E3007 FUNGSI PENGURUSAN 4.0 PENGENALAN merupakan perkara yang amat penting bagi sesebuah organisasi. Tanpa satu sistem komunikasi yang berkesan, akan menyebabkan proses perancangan sesebuah organisasi tidak akan dapat berjalan dengan lancar dan teratur bagi mencapai objektif yang telah ditetapkan. Oleh itu ia merupakan nadi yang menghidupkan perjalanan sesebuah organisasi. adalah proses pertukaran dan pemindahan maklumat dari individu atau satu pihak kepada seseorang atau pihak lain menerusi simbol-simbol yang bermakna. 4.1 KEPERLUAN KOMUNIKASI DALAM PENGURUSAN Bolehkah anda nyatakan, mengapakah keperluan komunikasi dalam pengurusan penting kepada sesebuah organisasi? Kita perlu memahami bahawa keberkesanan komunikasi akan melancarkan perjalanan perancangan ke arah mencapai matlamat sesebuah organisasi. Kesemua fungsi-fungsi elemen proses pengurusan akan disalingkaitkan melalui komunikasi. Dengan itu, komunikasi merupakan satu aspek penting bagi memastikan organisasi dapat berfungsi seperti yang diharapkan. Secara khususnya, kepentingan keperluan komunikasi itu dapat kita senarai seperti berikut : a. Pencapaian Objektif Dalam komunikasi, pengurus dapat mempengaruhi pekerja mengubah kelakuan, minat dan kerjasama untuk bekerja dan mencapai matlamat organisasi melalui kaedah lisan, bertulis, mekanikal dan simbolik. b. Pengumpulan Maklumat dan Penyebaran Maklumat Melalui komunikasi, organisasi akan dapat memperolehi banyak maklumat yang diperlukan seperti pengetahuan teknologi, latihan kerja, kewangan dan sebagainya. Ini bertujuan agar usaha menyusun strategi ke arah bagaimana hendak berfungsi secara cekap dan berkesan. c. Alat Kawalan berupaya mengawal tingkah laku ahli-ahli dalam beberapa cara seperti memo, senarai tugas, surat pekeliling dan sebagainya. d. Dorongan
juga turut berperanan dari segi perkembangan dan pertumbuhan dorongan dengan menjelaskan kepada pekejra-pekerja terhadap tindakan yang perlu dilakukan, prestasi yang mesti ditunjukkan dan langkah-langkah untuk meningkatkan prestasi. e. Proses Pengambilan Kerja Proses pengambilan pekerja baru melibatkan komunikasi dari awal hingga akhir. Misalnya, melalui komunikasi bertulis dan iklan, calon dipilih melalui borang-borang permohonan jawatan. f. Latihan Fungsi komunikasi jelas sebagai media utama yang digunakan untuk melatih pekerja sesebuah organisasi seperti latihan sambil kerja, arahan kerja dan syarahan. Ini akan mewujudkan keberkesanan dan kelicinan dalam latihan. g. Hubungan Kerja Secara formal atau tidak, semua aktiviti kerja memerlukan interaksi antara satu sama lain. Maka perlunya komunikasi dalam menjalankan tugas masing-masing supaya bersama-sama menuju pencapaian satu matlamat. h. Membuat Keputusan Dalam membuat keputusan, mesyuarat dan perbincangan adalah perlu. Alternatif yang dipersetujui dari mesyuarat dan perbincangan akan disebarkan kepada seluruh ahli organisasi. Kesemua aktiviti ini akan melibatkan komunikasi. i. Penilaian Prestasi Bagi tujuan bimbingan, latihan dan pembaikan, pengurus perlu menjalankan penilaian prestasi ke atas mutu dan gaya kerja pekerjanya. Kedua-dua pihak perlu mengetahui maklumat ini bagi kebaikan bersama. Ini hanya boleh dilakukan melalui kemonukasi agar sesuatu tujuan hasrat tercapai. j. Keselamatan Pekerja Aspek komunikasi turut memainkan peranannya dalam menentukan keselamatan pekerja. Kemalangan di tempat kerja boleh dikurangkan melalui amaran-amaran bertulis, lisan dan simbol tertentu. Kesan akhirnya ialah organisasi dapat menjimatkan kos dan memudahkan pengurusan organisasi. k. Penyelesaian Masalah juga turut berperanan menyelesaikan sesuatu masalah organisasi. Apabila timbul ketegangan dalam organisasi, pihak pengurusan dan pekerja boleh bekerjasama
untuk menyelesaikannya samada melalui dialog, perbincangan, mesyuarat dan sebagainya. Kata sepakat hanya dapat diperolehi setelah komunikasi yang baik dilaksanakan. Secara umumnya, proses komunikasi amat perlu dalam melaksanakan fungsi elemen-elemen pengurusan. Ini bermakna pengurus memerlukan maklumat yang tepat sebelum membuat sebarang keputusan yang melibatkan individu atau kumpulan. Situasi ini memerlukan komunikasi yang efektif sebelum membuat sebarang keputusan kepada pihak lain. Rumusan proses pemindahan maklumat antara dua pihak menerusi simbol-simbol yang bermakna. Keselamatan pekerja Pencapaian Objektif Dorongan Disiplin Kerja Pengumpulan dan sebaran maklumat Membuat keputusan Keperluan Dalam Pengurusan Alat kawalan Latihan Penyelesaian Masalah Penilaian prestasi Hubungan Kerja Proses pengambilan pekerja 4.2 PROSES KOMUNIKASI DALAM PENGURUSAN Setelah anda fahami definisi komunikasi secara umum mengenai pengurusan, perlulah juga anda mengetahui proses-proses yang berlaku dalam komunikasi tersebut. merupakan satu proses atau aliran yang boleh digambarkan dalam bentuk model komunikasi yang abstrak. Dalam proses komunikasi, tiga elemen asas dalam proses komunikasi iaitu : a. Sumber (penghantaran) b. Maklumat (mesej) c. Penerima Model asas proses komunikasi ini digambarkan seperti rajah 4.1 di bawah :
Penghantar Maklumat Penerima Rajah 4.1 : Model asas proses komunikasi Oleh itu, jika salah satu elemen proses komunikasi tidak beroperasi dengan baik, maka komunikasi dalam erti kata sebenar tidak akan wujud. Proses komunikasi sebenarnya bertujuan supaya sesuatu maklumat yang kabur menjadi lebih jelas dan berkesan apabila melalui proses komunikasi yang betul. Model komunikasi dalam pengurusan secara ideal dalam pengurusan mempunyai elemenelemen yang tertentu. Elemen-elemen tersebut ialah : a. Penyampai maklumat (Enkodan) b. Penerima maklumat (Dekodan) c. Mesej d. Saluran maklumat (Channel) e. Maklumbalas (Feedback) Model komunikasi ini dapat ditunjukkan seperti rajah 4.2 di bawah. Menghantar Mesej Mesej Menerima Sumber Enkoder Channel Enkoder Penerima Menerima Menghantar Rajah 4.2 : Proses yang lebih ideal dalam pengurusan 4.2.1 Penyampai Maklumat ( Enkodan) Pengirim ialah sumber dimana punca kepada maklumat yang memulakan proses komunikasi. Ia akan memilih mesej dan perantaraan yang hendak disampaikan seperti tulisan, lisan dan bahasa badan. Seterusnya pengirim akan menkodkan mesej bagi tujuan penghantaran kepada penerima. Enkodan merupakan proses penterjemahan sesuatu illusi atau pemikiran kepada bentuk atau media seperti bertulis atau lisan yang membawa maksud yang ingin disampaikan. Terdapat lima prinsip yang membantu ketepatan dalam proses enkodan iaitu relevan, mudah, organisasi atau tersusun, ulangan dan fokus.
4.2.2 Penerima Maklumat (Dekodan) Penerima ialah individu atau pihak yang menerima maklumat. Maklumat yang diterima akan dekodan mesej yang dihantar. Proses dekodan ialah proses menafsirkan mesej kepada bentuk yang mudah difahami oleh penerima. 4.2.3 Mesej Mesej ialah simbol-simbol seperti secara lisan, bertulis atau bahasa badan yang melambangkan maklumat dihantar oleh pengirim kepada penerima. 4.2.4 Saluran Maklumat Saluran maklumat membenarkan proses komunikasi melaluinya yang bergantung kepada keselesaan dan kesesuaian persekitaran. Contohnya, bersemuka, telefon, pesanan dan rangka kerja. 4.2.5 Maklumbalas Maklumbalas akan berlaku apabila mesej yang diterima oleh penerima memberi tindakbalas kepada pengirim. Tindakbalas ini boleh berlaku dalam dua keadaan, iaitu : a. secara langsung seperti percakapan ringkas yang menyatakan mesej telah diterima. b. tidak secara langsung seperti kualiti kerja yang ditunjukkan. Rumusan Elemen Asas Elemen Ideal Sumber Maklumat Penerima a. Enkodan b. Dekodan c. Mesej d. Saluran maklumat e. Maklumbalas