Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan kaedah mengurus khidmat tempahan kumpulan kebudayaan dan kesenian PKKSSAAS. 2.0 SKOP Skop ini meliputi kaedah tempahan khidmat kumpulan kebudayaan dan kesenian, pengenalpastian dan menghubungkan kumpulan kebudayaan dan kesenian yang sesuai dengan pelanggan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Berkaitan Berkaitan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Tajuk Dokumen Minit Mesyuarat Pengurusan Kualiti Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan PKK Pelanggan : Pelajar, staf, PTJ UPM, badan kerajaan, badan berkanun, pihak swasta dan individu yang berurusan dengan PKKSSAAS PGH : Pengarah PK : Pegawai Kebudayaan PTJ : Pusat Tanggungjawab PT : Pegawai Tadbir PPK : Penolong Pegawai Kebudayaan PT (P/O) : Pembantu Tadbir (P/O)
Halaman: 2/6 5.0 TANGGUNGJAWAB PGH dan PK bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dalam mengendalikan urusan tempahan khidmat kumpulan kebudayaan dan kesenian perlu mematuhi prosedur ini.
Halaman: 3/6 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Permohonan Hubungi Kumpulan Yang Dipohon Dapatkan Persetujuan Pengesahan dan Kelulusan 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Penilaian Prestasi Kumpulan Tamat 7.7
Halaman: 4/6 7.0 PROSES TERPERINCI Langkah Proses Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Permohonan 7.2.1 Terima Borang Tempahan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 02) daripada pemohon 7.2.2 Pastikan borang tempahan adalah lengkap dan memenuhi syarat-syarat penempahan seperti yang terdapat di dalam borang tempahan 7.2.3 Pastikan tempahan daripada pemohon dibuat selewat-lewatnya 14 hari bekerja sebelum tarikh penggunaan 7.2.4 Hantar Borang Makluman Penerimaan Permohonan Penggunaan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUMAN) dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh permohonan 7.3 Hubungi Kumpulan yang Dipohon 7.3.1 Hubungi kumpulan kebudayaan dan kesenian yang berkenaan PPK 7.4 Dapatkan Persetujuan 7.4.1 Terus ikut langkah 7.5 PPK
Halaman: 5/6 7.5 Pengesahan dan Kelulusan 7.5.1 Maklumkan kelulusan tempahan kepada pemohon dengan menghantar Borang Kelulusan Permohonan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) selewat-lewatnya 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan borang tempahan 7.6 Penilaian Prestasi Kumpulan 7.7 7.6.1 Buat penilaian Prestasi Kumpulan Kebudayaan dan Kesenian dalam tempoh 5 hari bekerja selepas tamat persembahan dengan menggunakan Borang Penilaian Prestasi Kumpulan (OPR/PKK/BR01/PENILAIAN) Tamat PGH PK/PKK
Halaman: 6/6 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa dan Cara Melupus 1. UPM/PKK/KHIDMAT JTK PK Bilik PT Pendaftar Khidmat Kebudayaan dan Kesenian Surat permohonan (jika ada) Borang Tempahan Perkhidmatan Kumpulan Kebudayaan dan Kesenian (OPR/PKK/BR01/TEMPAHAN 02) Borang Makluman Penerimaan Permohonan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/MAKLUMAN) Borang Kelulusan Permohonan Dewan Besar & Panggung Percubaan dan Perkhidmatan Kebudayaan (OPR/PKK/BR01/KELULUSAN) yang telah dilengkapkan. Borang Penilaian Prestasi Kumpulan (OPR/PKK/BR01/PENILAIAN) 9.0 SEJARAH SEMAKAN 3 Tahun No. Isu No. Semakan No. CPD Huraian Pindaan Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk Satu Persijilan PGH WP 03/01/2011 02 01 OPR-PKK : 02/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (Khas) PKKSSAAS kali ke-13/2011 PGH WP 12/09/2011 02 02 OPR-PKK : 01/2012 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan (Khas) PKKSSAAS kali ke-25/2012 PGH WP 09/05/2012