1. Login e-office Gambar 1 : Logo Gambar 2 : Login Untuk menggunakan e-office system anda harus login terlebih dahulu dengan mengisi Global ID (CUIS ID) dan Password. Jika anda belum mempunyai Global ID atau lupa Password, hubungi USC/Helpdesk. 2. Menu Folder & Special Folder Untuk menu eoffice dibagi menjadi 3 panel. A. Folder(s) berisi dokumen-dokumen yang pernah dibuat, atau dokumen-dokumen yang sedang outstanding di posisi user. A1. Inbox folder untuk melihat dokumen-dokumen yang harus anda proses. A2. Draft folder untuk melihat dokumen yang sudah disimpan sebelumnya namun belum dikirim ke approver. A3. Sent folder berisi dokumen-dokumen yang sudah pernah anda buat. A4. Trash folder berisi dokumen-dokumen yang anda hapus. A5. My Document Status berisi semua dokumen anda baik yang sudah diproses, ditolak maupun sudah closed B. Special Folder berisi report-report dan tools (untuk user tertentu) yang bisa digunakan oleh user. Beberapa report yang bisa digunakan dalam lingkup module epayment adalah. B1. e-payment Status berisi status dari dokumen yang pernah anda buat, apakah statusnya masih open, ada di approver atau sudah diproses oleh accounting, dokumen-dokumen yang terdapat dalam folder ini termasuk dokumen Advance Payment dan Authorization Notes. B2. e-payment Report adalah laporan e-payment yang hanya bisa dilihat oleh team accounting, untuk lebih detailnya akan dijelaskan kemudian. B3. e-payment View adalah list seluruh dokumen Advance / Payment / Settlement / Authorization Note. Hanya dapat diakses oleh team accounting, untuk lebih detailnya akan dijelaskan kemudian. Page 1 of 21
C. eoffice Application berisi list transaksi yang bisa diproses oleh user. Gambar 3 : Folder Gambar 4 : Special Folder Gambar 5 : eoffice Application 2.1. Inbox, Draft, Sent dan Trash folder Berikut contoh Inbox folder : Gambar 6 : Inbox Untuk melihat/edit isi dokumen, klik tombol edit pada baris yang dinginkan. Disediakan pula navigasi inbox jika data tidak tampak / belum tampak. Untuk total dokumen yang ditampilkan per-list, bisa diset pada bagian Records per page. Seperti pada contoh di bawah, terdapat 7 buah records, yang terbagi ke dalam 2 halaman, dengan 5 records per halamannya. Halaman yang ditampilkan adalah halaman ke-1 dari 2 halaman. Gambar 7 : Navigasi Inbox Page 2 of 21
Berikut contoh Draft folder : Gambar 8 : Draft Beberapa hal yang dapat dilakukan pada folder ini dapat dijelaskan sebagai berikut. Edit / View Untuk edit / melihat isi dokumen anda, klik pada button Edit (pada baris yang bersesuaian dengan dokumen yang ingin anda buka). Del. Checkbox Untuk membatalkan/menghapus dokumen anda, bisa diberi tanda pada kotak kecil pada kolom ini, dari dokumen yang hendak dihapus, kemudian klik tombol Move to Trash. Check All Tombol ini dapat digunakan untuk memberi tanda pada kotak Del. Checkbox, untuk seluruh dokumen pada halaman yang bersesuaian. Clean All Tombol ini dapat digunakan untuk menghapus tanda pada kotak Del. Checkbox, untuk seluruh dokumen pada halaman yang bersesuaian. Move to Trash Tombol ini dapat digunakan untuk memindahkan dokumen yang sudah ditandai ke folder Trash. Untuk melihat/edit isi dokumen, klik tombol edit pada baris yang dinginkan. Disediakan pula navigasi draft jika data tidak tampak / belum tampak. Untuk total dokumen yang ditampilkan per-list, bisa diset pada bagian Records per page. Seperti pada contoh di atas, terdapat 13 buah records, yang terbagi ke dalam 3 halaman, dengan 5 records per halamannya. Halaman yang ditampilkan adalah halaman ke-1 dari 3 halaman. Page 3 of 21
Berikut contoh Sent folder : Gambar 9 : Sent Beberapa hal yang dapat dilakukan pada folder ini dapat dijelaskan sebagai berikut. Edit / View Untuk edit / melihat isi dokumen anda, klik pada button Edit (pada baris yang bersesuaian dengan dokumen yang ingin anda buka). Del. Checkbox Untuk membatalkan/menghapus dokumen anda, bisa diberi tanda pada kotak kecil pada kolom ini, dari dokumen yang hendak dihapus, kemudian klik tombol Move to Trash. Check All Tombol ini dapat digunakan untuk memberi tanda pada kotak Del. Checkbox, untuk seluruh dokumen pada halaman yang bersesuaian. Clean All Tombol ini dapat digunakan untuk menghapus tanda pada kotak Del. Checkbox, untuk seluruh dokumen pada halaman yang bersesuaian. Move to Trash Tombol ini dapat digunakan untuk memindahkan dokumen yang sudah ditandai ke folder Trash. Untuk melihat/edit isi dokumen, klik tombol edit pada baris yang dinginkan. Disediakan pula navigasi sent jika data tidak tampak / belum tampak. Untuk total dokumen yang ditampilkan per-list, bisa diset pada bagian Records per page. Seperti pada contoh di atas, terdapat 46 buah records, yang terbagi ke dalam 10 halaman, dengan 5 records per halamannya. Halaman yang ditampilkan adalah halaman ke-1 dari 10 halaman. Page 4 of 21
Berikut contoh Trash folder : Gambar 10 : Trash Beberapa hal yang dapat dilakukan pada folder ini dapat dijelaskan sebagai berikut. Edit / View Untuk edit / melihat isi dokumen anda, klik pada button Edit (pada baris yang bersesuaian dengan dokumen yang ingin anda buka). Del. Checkbox Untuk membatalkan/menghapus dokumen anda, bisa diberi tanda pada kotak kecil pada kolom ini, dari dokumen yang hendak dihapus, kemudian klik tombol Move to Trash. Check All Tombol ini dapat digunakan untuk memberi tanda pada kotak Del. Checkbox, untuk seluruh dokumen pada halaman yang bersesuaian. Clean All Tombol ini dapat digunakan untuk menghapus tanda pada kotak Del. Checkbox, untuk seluruh dokumen pada halaman yang bersesuaian. Move to Trash Tombol ini dapat digunakan untuk menghapus bersih dokumen yang sudah ditandai. Untuk melihat/edit isi dokumen, klik tombol edit pada baris yang dinginkan. Disediakan pula navigasi trash jika data tidak tampak / belum tampak. Untuk total dokumen yang ditampilkan per-list, bisa diset pada bagian Records per page. Seperti pada contoh di atas, terdapat 1 buah records, yang terbagi ke dalam 1 halaman, dengan 5 records per halamannya. Halaman yang ditampilkan adalah halaman ke-1 dari 1 halaman. Page 5 of 21
Berikut contoh My Document Status folder : Gambar 11 : My Document Status List application pada bagian atas, dapat digunakan untuk menyaring daftar dokumen sesuai dengan aplikasi yang dipilih. Untuk melihat/edit isi dokumen, klik tombol edit (pada bagian kiri) pada baris yang dinginkan. Disediakan pula navigasi jika data tidak tampak / belum tampak. Seperti pada contoh di atas, terdapat 54 buah records, yang terbagi ke dalam 6 halaman, dengan 10 records per halamannya. Halaman yang ditampilkan adalah halaman ke-1 dari 6 halaman. 3. Membuat transaksi Payment Application (PA) baru Pada panel eoffice Application, click di e-payment >> Payment Application Gambar 12 : epayment Menu Setelah di-click untuk menu Payment Application, akan muncul halaman baru dengan tampilan seperti berikut ini. Page 6 of 21
Gambar 13 : Halaman Penuh Payment Application Page 7 of 21
Penjelasan secara detail mengenai panel-panel pendukung di dalam halaman tersebut adalah sebagai berikut. A. Document Info Gambar 14 : Panel Document Info (Payment Application) Pada panel ini diisi informasi dasar mengenai dokumen Payment yang akan diproses. Adapun terdapat beberapa inputan penting pada panel ini, seperti dijelaskan berikut ini. Applied For Field yang diperuntukan sebagai informasi untuk siapa dokumen PA ini dibuat. Secara default, nama yang dipilih akan sama dengan nama Applied By (pembuat dokumen), namun bisa dipilih juga orang-orang yang memiliki organisasi unit yang sama (satu bagian) dengan user. Wajib diisi. Payment Company Field yang diperuntukan sebagai informasi company yang akan membayar biaya yang akan anda ajukan, yang akan menanggung beban biaya anda. Wajib diisi. Direct Superior Field yang diperuntukan sebagai informasi nama atasan langsung anda, jika tidak sesuai anda bisa mengganti/memilih dengan yang lain di dalam list. Adapun di dalam list adalah nama-nama orang yang levelnya lebih tinggi atau sama dengan dari anda, dan 1 organisasi unit dengan anda. Wajib diisi. Requested Payment Date Field yang diperuntukan sebagai informasi tanggal permintaan pembayaran. Dapat diset sendiri, minimal hari di mana dokumen dibuat dan tidak bisa sebelum hari dokumen dikirim ke approver, akan ada validasi yang membatasi hal ini. Wajib diisi. Invoice Date Field yang diperuntukan sebagai informasi tanggal invoice. Wajib diisi. Page 8 of 21
B. Payee Gambar 15 : Panel Payee (Payment Application) Pada panel ini diisi informasi Payee, atau kepada pihak mana/siapa pembayaran dilakukan atau atas nama siapa invoice diterbitkan. Terdapat 2 jenis payee yang dapat dipilih. i. Employee (Karyawan APP) ii. Vendor (Company) Untuk employee, secara default akan diset ke user apply by / creator transaksi Payment. Untuk mencari employee atau vendor yang diinginkan, dapat klik di tombol Search. Untuk search employee, dapat dilakukan dengan input id reference employee atau dengan nama employee (partial atau penuh) Gambar 16 : Panel Payee Employee (Payment Application) Gambar 17 : Form Search Employee (Payment Application) Page 9 of 21
Gambar 18 : Panel Payee Vendor (Payment Application) Gambar 19 : Form Search Vendor (Payment Application) C. Accounting Info Gambar 20 : Panel Accounting Info (Payment Application) Panel berikutnya adalah panel Accounting Info, yang berhubungan dengan team accounting. Payment Category Isinya merupakan kelompok/kategori pembayaran, apakah dokumen termasuk Expense, Freight, dll, ada 5 jenis payment category yang didukung, antara lain : 1. Expense 2. Freight 3. Import 4. PO Local 5. Others Gambar 21 : Payment Category (Payment Application) Page 10 of 21
Untuk pemilihan kelompok/kategori ini, lebih jelasnya dapat menghubungi pihak accounting. Pemilihan kategori ini nantinya akan mempengaruhi pemilihan team accounting yang akan memproses dokumen anda. Acct. Team Berisi team accounting yang akan memproses dokumen anda, nama-nama yang muncul dalam daftar ini tergantung dari payment category yang anda pilih sebelumnya. D. Invoice Info Gambar 22 : Invoice Info (Payment Application) Panel ini berfungsi untuk mendaftarkan nilai Invoice. Didukung hingga 3 nilai invoice, dengan currency yang berbeda. Untuk currency yang sama, diharuskan dikumpulkan / dijumlahkan ke dalam satu baris nilai Invoice yang bersesuaian (berdasarkan currency). Untuk detail field input, dapat dijelaskan sebagai berikut. Curr. Field ini berisi informasi currency / mata uang dari pembayaran (Invoice, Pajak, Tagihan, dll). Akan ada validasi yang mencegah terjadinya duplikasi currency / mata uang. Invoice Amt. Field ini berisi informasi mengenai jumlah/nilai invoice sesuai mata uang, nilai invoice bisa juga berupa total dari beberapa invoice dalam currency yang sama, untuk rinciannya bisa dijelaskan dalam field remarks. Deduction Field ini berisi informasi nilai potongan invoice (jika ada) dalam mata uang yang sama dengan invoice. Write-Off Amt. Field ini berisi informasi nilai total pembayaran dengan menggunakan Advance Application (closed TP) dalam mata uang yang sama dengan invoice, untuk mengisi field ini akan dijelaskan kemudian. Paid Amt. Field ini berisi informasi nilai total pembayaran tanpa Advance Application (closed TP) dalam mata uang yang sama dengan invoice, untuk mengisi field ini akan dijelaskan kemudian Page 11 of 21
Variance Field ini berisi informasi nilai kalkulasi dari : Invoice Amt. ( Deduction + Write-Off Amt. + Paid Amt. ). Variance harus nol sebelum dokumen dikirim ke accounting (nilai pembayaran sudah sama dengan nilai yang akan dibayar). Verified Paid Amt. Field ini berisi informasi nilai dari pembayaran menggunakan closed TP yang sudah disetujui oleh accounting, nilai permintaan pembayaran bisa berbeda dengan yang sudah diverified. Remarks Field ini berisi informasi tentang rincian invoice atau keterangan lainnya berkaitan dengan invoice tsb. E. Detail Payment Gambar 23 : Detail Payment (Payment Application) Panel ini diperuntukan sebagai list detail Payment. Ada 2 jenis payment yang bisa dilakukan : Detail Payment (Standard) dan Detail Payment (Close Advance). Dalam 1 dokumen Payment Application (PA), dapat mengakomodasi kebutuhan Payment Standard saja, Payment untuk Closed Advance saja, dan atau kombinasi antara keduanya. Ada 3 tombol yang dapat digunakan dalam panel ini. Dijelaskan fungsinya sebagai berikut. Add (detail payment) Digunakan untuk melakukan pembayaran yang tidak melewati closed Advance (tidak terkait dengan Advance yang sudah dibuat sebelumnya). Add (closed adv.) Digunakan untuk melakukan pembayaran yang melewati closed Advance. Anda akan diminta untuk memilih dokumen TP/advance yang pernah dibuat sebelumnya dan sudah di-closed oleh accounting. Untuk validasi lebih detail akan dijelaskan kemudian. Trash Digunakan untuk menghapus detail yang tidak digunakan. Sebelumnya terlebih dahulu, detail payment yang akan dihapus harus di-tick (pada bagian kiri depan). Page 12 of 21
Sedangkan untuk informasi yang ditampilkan pada detail Payment antara lain adalah sebagai berikut. Seq Field ini berisi informasi baris ke berapa, detail payment tersebut berada. Description Field ini berisi informasi kegunaan atau deskripsi detail payment / pembayaran. Curr Field ini berisi informasi currency / mata uang yang digunakan dalam detail payment / pembayaran tersebut. Amount Field ini berisi informasi nilai payment / pembayaran. Amount (Acct) Field ini berisi informasi nilai yang diverifikasi oleh bagian accounting. Amount (USD) Field ini berisi informasi nilai pada field Amount yang dikonversikan ke dalam mata uang USD, karena detail payment / pembayaran bisa terdiri atas lebih dari 1 currency / mata uang. Balance Adv. Field ini berisi informasi nilai balance / sisa pembayaran Advance (TP) anda. Hanya akan terisi untuk detail payment yang ditujukan untuk Close Advance, yang pula masih memiliki sisa. Dalam gambar tersebut di atas, balance yang masih perlu di-close adalah senilai 8.100.000,- IDR. Keterangan lebih detail mengenai tata cara input data berdasarkan jenis Payment yang dilakukan, akan dijelaskan kemudian. E.1. Detail Payment - Standard Gambar 24 : Add Detail Payment Non ATL Freight (Payment Application) Page 13 of 21
Halaman inputan ini akan tampil, jika anda klik pada tombol Add Detail. Terdapat beberapa data yang perlu dimasukkan, antara lain. Usage Field ini berisi informasi kegunaan dan atau deskripsi detail payment. Currency Field ini berisi informasi currency / mata uang yang akan digunakan. Secara otomatis, untuk pengisian awal, akan mengambil currency yang masih memiliki nilai tersisa / yang belum digunakan, yang sudah dialokasikan pada halaman utama Payment pada panel Invoice Info. Amount Field ini berisi informasi nilai detail payment yang akan ditambahkan. Secara otomatis, untuk pengisian awal, akan mengambil nilai balance yang masih memiliki tersisa / yang belum digunakan, yang sudah dialokasikan pada halaman utama Payment pada panel Invoice Info. Adapun untuk anda yang pada halaman utama Payment, memilih Payment Company adalah PT. ATL dan Payment Category adalah Freight. Gambar 25 : ATL Combination Maka untuk halaman inputan detail, akan terdapat penyesuaian, yaitu penambahan inputan SI No. dan BL No. Gambar 26 : Add Detail Payment ATL Freight (Payment Application) SI No. Field ini berisi informasi No. SI BL No. Field ini berisi informasi No. BL Page 14 of 21
Setelah selesai pengisian pada tahap ini, klik Save untuk menyimpan data sementara pada list detail. Atau dapat klik Cancel, untuk membatalkan proses penyimpanan data detail. Setelah proses Save detail, anda akan kembali ke halaman utama Payment, dan pada panel Detail Payment, dapat terlihat sebagai berikut. Gambar 27 : Sample hasil Add Detail - Standard E.2. Detail Payment Close Advance Gambar 28 : Add Detail Payment Closed Advance (Payment Application) Halaman inputan ini akan tampil, jika anda klik pada tombol Add Close Advance. Terdapat beberapa data yang perlu dimasukkan, antara lain. Search Document Field ini dapat digunakan jika dokumen Advance (TP) yang anda miliki cukup banyak dan tidak nampak di daftar Advance yang nampak. Amount for Writeoff Field ini berisi informasi dana yang akan dibayar untuk memotong nilai advance Secara otomatis, untuk pengisian awal, akan mengambil nilai Balance dari Advance tersebut. Nilai Amount for Writeoff dapat diubah, dengan kondisi nilai tersebut tidak boleh lebih besar dari nilai balance pada panel Invoice Info, untuk currency / mata uang yang bersesuaian (akan ada validasi untuk kondisi ini). Sebagai contoh, pada gambar di atas, sudah pernah dibuat dokumen Advance (TP) No. TP000290, dengan nilai 8.900.000,- IDR. Kolom Balance : 8.900.000,- artinya : dokumen anda belum pernah anda pakai sama sekali untuk pembayaran yang lain (masih utuh), jika sudah terpakai nilainya akan berkurang sampai pada akhirnya menjadi nol. Page 15 of 21
Gambar 29 : Sample Invoice Info Karena pada detail sebelumnya nilai Invoice pada currency / mata uang USD sudah digunakan, maka baris data Invoice yang memiliki currency / mata uang yang sama dengan detail tersebut sudah tidak dapat diubah. Kemudian dikarenakan nilai Invoice yang tersisa pada currency / mata uang IDR yang belum digunakan sejumlah 800.000,- ; maka nilai tersebut adalah nilai maksimum yang dapat digunakan sebagai amount writeoff. Gambar 30 : Sample Input data Detail Payment closed advance Untuk menyimpan dokumen sementara ke daftar detail payment, check pada kotak kecil di bagian awal baris Advance yang bersesuaian, dan klik OK. Sementara jika anda ingin membatalkan proses ini, dapat digunakan tombol Cancel. Setelah ditambahkan, maka tampilan akan kembali ke halaman utama Payment, dan pada panel Invoice Info dan panel Detail Payment akan Nampak sebagai berikut ini. (Penambahan detail Close Advance terlihat pada detail item ke-2) Page 16 of 21
Gambar 31 : Sample hasil input Detail Standard & Detail Close Advance. Jika anda rasa item ini ada kesalahan, anda dapat menghapusnya dari daftar dengan cara memberi tanda pada kotak kecil di sebelah kanan, lalu klik tombol Trash. Secara otomatis pula sistem akan mengembalikan nilai (amount) yang terpakai di atas untuk ditambahkan ke nilai balance. Kolom Description otomatis akan berisi No. Dokumen TP dan No. Item yang anda pilih. Jika dibutuhkan untuk adanya penyesuaian, bisa di-klik pada tombol pada bagian kiri Seq, dari masing-masing detail yang diinginkan. Untuk detail payment yang standard, tampilannya tidak akan berbeda dengan tampilan inputan sebelumnya. Namun untuk detail payment yang berasal dari proses Close Advance, tampilan data akan terlihat seperti berikut ini. Gambar 32 : Sample Edit / View pada detail Close Advance yang sudah dibuat. Pada isian di atas anda hanya dapat mengubah field usage atau deskripsi, sedang field-field yang lain tidak bisa sebab detail ini anda ambil dari dokumen TP/advance. Untuk kembali ke halaman sebelumnya (dokumen anda) klik Cancel, atau jika anda melakukan perubahan pada field usage, klik Save. Seperti yang dapat dilihat nilai pada detail tersebut akan mempengaruhi nilai-nilai yang sudah dialokasikan pada bagian Invoice Info. Page 17 of 21
Gambar 33 : Sample Invoice Info setelah proses add detail Sedangkan kolom Paid Amt untuk invoice no. 1 sudah tersisi otomatis dengan nilai 100.- yang berasal dari detail payment standard yang sudah anda tambahkan tadi, sehingga kolom Variance juga bernilai nol. Sekarang kolom Write-off Amt. untuk invoice no. 2 sudah terisi otomatis dengan nilai 800.000,- yang berasal dari detail payment close advance yang anda tambah tadi, sehingga kolom Variance bernilai nol. Seluruh detail belum tersimpan ke dalam system, sebelum anda melakukan Save (As Draft) data anda, yang akan menghasilkan nomor Payment, yang akan ditampilkan pada panel Document Info. Gambar 34 : Informasi Document No. Tombol Approval History akan tampil setelah Document No didapatkan. Tombol ini dapat digunakan untuk melihat detail approval yang sudah atau akan dijalankan terhadap dokumen anda. Page 18 of 21
Gambar 35 : Approval History F. Approver Info Gambar 36 : Approver Info Bagian ini untuk menentukan atasan siapa yang berhak untuk menyetujui dokumen anda, penentuan approver tergantung dari Payment Case dan nilai total pembayaran anda, untuk jelasnya dapat ditanyakan ke pihak accounting. Approver yang ada di dalam daftar di atas juga harus lebih besar dari level anda, sistem akan melakukan validasi. Terdapat 5 buah Payment Case yang digunakan saat ini. i. Authorization Note (AN) ii. Standard iii. Non Standard Umum iv. Non Standard Special v. Standard Special Untuk payment case Authorization Notes (AN), susunan approver yang akan digunakan, akan berdasarkan user Authorized yang sudah diberikan kuasa / delegasi wewenang, sesuai dengan dokumen AN yang akan dipilih. Susunan approver tidak dapat diubah lagi dan atau ditambahkan approver lainnya. Page 19 of 21
Gambar 37 : Payment Case Authorization Note Gambar 38 : Tombol yang akan muncul pada status Open Document Pada bagian akhir halaman utama Payment, anda akan menemukan 3 buah tombol, sebagai berikut. Save (as Draft) Tombol ini berfungsi untuk menyimpan data yang sudah diinput / diubah. Pada dokumen yang belum memiliki nomor dokumen, akan secara otomatis dibuatkan nomor baru. Setelah di-save, data bisa ditemukan di dalam folder Draft. Post (Approver) Tombol ini berfungsi untuk meneruskan dokumen ke proses selanjutnya (Approver 1). Pada dokumen yang belum memiliki nomor dokumen, akan secara otomatis dibuatkan nomor baru, dan dokumen akan langsung diteruskan ke proses selanjutnya. Cancel (Document) Tombol ini berfungsi untuk membatalkan dokumen Payment yang sudah disimpan sebelumnya. Tombol hanya akan tampil pada dokumen yang sudah tersimpan sebelumnya / sudah memiliki nomor dokumen. Jika anda klik pada tombol Post (Approver), maka dokumen akan dikirimkan kepada Approver pertama yang berada dalam daftar approver (approver list). Berikut ini adalah contoh pesan jika dokumen anda berhasil terkirim, sistem juga akan mengirimkan email pemberitahuan ke approver tsb via lotus notes. Gambar 39 : Informasi Proses Post to Approver. Page 20 of 21
Jika anda klik pada tombol Cancel (Document), maka anda akan diwajibkan untuk menginformasikan alasan anda melakukan cancel data. Adapun tampilannya akan seperti berikut ini. Gambar 40 : Cancel Document Setelah Cancelation Remark diinput, dan di-klik tombol OK. Maka akan keluar informasi sebagai berikut. Gambar 41 : Informasi Cancel Document Page 21 of 21