BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Perencanaan Strategi Lingkungan dunia usaha yang terus berkembang menuntut hampir semua perusahaan untuk tidak hanya memikirkan lingkungan eksternal perusahaan saja, tetapi juga harus didukung oleh lingkungan internal yang baik. Lingkungan internal meliputi manajemen, pemasaran, keuangan, produksi, riset, sistem informasi menjadi faktor penting yang harus dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan eksekutif. Para eksekutif perusahaan tidak boleh hanya mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal yang seringkali tidak dapat diprediksikan dengan tepat, tetapi juga harus memastikan lingkungan internal perusahaan berjalan dengan baik. Salah satu faktor lingkungan internal yaitu teknologi informasi dapat menjadi kekuatan perusahaan untuk meningkatkan daya saing perusahaan dalam menghadapi para pesaing di lingkungan global. Untuk dapat mengintegrasikan strategi usaha dengan teknologi informasi yang digunakan, para eksekutif harus mengetahui bagaimana merencanakan strategi usaha dengan baik, untuk itu dikembangkan suatu metode yang dikenal sebagai manajemen stratejik. David (1997, pp 4) mendefinisikan manajemen stratejik sebagai suatu seni dan ilmu untuk memformulasikan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi keputusan-keputusan lintas fungsional yang memungkinkan organisasi mencapai tujuan yang diinginkan. Tahapan dalam manajemen stratejik menurut David dapat
9 dibedakan menjadi tiga, yaitu : Strategy Formulation, Strategy Implementation, Strategy Evaluation. Dari ketiga tahapan ini, tahap yang akan dilaksanakan dalam tesis ini adalah strategy formulation dan dinyatakan dengan suatu urutan sebagai berikut : 1. Pendefinisian Misi 2. Analisis Internal dengan menggunakan model bisnis Porter dan Strategic IT Grid 3. Pendefinisian Tujuan Jangka Panjang 4. Pendefinisian Critical Success Factor (CSF) Menurut Pearce dan Robinson (1994, pp 3), perencanaan strategi didefinisikan sebagai kumpulan keputusan dan tindakan yang menghasilkan formulasi dan implementasi dari rencana yang dirancang untuk mencapai tujuan suatu perusahaan. Strategi menjelaskan pengertian suatu perusahaan tentang bagaimana, kapan, dan di mana perusahaan tersebut berkompetisi, terhadap siapa perusahaan tersebut berkompetisi, dan untuk tujuan apa perusahaan tersebut berkompetisi. Finkelstein (1989, pp 158) membagi perencanaan strategi menjadi dua bentuk utama, yaitu: 1. Perencanaan strategi perusahaan 2. Perencanaan strategi sistem Perencanaan strategi perusahaan (perencanaan perusahaan) dilaksanakan pada tingkat tertinggi dari perusahaan, sedangkan perencanaan strategi sistem (perencanaan sistem) dilakukan di departemen pengolahan data. Beberapa
10 perusahaan meletakkan fungsi perencanaan sistem sebagai bagian dari perencanaan perusahaan yang tidak terpisahkan agar perencanaan sistem dan perencanaan perusahaan dapat digabungkan dengan baik. 2.2. Sistem Informasi Davis (1993, pp 68), menyatakan sebuah sistem terdiri dari bagian - bagian yang saling terkait dan beroperasi bersama untuk mencapai tujuan, sebuah sistem bukanlah seperangkat unsur yang tersusun secara tidak teratur, tetapi terdiri dari unsur yang saling melengkapi untuk mencapai suatu maksud, tujuan atau sasaran. Sedangkan informasi menurut Davis (1993, pp 28) adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau masa mendatang. Berdasarkan definisi di atas, dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa informasi merupakan suatu keluaran (output) dari suatu proses pengolahan data. Informasi ini biasanya sudah tersusun dengan baik dan mempunyai arti bagi yang menerimanya, sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan bagi manajemen. Informasi yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan sebaiknya memiliki karakteristik sebagai berikut : a. Relevan Informasi harus relevan dengan hal yang didukungnya dan mempunyai arti penting bagi orang yang membutuhkannya
11 b. Tepat Waktu Informasi sudah dapat diperoleh sebelum tindakan pengambilan keputusan terjadi c. Akurat Informasi tidak boleh mengandung kesalahan yang menyebabkan salah pengertian d. Meminimumkan ketidakpastian Informasi harus meminimumkan ketidakpastian sehingga pemakai informasi tidak ragu-ragu untuk mengambil suatu keputusan Wilkinson (1990, p9), menyatakan sistem informasi adalah suatu kerangka yang menjadi alat perantara bagi sumber - sumber daya yang terkoordinasi guna mengumpulkan, memproses, mengendalikan dan manajemen data dalam tahapan yang berurutan dengan tujuan untuk menghasilkan informasi yang disampaikan melalui jaringan komunikasi ke berbagai bagian untuk suatu tujuan atau lebih. Sebuah sistem informasi, dalam mengolah data menjadi informasi umumnya terdiri dari tiga tahap yaitu : tahap masukan (input), tahap pengolahan (processing) dan tahap keluaran (output). Tahapan pengolahan (konversi) data menjadi informasi tersebut dapat dilihat dalam Gambar 2.1 di bawah ini. Tahapan Tahapan Tahapan Masukan Pengolahan Keluaran Input Stage Processing Stage Output Stage Gambar 2.1. Tahap Konversi Data menjadi Informasi
12 2.3. Perencanaan Strategi Sistem Informasi Menurut Martin (1990, pp 1), tahap-tahap rekayasa informasi dapat diuraikan sebagai berikut : a) Perencanaan strategi informasi (information strategy planning) Perencanaan strategi informasi sebagai bagian pertama dari rekayasa informasi diterapkan pada satu organisasi secara keseluruhan b) Analisis area bisnis (business area analysis) Perancangan model data (data model) dan model proses (process model) untuk suatu bisnis area tertentu. c) Perancangan sistem (system design) Sistem dirancang dengan bantuan alat-alat otomatis yang menggunakan informasi yang dihasilkan dalam tahap perencanaan strategi informasi dan proses analisis area bisnis. d) Konstruksi (construction) Sistem dikonstruksi dengan bantuan alat-alat otomatis seperti code generator, yang berhubungan erat dengan alat perancangan sistem. Rekayasa informasi (information engineering) menerapkan teknik-teknik terstruktur dalam satu organisasi secara keseluruhan, atau pada satu segmen utama dalam satu organisasi. Rekayasa informasi membantu mengintegrasikan sebagian pengolahan data dan decision support system yang dirancang oleh kelompok yang berbeda pada waktu dan lokasi yang berbeda.
13 Penekanan utama dari perencanaan strategi informasi adalah bagaimana menggunakan teknologi antara lain untuk membantu supaya perusahaan mendapatkan laba lebih banyak, memenangkan persaingan dengan para pesaingnya dan mendorong pertumbuhan perusahaan. Martin (1990, pp 13) membagi piramida rekayasa sistem informasi (seperti terlihat dalam Gambar 2.2) menjadi dua bagian secara lebih mendalam, yaitu : 1. Yang menjadi perhatian dari manajemen puncak (top management) a. Analisis tujuan dan masalah (analysis of goals and problems) Analisis tujuan dan masalah menciptakan suatu representasi terstruktur dari tujuan dan masalah dalam suatu perusahaan dan menghubungkan kedua hal ini dengan unit organisasi dan dengan kebutuhan informasi dan sistem. b. Analisis Critical Success Factor (critical success factor analysis) Analisis Critical Success Factor berkonsentrasi pada area-area tempat dimana sesuatu harus berjalan dengan baik jika perusahaan tersebut ingin sukses. c. Analisis dampak teknologi (technology impact analysis) Analisis dampak teknologi dilakukan untuk mengidentifikasikan perkembangan teknologi yang pesat serta bagaimana kesempatan dan ancaman bisnis yang ditimbulkannya. Jika manajemen puncak tidak memperhatikan hal ini dengan baik, maka kesempatan bisnis yang ada tidak akan dapat dimanfaatkan dengan baik bahkan dapat dimanfaatkan oleh para pesaing.
14 d. Visi sistem strategis (strategic systems vision) Visi sistem strategis berkonsentrasi pada kesempatan strategis yang timbul untuk menciptakan sistem baru yang membuat perusahaan menjadi lebih kompetitif. Hal ini mungkin akan mempengaruhi proses bisnis perusahaan. 2. Yang menjadi perhatian perencana puncak MIS (top level MIS planner) a. Model keseluruhan fungsi di dalam perusahaan (the overview model of the functions of the enterprise) Model keseluruhan dari fungsi-fungsi dalam perusahaan memetakan fungsi bisnis secara hirarki dan menghubungkannya dengan unit organisasi. b. Model Relasi-Entitas (entity-relationship modeling) Model Relasi-Entitas menciptakan suatu gambar entitas dan relasinya, yang sebenarnya merupakan gambaran keseluruhan dari data yang harus disimpan dalam database perusahaan. Analysis of goals and problems Of direct interest to top management Critical success factor analysis Technology impact analysis Strategic systems vision Of primary interest to top MIS planners The overview model of the functions of the enterprise Entity-relationship modeling Gambar 2.2 Piramida Rekayasa Sistem Informasi
15 Tahapan perencanaan strategi sistem informasi yang diusulkan oleh James Martin dimulai dengan melakukan langkah - langkah seperti terlihat pada Gambar 2.3 di bawah ini. Of primary interest to top management Create an overview model of the enterprise Of primary interest to MIS planners Perform analysis of goals and problems Create an initial entity-relationship diagram Perform critical sucess factors analysis Perform initial clustering into business areas Perform technology impact analysis Refine the entityrelationship diagram Perform strategic systems analysis Refine the business area subdivision Establish priorities for business area analysis Gambar 2.3 Tahapan Perencanaan Strategi Informasi
16 Langkah pertama tahapan perencanaan strategi sistem informasi dimulai dengan memahami model keseluruhan dari perusahaan (overview model of the enterprise), dengan memahami keseluruhan struktur dari perusahaan diharapkan pertemuan dengan pihak manajemen untuk membahas restrukturisasi sistem informasi dapat berlangsung dengan baik. Setelah itu langkah-langkah yang perlu dilakukan dibagi menjadi dua bagian yaitu : a. Yang menjadi perhatian dari manajemen puncak (top management). Langkah yang dilakukan adalah analisis tujuan dan masalah (analysis goal and problems), analisis faktor sukses kritis (analysis critical success factor), analisis dampak teknologi (analysis technology impact) serta analisis sistem strategis (strategic system analysis). b. Yang menjadi perhatian perencana puncak MIS (top level MIS planner) Langkah yang dilakukan adalah membuat entity relationship diagram (create an initial entity relationship diagram), melakukan clustering area bisnis (perform initial clustering into business areas), perjelas entity relationship diagram (refine the entity relationship diagram), perjelas area bisnis sub divisi (refine the business area subdivision). 2. Langkah terakhir adalah menentukan prioritas dari area bisnis. Tesis ini menggunakan Multiple Methodology dari M.J Earl sebagai metode utama, sedangkan metode James Martin menjadi metode pendukung, maka langkah pada bagian yang menjadi perhatian perhatian perencana puncak MIS (top level MIS planner) tidak dilakukan, karena tidak terdapat dalam Multiple Methodology.
17 Menurut Earl (1989, pp 70), formulasi strategi sistem informasi seperti tercantum dalam Gambar 2.4 harus mencakup tiga hal yaitu: 1. Kejelasan dari strategi dan tujuan bisnis dalam terminologi sistem informasi (Business plans and goals) 2. Evaluasi dari sistem informasi yang sedang berjalan (current systems) 3. Inovasi dari kesempatan strategis baru yang disediakan oleh teknologi informasi (IT opportunities) Business Plans and Goals Current Systems IT Opportunities Analytical Evaluative Creative Top-down Bottom-up Surveys and Inside-out Methodology audits Techniques, processes and environment Teamwork Users and specialists Brightsparks and product champions Application Strategic Plan Gambar 2.4 Formulasi Strategi Sistem Informasi Pendekatan top-down pada intinya adalah untuk menempatkan rencana dan tujuan bisnis (business plans and goal) ke dalam perencanaan aplikasi sistem informasi strategis (application strategic plan). Hal ini dapat dilakukan dengan
18 melakukan analisis (analysis) sistem informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan pendekatan metodologi (methodology) yang sistematis, misalnya dimulai dengan misi, tujuan, critical success factor, dan seterusnya, serta kerjasama (teamwork) cross-check antara general manager, manajer divisi dan manajer sistem informasi. Jadi terdapat tiga unsur utama dalam top-down clarification analysis, yaitu : analysis, methodology, teamwork. Pendekatan bottom-up dilakukan untuk mengevaluasi (evaluate) sistem informasi yang telah ada (current systems). Evaluasi ini dilakukan melalui survei (survey) terhadap perusahaan, dari hasil survei kemudian diletakkan pada systems audit grid yang berfungsi untuk mengaudit (audit) sistem informasi tersebut baik secara kualitas teknis maupun secara nilai bisnis. Untuk mengevaluasi sistem informasi yang telah ada tersebut sangat diperlukan partisipasi dari para pengguna dan spesialis / konsultan (users and specialists). Hasil analisis bottom-up digunakan untuk meng- hasilkan perencanaan aplikasi sistem informasi strategis (application strategic plan). Pendekatan inside-out pada dasarnya dilakukan untuk mengidentifikasikan kesempatan-kesempatan bisnis yang disediakan oleh perkembangan teknologi informasi (IT opportunities) sehingga dapat menghasilkan keuntungan kompetitif atau menciptakan alternatif strategi yang baru. Pendekatan inside-out memiliki tiga unsur utama agar dapat berhasil, ketiga unsur utama tersebut adalah : kreatifitas (creative), didukung oleh teknis, proses dan lingkungan yang baik (techniques,
19 processes and environment) serta manajer yang cemerlang dan produk unggulan (brightsparks and product champions). 2.4. Model Bisnis Porter dan Strategic IT Grid Model bisnis Porter sesungguhnya dirancang khusus untuk menganalisis peran kompetitif dari sistem informasi. Model bisnis ini merupakan suatu alat yang digunakan untuk menggambarkan posisi kompetitif perusahaan dalam suatu industri. Pemikiran kompetitif dalam lingkungan bisnis perusahaan adalah bagian penting untuk memahami peran kompetitif sistem informasi. Pada saat yang sama sistem informasi diharapkan dapat menghasilkan suatu strategi dan cara bersaing baru yang dapat diterapkan oleh perusahaan. Model bisnis Porter (seperti terlihat dalam Gambar 2.5) dapat digunakan untuk mengidentifikasi apa yang dapat dilakukan oleh teknologi informasi, yaitu : menciptakan hambatan yang menghalangi masuknya sebuah perusahaan baru dalam industri sejenis, menciptakan biaya yang mempersulit pelanggan beralih ke perusahaan lain, mengubah keseimbangan persaingan antar perusahaan dalam industri, serta menyediakan basis untuk membuat produk, jasa dan market baru dan menciptakan kesempatan usaha baru Potential New Entrants Bargaining Intraindustry Bargaining Power Rivalry Power of Suppliers of Buyers Substitute
20 Products and Services Gambar 2.5. Model Bisnis Porter Sedangkan untuk menganalisa peran teknologi informasi di dalam perusahaan digunakan strategic information technology grid (Gambar 2.6), ada empat kategori teknologi informasi (IT) yang dapat didentifikasi : a. Strategic (sistem yang ada dan yang sedang dikembangkan sangat penting dalam strategi dan operasi bisnis perusahaan) b. Turnaround (sistem yang ada digunakan untuk mendukung/support operasi perusahaan, tetapi tidak bergantung sepenuhnya, faktor efisiensi tetap menjadi pertimbangan, sistem yang sedang dikembangkan diperlukan untuk mendukung strategi perusahaan) c. Factory (sistem yang ada sangat berpengaruh dalam operasional perusahaan, tetapi sistem yang sedang dikembangkan tidak menjadi dasar perusahaan untuk berkompetisi) d. Support (sistem yang ada dan yang sedang dikembangkan memiliki pengaruh yang kecil dalam kegiatan operasional dan strategis perusahaan) High Strategic Factory Strategic impact of existing system Support Turnaround Low Low Strategic impact of applications development portfolio High
Gambar 2.6. Strategic IT Grid 21