Manual Prosedur Sistem Informasi Manajemen

Transkripsi

1 Manual Prosedur Manajemen Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2013

2 Manual Prosedur Manajemen Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 6 Tanggal : 3 Juni 2013 Diajukan oleh : Ketua Program Studi Dikendalikan oleh Arif Hidayat, STP, M.AIT : Manager Representative Disetujui oleh Dr. Panji Deoranto, STP, MP : Ketua Jurusan Dr. Ir. Nur Hidayat, MP i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir Prosedur Manajemen... 3 Lampiran Daftar Revisi Dokumen Manajemen Daftar Distribusi Dokumen... 4 ii

4 Tujuan Menjamin Manajemen (SIM) jurusan terlaksana dengan efektif dan efisien. Ruang Lingkup Program S1 Jurusan Teknologi Industri Pertanian Universitas Brawijaya Malang. Definisi 1. adalah perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan dengan tujuan untuk mengelola data sehingga menghasilkan informasi yang berguna. 2. Manajemen adalah kegiatan pengelolaan segala yang berhubungan dengan penyelenggaraan pendidikan dan administrasi terkait di tingkat jurusan. 3. Manajemen di jurusan adalah sistem informasi internal jurusan yang mengelola data dan informasi diluar yang telah diatur dalam sistem informasi yang ada di sistem informasi Universitas Brawijaya. Sistem ini terdiri dari modul administrasi surat-menyurat, modul administrasi PKL, modul administrasi Tugas Akhir, modul administrasi laboratorium, modul administrasi Dosen, dan modul website Jurusan TIP. 4. Manajemen di jurusan adalah sistem informasi berbasis internet yang dapat diakses sivitas jurusan melalui alamat 5. Manajemen adalah sistem informasi berbasis internet yang memuat segala informasi mengenai jurusan TIP (profil, laboratorium, dan sebagainya) dengan pranala luar yang spesifik ke dalam hal akademik (modul administrasi PKL, modul administrasi Tugas Akhir, dan sebagainya). Rujukan 1. Peraturan Akademik FTP-UB tahun Pedoman Pelaksanaan PKL FTP-UB tahun Pedoman Pelaksanaan Tugas Akhir FTP-UB tahun Garis Besar Prosedur 1. Jurusan membentuk Manajemen jurusan berdasarkan Surat Tugas Ketua Jurusan. Komposisi terdiri dari Sekretaris Jurusan sebagai penanggung jawab, dan satu orang wakil laboran yang ditunjuk sebagai anggota pelaksana. 1

5 2. Koordinator Administrasi Jurusan bertanggung jawab pada pelaksanaan modul administrasi surat-menyurat, modul administrasi PKL, modul administrasi Tugas Akhir, dan modul administrasi Dosen. Sedangkan satu wakil laboran bertanggung jawab pada pelaksanaan modul administrasi laboratorium. 3. Seluruh civitas akademik jurusan, harus mendaftarkan diri terlebih dahulu pada untuk mendapatkan hak penggunaan modul-modul sistem informasi 4. akan memberikan hak penggunaan apabila form pendaftaran telah lolos dari verifikasi. 5. Civitas akademik yang telah memperoleh hak penggunaan diperbolehkan menggunakan modul-modul yang ditetapkan oleh Sistem Informasi, dengan Instruksi Kerja mengenai update data SIA 6. Tata cara penggunaan modul-modul yang ada dalam sistem informasi jurusan disampaikan dalam bentuk Instruksi Kerja 7. Pada akhir semester melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan sistem informasi. Metode yang digunakan adalah survei dengan menggunakan alat bantu kuesioner. 8. Responden yang dituju meliputi Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa. 9. melakukan analisis dan membuat laporan hasil yang diserahkan kepada Jurusan sebagai bahan untuk perbaikan sistem informasi. 2

6 Bagan Alir 1. Prosedur Kegiatan Manajemen Mulai Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan Membentuk Manajemen (1 hari) Dokumen Pendukung Surat Tugas Koordinator Administrasi Jurusan Mengawasi pelaksanaan modul administrasi terkait (kontinyu) Mendaftarkan diri untuk hak penggunaan modul (1 bulan) Memberikan hak penggunaan bagi pendaftar lolos verifikasi (1 bulan) Mengoperasikan modul dalam Manajemen (kontinyu) Instruksi Kerja Update Data SIM Menyampaikan tata cara penggunaan modul (1 minggu) Instruksi Kerja Tata Cara Penggunaan Modul-Modul Melakukan evaluasi kinerja pelaksanaan sistem informasi (2 minggu) Form Kuesioner Evaluasi Kinerja SIM Melakukan analisis dan menyampaikan laporan hasil (2 minggu) Dokumen Pendukung Laporan Sementara Kinerja Selesai 3

7 Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Manajemen Revisi ke-0 : 18 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.07 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan Revisi ke-1 : 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.3.01 Revisi ke-2 : 8 Juni 2011 Perubahan kode : Perubahan pada cover dan Tim UJM Revisi ke-3 : 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM Revisi ke-4 : 30 Maret 2012 Perubahan kode : Revisi ke-5 : 16 Januari 2013 Perubahan pada format penulisan sesuai dengan format MP PJM UB Revisi ke-6 : 3 Juni 2013 Perubahan pada bagan alir Perubahan judul : Manajemen Penambahan definisi 2. Daftar Distribusi Dokumen Salinan Revisi Penerima Jenis Dokumen Salinan 1 dan Asli 6 Manager Terkendali Representative Salinan 2 6 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 3 6 Ketua Laboratorium Terkendali Salinan 4 6 Bendahara Jurusan Terkendali Salinan 5 6 Dosen Terkendali Salinan 6 6 Bag. Administrasi Terkendali Akademik Jurusan Salinan 7 6 Laboran Terkendali Salinan 8 6 Mahasiswa Terkendali 4

8 5