Salesmanship. 07 MK84046 Andyan Pradipta Utama, SE, MM. Menghitung Kebutuhan Sales Pada Bagian Penjualan MODUL PERKULIAHAN

Transkripsi

1 MODUL PERKULIAHAN Menghitung Kebutuhan Sales Pada Bagian Penjualan Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh Ekonomi & BIsnis S-1 Manajemen 07 MK84046 Abstract Memahami dan mempelajari cara Menghitung Kebutuhan Sales pada bagian penjualan Kompetensi Mahasiswa mampu menganalisa dan menghitung kebutuhan sales dan sumber yang tepat sesuai dengan bidang usahanya

2 Pembahasan PENDAHULUAN Salah satu kunci keberhasilan dari suatu penjualan yang sangat menentukan adalah ketersediaan tenaga penjualan yang memadai secara kuantitas maupun kualitas. Betapapun hebatnya suatu program pemasaran dan penjualan perusahaan, tetapi jika tidak didukung oleh sumber daya manusia tenaga penjual yang handal, maka akan menjadikan semua hal di atas menjadi sia-sia. Eksekusi suatu program pemasaran sangat ditentukan oleh manusia-manusia yang menjalankannya. Apalagi di dalam pendekatan penjualan yang berdasarkan pada relasional. Individu tenaga penjual merupakan dasar pembentuk strategi relasional yang akan dilakukan tersebut. Oleh karena itu persoalan memanajemeni sumber daya manusia, khususnya tenaga penjual, menjadi topik pembahasan yang mesti dikuasai oleh manajer penjualan. Persoalan pertama yang dihadapi manajemen penjualan dalam kontek pengelolaan tenaga penjual ini adalah, bagaimana untuk dapat memperoleh tenaga penjual yang memiliki kemampuan yang memadai dan dapat secara kontinyu untuk dikembangkan. Terdapat beberapa pokok bahasan dalam hal ini yaitu : - Persiapan apakah yang diperlukan untuk mendapatkan tenaga kerja? - Bagaimanakan memperoleh Calon Tenaga Penjual? - Bagaimanakah memilih individu yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dari semua calon tersebut? PERENCANAAN PENEMPATAN TENAGA PENJUAL. Sebelum melakukan penarikan (rekcruitment) perlu didahului dengan proses perencanaan, terutama yang berkaitan dengan penarikan dan seleksi tersebut. Proses perencanaan ini meliputi : - Analisis awal kebutuhan personil. - Analisis Jabatan (Job Analysis) - Meninjau atau menentukan Job Description dan Job Qualification / Spesification. 2

3 Berdasarkan atas hasil analisis di atas maka baru ditetapkan sumber perekrutan dan prosedur seleksi yang harus direncanakan. ANALISIS AWAL KEBUTUHAN PERSONIL UNTUK TENAGA PENJUAL Kebutuhan personil untuk tenaga penjual tergantung pada beberapa faktor seperti : - Target pertumbuhan penjualan. - Strategi distribusi. - Perubahan organisasi tenaga penjual. - Perputaran tenaga penjualan (turn Over) Perputaran tenaga penjual merupakan persoalan yang memerlukan kebijakan manajemen yang bersifat komprehensif untuk menanganinya. Angka perputaran ini dapat dihitung dengan cara berikut : Turn Over Rate = Separations per Year Average Size of Sales Force X 100 % Manajemen tentunya berusaha untuk menekan angka perputaran pada angka yang paling rendah. Tingginya angka perputaran akan mempengaruhi biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk mendapatkan pengganti dan melatih tenaga penjual yang baru disamping terganggunya aktifitas penjualan yang telah direncanakan. Terdapat beberapa alasan terjadi perputaran yang tinggi di dalam perusahaan yaitu; Kinerja tenaga penjual yang jelek Peluang kerja pada bidang lain yang dianggap lebih baik Karir mentok Pemberhentian / PHK Suasana kerja Manajemen. 3

4 Sebagian penyebab tersebut dapat diatasi oleh manajemen perusahaan agar dapat menekan angka perputaran ini sehingga tidak menjadi beban tambahan pada aktifitas perekrutan dan seleksi. Seperti yang dijelas diatas bahwa terdapat beberapa faktor yang menentukan kebutuhan tenaga penjualan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan berbagai teknik dan metode yang digunakan di dalam menghitung kebutuhan ini. Adapun beberapa metode dalam menentukan kebutuhan tenaga penjual yaitu : - Afordable Methode - Work Load Methode - Incremental Methode - Sales Potential Methode 1. Afordable Methode Afordable methode merupakan pendekatan penentuan jumlah tenaga penjual berdasarkan kemampuan keuangan perusahaan untuk membayar tenaga penjual sesuai dengan Anggaran yang disusun perusahaan. Perhitungan methode ini dilakukan dengan cara sebagai berikut: Affordability Approach Expected Sales $35,000,000 Field Sales Expense Ratio x.04 Sales Budget $ 1,400,000 Percent for Sales Force x.80 Available for Salespeople $1,120,000 $ Available = $1,112,000 = 16 (to be Wages & expenses/person $70,000 hired) Jika jumlah tenaga kerja perusahaan masih berada di bawah angka 16, berarti perusahaan masih memilki kesempatan untuk merekrut tenga penjual baru. Penggunaan metode ini memilki kelemahan yaitu perusahaan sangat tergantung pada ketersediaan dana, sehingga seakan-akan prestasi penjualan sangat ditentukan sekali oleh kemampuan perusahaan dalam keuangan. 4

5 2. Work Load Methode Metode beban kerja merupakan metode yang cukup ideal, karena penetapan jumlah tenaga kerja disesuaikan dengan target perusahaan dalam perencanaan pemasaran/penjualan perusahaan. Sumber daya keuangan diharapkan harus dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Jumlah tenaga total yang dibutuhkan nanti di kurangi dengan jumlah tenaga yang sudah ada dan dapat juga dipertimbangkan tingkat perputaran tenaga kerja. Adapun rumus metode ini yaitu : Workload Approach NSP = [(NEC t + NPC t ) x IFC t ] x LC ST where: NSP = Number of Salespeople NEC = Number existing customers NPC = Number of potential customers IFC = Ideal frequency of calls LC = Length of call ST = Selling time available for one person t = Customer size or type class Dalam penerapannya perlu diperhatikan bahwa setiap pelanggan memilki kebutuhan kunjungan yang berbeda seperti yang dibahas pada manajemen teritori dalam sesi terdahulu. Metode di atas merupakan pendekatan yang mudah untuk dilakukan namun memiliki kelemahan yaitu tidak memasukan pertimbangan keuntungan/laba yang akan diperoleh. 3. Incremental Methode Untuk mempertimbangkan laba maka metode incremental merupakan metoda yang cocok. Metode ini dapat dipahami melalui konsep ekonomi mikro/manajerial. Dalam metode ini diperhatikan dua faktor yang berubah akibat penambahan/pengurangan tenaga penjualan yaitu : 5

6 - Penghasilan Tambahan (incremental revenue) - Biaya Tambahan (incremental Cost) Asumsi-asumsi yang digunakan di dalam pendekatan ini adalah : - Terdapat kaitan yang erat antara usaha-usaha penjualan yang dilakukan penjual dengan volume penjualan yang dicapai. - Volume penjualan cukup sensitif terhadap perubahan jumlah tenaga penjualan. - Personal selling merupakan alat utama dalam penjualan. Bagaimana bentuk perhitungannya dan hubungan masing-masing dapat dilihat pada tabel berikut. Tambahan Tenaga penjual ke Tambahan Volume Penjualan Harga Pokok Laba Kotor Pada tabel terlihat bahwa perusahaan bermaksud untuk menambah tenaga penjual yang ke 11 s/d 14 yang mengakibatkan terjadinya tambahan penjualan, harga pokok dan laba. Harga pokok adalah 55 % dari penjualan. Masing-masing penjual menerima gaji tetap sebesar per bulan/orang atau per tahun dan tambahan komisi sebesar 5 % dari volume penjualan yang dicapai. Biaya perjalanan per tahun. Jika penambahan tenaga penjual dilakukan maka dapat dihitung kontribusi laba bersih yang diberikan oleh tambahan tenaga penjual tersebut, seperti tabel berikut. 6

7 Tambahan Tenaga penjual ke Tambahan Laba Kotor Gaji Komisi Biaya Perjalanan Kontribusi Laba bersih Pada tabel terlihat bahwa penambahan tenaga penjual dapat dilakukan hanya sampai tenaga penjual ke 13, karena setelah itu akan terdapat kontribusi laba bersih yang minus. 4. Sales Potential Methode Metode potensi penjualan (Sales Potential Method) adalah metode yang dipakai untuk menentukan jumlah tenaga penjual dengan mempertimbangkan potensi yang dimilki tenaga penjual, dengan rumus sebagai berikut : J = V P + T ( V / P ) Atau dengan rumus : J = V P ( 1 - T ) Dimana : 7

8 J = Jumlah Tenaga Penjual Yang diperlukan. V = Volume Penjualan yang diramalkan P = Produktivitas penjualan yang diperkirakan dari seorang tenaga penjual. T = Tingkat perputaran tenag penjual yang diperkirakan Setelah dihitung maka jumlah tenaga penjual yang akan direkrut adalah selisih antara tenaga yang ada dengan hasil perhitungan di atas. ANALISIS JABATAN (JOB ANALYSIS) Sebelum manajer melakukan penarikan dan seleksi, maka perlu untuk memahami dengan jelas aktifitas, tugas dan tanggung jawab tenaga penjual yang akan dipekerjakan nanti. Analisis jabatan (job analysis) adalah suatu cara yang sistematis untuk menggambarkan bagaimana suatu jabatan tenaga penjualan yang akan diterima oleh tenaga penjual. Analisis jabatan dilakukan terhadap jabatan (Job) bukan orangnya. Analisis ini akan menghasilkan dua hal yaitu : - Job description. - Job Qualification/specification. Job Description. Merupakan gambaran secara detil tentang suatu jabatan. Job description dari jabatan sales persons terdiri dari penjelasan tentang : 1. Kepada siapa tenaga penjual tersebut melapor. 2. Bagaimana hubungan kerja dan interaksi tenaga penjual dengan staf pemasaran lainnya. 3. Pelanggan yang menjadi tanggung jawabnya dan yang akan dikunjungi. 4. Tugas tugas khusus yang harus dilakukan. 5. Tuntutan fisik dan mental yang dibutuhkan pekerjaan. 6. Tipe produk yang harus dijual. 7. Dan lainnya. 8

9 Contoh bentuk Job Description dapat dilihat pada lampiran Atas dasar inilah maka dapat dianalisis persyaratan yang harus dipenuhi oleh tenaga yang memangku pekerjaan tenaga penjual tesebut.. Persyaratan yang diperlukan itu biasa disebut dengan Job qualification / Job Specification. Job Qualification. Salah satu prinsip dalam manajemen sumber daya manusia adalah bagaimana menempatkan orang yang tepat pada tempat yang tepat. Begitu juga untuk tenaga penjual yang merupakan suatu pekerjaan unik dan membutuhkan kualifikasi tertentu. Job qualification menjelaskan tentang orang yang bagaimana yang cocok ditempatkan pada jabatan tenaga penjual berdasarkan atas job description. Kalau Job Description mengarah pada aktifitas dan tanggung jawab dari seorang tenaga penjual, maka job qualification mengarah pada Sikap, Keahlian, Pengetahuan dan kepribadian yang diperlukan untuk mencapai hasil kerja tenaga penjual dengan sukses. Suatu pernyataan Job qualification memasukan pendidikan, pengalaman kerja sebelumnya, keahlian teknis, sikap dan minat. Untuk mendapatkan kualifikasi tenaga penjual yang sukses, ratusan penelitian telah dilakukan oleh berbagai peneliti bidang ini. Salah satu bentuk penelitian ini menghasil beberapa kesimpulan yang menarik yaitu : - Sikap penjualan, kharakteristik pribadi, ketrampilan menjual, persepsi tentang peran dan motivasi tidak secara konsisten selalu mempengaruhi kinerja penjualan. - Keahlian manajemen waktu dan teritori, seperti ketrampilan organisasi penentu yang kritis untuk sukses dalam personal selling. - Tingkat pendidikan, intelengensia dan kemampuan sosial tidak selalu berhubungan dengan kinerja penjualan. - Variabel yang bersifat personal seperti latar belakang keluarga, kisah pribadi, status keluarga dan perkawinan merupakan prediktor yang baik. Pada survey yang lain juga diperoleh informasi bahwa persepsi tentang pembeli dan keinginanan untuk berjuang bagi konsumen menjadi hal yang diperhatikan oleh para sales manajer dalam merekrut tenaga penjual. 9

10 Hasil lengkap dapat dilihat pada gambar berikut. What Purchasing Agents Like About Salespeople Traits Percent of Respondents Who Rated Most Valued Willingness to fight for customer Thoroughness/followthrough Market knowledge/ willingness to share Knowledge of product line Diplomacy in dealing with operating departments Imagination 0% 25% 50% 75% 100% Persoalan lain yang menjadi dilema dalam menentukan kualifikasi tenaga penjual adalah, apakah akan memilih teknisi kemudian dilatih kemampuan menjualnya atau seorang salepeople yang berpengalaman kemudian diberikan pelatihan teknis tentang pekerjaan mereka. Untuk ini masing-masing perusahaan memilki cara pandang masing-masing, dan belum ada suatu kesimpulan yang jelas untuk hal ini. PEREKRUTAN ( RECRUITMENT) TENAGA PENJUAL. Tujuan dari rekrutmen adalah untuk menemukan dan menarik pelamar yang bekualifikasi terbaik untuk posisi tenaga penjual. Jumlah pelamar yang diperlukan tentunya harus lebih besar dari yang akan diterima. Hal ini diperlukan agar perusahaan dapat memiliki pilihan yang pasling terbaik Tidak semua pelamar memenuhi kualifikasi perusahaan dan juga tidak semua pelamar akhirnya bersedia untuk menerima penawaran kerja tersebut. 10

11 Bagaimana untuk mendapatkan para pelamar? Banyak sumber yang dapat digunakan diantaranya adalah : - Iklan/media umum. - Tenaga kerja sekarang yang ada. - Rekomendasi dari tenaga kerja di dalam perusahaan. - Agen tenaga kerja. - Institusi pendidikan. - Pelanggan, pemasok atau pesaing. Cara yang pertama adalah cara yang umum dilakukan di dalam perekrutan untuk semua jenis bidang jabatan. Cara ini memilki kemampuan untuk menjangkau audiens yang lebih luas, sehingga jika kebutuhan pelamar sangat banyak dan dalam kondisi turn over yang tinggi akan lebih baik digunakan. Tetapi tidak jarang rekrutment melalui media ini akan mengahsil banyak pekerja yang dibawah kualifikasi juga ikut mengajukan lamaran. Menerima tenaga kerja yang ada sekarang di dalam perusahaan juga memungkinkan dilakukan dan akan memberi keuntungan lebih karena mereka telah memahami perusahaan dengan baik. Sales dapat dijadikan sebagai tempat untuk promosi sehingga jabatan ini menjadi sesuatu yang membanggakan dalam perusahaan. Selain itu perusahaan juga dapat memperoleh tenaga penjual atas dasar referensi atau rekomendasi dari karyawan perusahaan sendiri. Hal ini akan lebih memudahkan interaksi tenaga beru tersebut karena sebelumnya sudah memilki kontak dengan karyawan lama. Bagi sebagian perusahaan memperoleh tenaga penjualnya melalui agen tenaga kerja maupun institusi pendidikan. Untuk yang pertama cendrung untuk lebih baik, karena semuanya dilakukan dengan cara profesional berdasarkan pengalamannya untuk mencari tenaga bagi perusahaan lain yang sejenis. Penggunaan institusi pendidikan akan diperoleh calon yang lebih tenang dan mudah untuk dilatih meskipun mereka belum berpengalaman. Namun sebagian mereka seringkali cepat bosan dan menginginkan pekerjaan di bidang manajerial. Tenaga penjual juga dapat direkrut dari pelanggan maupun pemasok perusahaan. Mereka telah lebih banyak mengenal bisnis yang dilakukan perusahan sehingga cendrung lebih mudah untuk menyesuaian diri dan menjalankan tugas mereka. Selain itu tenaga penjual pesaingpun dapat menjadi alternatif. Mereka rata-rata telah memahami pembeli/pasar dan bisnis yang dijalankan perusahaan sekaligus memahami persaingan antar perusahaan. 11

12 Daftar Pustaka Kotler, Philip Manajemen Pemasaran Jilid 2. Indeks: Jakarta. Afiff, Faisal.2014, Teknik Penjualan, Penerbit Angkasa. Anhari, Maskur.2014, Creative Salesman: Tips Menjadi Salesman No.1, Penerbit Kobis. Buduara, Sotar. dan Sirait, S.Martin.2006, : Ilmu dan Seni menjadi penjual yang sukses, Penerbit Bumi Aksara. Marwanto, Aris.2013, Super Sales: Bagaimana Menjadi Sales No.1, Penerbit Buku Pintar. M.Royan, Frans. 2011, Creating Effective Sales Force, Penerbit Andi. Purwanto, Wawan. 2012, Manajemen Penjualan, PKK Manajemen Universitas Mercu Buana Rasyid, RM. 2007, Penarikan dan Seleksi Tenaga Penjual, PKK Manajemen Universitas Mercu Buana 12