INSTRUKSI KERJA Pengajuan Dana dan Pengadaan Alat Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi Jurusan Teknik Industri FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2016 i
ii
DAFTAR ISI Halaman Judul... i Lembar Pengesahan... ii Daftar Isi...iii 1. Tujuan dan Pengertian... 1 2. Pihak-pihak yang terkait 1 3. Referensi.. 1 4. Ruang Lingkup.... 1 5. Prosedur... 1 5.1 Syarat dan Ketentuan 1 5.2 Mekanisme dan Prosedur 2 6. Bagan Alir 3 7. Evaluasi dan Tindak Lanjut 4 iii
1. Tujuan dan Pengertian Tujuan Manual Prosedur Pengajuan Dana dan Pengadaan Alat LPKE Jurusan Teknik Industri (JTI) ini adalah: 1) Menjelaskan Prosedur Pengajuan Dana dan Pengadaan Alat di Laboratorium Perancangan dan Kerja 2) Mempermudah mendapatkan dana dan penambahan alat Laboratorium Perancangan dan Kerja Pengajuan dana dan pengadaan alat merupakan salah satu program rutin yang diadakan setiap satu periode (satu tahun) sebagai upaya untuk menunjang kegiatan operasional LPKE. 2. Pihak-pihak yang Terkait 1) Pimpinan Fakultas (Dekan dan Pembantu Dekan I FT UB) 2) Ketua Jurusan Teknik Industri FT UB 3) Kepala LPKE JTI UB 4) UB 5) -asisten LPKE JTI UB 3. Referensi Referensi pembuatan manual prosedur ini adalah Manual Mutu Fakultas Teknik UB (00600 05000). 4. Ruang Lingkup Pengadaan alat ini hanya berlaku untuk kepala laboratorium dan asisten LPKE. 5. Mekanisme dan Prosedur 5.1 Mekanisme dan Prosedur Pengajuan Dana Berikut merupakan mekanisme dan prosedur pengajuan dana: 1
1) melakukan rapat pembahasan kebutuhan dana operasional yang diperlukan selama satu periode 2) membuat rencana anggaran dana sesuai kebutuhan 3) mengajukan pengajuan dana ke koordinator asisten LPKE untuk ditandatangani 4) mengajukan pengajuan dana ke LPKE untuk ditandatangani 5) menyerahkan pengajuan dana ke pihak Recording Teknik Industri UB 6) Recording memproses pengajuan dana sesuai prosedur fakultas 7) mendapat informasi pencairan dana dari pihak Recording Teknik Industri UB dan mengambil dana yang tersedia 8) menggunakan dana yang didapat sesuai dengan kebutuhan dana operasional yang diperlukan selama satu periode 5.2 Mekanisme dan Prosedur Pengadaan Alat Berikut merupakan mekanisme dan prosedur pengadaan dana: 1) melakukan rapat pembahasan pengadaan alat yang diperlukan selama satu periode 2) membuat alat-alat yang dibutuhkan beserta informasi mengenai spesifikasi, harga dan lain-lain 3) mengajukan pengadaan alat ke koordinator asisten LPKE untuk ditandatangani 4) mengajukan pengadaan alat ke LPKE untuk ditandatangani 5) menyerahkan pengadaan alat ke pihak Recording Teknik Industri UB 6) Recording memproses pengadaan alat sesuai prosedur fakultas 2
7) mendapat informasi persetujuan pengadaan alat dari pihak Recording Teknik Industri UB dan mengambil alat yang telah disetujui. 6. Bagan Alir Bagan Alir Pengajuan Dana Mulai Rapat dan membuat rencana anggaran Koordinator asisten Kepala Lab Menyerahkan ke recording Menerima dan memproses Menginformasikan dan memberikan dana Menerima dana dan menggunakannya Selesai 3
Bagan Alir Pengadaan Alat Mulai Rapat dan membuat pengadaan alat Koordinator asisten Kepala Lab Menyerahkan ke recording Menerima dan memproses Menginformasikan dan memberikan alat Menerima dana dan menggunakannya Selesai 7. Evaluasi dan Tindak Lanjut Evaluasi dilakukan pada kejadian diluar prosedur pengadaan alat yang berlaku, yaitu sebagai berikut : 1) Jika terdapat dana/alat yang tidak disetujui maka dievaluasi dan diajukan periode berikutnya. 4