Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan proses pelaksanaan permohonan bantuan zakat pelajar atas talian. Prosedur ini merangkumi proses yang perlu dilaksanakan dalam permohonan dan kelulusan bantuan zakat pelajar atas talian. 3.0 TANGGUNGJAWAB PGH dan KSPZPA adalah bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa sahaja yang terlibat di dalam proses permohonan ini juga perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen Terkini Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Terkini Perlembagaan Universiti Putra Malaysia 1998 (P.U.A 106) Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Kaedahkaedah Terkini Universiti Putra Malaysia (Tatatertib Pelajar-pelajar) 2005 (P.U.A 499) Terkini www.wazan.upm.edu.my UPM//PNC-WZN/AK01 Talian (Pembantu Tadbir Seksyen Pembangunan Asnaf kira Had Kifayah) UPM//PNC-WZN/AK02 Talian (Pembantu Tadbir Seksyen Pembangunan Asnaf Atur Sesi Temuduga) UPM//PNC-WZN/AK03 Talian (Pegawai Penemuduga) UPM//PNC-WZN/AK04 Talian (Penolong Pegawai
Halaman: 2/6 UPM//PNC-WZN/AK05 - /PNC-WZN/GP01/ ZKT - Seksyen Pembangunan Asnaf) Talian (Ketua Seksyen Pembangunan Asnaf) Laman Web Lembaga Zakat Selangor Kalkulator Had Kifayah (http://www.zakatselangor.com.my/infoagihan/had-kifayah/kalkulator-had-kifayah/) Garis Panduan Agihan Bantuan Talian Dokumen Perjanjian Pelantikan Penolong Amil Antara Pemegang Amanah Lembaga Zakat Selangor (MAIS) dan Universiti Putra Malaysia 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN KSPZPA P PGH PP PPSPZPA PTSKP PTSPZP PYD SPZPA ZWE : Ketua Seksyen Pembangunan Asnaf : Pelajar : Pengarah : Pegawai Penemuduga : Penolong Pegawai Seksyen Pembangunan Asnaf : Pembantu Tadbir Seksyen Kerohanian Pelajar : Pembantu Tadbir Seksyen Pembangunan Asnaf : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, KSPZPA, Ketua Bahagian dan sebagainya). : Seksyen Pembangunan Asnaf : Zakat, Wakaf dan Endowmen
Halaman: 3/6 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan 6.1 Mula P PTSPZA 6.2 Permohonan Pelajar 6.3 Semakan PTSPZPA 6.2 Buat permohonan bantuan zakat pelajar dengan: (a) Layari laman sesawang www.wazan.upm.edu.my (b) Isi semua maklumat permohonan dengan lengkap. (c) Muat naik keperluan dokumen sokongan yang telah disahkan. 6.3 Buat semakan dengan mengambilkira perkara berikut: (a) Rujuk Talian (Pembantu Tadbir Seksyen Pembangunan Asnaf-kira Had Kifayah) - UPM//PNC-WZN/AK01 (b) Melaksanakan proses penetapan asnaf serta penetapan kadar bantuan berdasarkan Garis Panduan Agihan Bantuan Talian /PNC-WZN/GP01/ZKT Talian (Pembantu Tadbir Seksyen Pembangunan Asnafkira Had Kifayah) - UPM//PNC- WZN/AK01 Garis Panduan Agihan Bantuan Zakat Pelajar Atas Talian /PNC- WZN/GP01/ZKT A
Halaman: 4/6 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan A PTSPZA 6.4 Proses PTSPZA 6.4 Proses Talian (a) Rujuk Talian (Pembantu Tadbir Seksyen Pembangunan Asnaf-atur sesi temuduga) - UPM//PNC-WZN/AK02 (b) Mengatur tarikh, masa dan pegawai penemuduga. Permohonan Bantua Talian (Pembantu Tadbir Seksyen Pembangunan Asnafatur sesi temuduga) - UPM//PNC- WZN/AK02 PP 6.5 Proses Temuduga 6.5 Laksana proses temuduga kepada pemohon bantuan zakat. (Rujuk Zakat Pelajar Atas Talian (Pegawai Penemuduga) - UPM//PNC-WZN/AK03 Talian (Pegawai Penemuduga) - UPM//PNC- WZN/AK03 PPSPZPA 6.6 Sokongan PPSPZPA 6.6 Sokong atau Tidak Sokong setelah membuat semakan kepada pelajar berdasarkan kalkulator had kifayah dan kadar kekerapan Talian. (Rujuk Permohonan Bantuan Talian (Penolong Pegawai Seksyen Pembangunan Asnaf) - UPM//PNC- WZN/AK04 Talian (Penolong Pegawai Seksyen Pembangunan Asnaf) -UPM//PNC- WZN/AK04 B
Halaman: 5/6 Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/Dokumen Rujukan B KPSPZPA 6.7 Kelulusan KPSPZPA 6.7 Meluluskan atau Tidak Zakat Atas Talian (Rujuk Zakat Pelajar Atas Talian (Ketua Seksyen Pembangunan Asnaf) UPM//PNC-WZN/AK05 Talian (Ketua Seksyen Pembangunan Asnaf) UPM//PNC- WZN/AK05 P 6.8 Proses PTSPZA 6.8 Maklumkan keputusan kepada pelajar melalui e-mel. *Setiap permohonan yang diluluskan atau tidak diluluskan akan menerima e-mel makluman. Bagi permohonan yang diluluskan akan melalui proses pembayaran. Manakala permohonan yang tidak diluluskan boleh membuat rayuan secara manual untuk dibawa ke mesyuarat agihan zakat bulanan. 6.9 Tamat
Halaman: 6/6 7.0 REKOD KUALITI Bil. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1 a) UPM/WAZAN/SPZPA/100-3/1/1 PTSPZP PPSPZPA 5 tahun PYD 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 02 03 (HEPA)- 1/2012 (HEPA)- 2/2015 (BEN)- 2/2015 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Keberkesanan Proses Kali ke-3 1/2012 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA) Kali ke - 15 (2/2015) Mesyuarat Pengurusan kali ke-7/2015 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC (HEPA) WP 03/01/2011 TNC (HEPA) WP 30/01/2012 TNC (HEPA) WP 05/06/2015 Bursar WP 18/12/2015 02 04 (10032) 02/2016 Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016 TPKD PP TWP PP 18/08/2016 02 05 /PNC- PSKK: 2/2017 Mesyuarat Pengurusan Kali Ke-3 (2/2017) TPKD PP TWP PP 26/05/2017