FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PERSERO Oleh: Teti Filantri Siregar NIM P056132582.48e Dosen : Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013 1
KATA PENGANTAR Pertama-tama saya ucapkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat-nya. Pada paper ini saya akan membahas secara singkat dan padat Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kesuksesan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi Sebuah Perusahaan. Pembahasan akan mengupas terlebih dahulu mengenai Sistem Informasi itu sendiri yang diperjelas melalui contoh real yang diterapkan sebuah perusahaan yang telah well-established dan melaksanakan Sistem Informasi Manajemen secara terintegrasi dengan baik, yang pada akhirnya membawa banyak manfaat bagi perusahaan tersebut. Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada dosen mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) yakni Bapak Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc, yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan, sehingga dapat diselesaikan tugas ini, Menyadari bahwa paper ini masih terdapat beberapa kekurangan, oleh karena itu saya mengundang pembaca untuk memberikan saran serta kritik yang membangun. Semoga paper ini dapat bermanfaat bagi pembaca. 1 November 2013 Penulis Teti Filantri Siregar 2
DAFTAR ISI. 3 Halaman DAFTAR TABEL.10 1. PENDAHULUAN... 4 1.1. Latar Belakang.. 4 1.2. Tujuan Penulisan 4 2. TINJAUAN PUSTAKA 5 2.1. Pengertian Sistem.. 5 2.2. Pengertian Sistem Informasi.. 5 2.3. Komponen Sistem Informasi. 5 2.4. Tipe-tipe Sistem Informasi 6 3. PEMBAHASAN. 7 3.1. Peranan Sistem Informasi Dalam Perusahaan.. 8 3.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kesuksesan Sistem Informasi Manajemen Pada suatu perusahaan.. 8 3.2.1. Faktor Utama Keberhasilan 9 3.3. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kegagalan Sistem Informasi Manajemen pada suatu perusahaan.. 10 4. PENUTUP 12 4.1. Kesimpulan.12 DAFTAR PUSTAKA 13 3
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sistem merupakan satu kesatuan komponen yang saling terhubung satu dengan yang lain dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan (O Brien dan Marakas 2009). Sementara itu, pengertian Sistem Informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumbersumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi (O Brien dan Marakas 2009). Informasi-informasi penting dimuat dalam sistem informasi sperti tempat orang, serta segala sesuatu yang ada di dalam (internal) atau di lingkungan sekitar (eksternal) organisasi. Informasi berarti data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Untuk dapat bersaing dalam dunia bisnis saat ini, para eksekutif memerlukan dukungan dari sistem manajemen akan informasi yang akurat, cepat dan disajikan dalam bentuk yang informatif sebagai dasar pengambilan keputusan, Seorang Eksektif sebuah perusahaan harus memahami Sistem Informasi untuk membuat sebuah keputusan managerial. Untuk itu, perlu dimengerti apa yang dimaksud dengan sistem informasi, bagaimana cara kerjanya, dan bagaimana sistem informasi dapat membantu seorang manager membuat sebuah keputusan managerial. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Namun, sistem informasi juga tak lepas dari berbagai kendala yang dapat menyebabkan kegagalan. Faktor apa saja yang dihadapi sistem informasi dan bagaimana mengatasi kendala sistem informasi agar sistem informasi dapat berjalan sukses di sebuah perasaan. 1.2. Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk mempelajari dan memahami sistem informasi dan faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan penerapan sistem informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. 4
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Sistem Menurut O, brien (2007) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur. Sebuah sistem mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu : Input; suatu kegiatan yang meliputi penangkapan dan penyusunan elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses Proses; meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output Output, meliputi penyampaian elemen yang diproduksi oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir 2.3 Pengertian Sistem Informasi Di dalam buku "Definition of Application Landscape. Software Engineering for Business Information Systems, sistem informasi didefinisikan sebagai kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Sementara Alter berpendapat bahwa sistem informasi sebagai tipe khusus dari sistem kerja yaitu suatu sistem di mana manusia dan mesin melakukan pekerjaan dengan menggunakan sumber daya untuk memproduksi produk tertentu dan jasa bagi pelanggan. Sistem informasi adalah suatu sistem kerja yang kegiatannya ditujukan untuk pengolahan (menangkap, transmisi, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan) informasi. 2.2. Komponen Sistem Informasi Sistem Informasi memiliki komponen yang saling berkaitan yaitu: - Orang (brainware) Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), 5
perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development). - Data (dataware) Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. - Perangkat Keras (hardware) Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan (network) - Perangkat Lunak (software) Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintahperintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program - Jaringan (netware) Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda. 2.4. Tipe-tipe Sistem Informasi Sistem Informasi dibagi-bagi lagi untuk mempermudah melihat peranannya di dalam perusahaan. a. Cross-functional information systems Sistem informasi yang melintasi fungsi area bisnis maupun level menajemen lainnya guna membantu proses bisnis di dalam perusahaan. b. Management support systems : Sistem informasi yang memberikan informasi dan dukungan untuk membantu para manajer mengambil keputusan. c. Operations support systems : Sistem operasional ini adalah sistem yang membantu operasional tiap hari. d. Functional business systems : Sistem ini adalah sistem yang memfokuskan berjalannya funngsi bisnis seperti akuntansi, marketing, keuangan dan sumber daya manusia. e. Transaction processing systems : Transaction processing systems (or TPS) adalah sistem yang mendukung sistem operasional seperti transaksi pembelian. f. Process control systems : 6
Sistem control proses memonitor semua proses fisikseperti produksi, routing, pendinginan dan pemanasan. g. Enterprise collaboration systems : Sistem kolaborasi perusahaan memfasilitasi komunikasi atau produktivitas sebuah tim atau kelompok, termasuk e-mail, im, wikipedia, and video conference. III. PEMBAHASAN 3.1. Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan Dalam sebuah perusahaan, peranan sistem informasi manajemen amatlah besar dan sangat vital terutama untuk perusahaan-perusahaan besar dimana penerapan Sistem Informasi Manajemen sudah merupakan suatu keharusan untuk menjalankan bisnis yang sukses. Peranan sistem informasi secara garis besar berperan dalam 3 hal pokok yaitu: a. Membantu proses bisnis dan operasional seperti pada proses transaksi penjualan, inventarisasi, pemesanan maupun proses pembayaran. b. Membantu membuat keputusan manajerial. c. Membantu memberikan nilai tambah lebih. Sistem informasi dapat membuat berbagai produk dan layanan baru. Dengan begitu perusahaan dapat diuntungkan melalui sistem informasi yang ada.. Untuk lebih memahami peranan Sistem Informasi Manajemen dalam sebuah perusahaan maka ditelaah sebuah perusahaan di Indonesia yang telah well-established dan memiliki sistem informasi yang terintegrasi dengan baik. Perseroan ini selalu meningkatkan asset utama mereka, yaitu organization capital, information capital, dan human capital untuk menjadi katalis secara langsung dan mempercepat pertumbuhan bisnis Perseroan dengan membentuk tim yang berdedikasi penuh untuk mencapai kesuksesan implementasi program teknologi informasi dan komunikasi (ICT) serta sumber sumber daya manusia. Penyusunan masterplan ICT dilakukan dengan metodologi yang menjamin keselarasan (alignment) antara kebutuhan bisnis dan inisiatif-inisiatif ICT. seluruh kebutuhan dan rencana bisnis semua operational company(opco) diidentifikasi, baik di tingkat operasional maupun ditingkat strategis. kemudian, dari seluruh kebutuhan dan rencana bisnis tersebut ditentukan inisiatif-inisiatif ICT yang dapat 7
mendukung dan bahkan mempercepat pencapaian target bisnis. Inisiatif-inisatif tersebut dijadwalkan berdasarkan skala prioritas, terbagi dalam kategori infrastruktur ICT, manajemen ICT, dan business services. 3.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kesuksesan Sistem Informasi dalam Perusahaan Agar pengembangan dan penerapan sistem informasi benar-benar berhasil dan sesuai dengan permasalahan ataupun peluang yang dimiliki perusahaan, maka perlu diperhatikan beberapa factor yaitu keterlibatan end user, dukungan manajemen, tingkat kerumitan dan resikoserta manajemen implementasi. Bila faktor-faktor ini diperhatikan dengan baik dan dijalankan dengan terintegrasi baik pada saat pengembangan dan penerapan sistem informasi, maka perusahaan akan mendapat hasil yang maksimal dari adanya sistem informasi tersebut. Perseroan semen yang kita telaah ini telah melaksanakan semua langkahlangkah di atas dengan baik. Untuk menjamin keberhasilan implementasi ICTMP SGG, Perseroan membentuk tim implementasi ICTMP SGG. Perseroan telah memiliki satu jaringan backbone group sehingga seluruh aplikasi, komunikasi, video conference, serta konten dapat diakses dari setiap end point cabang Perseroan. Perseroan juga telah menerapkan sentralisasi server aplikasi, sehingga seluruh aplikasi bisnis Perseroan berada di satu tempat sentral yang dapat diakses dari semua tempat. Layanan bisnis yang telah diimplementasikan dalam program ICTMP saat ini di antaranya adalah; SAP ERP Melalui sistem SAP ERP ini maka memungkinkan Perseroan mengelola seluruh data operasional secara terintegrasi untuk diolah menjadi output yang aplikatif bagi pengambilan keputusan untuk setiap unit operasional. Executive Information System Modul Aplikasi ini memungkinkan seluruh pejabat berwenang (dengan otorisasi khusus) di Perseroan memonitor proses dan menganalisa bisnis perusahaan. informasi yang disajikan berbentuk grafis, dengan sumber data berasal dari ERP maupun data eksternal. selanjutnya, data tersebut diolah menjadi informasi yang bersifat analytical, sehingga akan banyak membantu dalam proses pengambilan keputusan. Eis ini dikenal sebagai Business Intelligence 8
atau Management Dashboard, yaitu suatu sistem informasi yang ditujukan untuk kalangan middle-top management dalam perusahaan. Supplier Portal Melalui modul aplikasi ini, seluruh pemasok kebutuhan Perseroan dapat mengajukan penawaran produk-nya dengan lebih cepat, sesuai kualifikasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Proses pemasokan barang dan jasa kepada Perseroan dengan demikian dapat berlangsung secara transparan, adil, dan akuntabel. Customer Portal Modul aplikasi ini memungkinkan pelanggan produk semen Perseroan mengajukan permintaan pengiriman sesuai dengan kebutuhannya setiap saat. dengan demikian, Perseroan dapat menyesuaikan skedul pengiriman dari lokasi gudang persediaan yang terdekat dengan lebih efisien, cepat, dan akurat. Online Banking System Melalui modul ini seluruh transaksi Perseroan dengan para vendor dapat dilaksanakan dengan lebih cepat dan tepat dengan tetap menjamin keakuratan transaksi, karena dilakukan secara terintegrasi melalui sistem perbankan dan dilakukan dengan pihak bank yang telah terikat dalam perjanjian kerja sama. Pengelolaan operasional dilakukan secara terpusat sesuai dengan perencanaan. sentralisasi pengelolaan ICT management dilakukan agar service level dapat meningkat dengan biaya yang lebih efisien. 3.2.1 Faktor Utama Keberhasilan Keberhasilan Sistem Informasi Manajemen yang digalakkan oleh Persero ini tercapai berkat dukungan seluruh pihak, baik yang terkait secara langsung maupun tidak langsung. Mulai dari tim proyek, karyawan, manajemen, konsultan implementasi, vendor ERP, hingga rekanan bisnis memberikan dukungan penuh, sehingga penyusunan maupun implementasi seluruh program dalam ICTMP tercapai hingga saat ini. Kunci sukses utama dari keberhasilan program ICTMP pada Persero semen ini adalah: Komitmen yang tinggi dari manajemen yang ditunjukkan dengan kehadirannya di setiap rapat dan menyelesaikan seluruh permasalahan secara efektif dan tepat waktu. 9
Keterlibatan aktif dari pemilik proses bisnis dalam mengikuti setiap event dan menyelesaikan setiap permasalahan yang ditemui dengan semangat kebersamaan yang tinggi. Tim Implementasi yang kompeten dan menguasai manajemen proyek, sehingga seluruh aspek manajemen proyek seperti skedul, biaya, kualitas, risiko, dan komunikasi dikelola secara profesional. Pengawasan yang terus menerus, baik oleh manajemen, QA SAP, maupun oleh auditor eksternal, untuk meyakinkan seluruh pemangku kepentingan bahwa program ICTMP dilaksanakan dengan benar. Master schedule ICTMP 3.3. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kegagalan Sistem Informasi Manajemen Pada suatu perusahaan Sistem Informasi dikatakan gagal jika sistem tersebut tidak mampu menunjang kebutuhan perusahaan, tidak mencapai sasaran dan tujuan perusahaan, serta yang paling parah adalah jika perusahaan telah berinvestasi besar namun sistem informasi tersebut tidak dapat digunakan. Oleh karena itu diperlukan strategi dan perencanaan yang matang dalam membangun sebuah sistem baru. Ancaman kegagalan pada saat pengembangan dan penerapan sistem informasi di perusahaan dapat terjadi karena faktor-faktor berikut: 10
3.3.1 Perencanaan sistem informasi yang tidak matang dan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Perencanaan sistem informasi yang tidak matang akan berdampak terhadap kinerja perusahaan dan sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditetapkan. 3.3.2 Kurangnya dukungan dan partisipasi dari manajemen perusahaan. Dengan kata lain, kurangnya komitmen manajemen puncak untuk terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan. 3.3.3 Karyawan tidak mengetahui sistem informasi Kemampuan karyawan didalam menggunakan sistem informasi karena kurangnnya sosialisasi sistem tersebut, sehingga berdampak menurunnya performance pada karyawan dan kinerja perusahaan. 3.3.4 Kurangnya personil yang handal Pengembangan teknologi sistem informasi yang semakin canggih masih belum diimbangi dengan dukungan nyata dari perusahaan. Perusahaan masih belum mempunyai orang-orang yang handal untuk mengatasi permasalahan sistem informasi yang terjadi. Kegagalan sistem informasi manajeman seringkali terjadi pada perusahaanperusahaan yang baru berdiri ataupun perusahaan-perusahaan dengan sistem yang dijalankan dengan setengah hati dan kurang terintegrasi. 11
4.1 PENUTUP 4.1.Kesimpulan Dari hasil analisa dapat disimpulkan bahwa keberhasilan Sistem Informasi Manajemen yang digalakkan sebuah perusahaan dapat dicapai berkat dukungan seluruh pihak, baik yang terkait secara langsung maupun tidak langsung. Mulai dari tim proyek, karyawan, manajemen, konsultan implementasi, vendor ERP, hingga rekanan bisnis memberikan dukungan penuh, sehingga penyusunan maupun implementasi seluruh program sistem informasi manajemen suatu perusahaan dapat berjalan dengan benar. Perusahaan semen ini dapat dijadikan contoh penerapan Sistem Informasi Manajemen yang dijalankan dengan benar dan saling mendukung satu dengan yang lainnya. Sehingga Sistem Informasi Manajemen ini membawa manfaat yang banyak bagi perusahaan. 12
DAFTAR PUSTAKA 1. "Definition of Application Landscape". Software Engineering for Business Information Systems (sebis). Jan 21, 2009. Diakses January 14, 2011. 2. O'Brien, J A. (2003). Introduction to information systems: essentials for the e- business enterprise. McGraw-Hill, Boston, MA 3. Alter, S. The Work System Method: Connecting People, Processes, and IT for Business Results. Works System Press, CA 4. James A. O Brien (2007:45)Management Information Systems - 10th edition.palgrave, Basingstoke 5. Laudon, Kenneth C.; Laudon, Jane P. (2007:42)Sistem Informasi Manajemen. Palgrave, Basingstoke 6. P.T. semen gresik (PERSERO) (indonesia) - annual report, 2010. (2010). (). Kuching: REPORTAL. SDN. BHD. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/1356258738?accountid=32819. 13