BAB V PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN Pembelian dan pembayaran memungkinkan transaksi kreditur untuk dicatat dan dimonitor. Kreditur adalah kewajiban yang terjadi karena adanya hutang kepada Dealer. Pada modul ini juga dicatat perincian kreditur dan pembelian kredit. 5.1 ALUR PROSES Parameter Pembelian Katagori Dealer File Master Dealer Alokasi Beban Window modul Pembelian dan Pembayaran tampak dibawah ini: 86
5.2 PARAMETER PEMBELIAN Layar ini memungkinkan kode rekening diperbaharui pada Buku Besar. Kode rekening Pajak dikembalikan ( untuk pajak barang dan jasa ) dapat diabaikan jika pajak tidak digunakan. Jangka waktu analisa kreditur juga dibuat pada bagian ini. Pada Modul Purchases dan Payments, Pilih Menu Maintenance dan Pilih Submenu Purchases Parameters: Berikut ini Tampilan Purchases Parameters: Kasus: Masukan Interval Periode Umur Padanan Buku Besar = 15 hari = CA6000 Pajak Masukan 87
Pilih Save untuk menyimpan. 5.3 PEMBAYARAN Modul ini juga berguna untuk memasukan informasi yang berhubungan dengan pembayaran kepada vendor. Rincian cek dan pembayaran tunai yang dimasukkan atau diposting akan mengurangi saldo rekening vendor yang bersangkutan. 5.4 PARAMETER PEMBAYARAN Layar ini untuk menambah atau menghapus rcord pembayaran dan menyediakan No. Bukti Pembayaran Akhir dan No. Pesanan Pembelian. Nomor bukti pembayaran terakhir ditetapkan pada layar ini Pilih Modul Purchases and Payments, Pada menu Maintenance Pilih Submenu Payments Parameters 88
Beri tanda pada kotak hanya manual. 5.5 KATAGORI DEALER Kreditur dapat dikatagorikan ke dalam kelompok yang berbeda pada layar ini. Padanan Buku Besar menunjukkan rekening yang akan di update ke Buku Besar sehubungan dengan transaksi yang melibatkan vendor yang tertentu. Pilih Modul Purchases and Payments, pada menu Maintenance Pilih Submenu Vendors Category. Tampilan Maintain Katagori Dealer tampak pada gambar berikut: Pada submenu Vendors Category dimasukkan. 89
Kasus : Kategori Dealer: Hutang Dagang Rupiah Hutang Dagang USD Kode HD-IDR HD-USD Keterangan HUTANG DAGANG-IDR HUTANG DAGANG-USD Mata Uang IDR USD Padanan Buku Besar 00-CL1100 00-CL1200 Tekan Save Untuk menyimpan. 5.6 MAINTAIN MASTER DEALER Perincian vendor dimasukkan disini. Pembayaran Ditahan tidak memungkinkan dilakukannya pembayaran terhadap seorang kreditur pada modul pembayaran Dapat Diubah memungkinkan status Pembayaran Ditahan dapat diubah pada layar Tambah Faktur Diterima Pemilihan menu Maintenance Vendors Master tampak pada gambar berikut ini: 90
Window Maintenance Vendors Master tampak pada gambar dibawah ini: Kasus: KODE DEALER NAMA PLG VENDOR KATEGORY CREDITO R ACCOUNT CODE CREDIT LIMIT PAYMENT TERM CURRENCY CODE A 1 PT. Angkasa Pura HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR 91
B 1 C 1 D1 PT. Bina Komputer PT. Cipta Niaga PT. Delta Kusuma HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR I1 PT. IBM HD-IDR 00-CL700 US$ 10.000 30 USD M1 PT. Microsoft HD-IDR 00-CL700 US$ 10.000 30 USD S1 PT. Sumber Daya 5.7 PADANAN BUKU BESAR HD-IDR 00-CL700 Rp. 100.000.000 30 IDR Bagian ini untuk menentukan rekening yang akan didebet dalam Buku Besar. Jika rekening tidak ditentukan secara spesifik pada bagian ini, kita masih dapat memilihnya pada layar entri transaksi. Rekening pembelian dapat dipilih jika sistem Persediaan Fisik digunakan. Jika sistem Persediaan Perpetual yang digunakan, biasanya dipilih rekening Sementara (unbilled creditors). Untuk mengakses pilih menu Maintenance, Pilih Master Dealer. Masukan Kode Dealer A1 dan informasi yang berhubungan dengan dealer A1. 92
5.8 ALOKASI BEBAN Bagian ini untuk mengalokasi beban pada departemen departemen yang berbeda secara tetap berdasarkan prosentase yang diinginkan. Pilih Modul Purchases and Payments pada Menu Maintenance pilih Submenu Expenses Allocation. Window maintain Alokasi Beban (Maintenance Expenses Alllocation) tampak pada gambar berikut: 93
Entri Awal Hutang Usaha Layar ini terdapat pada Menu Utility di modul Hutang Usaha. Saldo tunggakan kepada kreditur dari periode sebelumnya ( pada sistem akuntansi lama ) dapat dimasukkan disini. Pemilihan faktur, nota debet dan uang muka juga tersedia untuk entri. Perlu diingat bahwa laporan awal faktur, nota debet dan uang muka yang dimasukkan harus dicetak dengan tujuan untuk mengecek ulang dengan sumber dokumen atau laporan dari sistem lama. Pastikan bahwa saldo total sama dengan saldo hutang dagang yang dimasukan pada Entri Saldo Awal Buku Besar. Pilih Modul Purcases dan Payments, pada Menu Utilities Pilih A/P Opening Entries dan A/P Opening Invoices Entry. Tampilan Fungsi A/P Opening Entries: 94
Kasus: Rincian faktur tahun lalu yang belum terselesaikan dimasukkan pada layar ini : KODE VENDOR NAMA VENDOR TANGGAL FAKTUR NO. FAKTUR SALDO AKHIR A1 PT. Angkasa Pura 10/11/2006 FA001 Rp. 10.000.000 B1 PT. Bina Komputer 01/11/2006 FB001 Rp. 25.000.000 I1 PT. IBM 02/11/2006 FI001 US$ 500 M1 PT. Microsoft 05/11/2006 FM001 US$ 1.000 Entri saldo awal hutang tampak pada gambar berikut: Entri Awal Nota Debet Hutang Usaha Rincian dari Nota Debet tahun lalu yang belum terselesaikan dimasukkan pada bagian ini. 95
Pilih Modul Purchases and Payment, pada Menu Utilities Pilih A/P Opening Entries dan A/P Opening Debit Notes Entry. Entri Awal Uang Muka Rincian Uang Muka yang sudah dibayar pada periode lalu dimasukkan pada layar ini. Pilih Modul Pembelian dan Pembayaran, pada Menu Utilities Pilih A/P Opening Entries dan A/P Opening Deposits Entry. 96
Perincian uang muka dapat dimasukkan lewat window ini: 5.9 FUNGSI FUNGSI PADA MODUL PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN 1. Entri Faktur Diterima Berfungsi untuk meng-entri nilai tagihan dealer kita. Pada entri ini disediakan fasilitas untuk mengimport data dari fungsi Terima dari Dealer pada modul Stock. Faktur faktur dari Vendor dapat dimasukkan di layar ini. Pembayaran ditahan tidak memperkenankan terjadinya pembayaran suatu faktur kepada seorang vendor pada modul Pembayaran. Ini dapat diaktifkan jika terjadi perselisihan dengan Vendor. Faktur terposting dapat diubah atau dihapus. Namun demikian Faktur yang telah digunakan untuk nota kredit atau pembayaran tidak dapat diubah maupun dihapus. Pada saat item stock diterima, sangat perlu untuk mencatat penerimaan stock di item stock Reguler-Diterima dari Dealer pada modul Faktur sehingga item stock dapat diupdate. Untuk mengakses fungsi ini pilih Modul Purchases and Payments pada Menu Entries Pilih Submenu Enter Invoice Received untuk mengakses layar Faktur Diterima. 97
Berikut ini adalah tampilan Entri faktur diterima: Kasus: 05 Desember 2006 Perusahaan menerima barang yang dipesan pada tanggal 02 Desember 2006 tanpa ada perubahan kuantitas atau harga dengan disertai surat pengiriman barang no: PB6Z05001 disertai faktur pembelian no:af6z05001. 98
Pencatatan transaksi di atas tampak pada gamabar berikut ini: Pilih dokumen sumbernya dan akan tampak pada tampilan berikut: 2. Entri Nota Kredit Terima Nota Kredit dikeluarkan untuk mengurangi hutang kepada vendor, contohnya nota kredit dibuat untuk pengembalian barang. Nota Kredit yang diterima dari Vendor dimasukkan disini. Apabila terjadi ketidakjelasan Nota Kredit digunakan pada Faktur atau Nota Debet yang mana, maka pilihlah Gunakan ke Lainnya. Apabila anda 99
yakin Faktur atau Nota Debet yang akan digunakan, maka klik tombol Ubah dan pilihlah Faktur atau Nota Debet yang digunakan. Nota Kredit yang telah diposting dapat diubah maupun dihapus termasuk yang sudah digunakan pada faktur ataupun Nota Debet. Pilih Modul Purchases and Payments Pada Menu Entries Pilih Submenu Credit Note Received. Kasus: Pencatatan transaksi di atas tampak pada tampilan berikut ini: 10 Desember 2006 Perusahaan mengembalikan 1 Paket A dengan harga Rp 5.457.000 pajak Rp 545.700 dengan disertai Nota Debit no: ND6Z10001 dan perusahaan meminta kepada Dealer C1 bahwa atas pengembalian barang tersebut dikurang pada faktur CN6Z05001. Pada tanggal tersebut perusahaan menerima Nota Kredit atas pengembalian barang tersebut no: NK6Z10001. Pencatatan Pengembalian barang ke Supplier tampak sebagai berikut: 100
Tekan Post untuk memposting, dan dilanjutkan ke pencatatan penerimaan kredit memo: Pilih Post untuk memposting transaksi. 3. Entri Nota Debet Terima Nota Debet merupakan dokumen yang dikeluarkan untuk biaya tambahan yang tidak dimasukkan ke dalam faktur. Nota Debet yang diterima dari Vendor dapat dimasukkan pada layar ini. 101
Nota Debet yang telah diposting dapat diubah maupun dihapus. Namun demikian Nota Debet yang telah digunakan pada Nota Kredit atau Pembayaran tidak dapat diubah atau dihapus. Pilih Modul Pembelian pada Menu Entri Pilih Submenu Entri Nota Debet Diterima. Kasus: 21 Desember 2006 Diterima Nota Debet dengan no: ND6Z21001 dari Dealer C1 untuk biaya pengiriman. Biaya ini dibebankan sebagai ongkos angkut pengiriman. Pencatatan transaksi di atas tampak pada tampilan berikut: 102
Pilih Post untuk memposting transaksi. 4. Entri Jurnal Debet Pada sejumlah kasus terjadi situasi dimana seorang Vendor merupakan pelanggan kita juga. Vendor yang demikian dapat kita anggap sebagai kreditur dan debitur. Perjanjian bisnis dapat dibuat sehingga transaksi dengan vendor akan mengurangi hutang kepada vendor yang sama. Jurnal Debet dibuat untuk memfasilitasi kejadian demikian. Pada saat jurnal debet diposting, maka dianggap pembayaran. Entri yang sama juga dibuat di modul Piutang Usaha untuk meniadakan jumlah yang diinginkan. Pilih Modul Purchases and Payments pada Menu Entries pilih Submenu Enter Journal Debit Received. Kasus: 26 Desember 2006 Perusahaan menjual 1 unit komputer bekas kepada dealer C1 sebesar Rp 2.000.000 dan pajak sebesar Rp. 200.000 dengan no faktur TB6Z26001 dan diterima memo debit dari Dealer sebagai pengurang hutang perusahaan no: ND6Z26001. 103
Pencatatan transaksi diatas tampak pada tampilan berikut: Pilih Post untuk memposting transaksi. 5. Maintain Faktur Ulangan Faktur dengan jumlah yang tetap dan sama yang secara teratur diterima dari vendor dapat dimasukan pada layar ini. Penting : Pada saat penerimaan dari Stock Regular, kita perlu mengupdate item stock di Stock Regular Terima dari Dealer pada modul Faktur. Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries pilih Submenu Maintain Recurring Invoices. 104
Kasus: 30 Desember 2006 Perusahaan memesan komputer komponen kepada dealer A1 berupa A dan B masing masing sebanyak 5 unit untuk setiap akhir tahunnya dan perusahaan mendapat potongan sebesar 3%. Perusahaan meminta barang pesanannya itu selalu dikirimkan setiap akhir bulan. Transaksi ini dicatat dengan no faktur: OP6Z30001. 31 Desember 2006 Perusahaan menerima barang yang dipesan kepada supplier A1 tgl 31 Desember 2006 disertai surat pengiriman barang no SPB6Z31001 dan disertai faktur no APF6Z31001 dengan no transaksi berulang no: REC00001. Transaksi pesanan barang tampak pada tampilan berikut: Pencatatan Penerimaan Barang yang dipesan tampak pada tampilan berikut ini: 105
Pencatatan transaksi penerimaan faktur pembelian berulang tampak pada tampilan berikut: Tekan Pilihan Save + Post Untuk menyimpan dan meposting faktur ulangan tersebut. 106
6. Entri Pembayaran Rincian pengeluaran cek kepada vendor dapat dimasukkan pada layar ini. Begitu diposting, modul Hutang Usaha, Buku Kas, dan Buku Besar juga akan diupdate. Batal menyatakan bahwa cek yang diterbitkan adalah batal dan tetap dicatat secara demikian. Uang muka menyatakan pembayaran yang dilakukan sebagai uang muka terhadap Dealer. Uang muka yang dibayar akan langsung didebetkan ke rekening dealer di Buku Besar. Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries Pilih Submenu Payment Entry. Entri pembayaran yang telah diposting dapat diubah dan di hapus. Jika memilih Hapus akan muncul akan muncul pesan yang menanyakan apakah cek yang dikeluarkan juga akan dibatalkan atau tidak. Jika Ya di klik maka entri pembayaran akan dihapus. Pada waktu yang sama, cek yang berhubungan akan dibatalkan. Jika Tidak dipilih entri pembayaran yang dihapus dan cek yang berhubungan yang diperlukan dimasukkan dan entri pembayaran diposting kembali. 107
Kasus: 02 Desember 2006 Perusahaan membayar uang muka sebesar Rp 2.000.000 kepada dealer B1 dari menggunakan kas ditangan dengan menggunakan bukti no KK00001. Pencatatan transaksi tersebut adalah: 7. Penggunakan Uang Muka Pada Faktur / Nota Debet Uang Muka dapat digunakan pada Faktur atau Nota Debet tertentu. Jika Faktur / Nota Debet belum dimasukkan, maka hal ini juga dapat dilakukan tanpa harus keluar dari layar. Klik saja tombol Tambah Faktur atau Tambah Nota Debet dan layar berkenaan akan ditampilkan. Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries pilih Submenu Apply Deposit to Invoice/Debit Note. 108
Window submenu Gunakan Uang Muka pada Faktur/Nota Debet sebagai berikut: 109
Kasus: 05 Desember 2006 Perusahaan membeli kepada dealer B1 berupa HD-SATA II80 sebanyak 10 unit dengan surat pengiriman no: PB6Z05001 dan disertai faktur no BK6Z05001. Pada saat itu juga Perusahaan mengalokasikan uang muka yang telah dibayarkan dealer B1 untuk faktur tersebut berdasarkan memo debit dari Dealer B1 no: BDM6Z05001. Pencatatan Penggunaan Uang Muka Untuk Membayar Faktur tampak pada gambar berikut: Pilih OK, maka akan tampak gambar sebagai berikut: 110
Klik Pilihan Post untuk memposting ke rekening buku besar. 8. Entri Pembayaran Cek Mundur Berfungsi untuk meng-entri pembayaran yang dilakukan dengan mengggunakan cek mundur. Tidak akan meng-update ke rekening bank maupun rekening hutang sampai cek tersebut jatuh tempo dan di-update. Perincian mengenai entri cek mundur untuk pembayaran terhadap vendor yang dimasukkan di layar ini. Sekali diposting, modul Hutang Usaha, Buku Kas, dan Buku Besar sampai cek tersebut jatuh tempo dan diposting pada layar Update cek Mundur Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries pilih Post-Dated Cheques - Post-Dated Cheques Entry Payment Entry. Pemilihan menu Entri Pembayaran Cek Mundur tampak pada gambar berikut: 111
Tampilan Entri Cek Mundur tampak sebagai berikut: Kasus: 06 Desember 2006 Perusahaan mengeluarkan sebuah cek Bank BCA dengan no: BCA06001 yang akan jatuh tempo tanggal 28 Desember 2006 senilai Rp 28.071.000 diserahkan kepada Dealer B1 112
untuk melunasi seluruh hutangnya. No Bukti Pembayaran : KK00002 Pencatatan transaksi di atas tampak pada tampilan berikut ini: Klik Save untuk menyimpan entri Cek Mundur. 9. Update Cek Mundur Berfungsi untuk meng-update cek mundur yang telah jatuh tempo. Akan meng-update nilai hutang dan bank yang digunakan. Entri ini akan diposting pada saat cek mundur jatuh tempo dan konfirmasi dilakukan untuk membayar kepada vendor. Sekali diposting, masing masing modul Hutang Usaha, Buku Kas, dan Buku Besar akan diupdate. Cek mundur yang telah diupdate dapat diubah atau dihapus pada layar Entri Pembayaran Pilih Modul Purchases and Payments, pada Menu Entries Pilih Submenu Update Post-dated Cheques 113
Tampilan menu Update Cek Mundur sebagai berikut: Kasus: 28 Desember 2006 Perusahaan melakukan Update Cek yang sudah jatuh Tempo. Pencatatan transaksi di atas tampak pada gambar berikut ini: 114
Klik Apply untuk melakukan Update Cek Mundur dan akan tampak tampilan berikut ini: Klik Post Untuk memposting transaksi pembayaran diatas. 115