PENGENDALIAN DOKUMEN

Transkripsi

1 PROSEDUR MUTU PENGENDALIAN DOKUMEN No. : Tim Pembuat.Revisi.Pencabutan Tanggal Pembuatan No.Revisi 12 Tim Penyusun ISO Team Pembuat Persetujuan Pengesahan Staff QMS Lilik Setiyawan GM. Quality Assurance Soon Ho. Park Management Representative Soon Ho Park

2 QMS ISO 9001 : 2008 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : i No. Tanggal Revisi Catatan Perubahan Status Revisi Isi Perubahan Referensi Pembuat Persetujuan Pengesahan Penggabungan untuk Prosedur Kualitas dan Lingkungan. 2.Menghilangkan uraian B pada sistem penomoran Distribusi dokumen dilakukan melalui fasilitas ISO Web-site dgn status tidak terkendali, 2.Setiap Dok. Yang telah disahkan akan diberi stempel original Prosedur hanya berlaku untuk penerapan Sistem Manajemen Mutu, 2. Bentuk distribusi dokumen terkendali dilakukan dgn menggunakan , CD atau bentuk copy lainnya. 3. Penambahan penjelasan untuk Format Penomoran khusus untuk W/I atau Acceptance Criteria Original Eksternal atau dokumen pendukung bagi proses LGITIN, disimpan dan dipelihara oleh sebagai dokumen Original dengan bentuk distribusi melalui Hard Copy. 2. Identitas dokumen eksternal atau pendukung menggunakan identitas aslinya. 3. Status dokumen pada ISO Web-site dinyatakan sebagai bentuk distribusi dokumen terkendali 4. Perubahan nama Section MNT(Maintenance) menjadi ESH (Energy Environment Safety & Health) 5. Penambahan kode untuk Section LIPS (LCD Integrated Power Supply) 6. Penambahan point 7.7. Sistem Penulisan Revisi Kepala Departemen menjamin dok. terpelihara dg baik dan dg menunjuk Keyman ISO sebagai mediator. 2. yang dikirim ke Supplier mrpkn dok. tidak terkendali (Uncontrolled) 3. Distribusi dokumen melalui Web site ISO => Level I-III 4. Distribusi dokumen ke eksternal (khususnya ke supplier) berupa drawing dikirimkan melalui atau hard copy dengan dibubuhi stempel uncontrolled 5. Penambahan lampiran Matrik Distribusi Mengubah dari ISO 9001:2000 menjadi ISO 9001: Memasukkan Pengendalian dalam bentuk Softcopy pada Flowchart. Rudi F Rudi F S.H. Park Rudi F Rudi F S.H. Park Rudi F Rudi F S.H. Park Unggul S.H. Park S.H. Park Wahyu R S.H. Park S.H. Park Wahyu S.H.Park S.H.Park Lilik S. S.H.Park S.H.Park Memisahkan bentuk Pengendalian terhadap dokumen Internal dan Eksternal. 2. Menambahkan Flowchart untuk pengendalian dokumen eksternal. Lilik S. S.H.Park S.H.Park

3 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : ii Daftar Isi Catatan Perubahan.. i Daftar Isi.. ii 1. Tujuan Ruang Lingkup Referensi Definisi Hal Khusus Wewenang dan Tanggung Jawab Prosedur Pelaksanaan Pengendalian dokumen Internal Prosedur Pelaksanaan Pengendalian dokumen eksternal Terkait Flow Chart Lampiran Matrik Distribusi.11-11

4 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 1/ Tujuan: Tujuan prosedur pengendalian dokumen, adalah untuk mengatur proses-proses yang berkaitan dengan perencanaan, pembuatan, pengesahan, penerbitan, penyimpanan dan pendistribusian dokumen agar dapat menjamin ketersediaan dokumen yang sah dan relevan di area yang membutuhkan, untuk menerapkan Sistem Manajemen Mutu. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini berlaku bagi pengendalian seluruh dokumen yang diperlukan dan digunakan untuk melaksanakan proses-proses Sistem Manajemen Mutu di seluruh aktifitas perusahaan. 3.0 Referensi: clause Quality Manual section 4.0 Definisi: 4.1 Originator, adalah Pemrakarsa / Pembuat Original / Asli, 4.2 Original, adalah Asli, 4.3 terkendali, adalah merupakan salinan dokumen asli yang ditandai dengan stempel Copy basah dan harus ditarik apabila telah mengalami revisi (kadaluarsa), 4.4 Internal, adalah yang berasal / memakai nomor PT. LG Innotek Indonesia. 4.5 tidak terkendali, adalah salinan dokumen asli yang tidak ditandai dengan stempel Copy, namun diberi identitas tersendiri ( Uncontrolled) dan tidak berkewajiban untuk menarik kembali apabila telah mengalami revisi (kadaluarsa), khususnya untuk dokumen yang dikirimkan ke supplier 4.6 Obsolute, adalah dokumen kadaluarsa atau dokumen yang sudah tidak berlaku, 4.7TECN (Temporary Engineering Change Notice), adalah dokumen khusus yang bersifat sementara dan digunakan apabila terjadi perubahan-perubahan yang bersifat sementara pada 4M, 4.8 ECO, adalah informasi perubahan spesifik produk yang berasal dari R&D Korea, mengenai perubahan spesifikasi adjusting maupun material pada produk yang akan diproduksi di PT. LG Innotek Indonesia, 4.9 Eksternal atau dokumen pembantu, adalah dokumen-dokumen yang bersumber dari luar PT.LG Innotek Indonesia dan dipakai sebagai standar atau referensi bagi perusahaan. 5.0 Hal Khusus: 5.1 TECN, merupakan dokumen khusus yang bersifat sementara yang dapat dipergunakan apabila terjadi perubahan-perubahan sementara pada 4M dan atau spesifikasi yang berpengaruh terhadap kualitas produk. TECN dibuat untuk menghindari revisi yang terlalu banyak pada dokumen terkait. 5.2 Eksternal harus disimpan dan dipelihara di sebagai Original dan dapat tetap menggunakan identitas aslinya dan dibubuhi stempel Original sebelum dibuatkan salinannya. 5.3 perubahan spesifikasi adjusting atau perubahan pada material produk dibuat dalam bentuk ECO yang diperoleh dari R&D Korea. 5.4 Apabila ada perubahan pada Petunjuk Kerja dan menurut R&D tidak berpengaruh terhadap nilai spesifikasi produk, maka pada dokumen tersebut tidak diberlakukan status revisi dokumen, tetapi cukup dibuatkan permintaan perubahan dokumen untuk Petunjuk Kerja tersebut, hal ini dilakukan untuk menghindari banyaknya status revisi dokumen. 5.5 tidak mengalami revisi dokumen, apabila perubahan tersebut tidak merubah dari isi dokumen yang dimaksud.

5 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 2/ Wewenang dan Tanggung Jawab : 6.1 Quality Management Representative (QMR), bertanggung jawab terhadap pelaksanaan prosedur terdokumentasi mengenai Pengendalian. 6.2 Setiap Kepala Departemen bertanggung jawab untuk mengidentifikasi -dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu, serta menjamin semua dokumen terpelihara dengan baik. 6.3 Bagian Quality Manajemen System dan bertanggung jawab terhadap penyimpanan, pengamanan dan pemeliharaan semua dokumen original dalam bentuk soft copy dan hard copy yang disimpan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. 7.0 Prosedur Pelaksanaan Pengendalian Internal 7.1 Perencanaan, Pembuatan dan Pengesahan Internal President Direktur dan Quality Management Representative (QMR), bertanggung jawab terhadap penyusunan Quality Manual Setiap Kepala Departemen/Bagian, bertanggung jawab terhadap pembuatan Prosedurprosedur Mutu yang berkaitan dengan proses-proses yang diterapkan pada departemen masing-masing Pembuatan / revisi dokumen harus dilakukan oleh personel dengan jabatan minimal Staff atau oleh personel yang ditunjuk dengan persetujuan Quality Management Representative Quality Manual harus mendapatkan pengesahan / persetujuan President Direktur, kecuali untuk Prosedur Mutu, SOP, Petunjuk Kerja dan spesifikasi, cukup mendapatkan pengesahan Quality Management Representative Setiap dokumen yang telah mendapatkan pengesahan dari President Direktur atau Quality Management Representative, akan diberikan identitas berupa stempel/tanda Original TECN yang terkait dengan perubahan 4M dan atau perubahan spesifikasi produk, dikeluarkan oleh Departemen terkait dengan perubahan yang dimaksud Pada Pembuatan Quality, Prosedur Mutu, dan SOP, isi dari tersebut minimal meliputi : Catatan Perubahan, Daftar Isi, Tujuan, Ruang Lingkup, referensi, definisi, Hal Khusus (jika ada), Wewenang dan Tanggung Jawab, Prosedur Pelaksanaan, terkait dan Flow Chart dari prosedur yang dimaksud. 7.2 Tinjauan dan Revisi Internal Tinjauan kesesuaian dokumen terhadap Sistem Manajemen Mutu dilakukan minimal satu tahun satu kali. Quality Management Representative, bertanggung jawab melakukan tinjauan Quality Manual dan Prosedur Mutu, Kepala Departemen bertanggung jawab terhadap SOP atau Petunjuk Kerja dan Form atau Checksheet yang diterapkan di masingmasing Departemen/Bagian akan mengeluarkan Permintaan Peninjauan kembali penggunaan dokumen pada setiap Departemen setiap minimal satu tahun satu kali Revisi atau perubahan hanya dapat dilakukan setelah dilakukan tinjauan kesesuaian dokumen terhadap Sistem Manajemen Mutu serta harus mendapatkan persetujuan Quality Management Representative baru dan dokumen revisi hanya dapat dimasukan kedalam bentuk file soft copy oleh bagian Management System dan atau oleh personel yang ditunjuk oleh Management Representative (QMR) Apabila ada perubahan 4M dan atau perubahan spesifik produk yang bersifat sementara, maka Departemen yang berhubungan dengan perubahan tersebut dapat mengeluarkan TECN sebagai dokumen sementara sebelum Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja dibuat oleh Departemen yang berhubungan dengan perubahan tersebut.

6 QMS ISO 9001 : 2008 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 3/ Kadaluarsa Original akan diberi tanda OBSOLETE, apabila telah dilakukan revisi atau perubahan dan telah diterbitkan dokumen perubahannya Master dokumen kadaluarsa harus disimpan oleh sebagai arsip perusahaan. 7.4 Pencabutan Internal Pencabutan dokumen dapat dilakukan apabila dokumen yang dimaksud sudah tidak relevan untuk digunakan kembali oleh departemen yang mempergunakan dokumen yang dimaksud Pencabutan dapat dilaksanakan apabila telah disetujui oleh Kepala Departemen dan disahkan oleh Quality Management Representative (QMR). 7.5 Distribusi Salinan Internal Original untuk Level I ~ IV, terkecuali dokumen eksternal, disimpan oleh di dalam sebuah penyimpanan data (Server) dengan bentuk Soft Copy (file elektronik) dan bentuk distribusi dokumen yang dilakukan, adalah melalui fasilitas ISO web-site. ( untuk level I, level II, Level III khusus SOP (Standard Operational Prosedur), sedangkan penyimpanan dokumen eksternal (dokumen pembantu) didistribusikan dalam bentuk Hard Copy, kecuali dokumen drawing yang dikirimkan ke supplier bisa melalui soft copy ( ) atau hard copy dengan dibubuhi stempel Uncontrolled Seluruh bentuk distribusi dokumen yang dilakukan melalui fasilitas ISO Web-Site ataupun Hard Copy yang telah disetujui oleh QMR, dinyatakan sebagai bentuk distribusi dokumen terkendali Permintaan salinan Original (Quality Manual, Prosedur Mutu, SOP dan Work Instruction serta Pembantu) yang terkendali dalam bentuk Soft Copy atau Hard Copy, tidak dapat diberikan kepada Departemen/Bagian tanpa persetujuan dari dan atau Quality Management Representative kadaluarsa disimpan dalam bentuk aslinya dan disimpan oleh sebagai keperluan arsip Setiap Bagian atau setiap karyawan dapat melakukan copy pada seluruh dokumen yang telah didistribusikan pada fasilitas ISO Web-site dan dokumen yang dimaksud dinyatakan sebagai dokumen tidak terkendali Apabila suatu Departemen/Bagian merasa perlu memiliki salinan Original dalam bentuk Hard Copy, maka dapat mendistribusikan dokumen yang dimaksud dengan membubuhi stempel copy basah dan berdasarkan kode kendali dokumen Setiap kali melakukan distribusi dokumen baru, maka harus dipastikan copy dokumen lama yang telah didistribusikan ditarik kembali untuk menghindari salah penggunaan dokumen Untuk memudahkan identifikasi catatan perubahan, distribusi ataupun pencabutan dokumen, maka akan menyimpan semua informasi yang berhubungan dengan hal tersebut pada sebuah matrik salinan dokumen & matrik distribusi dokumen. 7.6 Sistem Penomoran Internal Format Penomoran pada Quality Manual/Quality Procedure/SOP/Form atau Checksheet

7 Format penomoran dokumen khusus pada W/I (Work Instruction) atau Acceptance Criteria dapat berupa Format Penomoran seperti pada SOP,namun dapat pula Format Penomoran digunakan hanya pada halaman sampul atau cover, dengan nomor revisi yang ditulis adalah nomor revisi terakhir dari perubahan isi W/I terakhir, sedangkan pada halaman isi, identifikasi nomor dan tanggal revisi dibuat atau dicantumkan pada kolom khusus. Hal ini dilakukan agar dapat diketahui aktual isi W/I yang telah mengalami revisi. Kode Kendali Internal Keterangan : QMS ISO 9001 : 2008 Kode Kendali Dept/Sect Code Description Pres Dir MR QA PTU C/M D/C M/L PPC W/H OSP ENG EXIM HRD PCH MKT ESH GA IT MIT Acct TFT PWR President Director Management Representative Quality Assurance Production Tuner Chipmount Discrete Mainline Production Planning Control Warehouse Outsource Production Engineering Export Import Human Resource Development Purchasing Marketing Energy Environment Safety & Health General Affair Information Technology Innovation Accounting Task Force Team Production Power PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 4/11 Kode Level LGITIN(I) LGITIN(II) LGITIN(III) LGITIN(IV) Deskripsi Pedoman Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja/SOP Form/Check Sheet 7.7. Sistem Penulisan Revisi Internal Untuk memudahkan identifikasi isi dokumen yang telah mengalami revisi, maka Isi dari dokumen yang telah direvisi ditulis menggunakan huruf cetak miring (italic). Jika terjadi revisi total pada dokumen yang bersangkutan, maka cukup judulnya saja yang menggunakan cetak miring. tidak dianggap telah mengalami revisi jika dokumen tersebut tidak mengalami perubahan isi dan arti.

8 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 5/ Prosedur Pelaksanaan Pengendalian Eksternal 8.1 Prosedur Pengendalian Hard Copy Eksternal di Internal LGITIN PIC (R&D) print dokumen, kemudian dokumen diserahkan ke ADM R&D ADM R&D kirimkan dokumen ke Khusus untuk Chipmount dan Hopper (Skema Hopper, Skema Multimount, Skema 1 by 1, C/M assy dan BOM) harus di kirimkan ke Chipmount dulu, untuk dilakukan verifikasi dan approval. Setelah di approval baru di serahkan ke bagian menerima dokumen & Menuliskan Tanggal penerimaan dokumen pada pojok kanan atas dokumen menginput dokumen pada List Distribusi dokumen, kemudian dokumen di beri stempel original original di foto kopi sesuai kebutuhan dan diberi stempel copy Telepon dan kirim lewat ke PIC yang terkait dengan dokumen Distribusikan ke PIC terkait. Detail cara pendistribusian sebagai berikut: a. Untuk dokumen Skema Hopper, Skema Multimount, Skema 1 by 1, C/M Assy dan BOM) di distribusikan ke Chipmount dan hopper. b. Untuk t PCB Assy, Chipmount Assy, & BOM didistribusikan ke PIC Discrete, Hospital & LQA. c. Untuk t Work Instruction Mainline di distribusikan ke PIC Mainline. d. Specification Customer dan Adjusting Assy di distribusikan ke OQA, RQA & Mainline. e. Untuk Mechanical Drawing di distribusikan ke IQA Untuk Eksternal bukan New Model / Revisi dokumen dilakukan penarikan terhadap dokumen copy yang obsolete Mengisi Matriks distribusi dokumen pada masing-masing blok Menginput dokumen pada list kelengkapan dokumen Menarik dokumen Original Obsolete Original yang telah obsolete di beri stempel Obsolete Original disimpan kedalam bantex yang sesuai. 8.2 Prosedur Pengendalian Hard Copy dokumen Eksternal untuk didistriusikan ke Subcontractor Subcontractor request dokumen ke LGITIN lewat OSP request dokumen ke bagian Apabila dokumen yang di request adalah dokumen revisi maka melakukan pengecekan terhadap revisi terbaru Apabila revisi terbaru telah / pernah di distribusikan ke subcontractor maka konfirmasi ke OSP kalau dokumen terbaru telah / pernah di distribusikan ke subcontractor dan tidak mengalami perubahan lagi OSP konfirmasi ke Subcontractor kalau dokumen revisi terbaru pernah / telah di distribusikan. Jika subcontractor meminta di fotocopi kan dokumen maka harus memfotokopikan mengopi dokumen original sesuai dengan yang dibutuhkan input dokumen copy di List Distribusi Subcontractor Copy dokumen diberi stempel Copy Copy dokumen di distribusikan ke bagian Mengisi matriks distribusi dokumen Copy dokumen di kirimkan oleh bagian OSP ke subcontractor.

9 QMS ISO 9001 : 2008 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 6/ Prosedur Pengendalian Softcopy Mechanical Drawing PIC R&D kirim softcopy mechanical drawing lewat ke menerima Softcopy mechanical drawing, kemudian softcopy Mechanical Drawing diberi Stempel Original dan Uncontrolled Softcopy mechanical Drawing diubah dalam bentuk PDF Softcopy mechanical Drawing di input dalam list Distribusi Softcopy Mechanical Drawing dan di simpan di computer Softcopy Mechanical Drawing yang sudah distempel dan dalam format PDF, di reply (kirim balik) ke PIC R&D PIC R&D melakukan pengecekan kesesuaian softcopy mechanical drawing tersebut Apabila sesuai maka softcopy mechanical drawing dikirimkan ke PIC Purchasing PIC Purchasing mengirimkan softcopy mechanical drawing tersebut ke Vendor / Supplier. 9.0 terkait LGITIN(IV)/MR-015 LGITIN(IV)/MR-003 LGITIN(IV)/MR-005 LGITIN(IV)/MR-029 Form TECN (Temporary Engineering Change Notice) Form Permintaan Pembuatan/Perubahan Matrik Salinan Distribusi Form Permohonan Pencabutan

10 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 7/ Flow Chart Pengendalian Internal Tanggung Jawab Diagram Alir Terkait Mulai Originator Pembuatan Draft Form Permintaan pembuatan/ Perubahan dokumen Draft No Kepala Dept Pemeriksaan Yes Management Representative Identifikasi dan penomoran Persetujuan No Daftar dan Status Revisi Softcopy Hardcopy Soft Copy Revisi Baru diberi Stempel Original & Uncontrolled dalam bentuk PDF Soft Copy Revisi Baru diberi Stempel Original Hard Copy Revisi Baru Stempel Original Softcopy Revisi Baru PDF disimpan di Folder Uncontrolled Tiaptiap Departemen Soft Copy Revisi Lama dipindah ke Folder Obsolote Hard Copy Revisi lama Stempel Obsolote Softcopy PDF di Upload di Web ISO Soft Copy Revisi Baru disimpan di Folder Tiap-tiap Departemen Hard Copy Revisi Baru di simpan di Bantex tiap-tiap Departemen Distribusi Softcopy menggunakan Web ISO Distribusi Hardcopy ke Departemen Pembuat dengan Stempel Copy Distribusi Salinan ( Matrik Distribusi ) tasi Daftar dan Status Revisi Selesai

11 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 8/ Flow Chart Pengendalian Eksternal di LG ITIN Tanggung Jawab Diagram Alir Terkait PIC R&D ADM R&D ADM R&D Start PIC Print serahkan ke ADM R&D ADM R&D distribusikan dokumen ke terima Menulis Tanggal Penerimaan pada Pojok kanan atas dokumen Menginput pada List Distribusi di beri Stempel Original Foto Copy dokumen Original sesuai kebutuhan Dok. Eksternal Dok. Eksternal & Form serah terima Dok. List Distribusi fotocopy diberi Stempel Copy Telepon & Kirim lewat untuk pemberitahuan revisi / New dokumen ke PIC Terkait Berikan / distribusikan ke PIC terkait No New Model? Yes Menarik copy dokumen yang Obsolete Mengisi Matriks Distribusi sesuai Departemen Mengisi Matriks Distribusi sesuai Departemen Menginput dokumen pada List Kelengkapan dokumen permodel Matriks Distribusi Menginput dokumen pada List Kelengkapan dokumen permodel Original dimasukkan ke bantex yang sesuai. List Kelengkapan Menarik Original Obsolete Original Obsolete di beri Stempel Obsolete Original dimasukkan ke bantex yang sesuai. End

12 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 9/ Flow Chart Pengendalian Eksternal ke Subcontractor (Hard Copy) Tanggung Jawab Diagram Alir Terkait Subcont. Start Subcon request dokumen OSP request dokumen ke Dok. Eksternal & Form serah terima Dok. New Model? No. Yes Revisi terbaru pernah di distribusikan? No Konfirmasikan ke OSP kalau dokumen tidak ada revisi dan sudah di distribusikan Yes. copy original dokumen sesuai yang dibutuhkan OSP Konfirmasi ke Subcontractor.. Copy dokumen di beri Stempel Copy Input di List Distribusi Subcontractor Yes Subcontractor Request lagi? List Distribusi Subcontractor. Copy dokumen di distribusikan ke OSP Mengisi matriks distribusi dokumen Matriks Distribusi Copy Document dikirimkan ke Subcont. OSP tarik copy dokumen Obsolete Document Obsolete kirim ke End No

13 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 10/ Flow Chart Pengendalian Softcopy Mechanical Drawing ke Vendor Tanggung Jawab Diagram Alir Terkait Start PIC Doc. R&D PIC kirim softcopy Mechanical Drawing ke lewat Softcopy Mechanical Drawing menerima Softcopy Mechanical Drawing Softcopy Mechanical Drawing. Soft copy Mechanical Drawing di beri Stempel Original & Uncontrolled Softcopy Mechanical Drawing. Soft copy mechanical drawing di PDF kan No Softcopy Mechanical Drawing PDF.. Input di List Distribusi Softcopy Mechanical Drawing List Distribusi Softcopy Mechanical Drawing. Soft copy mechanical drawing simpan di komputer Softcopy Mechanical Drawing PDF.. Soft copy mechanical drawing PDF dikirimkan kembali (Reply) ke PIC terkait (R&D) Matriks Distribusi PIC Doc. R&D PIC R&D Checking dokumen? Yes Softcopy PDF Mechanical drawing kirim ke PIC Purchasing Softcopy Mechanical Drawing PDF. PIC Purchasing kirim Softcopy PDF Mechanical drawing ke Vendor Softcopy Mechanical Drawing PDF. End

14 PENGENDALIAN DOKUMEN Hal : 11/ Matrik Distribusi Internal MATRIKS DISTRIBUSI DOKUMEN PT. LG INNOTEK INDONESIA PENERIMA DOKUMEN / DISTRIBUSI DOKUMEN