1.2. Untuk melakukan Create New Document wajib menggunakan Browser 1.3. Flow Proses Create New Document

Transkripsi

1 Alamat DMS : Login menggunakan User & Password sesuai Panduan DMS 1. Create New Document (Pendaftaran Dokumen Baru) 1.1. Create New Document hanya dapat dilakukan oleh Ka. Unit Kerja / esselon 3, esselon 2 & esselon Untuk melakukan Create New Document wajib menggunakan Browser 1.3. Flow Proses Create New Document CONTROLLER CREATE NEW VERIFIKASI DOCKUMEN Sesuai 1.4. Langkah melakukan Create New Document a. Pilih type of Document sesuai dengan jenis dokumen yang diajukan (Manual, Prosedur, Instruksi Kerja, Form) Catatan : Pendaftaran dokumen Manual, Prosedur atau Instruksi kerja terpisah dengan Pendaftran Form terkaitnya. Form didaftarkan setelah dokumen Manual, Prosedur atau Instruksi kerja terpublish, dikarenakan keterkaitan (related document) yang dimiliki Form akan keluar apabila dokumen Manual, Prosedur atau Instruksi Kerja telah publish. b. Isikan Document Code dengan kode dokumen sesuai pengkodean dokumen yang telah diatur pada Prosedur Pengendalian Dokumen (P/DOK/001) Page 1 of 9

2 Contoh pengkodean pada Instruksi Kerja : IK/xxxxxxxx/xxx => IK / Kode Unit Kerja (8 digit) / No urut (3 digit) Kode Unit Kerja dapat dilihat pada HRIS>>Pencarian>>Unit Kerja (field CODE) No Urut adalah nomer urutan Instruksi Kerja yang dimiliki oleh Unit kerja terkait c. Isikan Title dengan judul dokumen d. Pilih Business Process sesuai dengan keterkaitan dokumen dengan proses bisnis yang ada e. Pilih ISO Requirement sesuai dengan keterkaitan antara Persyaratan ISO dengan dokumen f. Pilih ISO Element sesuai dengan keterkaitan antara Elemen Persyaratsan ISO dengan isi dokumen Page 2 of 9

3 g. Cari & Pilih Related Document. - Ketikkan Keyword Dokumen yang akan dicari kemudian enter/klik search - Pilih Dokumen lain yang terkait dengan dokumen yang sedang dibuat h. Isian berdasarkan menu jenis dokumen : Apabila Jenis Dokumen Manual isikan Description dengan penjelasan singkat isi dokumen manual Apabila Jenis Dokumen Prosedur isikan : - Quality Assurance Flowchart Description dengan nama Flowchart yang ada pada prosedur - Quality Assurance Procedure Description dengan penjelasan singkat isi dokumen prosedur Apabila Jenis Dokumen Instruksi Kerja isikan Description dengan penjelasan singkat isi dokumen instruksi Kerja Page 3 of 9

4 Apabila Jenis Dokumen Form isikan Retention Time dengan masa retensi Catatan i. Isikan Document Changes Records dengan catatan perubahan dokumen apabila ada. j. Upload File softcopy Dokumen dalam format *.doc / *.xls (tidak dalam format *.pdf) k. Klik Send to Document Controller untuk mengajukan Pembuatan Dokumen. Tombol Save as Draft untuk menyimpan Dokumen sebelum diajukan kepada Document Controller. 2. Revise Document (Pengajuan Dokumen) 2.1. Revise Document hanya dilakukan oleh creator dokumen, apabila terdapat mutasi jabatan dalam unit kerja terkait dan perlu adanya perubahan user creator dokumen. Mohon infokan ke [email protected] 2.2. Untuk melakukan Revise Document wajib menggunakan Browser 2.3. Flow Proses Revise Document CONTROLLER REVISE VERIFIKASI DOCKUMEN Sesuai Page 4 of 9

5 2.4. Langkah Melakukan Revise Document : Panduan DMS a. Klik pada menu sebelah kiri b. Pada halaman tengah akan tampil document yang dimiliki user creator document. - Klik pada dokumen yang akan di-update. - Setelah itu akan tampil dokumen seperti yang ada pada gambar dibawah ini. - Upload softcopy dokumen dalam format *.doc / *.xls (tidak dalam format *.pdf) Page 5 of 9

6 c. Klik Send to Document Controller untuk mengajukan revisi dokumen Tombol Save as Draft untuk menyimpan Dokumen sebelum diajukan kepada Document Controller. 3. Withdraw Document (Pengajuan Cabut Dokumen) 3.1 Withdraw Document hanya dilakukan oleh creator dokumen, apabila terdapat mutasi jabatan dalam unit kerja terkait dan perlu adanya perubahan user creator dokumen. Mohon infokan ke 3.2 Flow Proses Withdraw Document CONTROLLER WITHDRAW KEDALUARSA 3.3 Langkah melakukan Withdraw Document a. Klik pada menu sebelah kiri b. Pada halaman tengah akan tampil document yang dimiliki user creator document. - Klik Withdraw pada dokumen yang akan di-cabut. - Menu Cabut Dokumen akan tampil seperti pada gambar dibawah Page 6 of 9

7 - Isikan Reasons mengenai alasan pengajuan pencabutan dokumen - Pilih Status Save as Draft untuk menunda pengajuan cabut dokumen - Pilih Status Send to Approval untuk melakukan pengajuan Cabut Dokumen kepada atasan. 4. Request Document (Permintaan Dokumen) 4.1. Request Document dapat diajukan oleh semua user DMS. Dengan persetujuan Document Controller dokumen yang akan diberikan dalam formt PDF. Dan sifat dokumen tersebut adalah dokumen lepas / uncontrolled copy document Flow Proses Request Document CONTROLLER REQUEST LEPAS 4.3. Langkah melakukan Request Document a. Pilih dokumen yang akan diminta b. Klik Request pada sebelah kiri dokumen yang akan diminta c. Isikan Necessity dengan alasan keperluan permintaan dokumen tersebut d. Klik Save untuk mengajukan permintaan dokumen kepada Document Controller. Page 7 of 9

8 5. Reassessment Document (Kaji Ulang Dokumen) 5.1. Reassesment Document wajib dilakukan oleh Ka. Unit Kerja terkait / Creator Document setiap satu tahun setelah dokumen terpublish Flow Reassessment Document CONTROLLER REASSESSMENT Cabut Relevan REVISE VERIFIKASI DOCKUMEN Sesuai WITHDRAW KEDALUARSA Page 8 of 9

9 5.3. Setelah satu tahun dokumen terpublish creator document akan dapat pemberitahuan untuk kaji ulang dokumen (reassessment document). - Apabila dokumen masih relevan maka dokumen dapat tetap terpublish. - Apabila dokumen sudah tidak relevan lagi maka dokumen dapat dilakukan direvisi dokumen (Revise document) atau dilakukan cabut dokumen (Withdraw document). Page 9 of 9