MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat ialah Laporan mengenai perkara yang dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Minit disediakan oleh setiausaha mesyuarat. Terdapat dua peringkat dalam penyediaan minit mesyuarat, iaitu :
1.Peringkat pertama, setiausaha mencatat : Semua isi penting mula hingga akhir. Semua keputusan yang dicapai Cadangan dan sokongan serta undian yang dibuat Nama pencadang dan penyokong Jumlah undi menyokong dan menentang
2. Kedua, setiausaha menulis minit secara gramatis, jelas dan tepat. Draf minit disediakan 3 hari selepas mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi Minit sebenar diedarkan 7 hari selepas mesyuarat. Minit mesyuarat dijadikan dokumen rujukan untuk melaksanakan tindakan yang diputuskan dalam mesyuarat
PENULISAN MINIT MESYUARAT minit mesyuarat penting kerana minit merupakan sumber rujukan masa hadapan. Format minit lazimnya, disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur.
Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal yang berikut : Butiran tentang mesyuarat Nama mesyuarat Bilangan kali mesyuarat Tarikh Masa Tempat
Dokumen Bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan bahan rujukan utama (jika ada) Senarai Kehadiran Senarai lengkap anggota yang hadir penting bagi pengesahan minit dan pandangan mereka sama ada sah atau tidak.
Kehadiran ditulis mengikut susunan yang berikut : Hadir - nama anggota hadir serta jawatan mesyuarat yang Turut hadir - senarai nama (bukan AJK) yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas Tidak hadir - senarai nama anggota yang tidak hadir (sama ada dengan alasan atau tidak)
Isi Minit Mesyuarat Ucapan alu-aluan pengerusi majlis Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu Perkara berbangkit Perkara yang ditetapkan dalam agenda Hal-hal lain Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi Tandatangan pencatat (setiausaha) Tandatangan penyemak/pengerusi mesyuarat
Setelah rangka minit mesyuarat siap tunjuk pengerusi untuk disemak tidak lewat tiga (3) hari selepas mesyuarat. Selepas itu : Fotostat minit yang telah disemak hantar setiap anggota seminggu selepas mesyuarat Satu salinan disimpan dalam fail mesyuarat
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT Pengerusi mengarah setiausaha membaca minit mesyuarat Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan) Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh pengerusi pada tempat yang salah
Perkara berbangkit laporan sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir secara ringkas. Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan atau institusi atau pegawai yang berkenaan
Mencatat hal-hal lain dan perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan, pengerusi menandatangani minit pada tempat yang disediakan
CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya bersifat formal- menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi. Misalnya :
BETUL : memandangkan bahawa...maka... SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab BETUL : berbangkit daripada... SALAH : oleh itu BETUL : beliau berpendapat... SALAH : beliau berfikir... BETUL : beliau atau mereka SALAH : saya, kita, anda atau saudara...
Semasa menulis minit mesyuarat, ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya: Mesyuarat bersetuju menerima... Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa...
Gaya bahasa berbentuk ungkapan- katakata tertentu yang dijadikan ungkapan khusus seperti : Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan. Contohnya : a. Jawatankuasa kecil penganugerahan... telah mengesahkan minit mesyuarat yang telah diadakan pada...tanpa sebarang pindaan
Minit mesyuarat yang diadakan pada.telah disahkan tanpa sebarang pindaan
Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti dengan pindaan. Contohnya : a). Lembaga pentadbir telah mengesahkan minit mesyuarat yang diadakan pada dengan pindaan yang berikut : i) ii) iii).....
b). Minit mesyuarat yang diadakan pada telah disahkan dengan pindaan yang berikut : i).. ii) iii)
Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan penggantian. Contohnya : a). Batalkan ceraian.. yang berbunyi b). Gantikan dengan
Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat ialah : Mengusulkan, Membahaskan, dibahaskan Mencadangkan, Membincangkan, dibincangkan Mengesyorkan, disyorkan
Contohnya : a). Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit meneliti semula tawaran yang dikemukakan semula. b). Mesyuarat mencadangkan pihak berkenaan mengkaji hal tersebut dengan teliti c). Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib melonggarkan syarat kemasukan yang ada sekarang.
Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan seperti yang berikut : Bersetuju atau menolak Meluluskan atau tidak meluluskan Memperakukan atau tidak memperakukan
Contohnya : a). Mesyuarat bersetuju menerima usul yang dikemukakan b). Mesyuarat bersetuju tidak meluluskan permohonan penduduk kampung itu c). Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya kepada pihak pentadbir cadangan berkenaan
Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti yang berikut : Bahawa, supaya dan yang
Contohnya : a). Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta yang menghadiri bengkel penulisan cerpen ini diberikan sijil penyertaan. b). Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar pada minggu lalu...
Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan (lihat contoh minit mesyuarat).
Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat - bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu kali yang terakhir. Contohnya : Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30.petang.