Halaman: 1/10 ARAHAN KERJA CADANGAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU DAN SYARAT KEMASUKAN PROGRAM PENGAJIAN
Halaman: 2/10 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Arahan Kerja ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu prasiswazah warganegara. Arahan Kerja ini merangkumi aktiviti penyediaan/semakan unjuran, penyediaan/semakan syarat kemasukan, perancangan pengambilan dan kelulusan Senat Universiti 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems Requirements MS ISO 9001:2008 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga 2015 Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/Lepasan Matrikulasi/Asasi dan Lepasan SPM Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program UPM/PU/PS/P003 Pengajian Prasiswazah Manual Pengguna Sistem emas (disediakan oleh Bahagian Pengurusan Maklumat KPT) Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian Lepasan SPM/Setaraf
Halaman: 3/10 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD Asasi BPKP Fakulti IPTA KBA KPPP Matrikulasi PASP Prasiswazah PT PT PTJ PT(P/O) PTJ SMPKMSKN STPM STPM/Setaraf TNC (A&A) UPM 5.0 TANGGUNGJAWAB : Bahagian Akademik : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM) : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia : Semua fakulti termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian : Institusi Pengajian Tinggi Awam : Ketua Bahagian Akademik : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Matrikulasi KPM : Pusat Asasi Sains Pertanian : Program Asasi Sains Pertanian, Diploma dan Bacelor : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Pegawai Tadbir PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Pusat : Sistem Maklumat Pelajar Modul Kemasukan : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia : Matrikulasi dan Asasi : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Universiti Putra Malaysia TNC (A&A), dan KPPP bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja Arahar Kerja Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu Dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi Arahan Kerja ini.
Halaman: 4/10 6.0 CARTA ALIR MULA Mohon dan Syarat Kemasukan Tindakan Fakulti dan PASP Terima dan Syarat Kemasukan Semak? Ya Sedia Kertas Senat Tidak 7.7 Lulus? Buat Pindaan 7.8 Ya Kemuka Cadangan Unjuran dan Syarat Kemasukan kepada BPKP 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.9 TAMAT 7.10
Halaman: 5/10 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Mohon dan Syarat kemasukan Buat Permohonan mendapatkan Cadangan daripada fakulti dan PASP selewatlewatnya pada minggu ketiga bulan Ogos. 7.3 Tindakan Fakulti dan PASP 7.3.1 Terima permohonan dan Syarat Kemasukan Program Prasiswazah 7.3.2 Bentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Fakulti/PASP untuk mendapat persetujuan. 7.3.3 Hantar dan syarat kemasukan ke Bahagian Akademik selewatlewatnya pada minggu kedua bulan September (Rujuk : Borang Cadangan Unjuran Pengambilan Baru Program Bacelor (PU/PS/BR01/AMB) dan Borang Cadangan Unjuran Pengambilan Baru Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian (PU/PS/BR02/AMB)). 7.4 Terima dan Syarat Kemasukan 7.4.1 Terima Cadangan selewatlewatnya pada minggu ketiga bulan September. (Rujuk : Senarai Semak Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu (PU/PS/SS01/AMB) dan Senarai Semak Syarat Kemasukan Pengambilan Pelajar Baharu (PU/PS/SS02/AMB)). PT KPPP 7.4.2 Hantar surat peringatan kepada Fakulti/PASP pada minggu pertama September jika perlu. KPPP, KBA, PT
Halaman: 6/10 7.5 Semak? Semak unjuran pengambilan pelajar baharu dan syarat kemasukan. 7.5.1 Jika ada penawaran program baru. Pastikan program tersebut telah mendapat kelulusan KPT dan dapatkan kod program dari BPKP. 7.5.2 Cadangan unjuran pengambilan pelajar baharu yang dikemukakan oleh Fakulti melebihi unjuran perlu bersama justifikasi. 7.6 Sedia Kertas Senat Sediakan Kertas Senat Cadangan unjuran pengambilan pelajar PT baharu dan syarat kemasukan program pengajian prasiswazah selewatlewatnya pada akhir minggu pertama November. 7.7 Lulus? Bentangkan dalam Mesyuarat Senat untuk kelulusan. KPPP 7.7.1 Jika ya, ikut langkah 7.9 7.7.2 Jika tidak (lulus dengan pindaan), ikut langkah 7.8 7.8 Buat Pindaan 7.8.1 Buat pindaan bilangan pengambilan pelajar dan/atau PT syarat kemasukan sebagaimana yang diluluskan oleh Senat. PT 7.8.2 Sahkan pindaan
Halaman: 7/10 7.9 Hantar dan Syarat Kemasukan Masukkan cadangan ke BPKP melalui Sistem emas. (Rujuk : Manual pengguna Sistem emas) 7.9.1 Cetak dan semak. 7.9.2 Buat pindaan jika perlu. 7.9.3 Buat pengesahan dan cetak. 7.9.4 Hantar cadangan ke BPKP mengikut tempoh yang ditetapkan melalui Sistem emas. 7.10 Tamat PT
Halaman: 8/10 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1 UPM/6002/1/1 CADANGAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU Pelajar Baharu. (Surat daripada BPKP) Pelajar Baharu Program Bacelor (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian (UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Dekan Fakulti) Pelajar Baharu. (Surat Jawapan daripada Dekan Fakulti) Senarai Semak Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu (UPM/PU/PS/SS01/AMB) Surat Peringatan kepada Dekan Fakulti yang belum menghantar Pelajar Baharu. Jika perlu. Penawaran program baru. (jika ada) Kertas kelulusan Senat mengenai Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu. Petikan Minit Mesyuarat Senat Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu Unjuran Kemasukan Ke IPTA Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf. (Sstem emas) Surat lain yang berkaitan Tempat dan Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan PT(P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 tahun Kuasa Melupus UPM/(kod PTJ)/6002/1/1 CADANGAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU Pelajar Baharu Program Bacelor PT (P/O) PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ 5 tahun
Halaman: 9/10 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian (UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Dekan Fakulti) Surat Jawapan daripada Dekan Fakulti mengenai Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. Surat Peringatan kepada Dekan Fakulti yang belum menghantar Pelajar Baharu. Jika perlu. Surat lain yang berkaitan. 2 UPM/6002/1/2 SYARAT KEMASUKAN SESI ( ) Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Pengajian Prasiswazah. (Surat Kepada Dekan Fakulti) Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Pengajian Prasiswazah. (Surat Jawapan dari Dekan Fakulti) Senarai Semak Syarat kemasukan Pengambilan Pelajar Baharu. Surat peringatan kepada Dekan yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada) Kertas kelulusan Senat mengenai Syarat Kemasukan Pelajar Baharu Petikan Minit Mesyuarat Senat Syarat Kemasukan Kemukakan syarat kemasukan dalam Sistem emas. Surat lain yang berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Dokumen dan Rekod AKD 5 tahun Kuasa Melupus UPM/(Kod PTJ)/6002/1/2 SYARAT KEMASUKAN SESI ( ) Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Pengajian Prasiswazah. (Surat Kepada Dekan Fakulti) Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Pengajian Prasiswazah. PT (P/O) PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod PTJ 5 tahun
Halaman: 10/10 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (Surat Jawapan dari Dekan Fakulti) Surat peringatan kepada Dekan yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada) Surat lain yang berkaitan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus