GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.7 ALUR KASIR Diagram Alur Transaksi Kasir 4.7.1
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.1 Buku Bank dan Kas Menu Buku Bank dan Kas ini berfungsi untuk menampung semua Buku Bank dan Buku Kas milik perusahaan. Master ini berisi nomor rekening Bank serta link akun yang hubungannya dengan laporan keuangan. Buku Bank dan Kas ini nantinya digunakan untuk transaksi Bank dan Kas, transaksi pembayaran maupun pelunasan dll. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Buku Bank dan Kas 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 1 3 2 4 Kode Buku Bank Bank/ Kas Atas Nama Rekening Perkiraan Buku Perkiraan Giro : Diisi kode buku bank yang akan diinput : Diisi nama buku bank/ kas yang akan diinput : Diisi atas nama yang tertera dibuku bank/kas : Diisi nomor rekening yang terdapat pada buku bank/kas : Diisi nomor perkiraan buku bank/kas : Diisi perkiraan giro jika buku bank tersebut digunakan untuk menampung giro. 4.7.2
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Password : Diisi password untuk membuka laporan saldo bank/kas di report kasir Jenis : Pilih jenis, apakah buku tersebut sebagai Bank, Kas atau Giro Cabang : Input kode cabang yang memegang buku bank/kas 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Apabila Buku Bank/ Kas sudah digunakan untuk transaksi, sebaiknya data Buku Bank/ Kas ini jangan dihapus atau diubah. 2) Agar user yang tidak berhak membuka laporan saldo, maka sebaiknya setiap buku bank di berikan password. 4.6.2 Buku Giro Menu buku giro berisi data data giro perusahaan baik giro masukan maupun giro keluaran. Jika ada penambahan data dalam buku giro ini tidak akan berpengaruh ke saldo apapun selama giro ini belum di gunakan di transaksi. Setiap giro memiliki tanggal pencairan, sistem ini memberlakukan bahwa giro dapat dicairkan apabila sisa giro adalah 0. 4.7.2.1 Buku Giro Masukkan Buku Giro Masukkan ini digunakan untuk menginput giro masukkan, yaitu giro yang diterima oleh perusahaan biasanya berasal dari customer dan digunakan untuk melakukan pelunasan terhadap piutang. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Buku Giro Masukkan 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.7.3
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 1 2 Checklist untuk dapat memunculkan giro didaftar tagihan 4 3 Master Giro Masukkan memiliki 4 tab yaitu: Tab ID No. Giro : Diisi nomor giro Jatuh Tempo : Diisi tanggal jatuh tempo giro Jumlah (Rp) : Diisi jumlah (Rp) giro masukkan Bank : Klik 2x untuk mengambil kode bank yang membuat giro tersebut. Dari Customer : Klik 2x untuk mengambil kode custome yang membuat giro. Atas Nama : Diisi atas nama sesuai dengan giro yang didaftarkan No. Rekening : Diisi nomor rekening buku bank yang dibuatkan giro Cabang : Klik 2x untuk mengambil kode cabang yang dituju. Divisi : Klik 2x untuk mengambil kode divisi 4.7.4
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Tab Track Tgl Terima Sales Keterangan : Diisi tanggal diterimanya giro dari customer : Diisi sales yang bersangkutan : Diisi keterangan lain jika perlu Tab Lunas Tgl Cair Jml Terima Sisa Giro : Muncul otomatis sesuai tanggal cair giro apabila giro tersebut sudah dicairkan. : Muncul otomatis sesuai dengan jumlah giro yang diinput pada Tab ID : Muncul sisa giro apabila giro telah digunakan untuk memotong piutang namun masih ada sisa. 4.7.5
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Tab Kode Perkiraan Piutang Giro : Klik 2x untuk mengambil kode akun yang menampung giro. 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.2.2 Buku Giro Keluaran Buku Giro Keluaran ini digunakan untuk menginput giro yang dikeluarkan oleh perusahaan dan biasanya giro keluaran ini dibuat untuk membayar hutang ke supplier. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Buku Giro Keluaran 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.7.6
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 2 3 1 Master Giro Masukkan memiliki 4 tab yaitu: Tab ID No. Giro Jatuh Tempo Jumlah (Rp) Bank Ke Supplier Atas Nama No. Rekening Cabang Divisi : Diisi nomor giro : Diisi tanggal jatuh tempo giro : Diisi jumlah (Rp) giro yang dikeluarkan : Diisi bank yang membuat giro tersebut : Diisi nama supplier yang dituju : Diisi atas nama sesuai dengan giro yang didaftarkan : Diisi nomor rekening buku bank yang dibuatkan giro : Diisi nama cabang yang membuat giro tersebut : Diisi master divisi 4.7.7
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Tab Track Tgl Giro Keterangan : Diisi tanggal dibuatkannya giro : Diisi keterangan lain jika perlu Tab Lunas Tgl Cair Jml Terima Sisa Giro : Muncul otomatis sesuai tanggal cair giro apabila giro tersebut sudah dicairkan. : Muncul otomatis sesuai dengan jumlah giro yang diinput pada Tab ID : Muncul sisa giro apabila giro telah digunakan untuk melakukan pembayaran dan masih ada sisa giro. 4.7.8
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Tab Kode Perkiraan Piutang Giro : Diisi kode akun yang menampung giro 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Apabila Buku Giro sudah digunakan untuk transaksi, data tidak dapat dihapus maupun diubah. 2) Giro dapat dicairkan dengan syarat sisa giro adalah 0 3) Warna giro : a. Hitam = Giro baru b. Merah = Giro yang sudah cair c. Biru = Giro yang belum dicairkan d. Hijau = Giro tolak 4.7.9
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.3 Alokasi Sisa Giro Alokasi Sisa Giro ini digunakan untuk membuat sisa giro mejadi nol, misal terdapat giro Rp15.000.000. Untuk membayar piutang sebesar Rp14.999.950, sehingga sisa Rp50. Kemudia sisa tersebut dialokasikan agar bisa dilakukan pencairan giro karena salah satu syarat pencairan giro adalah bahwa sisa giro arus nol. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Alokasi Sisa Giro 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data No. Alokasi Tanggal No. Giro Jumlah : Muncul otomatis setelah data disimpan. : Diisi tanggal dibuatnya alokasi sisa giro. : Klik 2x untuk mengambil kode giro yang akan dialokasikan sisanya. : Muncul sesuai dengan kode giro yang diambil. Perkiraan : Klik 2x untuk mengambil kode giro. 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.10
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.4 Giro Tolak Menu ini digunakan untuk menginput giro yang dilakukan tolakan, nantinya jumlah giro yang ditolak tersebut bisa diganti baik dengan uang tunai, transfer maupun giro baru. Syarat dilakukan tolakan apabila sisa giro yang akan ditolak adalah nol. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Giro Tolak 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data No. Penggantian : Muncul otomatis apabila data giro tolak ini telah disimpan. Tanggal : Diisi tanggal dibuatnya tolakan. No. Giro Lama : Klik 2x untuk mengambil kode giro lama yang aka ditolak. Jumlah : Muncul otomatis sesuai dengan kode giro yang diambil. Jenis : Klik tanda segitiga kebawah untuk memilih jenis pengganti giro, tunai/transfer/giro baru. Jumlah Penggantian : Otomatis sesuai dengan jumlah giro lama, namun bisa diubah sesuai dengan kebutuhan user. Kode Buku : Klik 2x untuk mengambil kode buku bank. Kode Giro Baru : Diisi jika penggantinya adalah giro baru. No. Faktur : Klik 2x untuk mengambil nomor faktur yang dilunasi menggunakan giro tolak tersebut. Jumlah Faktur : Muncul sesuai dengan kode faktur yang diisi. Keterangan : Diisi keterangan lain jika diperlukan 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan 4.7.11
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.6.5 Setoran Giro ke Bank Menu ini digunakan untuk menginput daftar giro yang akan disetorkan ke bank guna melakukan pencairan giro. Syarat giro dapat diinput di menu ini apabila sisa giro adalah 0. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Setoran Giro ke Bank 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 1 3 2 4 4.7.12
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Buku Bank No. Referensi Petugas No. Kliring Tanggal Tgl Jatuh Tempo No. Giro Keterangan : Klik 2x untuk mengambil kode buku bank yang menampung giro yang akan disetorkan. : Diisi referensi mengenai setoran giro jika ada : Diisi nama petugas : Muncul otomatis nomor kliring apabila data telah disimpan : Diisi tanggal disetorkanya giro ke bank : Apabila akan menarik giro berdasarkan parameter tanggal jatuh tempo : Klik 2x untuk menarik giro yang akan disetorkan ke bank, maka rincian giro akan muncul. : Diisi keterangan tambahan jika ada. 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Apabila Setoran Giro sudah di tarik ke Kliring Giro maka Setoran Giro ini tidak dapat dihapus maupun diubah. 4.6.6 Pencairan Giro Setelah melakukan inputan di buku giro masukan maupun giro keluaran, maka selanjutnya adalah penginputan data pencairan giro jika sudah waktunya giro tersebut untuk dicairkan dan giro sudah digunakan (sisa giro sudah 0). Menu pencairan giro ini jurnalnya akan terupdate secara otomatis oleh program. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Pencairan Giro 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.7.13
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 1 3 2 4 No. Pencaiaran Cabang Tgl Cair Cair ke : Muncul otomatis nomor pencairan apabila data telah disimpan. : Klik 2x untuk mengambil kode cabang yang melakukan pencairan. : Diisi tanggal pencairan giro. : Klik 2x untuk mengambil kode buku bank yang yang dituju. Keterangan : Diisi keterangan lain jika ada. Parameter : Input apabila akan menarik giro berdasarkan parameter yang telah diisi. No. Setoran Bank : Klik 2x untuk mengambil No.Setoran Bank untuk menarik data Setoran Bank yang telah dibuat untuk kemudian di cairkan. Setelah klik Replace bank akan muncul. maka data Setoran 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.14
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.7 Transaksi Bank Berupa menu yang berkaitan dengan transaksi bank, baik bank keluar maupun bank masuk. Bank masuk akan menambah nilai (Rp) bank, sedangkan bank keluar akan mengurangi nilai (Rp) bank, jurnal dari transaksi ini dapat dilihat pada Menu GL >> Jurnal Bank. 4.7.5.1 Bank Masuk Menu ini digunakan untuk menginput transaksi bank masuk, yaitu yang berhubungan dengan bertambahnya nilai bank. Transaksi yang diinput di bank masuk ini tidak ada kaitannya dengan penjualan maupun pembelian. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Bank Masuk 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data Cabang Buku Bank Giro Kode Budget Keterangan Referensi ID No. Trans Bank Tanggal : Klik 2x untuk mengambil kode cabang. : Klik 2x untuk mengambil kode buku bank terkait. : Diisi kode giro jika transaksi tersebut berkaitan dengan giro : Klik 2x untuk mengambil kode budget. : Diisi keterangan tambahan jika ada. : Diisi referensi jika ada. : Muncul otomatis apabila transaksi sudah disimpan. : Diisi tanggal transaksi. 4.7.15
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Keterangan Kode Perkiraan Jumlah : Diisi keterangan yang berkaitan dengan perkiraan yang digunakan dalam transaksi. : Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan. : Diisi jumlah nominal transaksi yang ada. 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.5.2 Bank Keluar Menu ini digunakan untuk menginput transaksi bank keluar, yaitu yang berhubungan dengan berkurangnya nilai bank. Transaksi yang diinput di bank keluar ini tidak ada kaitannya dengan penjualan maupun pembelian. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Bank Keluar 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.7.16
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cabang : Klik 2x untuk mengambil kode cabang. Buku Bank : Klik 2x untuk mengambil kode buku bank terkait. Giro : Klik 2x untuk mengambil kode giro jika transaksi tersebut berkaitan dengan giro. Kode Budget : Klik 2x untuk mengambil kode budget. Keterangan : Diisi keterangan tambahan jika ada. Referensi ID : Diisi referensi jika ada. No. Trans Bank : Muncul otomatis apabila transaksi sudah disimpan. Tanggal : Diisi tanggal transaksi. Keterangan : Diisi keterangan yang berkaitan dengan perkiraan yang digunakan dalam transaksi. Kode Perkiraan Jumlah : Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan. : Diisi jumlah nominal transaksi yang ada. 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.6.8 Transaksi Kas Transaksi kas terdiri dari dua macam transaksi, yaitu transaksi kas masuk yang nilainya akan menambah saldo kas dan transaksi kas keluar yang nilainya akan mengurangi saldo kas. Jurnal dari semua transaksi kas dapat dilihat di menu GL >> Jurnal Kas. 4.7.6.1 Kas Masuk Menu ini digunakan untuk menginput transaksi kas masuk, yaitu yang berhubungan dengan bertambahnya nilai kas. Transaksi yang diinput di kas masuk ini tidak ada kaitannya dengan penjualan maupun pembelian. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Kas Masuk 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 4.7.17
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cabang Buku Kas Kode Budget : Klik 2x untuk mengambil kode cabang. : Klik 2x untuk mengambil kode buku kas terkait. : Klik 2x untuk mengambil kode budget. Keterangan Referensi ID No. Trans Bank Tanggal Keterangan : Diisi keterangan tambahan jika ada : Diisi referensi jika ada : Muncul otomatis apabila transaksi sudah disimpan : Diisi tanggal transaksi : Diisi keterangan yang berkaitan dengan perkiraan yang digunakan dalam transaksi. Kode Perkiraan : Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan Jumlah : Diisi jumlah nominal transaksi yang ada 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.18
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.7.6.2 Kas Keluar Menu ini digunakan untuk menginput transaksi kas keluar, yaitu yang berhubungan dengan berkurangnya nilai kas. Transaksi yang diinput di kas keluar ini tidak ada kaitannya dengan penjualan maupun pembelian. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Kas Keluar 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data Cabang Buku Kas Kode Budget Keterangan Referensi ID No. Trans Bank Tanggal Keterangan Kode Perkiraan Jumlah : Klik 2x untuk mengambil kode cabang. : Klik 2x untuk mengambil kode buku Kas terkait. : Klik 2x untuk mengambil kode budget. : Diisi keterangan tambahan jika ada. : Diisi referensi jika ada. : Muncul otomatis apabila transaksi sudah disimpan. : Diisi tanggal transaksi. : Diisi keterangan yang berkaitan dengan perkiraan yang digunakan dalam transaksi. : Klik 2x untuk mengambil kode perkiraan. : Diisi jumlah nominal transaksi yang ada. 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4.7.19
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.6.9 Terima Kas Kecil dari Pusat Menu ini digunakan untuk menginput penerimaan kas kecil cabang dari pusat. Menu ini otomatis menambah jumlah kas kecil cabang sesuai dengan buku kas yang telah didaftarkan pada master cabang, sistem juga akan mengupdate jurnal secara otomatis. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Kas Keluar, klik New untuk menambah data 2) Input data 2 1 3 No. Bukti Tanggal Kode Cabang Kode Buku Bank Jumlah : Otomatis muncul apabila data telah disimpan : Diisi tanggal diterimanya kas kecil : Muncul otomatis sesuai cabang yang menginput kas kecil : Muncul otomatis sesuai dengan buku kas kecil yang ada di master cabang. : Diisi jumlah (Rp) yang diterima 3) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak. 4.7.20
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.10 Tanda Terima Dana Titipan Tanda Terima Dana Titipan ini digunakan untuk menginput dana yang ditransfer oleh customer ke distributor guna melunasi piutangnya. Dana titipan ini sifatnya juga bisa dipakai berulang kali apabila jumlah transfernya melebihi dari sisa piutang customer. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Tanda Terima Dana Titipan, klik New untuk menambah data 2) Input data 2 3 1 No. Bukti : Otomatis muncul apabila data telah disimpan Tanggal : Diisi tanggal diterimanya dana titipan Kode Cabang : Diisi kode cabang yang menerima dana titipan Kode Buku Bank : Diisi kode buku bank yang menerima dana titipan Jumlah : Diisi jumlah (Rp) yang diterima Sisa : Muncul otomatis 3) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.21
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.11 Terima Bank 4.7.9.1 Terima Bank Sementara Menu tanda terima ini digunakan untuk menginput dana yang diterima dari customer oleh pusat yang belum diketahui identitasnya, data ini nantinya akan dikirim ke cabang. Apa bila cabang menerima konfirmasi dari customer yang melakukan transfer bank, maka bagian pelunasan di cabang menginputnya ke Pelunasan Piutang-Transfer-Setoran Bank Sementara berdasarkan terima bank yang telah dibuat oleh pusat. ara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Tanda Terima Bank Sementara, klik New untuk menambah data 2) Input data No. Bukti Tanggal Kode Cabang : Otomatis muncul apabila data telah disimpan : Diisi tanggal diterimanya dana titipan : Diisi kode cabang yang menerima dana titipan Kode Buku Bank : Diisi kode buku bank yang menerima dana titipan Atas Nama : Diisi atas nama berdasarkan rekening transfer Jumlah : Diisi jumlah (Rp) yang diterima 3) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak. Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.22
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.7.9.2 Terima Bank Sementara - Customer Menu tanda terima ini digunakan untuk menginput dana yang diterima dari customer oleh pusat, data ini nantinya akan dikirim ke cabang untuk kemudian bagian pelunasan di cabang menginputnya di Pelunasan Piutang-Transfer-Customer berdasarkan terima bank yang dibuat oleh pusat. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Tanda Terima Bank Sementara - Customer, klik New untuk menambah data 2) Input data No. Bukti Tanggal Kode Cabang : Otomatis muncul apabila data telah disimpan : Diisi tanggal diterimanya dana titipan : Diisi kode cabang yang menerima dana titipan Kode Buku Bank : Diisi kode buku bank yang menerima dana titipan Kode Customer : Diisi atas kode customer yang melakukan transfer Jumlah : Diisi jumlah (Rp) yang diterima 3) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak. Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.23
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.7.9.3 Terima Bank Sementara - Group Customer Adakalanya distributor memiliki beberapa customer yang masih dalam satu group, pelunasan piutangnya pun disentralisasi dipusat, contoh minimarket. Sehingga pelunasan piutang semua customer dalam group tersebut dilakukan oleh pusat. Ketika customer melakukan transfer bank, bagian pusat yang menerima transfer tersebut menginputnya di terima bank sementara group customer. Kemudian terima bank tersebut dikirim ke cabang distributor untuk bagian pelunasan menginput ke pelunasan Transfer Bank-Sementara-Group Customer. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Tanda Terima Bank Sementara Group Customer, klik New untuk menambah data No. Bukti Tanggal 2) Input data Kode Cabang Kode Buku Bank Kode Customer Jumlah : Otomatis muncul apabila data telah disimpan : Diisi tanggal diterimanya dana titipan : Diisi kode cabang yang menerima dana titipan : Diisi kode buku bank yang menerima dana titipan : Diisi atas kode customer yang melakukan transfer : Diisi jumlah (Rp) yang diterima 3) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak. Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.24
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.12 Setoran Sales Setelah salesman melakukan penagihan pada hari yang bersangkutan, maka salesman harus menyetor hasil penjualan dan penagihan pada hari tersebut ke kasir, untuk menangani hal tersebut maka di sediakan setoran salesman. Menu setoran sales ini digunakan untuk menginput hasil yang telah sales terima dari customer, baik berupa uang tunai/ cash, transfer maupun giro. Nantinya menu ini terkait dengan menu pelunasan dan menu selisih setoran sales. Cara menambah data : 1) Buka Modul Kasir >> Setoran Sales 2) Klik New untuk menambah data 3) Input data 1 3 Untuk menginput jenis setoran 2 4 No. Setor Tanggal Salesman Keterangan : Muncul otomatis apabila data telah disimpan : Diisi tanggal dibuatkannya setoran : Diisi kode salesman yang melakukan setoran : Diisi keterangan lain jika ada 4) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan 4.7.25
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.6.13 Validasi Kasir AR-Supir Menu validasi ini digunakan untuk melakukan pengecekkan setoran oleh supir dengan keadaan yang sesungguhnya. Bagian Kasir AR harus sangat teliti, karena Bagian Kasir AR merupakan ujung tombak penentu keabsahan setoran antara catatan diprogram dengan yang ada secara fisik. Cara menginput data : 1) Buka Modul Kasir >> Validasi Kasir AR-Supir 2) Maka akan muncul jendela Validasi, klik New untuk menambah data. 3) Input data Supir No.Pelunasan No. Setoran Tanggal Nota Lunas Belum Lunas : Muncul otomatis setelah nomor pelunasan diisi. : Klik 2x untuk mengambil nomor pelunasan. : Muncul otomatis apabila data telah disimpan : Diisi tanggal validasi : Diisi jumlah nota yang sudah lunas. : Diisi jumlah nota yang belum lunas. 4.7.26
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara menampilkan data : 2) Klik View untuk menampilkan data. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Validasi ini digunakan untuk menetapkan keabsahan data transaksi setoran dari supir, apabila bagian kasir sudah melakukan validasi maka Setoran Supir sudah tidak dapat diedit. 2) Validasi AR Supir ini tidak dapat di hapus dan di edit, sehingga bagian validasi ini harus teliti. Validasi ini digunakan untuk melakukan pengecekkan Setoran Supir yang telah di validasi oleh 4.6.14 Validasi Kasir Tunai-Supir Kasir AR sejumlah uang yang diterima oleh supir tanpa melihat dari piutang customer yang ditagih. Cara menginput data : 1) Buka Modul Kasir >> Validasi Kasir Tunai Supir 2) Maka akan muncul jendela Validasi, klik New untuk menambah data. 3) Input data 2 3 1 4.7.27
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING No. Pelunasan : Klik 2x untuk mengambil nomor pelunasan faktur. Supir : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil. Tunai : Diisi nominal pelunasan tunai jika customer melunasinya dengan uang tunai Transfer : Diisi nominal pelunasan transfer jika customer melunasinya dengan cara transfer. Giro : Diisi nominal pelunasan giro jika customer melunasinya menggunakan giro Discount : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat diskon pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. Retur : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat retur pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. Biaya : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat biaya pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. Nota Kredit Pembulatan No. Setor Tanggal : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat nota kredit pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat pembulatan pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. : Muncul otomatis setelah data disimpan. : Diisi tanggal dibuatnya validasi ini. 4) Klik Save untuk menyimpan Cancel untuk membatalakan atau Print untuk mencetak. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Validasi Kasir Tunai ini menginput jumlah uang fisik yang diterima dari supir dan mencocokannya dengan setoran supir yang telah di validasi oleh bagian AR. 2) Validasi Kasir Tunai tidak dapat di hapus maupun di edit, sehingga bagian validasi ini harus teliti. 4.7.28
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.15 Validasi Kasir AR-Sales Validasi Kasir AR-Sales ini fungsiny sama halnya dengan Validasi Kasir AR-Supir, hanya validasi ini ditujukan untuk sales. Cara menginput data : 1) Buka Modul Kasir >> Validasi Kasir AR-Sales 2) Maka akan muncul jendela Validasi, klik New untuk menambah data. 3) Input data Salesman : Otomatis muncul kode salesman sesuai No.Pelunasan yang diambil No. Pelunasan : Diisi No.Pelunasan yang telah dibuat pada setoran sales No. Setoran : Muncul otomatis apabila data telah disimpan Tanggal : Diisi tanggal validasi Nota Lunas : Diisi nota yang sudah lunas Nota Belum Lunas : Diisi nota yang belum lunas 4) Klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak Cara menampilkan data : 2) Klik View untuk menampilkan data. 4.7.29
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Validasi ini digunakan untuk menetapkan keabsahan data transaksi setoran dari sales, apabila bagian kasir sudah melakukan validasi maka Setoran Sales sudah tidak dapat diedit. 2) Validasi AR Sales ini tidak dapat di hapus dan di edit, sehingga bagian validasi ini harus teliti. 4.6.16 Validasi Kasir Tunai-Sales Validasi ini digunakan untuk melakukan pengecekkan Setoran Sales yang telah di validasi oleh Kasir AR sejumlah uang yang diterima oleh sales tanpa melihat dari piutang customer yang ditagih. Cara menginput data : 1) Buka Modul Kasir >> Validasi Kasir Tunai Sales 2) Maka akan muncul jendela Validasi, klik New untuk menambah data. 3) Input data No. Pelunasan Tunai : Diisi nomor pelunasan faktur : Diisi nominal pelunasan tunai jika customer melunasinya dengan uang tunai Transfer : Diisi nominal pelunasan transfer jika customer melunasinya dengan cara Giro Discount Retur Biaya Nota Kredit Pembulatan No. Setor Tanggal transfer. : Diisi nominal pelunasan giro jika customer melunasinya menggunakan giro : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat diskon pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat retur pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat biaya pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat nota kredit pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. : Muncul sesuai dengan nomor pelunasan yang diambil, jika terdapat pembulatan pada nomor pelunasan tersebut maka akan muncul otomatis pada kolom ini. : Muncul otomatis setelah data disimpan. : Diisi tanggal dibuatnya validasi ini. 4.7.30
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 2 3 1 4) Klik Save untuk menyimpan Cancel untuk membatalakan atau Print untuk mencetak. Hal-hal yang harus diperhatikan : 1) Validasi Kasir Tunai ini menginput jumlah uang fisik yang diterima dari sales dan mencocokannya dengan setoran sales yang telah di validasi oleh bagian AR. 2) Validasi Kasir Tunai tidak dapat di hapus maupun di edit, sehingga bagian validasi ini harus teliti. 4.7.31
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.17 Rekap Setoran Kasir Fungsi rekap setoran kasir adalah untuk merekap jumlah setoran yang diterima bagian kasir, baik setoran dari supir maupun setoran dari sales. Cara menginput data : 1) Buka Modul Kasir >> Validasi Kasir Tunai Supir 2) Maka akan muncul jendela Validasi, klik New untuk menambah data. 3) Input data Kode Kasir Jenis Cabang No. Rekap Tanggal : Muncul sesuai dengan user log in ke menu Rekap Setoran Kasir ini : Diisi jenis rekapan : Klik 2x untuk mengambil kode cabang : Muncul otomatis apabila data telah disimpan : Diisi tanggal dibuatnya Rekap Setoran Kasir 4) Klik Save untuk menyimpan Cancel untuk membatalakan atau Print untuk mencetak. Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. 4.7.32
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.6.18 Report Kasir Contoh Report List Buku Bank Modul Kasir >> Report >> Daftar Master Kasir >> List Buku Bank Contoh Report List Giro Modul Kasir >> Report >> Daftar Master Kasir >> List Buku Bank 4.7.33
GALAXYSOFT INDONESIA BUKU TRAINING 4.7.34