PERENCANAAN STRATEGIS DAN OPERASIONAL PROYEK. Kuliah Manajemen TL

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS DAN OPERASIONAL PROYEK Kuliah Manajemen TL

2 Fungsi, Proses dan Sistematika Perencanaan Fungsi Perencanaan : - Sarana komunikasi - Dasar pengaturan alokasi sumber daya - Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat ke depan - Pegangan dan tolak ukur fungsi pengendalian

3 Fungsi, Proses dan Sistematika Perencanaan Proses dan Perencanaan: a. Penentuan tujuan b. Penentuan sasaran c. Pengkajian posisi awal terhadap tujuan d. Pemilihan alternatif e. Penyusunan rangkaian langkah untuk mencapai tujuan a b c d e

4 Sistematika Perencanaan MISI PERUSAHAAN TUJUAN DAN SASARAN PERUSAHAAN PERENCANAAN STRATEGIS PROYEK PERENCANAAN STRATEGIS OPERASI PERUSAHAAN PERENCANAAN OPERASIONAL PROYEK 1. Perenc. Dasar Proyek (Action Plan) 2. Perencanaan utk Pengendalian (Performance Measurement Baseline) Jawaban atas pertanyaan: -Kegiatan apa yg akan dilakukan? -Bagaimana kegiatan harus dilakukan? -Siapa yg akan melakukan pekerjaan? -Kapan kegiatan akan dikerjakan? -Dimana kegiatan akan dilaksanakan?

5 Perencanaan Strategis Proyek Keputusan go or not to go Meletakan batasan atau difinisi lingkup proyek (biaya, jadwal, mutu serta tujuan perusahaan secara menyeluruh) Penentuan alokasi atau pembagian lingkup kerja : - apakah lingkup pekerjaan dikerjakan secara terpisah? - Dilaksanakan sendiri dan/atau ada kontraktor lain?)

6 Perencanaan Strategis Proyek Penyusunan strategi penyelenggaraan : keputusan yg perlu diambil setelah dikaji pilihan-pilihan yg tersedia berkaitan dgn cara mencapai sasaran proyek, al : - Penentuan bobot sasaran - Penggunaan jasa konsultan atau kontraktor - Pemilihan macam kontrak - Partisipasi nasional Filosofi Desain

7 Perencanaan Strategis Proyek Filosofi Desain: merumuskan keterbatasan atau hambatan pd desain engineering setelah pihak pemilik proyek mempertimbangkan aspek ekonomi dan kebijakan lain. Yang mempengaruhi antara lain: - dasar-dasar perhitungan dan kriteria utk evaluasi biaya dan ekonomi secara umum, spt: tingkat pengembalian, IRR, NPV dll - Umur instalasi - Faktor servis - Otomatisasi dan padat karya - Derajat kecanggihan teknologi - Fleksibilitas operasi - Penghematan energi - Keamanan, Keselamatan dan asuransi - Dampak Lingkungan

8 PERENCANAAN OPERATIONAL Perencanaan terinci yg dimaksudkan utk menjabarkan segala sesuatu yg telah digariskan dlm perencanaan Strategis. Meliputi : - perencanaan dasar, yaitu : biaya, jadwal, penerapan standard mutu, organisasi pelaksana - perenc. utk pengendalian. Bila data-data dan informasi lebih banyak tersedia dan terkumpul, maka dapat disusun perencanaan yg lebih rinci dan lebih mendekati akurasinya

9 Check List Perenc. Operational? Kegiatan apa yg dilakukan? Bagaimana kegiatan harus dilakukan? Siapa yg akan melakukan kegiatan? Kapan kegiatan dikerjakan? Dimana kegiatan dilaksanakan?

10 Unsur-unsur Perenc. Operational Proyek Perencanaan Lingkup Perencanaan Mutu Perencanaan Waktu dan penyusunan jadwal Perencanaan Biaya Perencanaan SDM Program Pengelolaan Resiko Perencanaan Kontrak dan pembelian Perencanaan komunikasi

11 Teknik analisis manajemen dan teknik analisis SWOT Danu N. Sugandha, Himpunan bahan ceramah pada diklat struktural ADUM dan SPAMA, PT Parahyangan, 1999

12 Teknik Analisis Kemampuan seorang manajer dalam menghadapi masalah tergantung kapada 3 hal, yaitu: 1. Pengalaman berorganisasi 2. Pengetahuan mengenai organisasi, administrasi dan manajemen 3. Keberanian untuk memikul resiko

13 Jenis-jenis analisis Analisis sistem Analisis keputusan Analisis persoalan Analisis prosedur Analisis kebijakan Analisis kasus Dll.

14 Analisis kasus Adalah suatu peristiwa yang terjadi yang biasanya memuat masalah-masalah yang harus dipecahkan atau alternatif kesempatan yang harus dipilih. Untuk masalah yang kompleks kasus harus dianalisis dalam arti dipilah-pilah menjadi bagian-bagian yang kemudian secara partial dikaji dengan metoda yang sesuai

15 Pemecahan masalah kompleks menurut Kepner dan Tregoe Masalah kompleks Analisis situasi Masalah-masalah tunggal Analisis persoalan Analisis keputusan Analisis persoalan potensial Memecahkan masalah Membuat keputusan Menyusun program

16 Analisis khusus SWOT utk perencanaan strategis Analisis SWOT biasanya digunakan utk menganalisis suatu kasus yang kompleks atau menyusun rencana yang bersifat strategis Menurut Steiner perencanaan strategis merupakan penentuan sasaran pokok yang luas bagi organisasi dan berupa kebijakan serta strategi yang akan mengarah, mengatur perolehan, penggunaan serta penghapusan sumber-sumber guna mencapai sasaran tersebut

17 SWOT Rencana strategis mempersiapkan arah rencana jangka panjang yang berkembang atas dasar 3 landasan, yaitu: 1. Kepentingan sosio-ekonomik organisasi 2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajer puncak 3. Penilaian mengenai kekuatan maupun kelemahan dalam lingkungan internal dan eksternal organisasi. Disinilah letaknya analisis SWOT

18 SWOT SWOT singkatan dari Strength, Weakness, Opportunity dan Threats atau kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman Analisis SWOT berusaha menentukan metoda guna memanfaatkan secara maksimal semua kekuatan yang ada serta peluang-peluang yang terbuka, sekaligus menekan atau meminimalkan semua kelemahan serta ancaman yang dihadapi sebagai kondisi awal organisasi Analisis SWOT didasari oleh suatu logika bahwa keberhasilan suatu organisasi akan ditentukan oleh situasi dan kondisi internal maupun eksternal organisasi yang bersangkutan

19 Hubungan antara S, W, O dan T Pengaruh eksternal Kekuatan pendorong O S T W Kekuatan penghambat Pengaruh internal

20 Strengths (faktor kekuatan) Kekuatan internal organisasi menyangkut situasi dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti: Cita-cita, kebijakan Tugas pokok, fungsi dan sasaran Filosofi dan tata nilai Jumlah personel, keterampilan dan pengalaman Tingkat kesetiakawanan personel Teknologi yang dimiliki Dll

21 Weaknesses (faktor kelemahan) Berbagai kondisi internal yang melemahkan atau kurang kondusifnya upaya mengejar visi/misi organisasi, seperti: Buruknya birokrasi organisasi Lemahnya disiplin pegawai Adanya jabatan rangkap Rendahnya kesejahteraan pegawai Lemahnya etos kerja Lemahnya infrastruktur Dll

22 Opportunities (faktor peluang) Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia pada lingkungan yang harus dimanfaatkan oleh organisasi, seperti Ketersediaan sumber tenaga kerja Kesadaran dan ketaatan masyarakat terhadap hukum Kesadaran politik masyarakat Jaminan keamanan Dll

23 Threats (faktor ancaman) Berupa ancaman eksternal yang mungkin membahayakan kelancaran aktifitas organisasi, seperti: Kenaikan harga bahan baku Kelangkaan pemasok material dan peralatan Bencana alam Tingginya tingkat inflasi Kekuatan pesaing Tumpang tindihnya kewenangan antar instansi Dll

24 Matriks SWOT EFAS IFAS S (Strength) Tentukan faktor2 kekuatan internal W (Weakness) Tentukan faktor2 kelemahan internal O (Opportunity) Tentukan faktor2 peluang eksternal T (Threat) Tentukan faktor2 ancaman eksternal Strategi SO: Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang Strategi ST: Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman Strategi WO: Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang Strategi WT: Ciptakan strategi yang meminimalkan kelamahan dan menghindari ancaman

25 ANALISA SWOT - contoh (KUALITATIF) SD Eksternal SD Internal PENINGKATAN KERJA PELUANG (OPPORTUNITIES) KEKUATAN (STRENGTHS) STRATEGI SO: MENGANDUNG BERBAGAI ALTERNATIF STRATEGI YG BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG DGN MENDAYA GUNAKAN KEKUATAN/ KELEBIHAN YG DIMILIKI PERUSAHAAN KELEMAHAN (WEAKNESSES) STRATEGI WO: BERSIFAT MEMANFAATKAN PELUANG EKSTERNAL UNTUK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN TANTANGAN (THREATS) STRATEGI ST: KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI YG MEMANFAATKAN ATAU MENDAYAGUNAKAN KEKUATAN UNTUK MENGATASI ANCAMAN STRATEGI WT: KATAGORI ALTERNATIF STRATEGI SBG SOLUSI DARI ASSESSMENT ATAS KELEMAHAN PERUSAHAAN DAN ANCAMAN YG DIHADAPI ATAU USAHA MENGHINDARI ANCAMAN UTK MENGATASI KELEMAHAN PERUSAHAAN SD : Sumber Daya

26 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM KEKUATAN - MEMILIKI DED & MASTER PLAN - OPERASI LANCAR - KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT - KEUNTUNGAN USAHA > 15 % - TIDAK PUNYA UTANG - MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET KELEMAHAN - RATIO PELANGGAN VS KARYAWAN = 45 - PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT - KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI - PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS TERPASANG - CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %

27 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM PELUANG - PELANGGAN BARU = 15 % - ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK - ADA BANTUAN PINJAMAN UTK PENINGKATAN SDM TANTANGAN - LEMB. LEGISLATIF BELUM MENGIJINKAN KENAIKKAN TARIF DASAR AIR - KEPADATAN PENDUDUK DAERAH PELAYANAN BARU < 50 ORANG/HA - PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT

28 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM Strategi SO MENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN SISTEM DG SEBAGIAN DANA DARI PINJAMAN LUNAK Strategi WO MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI

29 CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA SWOT YG DILAPORKAN OLEH TIM PENYUSUN CORPORATE PLAN PDAM Strategi ST EKSPOSE KE LEMB LEGISLATIF TTG POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN SISTEM DG MEMANFAATKAN DANA PINJAMAN LUNAK Strategi WT PRESENTASI PROPOSAL PENYESUAIAN STRUKTUR TARIF AIR KE LEMB LEGISLATIF