tuntutan kondisi terkini. Selanjutnya, menyangkut penataan SDM aparatur, kegiatan analisa jabatan yang diikuti kegiatan evaluasi jabatan sudah dilakukan. Pada tahun 2012 ini direncanakan kajian pedoman Factor Evaluation Sistem (FES) sebagai dasar dalam pemeringkatan jabatan (Job Grading). Sedangkan dalam aspek Tatalaksana pada tahun 2012 telah dilakukan penyusunan proses bisnis utama. Capaian di ketiga aspek tersebut di atas diharapkan pada akhirnya bermuara dan menjadi ujung tombak dalam pencapaian profil tahun 2014, yaitu pada upaya penguatan aspek pengawasan, akuntabilitas kinerja serta peningkatan pelayanan publik melalui raihan opini WTP, nilai LAKIP serta kualitas pelayanan. Penguatan aspek pengawasan adalah dalam rangka mempertahankan dan meningkatkan kualitas raihan opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP). Disamping itu, melalui program penguatan akuntabilitas kinerja, Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia telah menetapkan target capaian nilai baik. Lebih lanjut, upaya perbaikan akan dilakukan pada aspek pelayanan publik yaitu melalui pembenahan dan peningkatan pelayanan yang oleh unit kerja terkait. 100

102 Berdasarkan cetak biru tersebut serta dengan mengacu pada uraian rinci tentang program dan kegiatan reformasi birokrasi sebagaimana yang telah disampaikan pada bagian terdahulu, maka ditetapkan prioritas program dan kegiatan dalam reformasi birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia adalah sebagai berikut: Penyelarasan fungsi-fungsi eksisting melalui penataan proses bisnis pada setiap unit kerja guna menghindari adanya tumpang tindih tupoksi antar unit kerja, sesuai dengan Permen.PAN & RB Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pedoman Penataan Tatalaksana (Business Process). Restrukturisasi yang telah dilakukan didasari pada semangat menciptakan struktur yang ramping dan kaya fungsi. Guna mewujudkan hal ini, penajaman fungsi dan tugas pokok menjadi agenda utama dalam reformasi birokrasi. Kegiatan ini menjadi prioritas utama karena berdasarkan cetak biru reformasi birokrasi yang ditetapkan di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, aspek ini akan menjadi prime mover (penggerak utama) dengan kata lain, keberhasilan di program lain akan sangat dipengaruhi oleh kondisi awal di aspek ini; Penataan SDM Aparatur. Agenda reformasi di area ini diarahkan utamanya untuk mewujudkan peningkatan disiplin pegawai, pengembangan kompetensi dan pengembangan sistem e-recruitment. Sebagai salah satu dari empat komponen utama agenda reformasi birokrasi yang dilaksanakan di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia, penataan/reformasi di bidang sumber daya manusia memegang peranan yang penting mengingat 101

103 SDM adalah aktor utama yang melaksanakan reformasi birokrasi sekaligus menjadi obyek reformasi birokrasi. Disamping menetapkan prioritas program, hal penting lainnya dari penyusunan road map ini adalah bagaimana sejumlah program dan kegiatan yang telah direncanakan saling berkaitan satu sama lain dan dalam milestone tertentu secara bersama mampu mendukung perubahan yang akan dituju. Dari sini terlihat bahwa pelaksanaan satu program/kegiatan tidak dapat terlepas dari program/kegiatan lain. Untuk itu sangat penting dalam proposal ini disampaikan penjelasan bagaimana program dan kegiatan yang akan dilaksanakan saling berkaitan satu sama lain. Integrasi antar program dan kegiatan Reformasi Birokrasi di Sekretariat Jenderal Ombudsman Republik Indonesia dapat dilihat pada gambar di bawah ini: 102

104 103