Buku Panduan. Panduan Pelaksanaan Program. Penguatan KOPERTIS dalam Penjaminan Mutu Prodi

Transkripsi

1 Buku Panduan Panduan Pelaksanaan Program Penguatan KOPERTIS dalam Penjaminan Mutu Prodi Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi 2018 Hal 1

2 DAFTAR ISI Daftar Isi A. Latar Belakang B. Tujuan, Sasaran, dan Deskripsi Program C. Dasar Hukum D. Persyaratan E. Komponen Biaya Yang Boleh Diusulkan F Proses Evaluasi dan telaah Rancangan kegiatan G. Kriteria Evaluasi dan Telaah Rancangan Kegiatan H. Jadwal Kegiatan I. Kaidah Penulisan Rancangan kegiatan Lampiran 1: Contoh Format Cover Depan Lampiran 2: Contoh Lembar Pengesahan

3 A. LATAR BERLAKANG Perguruan tinggi sebagai penyelenggara pendidikan tinggi merupakan institusi yang sangat berpengaruh dalam menentukan kualitas masa depan bangsa. Sebagai bangsa, Indonesia merupakan negara besar dengan jumlah perguruan tinggi terbanyak di dunia. Pada awal Januari 2018 terdapat empat ribu lima ratus sembilan puluh delapan (4.598) perguruan tinggi dengan rincian perguruan tinggi (PT) Negeri 401 PTN (9%) dan PTS (91%). Sedangkan PT di bawah naungan Kemenristekdikti berjumlah PT yang berbentuk universitas, institut, sekolah tinggi, politeknik, akademi, dan akademi komunitas. Jika dilihat dari jumlahnya, perguruan tinggi swasta berlipat kali jumlahnya dari perguruan tinggi negeri, atau kurang lebih 36 kali. Jumlah PTS ini masih terus bertambah setiap tahunnya karena adanya usulan baru dalam pendirian PT. Jumlah PTS yang sangat besar berpotensi dalam menghasilkan SDM berkualitas jika dapat ditingkatkan mutunya secara sistematis dan berkelanjutan. Kemenristekdikti dalam mengelola PTS melakukannya secara khusus dengan membentuk Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta yang dikenal dengan KOPERTIS. Merujuk pada Permendikbud Nomor 1 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta, KOPERTIS adalah Pelaksana tugas di bidang pengawasan, pengendalian, dan pembinaan perguruan tinggi di suatu wilayah yang dipimpin oleh Koordinator, yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi. Koordinator Kopertis selanjutnya dibantu oleh Sekretaris Pelaksana. Salah satu tugas khusus Kopertis adalah melakukan pembinaan dalam penjaminan mutu pada perguruan tinggi dan program studi. Hal ini secara langsung mempengaruhi usaha pembinaan dan peningkatan kualitas/mutu dari perguruan tinggi oleh Kemenristekdikti. Pembinaan dan usaha peningkatan mutu pendidikan tinggi saat ini dilakukan secara langsung terpusat di Direktorat Penjaminan Mutu Direktorat Jenderal Belmawa. Pembinaan terpusat menjadikan jangkauan kendali relatif terbatas mengingat jumlah institusi pendidikan tinggi yang sangat besar. Sementara jumlah PT dengan program studi yang terakreditasi BAN-PT kualifikasi unggul masih rendah. Data BAN-PT menunjukan bahwa 66 PT mempunyai akreditasi A, 534 PT berakreditasi B, dan 954 PT berakreditasi C. Ditinjau dari mutu berdasar akreditasi program studi, fakta dan data saat ini ada prodi terakreditasi dari prodi seluruh perguruan tinggi dengan jumlah prodi terakreditasi A sebanyak (14,5%), terakreditasi B sebanyak (53%), dan terakreditasi C sebanyak 6.521(32.5%), bahkan ada yang belum terakreditasi 5838 program studi (hasil analisa data BAN-PT per 31 Januari 2018 dan PD Dikti per 31 Januari 2018). Data ini menunjukkan bahwa sebagian besar dari prodi dan tentunya PT terkait perlu untuk ditingkatkan mutunya. Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

4 Kondisi tersebut mendasari Kemenristekdikti melalui Direktorat Penjaminan Mutu, melibatkan Kopertis dalam pembinaan dan peningkatan kualitas pendidikan tinggi. Pelibatan ini dilakukan melalui pemberdayaan fungsi dan peran Kopertis dalam upaya peningkatan mutu perguruan tinggi di wilayahnya. Susunan organisasi pada Kopertis saat ini dibedakan menjadi dua tipe sekretariat pelaksana, yakni tipe A dan tipe B. Sekretariat Tipe A mencakup: a. Bidang Akademik, Kemahasiswaan, dan Ketenagaan; b. Bidang Kelembagaan dan Sistem Informasi; c. Bagian Umum; dan d. Kelompok Jabatan Fungsional. Sedangkan sekretariat Tipe B mencakup a. Bidang Akademik, kemahasiswaan, dan kelembagaan; b. Bagian Umum; dan c. Kelompok Jabatan Fungsional. Dua tipe sekretariat ini belum mengakomodasi fungsi penjaminan mutu secara khusus. Kopertis perlu mengintegrasikan fungsi penjaminan mutu pada sistem organisasinya. Kemenristekdikti selanjutnya akan menyertakan Kopertis dalam membina perguruan tinggi di lingkup wilayah tugasnya yang masih perlu untuk ditingkatkan mutu penyelenggaran pendidikannya. Pelibatan Kopertis melalui mekanisme penunjukan dengan proses yang terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan. Agar pembinaan dan pengembangan mutu oleh seluruh Kopertis yang ada di Indonesia kepada PTS yang ada di wilayahnya dapat dijamin proses dan hasilnya, maka diperlukan model kerja dalam penyelenggaraan proses pembinaan dan pengembangan tersebut. Hasil model kerja selanjutnya dipergunakan oleh Kopertis untuk membina PTS di wilayah koordinasinya secara serempak. Bertolak dari wacana di atas, Direktorat Jenderal Belmawa memfasilitasi Kopertis dalam meningkatkan kapasitas dan kapabilitas peningkatan mutu program studi dan perguruan tinggi melalui pendanaan Program Penguatan Kopertis. Hasil yang diharapkan dari program ini adalah meningkatnya kualitas program studi di PTS. Kopertis yang menerima program penguatan ini diharuskan membuat rancangan kegiatan yang dapat menunjukkan kemampuan diri untuk mengelola dan melaksanakan program peningkatan mutu pendidikan tinggi di wilayahnya. Tahun 2018 merupakan penyelenggaraan kedua Program Penguatan Kopertis, dan diharapkan mengimplementasikan model kerja penjaminan mutu yang dibuat pada tahun pertama di tahun Evaluasi rancangan kegiatan akan memperhatikan kemampuan Kopertis dalam mendiskripsikan program kerja, tahapan/skema implementasi model kerja, mekanisme kerja, serta dukungan data yang relevan dan valid. Evaluasi dokumen rancangan kegiatan dilakukan untuk melihat kemampuan dan kesiapan seluruh unsur dalam melakukan dan menyelesaikan program penguatan Kopertis. Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

5 B. TUJUAN, SASARAN DAN DESKRIPSI PROGRAM Tujuan 1. Meningkatkan peran dan fungsi Kopertis dalam layanan mutu PTS di wilayahnya. 2. Memfasilitasi implementasi model kerja penjaminan mutu di dalam struktur Kopertis. 3. Mendorong proses peningkatan mutu perguruan tinggi khususnya di wilayah koordinasi. 4. Meningkatkan jumlah program studi yang mendapatkan layanan sistem mutu dari kopertis. Sasaran : Program ini diperuntukkan bagi Kopertis di seluruh Indonesia. berdasarkan Permendikbud Nomor 42 Tahun 2013, tanggal 12 April 2013 tentang Perubahan atas Permendikbud No. 1 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta, jumlah Kantor Kopertis adalah 14 wilayah yang terbagi menjadi dua tipe: 1. Sekretariat Pelaksana Kopertis Tipe A terdiri dari a. Kopertis Wilayah I Medan b. Kopertis Wilayah III Jakarta, c. Kopertis Wilayah IV Bandung, d. Kopertis Wilayah VII Surabaya, e. Kopertis Wilayah IX Makassar. 2. Sekretariat Pelaksana Kopertis Tipe B terdiri dari a. Kopertis Wilayah II Palembang, b. Kopertis Wilayah V Yogyakarta, c. Kopertis Wilayah VI Semarang, d. Kopertis Wilayah VIII Denpasar, e. Kopertis Wilayah X Padang, f. Kopertis Wilayah XI Banjarmasin, g. Kopertis Wilayah XII Ambon, h. Kopertis Wilayah XIII Banda Aceh, i. Kopertis Wilayah XIV Biak. Deskripsi Program: Merupakan program penguatan layanan mutu di Kopertis dalam rangka meningkatkan mutu Prodi PT di wilayah koordinasinya. Program penguatan Kopertis tahun 2018 difokuskan untuk implementasi model kerja penjaminan mutu pada perguruan tinggi dan program studi yang ada di wilayah koordinasinya minimal 14 prodi per Kopertis. Program penguatan layanan mutu pada Kopertis akan memudahkan Direktorat Penjaminan Mutu untuk mempropagasikan dan mendiseminasikan pelaksanaan penjaminan mutu untuk peningkatan kualitas perguruan tinggi beserta seluruh program studinya. Program yang diusulkan dapat bersinergi atau saling melengkapi dengan program dari Kemenristekdikti lainnya. Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

6 Luaran Program : 1. Terwujudnya penguatan layanan mutu yang tercantum dalam kebijakan, regulasi dan mekanisme penjaminan mutu Kopertis. 2. Jumlah program dan dokumen hasil Implementasi layanan mutu di Kopertis. 3. Jumlah program studi yang mendapatkan layanan mutu di Kopertis C. DASAR HUKUM 1) Undang-Undang nomor 12 tahun 2012, tentang Pendidikan Tinggi 2) Peraturan Pemerintah nomor 04 tahun 2014, tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi. 3) Peraturan Presiden No.13 Tahun 2015 tentang Kementerian Riset,Teknologi dan Pendidikan Tinggi. 4) Permenristekdikti No. 44 tahun 2015, tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi 5) Permenristekdikti No. 62 tahun 2016, tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi 6) Permenritekdikti No. 32 tahun 2016, tentang Akreditasi Perguruan Tinggi dan Program Studi 7) Permenristekdikti No. 13 tahun 2015, tentang Rencana Strategis Kemristekdikti Tahun ) Permenristekdikti No. 15 tahun 2015, tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemristekdikti 9) Permenristekdikti No. 61 Tahun 2016, tentang Pangkalan Data Pendidikan Tinggi. 10) Permenristekdikti Nomor 100 tahun 2016 tentang Pendirian, Perubahan, Pembubaran Perguruan Tinggi Negeri dan Pendirian, Perubahan, Pencabutan Izin Perguruan Tinggi Swasta. 11) Permendikbud Nomor 42 Tahun 2013, tanggal 12 April 2013 tentang Perubahan atas Permendikbud No. 1 Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Koordinasi Perguruan Tinggi Swasta Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

7 D. PERSYARATAN Program Penguatan Kopertis dalam Penjaminan Mutu Prodi diberikan dengan memperhatikan adanya jaminan keberhasilan program. Program ini bersifat terbuka bagi semua Kopertis berdasarkan usulan rancangan kegiatan. Kopertis sebagai penerima program diwajibkan memberikan informasi dan data lengkap yang dapat dipergunakan untuk melakukan pendampingan dan evaluasi pelaksanaannya. Persyaratan tersebut mencakup : 1. Kesediaan mengajukan rancangan kegiatan sesuai dengan struktur dan program untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dalam panduan ini. 2. Kesediaan membentuk Tim Kerja yang bertugas melaksanakan program dengan melibatkan fasilitator SPMI wilayah. 3. Kesanggupan untuk mengimplementasikan model kerja untuk melaksanakan fungsi dan tugas pembinaan penjaminan mutu prodi pada PTS di wilayahnya. 4. Kesanggupan untuk membuat laporan kemajuan dan laporan akhir. Kesanggupan dan kesediaan dilengkapi dengan surat pernyataan yang disyahkan oleh koordinator. E. KOMPONEN BIAYA YANG BOLEH DIUSULKAN Besarnya dana yang dapat diusulkan oleh tiap Kopertis pengusul adalah Rp ,- (Dua Ratus Lima Puluh Juta Rupiah). Dana yang diusulkan sudah termasuk pajak sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku. Komponen biaya yang diajukan harus dapat dilihat kaitannya dengan program yang diusulkan dan disertai dengan argumentasi dan justifikasi yang kuat, tentang pemanfaatan dana yang diusulkan. Dana program ini tidak ditujukan untuk investasi, akan tetapi untuk membiayai pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana acuan kegiatan. Dana program akan dicairkan melalui rekening Kopertis. Agar pengusul memiliki patokan umum dalam menyusun anggaran yang akan diajukan, berikut diberikan kelompok pembiayaan kegiatan yang dapat diajukan. Lokakarya Komponen kegiatan ini dapat digunakan untuk lokakarya dalam implementasi sistem model kerja untuk pembinaan penjaminan mutu di prodi. Biaya yang dapat diajukan untuk kegiatan lokakarya meliputi honorarium narasumber/pembicara, biaya perjalanan narasumber, konsumsi selama lokakarya dan bahan habis pakai/atk. Satuan biaya untuk setiap jenis biaya mengacu pada Standar Biaya Umum (SBU) Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

8 Koordinasi Lintas Institusi Komponen kegiatan ini ditujukan untuk mendukung Tim Kerja dalam melakukan pembinaan penjaminan mutu di prodi. Biaya Tim Kerja dalam melakukan pembinaan penjaminan mutu di prodi mencakup biaya hidup harian, dan perjalanan pergi-pulang serta honorarium narasumber. Pengembangan Program Komponen kegiatan ini dapat digunakan untuk menyusun kebijakan, regulasi, Prosedur Operasi Baku (POB) dan program pelaksanaan penjaminan mutu di lingkungan Kopertis dan semua PTS yang berada di wilayahnya. Pengelolaan Kegiatan (maksimum 20%) Komponen pengelolaan yang dapat didanai adalah honorarium untuk Tim taskforce, pembelian ATK, biaya rapat dan perjalanan yang diperlukan dalam rangka monitoring dan koordinasi (bukan transport lokal/harian). Alokasi dana untuk pengelolaan maksimum 20%. Besarnya pagu maksimum untuk pembiayaan seluruh kegiatan di atas ditetapkan sebagai berikut: 1. Honorarium (30%) 2. Perjalanan (30%) 3. Bahan Habis (10%) 4. Paket Meeting (30%) F. PROSES EVALUASI dan TELAAH RANCANGAN KEGIATAN Evaluasi rancangan kegiatan dilakukan oleh tim evaluasi berdasarkan tahapan sebagai berikut: 1. Administrasi Rancangan kegiatan yang masuk akan dievaluasi terhadap pemenuhan persyaratan. 2. Dokumen Rancangan kegiatan yang memenuhi persyaratan dievaluasi secara terpisah oleh 2 (dua) evaluator, berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan dan memberikan rekomendasi perbaikan. 3. Penetapan Penerima Bantuan Penerima bantuan ditetapkan oleh Direktur Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi setelah memperhatikan rekomendasi dari tim evaluasi baik menyangkut evaluasi kelengkapan rancangan kegiatan dan kelayakan implementasi. Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

9 Hasil evaluasi rancangan kegiatan dipergunakan sebagai landasan pembinaan dan koordinasi antara Kopertis penerima program dengan Direktorat Penjaminan Mutu agar program terlaksana sesuai dengan tujuan. G. KRITERIA EVALUASI Rancangan kegiatan yang memenuhi persyaratan administratif akan dievaluasi berdasarkan kriteria sebagai berikut: 1. Kelengkapan rancangan kegiatan Evaluasi dilakukan terhadap kelengkapan dokumen diantaranya: kesesuaian format usulan rancangan kegiatan, kelengkapan data dukung yang meliputi keberadaan dari tim kerja penjaminan mutu, model kerja sistem penjaminan mutu di Kopertis. 2. Relevansi Program Evaluasi dilakukan terhadap kesesuaian rancangan kegiatan dengan tujuan program penguatan Kopertis. 3. Kelayakan Penyelenggaraan dan keberlanjutan Evaluasi dilakukan terhadap kesesuaian rancangan kegiatan dengan sumber daya yang diusulkan, baik dari aspek pembiayaan, fasilitas maupun sumber daya manusia. H. JADWAL KEGIATAN No Kegiatan Waktu 1 Pengumuman Program 20 Februari Batas akhir pengiriman rancangan kegiatan 16 Maret Evaluasi rancangan kegiatan Maret Penetapan penerima program 26 Maret Penandatanganan perjanjian 2 April Pelaksanaan program 3 April sd 9 Nopember Laporan kemajuan 20 Juli Pendampingan dan evaluasi Juli sd Oktober 9 Laporan Akhir 30 Nopember 2018 I. KAIDAH PENULISAN RANCANGAN KEGIATAN Dokumen rancangan kegiatan harus dikemas secara ringkas namun kaya informasi dan ditulis menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar serta mengikuti kerangka pikir logis yang jelas. Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

10 1. Outline dan Isi Rancangan kegiatan harus memuat deskripsi rinci program implementasi model kerja sistem penjaminan mutu, penetapan sasaran indikator untuk mengukur keberhasilan program, anggaran yang diperlukan, mekanisme pengelolaan dan koordinasi, serta rencana monitoring dan evaluasi internal maupun eksternal. Setiap rancangan kegiatan ditulis dengan outline seperti di bawah ini: Sistematika Rancangan Kegiatan Halaman judul/cover Memuat informasi tentang nama Kopertis pengusul, Tipe Kopertis, dan wilayah koordinasinya seperti contoh pada Lampiran 1. Halaman identifikasi dan pengesahan Halaman ini berisi informasi ringkas tentang nama dan alamat lengkap Kopertis serta nama ketua pelaksana program yang ditetapkan oleh Koordinator dan Sespel, seperti contoh pada Lampiran 2 Halaman ini juga berisi pernyataan singkat dari pimpinan Kopertis tentang penyampaian rancangan kegiatan, memenuhi semua persyaratan yang ditetapkan, dan kesediaan untuk mengikuti aturan pemerintah yang terkait dengan pengelolaan/pelaporan keuangan. Daftar isi Ringkasan eksekutif Berisi informasi singkat tentang rancangan kegiatan yang diusulkan, output dan outcomes yang diharapkan pada akhir pelaksanaan. Bab I. Ringkasan Kegiatan dan capaian tahun 2017 Bab ini menjelaskan kegiatan yang sudah dilakukan terkait program penguatan Kopertis dalam penjaminan mutu dan capaiannya. Bab II. Rancangan Kegiatan Bagian ini berisi usulan rinci rancangan kegiatan dan sumber daya yang diperlukan. Program yang diusulkan merupakan implementasi model kerja sistem penjaminan mutu untuk pembinaan prodi di PTS. Deskripsi setiap usulan aktivitas disarankan mengikuti struktur sebagai berikut: judul aktivitas, latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, jadwal pelaksanaan, indikator aktivitas (serta indikator kinerja utama yang relevan), sumberdaya yang dibutuhkan, Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

11 keberlanjutan, unit terkait dan penanggung jawab kegiatan. Bab III. Mekanisme pelaksanaan kegiatan Berisi penjelasan tentang organisasi pelaksanaan kegiatan, mekanisme koordinasi, serta mekanisme monitoring dan evaluasi internal. Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan pelaksanaan program, juga harus dijelaskan di bagian ini. Diharapkan pengelolaan kegiatan di tingkat Kopertis sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang relevan sehingga pengelolaan kegiatan ini terintegrasi dengan struktur organisasi yang ada. Bab IV. Rekapitulasi Anggaran Rekapitulasi anggaran merupakan usulan anggaran total program yang didasarkan atas usulan anggaran di setiap aktivitas yang diajukan oleh unit. Komponen kegiatan mencakup antara lain: 1. Penyelenggaraan program (30%) 2. Lokakarya 3. Koordinasi lintas institusi *Sesuaikan dengan komponen kegiatan dan biaya* Lampiran Menyertakan dokumen pendukung dan pelengkap yang relevan yang meliputi: 1. sk tim kerja penjaminan mutu 2. Dokumen model kerja dari sistem penjaminan mutu Kopertis. 3. Surat pernyataan kesediaan dan kesanggupan yang di tanda tangani koordinator kopertis sesuai dengan persyaratan. 2. Font, Spasi, dan Jumlah Halaman Rancangan kegiatan ditulis dengan spasi tunggal, menggunakan jenis huruf (font) standar (misalnya: Times New Roman) ukuran 12 points. Khusus untuk Tabel, ukuran font dapat diperkecil jika diperlukan untuk menghemat halaman. Ukuran kertas yang digunakan adalah A4, jumlah halaman tiap rancangan kegiatan paling banyak 25 (dua puluh lima) halaman (di luar daftar isi, lembar pengesahan, lampiran). Semuanya dalam 1 (satu) buku rancangan kegiatan dan tidak boleh ada yang terpisah. 3. Alamat Pengiriman Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

12 Rancangan kegiatan dikirim dengan alamat dibawah ini paling lambat tanggal 16 Maret 2018, pukul WIB. Rancangan kegiatan yang disampaikan di luar batas waktu yang telah ditetapkan, tidak akan diproses lebih lanjut. Rancangan kegiatan yang diserahkan tersebut harus disertai dengan file elektronik dalam Flash Disk atau SD Card (kapasitas terkecil) yang bebas virus komputer ke: Direktorat Penjaminan Mutu Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan- Gedung D Lantai 7 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Jl. Jenderal Soedirman, Pintu I Senayan Jakarta Pusat Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

13 Lampiran 1 : Contoh Format Cover Depan Rancangan kegiatan Lengkap Warna cover: Putih Proposal Program Penguatan Kopertis Logo Kopertis Pengusul (Nama Kopertis Pengusul) DIREKTORAT JENDERAL PEMBELAJARAN DAN KEMAHASISWAAN KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI 2018 Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober

14 Lampiran 2 : Contoh Lembar Identifikasi dan Pengesahan 1. Nama Kopertis : 2. Wilayah Koordinasi : 3. Alamat : 4. Penanggung Jawab N a m a : Jabatan : Alamat : Telepon : Fax : 5. Ketua Pelaksana N a m a : Alamat : Telepon/mobile : Fax : < Tempat, tanggal..> Disampaikan oleh, { Koordinator Kopertis} ( ) Draft Panduan Program Asuh PT Unggul Oktober