HELAIAN REKOD PINDAAN

UTeM(ISO)/SP/PK01/F3 Semakan 1/ 1/1 Nota: HELAIAN REKOD PINDAAN Helaian ini merekodkan setiap pindaan yang dibuat terhadap manual/prosedur ini. Segala butir-butir pindaan perlu dinyatakan dengan jelas. Wakil Pengurusan bertanggungjawab mengendalikan rekod ini. No. Pindaan Muka surat No. Semakan Tarikh Semakan Butir-butir Pindaan Pengesahan 1/2017 2/2017 Muka depan 1-20 Muka depan 0 01.07.2017 Perubahan keseluruhan dari versi MS ISO 9001:2008 bagi mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015 1 21.07.2017 No. Salinan tidak digunapakai WP WP 2/2017 1 1 21.07.2017 Pindaan klusa pada rujukan WP 2/2017 5 1 21.07.2017 1/2018 Muka depan, 1-22 Isu 1 10.07.2018 Pindaan dan penambahan Terminologi dan Glosari Perubahan keseluruhan terhadap proses kerja bagi Pembaharuan Pangkalan data WP WP 2/2018 Muka depan, 1-12 Isu 2 05.09.2018 Perubahan terhadap tajuk dan prosedur operasi daripada Perolehan Bahan Sumber Elektronik kepada Pembaharuan Langganan Pangkalan Data WP

1.0 OBJEKTIF, SKOP DAN RUJUKAN 1.1 OBJEKTIF 1/12 Prosedur kerja ini adalah bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah yang perlu diambil untuk menguruskan pembaharuan langganaan pangkalan data yang telah dicadangkan oleh staf akademik untuk keperluan pengguna Perpustakaan Laman Hikmah. 1.2 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Perpustakaan Laman Hikmah yang menguruskan pembaharuan langganan pangkalan data sedia ada. 1.3 RUJUKAN 1.3.01 M.K. Perpustakaan Laman Hikmah 01 : Manual MS ISO 9001:2015 8.4.1 : Am 8.4.2 : Jenis dan Takat Kawalan 8.4.3 : Maklumat Untuk Penyedia Luar 1.3.02 Fail Meja 1.3.03 Manual Prosedur Kerja 1.3.04 Pekeliling Bendahari UTeM 1.3.05 Pekeliling Perbendaharaan Malaysia 1.3.06 Garis Panduan Bagi Melaksanakan ISO 9001:2015 Dalam Perkhidmatan Awam

2.0 DEFINISI 2/12 2.1 Perolehan Mendapatkan suatu bekalan/perkhidmatan/kerja dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Universiti. Perolehan terbahagi kepada tiga jenis iaitu bekalan, perkhidmatan dan kerja. 2.2 Perolehan Information and Comunication Technology (ICT) Dan Rangkaian Internet Merangkumi skop perolehan seperti berikut; i) Perisian komputer, lesen pengguna termasuk naik taraf, pembaharuan lesen daripada pemilik atau tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik perisian berkenaan samada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan. ii) Langganan pangkalan data, jurnal dan maklumat secara atas talian termasuk pelanjutan tempoh langganan daripada pemilik atau tunggal/agen tunggal yang dilantik secara sah oleh pemilik berkenaan sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan. 2.3 Pembekal Orang dan lain-lain yang membekalkan sesuatu. 2.4 Pangkalan data Pangkalan data merupakan himpunan data-data berkaitan yang dikongsi bersama oleh pelbagai kategori pengguna bagi memenuhi kehendak dan keperluan maklumat bidang perkara yang berbentuk khusus dan umum. Ianya diperoleh secara percuma atau langganan. 2.5 Inbois Dokumen yang menyenaraikan barang-barang atau perkhidmatan yang dibekalkan kepada pelanggan dan menyatakan jumlah wang yang perlu dibayar oleh pelanggan.

3/12 2.6 Sebut harga Dokumen yang dimohon kepada untuk menyediakan harga yang ditawarkan bagi judul-judul yang disenaraikan. 2.7 Pesanan Tempatan Dokumen rasmi yang digunakan dalam perolehan Kerajaan. Pesanan rasmi yang dikeluarkan kepada berasaskan kepada syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam dokumen sebutharga atau tender, syarat-syarat yang telah dipersetujui di dalam surat niat dan syarat-syarat lain yang telah dipersetujui. 2.8 Pencadang Terdiri daripada staf akademik (Pensyarah, Tutor, Jurutera Pengajar, Guru Bahasa) dan Pegawai Kanan Universiti. 2.9 Tempoh Percubaan Satu tempoh percubaan yang diberikan secara percuma oleh penerbit/ pangkalan data bagi menilai keupayaan pangkalan data tersebut. 2.10 LOA / SST Merupakan surat yang dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari kepada pihak bagi menyatakan tawaran yang diberikan dan perlu ditandatangani oleh pihak sebagai persetujuan untuk penerimaan dan an. LOA merupakan Letter of Acceptance manakala SST adalah Surat Setuju Terima.

3.0 DAFTAR KATA 4/12 3.1 Terminologi dan glosari NC KP TKP (K) TKP (BPS) PK (SPeK) Pm PmPK (SPeK) PmP (SPeK) PUU BPS SPeK USE SA UP UK PB PT SST PD JKTSPI Naib Canselor Ketua Pustakawan Timbalan Ketua Pustakawan Kanan Timbalan Ketua Pustakawan Bahagian Pembangunan Sumber Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi Pustakawan Unit Sumber Elektronik Pembantu Pustakawan Kanan Unit Sumber Elektronik Pembantu Pustakawan Unit Sumber Elektronik Pembantu Pustakawan Kanan Seksyen Pembangunan Koleksi Pembantu Pustakawan Seksyen Pembangunan Koleksi Pegawai Undang-undang Bahagian Pembangunan Sumber Seksyen Pembangunan Koleksi Unit Sumber Elektronik Seksyen Automasi Unit Promosi Unit Kewangan Pejabat Bendahari Pesanan Tempatan Surat Setuju Terima Pangkalan Data Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi

5/12 JTICT UTeM JTI KPM JPICT KPM MSHBPKU / MLB Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal ICT Universiti Teknikal Malaysia Melaka (UTeM) Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal ICT Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) Mesyuarat Sebut Harga Bekalan, Perkhidmatan & Kerja Universiti / Mesyuarat Perolehan Lembaga B 4.0 TANGGUNGJAWAB DAN PENJELASAN TINDAKAN Prosedur ini merangkumi aktiviti menguruskan pembaharuan langganan pangkalan data yang sepenuhnya dipertanggungjawabkan kepada Perpustakaan Laman Hikmah UTeM.

5.0 CARTA ALIR 6/12 PEMBAHARUAN LANGGANAN PANGKALAN DATA Mula 5.1 Survey kepada Staf Akademik 5.2 Sediakan statistik pengguna 5.3 Sediakan kertas kerja 5.4 5.6 Maklum pada pencadang / 5.5.2 Tidak lulus Bentang kertas kerja dalam JKTSPI 5.5 5.5.1 Lulus Mohon sebutharga & surat tunggal 5.7 5.9 5.11 5.13 Kemaskini kertas kerja Kemaskini kertas kerja Kemaskini kertas kerja 5.8.2 Tidak lulus Bentang kertas kerja dalam JTICT UTeM Bentang kertas kerja dalam JTI 5.10 5.10.2 KPM Tidak lulus 5.10.1 Lulus 5.12.2 Tidak lulus Bentang kertas kerja dalam JPICT KPM 5.8.1 Lulus 5.8 5.12 5.12.1 Lulus 5.14.2 Tidak lulus Rundingan harga 5.14 5.14.1 Lulus 5.15.2 Tidak lulus Bentang permohonan dalam MSHBPKU/ MPL (B) 5.15 5.15.1 Lulus A B

7/12 A B Terima SST daripada PB 5.16 Serah SST kepada 5.17 Terima kembali SST daripada 5.18 Serah kembali SST kepada PB 5.19 5.21 5.20.2 Tiada Mohon kontrak daripada 5.20.1 Ada 5.20 Maklum pada PB untuk penyediaan/ kemaskini kontrak Terima kontrak daripada 5.24 5.22 5.23.2 Tidak setuju 5.23 Terima kontrak yang ditandatangani NC daripada PB Serah kontrak kepada untuk tandatangani 5.23.1 Setuju Serah kontrak kepada PB untuk semakan PUU 5.25.1 Setuju Terima semula kontrak daripada PB setelah tandatangani NC Serah kontrak kepada 5.25 5.28 5.29 5.25.2 Tidak setuju Maklum pada Terima kontrak baru 5.26 5.27 A1 C B1

8/12 A1 C B1 Terima semula kontrak yang ditandatangani daripada 5.30 Serah kontrak kepada PB 5.31 5.33 Tandatangani PT Terima PT 5.32 daripada PB 5.32.2 Luar negara 5.32.1 Dalam negara Serah PT kepada untuk ditandatangani 5.34 Mohon inbois 5.35 Terima inbois dan PT daripada 5.36 Rekod PT dan inbois daripada 5.37 Hantar PT dan inbois kepada UK untuk pembayaran 5.38 Selesai 5.39

9/12 6.0 PROSEDUR KERJA PEMBAHARUAN LANGGANAN PANGKALAN DATA Bil Tindakan Tanggungjawab 6.1 Mula. 6.2 Membuat survey kepada Staf Akademik berkaitan judul pangkalan data yang dicadangkan untuk diperbaharui langganan. PmPK (SPeK) PmP (SPeK) 6.3 Sediakan statistik penggunaan pangkalan data. PmPK (SPeK) PmP (SPeK) 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 Sediakan kertas kerja cadangan pembaharuan pangkalan data untuk dibentang dalam mesyuarat. Bentang dan mohon kelulusan kertas kerja melalui Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Senat Penyelidikan & Inovasi (JKTSPI); 6.5.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.7 6.5.2 Jika tidak diluluskan, ikut langkah 6.6 Maklum kepada bahawa judul pangkalan data yang dicadangkan tidak mendapat kelulusan dan proses tamat. Mohon sebut harga pangkalan data dan surat tunggal daripada. Bentang dan mohon kelulusan kertas kerja melalui Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT) UTeM; 6.8.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.10 6.8.2 Jika tidak diluluskan, ikut langkah 6.9 KP Pm TKP (BPS) / PK (SpeK) / 6.9 Kemaskini kertas kerja. 6.10 Bentang dan mohon kelulusan kertas kerja melalui Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal ICT (JTI) KPM; 6.10.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.12 6.10.2 Jika tidak diluluskan, ikut langkah 6.11 TKP (BPS) / PK (SpeK) / 6.11 Kemaskini kertas kerja.

10/12 6.12 Bentang dan mohon kelulusan kertas kerja melalui Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) KPM; 6.12.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.14 6.12.2 Jika tidak diluluskan, ikut langkah 6.13 TKP (BPS) / PK (SpeK) / 6.13 Kemaskini kertas kerja. 6.14 6.15 Membuat proses rundingan harga dengan. Proses rundingan harga ini dibuat melalui Mesyuarat Rundingan Harga & Teknikal UTeM. 6.14.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.15 6.14.2 Jika tidak diluluskan, ikut langkah 6.6 Bentang kertas kerja dalam Mesyuarat Sebut Harga Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja Universiti bagi harga bawah RM 500,000.00 atau Mesyuarat Perolehan Lembaga B bagi harga dari RM 500,000.01 hingga RM 2 juta. 6.15.1 Jika diluluskan, ikut langkah 6.16 6.15.2 Jika tidak diluluskan, ikut langkah 6.6 KP / TKP (K) KP TKP (K) 6.16 Terima SST daripada PB. 6.17 Serah SST kepada untuk ditandatangan. Pm 6.18 Terima kembali SST daripada. 6.19 Serah SST yang telah ditandatangani oleh kepada PB. Pm 6.20 Membuat permohonan kepada untuk menyediakan kontrak langganan baru. 6.20.1 Jika dapat sediakan, ikut langkah 6.24 6.20.2 Jika tidak dapat sediakan, ikut langkah 6.21 6.21 Maklum kepada PB bagi tujuan penyediaan kontrak untuk. 6.22 Terima kontrak yang telah ditandatangi NC daripada PB. 6.23 Serah kontrak kepada untuk ditandatangani. 6.23.1 Jika setuju, ikut langkah 6.30

11/12 6.23.2 Jika tidak setuju, ikut langkah 6.21 6.24 Terima kontrak daripada. 6.25 6.26 Serah kontrak kepada PB untuk semakan PUU: 6.25.1 Jika PUU setuju, ikut langkah 6.28 6.25.2 Jika PUU tidak setuju, ikut langkah 6.26 Maklumkan pada dan mohon menyediakan kontrak baru. PB PUU 6.27 Terima kontrak baru daripada. 6.28 Terima kontrak yang telah ditandatangani NC daripada PB. 6.29 Serah kontrak kepada untuk ditandatangani. Pm 6.30 Terima semula kontrak yang ditandatangani oleh. 6.31 Serah kontrak yang ditandatangani oleh kepada PB. Pm 6.32 Terima Pesanan Tempatan (PT) daripada PB: 6.32.1 Jika PT kepada dalam negara, ikut langkah 6.34 6.32.2 Jika PT kepada luar negara, ikut langkah 6.33 6.33 Tandatangan PT. 6.34 Serah PT kepada untuk ditandatangan. Pm 6.35 Mohon mengeluarkan inbois. 6.36 Terima inbois dan PT yang telah ditandatangani oleh. 6.37 6.38 Rekodkan PT dan Inbois dalam buku Rekod Penerimaan Inbois Pangkalan data daripada Pembekal. Hantar PT dan inbois kepada Unit Kewangan, Perpustakaan Laman Hikmah untuk tujuan pembayaran. Pm Pm 6.39 Selesai.

7.0 ISU LUARAN DAN ISU DALAMAN 12/12 Rujuk Lampiran A - Daftar Isu Luaran/Dalaman 8.0 KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK BERKEPENTINGAN Rujuk Manual Kualiti, P.UTeM(ISO)/MK - Lampiran II 9.0 RISIKO BERKAITAN PROSES KERJA Rujuk Lampiran B Borang Daftar Risiko 10.0 DOKUMEN SOKONGAN Nama Kod Tempoh Simpanan (Tahun) Lokasi Rekod Penerimaan Inbois Pangkalan Data - 5 SPeK