PERATURAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN, MESYUARAT AGUNG KHAS DAN MESYUARAT JAWATANKUASA

Transkripsi

1 AM PERATURAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN, MESYUARAT AGUNG KHAS DAN MESYUARAT JAWATANKUASA 1. Membentangkan peraturan Mesyuarat Agung Tahunan, Mesyuarat Agung Khas dan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa yang meliputi perlantikan Yang Dipertua, aturan mesyuarat, hak menghadiri mesyuarat, keperluan mesyuarat, kuasa pengerusi serta kaedah pencalonan dan pengundian. TAKRIF 2. Bagi penggunaan dan kehendak Peraturan Mesyuarat, takrif yang digunapakai adalah seperti berikut: a. KSSKA ertinya Kelab Sukan, Sosial dan Kebajikan Angkatan Tentera Malaysia. b. Peraturan ertinya Peraturan Mesyuarat. c. Pencadang ertinya ahli yang membawa sebarang cadangan. d. Penyokong ertinya ahli yang menyokong sebarang cadangan. e. Penaung ertinya Penaung KSSKA. f. Yang Dipertua ertinya Yang Dipertua KSSKA. g. Naib Yang Dipertua ertinya Naib Yang Dipertua KSSKA. h. Wakil (proksi) ertinya seorang yang dipilih menjadi ahli Mesyuarat Agung KSSKA. i. AJK Biasa ertinya Ahli Jawatankuasa Biasa. j. LLP ertinya Lain Lain Pangkat untuk menjawat AJK Biasa. k. Perlembagaan ertinya Perlembagaan KSSKA. l. Undi Pemutus ertinya keputusan muktamad daripada Pengerusi untuk menentukan pemenang sebarang pemilihan. KUASA PERATURAN 3. Pengurusan dan tertib melaksanakan mesyuarat hendaklah menurut Peraturan ini. Jika berbangkit sebarang masalah, maka Penaung berkuasa membuat keputusan dan keputusannya itu muktamad. 4. Jika Mesyuarat Agung, Mesyuarat Agung Khas atau mana mana mesyuarat jawatankuasanya didapati gagal mematuhi Peraturan Mesyuarat 1

2 maka ini hendaklah dikira sebagai suatu perkara luar aturan dan ianya tidaklah boleh membatalkan perjalanan mesyuarat atau keputusan yang telah dibuatnya. PELANTIKAN YANG DIPERTUA 5. Yang Dipertua dan Naib Yang Dipertua akan dilantik oleh Penaung secara giliran tiap tiap dua (2) tahun sekali mengikut Fasal 22 Perlembagaan. 6. Yang Dipertua hendaklah menjadi Pengerusi dalam sebarang mesyuarat melainkan jika Yang Dipertua itu tidak hadir maka Naib Yang Dipertua hendaklah mengambil tempatnya ataupun mereka bolehlah bergilir gilir mempengerusikan mesyuarat yang sama dan sekiranya kedua dua Yang Dipertua dan Naib Yang Dipertua tidak hadir, maka mesyuarat itu hendaklah ditangguhkan. 7. Jika kedua dua Yang Dipertua dan Naib Yang Dipertua berhenti serentak maka Setiausaha hendaklah mencadangkan kepada Penaung agar membuat perlantikan Yang Dipertua dan Naib Yang Dipertua yang baru. MESYUARAT 8. Mesyuarat Agung, Mesyuarat Agung Khas dan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa hendaklah diadakan menurut Perlembagaan. 9. Bahasa yang digunakan dalam mesyuarat ialah Bahasa Melayu. TEMPAT DAN MASA 10. Mesyuarat Agung hendaklah dimulakan pada hari dan waktu di tempat yang ditentukan oleh Ahli Jawatankuasa. NOTIS MESYUARAT 11. Setiausaha hendaklah memberitahu kepada ahli dengan bertulis sekurang kurangnya empat belas (14) hari kerja terlebih dahulu daripada hari diadakan Mesyuarat Agung Tahunan tetapi jika ada sesuatu yang mustahak, Yang Dipertua berkuasa memanggil Mesyuarat Agung Khas dengan mengeluarkan pemberitahuan di dalam tempoh tidak kurang daripada empat belas (14) hari kerja. 12. Mesyuarat Agung yang telah ditetapkan boleh ditangguh ke suatu tarikh dan masa yang ditentukan oleh Jawatankuasa sekiranya ada sesuatu perkara yang tidak dapat dielakkan. 13. Bagi Mesyuarat Jawatankuasa notis mengenai mesyuarat hendaklah disampaikan kepada semua ahli jawatankuasa sekurang kurangnya tiga (3) hari sebelum hari mesyuarat. 2

3 HAK MENGHADIRI MESYUARAT AGUNG DAN MESYUARAT AGUNG KHAS 14. Hanya ahli yang telah menjelaskan yuran pada tahun lalu berhak hadir dan mengambil bahagian dalam sebarang mesyuarat. 15. Seseorang yang telah diisytiharkan muflis oleh mahkamah boleh menghadiri Mesyuarat Agung sekiranya ia telah membayar denda yang dikenakan ke atasnya. Bagi ahli yang dikenakan tindakan di bawah Akta Pertubuhan, ia hilang hak untuk hadir dan mengambil bahagian dalam mesyuarat sebelum cukup lima (5) tahun keluar dari penjara atau tarikh ia dikenakan denda. 16. Setiap ahli hendaklah mengesahkan kehadiran untuk hadir menyuarat melalui perkhidmatan masing masing. ATURAN MESYUARAT 17. Setiausaha hendaklah memberitahu dengan bertulis kepada semua ahli sekurang kurangnya empat belas (14) hari terlebih sebelum tarikh mesyuarat beserta agenda dan cadangan. Jika ada sebab yang mustahak pada fikiran Jawatankuasa, agenda mesyuarat ini bolehlah dihantarkan tidak lewat daripada tiga (3) hari. 18. Urusan Mesyuarat Agung hendaklah didahulukan daripada urusanurusan lain dan urusan Mesyuarat Agung hendaklah diaturkan mengikut sebagaimana yang baik pada pertimbangan Pengerusi tetapi dengan tidak mengendahkan sebarang syarat lain dalam Peraturan Mesyuarat boleh menentukan sesuatu kerja itu didahulukan dengan tidak mengikut susunan yang telah ditetapkan. PEMBERITAHUAN USUL 19. Apa apa usul yang hendak dikemukakan semasa mesyuarat perlu dimajukan kepada Jawatankuasa dalam tempoh tidak kurang dari sepuluh (10) hari kerja, kecuali jika usul tersebut dibuat oleh mana mana AJK, tempoh memajukan usul adalah tidak kurang dari tujuh (7) hari bekerja. 20. Jika pada fikiran Pengerusi, sesuatu usul yang diterima oleh Setiausaha itu melanggar sebarang syarat Peraturan Mesyuarat ini Pengerusi bolehlah memerintah notis itu dipinda atau ditolak. 21. Dengan tertakluk kepada syarat usul atau pindaan hendaklah diserahkan kepada Setiausaha dengan bertulis. Contoh format usul adalah seperti di Kembaran A. KUORUM 22. Kuorum bagi Mesyuarat Agung ialah satu perdua (1/2) daripada jumlah ahli yang berhak mengundi atau sekurang kurangnya dua (2) kali jumlah Ahli Jawatankuasa. 3

4 23. Sekiranya tidak cukup bilangan selepas setengah jam lamanya daripada waktu yang ditetapkan, maka Pengerusi hendaklah menangguhkan mesyuarat itu kepada satu masa yang lain, tetapi sekiranya ada sebab yang mustahak Pengerusi bolehlah menjalankan persidangan itu setelah berunding dengan Penaung dan keputusan Pengerusi adalah muktamad. 24. Hanya ahli yang hadir pada mesyuarat tahun yang lepas dibenarkan membuat pengesahan minit. KEPERLUAN MESYUARAT AGUNG 25. Mesyuarat Agung hendaklah diadakan secepat mungkin selepas penutupan tahunan kewangan tetapi tidak lewat dari 30 April setiap tahun. Tarikh serta masa hendaklah ditetapkan oleh AJK. Perkara berikut hendaklah dilaksanakan pada setiap Mesyuarat Agung Tahunan: a. Mengesah dan meluluskan Minit Mesyuarat yang lepas. b. Membincangkan perkara berbangkit. c. Membentangkan Laporan AJK berkenaan kegiatan/aktiviti bagi tempoh berakhir pada 31 Disember. d. Membentangkan laporan kewangan bagi tempoh berakhir pada 31 Disember. e. Meluluskan anggaran pendapatan dan perbelanjaan. f. Membincangkan dan memutuskan usul. g. Melantik Ahli Jawatankuasa Biasa bagi tempoh dua (2) tahun tertakluk kepada Fasal 22 Perlembagaan. h. Melantik pemeriksa kira kira dan menetapkan ganjaran khidmatnya setiap dua (2) tahun. i. Hal hal lain. 26. Pengundi oleh proksi tidak dibenarkan. 27. Dalam semua Mesyuarat Agung, Mesyuarat Agung Khas atau Mesyuarat Jawatankuasa, segala keputusan hendaklah dijalankan dengan cara undian terbanyak. Pengerusi mempunyai Undi Penentu. Mesyuarat hendaklah menentukan sama ada undi itu dijalankan secara mengangkat tangan atau dengan menggunakan kertas undi. 28. Perlantikan AJK Biasa hendaklah dilantik setiap dua tahun sekali secara undi sulit dalam Mesyuarat Agung. AJK Biasa hendaklah mengandungi lima (5) ahli terdiri daripada dua (2) pegawai dan tiga (3) LLP (3 AJK daripada TD, 1 4

5 AJK daripada TLDM dan 1 AJK daripada TUDM). Pengundian tentang isu lain hendaklah dibuat secara mengangkat tangan oleh majoriti ahli yang hadir. KEPERLUAN MESYUARAT AGUNG KHAS 29. Jawatankuasa boleh, pada bila bila masa dan boleh atas sebab yang tertentu mengadakan Mesyuarat Agung Khas dan hendaklah juga berbuat demikian dalam tempoh 30 hari dari tarikh penerimaan bertulis beramai ramai yang ditandatangani oleh sekurang kurangnya satu perlima (1/5) daripada ahli yang berkelayakan untuk mengundi. Tiada isu lain yang boleh dibincangkan dalam sesuatu Mesyuarat Agung Khas kecuali perkara yang dimaksudkan sahaja. Ahli ahli hendaklah diberi notis sekurang kurangnya seminggu sebelum Mesyuarat Agung Khas diadakan. PENANGGUHAN MESYUARAT AGUNG 30. Pengerusi dengan restu mana mana Mesyuarat Agung yang sah boleh menangguhkan sesuatu Mesyuarat Agung dari satu masa ke satu masa lain seperti yang telah diputuskan dan bolehlah menguruskan mesyuarat yang berikutnya yang ditangguhkan itu demi membincangkan perkara yang belum terlaksana seperti ketetapan mesyuarat yang ditangguhkan sebelumnya dan perkara lain yang tidak boleh dibincangkan semasa mesyuarat tertangguh itu. Notis peringatan penangguhan mesyuarat dan urusan perkara yang akan dibincangkan tidak perlu dikeluarkan lagi. Sekiranya mesyuarat itu hendak ditangguhkan ke satu jangkamasa yang melebihi tiga puluh (30) hari, notis bagi mesyuarat yang ditangguhkan itu hendaklah dikeluarkan. 31. Fasal 19 di dalam Perlembagaan Kelab berkenaan penangguhan Mesyuarat Agung boleh digunakan untuk Mesyuarat Agung Khas, tetapi dengan syarat jika kuorum tidak mencukupi selepas setengah (1/2) jam dari waktu yang ditetapkan bagi Mesyuarat Agung Khas atas permintaan ahli itu, maka enam (6) bulan dari tarikh ini, Mesyuarat Agung Khas atas permintaan ahli dengan tujuan yang sama tidaklah boleh diadakan. MENANGGUHKAN MESYUARAT KERANA MEMBAHAS PERKARA MUSTAHAK 32. Seorang ahli dengan kebenaran Pengerusi boleh mencadangkan supaya mesyuarat itu ditangguhkan kerana hendak membahaskan sesuatu perkara yang mustahak. 33. Ahli itu hendaklah menyatakan perkara itu dan menyerahkan satu kenyataan bertulis kepada Pengerusi atas perkara yang hendak dibahaskan dan jika Pengerusi mendapati perkara yang dikemukakan oleh ahli itu mustahak hendaklah Pengerusi meminta ahli ahli yang menyokong bangun di tempat masing masing dan jika tidak kurang daripada satu perempat (1/4) daripada jumlah ahli yang hadir bangun menyokong maka Pengerusi bolehlah membenarkan perkara itu dibahaskan pada waktu yang ditetapkan olehnya. USUL 5

6 34. Usul yang dikemukakan oleh ahli, atas budi bicara YDP/NYDP dan AJK boleh ditolak dan tidak dikemukakan di dalam mesyuarat sekiranya usul tersebut tiada kaitan dengan Kelab. Walau bagaimanapun Setiausaha perlu memberi maklumbalas semua usul yang telah ditolak. PINDAAN USUL 35. Pada masa sesuatu usul itu dalam pertimbangan mesyuarat atau jawatankuasa bolehlah dicadangkan pindaan pindaan jika itu berkaitan dengan usul itu. 36. Pindaan itu pula dipinda jika berkaitan dengan pindaan asal. 37. Sesuatu masalah, apabila dikemukakan oleh Pengerusi, bolehlah dipinda menurut semua mana mana jua cara yang tersebut di bawah ini: a. Dengan dipotong apa apa perkataan supaya dapat dimasukkan perkataan lain. b. Dengan dipotong apa apa perkataan. c. Dengan dimasukkan atau ditambah perkataan lain. MENYOKONG USUL DAN PINDAAN 38. Dalam mesyuarat sesuatu usul atau pindaan itu tidak akan dikemukakan oleh Pengerusi kecuali jika usul atau pindaan itu telah disokong. 39. Dalam Mesyuarat Jawatankuasa, penyokong usul tidak diperlukan. PINDAAN USUL DENGAN BERTULIS 40. Sesuatu pindaan usul yang telah dikemukakan dalam mesyuarat atau dalam jawatankuasa, hendaklah diserahkan kepada Setiausaha kecuali jika Pengerusi membenarkan sebaliknya. MENARIK BALIK USUL 41. Sesuatu usul atau pindaan jika diminta oleh pencadangnya dan diizinkan oleh Pengerusi atau jawatankuasa boleh ditarik balik. 42. Apabila pindaan ke atas sesuatu usul atau pindaan telah dikemukakan kepada Pengerusi maka usul atau pindaan yang hendak dipinda itu tidak boleh ditarik balik sehingga pindaan kepada usul atau pindaan ke atas pindaan itu telah diputuskan. PERKARA YANG DITEGAH 43. Seseorang ahli tidak boleh menyentuh dalam ucapannya perkaraperkara yang tersebut di bawah ini: 6

7 a. Perkara yang tidak berkaitan dengan usul. b. Perkara yang sedang dalam perbicaraan mahkamah. c. Membangkitkan semula apa apa perkara yang telah diputuskan oleh mesyuarat kecuali dengan mengemukakan usul bersendirian bagi membatalkan keputusan mesyuarat berkenaan dengan perkara itu. d. Menggunakan bahasa yang kasar atau tidak beradab. e. Mempunyai prasangka ke atas lain lain ahli. KUASA PENGERUSI 44. Pengerusi hendaklah menjalankan tugas secara adil dan berkecuali. 45. Pengerusi dalam mesyuarat atau dalam mesyuarat jawatankuasa adalah bertanggungjawab menjaga peraturan mesyuarat dipatuhi dan keputusan berkenaan dengan apa apa jua perkara tidak boleh dipertimbangkan semula dan tidak boleh diulangkaji oleh mesyuarat kecuali dengan dikeluarkan usul bersendiri kerana itu. Usul demikian ini tidak berkehendak dikeluarkan pemberitahu lebih dahulu. 46. Dalam masa mesyuarat, Pengerusi berkuasa memerintah mana mana ahli yang degil atau tidak patuh kepada arahannya atau yang membuat kacaubilau keluar mesyuarat untuk tempoh baki hari itu dan jika ahli itu enggan keluar, maka pengerusi berkuasa memerintah pegawai atau kakitangan mesyuarat yang berada di dalam mesyuarat itu membawa wakil itu keluar. 47. Pengerusi tidak boleh mengundi untuk sebarang undian sama ada untuk pemilihan AJK Biasa atau sebarang usul kecuali untuk tujuan keputusan pemutus. GANGGUAN MESYUARAT 48. Sekiranya berlaku sebarang gangguan yang boleh memudaratkan perjalanan mesyuarat, Pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat berkenaan dan menentukan tarikh dan masa yang bersesuaian untuk meneruskan mesyuarat tersebut. MEMUTUSKAN MASALAH PENGUNDIAN 49. Keputusan ke atas suatu perkara atau usul adalah berdasarkan kepada undian terbanyak dan jika berlaku undian sama banyak, Pengerusi boleh menggunakan undi pemutus untuk menentukan keputusan muktamad. 50. Jika berlaku undian sama banyak semasa pemilihan AJK Biasa, undian kali kedua hendaklah diadakan. Sekiranya keputusan undian kali kedua masih sama, Pengerusi boleh menggunakan undi pemutus untuk menentukan keputusan muktamad. 7

8 51. Sesuatu perkara itu adalah selesai dikemukakan bagi diputuskan apabila Pengerusi telah mengambil undi undi yang bersetuju dan yang tidak bersetuju. 52. Apabila perkara itu telah dikemukakan oleh Pengerusi kepada mesyuarat bagi diputuskan setelah tamat perbahasan maka keputusan hendaklah diambil menurut undi suara setuju atau tidak dengan mengangkat tangan dan keputusan itu hendaklah diumumkan oleh Pengerusi. 53. Undi sulit di atas sebarang usul yang dikemukakan boleh diadakan dengan kehendak Pengerusi atau dengan kehendak Penaung. KAEDAH PENCALONAN DAN PENGUNDIAN 54. Pencalonan. Peraturan yang ditetapkan adalah seperti berikut: a. Sebuah Jawatankuasa Pemilihan yang bebas hendaklah ditubuhkan selaras untuk mengendalikan pemilihan bagi jawatan yang dipertandingkan. b. Hak seseorang untuk dicalonkan tidak boleh dinafikan. Jika seseorang itu tidak bersetuju dirinya dicalonkan bagi sesuatu jawatan, ia tidak boleh dipaksa menerima pencalonan. c. Mana ahli yang tidak dapat menghadiri mesyuarat semasa pemilihan berlangsung kerana sebab tertentu, adalah layak bertanding setelah memberi surat menyatakan persetujuannya. d. Ahli yang dicalonkan untuk bertanding hendaklah ada pencadang dan penyokong. Pencalonan hanya boleh ditutup apabila nama calon dibaca dan Pengerusi Mesyuarat berpuas hati setelah semua ahli yang ingin bertanding sudah dicalonkan. 55. Pengundian. Peraturan yang ditetapkan adalah seperti berikut: a. Pemilihan Jawatankuasa hendaklah dijalankan dengan cara mengangkat tangan. b. Tiap tiap ahli yang mengundi diwajibkan mengundi mengikut jumlah bilangan jawatan sebagaimana yang dikehendaki oleh Perlembagaan. Undi yang tidak cukup atau lebih daripada bilangan jawatan yang dikehendaki itu dikira tidak sah. c. Seseorang ahli yang tidak hadir di tempat mesyuarat tidak boleh mewakilkan undinya kepada ahli lain. d. Seseorang yang dikenakan tindakan di bawah Akta Pertubuhan atau diisytiharkan muflis oleh mahkamah atau keahliannya digantung sementara tidak dibenarkan bertanding untuk sebarang jawatan. 8

9 e. Seseorang ahli yang jawatannya lucut kerana disytiharkan muflis oleh mahkamah tidak boleh memegang jawatannya kembali sehingga pemilihan akan datang, walaupun kesnya selesai. f. Kertas yang sudah dipakai hendaklah disimpan oleh Jawatankuasa Pemilihan selama satu bulan untuk tujuan semakan jika timbul kemusykilan dan boleh dimusnahkan setelah tamat tempoh tersebut. MEMBERHENTIKAN SEMENTARA KUATKUASA PERATURAN 56. Peraturan ini boleh digantung kuatkuasanya dan diberhentikan sementara dengan sesuatu cadangan yang dipersetujui oleh Penaung dengan tidak payah diberitahu terlebih dahulu dengan syarat cadangan itu hendaklah dipersetujui oleh Mesyuarat Agung. 57. Sekiranya cadangan itu dipersetujui oleh Mesyuarat Agung maka Peraturan ini hendaklah diberhentikan kuasanya selama tempoh yang perlu bagi menyempurnakan tujuan cadangan itu. 58. Cadangan bagi menggantungkan kuatkuasa Peraturan ini tidak boleh dibahaskan. PAKAIAN 59. Jawatankuasa berkuasa membuat peraturan mengenai pakaian semasa mesyuarat. MEMINDA PERATURAN 60. Peraturan Mesyuarat yang baru bolehlah diperbuat bila bila dikehendaki ataupun Peraturan Mesyuarat yang ada sekarang boleh dipinda atau dimansuhkan dengan satu ketetapan menurut cara cara yang ditentukan oleh Perlembagaan. MINIT MESYUARAT 61. Segala perkara yang dibincangkan dan diputuskan semasa mesyuarat, Setiausaha hendaklah mencatatkan mengikut peraturan minit mesyuarat iaitu segala usul mesti merangkumi nama pencadang, penyokong dan keputusan. 62. Minit mesyuarat hendaklah diagihkan kepada semua ahli melalui saluran tertentu dalam tempoh 30 hari selepas tarikh mesyuarat. 9

10 KEMBARAN A FORMAT USUL MARKAS/PASUKAN/UNIT Bil No/Pkt/Nama Jawatan Usul Justifikasi/ulasan terhadap usul Disahkan Oleh Disahkan Oleh. Cop Rasmi Markas/Pasukan/Unit... Cop Rasmi Markas/Pasukan/Unit Tarikh: Tarikh :. 10