Analisis transaksi (Analyzing Transactions) Klasifikasi Perkiraan (Classification Of Account) 1. Aktiva (s) Yaitu barang yang berwujud (tangible asset) dan tak berwujud (intangible asset) yang mempunyai nilai uang. digolongkan menjadi 2 yaitu: (Yang dibahas sementara 2) 1. Aktiva Lancar (Current ) dan other s yang cepat dicairkan menjadi, atau dijual atau dihabiskan, yang biasanya dalam jangka waktu satu tahun atau kurang dari operasi normal perusahaan. Contoh:, Account Receivable, Supplies, Prepaid Insurance, dll 2. Aktiva Tetap (Plant s Atau Fixed s) Tangible s yang digunakan dalam perusahaan yang sifatnya permanen. Contoh: Land, Building, Equipment, Automobile, dll 2. Kewajiban (Liabilities) Yaitu merupakan debt owed kepada pihak luar (or). Liabilities digolongkan menjadi 2 yaitu: (Yang dibahas sementara 2) 1. Kewajiban Lancar Atau Kewajiban Jangka Pendek (Current Liabilities) Liabilities yang akan jatuh tempo dalam waktu dekat Contoh: Account Payable, Interest Payable, Salaries Payable, dll 2. Kewajiban Jangka Panjang (Long Term Liablities) Liabilities yang akan jatuh tempo dalam jangka waktu yang relatif lama. Contoh: Bond Payable, Mortgage Payable, dll 3. Ekuitas Pemilik / Modal Pemilik (Owner s Equity) Klaim residu terhadap assets perusahaan setelah dikurangi dengan liabilities. Untuk perseroan modal pemilik sering disebut: Stockholder Equity Contoh: Capital Stock, Retained Earning 4. Pendapatan (Revenue) Merupakan kenaikan kotor dalam modal pemilik yang dihasilkan dari penjualan barang atau jasa dan semua kegiatan usaha lainnya yang bertujuan untuk memperoleh penghasilan. Contoh: Sales 5. Beban (Expense) s used up or service yang digunakan dalam proses menghasilkan revenue. Contoh: Wages Expense, Rent Expense, Utilities Expense, Supplies Expense, Miscellaneous Expense
Bagan Perkiraan (Chart Of Account) Daftar perkiraan di dalam general ledger di sebut Chart Of Account Contoh: Balance Sheet Account Income Statement Account 1. s 4. Revenue 111 411 Sales 112 Account Receivable 113 Supplies 5. Expenses 114 Prepaid Rent 511 Supplies Expense 121 Photographic Equipment 512 Salary Expense 122 Accumulated Depreciation 513 Rent Expense 514 Depreciation Expense 2. Liabilities 515 Miscellaneous Expense 211 Account Payable 212 Salaries Payable 3. Capital 311 Joni, Capital 312 Joni, WithDrawal Sifat Perkiraan (Nature Of an Account) Bentuk yang paling sederhana suatu perkiraan mempunyai 3 bagian: 1. Judul menunjukkan nama pos yang di catat dalam perkiraan 2. Kolom untuk mencatat penambahan jumlah dalam satuan uang dari pos tersebut 3. Kolom untuk mencatat pengurangan jumlah, juga dalam satuan uang Contoh bentuk perkiraan Judul Sisi Kiri Debit Sisi Kanan Perkiraan Saldo Normal (Normal Balances of Accounts) Jumlah kenaikan yang dicatat dalam perkiraan biasanya sama atau lebih besar daripada jumlah penurunan yang tercatat dalam perkiraan tersebut. Karena itu Normal Balances dari semua perkiraan biasanya bernilai positif. Kaidah debit dan credit dan normal balance dari berbagai perkiraan dapat diikhtisarkan sebagai berikut:
Normal Transaction Balance Sheet Account Balances Increase Decrease s Debit Debit Liabilities Debit Owner s Equity Capital Capital Stock Debit Retained Earning Debit Drawing Dividend Debit Debit Income Statement Accounts: Revenue Debit Expense Debit Debit Cara membaca normal balances dan transaksi: Jika transaksinya bertambah, maka hasilnya sama dengan normal balances. Sedangkan jika transaksinya berkurang, maka hasilnya berlawanan dengan normal balance. Flow Of Accounting Data Flow of Accounting Data, sejak suatu transaksi terjadi sampai pencatatannya pada ledger dapat digambarkan sebagai berikut: terjadi Disiapkan Ayat Jurnal di Ayat jurnal transaksi dokumen catat dalam buku dibukukan Usaha Usaha jurnal / Harian pada buku besar Jurnal atau Buku Harian Dua Lajur (TwoColumn Journal) Langkahlangkah dalam menganalisis transaksi sebelum dimasukan dalam jurnal dua lajur: 1. Tentukan apakah assets, liabilities, capital, revenue atau expense yang dipengaruhi 2. Tentukan apakah assets, liabilities, capital, revenue atau expense itu bertambah atau berkurang 3. Tentukan apakah transaksi harus dicatat sebagai Debit atau dalam perkiraan assets, liabilities, capital, revenue or expense (lihat dalam kolom Normal Balances) Proses pencatatan transaksi dalam twocolumn journal diikhtisarkan sebagai berikut: 1. Catatlah tanggalnya 2. Catatlah pendebitannya 3. Catatlah pengkreditannya 4. Tulislah penjelasannya (optional) Bentuk Buku Besar 1. Buku besar 2 lajur / kolom (Twocolumn Account) 2. Buku besar 4 lajur/kolom (Fourcolumn Account)
Ad.1. Twocolumn Account Account Account No 111 Date Item P/R Debit Date Item P/R Ad.2. Fourcolumn Account Account Account No 111 Date Item P/R Debit Balance Debit Pembukuan (Posting) Cara melakukan posting: 1. Catat tanggal dan jumlah ayat jurnal ke perkiraan 2. Cantumkan nomor halaman jurnal pada lajur referensi pembukuan (P/R) dalam perkiraan tersebut 3. Cantumkan nomor perkiraan ledger pada lajur referensi pembukuan di dalam journal Cara menggunakan tabel saldo normal. Contoh transaksi: Tgl 01 Jan Membeli supplies secara tunai sebesar Rp 1.000.000 Analisis: Tgl Yang dipengaruhi 01 Jan Account Increase / Decrease Supplies / Date Description P/R Debit 01 jan Supplies 1.000.000 1.000.000 Pada saat menjurnal, Referensi pembukuan (P/R) jangan di isi. P/R akan di isi pada saat melakukan pemindahan jurnal ke buku besar (Posting)
Ilustrasi menganalisis dan mengikhtisarkan transaksi (Illustration of Analyzing and Summarizing Transactions) Setiap transaksi perusahaan minimal mempengaruhi paling tidak dua perkiraan. Untuk menganalisis dan mengikhtisarkan transaksi, dapat dilihat contoh dibawah ini. Contoh Studio Peni adalah sebuah perusahaan jasa kecil yang didirikan pada tanggal 1 Maret 1995. Transaksinya selama 1 bulan pertama diikhtisarkan sebagai berikut: 01 Peni menanamkan nya ke dalam perusahaan sebagai berikut: Rp 3.500.000 Account Receivable Rp 950.000 Supplies Rp 1.200.000 Photographic Equipment Rp 15.000.000 tidak ada Liabilities yang dipindahkan ke perusahaannya 02 Dibayarkan lease rental contract (prepaid rent) untuk studio selama tiga bulan sebesar Rp 2.400.000 04 Dibeli photographic equipment tambahan secara credit dari PT Photo seharga Rp 2.500.000 05 Diterima sebesar Rp 850.000 dari pelanggan sebagai pelunasan hutangnya 06 Dibayar a newspaper advertisement sebesar Rp 125.000 (dicatat sebagai Miscellaneous Expense) 10 Dibayar debt owed kepada PT Photo sebesar Rp 500.000 13 Dibayar salaries sebesar Rp 575.000 untuk dua minggu pertama 16 Diterima sebesar Rp 1.980.000 atas sales untuk setengah bulan pertama 20 Di beli Supplies secara tunai sebesar Rp 650.000 27 Dibayar salaries sebesar Rp 575.000 untuk dua minggu kedua 31 Dibayar telephone bill sebesar Rp 69.000 untuk bulan tersebut (catat sebagai miscellaneouse expense) 31 Dibayar electric bill sebesar Rp 175.000 untuk bulan tersebut (catat sebagai miscellaneous expense) 31 Diterima uang sebesar Rp 1.870.000 dari Sales tengah bulanan kedua 31 Penjualan secara credit sebesar Rp 1.675.000 untuk bulan tersebut 31 Peni menarik uang perusahaan sebesar Rp 1.500.000 untuk keperluan pribadi Buatlah: 1. Buatlah journal untuk transaksi di atas 2. Posting ke dalam ledger 3. Buatlah Trial Balance
Dalam pembuatan journal sebaiknya lihat perkiraan Normal Balance of Account Journal hal : 01 Dat e Item P/R Debit 01 111 3.500.000 Account Receivable 112 950.000 Supplies 113 1.200.000 Photographic Equipment 121 15.000.000 Peni, Capital 311 20.650.000 01 Prepaid Rent 114 2.400.000 111 2.400.000 04 Photographic Equipment 121 2.500.000 Account Payable 211 2.500.000 05 111 850.000 Account Receivable 112 850.000 06 Miscellaneous Expense 515 125.000 111 125.000 10 Account Payable 211 500.000 111 500.000 13 Salary Expense 512 575.000 111 575.000 16 111 1.980.000 Sales 411 1.980.000 20 Supplies 113 650.000 111 650.000 27 Salary Expense 512 575.000 111 575.000 31 Miscellaneous Expense 515 175.000 111 175.000 31 Miscellaneous Expense 515 69.000 111 69.000 31 111 187.000 Sales 411 187.000
Journal hal : 02 31 Account Receivable 112 1.675.000 Sales 411 1.675.000 31 Peni, Drawing 312 1.500.000 111 1.500.000
Analisis tiap transaksi Tgl Yang dipengaruhi Account Increase / Decrease 01 Account Receivable Supplies Equipment Peni, Capital Capital 01 04 Liabilities 05 06 Expense 10 Liabilities 13 Expense 16 Revenue 20 27 Expense s 31 Expense s 31 Expense s 31 Revenue 31 Revenue 31 Drawing Prepaid Rent Photographic Equipment Account Payable Account Receivable Miscellaneous Expense Account Payable Salaries expense Sales Supplies Salaries Expense Miscellaneous Expense Miscellaneous Expense Sales Account Receivable Sales Drawing /
Setelah jurnal umum dilakukan, maka langkah berikutnya adalah melakukan pemindahan (Posting) ke dalam buku besar Kas () 111 Date Item P/R Debit Balance Debit 1 1 3.500.000 3.500.000 1 1 2.400.000 1.100.000 5 1 850.000 1.950.000 6 1 125.000 1.825.000 10 1 500.000 1.325.000 13 1 575.000 750.000 16 1 1.980.000 2.730.000 20 1 650.000 2.080.000 27 1 575.000 1.505.000 31 1 69.000 1.436.000 31 1 175.000 1.261.000 31 1 1.870.000 3.131.000 31 2 1.500.000 1.631.000 Piutang Usaha (Account Receivable) 112 Date Item P/R Debit Balance Debit 1 1 950.000 950.000 5 1 850.000 100.000 31 2 1.675.000 1.775.000 Perlengkapan (Supplies) 113 Date Item P/R Debit Balance Debit 1 1 1.200.000 1.200.000 20 1 650.000 1.850.000 Sewa Dibayar di Muka (Prepaid Rent) 114 Date Item P/R Debit Balance Debit 1 1 2.400.000 2.400.000 Peralatan Photo (Photographic Equipment) 121 Date Item P/R Debit Balance Debit 1 1 15.000.000 15.000.000 4 1 2.500.000 17.500.000
Hutang Usaha (Account Payable) 211 Date Item P/R Debit Balance Debit 4 1 2.500.000 2.500.000 10 1 500.000 2.000.000 Modal, Peni (Peni, Capital) 311 Date Item P/R Debit Balance Debit 1 1 20.650.000 20.650.000 Prive, Peni (Peni, Drawing) 312 Date Item P/R Debit Balance Debit 31 2 1.500.000 1.500.000 Penjualan (Sales) 411 Date Item P/R Debit Balance Debit 16 1 1.980.000 1.980.000 31 1 1.870.000 3.850.000 31 2 1.675.000 5.525.000 Beban Gaji (Sallary Expense) 512 Date Item P/R Debit Balance Debit 13 1 575.000 575.000 27 1 575.000 1.150.000 Beban Ruparupa (Miscelleneous Expense) 515 Date Item P/R Debit Balance Debit 6 1 125.000 125.000 31 1 69.000 194.000 31 1 175.000 369.000 Neraca Saldo (Trial Balances) Setelah dilakukan pemindahan, maka untuk mengecek apakah pemindahan perkiraan tersebut seimbang atau tidak maka dibuatlah Trial Balance. Trial Balance hanya mengindikasikan bahwa jumlah debit dan credit adalah sama. Langkah dalam menyiapkan Trial Balance adalah menentukan saldo setiap perkiraan dalam ledger. Jika memakai perkiraan standar, maka saldo setiap perkiraan akan terlihat dalam kolom saldo pada baris pemindahan terakhir
STUDIO PENI Trial Balance 31 Maret 1995 1.631.000 Account Receivable 1.775.000 Supplies 1.850.000 Prepaid Rent 2.400.000 Photographic Equipment 17.500.000 Account Payable 2.000.000 Peni, Capital 20.650.000 Peni, Drawing 1.500.000 Sales 5.525.000 Salary Expense 1.150.000 Miscellaneous Expense 369.000 Total 28.175.000 28.175.000 Penemuan dan Koreksi Kesalahan (Discovery and Correction of Errors) Terjadinya kesalahan dalam melakukan jurnal dan pemindahan (Posting) ke buku besar dapat saja terjadi. Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana kesalahan tersebut dapat ditemukan dan bagaimana cara mengkoreksinya. Penemuan Kesalahan (Discovery of Errors) Trial Balance merupakan cara yang cukup efektif untuk menemukan kesalahan dalam buku besar. Trial Balance hanya mengindikasikan bahwa jumlah debit dan credit adalah sama. Kemungkinankemungkinan perbedaan antara jumlah debit dan credit pada Trial Balance tidak sama yaitu: 1. Kesalahan saat penyiapan Trial Balance: Kesalahan penjumlahan kolom Kesalahan dalam mencatat angkaangka ke Trial Balance Saldo dimasukkan ke kolom yang salah atau diabaikan 2. Kesalahan saldo perkiraan Kesalahan menghitung saldo Saldo dimasukkan ke kolom perkiraan yang salah 3. Kesalahan pemindahan (Posting) 1. Jumlah yang dimasukkan ke suatu perkiraan salah 2. Debit dipindahkan sebagai credit atau sebaliknya 3. Pemindahan debit atau credit diabaikan Kemungkinankemungkinan kesalahan yang tidak menyebabkan perbedaan jumlah dalam Trial Balance yaitu: 1. Transaksi yang tidak tercatat atau tidak dipindahkan (Posting) 2. Pencatatan jumlah yang sama di sisi debit dan credit tetapi salah 3. Pencatatan transaksi yang sama lebih dari satu kali 4. Pemindahan (Posting) transaksi secara benar sebagai debit dan credit tapi ke perkiraan yang salah
Koreksi Kesalahan (Correction of Errors) Prosedur yang dipakai untuk mengoreksi kesalahan dalam jurnal atau pemindahan (Posting) sangat tergantung pada sifat dan waktu ditemukan kesalahan tersebut. Berikut dibawah ini adalah prosedur untuk mengoreksi kesalahan yaitu: Error Ayat jurnal tidak benar tetapi belum dipindahkan (posted) Ayat jurnal sudah benar tetapi dipindahkan (Posted) secara keliru Ayat jurnal tidak benar dan sudah dipindahkan (Posted) Correction Procedure Coret kesalahan tersebut dan cantumkan judul atau jumlah yang benar Coret kesalahan tersebut dan lakukan pemindahan (Post) yang benar Buatlah jurnal dan pemindahan (Post) untuk mengoreksi kesalahan tersebut Untuk kesalahan yang terjadi pada point 1 dan 2, dapat diperbaiki hanya dengan mencoret jumlah yang salah dan memasukkan angka yang benar atau nama perkiraan yang benar. Sedangkan untuk kesalahan point 3, agak rumit. Contoh: Pada tanggal 5 mei, PT ABC membeli Office Equipment sebesar Rp 250.000 secara credit dan dicatat dalam jurnal yaitu: Mei 5 Supplies 250.000 Account Payable 250.000 Asumsi, kedua perkiraan sudah dipindahkan (Posting) ke buku besar. Dari contoh diatas, diketahui kesalahan yang dibuat adalah kesalahan pencatatan untuk perkiraan Office Equipment dicatat sebagai perkiraan supplies. Analisis Kesalahan dan Koreksi Kesalahan: Jurnal yang benar : Mei 5 Office Equipment 250.000 Account Payable 250.000 Perkiraan debit yang seharusnya Office Equipment di catat dengan perkiraan Supplies, maka yang harus dilakukan adalah : Tambahkan perkiraan Office Equipment (Debit) sebesar Rp 250.000 Hapus perkiraan Supplies () sebesar Rp 250.000 Tgl Yang dipengaruhi Account Increase / Decrease / Mei 5 Office Equipment Supplies Jadi jurnal koreksi yang harus dibuat yaitu: Mei 5 Office Equipment 250.000 Supplies 250.000