Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Bimbingan dan Supervisi Penerapan Sistem Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat lainnya telah saya setujui. Disetujui di Jakarta Pada tanggal Juli 2010 DEPUTI BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN, GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 63 TAHUN 2010 TENTANG BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA BAB I PENDAHULUAN A. Umum Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang pasal 6 menegaskan bahwa penyelenggaraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional. Penyelenggaraan kearsipan nasional yang efisien dan efektif dijalankan untuk menjamin bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan di masa yang lampau, sekarang dan masa yang akan datang, dapat diselamatkan dan dilestarikan untuk kepentingan generasi mendatang. Disamping itu, penyelenggaraan kearsipan nasional juga dilaksanakan untuk menjamin tersedianya arsip, sebagai bukti penyelenggaraan pemerintahan, kenegaraan dan kebangsaan, dan digunakan dalam rangka penyempurnaan penyelenggaraan administrasi dan akutanbilitas publik. Dalam rangka mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional tersebut, pemerintah menggiatkan usaha-usaha di bidang kearsipan di antaranya penerangan, kontrol/pengendalian atau supervisi kearsipan. Pengendalian sebagai salah satu fungsi dari manajemen memegang peranan kunci untuk mencapai hasil yang lebih berkualitas Supervisi kearsipan juga memiliki peranan yang sangat penting untuk mengetahui tingkat keberhasilan dan kegagalan serta untuk mendapatkan input bagaimana cara mengatasi permasalahan kearsipan yang ada. Oleh karena itu perlu dikembangkan sistem dan manajemen supervisi penerapan sistem kearsipan yang tertuang dalam Prosedur Tetap Bimbingan dan Supervisi Penerapan Sistem Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat lainnya sebagai
- 2 - pelaksanaan amanat undang-undang di atas, sehingga dapat dicapai penyelenggaraan kearsipan nasional yang lebih berkualitas. B. Maksud Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap (Protap) tentang Bimbingan dan Supervisi Penerapan Sistem Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat lainnya ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan pemberian bimbingan dan supervisi penerapan sistem kearsipan pada lembaga negara dan lembaga tingkat pusat lainnya. Tujuan Protap Bimbingan dan Supervisi Penerapan Sistem Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat lainnya adalah sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan supervisi kearsipan pada lembaga negara dan lembaga tingkat pusat lainnya oleh ANRI dan Unit Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat lainnya. C. Ruang Lingkup Protap Bimbingan dan Supervisi Penerapan Sistem Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat lainnya (Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan, serta Lembaga Perguruan Tinggi) ini berlaku dan digunakan oleh Pejabat Fungsional (Arsiparis) dan Pejabat Struktural di lingkungan Direktorat Pusat dan unit kerja terkait. Ruang lingkup materi Protap terdiri dari pendahuluan, SDM pelaksana supervisi, prosedur supervisi, metode supervisi, teknik pengujian, teknik penyusunan Laporan Hasil Supervisi (LHS), penyampaian laporan hasil supervisi, dan penutup. D. Dasar 1. Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3151); 3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintah;
- 3-4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republi Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; 8. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 01/36/1999 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Arsip Nasional Republik Indonesia; 9. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan dan Penyampaian Laporan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian 1. Supervisi penerapan sistem kearsipan adalah fungsi atau aktivitas membandingkan antara hasil yang dicapai dengan rencana yang dibuat di bidang manajemen arsip dinamis dan arsip statis; 2. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabangn kekuasaan Negara meliputi eksekutif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan Negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 3. Lembaga Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi yang mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan; 4. Pengujian kearsipan adalah tata cara pengujian atau verifikasi yang dilaksanakan secara regular terhadap penyelenggaraan kearsipan dinamis dan statis; 5. Pengujian ketaatan adalah tata cara pengujian atau verifikasi yang dilaksanakan secara reguler terhadap ketaatan pedoman atau manual kearsipan yang ada terhadap standar atau peraturan perundang-undangan kearsipan;
- 4-6. Pengujian operasional adalah tata cara pengujian atau verifikasi yang dilaksanakan secara reguler terhadap operasional penyelenggaraan kearsipan dinamis dan atau statis; 7. Pengujian spesifik adalah tata cara pengujian atau verifikasi yang dilaksanakan secara reguler terhadap rasio akurasi, rasio referensi, rasio SDM dan standar pekerjaan kearsipan; 8. Pengujian program adalah tata cara pengujian atau verifikasi yang dilaksanakan secara reguler terhadap kuantitas dan kualitas program kearsipan; 9. Pengujian SDM adalah tata cara pengujian atau verifikasi yang dilaksanakan secara reguler terhadap kinerja SDM kearsipan baik Arsiparis maupun non Arsiparis; 10. Pengujian kelembagaan adalah tata cara pengujian atau verifikasi yang dilaksanakan secara reguler terhadap kelembagaan kearsipan; 11. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
- 5 - BAB II PROSEDUR BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN Prosedur penyelenggaraan supervisi penerapan sistem kearsipan dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut: A. Perencanaan dan Persiapan a. Menyusun program kerja dan rencana kerja supervisi instansi sasaran Kegiatan ini dilaksanakan dalam rangka merencanakan instansi sasaran supervisi berdasarkan data yang ada, mempelajari permasalahan instansi yang akan menjadi sasaran supervisi, penentuan jadwal kegiatan, pelaksanaan kegiatan, petugas dan pembiayaan. b. Membuat jadwal kegiatan dan mengirim surat ke instansi sasaran Hal ini diperlukan agar tim pelaksana kegiatan supervisi dapat melakukan kegiatan dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal maka dilakukan koordinasi dengan instansi sasaran dengan menyesuaikan jadwal kegiatan di lingkungan Direktorat Pusat dan kesiapan instansi sasaran serta kegiatan mengirim surat ke instansi sasaran. c. Melaksanakan pembentukan tim pelaksana supervisi Pembentukan Tim pelaksana supervisi berdasarkan Surat Perintah Direktur Pusat. Susunan pelaksana kegiatan adalah pejabat struktural dengan arsiparis yang berkompeten. d. Memberikan pembekalan teknis bagi pelaksana Sebelum dilaksanakan supervisi penerapan sistem kearsipan maka tim pelaksana mendapatkan pembekalan teknis dari Direktur Pusat sesuai dengan permasalahan yang berkaitan dengan supervisi sehingga dapat melaksanakan kegiatan dengan baik. B. Pelaksanaan dan Pengujian a. Melaksanakan tatap muka dalam forum kelas Kegiatan ini ini dilakukan secara klasikal dan dihadiri oleh pejabat struktural dan pejabat fungsional arsiparis beserta staf pengelola kearsipan dari lingkungan instansi sasaran, dalam forum ini disampaikan maksud dan tujuan dari kegiatan supervisi dan menentukan unit-unit kerja sasaran supervisi. b. Melaksanakan kunjungan ke unit kerja sasaran supervisi
- 6 - Tim pelaksana melaksanakan kunjungan ke unit-unit kerja atau unit pengolah dan unit kearsipan di lingkungan instansi sasaran untuk melihat secara langsung penerapan kegiatan kearsipan dengan menggunakan formulir pengujian/audit terhadap pedoman kearsipan, operasional kearsipan, pengujian spesifik, program kearsipan, SDM kearsipan dan kelembagaan kearsipan. C. Pengolahan Data Hasil Supervisi Mengolah data dilaksanakan untuk menghitung nilai atau skor yang diperoleh oleh instansi di bidang penyelenggaraan kearsipan. Pengolahan data tersebut meliputi: penghitungan nilai kuantitas standar, kualitas standar, kuantitas operasional, kualitas operasional, dan penghitungan pengujian spesifik. D. Menyusun Laporan Hasil Supervisi (LHS) Penyusunan LHS dilaksanakan oleh tim supervisor kearsipan untuk setiap instansi. LHS mencerminkan hasil kinerja supervisor kearsipan yang kemudian disampaikan kepada instansi sasaran. LHS disusun dengan sistematika: 1. Judul Laporan 2. Bab I Pendahuluan a. Dasar hukum b. Ruang lingkup c. Tujuan dan sasaran 3. Bab II Uraian Hasil Supervisi Berisi tentang hasil supervisi tiap unit dan keseluruhan unit dari suatu lembaga yang menjadi tujuan supervisi, meliputi a. Hasil supervisi ketaatan (kuantitas, kualitas, legalitas dan validitas pedoman); b. Hasil supervisi operasional (kuantitas dan kualitas operasional); c. Hasil supervisi spesifik (rasio aktivitas, referensi, personel, standar pekerjaan kearsipan; d. Hasil supervisi program (kuantitas dan kualitas program serta kreativitas program); e. Hasil supervisi SDM (jumlah, teknis rekruitmen, penempatan, kenaikan pangkat, pelatihan kearsipan, kompetensi dan kewenangan, organisasi profesi dan pembinaannya; f. Hasil supervisi kelembagaan (tingkat eselonering, tugas pokok dan fungsi, beban kerja, pengorganisasian, dan fasilitas pengorganisasian).
- 7-4. Bab III Kesimpulan dan Saran Berisi tentang kesimpulan hasil pelaksanaan supervisi dan saran-saran yang bersifat spesifik yang dapat mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam pelaksanaan supervisi, sehingga dapat dilaksanakan kegiatan untuk peningkatan kinerja kearsipan. 5. Bab IV Penutup
- 8 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap Bimbingan dan Supervisi Penerapan Sistem Pada Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat Lainnya ini dapat menjadi acuan di lingkungan Direktorat Pusat dalam melaksanakan kegiatan Supervisi Penerapan Sistem yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pemerintahan khusunya di ANRI dalam rangka reformasi birokrasi nasional. Prosedur Tetap Bimbingan dan Supervisi Penerapan Sistem Lembaga Negara dan Lembaga Tingkat Pusat lainnya ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal Juli 2010 DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT, M. TAUFIK
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 63 TAHUN 2010 TENTANG BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR TAHAP PERSIAPAN BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN PADA LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA LAMPIRAN 2 DIAGRAM ALIR TAHAP PELAKSANAAN BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN PADA LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA LAMPIRAN 3 DIAGRAM ALIR TAHAP PELAPORAN BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN PADA LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA LAMPIRAN 4 DIAGRAM ALIR PELAKSANAAN BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN PADA LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA (GABUNGAN)
Lampiran A ALUR BAGAN PROSEDUR BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN Persiapan dan Perencanaan Program dan Rencana Kerja dan Jadwal Pelaksanaan Formulir Penyusunan Laporan Data Penyempurnaan Laporan Laporan
-2- Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 63 Tahun 2010 Tanggal : Juli 2010 DIAGRAM ALIR TAHAP PERSIAPAN BIMBINGAN DAN SUPERVISI PENERAPAN SISTEM KEARSIPAN LEMBAGA NEGARA DAN LEMBAGA TINGKAT PUSAT LAINNYA Unit Penyelesaian No. T ahap Kegiatan Deputi Bidang Pembinaan TU Deputi Pembinaan Direktur Pusat Kasubdit Pusat I dan II Arsiparis/ Staf Tim Pelaksana Supervisi Kasubag Persuratan 1 Menyusun rencana kerja dan program kerja supervisi 1 2 Membuat jadwal kegiatan, menentukan instansi sasaran supervisi dan menugaskan pembuatan surat 2 3 Menyiapkan konsep surat dan menyampaikan konsep surat tersebut kepada Direktur Pusat melalui Kepala Subdit Pusat I/II 3 4 Mengoreksi substansi dan redaksional konsep surat dan menyampaikan kepada Direktur Pusat 4 5 Memeriksa, mengoreksi dan memaraf konsep surat dan menyiapkan nota dinas untuk disampaikan ke Deputi melalui TU Deputi 5
-3- Unit Penyelesaian No. T ahap Kegiatan Deputi Bidang Pembinaan TU Deputi Pembinaan Direktur Pusat Kasubdit Pusat I dan II Arsiparis/ Staf Tim Pelaksana Supervisi Kasubag Persuratan 6 Mencatat dan menyampaikan Nota Dinas dilampiri Konsep Surat kepada Deputi untuk memperoleh persetujuan dan tanda tangan Net Surat melalui TU Deputi 6 7 Menerima net surat supervisi untuk ditandatangani oleh Deputi 7 8 Menandatangani net surat supervisi dan dikembalikan ke Direktorat KP melalui TU Deputi 8 9 Mencatat dan menyampaikan net surat supervisi yang sudah ditandatangani Deputi kepada arsiparis/staf Dit.KP 9 10 Menerima, mengirim dan memonitor surat ke instansi sasaran melalui Subbag Persuratan 10 11 Mengecek kelengkapan surat, alamat, dan mengirimkan surat ke instansi sasaran 11 12 Menentukan tim pelaksana supervisi 12
-2- Unit Penyelesaian No. T ahap Kegiatan Deputi Bidang Pembinaan TU Deputi Pembinaan Direktur Pusat Kasubdit Pusat I dan II Arsiparis/ Staf Tim Pelaksana Supervisi Kasubag Persuratan 13 Memberikan pembekalan kepada tim pelaksana supervisi 13 Norma Waktu : 14 hari kerja