Manual Prosedur Manajemen Keuangan

Transkripsi

1 Manual Prosedur Manajemen Keuangan Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2015

2 Manual Prosedur Manajemen Keuangan Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 7 Tanggal : 24 Oktober 2015 Dikendalikan oleh : Manager Representative Disetujui oleh Dr. Siti Asmaul Mustaniroh, STP, MP : Ketua Jurusan Dr. Sucipto, STP, MP i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir Prosedur Manajemen Keuangan... 2 Lampiran Daftar Revisi Dokumen Manajemen Keuangan Daftar Distribusi Dokumen... 3 ii

4 Tujuan Menjamin manajemen pengelolaan keuangan secara transparan, efektif dan efisien. Ruang Lingkup Program S1, S2, dan S3 Jurusan Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Universitas Brawijaya Malang Definisi 1. Keuangan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pendanaan dalam mendukung aktivitas jurusan 2. Manajemen adalah kegiatan sistematis meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi 3. Bendahara Jurusan adalah staf dosen yang terpilih menjadi pengelola keuangan di tingkat jurusan yang berkewajiban mengadministrasikan, mendokumentasikan dan mengelola keuangan jurusan 4. PUMK adalah Pemegang Uang Muka Kerja di tingkat Fakultas 5. Sumber keuangan jurusan adalah semua dana yang diterima oleh jurusan dan berasal dari: a. APBN b. PNBP c. Penggunaan laboratorium d. Alumni e. Kerjasama dengan instansi pemerintah maupun swasta/stakeholder f. Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat g. Dana Hibah Rujukan : - Garis Besar Prosedur 1. Jurusan menyusun program kerja dan rencana anggaran dalam bentuk DIPA untuk diajukan ke Fakultas, serta non-dipa untuk pengembangan jurusan. ( ). 2. Pelaksana pengelolaan keuangan secara teknis di Jurusan dilakukan oleh bendahara Jurusan dengan SK Fakultas ( ) di bawah tanggungjawab Ketua Jurusan. 3. Bendahara dengan sepengetahuan Ketua Jurusan mendapatkan dana secara rutin dan atau aksidental dari fakultas setiap bulan berdasarkan 1

5 rencana/program kerja yang diusulkan, maupun dana lain dari aktivitas jurusan, laboratorium maupun staf. 4. Dana yang telah diterima jurusan digunakan sesuai dengan kegiatan yang telah direncanakan. 5. Bendahara atas nama jurusan mempertanggungjawabkan penggunaan keuangan sesuai dengan ketentuan yang berlaku kepada PUMK fakultas ( ), dan melaporkan secara rutin ke Fakultas setiap bulan 6. Penggunaan keuangan jurusan dimonitor dan dievaluasi oleh Ketua Jurusan setiap bulan 7. Bendahara wajib membuat laporan penggunaan keuangan kepada jurusan ( ) setiap bulan dan dilaporkan dalam rapat jurusan 8. Evaluasi kinerja pengelolaan keuangan di tingkat jurusan dengan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Jurusan (LAKIP) dengan teknis pelaksanaan mengacu pada ( ) dan bentuk LAKIP ( ) tahunan yang dikordinasikan oleh Tim Fakultas dan staf jurusan berdasarkan SK Dekan. 2

6 Bagan Alir 1. Prosedur Manajemen Keuangan Mulai Ketua Jurusan dan Sekretaris Menyusun Program Kerja dan Rencana (dalam 1 bulan) Rencana DIPA Bendahara dan Ketua Jurusan Mengelola Keuangan Jurusan (dalam 1 tahun) SK Fakultas Bendahara Jurusan Mempertanggungjawabkan dan Melaporkan Keuangan (setiap tahun) PUMK Fakultas Ketua Jurusan Memonitor dan Mengevaluasi Keuangan Jurusan (setiap bulan) Bendahara Jurusan Membuat Laporan Keuangan Bulanan (setiap bulan) Laporan Bulanan Jurusan Ketua Jurusan Mengevaluasi Kinerja Pengelolaan Keuangan (setiap akhir tahun) IK LAKIP LAKIP Selesai 2

7 Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Manajemen Keuangan Revisi ke-0 : 18 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.07 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan Revisi ke-1 : 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.3.01 Revisi ke-2 : 8 Juni 2011 Perubahan kode : Perubahan pada cover dan Tim UJM Revisi ke-3 : 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM Revisi ke-4 : 30 Maret 2012 Perubahan kode : Revisi ke-5 : 16 Januari 2013 Perubahan pada format penulisan sesuai dengan format MP PJM UB Revisi ke-6 : 3 Juni 2013 Perubahan kode : , , Perubahan pada laporan keuangan ke jurusan setiap bulan Revisi ke-7 : 24 Oktober 2015 Perubahan logo Kementerian Perubahan nama Manager Representative Perubahan nama Ketua Jurusan Perubahan istilah Wakil Dekan 3

8 2. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Revisi Penerima Jenis Dokumen Salinan 1 7 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 2 dan Asli 7 Manager Terkendali Representative Salinan 3 7 Wakil Dekan II Terkendali Salinan 4 7 Wakil Dekan III Terkendali 4