Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

PERENCANAAN DAN PENJADWALAN AKTIVITAS DISTRIBUSI HASIL PERIKANAN DENGAN MENGGUNAKAN DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING (DRP) (Studi Kasus Di UD. Retro Gemilang Internasional Sidoarjo) 2009 Adib Fahrozi Abdillah Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jatim Email : rho_zhe@yahoo.co.id ABSTRAKSI Industri memiliki tingkat persaingan yang ketat dalam era pasar bebas, meskipun dalam tingkat distributor. Konsumen akan merasa puas terhadap pelayanan distributor, jika produk tersebut tiba tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu. UD. Retro Gemilang Internasional Sidoarjo memiliki masalah pada kurangnya persediaan saat ada pesanan dan sistem distribusinya, seperti waktu pengiriman, jumlah dan jenis barang yang dikirimkan pada masing-masing perusahaan tujuan serta biaya distribusi barang. Sehingga mengakibatkan terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan pada perusahaan yang dimaksud. Penelitian ini bertujuan untuk merencanakan penjadwalan aktivitas pendistribusian produk supaya terkoordinasi dengan baik yang terikat dengan biaya distribusi yang minimal dengan jumlah pengiriman yang optimal menggunakan metode Distribution Requirement Planning (DRP). DRP adalah metode untuk menangani pengadaan persediaan dalam suatu jaringan distribusi multi eselon. Pada metode ini menggunakan teknik penentuan lot size. Dari hasil penelitian, distribusi perusahaan selama tahun 2008 sebanyak 146 kali pengiriman kurang teratur dengan biaya 1.809.172.000,-. Apabila menerapkan metode DRP, distribusi hanya akan dilakukan sebanyak 114 kali secara lebih teratur dengan biaya 1.693.348.000,-, sehingga terjadi penurunan biaya hingga 115.824.000,- atau 6.4 %. Kata Kunci : Distribusi, Distribution Requirement Planning (DRP), Lot size. 1. Pendahuluan a. Latar Belakang Industri memiliki tingkat persaingan yang ketat dalam era pasar bebas, meskipun dalam tingkat distributor. Distributor dituntut menyalurkan produk dengan baik untuk mencegah kekosongan stok. Konsumen akan merasa puas terhadap pelayanan distributor, jika produk tersebut tiba tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu. Hal ini mengakibatkan kebijakan untuk pengendalian persediaan produk pada suatu lokasi tertentu sangat penting dilakukan oleh manajemen dalam mengkoordinasikan penjadwalan dan perencanaan distribusi dari bagian pemasaran sehingga keuntungan perusahaan tetap stabil. 1

UD. Retro Gemilang Internasional Sidoarjo adalah distributor produk ikan kering dan limbah perikanan yang berada di Komplek PP Wedoro no. 7 Waru Sidoarjo. Perusahaan telah dipercaya untuk mendistribusikan produknya ke perusahaan perusahaan yang ada di negara Jepang, khususnya Saga, Yamaguchi, Tokyo, Osaka dan Nagoya. Pengiriman produk dilakukan melalui jalur laut. Dalam perusahaan ini terdapat masalah pada kurangnya persediaan saat ada pesanan dan sistem distribusinya seperti waktu pengiriman, jumlah dan jenis barang yang dikirimkan pada masing-masing perusahaan tujuan serta biaya distribusi barang. Sehingga mengakibatkan terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan pada perusahaan yang dimaksud. Salah satu metode untuk perencanaan dan penjadwalan aktivitas distribusi adalah dengan menggunakan Distribution Requirement Planning (DRP). Pada metode ini menggunakan teknik penentuan lot size dan safety stock. Diharapkan dengan adanya perencanaan dan penjadwalan aktivitas distribusi yang baik, keberhasilan dalam pemenuhan permintaan pelanggan akan menjadi lebih optimal, kinerja penjualan meningkat dalam memenuhi order dengan tepat waktu dan tepat jumlah sehingga biaya distribusi dapat ditekan seminimun mungkin. b. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian mengenai perencanaan distribusi adalah: Untuk merencanakan penjadwalan aktivitas pendistribusian produk supaya terkoordinasi dengan baik yang terikat dengan biaya distribusi yang minimal dengan jumlah pengiriman yang optimal. 2. Tinjauan Pustaka a. Distribusi Persediaan Distribusi adalah bagian yang bertangung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan pengendaliaan aliran material dari produsen ke konsumen dengan suatu keuntungan. Pergerakkan/aliran material ini terdiri dari pasokan fisik yang merupakan pergerakkan dan penyimpanan bahan mentah dari pemasok ke pabrikan, dan distribusi fisik yang mempunyai pergerakkan barang jadi dari pabrik ke pelanggan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar sebagai berikut : Pemasok Pabrik Sistem Distribusi Pelanggan Gambar 2.1 Sistem Logistik (Sumber : Pengendalian Persediaan Suatu Pendekatan Kuantitatif,Biegel, J.E, 1992) b. Ukuran Lot Penentuan ukuran lot dalam distribusi dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti frekuensi pengiriman, EOQ, ukuran kapasitas kontainer serta total berat dan luas yang dibutuhkan. 2

Teknik-teknik penentuan ukuran lot diantaranya sebagai berikut : 1. EOQ 2. Lot For Lot (LFL) 3. Fixed Order Interval (FOI) 4. Period Order Quantity (POQ) 5. Least Unit Cost 6. Least Total Cost 7. Part Periode Balancing 8. Wagner Within Algoritma 9. Fixed Periode Requirement Ukuran lot tidak didasarkan pada minimum biaya penyimpanan dan biaya pemesanan, bila biaya penyimpanan tidak diidentifikasikan baik secara marginal ataupun incremental. (Richard J. Tersine, Principle Inventory and Material Management, 1998) Fix Order Quantity (FOQ) Dalam FOQ ukuran lot ditentukan secara subyektif. Berapa besarnya ditentukan berdasarkan pengalaman produksi atau intuisi. Tidak ada teknik yang dapat dikemukakan untuk menentukan berapa ukuran lot ini. Kapasitas produksi selama lead time produksi dalam hal ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan besarnya lot. Sekali ukuran lot ditetapkan, maka lot ini akan digunakan untuk seluruh periode selanjutnya dalam perencanaan. Tabel 1 Contoh Penetapan Ukuran Lot Dengan FOQ Periode 1 2 3 4 5 6 7 8 Kebutuhan bersih 20 50 60 80 40 40 40 60 Jumlah Pesan 100 100 100 100 Sediaan 80 30 70 90 50 10 70 10 Lot-For-Lot (L-4-L) Teknik penetapan ukuran lot dilakukan atas dasar pesanan diskrit. Disamping itu, teknik ini merupakan cara paling sederhana dari semua teknik ukuran lot yang ada. Teknik ini selalu melakukan perhitungan kembali (bersifat dinamis) terutama apabila terjadi perubahan pada kebutuhan bersih. Tabel 2 Contoh Penetapan Ukuran Lot Dengan L-4-L Periode 1 2 3 4 5 6 7 8 Kebutuhan bersih 20 50 60 80 40 40 40 60 Jumlah Pesan 20 50 60 80 40 40 40 60 Sediaan 0 0 0 0 0 0 0 0 Fixed Period Requirement (FPR) Dalam metode FPR penentuan ukuran lot didasarkan pada periode waktu tertentu saja. Besarnya jumlah kebutuhan tidak berdasarkan ramalan, tetapi dengan cara menjumlahkan kebutuhan bersih pada periode yang akan datang. Bila dalam metode FOQ besarnya jumlah lot adalah tetap, sementara selang waktu antar pesanan tidak tetap. Dalam metode FPR ini selang waktu antar pemesanan dibuat tetap dengan ukuran lot sesuai pada kebutuhan bersih. 3

Tabel 3 Contoh Penetapan Ukuran Lot Dengan FPR Periode 1 2 3 4 5 6 7 8 Kebutuhan bersih 20 50 60 80 40 40 40 60 Jumlah Pesan 70 140 80 100 Sediaan 50 0 80 0 40 0 60 0 c. Distribution Requirement Planning Distribution Requirement planning merupakan aplikasi dari angka logika Material Requirement Planning (MRP). Persediaan Bill of Material (BOM) pada MRP diganti dengan Bill of Distribution (BOD) pada Distribution Requirement Planning (DRP) menggunakan logika Time Phased On Point (TPOP) untuk memerlukan pengadaan kebutuhan pada jaringan (Richard J. Tersine, Principle Inventory and Material Management, 1998). Distribution Requirement Planning didasarkan pada peramalan kebutuhan pada level terendah dalam jaringan tersebut yang akan menentukan kebutuhan persediaan pada level yang lebih tinggi. Konsep umum DRP dapat dilihat dalam gambar 1 Gambar 1 Distribution Requirement Planning ( Sumber : Principle Inventory and Material Management, Richard J. Tersine, 1998). d. Konsep Distribution Requirement Planning Distribution Requirement Planning adalah suatu metode untuk menangani pengadaan persediaan dalam suatu jaringan distribusi multi eselon. Metode ini menggunakan demand independent, dimana dilakukan peramalan untuk memenuhi struktur pengadaannya. Berapun banyaknya level yang ada dalam jaringan distribusi, semoga merupakan variabel yang dependent level yang langsung memenuhi customer. Distribution Requirement Planning lebih menekankan pada aktivitas penjadwalan daripada aktivitas pemesanan. DRP mengantisipasi kebutuhan mendatang dengan perencanaan pada setiap level pada jaringan distribusi. Metode ini dapat memprediksi masalah sebelum masalah-masalah tersebut terjadi memberikan titik pandang terhadap jaringan distribusi. Empat langkah utama harus diterapkan satu per satu pada periode pemesanan dan pada setiap item. Langkah-langkah tersebut adalah 4

1. Netting Netting adalah proses perhitungan untuk menetapkan jumlah kebutuhan bersih yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor dengan keadaan persediaan. Data yang dibutuhkan dalam proses kebutuhan bersih ini adalah kebutuhan kotor untuk setiap periode, persediaan yang dimiliki pada awal perencanaan, rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan. 2. Lotting Lotting adalah suatu proses untuk menentukan besarnya jumlah pesanan optimal untuk setiap item secara individual didasarkan pada kebutuhan bersih yang telah dilakukan. 3. Offsetting Langkah ini bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melakukan rencana pemesanan dalam rangka memenuhi kebutuhan bersih. Rencana pemesanan diperoleh dangan cara mengurangkan saat awal tersedianya ukuran lot yang diinginkan dengan besarnya lead time. 4. Explosion Proses explosion adalah proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat jaringan distribusi yang lebih rendah. Logika dasar DRP adalah sebagai berikut (Richard J Tersine, Principles of Inventory and Material, Fourth Edition, 1998) 1. Dari hasil peramalan distribusi lokal, hitung Time Phased Net Requirement. Net Requirement tersebut mengidentifikasikan kapan level persediaan (schedule Receipt + Projected on Hand periode sebelumnya) dipenuhi oleh Gross Requirement untuk sebuah periode : Net Requirement = (Gross Requirement + Safety Stock) ( Schedule Receipts + Projected on hand sebelumnya). Nilai Net Requirement yang dicatat (recorded) adalah nilai yang bernilai positif. 2. Setelah itu dihasilkan sebuah planned order sejumlah Net Requirement tersebut (ukuran lot tertentu) pada periode tersebut. 3. Ditentukan hari dimana harus melakukan pemesanan tersebut (Planned Order Release) dengan mengurangkan hari terjadwalnya Planned Order Receipts dengan lead time. 4. Dihitung Projected On Hand pada periode tersebut. Projected On Hand (Projected On Hand periode sebelumnya + Schedule Receipt + Planned Order Receipts) (Gross Requirement). 5. Besarnya Planned Order Release menjadi Gross Requirement pada periode yang sama untuk level berikutnya dari jaringan distribusi. Contoh Aplikasi : Diketahui data sebagai berikut: Keterangan Gudang A Gudang X Gudang Y Gudang Z Sifat Gudang pusat Gudang cabang Gudang cabang Gudang cabang Lead time 3 1 1 2 Safety stock 40 5 10 10 Lot size 400 40 180 200 POH 600 40 190 160 5

Buat DRP (Distribution Requirements Planning) bila diketahui permintaan (demand) di setiap gudang sebagai berikut: Keterangan Gross requirements periode ke- 1 2 3 4 5 6 7 8 Gudang X 20 20 20 20 20 20 20 20 Gudang Y 60 60 60 60 60 60 60 60 Gudang Z 50 50 50 50 60 60 70 70 Jawab : DRP untuk setiap gudang tersebut adalah sebagai berikut: (NR) T = (GR) T + SS (SR) T + (POH) T-1 (NR) 2 = (20 + 5 ) ( 0 + 20 ) = 5 (POH) T = (POH) T-1 + (SR) T POR T (GR) T (POH) 2 = (POH) 2-1 + (SR) 2 POR 2 (GR) 2 = 20 + 0 40 20 = 40 Center X: Safety stock 5 Periode Lot size 40: Lead time 1 PD 1 2 3 4 5 6 7 8 Gross requirements (GR) 20 20 20 20 20 20 20 20 Scheduled receipts (SR) Projected on hand (POH) 40 20 40 20 40 20 40 20 40 Net requirements (NR) 5 5 5 5 Planned order receipts 40 40 40 40 Planned order releases 40 40 40 40 Center Y: Safety stock 10 Periode Lot size 180: Lead time 1 PD 1 2 3 4 5 6 7 8 Gross requirements (GR) 60 60 60 60 60 60 60 60 Scheduled receipts (SR) Projected on hand (POH) 190 130 70 10 130 70 10 130 70 Net requirements (NR) 60 60 Planned order receipts 180 180 Planned order releases 180 180 Center Z: Safety stock 10 Periode Lot size 200: Lead time 2 PD 1 2 3 4 5 6 7 8 Gross requirements (GR) 50 50 50 50 60 60 70 70 Scheduled receipts (SR) Projected on hand (POH) 160 110 60 10 160 100 40 170 100 Net requirements (NR) 50 40 Planned order receipts 200 200 Planned order releases 200 200 6

Center Central A: Safety stock 40 Periode Lot size 400: Lead time 3 PD 1 2 3 4 5 6 7 8 Gross requirements (GR) 40 200 220 0 240 180 40 0 Scheduled receipts (SR) Projected on hand (POH) 600 560 360 140 140 300 120 80 0 Net requirements (NR) 140 Planned order receipts 400 Planned order releases 400 Fungsi Distribution Requirement Planing Distribusi Requirement Planning sangat berperan baik untuk sistem distribusi manufaktur yang integrasi maupun sistem, distribusi murni. Dengan kebutuhannya persediaan time phasing pada tiap level jaringan distribusi. DRP memiliki kemampuan untuk memprediksi suatu problem benar-benar terjadi. Untuk organisasi manufaktur yang memproduksi untuk memenuhi persediaan serta untuk dijual melalui jaringan distribusinya sendiri, dapat dilakukan integrasi sistem dengan mengkombinasikan DRP dan MRP seperti pada gambar 2 : Gambar 2 Integrasi Distribusi dan Manufaktur ( Sumber : Principles of Inventory and Material Management, Richard J Tersine, Elselver Science Publishing Co.Inc.,1998) Dimana : MPS = Master Production Schedule MDC = Master Distribution Center RDC = Regional Distribution Center LDC = Lower Distribution Center Dan gambar 2 diatas tampak bahwa permintaan distribusi dengan menggunakan DRP akan berakhir pada jadwal induk. Perencanaan horizon dan Distribution Requirement Planning seharusnya adalah sekurang-kurangnya sama dengan lead time kumulatif, perencanaan kembali dan jaringan dilakukan secara periodik biasanya sekurang-kurangnya sekali seminggu. Keuntungan yang didapat dari penerapan metode DRP adalah : 1) Dapat dikenali saling ketergantungan persediaan distribusi dan manufaktur 2) Sebuah jaringan distribusi yang lengkap dapat disusun, yang memberikan gambaran yang jelas dari atas maupun dari bawah jaringan. 7

3) DRP menyusun kerangka kerja untuk pengendalian logistik total dari distribusi ke manufaktur untuk pembelian. 4) DRP menyediakan masukan untuk perencanaan penjadwalan distribusi dari sumber penawaran ke titik distribusi. 3. Hasil Dan Pembahasan a. Pembahasan Data Permintaan Produk Bulanan Periode Tahun 2008 Data Permintaan produk pada periode tahun 2008 adalah sebagai berikut : Tabel 4 Data Permintaan Produk Kulit Kepiting Tahun 2008 Tahun 2008 Bulan Warehouse Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Januari 16000 20000 10000 12000 6000 Februari 13000 18000 9000 13000 7000 Maret 11000 9000 8000 12000 8000 April 10000 11000 7000 12000 8000 Mei 8000 11000 12000 13000 9000 Juni 8000 12000 12000 14000 6000 Juli 10000 7000 9000 15000 6000 Agustus 10000 8000 7000 14000 5000 September 9000 9000 9000 10000 5000 Oktober 7000 7000 10000 8000 6000 November 8000 6000 8000 6000 6000 Desember 6000 8000 9000 7000 8000 Jumlah 116000 126000 110000 136000 80000 Rata-Rata 9666.667 10500 9166.667 11333.33 6666.667 Tabel 5 Data Permintaan Produk Kulit Rajungan Warehouse Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Bulan Januari 7000 5000 10000 9000 14000 Februari 8000 6000 8000 8000 10000 Maret 8000 5000 7000 7000 12000 April 9000 6000 6000 6000 12000 Mei 8000 7000 6000 5000 12000 Juni 10000 7000 5000 5000 12000 Juli 9000 5000 5000 6000 12000 Agustus 9000 8000 6000 5000 12000 September 10000 9000 5000 5000 12000 Oktober 10000 9000 8000 6000 18000 November 9000 10000 10000 4000 16000 Desember 8000 12000 10000 6000 12000 Jumlah 105000 89000 86000 72000 154000 Rata-Rata 8750 7416.667 7166.667 6000 12833.33 8

Tahun Bulan Tabel 6 Data Permintaan Produk Kulit Udang Warehouse Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Januari 6000 7000 7000 9000 9000 Februari 5000 6000 6000 6000 8000 Maret 6000 4000 4000 7000 6000 April 7000 5000 4000 7000 7000 Mei 5000 3000 5000 4000 5000 2008 Juni 6000 6000 6000 4000 7000 Juli 6000 6000 8000 6000 5000 Agustus 7000 4000 6000 5000 5000 September 8000 3000 6000 7000 6000 Oktober 6000 5000 4000 8000 5000 November 4000 5000 6000 4000 6000 Desember 3000 7000 7000 4000 4000 Jumlah 4000 5000 6000 4000 6000 Rata-Rata 3000 7000 7000 4000 4000 Tabel 7 Data Permintaan Produk Ikan Kering Tahun Warehouse Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Bulan Januari 16000 24000 22000 20000 22000 Februari 18000 22000 21000 22000 22000 Maret 18000 24000 20000 22000 19000 April 20000 25000 18000 18000 16000 Mei 15000 23000 15000 18000 16000 2008 Juni 14000 20000 12000 20000 14000 Juli 18000 16000 12000 22000 14000 Agustus 14000 14000 12000 20000 12000 September 13000 13000 13000 24000 13000 Oktober 16000 12000 12000 23000 11000 November 18000 12000 12000 20000 13000 Desember 14000 12000 13000 15000 12000 Jumlah 194000 217000 182000 244000 184000 Rata-Rata 16166.67 18083.33 15166.67 20333.33 15333.33 Data Inventory On Hand Data persediaan barang yang ada di UD. Retro Gemilang International dan di masing-masing perusahaan pada akhir bulan Desember 2007, sebagai berikut : Tabel 8 Inventory On Hand (Kg) Produk Kota Kulit Kepiting Kulit Rajungan Kulit Udang Ikan Kering Saga 10000 9000 9000 7000 Yamaguchi 25000 7000 1000 0 Tokyo 10000 10000 0 0 Osaka 1000 24000 6000 8000 Nagoya 6000 14000 10000 0 9

Lead Time Lead Time masing-masing produk pada perusahaan adalah sebagai berikut: Tabel 9 Lead Time Jenis produk Lead Time (Bulan) Kulit Kepiting 1 Kulit Rajungan 1 Kulit Udang 1 Ikan Kering 1 Biaya Pemesanan Biaya pemesanan atas pengadaan produk adalah sebagai berikut : Tabel 10 Rincian Biaya Pemesanan (/pesan) Rincian Biaya Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya a. Biaya Administrasi Pemesanan Berkas Order Dan Nota 2000 2.000 2.000 2.000 2.000 Pengiriman Biaya Telephone 30.000 30.000 30.000 30.000 30.000 b. Biaya Tenaga Kerja Yang Terlibat Biaya Tenaga 250.000 250.000 250.000 250.000 250.000 Pengawas/Inspeksi Total Biaya Pemesanan 282.000 282.000 282.000 282.000 282.000 Biaya pengangkutan untuk masing- masing kota dan tujuan adalah sebagai berikut : Tabel 11 Rincian Biaya Transportasi Ukuran Tujuan Kontainer Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Kecil (Rp) 8.300.000 8.100.000 6.500.000 8.600.000 8.300.000 Besar (Rp) 14.200.000 14.500.000 13.00.000 14.800.000 14.200.000 Dengan kapasitas produk dalam kontainer sebagai berikut : Tabel 12 Kapasitas Produk Dalam Kontainer Produk Ukuran kontainer Kulit Kepiting Kulit Udang Ikan Kering Kulit Rajungan 20 ft (kecil) 12000 12000 6000 12000 40 ft (besar) 22000 22000 13000 25000 Perhitungan Biaya Distribusi dengan menggunakan metode perusahaan Pada bagian ini dilakukan perbandingan biaya sistem distribusi yang dilakukan perusahaan. Untuk menghitung total biaya logistik digunakan data bulanan selama tahun 2008. perhitungan diawali dengan menghitung jumlah permintaan produk selama tahun 2008 yang ditunjukkan tabel 13. Dengan 10

mengetahui jumlah permintaan, maka akan diketahui jumlah kontainer yang digunakan selama tahun 2008 seperti yang ditunjukkan tabel 14. Tabel 13 Permintaan Selama Tahun 2008 Produk Banyak permintaan Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Kulit Kepiting 106000 104000 108000 152000 72000 Kulit Rajungan 84000 84000 70000 48000 152000 Kulit Udang 55000 68000 69000 68000 67000 Ikan Kering 195000 232000 167000 243000 206000 Tabel 14 Jumlah Kontainer Yang Digunakan Pada Tahun 2008 Banyak kontainer (unit) Produk Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Besar kecil besar kecil besar kecil besar kecil besar Kecil Kulit Kepiting 1 7 2 5 0 9 2 9 0 6 Kulit Rajungan 0 9 0 8 1 5 0 4 2 9 Kulit Udang 1 9 2 7 3 5 2 7 1 9 Ikan Kering 3 10 4 11 5 6 3 12 2 12 Total 5 35 8 31 9 25 7 32 5 36 Dengan mengalikan jumlah kontainer yang digunakan pada tabel 14 dengan biaya pengiriman tiap-tiap jenis kontainer ke masing-masing kota tujuan pada tabel 11, maka didapatkan hasil perhitungan seperti contoh untuk kota Saga berikut: Jumlah kontainer besar x biaya transportasi kontainer besar tujuan kota Saga = biaya transportasi kontainer besar kota Saga 5 kontainer besar x 14.200.000,- = 71.000.000,- Jumlah kontainer kecil x biaya transportasi kontainer kecil tujuan kota Saga = biaya transportasi kontainer kecil kota Saga 35 kontainer kecil x 8.300.000,- = 290.500.000,- Sehingga didapatkan total biaya transportasi masing-masing kota tujuan dan grand total biaya transportasi yang tersaji pada tabel 4.12. Tabel 15 Biaya Transportasi Produk Ukuran Kota Tujuan Total biaya kontainer Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Besar Kecil 71.000.000,- 290.500.000,- 116.000.000,- 266.600.000,- 117.000.000,- 162.500.000,- Grand Total 99.400.000,- 275.200.000,- 71.000.000,- 298.800.000,- 474.400.000,- 1.293.600.000,- 1.768.000.000,- Setelah diketahui total biaya transportasi, langkah berikutnya mencari total biaya pemesanan pada tahun 2008. Dari data biaya pemesanan pada tabel 10 dan data frekuensi pemesanan, didapatkan biaya pesan yang ditampilkan tabel 16. 11

Tabel 16 biaya pemesanan selama 2008 Kota Tujuan Frekuensi pesan Biaya pesan Total biaya Saga 30 kali 282.000 8.460.000,- Yamaguchi 30 kali 282.000 8.460.000,- Tokyo 28 kali 282.000 7.896.000,- Osaka 29 kali 282.000 8.178.000,- Nagoya 29 kali 282.000 8.178.000,- Grand Total 41.172.000,- Dari perhitungan total biaya transprortasi dan total biaya pemesanan, didapat hasil sebagai berikut : Biaya transportasi + Biaya pemesanan = Biaya Pengadaan 1.768.000.000,- + 41.172.000,- = 1.809.172.000,- Dengan menggunakan metode yang digunakan perusahaan, didapatkan grand total cost distribusi sebesar 1.809.172.000,- pada tahun 2008 untuk seluruh kota tujuan. Perhitungan Biaya Distribusi Dengan Menggunakan Metode DRP Setelah diketahui total biaya distribusi dengan menggunakan metode perusahaan, maka dilakukan perhitungan biaya distribusi dengan menggunakan metode DRP. Perhitungan ini diawali dengan menentukan jumlah pemesanan ekonomis. Penentuan Order Quantity Frekuensi pengiriman produk di UD. Retro Gemilang International dilakukan setiap bulan dengan jumlah pengiriman yang menyesuaikan permintaan dengan kapasitas kontainer yang digunakan, sehingga penentuan order quantity menggunakan metode Fix Period Requirement (FPR). Dengan jumlah permintaaan dari hasil peramalan, metode FPR bisa langsung digunakan dalam penjadwalan distribusi produk seperti contoh berikut : Jumlah permintaan pada bulan Januari dan Februari 2009 adalah 16000 kg + 13000 = 29000 kg, Projected On Hand bulan Juli sebanyak 10000 kg maka perusahaan membutuhkan 29000 kg 10000 kg = 19000 kg., maka order quantity yang sesuai untuk periode tersebut adalah 24000 atau sejumlah 2 kontainer kecil (24000 kg) sehingga On Hand pada akhir periode bulan september sebanyak 5000 kg. Berdasarkan data permintaan tahun 2008 yang ditunjukkan tabel 4.12 dengan rincian pada lampiran C, maka didapatkan perhitungan DRP sebagai berikut : 1. Perhitungan DRP untuk kulit kepiting kota Saga (NR) 1 = (GR) 1 + SS (SR) 1 + (POH) 0 = (16000 + 0 ) ( 0 + 10000 ) = 6000 (POH) 1 = (POH) 0 + (SR) 1 + (POR) 1 (GR) 1 = 10000 + 0 + 24000 16000 = 18000 Hasil perhitungan produk lainnyadari kota Saga disajikan pada tabel 17 sampai dengan tabel 20. 12

Project On Hand Lot Size : 10000 : FPR Tabel 17 DRP Kulit Kepiting Kota Saga Lead Time : Period Past 2008 Due Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember jumlah Gross Requirements 16000 13000 11000 10000 8000 8000 10000 10000 9000 7000 8000 6000 106000 Scheduled Receipts Projected Onhand 10000 18000 5000 28000 18000 22000 14000 16000 6000 9000 2000 6000 0 Net Requirements 6000 6000 3000 6000 Planned Order 24000 34000 12000 12000 12000 12000 Receipts Planned Order Releases 24000 34000 12000 12000 12000 12000 Project On Hand Lot Size Biaya pemesanan = 6 x 282.000,- = 1.692.000,- Jumlah kontainer yang digunakan = 7 Kontainer kecil dan 1 kontainer besar Biaya transportasi = 7 x 8.300.000,- + 14.200.000,- = 72.300.000,- Biaya pengadaan = 1.692.000,- + 72.300.000,- = 73.992.000,- 2. Perhitungan DRP untuk kulit rajungan kota Saga Tabel 18 DRP Kulit Rajungan Kota Saga : 9000 : FPR Lead Time : Period Past 2008 Due Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah Gross Requirements 7000 8000 8000 9000 8000 10000 9000 9000 10000 10000 9000 8000 84000 Scheduled Receipts Projected Onhand 9000 2000 18000 10000 13000 5000 19000 10000 13000 3000 17000 8000 0 Net Requirements 6000 5000 7000 Planned Order 24000 12000 24000 12000 24000 Receipts Planned Order Releases 24000 12000 24000 12000 24000 Biaya pemesanan = 5 x 282.000,- = 1.410.000,- Jumlah kontainer yang digunakan = 8 kontainer kecil Biaya transportasi = 8 x 8.300.000,- = 66.400.000,- Biaya pengadaan = 1.410.000,- + 66.400.000,- = 67.810.000,- 1 1 13

Project On Hand Lot Size 3. Perhitungan DRP untuk kulit udang kota Saga Tabel 19 DRP Kulit Udang Kota Saga : 9000 : FPR Lead Time : 1 Period Gross Requirements Scheduled Receipts Projected Onhand Net Requirements Planned Order Receipts Planned Order Releases Past 2008 Due Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah 6000 5000 6000 7000 5000 6000 6000 7000 8000 6000 4000 3000 55000 9000 3000 10000 4000 9000 4000 10000 4000 9000 1000 7000 3000 0 2000 3000 2000 3000 5000 12000 12000 12000 12000 12000 12000 12000 12000 12000 12000 Project On Hand Lot Size Biaya pemesanan = 5 x 282.000,- = 1.410.000,- Jumlah kontainer yang digunakan = 5 kontainer kecil Biaya transportasi = 5 x 8.300.000,- = 41.500.000,- Biaya pengadaan = 1.410.000,- + 41.500.000,- = 42.910.000,- 4. Perhitungan DRP untuk ikan kering kota Saga Tabel 20 DRP Ikan Kering Kota Saga : 7000 : FPR Lead Time : Period Past 2008 Due Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah Gross Requirements 16000 18000 18000 20000 15000 14000 18000 14000 13000 16000 18000 14000 195000 Scheduled Receipts Projected Onhand 7000 28000 10000 42000 22000 32000 18000 25000 11000 23000 7000 14000 0 Net Requirements 9000 8000 2000 11000 Planned Order 37000 50000 25000 25000 25000 25000 Receipts Planned Order Releases 37000 50000 25000 25000 25000 25000 Biaya pemesanan = 6 x 282.000,- = 1.692.000,- Jumlah kontainer yang digunakan = 1 kontainer kecil + 7 kontainer besar Biaya transportasi = 8.300.000,- + 7 x 14.200.000,- = 107.700.000,- Biaya pengadaan = 1.692.000,- + 107.700.000,- = 109.392.000,- 1 14

Total biaya transprotasi untuk kota saga adalah : Biaya pengadaan kulit kepiting + Biaya pengadaan kulit rajungan + Biaya pengadaan kulit udang + Biaya pengadaan ikan kering = 73.992.000,- + 67.810.000,- + 42.910.000,- + 109.392.000,- = 294.104.000,- Sehingga total biaya distribusi ke kota Saga adalah 294.104.000 Dengan cara yang sama dilakukan perhitungan DRP untuk produk dan kota lain, dimana hasil perhitungan ditunjukkan pada tabel 21 sehingga didapatkan total biaya distribusi dengan metode DRP sebesar 1.693.348.000,- Tabel 21 Biaya Pengadaan Barang dengan DRP Kota Tujuan Biaya Pengadaan Saga 294.104.000,- Yamaguchi 358.168.000,- Tokyo 279.486.000,- Osaka 393.604.000,- Nagoya 367.986.000,- Grand Total 1.693.348.000,- Setelah melakukan perhitungan biaya pengadaan selama 2008 dengan metode perusahaan dan DRP, ternyata total biaya dengan menggunakan perusahaan yang sebesar 1.809.172.000,- lebih besar dari metode DRP yaitu 1.693.348.000,- dengan selisih 1.809.172.000,- 1.693.348.000,- = 115.824.000,- Dengan persentase 1.809.172.000 1.693.348.000 100% = 6,4 % 1.809.172.000 Sehingga metode DRP dipilih untuk melakukan perencanaan dan penjadwalan distribusi produk ke lima kota tujuan. c. Analisis Hasil Penelitian Perencanaan dan penjadwalan distribusi yang dilakukan pada penelitian ini bertujuan untuk dapat merencanakan dan mengendalikan sistem distribusi dari perusahaan ke warehouse. Sehingga akan mengantisipasi terjadinya stock out dan over stock pada inventory, serta mengoptimalkan sistem pendistribusian produk. Rekapitulasi perbandingan distribusi produk tahun 2008 disajikan pada tabel berikut : Tabel 22 Rekapitulasi Perbandingan Pendistribusian Produk Tahun 2008 kriteria Metode Perusahaan Metode DRP Selisih Pengiriman 146 kali 114 kali 32 Interval pengiriman Kurang teratur Lebih teratur - Biaya distribusi 1.809.172.000,- 1.693.348.000,- 115.824.000,- Analisa : Distribusi produk oleh perusahaan selama tahun 2008 sebanyak 146 kali kurang teratur dengan biaya 1.809.172.000,-. Apabila menerapkan metode DRP, distribusi hanya akan dilakukan sebanyak 114 kali secara lebih teratur yaitu setiap dua bulan sekali untuk masing-masing warehouse dengan biaya 1.693.348.000,-, sehingga distribusi dengan menggunakan metode DRP lebih 15

baik karena akan mengurangi biaya hingga 115.824.000,- atau sebesar 6,4 % dan lebih optimal dalam memenuhi jumlah pesanan sesuai kapasitas kontainer. 4. Kesimpulan Dari analisa yang telah dilakukan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: a. Distribusi produk yang dilakukan perusahaan selama tahun 2008 sebanyak 146 kali pengiriman kurang teratur dengan biaya 1.809.172.000,-. Apabila menerapkan metode DRP, distribusi hanya akan dilakukan sebanyak 114 kali secara lebih teratur dengan biaya 1.693.348.000,-, sehingga distribusi dengan menggunakan metode DRP akan mengurangi biaya hingga 115.824.000,- atau 6.4 %. b. Distribusi produk dengan DRP untuk permintaan yang akan datang akan lebih efisien karena terkoordinasi dengan baik yaitu setiap dua bulan sekali untuk tiap-tiap tujuan dan lebih efektif karena pengiriman produk yang optimal dalam memenuhi permintaan masing-masing warehouse sesuai kapasitas kontainer yang digunakan. 5. Daftar Pustaka Assauri, Sofjan, 2008, Manajemen Produksi dan Operasi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia: Jakarta. Baroto, Teguh, 2006, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Ghalia Indonesia: Jakarta. Biegel, Jhon E., 1992, Pengendalian Persediaan Suatu Pendekatan Kuantitatif, CV. Akademika Pressina: Jakarta. Gaspersz, Vincent., 2004, Production Planning and Inventory Control, PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta. Nasution, A. H. 2003, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Guna Widya: Surabaya. Syahyunan, 2004, Efektivitas Saluran Distribusi Dalam Meningkatkan Pencapaian Target Penjualan, e-usu Repository. Tersine, R.J., 1998, Principles of Inventory and Materials Management, North Holland, New York. www.dayurai.wordpress.com/2008/06/14/mengenal-ukuran-dan-jenis-containerayo-eksport-part-3/ 16