BAB II LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 8 BAB II LANDASAN TEORI Pada bab ini akan dijelaskan teori-teori yang terkait sistem informasi dan perancangan sistem informasi pelaporan kejadian untuk memonitor risiko operasional di perusahaan. Dimulai dari pengertian dari sistem informasi, teori manajemen risiko, teori dalam teknik pengumpulan data, serta teknik dalam analisis dan perancangan sistem informasi. 2.1 Teori Sistem Informasi Sistem menurut O brien (O'Brien, 2003) adalah (1) sekelompok komponen yang bekerjasama menuju tujuan yang bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sedangkan Informasi adalah hasil pengolahan data; yaitu kegiatan yang dilakukan terhadap data yang diperoleh, misalnya dengan melakukan pengelompokan atau pembuatan tabulasi, agregasi, kompilasi ataupun pemadanan dalam rangka memberi arti dan makna yang lebih baik terhadap data agar 8

2 9 mudah dimengerti dan dipergunakan. Hal ini dijelaskan pada gambar 2.1 berikut ini. Masukan (Data) SUMBER DAYA INFORMASI Sumber Daya Manusia Perangkat Keras Komputer Perangkat Lunak Komputer Fasilitas Basis Data Informasi Keluaran (Informasi) Pengolahan Informasi Gambar 2.1 Sumber Daya Informasi Dengan demikian Sistem Informasi adalah suatu integrasi efektif dari semua subsistem informasi yang berupa hasil penyajian dan pengolahan data. Sistem informasi yang merupakan pengelolaan organisasi sering disebut Sistem Informasi Manajemen. Pengertian Manajemen di sini merupakan segala kegiatan yang terkait dengan tugas manager; dikenal sebagai fungsi manajemen, yaitu meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan & evaluasi. Dengan demikian Sistem Informasi Manajemen adalah suatu integrasi efektif dari semua subsistem informasi fungsi manajemen yang menyediakan informasi bagi beberapa pengguna dengan kebutuhan yang serupa. Sistem informasi manajemen ini dilakukan dengan memanfaatkan teknologi informasi.

3 10 Dalam kurun waktu lebih dari lima tahun yang lalu, informasi itu sendiri tidak dianggap sebagai suatu aset penting bagi suatu perusahaan/organisasi. Pada masa itu proses manajemen dianggap sebagai hubungan face-to-face, suatu personal art, bukan koordinasi global. Sekarang, telah dimaklumi bahwa pemahaman terhadap sistem informasi adalah sesuatu yang sangat esensial bagi para pemimpin, sebab sebagian besar organisasi memerlukan sistem informasi agar dapat terus bertahan dan maju. 2.2 Teori Risiko Operasional Risiko Operasional Risiko operasional (Karmin, 2010) adalah risiko kerugian yang timbul secara langsung atau tidak langsung karena kegagalan atau ketidakcukupan proses internal, orang dan sistem atau karena kejadian eksternal. Risiko operasional adalah semua risiko selain risiko pasar dan risiko kredit. Kerugian risiko operasional terjadi tidak saja pada industri perbankan, tetapi juga terjadi pada perusahaan industri, perdagangan dan semua perusahaan dalam sektor ekonomi lainnya. Ada lima hal yang merupakan penyebab dari risiko operasional yaitu: kegagalan proses internal perusahaan, kegagalan mengelola sumber daya manusia, kegagalan 10

4 11 sistem, kerugian yang disebabkan kejadian dari luar perusahaan atau risiko eksternal dan kerugian karena pelanggaran hukum yang berlaku. Ada 4 dimensi yang terdapat dari suatu kejadian (Grinsven, 2009), yaitu : proses, orang, sistem, dan kejadian eksternal. Gambar 2.2 Dimensi dari Risiko Operasional Di dalam menangani risiko operasional, ada langkah-langkah yang dapat ditempuh dan sudah disusun dalam Operational Risk Management Cycles.

5 12 Gambar 2.3 Operational Risk Management Cycle Lima langkah yang ditempuh setelah menentukan tujuan manajemen risiko (Hussain, 2000) adalah. a. Identify risks, mengidentifikasi risiko yang dihadapi perusahaan. b. Assess the risk, menilai risiko dan menentukan penyebabnya. c. Select risk control measures, menentukan ukuran untuk dijadikan standar kontrol risiko. d. Implement risk controls, menerapkan kontrol risiko. e. Monitor and review, memonitor dan mengkaji hasil dari implementasi. 12

6 Manajemen Risiko Manajemen berdasarkan pendapat Robbins et al. (Robbins & Coulter, 2007) sebagai proses mengkoordinasi kegiatan-kegiatan pekerjaan sehingga pekerjaan tersebut terselesaikan secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Sedangkan seorang manajer adalah seseorang yang bekerja dengan dan melalui orang lain dengan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan mereka guna mencapai sasaran-sasaran organisasi. The National Institute of Standards and Technology (NIST) mendefinisikan istilah ancaman, kerentanan dan manajemen risiko sebagai berikut (Kouns & Minoli, 2010) : Ancaman : Aksi atau kejadian di mana jika kita sadari, akan menghasilkan kerugian, kecurangan, mengganggu atau kekacauan dari operasi-operasi. Ancaman selalu ada dan tingkat dari munculnya ancaman tidak dapat dikontrol. Sehingga, perlindungan teknologi informasi harus dirancang untuk menghindari atau meminimalkan dampak tersebut terhadap sistem TI. Kerentanan : Kelemahan dari lingkungan sistem teknologi informasi, sehingga ancaman dapat memanfaatkan kerentanan untuk mempengaruhi

7 14 sistem TI. Safeguards digunakan untuk mitigate atau menghilangkan kerentanan. Manajemen Risiko : proses di mana ancaman, kerentanan dan dampak dari kejadian dievaluasi dengan mempertimbangkan biaya dari perlindungan sistem tersebut. Ini adalah proses penilaian risiko yang berkelanjutan terhadap sumber daya TI dan informasi, sebagai bagian dari pendekatan berbasis risiko yang digunakan untuk menentukan tingkat keamanan untuk sebuah sistem, dengan menganalisis ancaman dan kerentanan dan memilih kontrol yang tepat dalam mencapai dan memelihara tingkat penerimaan risiko. Tujuan dari manajemen risiko adalah untuk meyakinkan bahwa semua aset TI sudah diberikan perlindungan dalam melawan kerugian, kecurangan, mengganggu atau kekacauan dari operasi-operasi. Pada taksonomi manajemen risiko (Kouns & Minoli, 2010), diawali sistem manajemen risiko, kebijakan manajemen risiko, kerangka kerja manajemen risiko dan proses manajemen risiko yang dibagi menjadi 5 kategori : 14

8 15 - Risk Communication and Consultation - Establishing The Context - Risk Assessment - Risk Treatment - Risk Management Review Berikut adalah gambar susunan taksonomi dalam manajemen risiko.

9 16 Gambar 2.4 Taksonomi Manajemen Risiko (Kouns & Minoli, 2010) 16

10 17 Peran kunci/ orang yang seharusnya mendukung dan partisipasi dalam proses manajemen risiko (Stonebumer, Goguen, & Feringa, 2002); antara lain : Senior Management Chief Information Officer (CIO) System and Information Owners Business and Functional Managers ISSO (Information System Security Office) IT Security Practitioners Security Awareness Trainers (Security Subject Matter Professionals) Risk Mapping and Response Risiko adalah suatu potensi akan kehilangan atau berkurangnya kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang disebabkan oleh faktor-faktor yang bertentangan dalam pencapaian tujuan perusahaan. (Wagner & Layton, 2007) Risiko hanya dapat muncul jika ada keterlibatan dari 3 komponen (Yazar, 2002), yaitu : Aset, Ancaman dan Kerentanan. Dan dapat dirumuskan:

11 18 Risiko = Aset x Ancaman x Kerentanan Gambar 2.5 Risiko Muncul dari Asset, Ancaman dan Kerentanan (Yazar, 2002) Risk analysis (Peltier, 2005) adalah identifikasi dan menilai faktor yang dapat mengancam keberhasilan dari sebuah proyek atau pencapaian sebuah tujuan. Sebuah perusahaan memiliki 2 jenis risiko (Grinsven, 2009), yaitu financial risk dan non-financial risk. Skema di bawah ini adalah taksonomi risiko dari sebuah perusahaan dilihat dari sisi finansial. Gambar 2.6 Taksonomi Risiko Sebuah Perusahaan 18

12 19 Kaitan antara dampak dan probabilitas, dapat dipetakan risiko pada perusahaan. Dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Gambar 2.7 Risk Mapping dan Response (Collier, 2009) Risk Appetite Risk Appetite (Collier, 2009) adalah jumlah risiko organisasi yang tersedia menerima tuntutan nilai. Hal ini langsung berkaitan dan dapat dinyatakan sebagai diterima keseimbangan antara pertumbuhan, risiko dan return. Risk appetite dapat dilakukan eksplisit dalam organisasi, kebijakan strategi dan prosedur, dan dalam sistem kontrol ini juga mungkin implisit, perlu diturunkan dan analisis organisasi keputusan dan tindakan.

13 Risk Mitigation Strategy Berikut adalah diagram dalam strategi penentuan suatu risiko apakah perlu dimitigasi atau tidak. Gambar 2.8 Risk Mitigation Strategy (Stonebumer, Goguen, & Feringa, 2002) Risk mitigation (Stonebumer, Goguen, & Feringa, 2002), adalah proses manajemen risiko yang melibatkan prioritas, evaluasi dan implementasi pengontrolan yang direkomendasi dari proses penilaian risiko (risk assessment) untuk mengurangi risiko. Risk mitigation merupakan metodologi sistematik yang digunakan oleh senior management untuk mengurangi risiko misi. Adapun pilihan yang dapat dipilih dari risk mitigation, antara lain : 20

14 21 Risk Assumption Menerima risiko dan terus beroperasi dengan sistem dan menetapkan kontrol untuk mengurangi risiko sampai tingkat risiko bisa diterima. Risk Avoidance Mencegah risiko dengan menghilangkan penyebab risiko ataupun dampak dari risiko tersebut. Risk Limitation Membatasi risiko dengan menetapkan kontrol yang dapat meminimalisir dampak negatif dari ancaman yang terkait dengan kerentanan di perusahaan. Risk Planning Mengatur risiko dengan mengembangkan rencana yang memberikan prioritas, implementasi dan memelihara kontrol-kontrol. Research and Acknowledgment Menurunkan kerugian dari risiko dengan mengetahui kerentanan atau kerusakan dan mencari cara untuk menutupi kerentanan atau memperbaiki kerusakan tersebut.

15 22 Risk Transference Mentransfer risiko dengan menggunakan pilihan lain untuk mengkompensasi kerugian, seperti asuransi Risk Management Software Memanfaatkan teknologi untuk membangun dan memantau program ERM(Enterprise Risk Management) dapat membantu organisasi (Marchetti, 2007): Secara terus-menerus memonitor risiko dan kontrol. Integrasi dan menghubungkan risiko dan kontrol. Mengikuti proses remediasi Integrasi audit dan menjamin aktivitas Menyebarluaskan informasi penilaian risiko di seluruh organisasi Kriteria Program Manajemen Risiko Berhasil Adapun kriteria-kriteria bahwa suatu program manajemen risiko dikatakan sukses adalah sebagai berikut (Stonebumer, Goguen, & Feringa, 2002). 1. Sesuai dengan komitmen senior management 2. Didukung penuh dari divisi teknologi informasi (TI) 22

16 23 3. Kemampuan tim manajemen risiko, di mana harus ahli dalam menjalankan metodologi penilaian risiko (risk assessment) 4. Kesadaran dan kerjasama dari para pengguna dalam menjalankan prosedur yang dirancang. 5. Evaluasi risiko secara berkala. 2.3 Teknik Pengumpulan Data Wawancara menurut Sugiyono (Sugiyono, 2002) dilakukan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti hendak melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalah yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. Observasi menurut Sugiyono (Sugiyono, 2002) merupakan teknik pengumpulan data yang mempunyai ciri spesifik, karena tidak terbatas pada orang, tetapi juga objek-objek lainnya. Teknik ini digunakan bila penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar.

17 Analisis SWOT Analisis SWOT (Ho, Wuryaningtyas, Ronald, & Kumaradjaja, 2008) adalah evaluasi menyeluruh terhadap kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari sebuah perusahaan untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisis didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Proses pengambilan keputusan stratejik selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian, perencanaan strategis harus menganalisis faktor strategis perusahaan dalam kondisi yang ada saat ini. Hal itu disebut dengan analisis situasi. Model yang paling popular untuk analisis situasi adalah analisis SWOT. Menurut David (David, 2001) bahwa matriks SWOT merupakan perangkat pencocokan yang penting membantu manajer mengembangkan empat tipe strategi: 1. Strategi SO(Strengths-Opportunities) Pada strategi ini menggunakan kekuatan internal organisasi untuk memanfaatkan peluang eksternal. Organisasi umumnya akan menjalankan strategi WO, ST, atau WT supaya mereka dapat masuk ke dalam situasi di mana mereka dapat menerapkan strategi SO. Pada saat 24

18 25 organisasi memiliki kelemahan besar, perusahaan akan berusaha keras untuk mengatasinya dan membuatnya menjadi kekuatan. Kalau menghadapi ancaman besar, sebuah organisasi akan berusaha menghindarinya agar dapat memusatkan perhatian pada peluang. 2. Strategi WO (Weakness-Opportunities) Strategi ini bertujuan untuk memperbaiki kelemahan dengan memanfaatkan peluang eksternal. Kadang-kadang peluang eksternal yang besar ada, tetapi kelemahan internal sebuah perusahaan membuatnya tidak mampu memanfaatkan peluang tersebut. 3. Strategi ST (Strength-Threats) Strategi ini menggunakan kekuatan perusahaan untuk menghindari atau mengurangi dampak eksternal. Hal ini tidak berarti bahwa organisasi yang kuat pasti selalu enghadapi ancaman frontal dalam lingkungan eksternal. 4. Strategi WT (Weaknesses-Threats) Strategi ini merupakan taktik defensif yang diarahkan untuk mengurangi kelemahan internal dan menghindari ancaman eksternal. Jika posisi organisasi dihadapkan pada berbagai ancaman eksternal dan kelemahan internal, sesungguhnya organisasi tersebut dalam posisi yang

19 26 berbahaya. Perusahaan ini harus berjuang untuk dapat bertahan atau melakukan merger, rasionalisasi, menyatakan pailit atau memilih dilikuidasi. Matriks SWOT terdiri dari Sembilan sel, yang terdiri dari empat faktor kunci, empat sel strategi, dan satu sel yang dibiarkan kosong. Empat sel strategi (SO, WO, ST, dan WT) dikembangkan setelah menyelesaikan empat sel faktor kunci (S, W, O, dan T). Delapan langkah yang diperlukan untuk menyusun matriks SWOT: 1. Tulis peluang eksternal kunci perusahaan 2. Tulis ancaman eksternal kunci perusahaan 3. Tulis kekuatan internal kunci perusahaan 4. Tulis kelemahan internal kunci perusahaan 5. Cocokan kekuatan internal dengan peluang eksternal dan catatlah strategi SO dalam sel yang sudah ditentukan 6. Cocokan kelemahan internal dengan peluang eksternal dan catatlah strategi WO dalam sel yang sudah ditentukan 7. Cocokan kekuatan internal dengan ancaman eksternal dan catatlah strategi ST dalam sel yang sudah ditentukan 26

20 27 8. Cocokan kelemahan internal dengan ancaman eksternal dan catatlah strategi WO dalam sel yang sudah ditentukan.