LAPORAN AKHIR Program Bantuan Pengembangan Layanan Pusat Karir Lanjutan (Tracer Study) (BPLPKL)

LAPORAN AKHIR Program Bantuan Pengembangan Layanan Pusat Karir Lanjutan (Tracer Study) (BPLPKL) Judul Program: Optimalisasi pelaksanaan Tracer study sebagai salah satu strategi pencapaian Visi Politeknik Caltex Riau Dilaporkan oleh: Politeknik Caltex Riau Direktorat Kemahasiswaan Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kemenristekdikti 2018

LEMBAR PENGESAHAN 1. Perguruan Tinggi : Politeknik Caltex Riau 2. Lembaga pengusul : Sumatera Career Center 3. Judul usulan program : Integrasi dan Optimasi Tracer Study Politeknik Caltex Riau 4. Penanggung jawab Nama : Muhammad Ihsan Zul, S.Pd, M.Eng. Jabatan : Pembantu Direktur Bidang Kerjasama, Bisnis dan Pemasaran Alamat : Jl. Umban Sari No 1 Rumbai Pekanbaru Telepon : 0761 53939 Faks : 0761 554224 E-mail : ihsan@pcr.ac.id 5. Ketua pelaksana Nama : Ary Kurniawan, S.S.T. Jabatan : Pengelola Sumatera Career Center Alamat : Jl. Umban Sari No 1 Rumbai Pekanbaru Telepon : 0761 53939 Mobile phone : 0811 7574 101 Faks : 0761 554224 E-mail : ary@pcr.ac.id Pekanbaru, Disampaikan oleh, Direktur Politeknik Caltex Riau Dr. Dadang Syarif Sihabudin Sahid, S.Si., M.Sc.

ABSTRAK Tracer study merupakan salah satu metode penelitian yang digunakan oleh Politeknik Caltex Riau untuk mendapatkan umpan balik dari alumni yang berupa data dengan hasil yang terukur, akurat dan dapat diperbandingkan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk memetakan dunia usaha dan industri dalam memperkecil perbedaan kompetensi yang diperoleh alumni saat kuliah dengan tuntutan dunia kerja dan juga sebagai bahan evaluasi dalam rangka perbaikan serta pengembangan kualitas dan sistem pendidikan di Politeknik Caltex Riau. Pelaksanaan Tracer Study 2018 untuk lulusan Politeknik Caltex Riau periode wisuda tahun 2016 yang berjumlah 284 Orang yang tersebar di delapan Program Studi. Survei dilakukan ke semua alumni lulusan tahun 2016, dengan menggunakan media sosial, web PCR, email blast, perekrutan surveyor dan kunjungan alumni. Metode pengisian tracer study yang telah dilakukan, antara lain alumni mengisi langsung melalui link: https://tracer.pcr.ac.id/ dan telepon intensif ke alumni oleh tim tracer study. Sumatera Career Center (SCC) sebagai penanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan tracer study 2018 dan juga bekerjasama dengan para pemangku kepentingan (stackholders) Politeknik Caltex Riau serta Ikatan Alumni (IKA) Politeknik Caltex Riau. Tracer study 2018 mendapatkan bantuan dari Kemenristekdikti berupa Program Bantuan Pengembangan Layanan Pusat Karir Lanjutan (BPLPKL) dan bantuan ini telah diberikan selama dua tahun berturut-turut ke Politeknik Caltex Riau. Adapaun data yang dihasilkan dari proses tracer study 2018, jumlah total responden adalah 284 orang dan yang telah megisi tracer study adalah sebanyak 257 orang dengan persentase 90,81%. Berdasarkan hasi pengolahan data yang dilakukan diperoleh keselarasan vertikal sebesar 40,8% tinggi, 48,5% sama, dan 10,8% rendah. Adapun keselarasan horisontal sebesar: 66,9% selaras dan 33,1% tidak selaras. 3

DAFTAR ISI BAB I LEMBAR PENGESAHAN... 2 ABSTRAK... 3 DAFTAR ISI... 4 DAFTAR GAMBAR... 6 DAFTAR TABEL... 7 BAB I PENDAHULUAN... 8 1.1 Konsep Dasar... 8 1.2 Tujuan Tracer study... 9 1.3 Manfaat Tracer Study... 10 BAB II METODOLOGI... 11 2.1 Metodologi Pelaksanaan... 11 2.2 Media dan Jenjang Komunikasi... 12 2.3 Responden Tracer Study... 13 BAB III CAPAIAN KEGIATAN... 14 3.1 SK Tim Pusat Karir Lanjutan (PKL) Politeknik Caltex Riau... 14 3.2 Sarana dan Prasarana... 14 3.3 Rencana Program Kerja Pusat Karir Lanjutan (PKL)... 15 3.4 Pelaksanaan Program Kerja Pusat Karir Lanjutan (PKL)... 16 3.4.3 Sosialisasi Informasi... 17 3.4.4 Pengumpulan Data... 20 3.4.5 Pengolahan Data dan Analisis... 21 BAB IV HASIL PUSAT KARIR LANJUTAN (PKL)... 22 4.1 Hasil Survey... 22 4.2 Metode Pembelajaran... 22 4.3 Masa Transisi... 23 4.3.1 Masa Mecari Kerja... 23 4.4 Pekerjaan Sekarang... 23 4.4.1 Status Alumni... 23 4.4.2 Jenis Instansi Tempat Bekerja... 24

4.4.3 Pendapatan Lulusan... 24 4.5 Keselarasan Vertikal dan Horizontal... 24 4.5.1 Keerataan Bidang Kerja dengan Program Studi... 24 4.5.2 Kesesuaian Tingkat Pendidikan dengan Pekerjaan Saat ini... 25 4.6 Rekapitulasi Hasil... 26 A. Butir Pertanyaan Metode Pembelajaran... 26 B. Butir Pertanyaan Masa Transisi... 26 C. Butir Pertanyaan Pekerjaan Sekarang... 27 D. Butir Pertanyaan Keselarasan Vertikal dan Horizontal... 27 E. Butir Pertanyaan Kompetensi... 28 4.8. Response Rate... 29 BAB V KENDALA DAN SOLUSI... 30 5.1 Kendala... 30 5.2 Solusi... 30 5

DAFTAR GAMBAR Gambar I.1 Kerangka Konsep Tracer Study... 8 Gambar II.1 Bagan Tracer Study Hingga Pelaksanaan Kegiatan... 12 Gambar II.2 Tahapan dan Rincian Pelaksanaan Kegiatan Tracer Study... 12 Gambar II.3 Jumlah Responden Pelaksanaan Tracer study Setiap Program Studi... 13 Gambar III.1 Struktur Organisasi Tim Tracer Study Politeknik Caltex Riau... 14 Gambar III.2 Rapat Rutin Tracer Study... 16 Gambar III.3 Website Resmi Tracer Study PCR... 17 Gambar III.4 Aplikasi Android Tracer Study PCR... 17 Gambar III.5 Sosialisasi Tracer Study Melalui Web PCR... 18 Gambar III.6 Sosialisasi di Media Sosial... 18 Gambar III.7 Sosialisasi Melalui Telepon... 19 Gambar III.8 Sosialisasi Tracer Study ke Alumni... 19 Gambar III.9 Sosialisasi Tracer study kepada Calon Wisudawan 2018 pada acara Pembengkalan Alumni... 20 Gambar III.10 Informasi Progress Tracer Study melalui Media Sosial... 20 Gambar III.11 Presentasi Hasil Tracer Study ke Pimpinan PCR... 21 Gambar III.12 Informasi Hasil ke Media Sosial dan Buku Tracer Study... 21 Gambar IV.1 Partisipasi Tracer Study 2018... 22 Gambar IV.2 Peran Pembelajaran... 22 Gambar IV.3 Status Alumni... 23 Gambar IV.4 Persentase Jenis Instansi Tempat Bekerja... 24 Gambar IV.5 Pendapatan Lulusan... 24 Gambar IV.6 Persentase Keeratan Bidang Kerja dengan Program Studi... 25 Gambar IV.7 Persentase Keeratan Bidang Kerja dengan Program Studi untuk Setiap Program Studi... 25 Gambar IV.8 Persentase Tingkat Pendidikan dengan Pekerjaan Saat ini... 26 Gambar IV.9 Persentase Tingkat Pendidikan dengan Pekerjaan Saat ini untuk Setiap Program Studi... 26

DAFTAR TABEL Tabel II.1 Jumlah Responden Pelaksanaan Tracer Study 2018... 13 Tabel III.1 Jadwal Kegiatan... 15 Tabel III.2 Alur Pembicaraan untuk Menelepon Responden... 18 7

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Konsep Dasar Tracer study merupakan metode yang dilakukan dengan cara survei kepada lulusan perguruan tinggi yang bertujuan untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat untuk kepentingan bahan evaluasi dalam rangka perbaikan serta pengembangan kualitas dan sistem pendidikan di perguruan tinggi. Informasi yang didapat dimanfaatkan untuk mengetahui hubungan kompetensi antara pendidikan tinggi dengan tuntutan dunia kerja, sebagai wadah untuk mengetahui relevansi pendidikan tinggi, informasi bagi pemangku kepentingan (stackholders) dan kelengkapan persyaratan bagai akreditasi. Fokus dari tracer study adalah kepada alumni yang merupakan output dari Perguruan Tinggi tersebut (Schomburg, 2011). Kerangka konsep tracer study dapat dilihat pada Gambar I.1. Gambar I.1 Kerangka Konsep Tracer Study Salah satu usaha perguruan tinggi untuk perbaikan sistem dan pengelolaan pendidikan dibutuhkan umpan balik dari alumni dengan melaksanakan tracer study. Arah kebijakan perguruan tinggi pada awal tahun ajaran diperoleh dari masukkan berupa kondisi, pengalaman dan motivasi mahasiswa baru yang masuk ke perguruan tinggi. Hal tersebut dapat dijadikan oleh perguruan tinggi dalam menerapkan sistem dan pengelolaan pendidikan seperti proses pembelajaran, proses pengajaran, penelitian, praktikum, workshop dan lain-lain. Proses pembelajaran dan pengajaran yang diterapkan perguruan tinggi akan membantu dalam membentuk karakter/kompetensi dari lulusan perguruan tinggi. Pengetahuan,

kemampuan, motivasi dan kompetensi yang dimiliki lulusan dibutuhkan dalam memasuki dunia kerja. Kondisi dan hasil saat lulusan menjalani pekerjaan di awal karir merupakan hal-hal yang dibutuhkan bagi perguruan tinggi untuk perbaikan sistem dan pengelolaan pendidikan. Kebutuhan dalam mengetahui rekam jejak lulusan dan hubungan pendidiakn tinggi dengan pekerjaan yang menjadi konsep dasar dalam penelitian tracer study. Idealnya pelaksanaan tracer study dilakukan satau sampai dengan tiga tahun semenjak kelulusan, karena pada massa tersebut alumni dianggap sudah memiliki pengalaman dan kompetensi dalam pekerjaan serta pengetahuan akan dunia kerja. Tracer study sebagai jembatan dalam penelitian dan kebutuhan perguruan tinggi untuk berkembang. Dengan melaksanakan tracer study, perguruan tinggi akan mendapatkan informasi atau data yang dapat digunakan dalam mengevaluasi dan memperbaiki mutu penjamian pendidikan, peningkatan pelayanan karir alumni, serta informasi dan pemasaran pendidikan. Selaian itu, tracer study berguna dalam penelitian karena dapat memberikan hasil yang berupa hubungan vertical diatntara overeducation dan undereducation, tepat atau tidaknya penerapan pendidikan dengan pekerjaan dan hubungan konsisi pendidikan dengan keberhasailan dalam pekerjaan. Peranan tracer study bagi penelitian dan institusi pendidikan sangat penting, sehingga pelaksanaan tracer study sangat perlu diterapkan sevara melembaga dan berkelanjutan. 1.2 Tujuan Tracer study Informasi mengenai kebutuhan stackholders terhadap alumni dapat digunakan untuk mencapai tujuan pelaksanaan tracer study dalam mengumpulkan informasi dan masukan yang relevan dari lulusan terkait dengan pembelajaran dan pengalam kerja yang dialami lulusan guna pengembangan perguruan tinggi. Adapun tujuan tracer study di Politeknik Caltex Riau dibagi ke dalam dua kategori, antara lain: A. Tujuan Internal 1) Untuk memperoleh data valid seputar alumni sebagai bahan perbaikan bagi institusi dalam berbagai sisi. 2) Sebagai bahan evaluasi untuk mengetahui relevansi pendidikan tinggi dengan pekerjaan (hardskill, softskill, faktor internal/eksternal, kompetensi, kontribusi, dsb), 3) Untuk membantu perguruan tinggi dalam proses akreditasi B. Tujuan Eksternal 9

1) Memberikan masukan dan data penting bagi Human Resource Development (HRD) perusahaan mengenai karakteristik alumni/lulusan suatu perguruan perguruan tinggi. 2) Memberikan bukti empiris mengenai alumni terkait pekerjaan, awal karir, relevansi pekerjaan alumni dengan pendidikan tinggi, dan data lainnya yang digunakan unruk memperbaiki kurikulum pendidikan. 3) Sebagai informasi bagi mahasiswa, orang tua, dosen, administrasi pendidikan dan para pelaku pendidikan mengenai alumni/lulusan perguruan tinggi. 1.3 Manfaat Tracer Study Penelusuran rekam jejak lulusan adalah salah satu hal strategis yang harus dilakukan oleh setiap institusi pendidikan, sehingga manfaat dari pelaksanaan tracer study dapat dirasakan oleh berbagai pihak, diantaranya: 1) Sebagai database alumni yang sangat dibutuhkan oleh institusi. 2) Sebagai sumber memperoleh data bahan analisa untuk berbagai keperluan oleh stakeholder di Politeknik Caltex Riau. 3) Sebagai sumber untuk memperoleh data alumni yang dibutuhkan oleh Ikatan Keluarga Alumni PCR (IKA-PCR)

BAB II METODOLOGI 2.1 Metodologi Pelaksanaan Metodologi yang digunakan untuk melaksanakan Tracer study di Politeknik Caltex Riau adalah Metode Sensus, dimana Tracer study dilakukan kepada seluruh alumni Politeknik Caltex Riau. Pada Tracer study 2018 ini difokuskan kepada Alumni Lulusan Tahun 2016, hal ini merujuk kepada Panduan Pelaksanaan Tracer study yang diterbitkan oleh Kemenristek Dikti. Data awal alumni diperoleh dari Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) Politeknik Caltex Riau, data yang diperoleh akan divalidasi dan dibagi menjadi dua bagian, yaitu: data yang akan digunakan sebagai database awal sistem dan data yang akan digunakan oleh pihak SCC untuk menghubungi alumni yang akan mengikuti Tracer study, lebih detail dapat dilihat pada Gambar II.1. Dalam pelaksanaannya Tim Panitia Tracer study juga dibantu oleh Ikatan Keluarga Alumni PCR (IKA-PCR) terutama dalam proses sosialisasi teknis pengisian formulir Tracer study bagi alumni-alumni yang berada di luar kota Pekanbaru. Mekanisme pelaksanaan tracer study secara garis besar dapat digambarkan melalui beberapa tahapan. Tahapan pelaksanaan tracer study dapat dilihat pada Gambar II.2. Secara garis besar ada 6 (enam) tahapan mekanisme pelaksanaan tracer study yaitu: (1). Perencanaan yang meliputi pembentukan tim pelaksana, pembagian tugas dan penyesuaian instrument tracer study, (2). Publikasi kegiatan meliputi launching kegiatan, publikasi kegiatan baiak internal maupu eksternal, (3). Pelaksanaan, dalam pelaksanaan dilakukan pengecekan hasil pengisisan, perekrutan surveyor dan kunjungan Alumni, (4). Pemantauan, pada tahap ini dilakukan pelaporan hasil berkala dan presentasi dengan rapat pimpinan akademik, (5). Rekapitulasi digunakan untuk pengumpulan data yang kemudian data tersebut akan diolah dan dapat ditunjukkan visualisasi hasil dan terakhir (6). Laporan, bertujuan untuk mendokumentasikan pelaksanaan tracer study yang akan digunakan untuk pelaporan PKTS dan akan dipresentasikan. Pelaksanaan Tracer study di Politeknik Caltex Riau dilakukan dengan cara online, hal ini dilakukan untuk mempermudah proses pelaksanaan Tracer study itu sendiri. Adapun media yang digunakan untuk pelaksanaannya menggunakan Website Tracer study PCR dengan alamat 11

www.tracer.pcr.ac.id menjadi media utama pelaksanaan Tracer study di PCR. Selain itu pengisian tracer study juga bisa dilakukan melalui aplikasi Android Tracer study PCR. Alumni juga bisa melakukan pengisian Tracer study melalui website ini, informasi login diberikan oleh SCC kepada setiap Alumni perserta Tracer study. Adapun kuisioner yang digunakan pada Tracer study 2018 merupakan kuisioner gabungan dari : 1. Kuisioner Tracer study Kemenristek Dikti, kuisioner ini diambil dari panduan resmi Kemenristek Dikti. 2. Kuisioner Internal Kebutuhan Institusi, kuisioner ini disusun oleh Tim Penyusun kuisioner yang sudah ditetapkan di PCR. Validasi Data Alumni dari Sistem Akademik Filter Data Alumni Dipilih data yang diperlukan untuk proses Tracer study dan data lainnya dihapus. Pelaksanaan Tracer Study Import Data Alumni hasil validasi ke Sistem Tracer Study (Data Lulusan yang memuat informasi detail lulusan serta nomor handphone, email dan sosial media lulusan) Gambar II.1 Bagan Tracer Study Hingga Pelaksanaan Kegiatan Gambar II.2 Tahapan dan Rincian Pelaksanaan Kegiatan Tracer Study 2.2 Media dan Jenjang Komunikasi Pada tahap publikasi kegiatan diperlukan media untuk launching dan sosialisasi kegiatan tracer study. Publikasi kegiatan dilakukan secara internal dan eksternal. Adapun media komunikasi yang digunakan untuk menyebarkan informasi ke pada responden adalah sebagai berikut: 1) Web Politeknik Caltex Riau 2) Media Sosial

Orang 3) Email blast 4) Telepon 5) SMS/ Massenger 6) Temu alumni 2.3 Responden Tracer Study Adapun Responden yang menjadi target pada pelaksanaan Tracer study 2018 adalah 284 Alumni PCR tahun wisuda 2016 yang tersebar di 8 (delapan) program studi yaitu 3 (tiga program studi D4 dan 5 Program studi D3. Jumalah alumni yang akan menjadi responden dapat dilihat pada Error! Reference source not found. dan secara grafik dapat dilihat pada Gambar II.3. Tabel II.1 Jumlah Responden Pelaksanaan Tracer Study 2018 No Program Studi Jumlah Alumni 1 Teknik Elektronika 30 2 Teknik Telekomunikasi 15 3 Teknik Komputer 31 4 Akuntansi 25 5 Teknik Mekatronika 39 6 Teknik Informatika 58 7 Sistem Informasi 46 8 Teknik Elektronika Telekomunikasi 40 Total 284 70 60 58 50 40 30 30 31 25 39 46 40 20 15 10 0 Teknik Elektronika Teknik Teknik Komputer Akuntansi Teknik Telekomunikasi Mekatronika Program Studi Teknik Informatika Sistem Informasi Teknik Elektronika Telekomunikasi Gambar II.3 Jumlah Responden Pelaksanaan Tracer study Setiap Program Studi 13

BAB III CAPAIAN KEGIATAN 3.1 SK Tim Pusat Karir Lanjutan (PKL) Politeknik Caltex Riau Pelaksana tracer study Politeknik Caltex Riau merupakan tim yang ditugaskan berdasarkan Surat Keputusan Direktur No. 0020a/SK-PEG/PCR/2018 tentang panitia pelaksana tracer study tahun 2018. Struktur organisasi tim tracer study Politeknik Caltex Riau ditunjukkan pada Gambar III.1 dengan penanggung jawab adalah Dr. Hendriko, S.T., M.Eng. selaku Direktur Politeknik Caltex Riau. Tim Panitia Pelaksana tracer study 2018 bekerja sama dengan Tim dari Sumatera Career Center (SCC) sebagai lembaga Pusat Karir yang dimiliki oleh Politeknik Caltex Riau. Ketua Dr. Dadang Syarif Sihabudin Sahid, S.Si., M.Sc Penanggung Jawab Dr. Hendriko, S.T., M.Eng. Bendahara Okta Trififiani, A.md. Anggota Dr. Mohammad Yanuar H, S.S.T, M.T. Sugeng Purwantoro ESGS, S.T., M.T Gita Nataria, A.Md. Maksum Rois AS, S.Kom, M.Eng Muhammad Ihsan Zul, S.Pd., M.Eng Made Rahmawaty, S.T., M.Eng Yuli Triani, S.S.T., M.Eng Istianah Muslim, S.T., M.T. Suci Nurulita, S.E., M.Si. Nanang Gunawan, S.Kom Sekretaris Ary Kurniawan, S.S.T. Gambar III.1 Struktur Organisasi Tim Tracer Study Politeknik Caltex Riau 3.2 Sarana dan Prasarana Adapun sarana dan prasarana yang digunakan untuk pelaksanaan tracer study 2018 di Politeknik Caltex Riau, antara lain: 1) Ruang Kerja 2) Ruang Rapat 3) Komputer dan Jaringan Internet 4) Server database 5) Sistem Online

6) Website 7) Telepon/Fax/Email/Alat Kontak 3.3 Rencana Program Kerja Pusat Karir Lanjutan (PKL) Rencana progam kerja PKL sesuai dengan mekanisme tahapan pelaksanaan tracer study mulai dari perencaaan, publikasi kegiatan, pelaksanaan, pemantauan, rekapitulasi dan laporan. Berdasarkan pada metode pelaksanaan, pelaksanaan Tracer study 2018 dilaksanakan dalam beberapa rangkaian kegiatan sebagai berikut: 1) Menyiapkan akun bagi alumni 2016 untuk mengisi tracer study di website www.tracer.pcr.ac.id. akun tersebut langsung dibagikan melalui email. Untuk menginfokan pengisian survei dilakukan dengan sms, telepon serta menggunakan bantuan surveyor dari tiap program studi. 2) Mempersiapkan proposal pengajuan program BPLPKL bulam Maret 2018. 3) Launching pelaksanaan Tracer study 2018 4) Menghadiri Sosialiasi Program Bantuan Pengembangan Pelayanan Pusat Karir Lanjutan di Lembaga Layanan Perguruan Tinggi (LLDikti) Wilayah 10, Padang. Pada tanggal 4 dan 5 Juni 2018. 5) Melakukan perbaikan sistem tracer study berdasarkan hasil evaluasi tracer study 2017. 6) Melakukan pengujian pengisian baik melalui aplikasi android maupun website tracer study. 7) Melakukan pertemuan mingguan untuk mengevaluasi capaian pelaksanaan Tracer study. 8) Melakukan Kunjungan Industri bulan Agutus 2018 9) Presentasi Poster dan Presentasi hasil tracer study di 12 14 November 2018 di Bintang Bali Resort Bali. 10) Sosialisasi Tracer study kepada Calon Wisudawan 2018 pada acara Pembekalan Alumni. Sesuai dengan jadwal pelaksaan Hibah Tracer study yang disosialiasikan, maka pelaksanaan Tracer study PCR 2018 diagendakan dalam 9 bulan seperti pada Error! Reference source not found. No Nama Kegiatan 1 Persiapan Kegiatan Tracer 2 Pembekalan Surveyor 3 Pelaksanaan Tracer Study 4 Reward dan Penghargaan Tabel III.1 Jadwal Kegiatan Bulan (2018) Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nov Des 15

No Nama Kegiatan 5 Kunjungan Alumni 6 Rapat Koordinasi 7 Publikasi dan Sosialisasi 8 Penulisan Laporan Akhir dan Analisis Tracer 9 Monitoring dan Evaluasi 10 Diseminasi Hasil 11 Pelaporan Akhir Bulan (2018) Apr Mei Jun Jul Ags Sept Okt Nov Des 3.4 Pelaksanaan Program Kerja Pusat Karir Lanjutan (PKL) 3.4.1 Rapat Rutin Tracer Study Untuk koordinasi tim PKL Politeknik Caltex Riau, maka dilakukan rapat rutin yang dilaksanakan setiap 1 bulan sekali, dengan tujuan untuk mendiskusikan proses pelaksanaan tracer study, mendiskusikan capain, permasalahan dan solusi tracer study, serta orientasi tracer study bagi calon alumni. Gambar III.2 merupakan dokumentasi rapat rutin tracer study. Gambar III.2 Rapat Rutin Tracer Study 3.4.2 Sistem Informasi dan Aplikasi Tracer Study Politeknik Caltex Riau Sistem informasi dan aplikasi tracer study Politeknik Caltex Riau yang digunakan untuk pengisisn tracer study melalui website dan aplikasi android. Aplikasi web dikembangkan sejak tahun 2016 dan mulai digunakan pada tracer study 2016. Pada tahun 2017 dikembangkan aplikasi android Pengisian Kuesioner melalui website resmi Tracer Study Politeknik 2018, yang dapat diakses melaui link: https://tracer.pcr.ac.id/. Gambar III.3 merupakan tampilan beranda dari website Tracer Study PCR 2018. Sebelum mengisi kuesioner responden wajib meminta akun

login alumni seperti pada Gambar III.3 dan akan diverifikasi melalui email. Dan Gambar III.4 memperlihatkan aplikasi untuk penngisian menggunakan android. Gambar III.3 Website Resmi Tracer Study PCR Gambar III.4 Aplikasi Android Tracer Study PCR 3.4.3 Sosialisasi Informasi Sosialisasi kegiatan tracer study 2018 bertujuan untuk menginformasikan ke pada lulusan tahun 2016 agar berpartisipasi dalam mengisi kuesioner untuk kegiatan tracer study Politeknik Caltex Riau. Sosialisasi dilakukan dengan beberapa cara, yaitu: 1) Publikasi Melalui Website Politeknik Caltex Riau. Penyebaran informasi tracer study juga dilakukan melalui website resmi Politeknik Caltex Riau melalui link: https://pcr.ac.id/. Gambar III.5 merupakan informasi tracer study melaui website Politeknik Caltex Riau 17

Gambar III.5 Sosialisasi Tracer Study Melalui Web PCR 2) Email Blast. Salah satu metode yang digunakan untuk penyebaran informasi melalui email blast. email blast menggunakan email google alumni. 3) Media Sosial (Facebook, Instagram). Media social merupakan salah satu cara sosialisasi yang paling efektif, karena sebagian besar alumni menggunakan media social seperti facebook, Instagram dan lain-lain. Gambar III.6 merupakan Contoh sosialisasi melaui media sosial. Gambar III.6 Sosialisasi di Media Sosial 4) Telepon. Dalam menelepon responden dilakukan oleh tim Sumatera Career Centers Politeknik Caltex Riau. Alur pembicaraan diatur sesuai dengan Tabel III.2 dan Gambar III.7 menunjukkan sosialisasi melalui telepon. Tabel III.2 Alur Pembicaraan untuk Menelepon Responden Tahap Uraian Jawaban 1 Selamat pagi/siang/sore - Salah sambung Maaf Apakah betul dengan saudara/saudari..(nama), Alumni (Prodi )- salah sambung Politeknik Caltex Riau - Benar lanjut pada tahap 2 a. Saya.(Nama Penelepon) dari career development center (CDC) Politeknik Caltex Riau. b. Mohon maaf mengganngu aktifitasnya.saya ingin menginformasikan 2 - Saya Sibuk Baiklah tidak apa-apa, mohon maaf jika mengganngu. Jika

Tahap Uraian Jawaban bahwa saat ini CDC sedang melakukan tracer study / pelacakan alumni saudara/saudari untuk kebutuhan akreditasi Program Studi.Mohon maaf, jika abang/kakak (Nama) berkenan meluangkan waktu sebentar untuk mengisi kuesioner tracer study di web tracer study PCR, alamatnya: https://tracer.pcr.ac.id/silakan untuk login untuk request password dan setelah itu silakan login untuk mengisi kuesioner sesuai dengan pertanyaan yang telah disediakan. Jika ada permasalahan silakan untuk menghubungi kami.kami berharap Abang/Kakak (nama) dapat mengisi kuisioner paling lambat akhir bulan Oktober 2018. 3 Terima kasih atas kesediannya untuk mengisi kuesioner Tracer Study. Selamat Pagi/Siang/Sore. (Nama) ada waktu akan kami hubungi kembali. - Ya ada apa? lanjut ke uraian b. Gambar III.7 Sosialisasi Melalui Telepon 5) Sosialisasi Melalui Suveyor. Sosialisasi melalui surveyor dengan membuat group WhatsApp yang bertujuan untuk menginformasikan jumlah responden yang telah mengisi dan juga informasi nama responden yang belum mengisi agar untuk segera dihubungi kembali agar segera untuk mengisi. 6) Sosialisasi Tracer study kepada para alumni yang tersebar di beberapa daerah. Perlunya sosialisasi kepada alumni secara langsung mengenai kegiatan tracer study dilakukan dengan kunjungan ke perusahaan-perusahaan tempat alumni bekerja yang tersebar di beberapa dareah. Gambar III.8 merupakan kegiatan sosialisasi ke beberapa perusahaan sebagai salah satu kegiatan kunjugan industri dan juga mensosialisasikan kegiatan tracer study ke alumni diperusahaan tersebut. Gambar III.8 Sosialisasi Tracer Study ke Alumni 19

7) Sosialisasi Tracer study kepada Calon Wisudawan 2018 pada acara Pembengkalan Alumni. Pembekalan alumni merupakan kegiatan yang dilakukan untuk para calon wisudawan dalam memberikan pembekalan kepada mahasiswa sebelum memasuki dunia kerja, selain itu dalam kegiatan ini juga diberikan sosialisasi tracer study mengenai apa itu tracer study, manfaat tracer study dan pentingnya partisipasi dan dukungan alumni dalam pelaksanaan tracer study demi kemajuan institusi. Gambar III.9 merupakan dokumemtasi kegiatan sosialisasi tracer study pada acara pembekalan Alumi yang dilaksanakan di Pekanbaru, 17 Oktober 2018. Gambar III.9 Sosialisasi Tracer study kepada Calon Wisudawan 2018 pada acara Pembengkalan Alumni 3.4.4 Pengumpulan Data Pengumpulan data hasil survey dilakukan dengan pengisian kuesioner online oleh para responde melalui website https://tracer.pcr.ac.id/. Alumni yang telah diemail namum mengisi kuesioner diingatkan kembali melalui surveyor di setiap program studi. Apabila belum merespon juga makan akan dihubungi melalui telepon secara intensif. Kemajuan pengisisn dipantau oleh setiap surveyor di Program Studi. Selain itu informasi progress tracer study diinformasikan melalui media sosial, dengan tujuan agar para lulusan dapat berperan aktif dalam mengisi tracer study dan juga informasi untuk bagian internal Politeknik Caltex Riau khususnya untuk setiap Program Studi. Gambar III.10 merupakan salah satu informasi progress tracer study melaui media sosial. Gambar III.10 Informasi Progress Tracer Study melalui Media Sosial

3.4.5 Pengolahan Data dan Analisis Data yang telah terkumpul sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Selanjutnya ditabulasi secara statistik. Kemudian data tersebut di presentasikan ke Pimpinan PCR. Gambar III.11 menunjukkan kegiatan pelaporan hasil analisis data tracer study ke Pimpinan Politeknik Caltex Riau. Setelah itu hasil pengolahan data dicetak untuk menjadi buku yang akan dibagikan ke setiap Program studi, diinformasikan melalui media sosial dan juga dibuatkan poster. Gambar III.12 menunjukkan informasi hasil tracer study ke media social dan Gambar III.12 menunjukkan buku hasil tracer study. Error! Reference source not found.. merupakan poster hasil tracer study Politeknik Caltex Riau 2018. Gambar III.11 Presentasi Hasil Tracer Study ke Pimpinan PCR Gambar III.12 Informasi Hasil ke Media Sosial dan Buku Tracer Study 21

BAB IV HASIL PUSAT KARIR LANJUTAN (PKL) 4.1 Hasil Survey Respoden pada tracer study 218 terdiri 284 (dua ratus delapan puluh empat orang) yang tersebar di 8 (delapan) program studi dengan 3 (tiga) program studi D4 dan 5 (lima) program studi D3. Ada 4 (empat) program studi yang lulusannya 100% berpartisipasi dalam mengisi tracer study yaitu: D3 Teknik Telekomunikasi, D3 Teknik Elektronika, D3 Teknik Komputer dan D3 Teknik Mekatronika dan Partisipasi terendah sebesar 68% dari Prodi Akuntasnsi. Total alumni mengisi tracer study sebanyak 257 Oang atau 90.81% dan ini merupakan capaian tertinggi dalam 3 (tiga) tahun terakhir. Jumlah partisipasi tracer study total keseluruhan diunjukkan oleh warna biru dan warna jingga menyatakan persentase alumni yang tidak mengisi tracer study. Selengkapnya dapat dilihat pada Gambar IV.1. 4.2 Metode Pembelajaran Gambar IV.1 Partisipasi Tracer Study 2018 Rincian hasil analisis peran metode pembelajaran dapat dilihat pada Gambar IV.2. Gambar IV.2 Peran Pembelajaran

4.3 Masa Transisi 4.3.1 Masa Mecari Kerja Berdasarkan data hasil tracer study sebagian besar lulusan mendapatkan pekerjaan pertama setelah lulus dengan persentase rata-rata 84,35% dan sebelum lulus dengan rata-rata sebesar 15,65%. Lulusan Program studi D4-Teknik informatika dan D4-Teknik Informasi paling tinggi diterima bekerja sebelum lulus dengan rata-rata 27%. Sedangkan waktu tunggu lulusan untuk mendapatkan pekerjaan dibagi menjadi 2 (dua) kategori yaitu antar 0 (nol) sampai dengan 6 (enam) bulan dan lebih besar dari 6 (enam) bulan. Berdasarkan hasil survey, rata-rata persentasi waktu tunggu lulusan untuk mendapatkan pekerjaan sebesar 77,72 % untuk waktu tunggu 0-6 (nol-enam) Bulan dan 22,28% untuk waktu mendapat kerjaan lebih dari 6 (enam) bulan. 4.4 Pekerjaan Sekarang 4.4.1 Status Alumni Gambar IV.3 Status Alumni 23

4.4.2 Jenis Instansi Tempat Bekerja 4.4.3 Pendapatan Lulusan Gambar IV.4 Persentase Jenis Instansi Tempat Bekerja Gambar IV.5 Pendapatan Lulusan 4.5 Keselarasan Vertikal dan Horizontal 4.5.1 Keerataan Bidang Kerja dengan Program Studi Rata-rata Persentase responden menyatakan bahwa antara apa yang diperoleh saat perkuliahan dengan apa yang didapat pada saat bekerja memiliki hubungan yang cukup erat yaitu sebesar 31,22%, kemudian diikuti dengan yang menyatakan erat sebesar 22,78%, selanjutnya menyatakan sangat erat sebesar 21,52%, untuk yang menyatakan kurang erat sebear 11,81% dan tidak sama sekali erat sebesar 12,66%. Dapat ditarik kesimpulan bahwa rata-rata persentase keeratan bidang kerja dengan program studi sebesar 75,52% untuk menyatakan sangat erat, erat dan cukup erat, yang ditunjukkan pada Gambar IV.6. Data keeratan bidang kerja dengan program studi untuk setiap Program Studi yang ada di Politeknik Caltex Riau ditunjukkan pada Gambar IV.7. Persentase tertinggi untuk sangat erat sebesar 34,00% pada Program Studi Teknik Informatika, sedangkan persentase tertinggi

menyatakan erat sebesar 40,74% pada Program Studi Teknik elektronika, untuk yang menyatakan cukup erat persentase tertinggi diperoleh Program Studi Teknik Elektronika Telekomunikasi sebesar 48,15%, Responden Program Studi Teknik Elektronika juga tertinggi dalam meyatakan kurang erat yaitu sebesar 14.81% dan Responden tertinggi yang menyatakan tidak sama sekali erat sebesar 20,00% dari Teknik Telekomunikasi. Gambar IV.6 Persentase Keeratan Bidang Kerja dengan Program Studi Gambar IV.7 Persentase Keeratan Bidang Kerja dengan Program Studi untuk Setiap Program Studi 4.5.2 Kesesuaian Tingkat Pendidikan dengan Pekerjaan Saat ini Berdasarkan tingkat pendidikan dengan pekerjaan saat ini sebagian besar alumni mendapatkan pekerjaan sesuai dengan tingkat pendidikannya dengan rata-rata sebesar 61,18% dan sebesar 26,16% alumni mendapatkan pekerjaan setingkat lebih tinggi. Alumni yang mendapatkan pekerjaan satu tingkat lebih rendah yaitu sebesar 8,02% dan Persentase terendah dengan rata-rata sebesar 4,64% menyatakan tidak perlu pendidikan tinggi dalam pekerjaan yang digeluti. Gambar IV.8 menyatakan persertase tingkat pendidikan dengan pekerjaan saat ini dan untuk data setiap Program Studi dapat di lihat pada Gambar IV.9. 25

Gambar IV.8 Persentase Tingkat Pendidikan dengan Pekerjaan Saat ini Gambar IV.9 Persentase Tingkat Pendidikan dengan Pekerjaan Saat ini untuk Setiap Program Studi 4.6 Rekapitulasi Hasil Berdasarkan hasil PKL yang telah diuraikan sebelumnya, dapat disimpulkan dalam Tabel 4.1 yang merupakan rekapitulasi hasil PKL tracer study Politeknik Caltex Riau 2018. A. Butir Pertanyaan Metode Pembelajaran Seberapa besar penekanan pada metode pembelajaran dilaksanakan di program studi Anda? B. Butir Pertanyaan Masa Transisi Kapan anda mulai 1 mencari pekerjaan? (tidak Tabel 4.1 Data Rekapitulasi Hasil PKL Jawaban Sesuai Hasil TS Rata-rata setiap jawaban dengan Skala = 1: Sangat Penting, 5 : tidak sama sekali: Teori: 2,66 Demontrasi Dosen: 2,24 Proyek Riset: 2,74 Kerja Praktik: 2,17 Praktikum: 1,77 Diskusi: 2,28 Jawaban Sesuai Hasil TS 37,2% sebelum wisuda, median 2 bulan 62,7 sesudah wisuda, median 2 bulan

termasuk pekerjaan sambilan) Bagaimana cara anda mencari pekerjaan 2 tersebut? (3 cara tertinggi mencari pekerjaan) Berapa bulan waktu yang dihabiskan (sebelum dan 3 sesudah kelulusan) untuk memeroleh pekerjaan pertama? Berapa perusahaan/instansi/instit usi yang sudah anda 4 lamar (lewat surat atau e- mail) sebelum anda memeroleh pekerjaan pertama? Berapa banyak perusahaan/instansi/instit 5 usi yang merespons lamaran anda? Berapa banyak perusahaan/instansi/instit 6 usi yang mengundang Anda wawancara? C. Butir Pertanyaan Pekerjaan Sekarang Apakah anda bekerja saat 1 ini (termasuk kerja sambilan dan wirausaha)? 2 3 4 Bagaimana anda menggambarkan situasi anda saat ini? Apakah anda aktif mencari pekerjaan dalam 4 minggu terakhir? Apa jenis perusahaan/instansi/instit usi tempat anda bekerja sekarang? Kira-kira berapa 5 pendapatan anda setiap bulannya? D. Butir Pertanyaan Keselarasan Vertikal dan Horizontal Seberapa erat hubungan antara bidang studi 1 dengan pekerjaan anda? 1. Melalui iklan di koran/majalah, brosur 2. Mencari lewat internet/iklan online/milis 3. Dihubungi oleh Perusahaan Median 2 bulan sebelum lulus, dan Median 3 bulan setelah lulus Median 6 perusahaan Median 4 perusahaan Median 3 perusahaan Jawaban Sesuai Hasil TS 80,24 % Bekerja dan 9,09 % Belum Bekerja a. Bekerja: 80,24 % b. Melanjutkan Pendidikan : 8,3% c. Melanjutkan Belajar dan Mencari Pekerjaan: 1,19% d. Saya menikah : 1,19% e. Saya sedan menjccari pekerjaan : 9,09% Tidak 95,3%, Ya 4,7% a. Swasta : 64,56% b. Pemerintah/BUMN: 14,77% c. Wiraswasta: 10,55% d. Organisasi Non Profit: 1,27% e. Lainnya : 8,86% Median : a. Penghasilan Utama : Rp. 4.000.000 b. Penghasilan Tambahan : Rp. 2,000,000 Jawaban Sesuai Hasil TS a. Sangat Erat: 21,52% b. Erat: 22,78% c. Cukup Erat: 31,22% d. Kuran Erat: 11,81% e. Tidak Sama sekali: 12,66% 27

Tingkat pendidikan apa yang paling tepat/sesuai 2 untuk pekerjaan anda saat ini? Jika menurut anda pekerjaan anda saat ini tidak sesuai dengan 3 pendidikan anda, mengapa anda mengambilnya? Jawaban bisa lebih dari satu E. Butir Pertanyaan Kompetensi 1 Pada saat lulus, pada tingkat mana kompetensi di bawah ini anda kuasai? (A) 2 Pada saat lulus, bagaimana kontribusi perguruan tinggi dalam hal kompetensi di bawah ini? (B) a. Setingkat lebih tinggi: 26,16% b. Tingkat yang sama: 61,18% c. Tingkat lebih rendah: 8,02% Belum mendapatkan pekerjaan yang lebih sesuai Jawaban Sesuai Hasil TS 1. Pengetahuan di bidang atau disiplin ilmu anda: 3,87 2. Pengetahuan di luar bidang atau disiplin ilmu Anda: 3,70 3. Pengetahuan umum: 3,71 4. Bahasa Inggris: 3,53 5. Keterampilan internet: 4,16 6. Keterampilan komputer: 4,12 7. Berpikir Kritis: 3,94 8. Keterampilan riset: 3,7 9. Kemampuan belajar: 3,96 10. Kemampuan berkomunikasi: 4,04 11. Bekerja di bawah tekanan: 3,99 12. Manajemen waktu: 4,03 13. Bekerja secara mandiri: 4,09 14. Bekerja dalam tim/bekerjasama dengan orang lain: 4,22 15. Kemampuan dalam memecahkan masalah: 3,96 16. Negosiasi: 3,76 17. Kemampuan analisis: 3,89 18. Toleransi: 4,06 19. Kemampuan adaptasi: 4,14 20. Loyalitas: 4,07 21. Integritas: 4,07 22. Bekerja dengan orang yang berbeda budaya maupun latar belakang: 4,17 23. Kepemimpinan: 3,87 24. Kemampuan dalam memegang tanggungjawab: 4,16 25. Inisiatif: 4,02 26. Manajemen proyek/program: 3,84 27. Kemampuan untuk memresentasikan ide/produk/laporan: 3,89 28. Kemampuan dalam menulis laporan, memo dan dokumen: 4,01 29. Kemampuan untuk terus belajar sepanjang hayat: 4,13 1. Pengetahuan di bidang atau disiplin ilmu anda: 3,89 2. Pengetahuan di luar bidang atau disiplin ilmu Anda: 3,80 3. Pengetahuan umum: 3,83 4. Bahasa Inggris: 3,74 5. Keterampilan internet: 3,98 6. Keterampilan komputer: 4,06 7. Berpikir Kritis: 4,02 8. Keterampilan riset: 3,85 9. Kemampuan belajar: 4,06 10. Kemampuan berkomunikasi: 4.13 11. Bekerja di bawah tekanan: 4,06 12. Manajemen waktu: 4,07 13. Bekerja secara mandiri: 4,03 14. Bekerja dalam tim/bekerjasama dengan orang lain: 4,16

4.8. Response Rate 15. Kemampuan dalam memecahkan masalah: 4,02 16. Negosiasi: 3,80 17. Kemampuan analisis: 3,98 18. Toleransi: 3,98 19. Kemampuan adaptasi: 4,11 20. Loyalitas: 4,04 21. Integritas: 4,02 22. Bekerja dengan orang yang berbeda budaya maupun latar belakang: 4,06 23. Kepemimpinan: 3,85 24. Kemampuan dalam memegang tanggungjawab: 4,16 25. Inisiatif: 4,05 26. Manajemen proyek/program: 3,85 27. Kemampuan untuk memresentasikan ide/produk/laporan: 3,93 28. Kemampuan dalam menulis laporan, memo dan dokumen: 3,94 29. Kemampuan untuk terus belajar sepanjang hayat: 4,12 Berdasarkan hasil survey yang dilakukan dalam tracer study Politeknik Caltex Riau, maka dihitung persentase alumni yang merespon kegiatan tracer study. Hasil response rate ditunjukkan pada Tabel 4.2. Tabel 4.2 Response Rate Hasil Tracer Study 2018 Jumlah Persentase Jumlah Target Populasi (a) 283 Jumlah Populasi Tidak Terkontak (b) 0 Target Subyek (c=a-b) 283 Jumlah Responden (d) 257 Gross Response Rate {e=(d/a)*100} 90,81 % Net Response Rate {f=(d/c)*100} 90,81 % Completion Rate {subyek yang mengisi kuesioner lengkap dari total responden(d)} 90,81 % 29

BAB V KENDALA DAN SOLUSI 5.1 Kendala Dalam pelaksanaan tracer study 2018 Politeknik Caltex Riau, ada beberapa kendala yang dihadapi selama pelaksanaan antara lain: 1) Sebagian kecil lulusan masih menganggap tidak perlu mengisi survey tracer study. Hal ini terlihat dari jumlah lulusan yang berhasil dihubungi dan tidak mengisi survei. 2) Beberapa alumni mempertanyakan keamanan data pribadi dan mengusulkan untuk menjaga data hasil tracer study dengan baik agar tidak tersebar kepada pihak-pihak yang tidak berkepentingan. 5.2 Solusi Agar kendala dalam pelaksanaan tracer study dapat diselesaiakan maka beberapa solusi diperlukan untuk penyelesaian permasalahan tersebut, antara lain: 1) Melakukan sosialisasi secara gencar dan konsisten dengan menguatkan konten yang berisikan pentingnya mengisi tracer study bagi lulusan/alumni. 2) Memberikan jaminan keamanan data pribadi, setidaknya perlu dicantumkan disclaimer tentang keamanan data pribadi.