Apakah itu Pengurusan?

Transkripsi

1 Topik 1 Apakah itu Pengurusan? HASIL PEMBELAJARAN Di akhir topik ini, anda seharusnya dapat: 1. Menerangkan maksud pengurusan; 2. Mengenal pasti fungsi-fungsi pengurusan; 3. Menilai peranan pengurus; 4. Mengenal pasti beberapa kemahiran utama seorang pengurus; dan 5. Membincangkan perspektif yang berlainan dalam pengurusan. PENGENALAN Sebelum kita mempelajari dengan lebih mendalam tentang aspek-aspek pengurusan, kita haruslah memahami erti pengurusan terlebih dahulu. Mari kita lihat perbezaan di antara golongan profesional dengan pengurusan. Doktor, akauntan, jurutera, arkitek, peguam dan sebagainya adalah beberapa contoh golongan profesional. Misalnya, seorang doktor berkhidmat untuk pesakitnya dengan menggunakan keupayaan serta kepakarannya. Beliau tidak akan mengarahkan orang lain untuk melakukan pekerjaan tersebut bagi pihaknya. Jururawat pula berperanan sebagai pembantu doktor. Dia tidak memiliki kelayakan dan keupayaan yang serupa dengan seorang doktor untuk menjalankan pekerjaannya. Oleh itu, seorang jururawat sekadar membantu doktor memeriksa pesakit. Dengan kata lain, seorang doktor tidak boleh memberi tugas hakikinya kepada jururawat atau pembantunya yang lain. Perkara ini adalah sama untuk golongan profesional yang lain.

2 2 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? Golongan profesional sememangnya berbeza daripada golongan pengurusan. Seorang pengurus seharusnya bijak mengarah orang lain untuk melaksanakan kerja dengan cekap dan berkesan. Dengan erti kata lain, pengurusan bermaksud memastikan sesuatu tugas itu dijalankan dengan baik sehingga selesai. Ini bermakna bahawa seorang pengurus tidak semestinya tahu cara untuk melaksanakan kerja tertentu tetapi perlu berperanan sebagai penyelaras dengan memastikan tugas itu dijalankan dengan lancar. Contohnya, seorang pengurus kilang kasut tidak semestinya tahu dengan terperinci cara untuk memasang kasut; namun, dia perlu memastikan semua sumber yang telah diperuntukkan kepadanya termasuk sumber manusia iaitu pekerja-pekerja di bawah kawalannya berfungsi dengan baik dan objektif organisasi yang telah ditetapkan dapat dicapai. Seterusnya, seseorang pengurus harus memastikan bahawa objektif-objektif ini dicapai secara cekap dan berkesan. 1.1 DEFINISI PENGURUSAN SEMAK KENDIRI 1.1 Pada pendapat anda, apakah maksud pengurusan? Pengurusan boleh didefinisikan sebagai proses memantau dan menyelaraskan sumber-sumber dengan cekap dan berkesan selaras dengan matlamat organisasi. Keberkesanan sebenarnya adalah pencapaian matlamat yang membolehkan objektif sebuah organisasi menjadi kenyataan atau secara ringkasnya, melakukan sesuatu yang betul. Kecekapan pula adalah melaksanakan kerja dengan usaha, kos dan pembaziran yang minimum atau dengan kata lain, melakukan sesuatu dengan betul. Sebuah organisasi akan berjaya hasil daripada pengurusan yang cekap dan berkesan. Seseorang itu boleh dikatakan cekap tetapi tidak berkesan atau berkesan tetapi tidak cekap dalam menguruskan tugas-tugas yang tertentu. Kedua-dua elemen tidak saling bergantung antara satu sama lain. Katakan seorang pekerja kilang telah menemui jalan pintas untuk membuat sesuatu kerja pada kos yang rendah. Namun demikian, dalam usahanya untuk menjimatkan kos dia telah menyimpang

3 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 3 daripada objektif etika syarikat. Misalnya, dia bertindak dengan membuang sisa pengeluaran kilang ke dalam sungai padahal salah satu daripada objektif etika syarikatnya adalah untuk memelihara alam sekitar. Oleh itu, pekerja kilang tersebut melalui tindakannya telah menyimpang daripada objektif organisasinya. Walaupun dia cekap, dia tidak berkesan. Sebaliknya, seorang pekerja boleh dianggap berkesan tetapi tidak cekap sekiranya dia menggunakan kaedah lama untuk menangani isu pengurusan, sedangkan terdapat cara yang lebih cekap yang boleh diguna pakai tanpa menyimpang daripada matlamat asal organisasi. Misalnya dalam menyampaikan maklumat, seorang pekerja menghantar surat melalui pos dan bukannya emel. Walaupun tindakannya itu tidak bertentangan dengan objektif organisasi, dia telah membazirkan sebahagian daripada sumber yang diperuntukkan kepadanya. Oleh itu, definisi pengurusan tidak sempurna tanpa kedua-dua elemen yang penting ini iaitu kecekapan dan keberkesanan. 1.2 SIAPAKAH PENGURUS? Terdapat tiga cara untuk kita memahami pengurus. Cara tradisi untuk menganalisa tugas pengurus ialah dengan melihat fungsi-fungsi kerja yang dilakukan oleh pengurus. Pendekatan kedua ialah dengan melihat peranan pengurus dan cara ketiga ialah dengan menganalisa kemahiran yang diperlukan oleh seseorang pengurus. Pengurus adalah seorang individu yang bertanggungjawab secara langsung untuk memastikan bahawa setiap tugas dilaksanakan oleh orang atau pekerja di dalam sesebuah organisasi Fungsi-fungsi Pengurusan Pengurusan boleh ditakrifkan sebagai proses memantau dan menyelaras sumber dengan cekap dan berkesan selaras dengan matlamat organisasi. Dengan kata lain, pengurusan merujuk kepada proses mendelegasikan tugas kepada pekerja untuk dilaksanakan dengan jayanya. Pengurus terlibat dalam beberapa aktiviti asas. Aktiviti-aktiviti ini boleh dikategorikan mengikut fungsi-fungsi pengurusan seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 1.1.

4 4 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? Rajah 1.1: Fungsi-fungsi pengurusan Sumber: Diadaptasi daripada Lewis et al. (2001). Management, challenges in the 21st century Jadual 1.1 berikut menerangkan setiap fungsi pengurusan. Jadual 1.1: Fungsi-fungsi Pengurusan Fungsi-fungsi Pengurusan Perancangan Pengorganisasian Kepimpinan Pengawalan Penerangan Menentukan objektif yang perlu dicapai dalam jangka masa tertentu dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai objektif tersebut. Semua peringkat pengurusan dalam sesebuah organisasi perlu terlibat dalam proses perancangan. Para pengurus perlu membangunkan objektif-objektif yang selaras dengan strategi keseluruhan organisasi. Menentukan tugas-tugas yang perlu dibuat; siapa yang melaksanakan dan menyelaraskan tugas; bagaimana tugas dikategorikan; siapa yang melaporkan dan kepada siapa; dan di mana keputusan perlu dibuat. Pengurus perlu menyusun atur maklumat, sumber dan aliran kerja organisasi secara logik dan berkesan agar dia mampu bertindak secara positif terhadap sebarang perubahan dalam persekitaran perniagaan. Ini melibatkan memotivasikan pekerja bawahan; memilih saluran komunikasi yang paling efektif; menangani konflik; dan mengarah serta membimbing orang lain dengan niat untuk mencapai kesemua objektif organisasi. Pemimpin berkesan pada masa kini perlu berwawasan dalam membayangkan masa hadapan, serta berkongsi wawasannya dengan pekerja lain dan menggalakkan mereka untuk merealisasikan wawasan tersebut. Mengukur prestasi dalam semua objektif yang telah ditetapkan, memastikan sebab-sebab penyimpangan berlaku dan mengambil tindakan yang sewajarnya di mana perlu. Pengawalan merupakan satu fungsi yang penting dalam proses pengurusan kerana ia menyediakan kaedah atau cara bagi memastikan bahawa organisasi bergerak ke arah pencapaian objektifnya.

5 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 5 Proses pengurusan di setiap peringkat organisasi melibatkan perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan sumber dalam sebuah organisasi. Seseorang pengurus tidak semestinya tahu cara melaksanakan tugas yang tertentu tetapi dia hanya berperanan sebagai penyelaras dalam memastikan operasi dapat berjalan dengan lancar. Sebagai contoh, seorang pengurus dalam kilang pengeluaran pakaian tidak perlu tahu dengan mendalam kaedah untuk membuat pakaian. Namun demikian, dia perlu memastikan setiap sumber di bawah pengawalannya seperti modal, kilang dan tenaga manusia berfungsi dengan betul dan matlamat organisasi tercapai. Walau bagaimanapun, kesemua fungsi yang dinyatakan di atas adalah bertujuan untuk menunjukkan klasifikasi di dalam pembelajaran pengurusan. Secara realitinya, anda harus tahu bahawa keempat-empat fungsi pengurusan tersebut adalah saling bergantung antara satu sama lain. Sebagai contoh, sebuah organisasi yang mempunyai struktur yang baik tidak mungkin berkembang tanpa perancangan yang rapi. Organisasi tidak akan maju seandainya ia dipimpin oleh pengarah yang cekap tetapi mempunyai sistem pengawalan yang lemah. Oleh itu, semua peranan adalah sama pentingnya dalam sesebuah organisasi Peranan Pengurus AKTIVITI 1.1 Pada pandangan anda, apakah peranan-peranan yang perlu dilakukan untuk menjadi seorang pengurus yang berjaya? Seperti yang telah dinyatakan sebelum ini, terdapat pelbagai cara bagi mengenal pasti seorang pengurus. Seseorang pengurus boleh dikenalpasti bukan sahaja melalui fungsi-fungsi yang dilaksanakannya tetapi melalui cara-cara yang lain juga. Seorang profesor dalam pengurusan, Prof Henry Mintzberg, telah menjalankan satu analisis terperinci tentang pengurus dengan cara berjalan di sekitar tempat kerja dan memerhati pengurus membuat kerja. Beliau mendapati pengurus bukan sahaja merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal tetapi memainkan peranan-peranan penting lain seperti yang dijelaskan di bawah (Lewis, P. S. et al; 2001):

6 6 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? (a) (b) (c) Peranan sebagai Tunggak Seorang pengurus perlu menjalankan tugas-tugas istiadat. Misalnya, naib canselor sebuah universiti mesti terlibat dalam majlis pelancaran program di universiti, manakala ketua sebuah jabatan bertanggungjawab untuk melayan para pelanggannya. Peranan sebagai Pemimpin Secara tidak langsung, seorang pengurus memainkan peranan sebagai seorang pemimpin. Setiap pengurus mesti berfungsi sebagai pemimpin dalam memberi motivasi dan semangat kepada orang bawahannya. Pengurus harus memimpin ahli-ahli unitnya untuk melaksanakan kerja dengan berkesan ke arah pencapaian matlamat unit dan juga organisasi, di samping menyelesaikan masalah-masalah dan isu yang timbul. Peranan sebagai Pegawai Perhubungan Seorang pengurus turut berperanan untuk menyampaikan maklumat yang relevan kepada pihak di luar unit dan juga di luar organisasi. Pengurus juga akan memperuntukkan masa untuk berinteraksi dengan pihak di luar organisasinya. Oleh yang demikian, seseorang pengurus berperanan sebagai saluran komunikasi di antara jabatannya dengan jabatan-jabatan lain di dalam mahupun di luar organisasi. Contohnya, seorang pengurus sumber manusia mungkin menghubungi pengurus kewangan untuk menyemak dana yang diperuntukkan untuk pengambilan pekerja baharu dalam organisasi sebelum pengambilan pekerja dimulakan. (d) (e) Peranan sebagai Jurucakap Pengurus sesebuah organisasi lazimnya berperanan sebagai jurucakap. Sebagai contoh, seorang penyelia akan memastikan pengurus operasi dibekalkan dengan maklumat terkini tentang operasi kilang pengeluaran. Pada masa yang sama, pengurus besar sebuah kilang akan melobi pihak berkuasa tempatan untuk mendapatkan tender yang baharu. Peranan sebagai Perunding Tiada organisasi yang bebas daripada masalah. Mahupun terdapat pelbagai kerumitan, seorang pengurus harus mencari jalan keluar bagi setiap masalah yang timbul. Oleh kerana seorang pengurus berperanan sebagai perunding, maka kebanyakan masanya akan dihabiskan dalam perbincangan dengan kakitangan organisasi. Contohnya, seorang pengurus akan berunding dengan wakil kesatuan pekerja untuk mencapai perjanjian secara baik berkaitan gaji pekerja.

7 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 7 (f) Peranan sebagai Pencetus Idea Dua pakar pengurusan, Sumantra Ghoshal dan Christopher Bartlett (Dessler, G; 2001), menegaskan peranan tambahan pengurus adalah sebagai pencetus tindakan korporat dan transformasi. Selain itu, seorang pengurus yang cemerlang adalah seseorang yang dapat menyemai tiga proses yang membawa para pekerjanya ke arah mencapai inisiatif perubahan. Sekarang mari kita lihat ketiga-tiga proses tersebut. Proses-prosesnya adalah seperti berikut: (i) Proses Keusahawanan Pengurus akan cuba memperbaiki prestasi unitnya dan apabila beliau mendapat idea yang bagus, beliau akan melancarkan program agar ideanya itu boleh menjadi kenyataan. Penyelidikan yang dijalankan di Jepun, Amerika Syarikat dan Eropah menunjukkan bahawa seorang pengurus yang berjaya adalah seorang yang menumpukan sepenuh masa dan tenaganya untuk memupuk pekerja-pekerjanya supaya berfikir sebagai usahawan. Untuk mencapai objektif ini, pengurus perlu memberi kuasa, menyokong dan memberi insentif kepada para pekerjanya untuk mencapai hala tuju mereka masing-masing. (ii) Proses Pembangunan Keupayaan Dalam dunia yang berpusatkan teknologi, konglomerat perlu mengoptimakan kelebihannya sebagai sebuah pertubuhan yang besar. Ia bukan sahaja perlu menggunakan sepenuhya kelebihankelebihan dari segi skala ekonomi tetapi juga dari segi peningkatan pengetahuan dan keupayaan para pekerjanya. Seorang pengurus yang berjaya akan mewujudkan persekitaran kondusif yang mendorong pekerjanya untuk sanggup menanggung tanggungjawab tambahan. Dia juga memberi perhatian dalam menyediakan latihan dan bimbingan yang diperlukan oleh pekerjanya untuk membina motivasi diri. Selain itu, seorang pengurus yang berjaya akan memberi ruang kepada pekerjanya untuk membuat kesilapan semasa latihan dijalankan. Pekerja tidak seharusnya gentar tentang hukuman bagi kesilapan yang dilakukan, malah mereka digalakkan untuk belajar daripada kesilapan masingmasing.

8 8 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? (iii) Proses Reformasi Seorang pengurus yang berjaya akan mengenal pasti keadaan yang mungkin menggugat strategi organisasi dan andaian lain yang dibuat. Dengan kata lain, seorang pengurus mampu menyemai sikap bertanya di kalangan subordinatnya. Antara soalan yang ditanya adalah mengapa sesuatu itu dilakukan dalam cara tertentu dan sama ada terdapat alternatif lain untuk membuat sesuatu Kemahiran Seorang Pengurus SEMAK KENDIRI 1.2 Apakah kemahiran-kemahiran yang diperlukan oleh seorang pengurus? Apabila sebuah organisasi menyenarai pendek kakitangan untuk jawatan pengurusan, ia akan memilih individu yang memiliki kemahiran teknikal, antara perorangan dan konseptual. Maka, pendekatan ketiga dalam memahami tugas pengurus adalah dengan cara menganalisa kemahiran yang diperlukan dalam menjalankan tugas. Rajah 1.2 menunjukkan tiga jenis kemahiran penting yang diperlukan pada setiap peringkat pengurusan. Anak panah menghala ke atas menunjukkan jenis kemahiran yang semakin diperlukan oleh pengurusan atasan; manakala anak panah menghala ke bawah menunjukkan kemahiran yang diperlukan oleh pengurusan bawahan atau pengurus lini. Rajah 1.2: Kemahiran yang diperlukan oleh seorang pengurus

9 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 9 (a) (b) (c) Kemahiran Konseptual Kemahiran konseptual merujuk kepada kebolehan seseorang untuk melihat keadaan organisasi secara menyeluruh serta impak bahagian-bahagian berlainan terhadap organisasi, sama ada secara keseluruhan ataupun antara satu sama lain. Ia juga melibatkan pemerhatian bagaimana organisasi menyesuaikan diri atau terpengaruh dengan faktor persekitaran luaran seperti masyarakat, tekanan ekonomi, pelanggan dan persaingan. Seorang pengurus yang cekap mampu mengenal pasti, memahami dan menyelesaikan pelbagai jenis masalah dan perspektif kritikal yang lain. Keperluan bagi kemahiran konseptual menjadi semakin penting apabila seseorang pengurus itu berada di tahap yang lebih tinggi dalam hierarki pengurusan. Kemahiran antara Perorangan Kemahiran antara perorangan merupakan kebolehan untuk bekerja dengan baik bersama orang lain. Pengurus dengan kemahiran antara perorangan yang baik mampu bekerja dengan lebih berkesan dalam sebuah kumpulan, mengalakkan pekerja-pekerja lain memberi input dan maklum balas serta peka dengan keperluan dan pandangan orang lain. Pengurus itu juga secara tidak langsung akan menjadi seorang pendengar dan ahli komunikasi yang baik. Kemahiran antara perorangan adalah penting di semua peringkat pengurusan. Namun demikian, pengurus di peringkat bawahan akan lebih tertumpu kepada penyelesaian masalah teknikal, manakala pengurus di peringkat pertengahan dan atasan akan berurusan terus dengan mereka yang terlibat. Kemahiran Teknikal Kemahiran teknikal merupakan kebolehan dalam mengaplikaskan beberapa prosedur, teknik dan pengetahuan khusus yang diperlukan dalam sesuatu tugas. Misalnya bagi seorang penyelia kilang kasut, kemahiran teknikal yang diperlukan termasuklah yang berkaitan dengan langkah-langkah yang terlibat dalam pengeluaran kasut dari peringkat permulaan sehinggalah produk akhir itu siap. Bagi seorang pemaju perumahan pula, kemahiran teknikalnya termasuklah kemahiran dalam cara menyiapkan pembangunan di sebuah taman perumahan. Kemahiran teknikal adalah amat penting bagi pengurus peringkat bawahan kerana mereka menyelia pekerja-pekerja di sektor pengeluaran dan perkhidmatan. Seseorang pengurus seharusnya mempunyai pengetahuan teknikal di samping kemahiran dalam melatih pekerja baru dan membantu mereka menyelesaikan pelbagai masalah. Kemahiran dan pengetahuan teknikal diperlukan dalam menangani masalah operasi yang tidak mampu diatasi oleh pekerja bawahan. Namun, semakin tinggi kedudukan

10 10 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? pengurus dalam hierarki organisasi, semakin kurang pula kemahiran teknikal yang diperlukan. SEMAK KENDIRI 1.3 Apakah kemahiran-kemahiran lain yang diperlukan oleh seorang pengurus? 1.3 JENIS-JENIS PENGURUS Kebanyakan organisasi mempunyai pelbagai jenis pengurus. Di universiti, contohnya, terdapat naib canselor, timbalan naib canselor, dekan, timbalan dekan, ketua jabatan dan ketua program. Di samping itu, terdapat pegawaipegawai lain seperti pengurus sumber manusia, bendahari, ketua sekuriti dan sebagainya. Manakala di sektor korporat, terdapat presiden, naib presiden, pengurus operasi, pengurus jualan, pengurus kewangan, penyelia dan lain-lain. Kesemua pegawai yang disebutkan tadi tergolong sebagai pengurus kerana mereka merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal pekerja-pekerja dan tugas-tugas dalam organisasi dengan tujuan mencapai matlamat organisasi tersebut. Terdapat berbagai cara untuk mengkategorikan pengurus. Kita boleh membezakan pengurus antara satu sama lain berdasarkan peringkat, kedudukan dan fungsi mereka dalam organisasi. Pengurus peringkat atasan merupakan pengurus tertinggi dalam sesebuah organisasi. Jawatan yang diberi termasuklah presiden, ketua pegawai eksekutif, naib presiden atau ketua pegawai kewangan. Di bawah pengurus atasan adalah pengurus peringkat pertengahan. Lazimnya mereka di peringkat ini dikenali sebagai pengurus. Pengurus peringkat bawahan atau pengurus lini merupakan pengurus paling rendah dalam hierarki pengurusan. Mereka juga dikenali sebagai penyelia. Ini termasuklah penyelia pengeluaran yang menyelia pekerja di kilang. Kesemua peringkat ini mempunyai persamaan. Pengurus di semua peringkat merancang, menyusun, memimpin dan mengawal pekerja-pekerja dan tugastugas dalam organisasi. Pengurus juga meluangkan masa bersama golongan pekerja melalui perbualan dan pemantauan; mempengaruhi dan memberi motivasi; dan menghadiri persidangan dan mesyuarat jawatankuasa bersemuka dengan pengurus lain.

11 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 11 Namun demikian, terdapat dua perbezaan utama di kalangan ketiga-tiga peringkat pengurusan ini. Pertamanya, pengurus atasan dan pertengahan mempunyai seorang atau beberapa orang pengurus sebagai pekerja bawahan mereka. Ringkasnya, pengurus atasan mengurus pengurus-pengurus lain dibawahnya. Pengurus bawahan atau pengurus lini hanya mengurus pekerja biasa sahaja. Pengurus di peringkat masing-masing menggunakan masa mereka secara berlainan. Pengurus atasan meluangkan kebanyakan daripada masanya untuk merancang dan mendefinisi matlamat. Pengurus di peringkat pertengahan bertugas untuk mendefinisikan matlamat projek tertentu untuk dilaksanakan oleh pengurus bawahan. Pengurus bawahan atau pengurus lini pula memberi arahan dan mengawal orang bawahan mereka dalam memastikan sesuatu projek itu berjaya. SEMAK KENDIRI 1.4 Berdasarkan apa yang anda telah pelajari, kenal pasti perbezaan antara ketiga-tiga peringkat pengurusan dan berikan jawapan anda dalam bentuk jadual. LATIHAN 1.1 Terangkan setiap fungsi pengurusan yang telah anda pelajari. 1.4 EVOLUSI TEORI PENGURUSAN Dari awal abad ke-19 sehingga abad ke-20, pihak pengurus dan cendekiawan telah membentuk satu rangka kerja teori untuk menerangkan apa yang mereka percaya sebagai amalan pengurusan yang baik. Usaha mereka telah membawa kepada lima kelas perspektif pengurusan yang berlainan klasikal, kemanusiaan, kuantitatif, sistem dan kontemporari. Setiap perspektif adalah berasaskan beberapa andaian berlainan terhadap objektif organisasi dan perlakuan manusia. Rajah 1.3 di bawah akan membantu anda memahami urutan kronologi perspektif-perspektif tersebut.

12 12 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? Rajah 1.3: Evolusi teori pengurusan Mungkin anda tertanya-tanya mengapa penting atau perlunya untuk mempelajari sejarah pembangunan atau evolusi pemikiran pengurusan. Pengajian sejarah membolehkan kita belajar daripada kesilapan lampau, agar ia dapat dielakkan pada masa akan datang. Sejarah juga membolehkan kita belajar daripada kejayaan mereka yang terdahulu agar kejayaan tersebut boleh diulangi pada masa hadapan. Paling penting sekali, kita seharusnya memahami mengapa peristiwa-peristiwa itu berlaku demi memperbaiki keadaan organisasi kita pada masa hadapan Perspektif Klasikal Perspektif ini mula diperkenalkan pada abad ke-19 dan awal abad ke-20. Ia tertumpu kepada pendekatan rasional dan saintifik dalam pengajian pengurusan serta mencari beberapa jalan penyelesaian untuk membentuk organisasi yang lebih cekap. Terdapat tiga kelas kecil di bawah perspektif ini iaitu pengurusan saintifik, pengurusan birokratik dan pengurusan pentadbiran. (a) Pengurusan Saintifik Pendekatan ini wujud sewaktu produktiviti dianggap kritikal oleh golongan perniagaan. Perniagaan pada ketika itu sedang melalui perkembangan yang pesat tetapi para peniaga menghadapi masalah kekurangan pekerja yang ketara. Oleh itu, pihak pengurusan berusaha untuk mencari cara-cara untuk memperbaiki prestasi pekerja secara berterusan. Tumpuan kepada peningkatan kecekapan pekerja dikenali sebagai pendekatan pengurusan saintifik. Beberapa penyelidik telah menyumbang ke arah pengurusan saintifik termasuk Frederick Winslow Taylor, Frank dan Lilian Gilbreth dan Henry Gantt.

13 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 13 Frederick Taylor ( ), seorang jurutera mekanik, berpendapat bahawa kebanyakan masalah timbul akibat daripada amalan pengurusan yang buruk dan juga berpunca daripada masalah pekerja. Beliau menyarankan agar pihak pengurusan berubah dan kaedah transformasi ini hanya boleh dicapai menerusi penyelidikan saintifik. Beliau mengesyorkan keputusan yang dibuat berasaskan peraturan ikut kebiasaan digantikan dengan prosedur yang ditetapkan selepas setiap keadaan telah dianalisa. Beliau telah diberi gelaran Bapa Pengurusan Saintifik hasil daripada teorinya yang menyatakan bahawa produktiviti pekerja boleh diperbaiki melalui amalan pengurusan berdasarkan penyelidikan saintifik. Untuk meningkatkan prestasi pekerja, Taylor menjalankan penyelidikan bertajuk Kajian Masa dan Pergerakan. Hasil dari kajian tersebut, Taylor telah mengenal pasti lima prinsip pengurusan yang mampu meningkatkan kecekapan pengeluaran seperti berikut: (i) Menggunakan pendekatan saintifik dalam menentukan amalan terbaik dan bukan bergantung kepada peraturan ikut kebiasaan; (ii) Memilih pekerja yang sesuai dalam melaksanakan tugas tertentu. Sesuai di sini merangkumi aspek-aspek mental dan juga fizikal; (iii) Melatih dan meningkatkan tahap pekerja agar mereka dapat melaksanakan tugas yang diberi selaras dengan prosedur-prosedur yang ditetapkan; (iv) Memberi insentif kewangan demi memastikan pekerja melaksanakan tugas dengan sewajarnya; dan (v) Memindahkan kesemua tanggungjawab perancangan dan pengorganisasian daripada pekerja kepada pengurus. Taylor bukan berseorangan dalam penyelidikan ini. Rakannya yang bernama Henry Gantt ( ) telah menumpukan perhatian kepada sistem kawalan dalam penjadualan pengeluaran. Carta Gantt masih digunakan sehingga ke hari ini dalam merancang jadual projek dan juga disesuaikan dalam aplikasi penjadualan berkomputer. Gandingan suami isteri Frank ( ) dan Lillian Gilbreth ( ) juga telah berusaha untuk mengembangkan pendekatan pengurusan saintifik ini. Lillian merupakan perintis dalam bidang psikologi industri dan telah memberikan banyak sumbangan terhadap bidang pengurusan sumber manusia. Beliau yakin sekiranya pengurusan

14 14 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? saintifik digunakan secara meluas, keupayaan setiap pekerja dapat dipertingkatkan dengan ketara. (b) Pengurusan Birokratik Pengurusan birokratik merupakan pendekatan pengurusan berlandaskan garis panduan, hierarki, pembahagian kerja yang jelas dan juga peraturan dan prosedur. Max Weber ( ), seorang ahli teori sosial berbangsa Jerman, telah memperkenalkan beberapa konsep birokratik. Antara komponen birokrasi termasuklah: (i) Autoriti dan tanggungjawab yang dinyatakan dengan jelas; (ii) Kedudukan dalam sebuah organsasi yang distrukturkan menurut hierarki; (iii) Kenaikan pangkat berdasarkan kelayakan; (iv) Merekodkan semua tindakan dan keputusan pentadbiran demi memastikan kesinambungan peraturan organisasi; (v) Pengasingan pemilikan dan pengurusan; dan (vi) Semua pekerja tertakluk kepada garis panduan secara sama rata tanpa bias. Pendekatan birokratik ini berusaha ke arah peningkatan kecekapan dan memastikan kesinambungan bagi semua operasi dalam sebuah organisasi. Pendekatan ini berlainan daripada pengurusan saintifik yang hanya memfokuskan pekerja sebagai seorang individu. Namun demikian, prinsip yang pada asalnya digunakan untuk meningkatkan kecekapan ini boleh juga mengakibatkan ketidakcekapan berlaku. Garis panduan yang ketat akan melambatkan proses pembuatan keputusan. Ini mengakibatkan organisasi tidak mampu untuk bertindak balas dengan pantas kepada keperluan persekitaran dan kadangkala boleh mencetuskan konflik dalam melakukan tugas secara profesional. (c) Pengurusan Tadbir Pendekatan pengurusan tadbir tertumpu kepada organisasi secara keseluruhannya. Antara penyumbang kepada pendekatan ini termasuklah Henri Fayol, Mary Parker Follett dan Chester I. Barnard. Henri Fayol ( ), seorang Perancis, dianggap sebagai pelopor teori pentadbiran setelah memperkenalkan prinsip-prinsip organisasi dan beberapa fungsi pentadbiran. Sumbangannya yang paling relevan adalah dalam memberikan definisi dan peranan seorang pentadbir.

15 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 15 Fayol mentakrifkan pentadbiran dan pengurusan sebagai perancangan, pengorganisasian, pengarahan, penyelarasan dan kawalan. Beliau telah mengenal pasti 14 prinsip pengurusan iaitu: (i) (ii) Pembahagian Kerja Konsep ini bersangkutan dengan pengkhususan kerja, berdasarkan andaian-andaian berikut: Tiada orang yang boleh melakukan semua kerja; Setiap kerja memerlukan kemahiran yang berlainan; dan Pengulangan kerja dapat meningkatkan kecekapan. Autoriti Hak untuk mengarah dan berkuasa untuk dipatuhi. Di sini, autoriti di pejabat perlulah dibezakan dengan autoriti peribadi. (iii) Disiplin Berdasarkan penghormatan dan pematuhan. (iv) Paduan Arahan Seorang pekerja sepatutnya menerima arahan daripada seorang ketua sahaja. (v) Kesatuan Arah Seorang ketua dan satu arah tujuan bagi satu aktiviti yang mempunyai objektif yang sama. (vi) Kepentingan Umum Perlu Mengatasi Kepentingan Peribadi Kepentingan individu tidak sepatutnya mengatasi kepentingan organisasi. (vii) Imbuhan Pembayaran gaji berasaskan pelbagai faktor. (viii) Pemusatan Pemusatan kerja bergantung kepada situasi dan saluran komunikasi yang formal. (ix) Rantaian Skalar Ini berkaitan dengan garis kuasa dan saluran komunikasi formal.

16 16 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? (x) Teratur Semua sumber diperuntukkan pada tempat dan masa yang betul. Pekerja yang terlibat dalam melakukan kerja yang khusus juga harus ditugaskan di lokasi yang sama sekiranya boleh. (xi) Ekuiti Semua pekerja mendapat layanan yang adil dan saksama seberapa mungkin. (xii) Kestabilan dari Segi Tempoh Kerja Pengurusan sepatutnya menjadikan pengekalan pekerja yang produktif sebagai satu keutamaan. (xiii) Inisiatif Pengurusan harus menggalakkan inisiatif pekerja dalam aktiviti baru/tambahan. (xiv) Esprit de corps Satu terma yang dipinjam daripada bahasa Perancis, yang membawa maksud sifat setia kawan di kalangan kumpulan. Ia menekankan kepada suasana harmoni dan penyatuan dalam sesebuah organsiasi. Mary Parker Follet ( ) merupakan seorang yang terlatih dalam bidang falsafah dan sains politik. Pendekatan beliau tertumpu kepada penglibatan pekerja dan perkongsian maklumat di kalangan para pengurus. Dia menitikberatkan kepentingan matlamat bersama di kalangan orang bawahan demi mengurangkan konflik di kalangan individu. Idea Follet bertentangan dengan idea yang diketengahkan oleh pengurusan saintifik tetapi selari dengan pengurusan moden. Pendekatannya tertumpu kepada individu dan bukan teknik kejuruteraan. Follet menekankan beberapa isu yang relevan bagi tahun 1990an seperti kemanusiaan, etika, autoriti dan kepimpinan untuk memberi inspirasi kepada golongan pekerja agar mereka cemerlang dalam pekerjaan mereka. Antara konsepnya yang utama termasuklah agihan kuasa, memimpin pekerja dan bukan mengarah mereka serta membenarkan pekerja untuk bertindak mengikut keadaan. Chester I. Barnard ( ) pula memperkenalkan konsep organisasi tidak formal. Beliau percaya organisasi bukan sekadar mesin dan perhubungan tidak formal boleh dijadikan alat yang mantap dan aset kepada organisasi sekiranya ia diuruskan dengan betul. Beliau juga memperkenalkan Teori Penerimaan Autoriti yang menyatakan bahawa pekerja mempunyai pilihan dalam menuruti arahan daripada pihak pengurusan. Pengurus sepatutnya melayan pekerjanya

17 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 17 dengan baik sebab penerimaan pihak berkuasa di kalangan orang bawahannya adalah kritikal dalam menjayakan sebuah organisasi. Secara keseluruhannya, perspektif klasik terhadap pengurusan adalah sangat penting dan memberi organisasi kemahiran asas untuk meningkatkan produktiviti dan meraih sokongan padu daripada golongan pekerja Perspektif Kemanusiaan Mary Parker Follet dan Chester Barnard merupakan pengasas utama pendekatan kemanusiaan dalam pengurusan. Pendekatan ini memberi penekanan terhadap pentingnya pemahaman gelagat manusia, keperluan pekerja, sikap pekerja dalam persekitaran kerja dan juga proses-proses interaksi sosial dan berkumpulan. Antara kategori dalam pendekatan kemanusiaan adalah pergerakan perhubungan manusia, pandangan sumber manusia dan pendekatan sains kelakuan. (a) Pergerakan Hubungan Manusia Pendekatan ini berdasarkan premis bahawa kawalan berkesan datang daripada pekerja individu dan bukannya daripada kawalan ketat pihak berkuasa. Pendekatan ini berasal daripada penyelidikan yang dijalankan di Western Electric CompanyÊs Hawthorne Works di Chicago di antara 1927 dan Penyelidikan itu dipantau oleh Elton Mayo dan Fritz Roethlisberger, dua ahli psikologi dari Universiti Harvard. Pada asalnya, penyelidikan ini bertujuan untuk mengkaji perhubungan antara keadaan fizikal dan pengeluaran. Cahaya penyinaran suhu dan faktor-faktor lain berkaitan persekitaran kerja dipilih sebagai keadaan fizikal. Kesimpulan asal yang diperoleh oleh para penyelidik bercanggah dengan keputusan yang mereka jangkakan. Tiga siri eksperimen telah dilaksanakan dan hasil kesemua ujian didapati bercanggah dengan apa yang dijangkakan. Dalam ujian pertama, radiasi cahaya dijadikan sebagai situasi fizikal. Andaian yang dibuat adalah tahap keterangan cahaya mampu meningkatkan pengeluaran pekerja. Namun demikian, didapati bahawa output pengeluaran semakin bertambah, sama ada cahaya diterangkan atau dimalapkan. Ini bermakna bahawa terdapat faktor-faktor lain yang menyebabkan peningkatan produktiviti. Perkara yang sama terjadi dalam eksperimen kedua dan ketiga di mana keadaan fizikal lain telah dipilih. Keputusan ini tidak dapat menerangkan dengan jelas sebab-sebab peningkatan dalam pengeluaran.

18 18 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? Secara kesimpulannya, penyelidikan Hawthorne menunjukkan bahawa produktiviti pekerja bertambah kerana mereka menerima layanan istimewa daripada pihak pengurusan. Perhubungan manusia berkait rapat dengan peningkatan dalam pengeluaran. Tekanan kumpulan juga mampu memberi kesan kepada perlakuan seseorang. Kualiti kumpulan sangat berkesan dalam menentukan output seorang pekerja. Imbuhan wang pula tidak memberi kesan yang banyak berbanding kualiti, sentimen dan jaminan kumpulan. Pada kesimpulannya, penyelidikan Hawthorne telah memulakan satu era baru; di mana pengurusan mula sedar bahawa manusia ini sememangnya kompleks dan merupakan input berpengaruh dalam menentukan prestasi sesebuah organisasi. (b) Pendekatan Sumber Manusia Pendekatan ini menekankan bahawa poduktiviti pekerja akan bertambah apabila kepuasan pekerja dari segi keperluan asas dipenuhi. Pergerakan ini bolehlah disamakan dengan ladang tenusu di mana lembu-lembu yang selesa akan menghasilkan susu yang lebih banyak. Dari kaca mata pengurusan pula, pekerja yang puas hati akan meningkatkan prestasi kerja mereka. Pendekatan ini menggabungkan struktur kerja dengan beberapa teori motivasi. Antara pakar motivasi utama bagi pendekatan ini adalah Abraham Maslow dan Douglas McGregor (sila rujuk Topik 7 di bawah tajuk Motivasi). (c) Pendekatan Sains Sosial Pendekatan sains sosial telah membangunkan teori perlakuan manusia berdasarkan kaedah-kaedah saintifik dan pembelajaran. Ia berpunca dari beberapa bidang seperti sosiologi, psikologi, antropologi, ekonomi dan bidang-bidang lain dalam memahami gelagat pekerja dan interaksi dalam sesebuah organisasi. Pendekatan ini boleh dilihat dalam kebanyakan syarikat. Sektor-sektor ekonomi serta sosiologi telah banyak mempengaruhi bagaimana pengurus mendalami strategi dan struktur sesebuah organisasi. Psikologi juga telah mempengaruhi pendekatan pengurusan melalui motivasi, komunikasi, kepimpinan dan pengurusan staf Pendekatan Pengurusan Kuantitatif Pendekatan ini bermula sewaktu era Perang Dunia Kedua, di mana teknik kuantitatif digunakan dalam perang untuk mengendali kapal dan bom bagi tentera British. Ketiga-tiga konsep utama dalam pendekatan ini adalah pengurusan sains, pengurusan operasi dan pengurusan sistem maklumat.

19 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 19 (a) (b) (c) Pengurusan Sains Pendekatan ini dikemukakan untuk mengatasi pelbagai masalah yang timbul semasa Perang Dunia Kedua. Sekumpulan ahli matematik, fizik dan sains telah dibentuk untuk mengatasi isu-isu militari tersebut. Oleh sebab ia melibatkan isu-isu berulang dalam pemindahan peralatan dan manusia secara pantas dan berkesan, teknik-teknik tersebut telah digunakan oleh beberapa firma yang besar. Pengurusan Operasi Pendekatan ini merujuk kepada sektor pengurusan yang tertumpu kepada pengeluaran produk dan perkhidmatan. Mereka yang terlibat dengan pengurusan operasi menggunakan beberapa teknik kuantitatif dalam mengatasi isu-isu berkaitan pembuatan. Antara kaedah yang biasa digunakan termasuk ramalan, pemodelan inventori, pemprograman linear dan bukan linear dan teori-teori pusingan, penjadualan, simulasi dan analisis pulangan modal. Pengurusan Sistem Maklumat Pendekatan ini merupakan subsektor baru dalam pendekatan pengurusan kuantitatif. Beberapa sistem telah direka bentuk untuk menyediakan maklumat yang relevan kepada pengurus pada masa dan kos yang sewajarnya. Dengan terciptanya komputer digital berkelajuan tinggi, ia membuka peluang kepada pengurusan untuk mengguna pakai peralatan tersebut. Sistem-sistem komputer ini mengumpul maklumat untuk membantu pihak pengurusan membuat keputusan Pendekatan Kontemporari Pengurusan secara semulajadi adalah kompleks dan dinamik. Unsur-unsur bagi setiap pendekatan yang telah dibincangkan masih digunakan sehingga ke hari ini. Pendekatan kemanusiaan merupakan pendekatan yang paling menonjol tetapi akhir-akhir ini, terdapat beberapa perubahan dalam pendekatan tersebut. Dua teori utama di bawah perspektif ini adalah teori-teori sistem dan kontingensi. (a) Teori Sistem Satu sistem merangkumi beberapa bahagian berkait rapat yang pada amnya berfungsi untuk mencapai objektif yang sama. Fungsi sistem adalah untuk mengubah input yang terdapat dari persekitaran luaran kepada output. Lima komponen sistem ini adalah seperti berikut:

20 20 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? (i) (ii) Input Peralatan, orang, kewangan atau sumber maklumat yang digunakan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan. Proses Transformasi Penggunaan teknologi pengeluaran untuk mengubah input kepada output. (iii) Pengeluaran Terdiri daripada beberapa produk dan perkhidmatan sebuah organisasi. (iv) Maklum Balas Keputusan yang akan mempengaruhi proses kitaran berikutnya. (v) Persekitaran Termasuk pengaruh sosial, politik dan ekonomi. Idea-idea untuk sistem yang mempengaruhi tetapan minda pengurusan merangkumi: (i) (ii) Sistem Terbuka Satu sistem yang berinteraksi dengan persekitaran luaran untuk terus bertahan. Sistem Tertutup Satu sistem yang tidak berinteraksi dengan persekitaran luaran untuk terus bertahan akan menemui kegagalan. (iii) Entropi Kecenderungan satu sistem untuk menjadi lupus. (iv) Sinergi Individu, kumpulan dan organisasi yang boleh mencapai kejayaan yang lebih seandainya mereka bekerjasama berbanding dengan bekerja secara bersendirian. (v) Subsistem Bahagian-bahagian sistem yang saling bergantungan.

21 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 21 (b) Pendekatan Kontingensi Pendekatan pengurusan klasikal diandaikan sebagai pandangan universal. Konsep pengurusan dianggap universal di mana amalan pengurusan ialah sama untuk semua keadaan. Dalam pengajian perniagaan, pandangan alternatif telah timbul. Seorang itu mempelajari pengurusan dengan melalui masalah-masalah yang diutarakan dalam kajian kes. Pendekatan kontingensi menggabungkan pemerhatian universal dengan pemerhatian kes. Dalam pendekatan ini, tindakan pengurus bergantung kepada beberapa kontingensi yang berlaku dalam organisasi. LATIHAN 1.2 Pernyataan BENAR (B) atau PALSU (P) 1. Seorang pengurus berfikiran moden tidak akan melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan yang klasik. 2. Kemahiran konseptual merupakan kemahiran paling penting bagi pengurus di peringkat bawahan. 3. Kesilapan-kesilapan yang dilakukan oleh para pengurus sehingga mereka tidak diberikan peluang untuk kenaikan pangkat adalah disebabkan mereka tidak peka terhadap orang lain. 4. Bagi kebanyakan pengurus, pengetahuan, kemahiran dan kebolehan yang mendatangkan kejayaan semasa kerjaya awal mereka tidak semestinya akan membantu mereka berjaya sebagai seorang pengurus. 5. Pengurusan saintifik memberi tumpuan kepada produktiviti seorang pekerja.

22 22 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? Soalan-soalan Aneka Pilihan 1. Fungsi pengurusan manakah yang melibatkan pemantauan pembaikan dan mengambil tindakan pembetulan sekiranya perlu? A. Perancangan B. Penyusunan C. Kepimpinan D. Pengawalan 2. Apakah perbezaan antara pengurus tradisional dengan pengurus masa kini? A. Pengalaman penuh yang diperoleh pengurus. B. Cara pengurus melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan tradisional. C. Jumlah bilangan fungsi pengurusan tradisional yang dilaksanakan. D. Hanya pengurus tradisional akan melaksanakan fungsi pengurusan tradisional. 3. Apakah unsur-unsur baru dalam fungsi-fungsi pengurusan semasa yang tidak menjelaskan fungsi-fungsi pengurusan secara tradisional? A. Realisasi kerja B. Menghadapi saingan C. Mengurus beberapa individu, projek dan proses D. Memimpin 4. Antara berikut yang manakah BUKAN langkah yang terlibat dalam merealisasikan kerja? A. Menentukan objektif-objektif yang perlu dicapai. B. Merancang bagaimana untuk mencapai objektif yang ditetapkan. C. Mengumpul dan mengurus maklumat yang diperlukan demi membuat keputusan terbaik. D. Menilai tahap saingan di pasaran. 5. Siapakah yang bertanggungjawab untuk menetapkan objektif yang selaras dengan objektif organisasi, perancangan dan juga pelaksanaannya? A. Pengurusan tinggi B. Pengurusan pertengahan C. Pengurusan rendah/bahagian D. Ketua pasukan

23 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? 23 Pengurusan adalah satu seni mengarah orang lain melaksanakan kerja dengan mengutamakan aspek keberkesanan dan kecekapan pelaksanaannya. Keberkesanan adalah pencapaian matlamat yang membolehkan objektif organisasi menjadi kenyataan atau secara ringkasnya melakukan sesuatu yang betul. Kecekapan pula adalah melaksanakan kerja dengan usaha, kos dan pembaziran yang minimum atau dengan kata lain melakukan sesuatu dengan betul. Fungsi pengurusan boleh dibahagikan kepada perancangan, penyusunan, kepimpinan dan pengawalan. Pengurus memainkan berbagai jenis peranan dalam sebuah organisasi. Peranan-peranannya termasuk sebagai tunggak, ketua, pegawai perhubungan, jurucakap, perunding, pencetus idea, pembangunan keupayaan dan penggalak transformasi. Kemahiran pengurusan adalah penting untuk memastikan kejayaan seorang pengurus. Ia merangkumi kemahiran-kemahiran konseptual, interpersonal dan teknikal. Pengurus pula boleh dibahagikan kepada tiga jenis: pengurusan atasan, pengurusan pertengahan dan pengurusan bawahan. Evolusi pengurusan berkembang seiring dengan tamadun awal manusia di Mesir, China dan Babylon. Kaedah pengurusan pada waktu itu berlainan dengan kaedah pengurusan pada hari ini. Pengurusan moden berkembang dengan pesatnya selepas kemunculan Revolusi Perindustrian di Eropah. Pada amnya, terdapat dua sistem yang terkenal dalam perbincangan berkaitan dengan trend atau pengurusan tetapan minda, iaitu sistem rasional dan sistem sosial. Antara tokoh terkenal dalam sistem rasional termasuk Henri Fayol, Max Weber dan Frederick Taylor, manakala dalam sistem sosial pula adalah Elton Mayo, William Ouchi dan Henry Mintzberg.

24 24 TOPIK 1 APAKAH ITU PENGURUSAN? Keberkesanan Kecekapan Kemahiran interpersonal/antara perorangan Kemahiran konseptual Kemahiran teknikal Kepimpinan Pengawalan Penyusunan Pengurusan saintifik Perancangan