Standard Operating Procedure Pengendalian Dokumen

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure Pengendalian JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK Universitas Brawijaya Malang

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA PENGENDALIAN DOKUMEN UN10/F07/87HK a/12 15 November 6 Halaman 2 dari 8 PENGENDALIAN DOKUMEN Proses Penanggung Jawab Tanggal Nama Jabatan Tanda tangan 1. Perumusan M. Setya Adi Koordinator 15 / 11 / 2. Pemeriksaan Rahmi Yuniarti, ST., MT. Kepala 15 / 11 / 3. Persetujuan Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D 4. Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT. Ketua Jurusan 15 / 11 / Dekan FT 15 / 11 / 5. Pengendalian Dr. Ir. Surjono, MTP. Wakil Dekan Bid. Akademik 15 / 11 / Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

4 A. Tujuan Tujuan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman Simulasi dan Aplikasi Industri antara lain sebagai berikut: 1. Menjelaskan Prosedur Pengendalian di Simulasi dan Aplikasi Industri 2. Mempermudah pengendaliandokumen Simulasi dan Aplikasi Industri B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Prosedur Pengendalian dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instuksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu. C. Standar Mutu yang Terkait Standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur pengendalian dokumen dan rekaman adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan Jurusan Teknik Industri. 2. Kepala Simulasi dan Aplikasi Industri. 3. dan Koordinator Simulasi dan Aplikasi Industri. 4. Semua Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa di lingkungan Jurusan Teknik Industri. D. Istilah dan Definisi Pengendalian dokumen merupakan salahsatu standar kerja yang ada di Simulasi dan Aplikasi Industri sebagai salah satu sistem pengelolaan berkas atau dokumen. Hal. 1

5 E. Urutan Prosedur Urutan prosedur dan persyaratan dalam tahapan pengendalian dokumen dan rekaman yang digunakan oleh Simulasi dan Aplikasi Industri antara lain: 1. mengumpulkan arsip dengan cara mengambil dokumen atau menerima dokumen. 2. Kepala menelaah dan memeriksa arsip yang akan di pindahkan ke map folder. 3. mengklasifikasikan dokumen berdasarkan klasifikasi arsip Simulasi dan Aplikasi Industri. 4. memasukan data dokumen ke Daftar Arsip Simulasi yang berada dalam file komputer. 5. memindahkan arsip untuk dimasukkan kedalam map folder. 6. Kepala memeriksa dan meneliti arsip apakah telah sesuai dengan daftar arsip LSAI, asisten memasukan ke dalam map folder dan memasukan map folder kedalam box arsip dan memberi tahun pada Box Arsip. 7. menyimpan dan menata box arsip pada Ruang Penyimpanan Arsip sesuai dengan tahun. 8. Penyimpanan laporan praktikum dilakukan dengan rincian sebagai berikut: a. Satu tahun terakhir laporan praktikum disimpan lengkap untuk semua kelompok. b. Lebih dari satu tahun tetapi kurang dari tiga tahun, penyimpanan laporan praktikum dilakukan dengan mengambil sampel. c. Lebih dari tiga tahun, sampel yang disimpan selama tiga tahun tersebut dapat dimusnahkan. 9. Penyimpanan buku dilakukan dengan rincian sebagai berikut: a. Setiap terdapat penambahan buku baru, harus dilakukan update pada daftar buku LSAI yang terdapat pada file dalam server. b. Pemberian label dilakukan terhadap buku baru, dengan kode label mengacu pada aturan pelabelan buku yang berlaku. c. Buku disimpan dalam lemari dengan susunan sesuai dengan yang tertera pada label. Hal. 2

6 10. bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu. Setiap pemegang dokumen harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan. 11. Instruksi Kerja di siapkan oleh asisten di bidang yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Kepala. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh Manajement Representative, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, Manajement Representative mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. 12. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau(reviewer) sebelumnya. 13. Masing-masing ketua bidang harus member identitas sebagai berikut: Judul/Nama Nomor Tanggalpenerbitan Persetujuanyangberwenang Statusperubahan(Revisi) 14. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA. 15. harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkait diperbarui. 16. Semua Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Terkendali difotokopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Tidak Terkendali. Hal. 3

7 F. Bagan Alir Mulai Mengumpulkan Kepala Menelaah dan Memeriksa Mengklasifikasikan Memasukkan ke Daftar Arsip LSAI di Komputer = Laporan Praktikum? Pengambilan Sampel Laporan Hard Copy Laporan Hard Copy Praktikum Memasukkan ke Map Kepala Memeriksa dan Meneliti Arsip Sesuai dengan Daftar Arsip Arsip = Buku? Menyimpan dan Menata pada Box Arsip sesuai dengan Tahun Arsip Pemberian Label Pada Buku Buku yang terlabeli Selesai G. Referensi Berikut ini merupakan beberapa referensi yang mendukung prosedur pengendalian dokumen dan rekaman. 1. Buku Pedoman Pendidikan Fakultas Teknik. Hal. 4

8 2. Manual Mutu Jurusan Teknik Industri. 3. Instruksi Kerja Pembuatan dan Perngarsipan Daftar Presensi 4. Organisasi dan Manajemen Simulasi dan Aplikasi Industri. H. Lampiran Daftar nama dokumen. No Nama Kode 1. IK Pembuatan dan Pengarsipan UN10/F07/<kodeurutjurusan>/87/HK.00.a Daftar Presensi 2. IK Pembuatan Notulen UN10/F07/<kodeurutjurusan>/87/PR d 3. IK Pembuatan Surat Keluar UN10/F07/<kodeurutjurusan>/87/PR a 4. IK Pencatatan Daftar Tamu UN10/F07/<kodeurutjurusan>/87/HK a/01 5. IK Penerimaan Surat Masuk UN10/F07/<kodeurutjurusan>/87/HK a/02 6. IK Pengarsipan Open Recruitment UN10/F07/<kodeurutjurusan>/87/HK a/03 7. IK Pengarsipan Praktikum UN10/F07/<kodeurutjurusan>/87/HK a/04 Hal. 5