DRAF GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PROGRAM KERJASAMA IPG KPM

DRAF GARIS PANDUAN PELAKSANAAN Disediakan Oleh: PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA 2015

1.0 PENGENALAN Pelaksanaan program kerjasama yang melibatkan kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar negara bukan sahaja memberi impak kepada imej Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK) tetapi juga kepada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Justeru, semua program kerjasama perlu dirancang rapi dan dilaksanakan dengan lebih profesional agar ianya memberi hasil yang berkualiti dan impak yang positif kepada. 2.0 DEFINISI 2.1 Program Kerjasama 2.1.1 Program kerjasama yang melibatkan kementerian, agensi, institusi, Universiti Awam dan Universiti Swasta di dalam dan luar negara 2.1.2 Program kerjasama yang melibatkan sebarang proses menandatangani dokumen kerjasama seperti pemeteraian Memorandum Persefahaman (MoU), Memorandum Perjanjian (MoA), Surat Hasrat (Letter of Intent) dan sebagainya 2.1.3 Program kerjasama yang melibatkan Bahagianbahagian Kementerian Pendidikan Malaysia 2.1.4 Program kerjasama yang melibatkan penyertaan dan sumbangan yang berkesan kepada pertubuhan dalam dan luar negara 2.1.5 Program yang melibatkan jaringan dan kolaborasi dalam bidang latihan guru dengan agensi dan institusi latihan dalam dan luar negara 2.1.6 Contoh program kerjasama adalah kursus pengajian, program latihan, penyelidikan, seminar, persidangan, lawatan, Training of Institut Pendidikan Guru Malaysia 1

Trainers(TOT), program pertukaran pelajar, program kerjasama melalui Mesyuarat Joint Working Group (JWG) dalam Bidang Pendidikan, dan sebagainya. 2.1.7 Program kerjasama tersebut mempunyai kriteria seperti berimpak tinggi (outcome-based), mempunyai kebolehcapaian (doable), mempunyai peruntukan yang mencukupi (budgetary readiness) dan mempunyai nilai timbal balik yang setara (return on investment). 2.2 Penyelaras Program Kerjasama IPGK 2.2.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung antara IPGK dan IPGM apabila terdapat sebarang urusan berkaitan program kerjasama yang melibatkan mana-mana pihak dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar negara. 2.2.2 Turut berperanan sebagai focal point bagi tujuan mengumpulkan maklumat berkaitan semua program kerjasama yang melibatkan semua jabatan dan unit di IPGK. 3.0 TUJUAN Garis Panduan Pelaksanaan Program Kerjasama ini bertujuan untuk: 3.1 memaklumkan ketetapan IPGM tentang dasar sesuatu program kerjasama dilaksanakan di peringkat ; 3.2 menyediakan panduan mengenai prosedur pelaksanaan sebarang program kerjasama di peringkat ; 3.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu dipertimbangkan dan prosedur yang perlu dipatuhi apabila merancang sebarang program kerjasama. Institut Pendidikan Guru Malaysia 2

4.0 PUNCA KUASA 4.1 Keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri pada 21 April 2004 - perenggan 4.1.4 iaitu cadangan kementerian/agensi Kerajaan mengadakan persidangan antarabangsa dan juga persidangan, seminar, bengkel serta mesyuarat yang melibatkan peserta luar negara memerlukan pertimbangan dan keputusan Jemaah Menteri. 4.2 Keputusan Mesyuarat Jemaah Menteri pada 10 Mei 2006 perenggan 4.1.1 bilangan (7) iaitu cadangan Kerajaan menandatangani perjanjian atau memorandum persefahaman (MoU) atau memorandum perjanjian (MoA) dengan pihak asing perlulah dikemukakan untuk pertimbangan dan persetujuan Jemaah Menteri. 4.3 Berdasarkan Cabutan Minit Mesyuarat Ketua Bahagian Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. 9/2015 pada 1 Julai 2015 yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha KPM: (i) keterangan YBhg. Tan Sri Dr. Pengerusi bahawa secara umumnya, program pengantarabangsaan yang dilaksanakan oleh pelbagai bahagian, institusi pendidikan dan sekolah telah memberi impak yang amat baik dan positif terhadap sistem pendidikan negara; (ii) saranan YBhg. Tan Sri Dr. Pengerusi bahawa semua pihak perlu sentiasa mematuhi tatacara dan prosedur yang telah ditetapkan terutamanya melibatkan peraturan dan pekeliling yang sedang berkuat kuasa seperti berikut: a. setiap bahagian mesti bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada semua agensi, institusi dan sekolah di bawah seliaan masing-masing berkenaan peraturan dan prosedur yang berkuatkuasa berkenaan program pengantarabangsaan; Institut Pendidikan Guru Malaysia 3

b. bahagian, agensi, institusi dan sekolah tidak boleh menandatangani sebarang dokumen komitmen seperti Memorandum of Understanding (MOU), Memorandum of Agreement (MOA), Letter of Engagement (LOE) dan sebagainya. Kelulusan untuk menandatangani dokumen tersebut dengan mana-mana pihak luar adalah tertakluk kepada kelulusan kabinet dalam Mesyuarat Jemaah Menteri; c. bahagian, agensi, institusi dan sekolah adalah bertanggungjawab untuk memaklumkan kepada Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA), Sektor Pelajaran (SP) dan Bahagian Hubungan Antarabangsa (BHA), Sektor Pendidikan Tinggi (SPT) berkenaan semua program kerjasama antarabangsa yang dilaksanakan termasuk program yang dikendalikan oleh kedutaan asing; d. bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah luar negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008 telah menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar antarabangsa perlu mendapatkan kelulusan Jemaah Menteri manakala jemputan penceramah luar pula perlu mendapatkan nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan Kementerian Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan; dan e. prosedur dan dasar lawatan antarabangsa ke luar negara perlu diteliti sebaik-baiknya terutamanya melibatkan negara destinasi yang memberikan ancaman kepada pelajar seperti penularan fahaman ekstrimis serta wabak penyakit contohnya di Republik Korea. Institut Pendidikan Guru Malaysia 4

5.0 PROSEDUR KERJA 5.1 Pelaksanaan Program Kerjasama memerlukan perancangan yang teliti. Perancangan awal harus mengambil kira jangkamasa yang diperlukan untuk pembentangan kertas cadangan di peringkat Mesyuarat IPGM, KPM mahu pun Jemaah Menteri. BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN a) memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM 1 Merancang Program Kerjasama untuk pelaksanaan program kerjasama dengan menyertakan maklumat berkenaan program berkenaan. b) Mengenalpasti sumber kewangan untuk melaksanakan program Rujuk Lampiran 1 (sekiranya berkaitan) kerjasama. a) perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan program kerjasama. Rujuk Lampiran 9 bagi Format dan Contoh Kertas Cadangan 2 Menyediakan Kertas Cadangan Pelaksanaan Program Kerjasama b) Bagi IPGK, kertas cadangan tersebut perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Penyelaras Program Kerjasama IPGK Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus. Institut Pendidikan Guru Malaysia 5

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN a) Kertas cadangan pelaksanaan program kerjasama IPGM berkenaan dihantar ke IPGM untuk semakan. 3 Mendapatkan Kelulusan Penganjuran Program Kerjasama b) Kertas cadangan dibentangkan untuk kelulusan di mesyuarat peringkat IPGM (Mesyuarat Profesional IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru atau mana-mana mesyuarat IPGM yang sesuai) Pengarah Pusat/ Sektor/ Jabatan/ Unit IPGM atau wakil Pengarah IPGK atau wakil IPGK c) Sekiranya kertas cadangan tersebut perlu mendapatkan kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM mahu pun sehingga peringkat Jemaah Menteri, prosedur pembentangan dan Pegawai Meja PPPI IPGM kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM. 4 Menyelaras Persediaan/ Pelaksanaan Program Kerjasama a) Penyelaras Program Kerjasama IPGK akan memastikan proses persediaan dan pelaksanaan program kerjasama di IPGK berjalan lancar. Penyelaras Program Kerjasama IPGK Institut Pendidikan Guru Malaysia 6

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN b) Pegawai IPGM akan ditugaskan untuk memantau dan membantu, proses persediaan dan pelaksanaan program kerjasama di IPGK. IPGM c) Semua pihak yang terlibat perlu memastikan program kerjasama IPG KPM berjalan lancar dan segala isu berkaitan diatasi dengan segera. Semua pihak yang terlibat 5.2 Terdapat juga Program Kerjasama yang memerlukan pensyarah atau pegawai IPGK bertugas di luar seperti menjalankan latihan kepada guru-guru atau pegawai-pegawai dari agensi atau institusi dalam negara. Pensyarah atau pegawai IPGK berkenaan boleh dipertimbangkan bertugas di luar selagi ianya tidak menjejaskan tugas dan tanggungjawab hakiki. Kebenaran tersebut adalah tertakluk kepada kebenaran Pengarah IPGK. Selain daripada itu, perlu juga dipastikan bahawa program tersebut tidak melibatkan sebarang implikasi kos terhadap. Sekiranya program itu melibatkan pembayaran saguhati kepada penceramah atau bayaran lain, ianya adalah tertakluk kepada Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. Institut Pendidikan Guru Malaysia 7

5.3 Prosedur berkaitan jemputan yang melibatkan tetamu kenamaan dalam dan luar negara serta pelibatan penceramah dan peserta luar negara harus dititikberatkan. Selain daripada itu, pelaksanaan Program Kerjasama IPG KPM yang melibatkan pembentangan kertas kajian/ kertas kerja/ kerja ilmiah di dalam atau luar negara perlu mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh KPM. BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN a) Kelulusan Tapisan Keselamatan oleh Kementerian Luar Negeri (KLN) dan Kementerian Dalam Negeri (KDN) diperlukan bagi penceramah luar negara. IPGM b) Permohonan perlu dikemukakan kepada KLN dan KDN tidak kurang daripada 30 hari bekerja sebelum program berlangsung. 1 Permohonan Kelulusan Penceramah Luar Negara c) Dokumen yang diperlukan untuk dikemukakan kepada Kementerian Luar Negeri dan Kementerian Dalam Surat permohonan Negeri : kelulusan dan surat i) Surat permohonan kelulusan (cover letter) ii) Surat jemputan kepada penceramah iii) Salinan passport iv) Curriculum Vitae / Resume Penceramah v) Atur cara program jemputan penceramah ditandatangani Rektor IPGM kepada oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia 8

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN a) Kelulusan untuk menandatangani dokumen MOU/ MOA dengan mana- IPGM perlu merujuk mana pihak luar adalah tertakluk terlebih dahulu kepada kepada kelulusan kabinet dalam PUU KPM dan BDHA 2 Program Kerjasama yang melibatkan dokumen perjanjian Mesyuarat Jemaah Menteri. b) Sebarang perjanjian bertulis (Letter of Intent/ Letter of Cooperation/ Letter of Exchange dan sebagainya) dengan mana-mana pihak dalam negara perlu bagi memastikan perkara dasar dan hubungan dua hala antara Malaysia dan negara luar tidak menjejaskan imej KPM dirujuk kepada Penasihat Undang- dan negara Malaysia. undang (PUU) KPM manakala bagi urusan dengan mana-mana pihak luar negara perlu dirujuk kepada BDHA. a) Penilaian dan kelulusan perlu diperoleh daripada Bahagian Rujuk Lampiran 4 Perancangan dan Penyelidikan Dasar 3 Pembentangan kertas kajian/kertas kerja/kerja ilmiah peringkat antarabangsa di dalam atau luar negara Pendidikan (BPPDP) sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. b) Kertas ilmiah perlu dikemukakan kepada Jawatankuasa Kawalan Kualiti Kertas Ilmiah (JKKKI) di BPPDP bagi mendapatkan kelulusan sekurangkurangnya 30 hari bekerja sebelum tarikh persidangan. Semua pegawai yang layak, diberikan kebenaran sebagai menjalankan tugas rasmi bagi menghadiri pembentangan kertas Institut Pendidikan Guru Malaysia 9

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN ilmiah di luar negara c) Semua permohonan perjalanan tugas jika mendapat rasmi ke luar negara yang lengkap, kelulusan Ketua mesti dikemukakan ke Bahagian Jabatan, Ketua Kewangan untuk kelulusan Pegawai Perkhidmatan dan Pengawal tidak kurang daripada 21 Pegawai Pengawal hari bekerja sebelum tarikh perjalanan dan tidak kurang daripada 35 hari bekerja bagi permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan. 5.4 Terdapat juga permohonan program kerjasama yang memerlukan kelulusan Ketua Jabatan, Ketua Perkhidmatan dan Pegawai Pengawal, terutamanya yang melibatkan perjalanan ke luar negara. Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal boleh dikenakan tindakan tatatertib. BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN a) Semua tugasan/lawatan rasmi yang melibatkan Pegawai Perkhidmatan 1 Lawatan Rasmi Ke Luar Negara Pendidikan, perakuan/sokongan Ketua Pengarah masing-masing hendaklah diperoleh terlebih dahulu. Rujuk Lampiran 2, 3, 5, 8, 10 dan 11 b) Bagi pegawai dan kakitangan bukan guru perlu mendapat perakuan Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk Institut Pendidikan Guru Malaysia 10

BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN kelulusan. c) Laporan Keberkesanan Program melalui Sistem e-lawatan Antarabangsa (e-la) di alamat Rujuk Lampiran 7 http:apps.moe.gov.my/ebdha/ hendaklah dikemukakan selepas menghadiri program tersebut kepada Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dalam masa 14 hari bekerja selepas perjalanan dibuat. a) Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi di Luar Negara bagi semua Jabatan/Bahagian di KPM hendaklah dikemukakan kepada Bahagianbahagian yang dilantik sebagai penyelaras mengikut jenis program. Rujuk Lampiran 8 bagi Senarai Bahagianbahagian yang dilantik sebagai penyelaras mengikut jenis program. 2 Program Khusus Bertugas Rasmi di Luar Negara b) Semua permohonan Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar Negara yang lengkap mesti dikemukakan ke Bahagian Kewangan untuk kelulusan Pegawai Pengawal tidak kurang daripada 21 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan dan tidak kurang daripada 35 hari bekerja bagi permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian Permohonan seperti lawatan penanda aras, program latihan dan sebagainya (yang melibatkan peruntukan KPM), memerlukan pembentangan kertas cadangan di peringkat Institut Pendidikan Guru Malaysia 11

BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN Kewangan. IPGM dan KPM bagi mendapatkan c) Semua permohonan Program Khusus kelulusan Pegawai Bertugas Rasmi ke Luar Negara yang Pengawal menggunakan peruntukan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah mesti dikemukakan ke Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 51 hari bekerja sebelum tarikh perjalanan untuk mendapatkan persetujuan Pegawai Pengawal sebelum diangkat untuk kelulusan Perbendaharaan. 3. Bertugas rasmi ke luar negara menggunakan peruntukan sendiri, tajaan oleh penganjur/ badan-badan bukan kerajaan atau persatuan dan bukan syarikat swasta Permohonan kelulusan dikecualikan daripada kelulusan khas Kementerian Kewangan tetapi hendaklah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal. Rujuk Lampiran 3 Contoh permohonan ini adalah seperti program lawatan penanda aras secara berkumpulan tetapi menggunakan peruntukan sendiri 4. Program Kerjasama IPG KPM yang melibatkan guru pelatih ke luar negara Permohonan mengadakan lawatan ke luar negara secara persendirian atau berkumpulan oleh guru pelatih perlu mengikut prosedur yang ditetapkan oleh Sektor Hal Ehwal Pelajar dan Hubungan Rujuk Lampiran 1 (sekiranya berkaitan) Institut Pendidikan Guru Malaysia 12

BIL PERKARA TINDAKAN CATATAN Luar (SHEPHL), IPGM. 6.0 CARTA ALIRAN PELAKSANAAN Mula memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk melaksanakan program kerjasama dengan menyertakan maklumat berkenaan program kerjasama berkenaan. perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan program kerjasama Perancangan Pelaksanaan Program Kerjasama Kertas cadangan IPGK perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan Pengarah IPGK terlebih dahulu di Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus. Kertas cadangan dihantar ke IPGM untuk semakan. Pembentangan kertas cadangan untuk kelulusan di mesyuarat peringkat IPGM TAMAT Tidak Ya Sekiranya kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM/ Jemaah Menteri diperlukan: Prosedur pembentangan dan kelulusan kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM. Persiapan Pelaksanaan Program Kerjasama Pelaksanaan Program Kerjasama Pegawai IPGM akan ditugaskan untuk memantau dan membantu, proses persediaan dan pelaksanaan program kerjasama di IPGK Pelaporan Program Kerjasama Laporan dihantar ke IPGM (sekiranya berkaitan) sebagai rekod dan rujukan untuk pelaksanaan di masa akan datang. Institut Pendidikan Guru Malaysia 13

7.0 SURAT ARAHAN, SURAT EDARAN DAN SURAT PEKELILING YANG BOLEH DIJADIKAN RUJUKAN SELESAI 7.1 Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia -Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM 7.2 Lampiran 1 Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun 2014 berkaitan Tatacara Penyediaan Kemudahan Pakej Majlis/ Acara Rasmi Kerajaan dan Latihan Serta Aktiviti Murid/ Pelajar di Bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) 7.3 Lampiran 2 Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 8 Januari 2014 berkaitan Pindaan Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012 Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian 7.4 Lampiran 3 Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 10 Julai 2013 berkaitan Perubahan Tatacara Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi Ke Luar Negara Bagi Semua Pegawai Awam di Kementerian Pendidikan Malaysia 7.5 Lampiran 4 Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bilangan 14 Tahun 2013 bertarikh 12 Jun 2013 berkaitan Garis Panduan Pembentangan Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa di Dalam atau Luar Negara 7.6 Lampiran 5 Institut Pendidikan Guru Malaysia 14

Pekeliling Perbendaharaan 1PP/ P.B 3.1/2013 mengenai Garis Panduan Perbelanjaan Secara Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam 7.7 Lampiran 6 Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012 bertarikh 1 Oktober 2012 berkaitan Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian 7.8 Lampiran 7 Pelaporan Maklum Balas Berkaitan Program Hubungan Antarabangsa Secara Atas Talian bertarikh 15 Mei 2012 7.9 Lampiran 8 Surat Edaran Bahagian Kewangan bertarikh 13 April 2012 berkaitan Garis Panduan Permohonan Bertugas Rasmi di Luar Negara Bagi Semua Penjawat Awam di KPM 7.10 Lampiran 9 Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman Serta Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Profesional Kementerian Pelajaran Malaysia, Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM. 7.11 Lampiran 10 Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 3 Tahun 2010 Pindaan kepada SPK Bil. 4 Tahun 2009 bertarikh 14 April 2010 berkaitan Peraturan Perjalanan Tugas Rasmi ke Luar Negara Kementerian Pelajaran Malaysia 7.12 Lampiran 11 Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1984 bertarikh 1 Mac 1984 berkaitan Menghadiri Persidangan/ Kursus/ Lawatan Rasmi/ Lawatan Institut Pendidikan Guru Malaysia 15

Persendirian Ke Luar Negeri Badan-badan Berkanun dan Kuasakuasa Tempatan 8.0 RUMUSAN 8.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat Pekeliling dan Surat Arahan yang berkaitan 8.2 Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan kepada semua warga terutamanya dalam proses mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal di samping memudahkan kawalan peruntukan kewangan Institut Pendidikan Guru Malaysia 16