Penerapan Analisis SWOT dalam Penyusunan Rencana Stratejik (Renstra) pada Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III Badan Pusat Statistik Oleh: Yuliana Ria Uli Sitanggang, S.Si, M.Si Widyaiswara Madya ABSTRAK Perubahan besar terjadi di bidang pemerintahan sejak diberlakukannya Undang-Undang tentang Otonomi yang antara lain Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah. Konsekuensinya daerah harus mampu mengembangkan Otonomi Daerah secara luas, nyata dan bertanggung jawab dalam rangka pemberdayaan masyarakat. Pemerintah Daerah diharapkan melakukan berbagai upaya kreatif sesuai dengan kewenangannya yaitu dapat memformulasikan Rencana Startejik (Renstra). Penentuan faktor-faktor kunci keberhasilan dalam Renstra masih sangat dominan dilakukan dengan mengandalkan intuisi saja. Instansi dan/atau Pemerintah Daerah dapat menerapkan SWOT sebagai salah satu alat analisisnya. Informasi hasil analisis SWOT dimanfaatkan sebagai umpan balik dalam mempertajam rumusan misi, dasar perumusan tujuan yang rasional dan menjadi acuan dalam menyusun strategi serta rencana kegiatan yang dilakukan. Pemimpin dapat mengantisipasi kekuatan dan kelemahan internal organisasi dan memahami peluang dan tantangan eksternal organisasinya. Pemimpin dituntut melakukan analisis lingkungan kerja masing-masing, menilai kemampuan dan kapasitas sumber daya internal ke dalam kategori kekuatan dan kelemahan. Oleh karena itu, diperlukan Diklat khusus dalam penyusunan Renstra dengan menggunakan Analisis SWOT secara paripurna. Kata Kunci: Rencana Stratejik, Analisis SWOT Diklat PIM III, Faktor-faktor Kunci Keberhasilan Pimpinan, Strategi Pimpinan 1
I.. PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Perubahan besar terjadi di bidang pemerintahan sejak diberlakukannya Undang-Undang tentang Otonomi yang antara lain Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintah Daerah. Undang-Undang tersebut sebagai pengganti Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pemerintahan Desa dan Undang-undang Nomor 5 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Pemerintahan di Daerah, yang kemudian disempurnakan dengan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008. Pelaksanaan Undang-undang ini membawa konsekuensi daerah harus mampu mengembangkan Otonomi Daerah secara luas, nyata dan bertanggung jawab dalam rangka pemberdayaan masyarakat. Juga dituntut melakukan berbagai upaya kreatif sesuai dengan kewenangannya dengan berpedoman peraturan dan perundangan yang berlaku. Salah satu upaya kreatif yang harus dilakukan adalah dapat memformulasikan Rencana Startejik (Renstra). Renstra mencerminkan perwujudan ideal dan hal-hal yang harus dicapai di masa yang akan datang. Pada Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III (Diklat PIM III) diberikan materi Teknis Analisis Manajemen (TAM) yang diharapkan memberikan manfaat setelah kembali ke unit kerja para peserta dalam melakukan identifikasi, mengklasifikasi, menilai dan menentukan faktor-faktor kunci yang mempengaruhi keberhasilan instansi dalam menjalankan atau mencapai misinya. Peserta Diklat PIM III dapat merumuskan tujuan, sasaran kinerja yang rasional dan logis serta menyusun strategi program dan kegiatan yang tepat dilakukan untuk mencapai sasaran kinerjanya. Salah satu Teknik Analisis yang diberikan adalah Analisis SWOT. Langkah-langkah Teknik Analisis SWOT adalah menentukan Faktor-Faktor Kunci 2
keberhasilan yang pada praktek di tingkat pembelajaran menggunakan Intuisi dalam menilai Urgensi faktor terhadap misi, dukungan faktor terhadap misi dan kaitan antar faktor terhadap misi. Dalam penerapannya pada tingkat Analisis SWOT di tingkat instansi dan/atau Pemerintah Daerah dalam menentukan faktor-faktor kunci keberhasilan tersebut masih sangat dominan dilakukan dengan mengandalkan intuisi saja, tidak dilakukan dengan cara penentuan sesuai dengan teknik analisis yang seharusnya. Akibatnya dalam memformulasikan rencana stratejik, tidak menghasilkan rencana yang dapat mengantarkan program dan kegiatan yang dibutuhkan. 2. Tujuan dan Manfaat Informasi hasil analisis SWOT akan dimanfaatkan sebagai umpan balik dalam mempertajam rumusan misi, dasar perumusan tujuan yang rasional dan menjadi acuan dalam menyusun strategi serta rencana kegiatan yang dilakukan. Para ahli manajemen berpendapat bahwa dalam kerangka Renstra setelah Visi dan Misi, kegiatan berikutnya yang dilakukan analisis lingkungan Internal dan Eksternal. Kemudian dilanjutkan dengan tahap perumusan tujuan, sasaran yang rasional, penyusunan strategi, program dan kegiatan yang tepat dilakukan. Tujuan yang hendak dicapai dari pencermatan tersebut adalah untuk mengenali kekuatan dan kelemahan internal organisasi dan memahami peluang dan tantangan eksternal organisasi, sehingga organisasi dapat mengantisipasi perubahan-perubahan di masa yang akan datang, sesuai dengan kemampuan dan kapasitas yang dimiliki menuju tujuan yang ingin dicapai. Selain itu, dengan menggunakan informasi dari hasil pencermatan tersebut organisasi lebih berkemampuan untuk mengambil langkah-langkah dalam jangka panjang. 3
3. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, dapat dikemukakan rumusan masalah yaitu Bagaimana Menentukan Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan pada Analisis SWOT dalam memformulasikan Renstra pada Instansi dan/atau Pemerintah Daerah?. Implementasi Analisis SWOT dalam memformulasikan Renstra, yang mencerminkan perwujudan pandangan ideal dan hal-hal yang harus dicapai di masa yang akan datang, diperlukan penguasaan informasi tentang masalahmasalah dalam lingkungan internal dan eksternal melalui suatu pencermatan dan di proses dengan pembobotan dan rating menjadi suatu kesimpulan analisis, baik internal maupun eksternal. Dalam kajian manajemen Stratejik Diklat Kepemimpinan Tingkat II kegiatan yang demikian dikenal sebagai Pencermatan Lingkungan Internal (PLI) dan Pencermatan Lingkungan Eksternal (PLE), yang menghasilkan Kesimpulan Analisis Faktor Internal (KAFI) dan Kesimpulan Analisis Faktor Eksternal (KAFE). 4. Pertanyaan Kajian Penggunaan analisis SWOT dalam mewujudkan misi yang dilandasi beberapa konsepsi pemikiran sebagai berikut: a. Siapa mengetahui keadaan medan kekuatan dan peluang yang dapat dimanfaatkan serta kelemahan diri sendiri dan ancaman akan memenangkan perjuangan b. Siapa yang dapat memadukan atau menciptakan interaksi secara kekuatan (strength) dengan peluang (Opportunities) dan meminimalkan kelemahan serta ancaman akan memiliki keunggulan meraih sukses yang lebih besar. 4
II. METODOLOGI Analisis SWOT merupakan teknik dalam membedah kasus sebagai kekuatan (strength), kelemahan (weakness), kesempatan/peluang (Opportunity) dan ancaman (threat). Tendensi (trend) atau terjadian dengan mengancam perkembangan atau keberlangsungannya organisasi. Analisis SWOT digunakan untuk mencari keuntungan dan memperbaiki situasi. Mencari keuntungan dilakukan dengan ekspansi, memperbaiki situasi dengan menyelesaikan berbagai masalah yang dihadapi. Dampak dengan dilakukannya SWOT analisis adanya kesimpulan dasar (basic conclusions). Dengan membangun interaksi yang efektif antar faktor kunci keberhasilan akan tercipta sinergi dalam meraih peluang atau tujuan organisasi. Jika analisis SWOT tersebut dilaksanakan sesuai kerangka di atas, maka diharapkan dapat mendukung penyusunan Renstra masingmasing Instansi dan/atau Pemerintah Daerah. Analisis SWOT akan menghasilkan informasi faktor kunci yang mempengaruhi keberhasilan organisasi dalam menjalankan misinya, sehingga dapat digunakan sebagai dasar dalam mengambil serangkaian keputusan stratejik antara lain: tujuan, sasaran dan strategi yang tepat dilakukan dalam mencapai masa depan yang dicita-citakan bersama. Sesuai dengan kajian yang ditetapkan, setelah Indentifikasi Faktor Internal kekuatan (strength), kelemahan (Weaknesses), peluang atau kesempatan (faktor Eksternal Opportunities) dan ancaman (Threats) ditemukan, selanjutnya dilakukan penilaian Faktor Kunci Keberhasilan. Untuk menentukan faktor keberhasilan misi sebagai faktor-faktor strategis atau faktor kunci keberhasilan maka perlu dilakukan penilaian terhadap setiap faktor yang teridentifikasi. Suatu faktor disebut strategis apabila memiliki nilai lebih dari faktor yang lain. Faktor yang telah memberikan dukungan (kontribusi) tinggi dan 5
keterkaitan tinggi terhadap berbagai keberhasilan yang diraih organisasi selama ini dan untuk yang mendatang, dianggap sebagai faktor strategis dan selanjutnya disebut faktor kunci keberhasilan. Analisis SWOT adalah salah satu Ragam Alat Analisis yang diberikan pada Mata Diklat Teknik Analisis Manajemen pada Diklat PIM tingkat III merupakan suatu proses merinci keadaan lingkungan internal dan eksternal guna mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan organisasi ke dalam kategori Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, sebagai dasar untuk menentukan tujuan, sasaran dan strategi mencapainya, sehingga organisasi memiliki keunggulan meraih masa depan yang lebih baik ( Sianipar - Entang, 2003 : 23). Dalam hubungan itu dijelaskan Konsep Analisis SWOT, dalam era globalisasi terjadi perlombaan membangun keunggulan atau daya saing organisasi. Perubahan keadaan yang berlangsung terus dengan cepat membuat keadaan masa depan yang dicita-citakan semakin tidak pasti, penuh resiko dan kegagalan. Setiap pemimpin dituntut melakukan analisis lingkungan kerja masingmasing, menilai kemampuan dan kapasitas sumber daya internal ke dalam kategori kekuatan (strength) dan kelemahan (Weaknesses). Merinci dan menilai keadaan lingkungan eksternal ke dalam kategori peluang atau kesempatan (Opportunities) yang dapat dimanfaatkan mendukung keunggulan kompetitif yang dimiliki, dan ancaman (threats) yang harus diatasi. Apabila semua pimpinan dalam suatu organisasi mampu mengkondisikan faktor-faktor itu memiliki kapasitas tinggi sesuai fungsinya, maka pimpinan yang demikianlah yang memiliki kompetensi inti manajemen yang kompetitif. Dalam analisis lingkungan internal dan eksternal diharapkan dapat memberikan informasi gambaran kemampuan organisasi terhadap Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (SWOT). Dan 6
menentukan posisi kekuatan organisasi serta faktor kunci keberhasilan atau faktor Strategi dalam mencapai visi dan misi. Secara lengkap kerangka analisis SWOT disusun sebagai berikut: 1. Indentifikasi faktor-faktor keberhasilan misi, 2. Penilaian Faktor-faktor keberhasilan, 3. Faktor kunci keberhasilan & peta posisi kekuatan, 4. Merumuskan dan menentukan tujuan, 5. Menentukan sasaran dan kinerja, 6. Menyusun strategi dan kegiatan, 7. Rencana kerja kegiatan, 8. Monitoring, evaluasi dan pelaporan. Menurut Sianipar dan Entang (2003: 27), kerangka analisis SWOT dapat digambarkan sebagai berikut: 7
III. Hasil dan Pembahasan 1. Penerapan Analisis SWOT Sesuai dengan ketentuan pada pelaksanaan Diklat PIM Tingkat III Badan Pusat Statistik (BPS) dan/atau Diklat PIM III yang dilaksanakan di Provinsi, analisis SWOT digunakan sebagai ragam analisis yang utama dalam mata Diklat Teknik Analisis Manajemen. Analisis yang digunakan untuk menyusun tugas perseorangan (RAP) dan dalam menyusun laporan Studi Lapangan (SL). Melalui pengamatan dan wawancara tidak terstruktur kepada sebagian peserta terutama yang mendapatkan bimbingan dari penulis diperoleh kesimpulan dalam menentukan faktor-faktor kunci keberhasilan sesuai dengan yang diajarkan dalam menentukan Nilai Urgensi (NU), Nilai Dukungan (ND) dan Nilai Keterkaitan (NK) menentukannya didasarkan intuisi dari masing-masing peserta bersangkutan khususnya dalam penulisan RAP. Dalam RAP intuisi masih sangat dominan. Hal ini sangat dimaklumi, karena umumnya peserta diklat baru menerima dan mempelajari materi tersebut, dan lebih dari keterbatasan waktu menjadi alasan yang utama. Setelah selesai mengikuti Diklat PIM III, kompetensi Teknik Analisis Manajemen khususnya SWOT bagi peserta jarang sekali dilakukan. Hampir setiap peserta tidak lagi menggunakan dan memanfaatkan Teknik Analisis Manajemen. Penyebabnya dimungkinkan karena mereka tidak mendapatkan tugas di bidang perencanaan dan lebih dari itu program kegiatan yang akan/sudah dikerjakan didasarkan pada paket program konvensional yang mereka telah laksanakan jauh sebelum mengikuti Diklat PIM III. Ada sebagian kecil dari mereka yang bertugas di bidang perencanaan tetapi jarang diantara mereka menggunakan analisis 8
SWOT terutama dalam menentukan faktor-faktor kunci dilakukan dengan sebenarnya. 2. Pembahasan Penerapan pada Instansi/Pemerintah Daerah secara khusus belum pernah ada yang melakukan penelitian secara mendalam. Namun berdasarkan pengamatan dan wawancara yang dilakukan kepada para Alumni Diklat PIM III Badan Pusat Statistik (BPS) yang bertugas di bidang perencanaan belum pernah dilakukan mulai penentuan faktor-faktor internal dan eksternal sampai pada penentuan faktor-faktor kunci keberhasilan dikaji secara mendalam sesuai dengan langkah-langkah analisis SWOT. Formulasi Renstra yang diharapkan memandu program dan kegiatan hanya dilakukan oleh orang-orang tertentu, tidak merupakan kerja tim yang konkrit. Walaupun ada Tim yang bekerja bersama tetapi teknik analisis tidak digunakan secara paripurna. Berdasarkan teknis analisis dengan menggunakan SWOT, untuk mendapatkan nilai urgensi yang lebih akurat dan sekaligus untuk menghindari atau guna memperkecil subyektifitas penilaian sebaiknya dilakukan suatu kelompok ahli sesuai dengan prinsip teori Delphi. Kalau tidak ada tim ahli, paling tidak oleh tim kerja yang berpengalaman di bidang obyek yang dinilai. Disarankan Tim seyogyanya merupakan gabungan ahli dan tim kerja berpengalaman di bidang yang sama dengan obyek yang dinilai dengan penerapan prinsip-prinsip Teori Delphi. Pertama anggota tim atau kelompok kerja diminta untuk menilai tiap faktor internal dan eksternal yang teridentifikasi, dan dicari rata-ratanya. Kemudian diminta anggota ahli menilai tiap faktor dan dirata-ratakan. Setelah itu nilai rata-rata dari anggota tim ditambah dengan nilai rata-rata dari anggota ahli, dibagi 9
dua. Hasilnya menjadi nilai akhir. Cara seperti ini juga diterapkan dalam menentukan nilai dukungan faktor dan nilai keterkaitan faktor. IV. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Berdasarkan paparan di atas, maka dapat diajukan beberapa kesimpulan antara lain: 1. Dalam melakukan Analisis SWOT pada umumnya peserta Diklat PIM III dekade tahun 2008-2010 masih menggunakan intuisi dalam menentukan Faktor Kunci Keberhasilan 2. Demikian juga pada Instansi dan/atau Pemerintah Daerah dalam menyusun Rencana Stratejik, sebagian besar masih belum menggunakan analisa SWOT secara paripurna khususnya penentuan Faktor Kunci Keberhasilan Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, maka diajukan beberapa saran kepada berbagai pihak sebagai berikut: 1. Dalam menyusun Renstra setiap Instansi/Pemerintah Daerah apabila menggunakan Analisis SWOT hendaknya dilakukan secara paripurna khususnya dalam penentuan Faktor Kunci Keberhasilan, sehingga dapat mendekati penetapan Rensta yang mengantarkan Program dan Kegiatan yang benar-benar diperlukan 2. Untuk itu diperlukan Diklat secara khusus dalam penyusunan Renstra dengan menggunakan Analisis SWOT secara paripurna. 10
Daftar Rujukan Lembaga Administrasi Negara, 2008, Kertas Kerja Perseorangan DIKLAT PIM Tingkat III, Jakarta Muljadi Santjitra, 2009, ANALISIS SWOT & IMPLEMENTASINYA, diakses dari http://research.pps.dinus.ac.id/lib/jurnal/penerapan%20analisi S%20SWOT%20GUNA%20PENYUSUNAN%20RENCANA%20IN DUK%20%20E-GOVERNMENT%20KABUPATEN%20KAUR.pdf pada tanggal 6-12-2011 Raja Presentasi, 2009, Penerapan Analisis SWOT, diakses dari http://rajapresentasi.com/2009/04/penerapan-analisa-swot/, pada tanggal 6-12-2011 Sianipar, J.P.G dan Entang, H.M., 2003, Teknik-Teknik Analisis Manajemen: Bahan Ajar DIKLATPIM Tingkat III; Jakarta: Lembaga Administrasi Negara 11