TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Triwulan I Kelas E52 Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc (CS) KELEBIHAN DAN KEKURANGANN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PERUSAHAAN Disusun Oleh: Heru Dwinanto (P.056.133.502.52E)
KATA PENGANTAR Syukur Alhamdulillah saya panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas Rahmat dan KaruniaNya makalah berjudul Kelebihan dan Kekurangan Sistem Informasi Manajemen di Perusahaan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen pada triwulan 1 di kelas E-52 MB-IPB. Dalam penyelesaian makalah ini, saya mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu seyogyanya saya mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Dr.Ir. Arif Imam Suroso MSc(CS), yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada kami selama perkuliahan Sistem Informasi Manajemen di kelas E-52 MB IPB. 2. Rekan-rekan angakatan E-52 MB IPB yang telah membantu dalam diskusi dan pembahasan selama penyelesaian tugas kuliah ini. Sebagai seorang mahasiswa/i pasca sarjana yang masih dalam proses pembelajaran, saya menyadari sepenuhnya masih terdapat kekurangan dalam penulisan makalah ini. Oleh karena itu, saya sangat mengharapkan adanya masukan dan saran yang positif, guna makalah yang lebih baik lagi di masa yang akan datang. Jakarta, Desember 2014 Penyusun i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii I. PENDAHULUAN... 1 1.1. Latar Belakang... 1 1.2 Tujuan... 2 II. LANDASAN TEORI... 3 2.1 Sistem Informasi... 3 III. PEMBAHASAN... 7 3.1 Kelebihan Sistem Informasi Manajemen... 7 3.2 Kelemahan Sistem Informasi Manajemen... 8 IV. PENUTUP... 10 4.1 Kesimpulan... 10 DAFTAR PUSTAKA... 11
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan dunia usaha menuntut perkembangan teknologi informasi lebih pesat. Perusahaan yang melakukan bisnisnya dengan cara-cara lama akan terlindas dengan perusahaan yang menggunakan cara-cara baru. Cara baru yang dimaksud adalah kegiatan operasional perusahaan yang menggunakan sistem informasi yang baru. Sistem informasi yang unggul di sebuah perusahaan akan memberikan keunggulan kompetitif dalam dunia usaha atau industri, oleh karena itu perusahaan wajib untuk memanfaatkan teknologi informasi maupun sistem informasi. Pada dasarnya suatu perusahaan yang besar maupun yang sedang berkembang memang tak bisa lepas dari teknologi informasi maupun sistem informasi yang digunakan dalam menunjang proses bisnis terutama proses inti bisnisnya. Teknologi informasi saat ini sangatlah berkembang pesat, semakin lama semakin ditemukan terobosan-terobosan baru yang mempermudah para end user nya untuk mengoperasikan teknologi informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan mereka dan menghasilkan inovasi-inovasi bisnis karena teknologi informasi tersebut. Sistem Informasi yang beredar saat ini sangat beragam sesuai dengan kebutuhan pengolahan informasi yang diinginkan suatu perusahaan. Masingmasing Sistem Informasi Manajemen memiliki kelebihan dan kekurangan. Untuk itu perlunya menganalisa kelebihan dan kekurangan suatu Sistem Informasi Manajemen agar manajemen dapat menjalankannya dengan optimal. 1
1.2 Tujuan Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, diharapkan mahasiswa/i dapat memperoleh pemahaman beberapa hal terkait dengan pembahasan makalah yaitu: 1) Memahami tentang sistem informasi manajemen di perusahaan 2) Memahami kelebihan dan kekurangan sistem informasi manajemen di perusahaan. 2
II. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Definisi dari Sistem informasi adalah suatu aplikasi komputer ( software ) untuk mendukung kegiatan operasional dari suatu organisasi atau perusahaan : operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sedangkan Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan. Secara teknis sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Sistem Informasi dapat dibedakan menjadi 2 bagian yaitu, sistem informasi manual dan sistem informasi berbasis komputer atau istilahnya Computer Based Information System. CBIS atau selanjutnya disebut sistem informasi (SI) secara umum adalah jenis sistem informasi yang menggunakan perangkat computer. Pengertian system informasi menurut para ahli : Definisi Sistem Informasi - Menurut Mc leod Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi organisasi yang bersifat manajerial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, S.Kom., MM, 2005:36) 3
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan. (Erwan Arbie, 2000, 35) Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan, dikelompokkan dan diolah sedemikian rupa sehingga menjadi sebuah satu kesatuan informasi yang saling terkait dan saling mendukung sehingga menjadi suatu informasi yang berharga bagi yang menerimanya. (Tafri D. Muhyuzir, 2001, 8) Menurut O Brien (2005, p5), sistem informasi adalah suatu kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 2.1 tentang komponen sistem informasi Leitch Rosses (dalam Jugiyanto, 2005 : 11) mengemukakan sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolah transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Menurut Lani Sidharta (1995: 11), Sebuah sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen komponen manual dan komponen komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai Sistem informasi didefinisikan Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis dalam buku Jogiyanto HM., (1999: 11), Sistem informasi adalah suatu sistem di 4
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Menurut Gordon B. Davis (1991: 91), Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya. Pengembangan Sistem Informasi tersebut dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen terkait dengan sistem informasi ataupun teknologi seperti departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah penting, yang mencakup berbagai tahapan berikut : 1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi. 2. Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk dibangun. 3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan. 4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis. 5. Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem. 6. Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan. 5
Pendekatan SDLC biasa disebut sebagai pengembangan tradisional dan mempunyai kelemahan yakni pengembangannya lambat dan mahal. Selain itu, pemakai akhir kurang terlibat sehingga rawan terhadap ketidakcocokan dengan yang diinginkan oleh pemakai. Setiap pendekatan tentunya memiliki kelebihan serta kekurangannya masing masing, namun begitu pada dasarnya setiap pendekatan adalah baik hanya tinggal bagaimana menyesuaikannya dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan. Oleh kerena itu perlu adanya pengkajian mengenai keunggulan dan kerugian dalam mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi manajemen dengan menggunakan ketiga pendekatan tersebut. Dimulai dari keunggulan dan kelemahan sistem - sistem tersebut. 6
III. PEMBAHASAN 3.1 Kelebihan Sistem Informasi Manajemen 3.1.1 Meningkatkan efisiensi operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi sehingga menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership) dibandingkan perusahaan kompetitornya. Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan tersebut juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka. 3.1.2 Memperkenalkan inovasi dalam bisnis. Penekanan utama dalam sistem informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) yang lebih rendah ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya ini berarti penurunan biaya komunikasi yang cukup signifikan sehingga konsumen atau pemasok sulit untuk beralih ke produsen lainnya. 3.1.3 Membangun sumber-sumber informasi strategis. Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapatkan peluang-peluang dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti membangun perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users di perusahaan. 7
3.1.4 Mengurangi biaya kertas di dalam aktivitas pekerjaan ( paperless ) dikarenakan electronic based information system. Penurunan biaya kertas juga berdampak terhadap penurunan biaya gudang karena tidak membutuhkan gudang cukup besar untuk menyimpan hard paper. 3.1.5 Memudahkan pengontrolan dalam pengkinian database perusahaan dikarenakan segala pemrosesan berjalan otomatis dan terstruktur rapi sehingga manajemen lebih mudah dalam mengontrol database yang dibutuhkan. 3.2 Kelemahan Sistem Informasi Manajemen 3.2.1 Dapat memberikan dampak bagi lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada, karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di untungkan. Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri. 3.2.2 Sistem informasi manajemen membutuhkan biaya investasi yang tinggi sehingga tidak semua perusahaan mampu untuk membangunnya. Biaya investasi tersebut terdiri dari Hardware, Software dan Database Administrator ( DBA ). Hardware memiliki nilai investasi yang tinggi karena membutuhkan performance di atas rata-rata agar pengolahan data berjalan cepat, Software yang digunakan menggunakan license dari luar negeri sehingga membutuhkan biaya cukup besar untuk membelinya sedangkan DBA memiliki kekhususan dibandingkan sumber daya manusia lainnya sehingga wajar jika salary mereka sangat tinggi. Beberapa perusahaan menengah yang tidak mampu merekrut mereka secara 8
permanen melakukan secara outsource meskipun nilai dalam setiap kontraknya tinggi namun biaya tersebut bukan merupakan biaya overhead perusahaan melainkan operational expense. 3.2.3 Kegagalan dalam implementasi perubahan sistem informasi karena membutuhkan sumber daya manusia yang terlatih dan teliti. Hal ini sering terjadi pada perusahaan menengah ke bawah yang umumnya hanya memiliki sumber daya manusia yang pas-pasan. Untuk mengatasinya manajemen perusahaan perlu menambah budget dalam hal training sistem informasi yang baru kepada para usernya. Cara lainnya adalah manajemen perlu menempatkan project manager yang tegas dan disiplin kepada para karyawannya. Sehingga dalam hal ini diperlukan pemaksaan dalam change management. 3.2.4 Ketergantungan yang tinggi terhadap sistem informasi manajemen sehingga mengakibatkan manajemen menjadi kurang intituitif dalam proses pengambilan keputusan penting yang menyangkut keberlangsungan perusahaan di masa depan. Ketika terjadi down system yang membuat sistem informasi manajemen kacau maka manajemen tidak dapat mengeluarkan keputusan pentingnya sehingga menghambat aktivitas perusahaan ke depannya. 9
IV. PENUTUP 4.1 Kesimpulan Perkembangan dunia usaha menuntut perkembangan teknologi informasi yang handal. Penyusunan dan pengembangan sistem informasi bagi suatu perusahaan mutlak harus dilakukan baik secara manual maupun secara komputerisasi, mampu ataupun tidak mampu perusahaan melaksanakannya karena sistem informasi sangat berperan dalam mendorong perkembangan bisnis perusahaan dan juga untuk pengambilan keputusan. Bahkan pada waktu yang akan datang, sistem informasi juga berperan sebagai enable business transaction bagi perusahaan. Keuntungan yang didapat perusahaan sangat signifikan untuk perusahaan besar yang memiliki nilai transaksi besar. Hal ini mendorong perusahaan beramairamai melakukan investasi dalam sistem informasi manajemen. Namun tidak jarang perusahaan gagal dalam implementasinya yang pada umumnya dikarenakan kurang mengertinya manajemen dalam memilih sistem informasi manajemen yang tepat sasaran sesuai kebutuhan perusahaan. Kegagalan tersebut dapat diminimalisir dengan menyewa konsultan IT yang berpengalaman di bidangnya dan profesional. 10
DAFTAR PUSTAKA O Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System. McGraw-Hill Irwin companies. Laudon, Kenneth & Jane. (2012). Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat. Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. 2002. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: UPP AMP YKPN 11