PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI 1
DAFTAR ISI PANDUAN PENGGUNAAN APLIKASI...1 BAB 1. ADMINISTRATOR SEKOLAH...1 1.1. Login...1 1.2. Menu & Informasi Sekolah...2 1.3. Struktur Pengeluaran...10 1.4. Rencana Pengeluaran...12 1.5. Isian Pengeluaran...15 1.6. Buku Pembantu Kas...17 1.7. Buku Pembantu Pajak...23 1.8. Laporan...25 BAB 2. ADMINISTRATOR KABUPATEN...31 2.1. Login...31 2.2. Menu Laporan...32 2.2.1. BOS K1...32 2.2.2. BOS K2...34 2.2.3. BOS K7, BOS K7a dan BOS K8...36 BAB 3. ADMINISTRATOR PROVINSI...38 3.1. Login...38 3.2. Menu Laporan...39 3.3. BOS K8...43 2
BAB 1. ADMINISTRATOR SEKOLAH Administrator Sekolah adalah administrator yang bertugas di masing-masing sekolah untuk mengisikan daily activity dari aplikasi ini. Berikut adalah cara penggunaan aplikasi sebagai Administrator Sekolah; 1.1. Login 1. Isikan username dan password. 2. Jika username dan password benar, maka akan terlihat seperti gambar dibawah 1
1.2. Menu & Informasi Sekolah 1. Klik menu aplikasi baik pada panel pengguna terdaftar atau pada bagian panel menu utama dan kita akan dipandu menuju halaman seperti terlihat dibawah ini 2
2. Secara default, aplikasi mengatur menu yang dibuka adalah Formulir Isian karena pada bagian ini proses 'day to day operation' aplikasi ini. 3. Untuk dapat memulai pengisian harian, kita harus mengatur aplikasi terlebih dahulu. Pilih kelompok menu Informasi Sekolah dan akan terlihat seperti gambar berikut; 4. Klik Data Sekolah, dan akan memunculkan tab baru seperti berikut; Isikan informasi pada form dengan baik dan benar dan tekan Simpan. 3
5. Berpindah ke isian Kepala Sekolah, klik menu Kepala Sekolah dan terlihat seperti gambar berikut; Isikan data dengan benar dan tekan tombol Simpan. 6. Berpindah ke isian Bendahara/Penanggungjawab Kegiatan, klik menu Bendahara/Penanggungjawab Kegiatan dan terlihat seperti gambar berikut; Isikan data dengan benar dan tekan tombol Simpan. 7. Berpindah ke isian Ketua Komite, klik menu Ketua Komite dan terlihat seperti gambar berikut; 4
Isikan data dengan benar dan tekan tombol Simpan. 8. Setelah mengisikan semua Informasi Sekolah, klik kelompok menu Formulir isian dan akan terlihat menu-menu seperti berikut; 9. Klik menu Sisa Tahun Lalu dan akan muncul tab seperti berikut; 5
Sisa tahun lalu adalah sisa uang BOS pada tahun lalu. Untuk mengisi Sisa Tahun Lalu, tidak diperkenankan menggunakan tanda baca koma (,) dan titik (.). Isilah Sisa Tahun Lalu dengan benar dan tekan tombol Simpan. 10. Klik menu Pendapatan Rutin dan akan terlihat tab seperti dibawah; Isilah daftar isian Pendapatan Rutin dengan benar, dan tekan tombol Simpan. 11. Klik menu BOS dan akan terlihat tab seperti dibawah ini; 6
Isilah daftar isian BOS dengan benar dan tekan tombol Simpan. 12. Klik menu Bantuan untuk memunculkan daftar isian Bantuan. Isilah daftar isian BOS dengan benar dan tekan tombol Simpan. 13. Klik menu Sumber Pendapatan Lainnya untuk mengisikan Sumber Pendapatan Lainnya. 7
Isian Sumber Pendapatan Lainnya dibuat fleksibel sehinga kita dapat menentukan apa yang menjadi sumber pendapatan lainnya, dan berapa banyak sumber pendapatan lainnya 1. Klik Tambah dan akan muncul jendela seperti berikut 8
Isikan dengan benar dan tekan tombol Simpan. 2. Ulangi langkah diatas jika ingin mengisikan beberapa Sumber Pendapatan Lainnya. Berikut adalah contoh gambaran yang mempunyai dua isian. 3. Untuk dapat mengubah isian, centang pada baris yang akan diubah dan tekan tombol edit, seperti gambar berikut; 9
4. Untuk dapat menghapus, lakukan dengan memilih isian yang ingin dihapus dan tekan tombol hapus. 1.3. Struktur Pengeluaran Untuk dapat mengisikan pengeluaran pada buku kas, terlebih dahulu kita harus membuat struktur pengeluaran. 1. Klik menu Struktur dan akan terlihat seperti gambar berikut Terilhat pada gambar diatas adalah level satu yang otomati dibuat oleh aplikasi. 2. Untuk menambah level dibawahnya, cukup tekan Tambah Level 2 terlihat 10
seperti gambar dibawah. 3. Hasil dari pengisian diatas akan terlihat seperti berikut 4. Jika ingin mengisi satu level dengan 1.1, klik Tambah Level 2 lagi dan isi pada form yang muncul maka akan terlihat seperti pada gambar berikut; 5. Untuk mengedit poin 1.1, klik edit makan akan muncul seperti berikut; 11
Ganti dengan kata atau kalimat yang diinginkan dan tekan tombol Simpan. 6. Ulangi langkat diatas sehingga terlihat seperti gambar dibawah; 7. Untuk menghapus data, klik pada bagian yang akan dihapus dan terntu saja semua level yang berada dibawahnya akan ikut terhapus. 1.4. Rencana Pengeluaran Sesuai panduan yang ada, maka kita diharuskan membuat rencana pengeluaran. 12
1. Untuk dapat mengisikan rencana pengeluaran, klik menu Rencana Pengeluaran dan akan terlihat seperti gambar berikut; 2. Untuk dapat mengisikan rencana pengeluaran, kita harus memilih data yang berada pada level terbawah seperti dijelaskan pada gambar dibawah ini; Pada gambar diatas, level terendah adalah 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, 1.1.4, 1.2.1 dan 1.2.2. Sementara level 1, 1.1, 1.2 hanya berfungsi sebagai pengelompok dari level terendah. Jika level pengelompokan kita klik, akan muncul seperti berikut; 13
Sementara jika level paling bawah kita klik, maka akan muncul form seperti berikut; Pada form seperti gambar diatas, isikan data yang sesuai dan tekan tombol simpan. 14
3. Jika telah selesai mengisikan rencana pengeluaran, maka hasilnya terlihat seperti dibawah ini; 1.5. Isian Pengeluaran Isian pengeluaran ini digunakan untuk mengelompokkan pengeluaran/rencana pengeluaran. Berikut adalah cara mengisikannya; 1. Tekan menu Isian Pengeluaran dan akan muncul tab seperti berikut; 15
2. Klik dua kali pada baris level paling bawah yang akan dikelompokkan. Pada kasus ini yang dicontohkan adalah klik dua kali pada level 1.1.1, dan akan muncul seperti berikut; 3. Ulangi langkah tersebut untuk semua level sehingga terlihat seperti berikut ini; 16
1.6. Buku Pembantu Kas Buku pembantu kas adalah buku harian yang digunakan untuk mencatan semua transaksi yang berkaitan dengan BOS. 1. Klik menu Buku Pembantu Kas dan akan terlihat tab seperti berikut 17
2. Tekan tambah untuk mengisikan transaksi dan akan muncul form seperti gambar berikut; 18
3. Untuk mengisikan tanggal, klik pada icon calender dan akan muncul kalender yang harus kita pilih untuk mengisikan secara otomatis pada tanggal. Pada bagian ini, kita dilarang mengiskan secara manual untuk mencegah salah penulisan pada input box. 19
4. Berikut kita mengisikan kode rekening. Kode rekening juga tidak dibolehkan mengisikan secara manual. Dan pengisian ini harus dilakukan pada level terkecil. Seperti gambar diatas, pilihan yang diperbolehkan diantaranya adalah 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3. Pilih salah satu dari level terkecil tersebut jika berhubungan dengan apa yang akan diisikan. Pada contoh ini, saya klik 1.2.1 5. Terilhat seperti gambar dibawah 20
6. Untuk pengisian bukti, bisa diisikan dengan nota pembelian dari toko atau bukti tercatat lainnya 21
Isikan dengan benar texbox Bukti. 7. Isikan uraian dan isikan darimana sumber pendanaan dari bukti tersebut. Pada contoh diatas, menunjukkan bahwa uraian yaitu untuk pembelian kertas karton dan sumber dana adalah BOS Pusat sebesar Rp 165.000,-. Perlu dicatat, untuk pengisian angka, tidak diperbolehkan dengan tanda baca. 8. Tekan tombol simpan jika telah selesai dengan form tersebut. Ulangi langkah tersebut untuk mengisikan yang lainnya sehingga terlihat seperti ini; 22
9. Untuk melakukan proses editing, cukup centang pada baris yang akan diedit dan tekan tombol edit yang ada pada bagian atas tabel. 10. Untuk menghapus data, centang pada bagis yang akan dihapus dan tekan tombol hapus. 1.7. Buku Pembantu Pajak Langkah-langkah pengisian pajak sama dengan langkah-langkah pengisian buku pembantu Kas. 1. Klik menu Buku Pembantu Pajak 2. Untuk menambahkan pengisian pajak, klik tombol tambah dan akan muncul form seperti berikut; 23
Isikan dengan benar dan tekan tombol simpan. 3. Lakukan langkah diatas untuk menambahkan lebih banyak. 4. Untuk melakukan proses editing, cukup centang pada baris yang akan diedit dan tekan tombol edit yang ada pada bagian atas tabel. 5. Untuk menghapus data, centang pada bagis yang akan dihapus dan tekan tombol hapus. 24
1.8. Laporan Fitur laporan dibuat otomatis oleh aplikasi sehingga kita dapat melihat laporan dari apa yang telah kita isikan secara cepat. Laporan-laporan tingkat sekolah, hanya akan berada disekolah. Sedangkan laporan-laporan untuk tingkat atas, sudah langsung terkirim secara otomatis melalui sistem online. Berikut adalah cara mengakses Laporan; 1. Klik Kelompok menu laporan sehingga akan muncul seperti dibawah ini; 2. Pilih menu BOS K1 RKAS untuk melihat laporannya 25
Untuk dapat mencetak, tekan tombol unduh yang terdapat pada sudut kiri atas dan jangan lupa mengatur halaman terlebih dahulu sebelum melakukan pencetakan. 3. Pilih menu BOS K2 RKAS untuk melihat laporannya Untuk dapat mencetak, tekan tombol unduh yang terdapat pada sudut kiri atas dan jangan lupa mengatur halaman terlebih dahulu sebelum melakukan 26
pencetakan. 4. Pilih menu BOS K3 Buku Kas Umum untuk melihat laporannya. Untuk dapat mencetak, tekan tombol unduh yang terdapat pada sudut kiri atas dan jangan lupa mengatur halaman terlebih dahulu sebelum melakukan pencetakan. 5. Pilih menu BOS K4 Buku Pembantu Kas untuk melihat laporannya. 27
Untuk dapat mencetak, tekan tombol unduh yang terdapat pada sudut kiri atas dan jangan lupa mengatur halaman terlebih dahulu sebelum melakukan pencetakan. 6. Pilih menu BOS K5 Buku Pembantu Bank untuk melihat laporannya. Untuk dapat mencetak, tekan tombol unduh yang terdapat pada sudut kiri atas dan jangan lupa mengatur halaman terlebih dahulu sebelum melakukan pencetakan. 7. Pilih menu BOS K6 Buku Pembantu Pajak untuk melihat laporannya. 28
Untuk dapat mencetak, tekan tombol unduh yang terdapat pada sudut kiri atas dan jangan lupa mengatur halaman terlebih dahulu sebelum melakukan pencetakan. 8. Pilih menu BOS K7 Realisasi Tiap Jenis Anggaran Untuk dapat mencetak, tekan tombol unduh yang terdapat pada sudut kiri atas dan jangan lupa mengatur halaman terlebih dahulu sebelum melakukan pencetakan. 29
9. Pilih menu Bos K7a Rekapitulasi Realisasi Penggunaan Dana BOS Untuk dapat mencetak, tekan tombol unduh yang terdapat pada sudut kiri atas dan jangan lupa mengatur halaman terlebih dahulu sebelum melakukan pencetakan. 30
BAB 2. ADMINISTRATOR KABUPATEN Administrator Kabupaten adalah administrator yang bertugas di masing-masing kabupaten untuk memantau pelaksanaan BOS pada aplikasi ini. Berikut adalah cara penggunaan aplikasi sebagai Administrator Kabupaten; 2.1. Login 1. Isikan username dan password. 2. Jika username dan password benar, maka akan terlihat seperti gambar dibawah 31
2.2. Menu Laporan 2.2.1. BOS K1 1. Untuk melihat laporan pada setiap sekolah, klik pada kelompok menu Laporan dan terlihat seperti gambar dibawah 32
2. Klik pada menu BOS K1 untuk memunculkan menu berikutnya; Terlihat ada icon folder tanpa tulisan dan icon folder dengan tulisan SD. Pada folder yang tidak ada tulisan menandakan kesalahan pada saat pengisian karena tidak mencantumkan tingkat sekolah (SD/SMP/SMA). 3. Klik pada menu SD 33
Terlihat SD dengan kelompok laporan BOS K1. 4. Pilih salah satu SD untuk melihat datanya; 2.2.2. BOS K2 1. Klik pada menu BOS K2 untuk memunculkan menu berikutnya; 34
Terlihat ada icon folder tanpa tulisan dan icon folder dengan tulisan SD. Pada folder yang tidak ada tulisan menandakan kesalahan pada saat pengisian karena tidak mencantumkan tingkat sekolah (SD/SMP/SMA). 5. Klik pada menu SD Terlihat SD dengan kelompok laporan BOS K2. 6. Pilih salah satu SD untuk melihat datanya; 35
2.2.3. BOS K7, BOS K7a dan BOS K8 Untuk BOS K7, BOS K7a dan BOS K8, lakukan dengan langkah sama dengan langkah diatas. BOS K7 36
BOS K7a BOS K8 37
BAB 3. ADMINISTRATOR PROVINSI Administrator Kabupaten adalah administrator yang bertugas di masing-masing kabupaten untuk memantau pelaksanaan BOS pada aplikasi ini. Berikut adalah cara penggunaan aplikasi sebagai Administrator Kabupaten; 3.1. Login 1. Isikan username dan password. 2. Jika username dan password benar, maka akan terlihat seperti gambar dibawah 38
3.2. Menu Laporan Laporan disusun berdasarkan Kabupaten, Tingkatan Sekolah, Sekolah dan Laporan Untuk dapat melihat laporan dari masing-masing sekolah, berikut langkahlangkahnya; 1. Pilih kelompok menu Laporan dan terlihat seperti dibawah ini 39
2. Pilih Kabupaten dan pilih tingkat sekolah 3. Pilih salah satu sekolah dan pilih laporan yang akan ditampilkan BOS K1 40
BOS K2 BOS K7 41
BOS K7a 42
3.3. BOS K8 BOS K8 digunakan untuk rekapitulasi per Kabupaten sehingga menu tersebut terletak diluar menu laporan sekolah. Berikut cara menampilkannya; 1. Berikut adalah menu BOS K8 yang terdapat satu level dengan Nama Kabupaten 2. Klik pada Menu BOS K8 dan akan muncul laporan seperti berikut; 43