BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. PUBLIC RELATIONS 1. Pengertian Public Relations Dalam dunia bisnis, PR lebih dari sekedar kata-kata, simbolsimbol, dan meningkatkan pemasaran, tapi menjadi suatu dambaan sumber konseling (pemberi nasihat) bagi manajemen. Berbagai perusahaan seperti Johnson & Johnson, Toyota, Harley Davidson, Perrier dan Procter & Gamble semuanya menempatkan PR sebagai guidance (penasihat) ketika perusahaan menghadapi tragedi. Seperti tragedi perusahaan di Indonesia dengan kasus biskuit/mie instan beracun, produk yang mengandung lemak babi, peran PR sebagai penasihat dan ujung tombak dalam menetralisir opini publik yang negatif sangat diperlukan sekali. Di hari-hari mendatang, PR diperkirakan akan mengalami pertumbuhan yang luar biasa. Bidang PR semakin kuat berkembang, karena adanya suatu masyarakat demokratis dimana orang-orang memiliki kebebasan untuk berdebat (berbicara) dan mengambil berbagai keputusan. Dari uraian yang ada, untuk memberikan arti yang tegas mengenai pengertian public relations, para ahli dan para profesional memiliki 13

2 pendapat yang berbeda-beda dalam mendefinisikan humas. Karena memang dari segi latar belakang yang berbeda serta ruang lingkup dan kegiatan humas yang dinamis terhadap perubahan di masyarakat dan mengikuti tren perkembangan jaman, terutama dalam era pasar bebas, Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) sekarang ini. Adapun beberapa pendapat tentang definisi Public Relations menurut para ahli. Definisi Public Relations menurut Dr. Rex F. Harlow yaitu : Public Relations adalah fungsi manajemen yang khas yang membantu pembentukan dan pemeliharaan komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan dan kerjasama antara organisasi dan masyarakatnya yang melibatkan dalam manajemen problem atau masalah, membantu manajemen untuk selalu mendapatkan informasi dan merespons pendapat umum, mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen dalam melayani kepentingan masyarakat, membantu manajemen mengikuti dan memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk membantu antisipasi kecenderungan, dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya. Dari pengertian Dr. Rex F Harlow mengenai Public Relations dapat disimpulkan bahwa Public Relations merupakan salah satu fungsi manajemen sebagai fasilitator komunikasi yang mengubungkan 14

3 antara pihak perusahaan dan masyarakat, karena salah satu tugas itulah PR harus dapat menciptkakan suasana kondusif dan menciptakan opini publik yang berkembang supaya terdapat feedback atau komunikasi dua arah antara pihak perusahaan dengan masyarakat luas. Aspek tanggung jawab menjadi suatu hal yang sangat ditekankan untuk dapat membentuk sebuah opini publik yang baik guna rencana perusahaan kedepannya. Sedangkan menurut kamus Fund and Wagnal, American Standard Desk Dictionary terbitan 1994, Public Relations merupakan : Public Relations adalah segenap kegiatan dan teknik/kiat yang digunakan oleh organisasi atau individu untuk menciptakan atau memelihara suatu sikap dan tanggapan yang baik dari pihak luar terhadap keberadaan dan sepakterjangnya. Dapat kita tarik kesimpulan bahwa dalam mengejar tujuan, semua hasil atau tingkat kemajuan yang telah dicapai, tolak ukurnya berdasarkan pada kegiatan PR. Karena kegiatan PR merupakan tindakan yang nyata dan berdasarkan perencanaan yang matang dan berkesinambungan. Scoot M Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom mendefiniskan Public Relations, sebagai : Fungsi manajemen yang membentuk dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan masyarakat, yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya. 15

4 Dari pengertian Scoot M Cutlip, Allen H. Center dan Glen M. Broom tersebut dapat di tarik suatu intisari bahwa parameter dari suatu keberhasilan suatu perusahaan yaitu melalui pembentukan hubungan dan pemeliharaan hubungan antara organisasi dan masyarakat. Jika PR tak dapat membentuk hubungan tersebut, tentu saja fungsi manajemen tak akan berjalan dan keberhasilan suatu fungsi manajemen akan terkendala, bahkan tak akan dapat tercapai. Maka dari itu, komunikasi dua arah merupakan hal yang vital dalam pembentukan hubungan timbal balik seperti ini. The Institute Public Relations di Inggris juga mendefenisikan Public Relations, bahwa : Public Relations merupakan keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya. Dari pengertian menurut The Institute Public Relations, dapat ditarik kesimpulan bahwa Public Relations merupakan suatu planning yang matang yang mewakili fungsi manajemen dengan fokus utama penciptaan hubungan saling pengertian dan niat baik (goodwill) agar tercipta sebuah opini serta citra yang baik di mata khalayak luas. Rhenald Khasali mendefinisikan bahwa : sebagai fungsi manajemen yang melakukan evaluasi terhadap sikap-sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur 16

5 seorang atau sebuah perusahaan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjalankan program-program komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan publik. Menurut Rhenald Khasali mendefinisikan Public Relations sebagai fungsi manajemen untuk melakukan evaluasi terhadap sikap-sikap publik dalam berkomunikasi, mengidentifikasi suatu kebijakan manajemen publik dan prosedur di dalam menyusun rencana strategis perusahaan serta menjalankan suatu program komunikasi untuk memperoleh dan memelihara pemahaman serta penerimaan masyarakat tentang komunikasi. Terdapat beberapa pengertian menurut para ahli yang penulis jabarkan, namun pada intinya tujuan utama dari public relations yaitu tetap sama, yaitu menciptakan opini publik dan citra positif perusahaan di mata khalayak umum. public relations merupakan suatu fungsi manajemen yang terencana, sistematis dan berkesinambungan melalui kegiatan nyata yang berdampak pada pembentukan citra positif dan komunikasi dua arah yang saling menguntungkan antara perusahaan dan masyarakat luas. Jadi penekanan makna Public Relations yaitu pada proses pembentukan dan pemeliharaan citra. 2. Fungsi Public Relations Berbicara mengenai Fungsi Public Relations, sebetulnya hanya sederhana yaitu Public Relations memiliki fungsi untuk menjalin 17

6 hubungan antara pihak internal dan eksternal perusahaan serta merangkul berbagai stakeholder perusahaan yang berkepentingan. Namun pada prinsipnya, kegiatan public relations tak bisa terlepaskan dengan fungsi dari public relations itu sendiri, karena melalui kegiatan public relations dapat diketahui secara jelas kegiatan internal dan eksternal public relations. Adapun beberapa ahli memaparkan fungsi-fungsi public relations, antara lain sebagai berikut : Cutlip & Center menyebut fungsi public relations sebagai berikut Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada perusahaan. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan perusahaan untuk kepentingan umum. Membina hubungan secara harmonis antara perusahaan dan publik, baik internal maupun eksternal. Mengidentifikasi yang menyangkut opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan atau organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya. Sedangkan pada tahun 1975, Foundation for Public Relations Research and Education mengumpulkan 65 praktisi public 18

7 relations dalam sebuah studi. Hasilnya diperoleh beberapa poin penting tentang fungsi public relations. Public relations adalah fungsi manajemen yang tugasnya : Membantu memelihara dan menjaga komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama antara organsiasi dan publiknya. Mencakup manajemen masalah dan isu-isu. Membantu manajemen selalu memberikan informasi pada dan responsif terhadap opini publik. Mendefinisikan dan menekankan pada tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan publik. Membantu manajemen selalu mengikuti dan memanfaatkan perubahan. Melayani sisten pencegahan awal untuk mengantisipasi tren. Menggunakan riset dan teknik berkomunikasi yang beretika sebagai alat-alat pokok. Public Relations memiliki fungsi tersendiri menurut Onong Uchjana Effendy, fungsi dari PR adalah sebagai berikut : Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik eksternal maupun internal. 19

8 Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini kepada organisasi. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. Jadi, berdasarkan pemaparan beberapa para ahli mengenai public relations, dapat penulis tarik kesimpulan bahwa fungsi dari public relations yaitu menjembatani hubungan timbal balik antara pihak internal dengan eksternal perusahaan agar tercipta goodwill dari masyarakat sekitar yang tentunya berimplikasi pada citra positif perusahaan. 3. Tujuan Public Relations Berbicara mengenai PR, dapat kita pahami bahwa PR adalah sebuah aktifitas yang terencana, maka tujuan PR dapat kita samakan menjadi tujuan komunikasi. Karena public relations adalah fungsi manajemen dalam melakukan kegiatan komunikasi, maka pada dasarnya tujuan public relations adalah tujuan-tujuan komunikasi. Yang dimaksud dengan tujuan komunikasi diatas yaitu adanya suatu perubahan dari segi kognisi (saling pengertian), afeksi (saling percaya), serta psiomotoris (memelihara serta menciptakan kerjasama). Dan dalam realitas praktik public relations di perusahaan, tujuan public relations antara lain : 20

9 Menciptakan pemahaman (mutual understanding) antara perusahaan dengan publiknya Melalui kegiatan komunikasi diharapkan terjadi kondisi kecukupan informasi ini merupakan dasar untuk mencegah pembentukan persepsi. Kesalahpahaman akibat persepsi atau kekurangan informasi merupakan kesalahan mendasar dalam kegiatan komunikasi. Ketercukupan informasi akan terwujud bila public relations menyediakan saluran komunikasi yang terbuka dan memungkinkan terjadinya komunikasi dua arah yang timbal balik. Membangun citra korporat Citra (image) merupakan gambaran yang ada dalam publik tentang perusahaan. Citra adalah persepsi publik tentang perusahaan, perilaku perusahaan, atau perilaku individu-individu dalam perusahaan dan lainnya. Citra perusahaan bukan hanya dilakukan oleh public relations, tetapi perilaku seluruh unsur-unsur perusahaan (karyawan, manajer dan lainnya). Dengan kata lain, citra korporat adalah citra keseluruhan yang dibangun dari semua komponen perusahaan. Membentuk opini publik yang favourable Sikap publik terhadap perusahaan dapat di artikan sebagai opini publik. Opini publik ini merupakan ekspresi publik mengenai persepsi dan sikapnya terhadap perusahaan. Ada tiga jenis opini yaitu opini positif (mendukung atau favourable), negatif dan netral. 21

10 Citra perusahaan yang baik akan membuat keuntungan kompetitif bagi perusahaan. Keuntungan tersebut dapat bermacam-macam tergantung dari konteksnya, mulai dari peningkatan penjualan, mendukung pengembangan produk baru, memperkuat relasi keuangan, membuat harmoni hubungan dengan karayawan, mendukung program rekrutmen, dan membantu menangani krisis. Membentuk goodwill dan kerjasama Pada tahapan ini, tujuan public relations sudah pada tataran tindakan action. Artinya, sudah tercipta jalinan kerjasama dalam membentuk perilaku tertentu yang mendukung keberhasilan perusahaan. Dalam tahap ini, diharapkan publik secara nyata mendukung program-program perusahaan. Goodwill dan kerjasama akan terwujud jika ada inisiatif yang dilakukan berulang-ulang oleh public relations perusahaan untuk menanamkan saling pengertian dan kepercayaan kepada publiknya. Kemudian diikuti dengan tindakan nyata perusahaan untuk komitmen mewujudkan kepentingan publik. 4. Peran Public Relations Perkembangan public relations selalu berkaitan dengan pengembangan peran public relations, baik sebagai praktisi maupun sebagai tenaga profesional dalam suatu perusahaan. Peran public relations menjadi salah satu kunci pembentukan pemahaman 22

11 masyarakat mengenai perusahaan. Peran public relations dibagi menjadi empat kategori antara lain : Penasihat Ahli (Expert Preciber) Seorang praktisi public relations yang berpengalaman memiliki kemampuan tinggi dalam membantu mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya. Dalam hal ini praktisi public relations bertindak sebagai subjek dalam memecahkan dan mengatasi persoalan yang terjadi antara perusahaan dengan khalayak luas. Fasilitator Komunikasi (Communication Facilitator) Praktisi PR, bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, harapan dan kebijakan organisasi kepada publik luas. Fasilitator Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Facilitator) Peran praktisi PR untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat hingga mengambil tindakan keputusan dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. 23

12 Teknisi Komunikasi (Communication Technician) Peranan teknisi komunikasi ini menjadikan praktisi PR seabagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi dan sistem komunikasi dalam organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan yaitu media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ke tingkat atasan. Begitu juga arus dan media komunikasi antara satu bagian atau tingkatan. 5. Tugas Public Relations Lima tugas pokok Public Relations : Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, visual (melalui gambar) kepada publik, agar publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan serta kegiatan yang dilakukan. Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Selain itu menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan organisasi bersama dengan masyarakat. Memperbaiki citra organisasi Citra organisasi atau atau perusahaan bisa merupakan citra dari pimpinan, ada citra yang menjadi keinginan, harapan dan sebagainya. 24

13 Tanggung jawab sosial Public relations merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri baik internal maupun eksternal. Komunikasi Public relations mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi timbale balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. (Rumanti;2003;39) 6. Peran Internal Public Relations Tiap anggota perusahaan mulai dari tingkat pimpinan hingga tingkat bawahan harus selalu menyadari bahwa mereka sebagai keluarga dari perusahaan, tingkah laku dan perbuatan yang dilakukan karyawan tentu akan mempengaruhi nama baik perusahaan. Sebuah perusahaan harus mampu menciptakan iklim yang kondusif di antara karyawan, penciptaan iklim tersebut dapat berupa peningkatan gaji serta tunjangan dan berkala serta beberapa bentuk penghargaan kepada karyawan agar membentuk rasa memiliki (sense of belonging) pada karyawan. Ada beberapa usaha untuk dapat menciptakan keadaan yang tentram dalam bekerja melalui kebijakan internal public relations, antara lain : 25

14 Pengumuman-pengumuman Melalui papan penerangan bisa diumumkan setiap program kerja atau kebijakan pimpinan dalam perusahaan. Selain itu dapat dikemukakan hasil-hasil yang telah dicapai perusahaan dan masih yang harus dicapai. Buku pegangan pegawai Dalam buku tersebut dijelaskan mengenai tujuan pokok perusahaan. Kebijakan pimpinan untuk mencapai tujuan, pembagian kerja tiap-tiap sektor usaha dalam perusahaan. Kontak pribadi Komunikasi antar karyawan, baik vertikal maupun horizontal perlu dilakukan untuk lebih mengenal dan mendalami sifat masingmasing karyawan. Terutama antara atasan dan bawahan, perlu adanya kontak pribadi, sehingga suasana akrab dalam pergaulan akan tercapai. Kontak pribadi dalam arti saling menegur atau menghargai dalam batasan kesopanan dan kesusilaan. Pertemuan-pertemuan berkala Secara berkala hendaknya diadakan pertemuan-pertemuan dimana masing-masing dapat mengeluarkan pendapatnya. Kotak suara Untuk menampung pendapat para bawahannya yang tidak berani mengemukakan pendapatnya dalam forum pertemuan, bisa 26

15 diadakan kotak suara yang setiap saat bisa diisi oleh suara-suara karyawan secara tertulis. Laporan kepada pemegang saham Khusus mengenai pertanggungjawaban dalam bidang keuangan, perlu dilaporkan melalui pertemuan antara pimpinan perusahaan dengan para pemegang saham. Pertemuan itu sudah tentu diselenggarakan atau diatur oleh petugas public relations. Hiburan dan darmawisata Pertemuan lain yang bersifat rileks perlu pula diselenggarakan petugas public relations. Untuk memupuk rasa akrab dan setia kawan, serta relasi kekeluargaan di antara para pegawai dan keluarganya perlu diadakan pertemuan dalam bentuk hiburan atau darmawisata. Olahraga Kekompakan dalam suatu tim perlu dikembangkan, antara lain dengan penyaluran bakat masing-masing pegawai ke dalam suatu tim kerja yang bersifat rekreasi seperti olahraga. Study tour dan pelatihan Guna meningkatkan keterampilan dan pengetahuannya, para karyawan pun perlu diberi pendidikan tambahan seperti study tour ataupun pelatihan-pelatihan khusus. 27

16 Hadiah-hadiah dan penghargaan Terhadap para karyawan yang menunjukkan prestasi terbaik, baik dalam kerja sehari-hari maupun dalam kegiatan lainnya yang menguntungkan perusahan. Sebaiknya diberikan hadiah-hadiah dan penghargaan, hal tersebut dimaksudkan agar dapat memacu kinerja karyawan agar lebih baik. Klinik dan apotek bagi kesejahteraan karyawan beserta keluarga di bidang kesehatan. Perusahaan-perusahaan besar sesuai dengan kemampuannya dapat mendirikan sarana kesehatan (rumah sakit, klinik, apotek). Sehingga perusahaan diharapkan dapat memperoleh keuntungan tambahan. Tempat-tempat ibadah Bagi penanaman modal dan mental yang baik bagi karyawannya. Perusahaan perlu menyediakan suatu tempat-tempat ibadah yang representatif. Tempat-tempat pendidikan Untuk mendidik anak-anak para karyawannya perlu kiranya didirikan tempat pendidikan khusus oleh perusahaan. (Suhandang;2004;74) Semuanya sebagai peran dan usaha untuk mencapai tujuan dari internal public relations guna menciptakan suasana yang kondusif di dalam lingkungan public internal perusahaan. 28

17 B. KOMUNIKASI 1. Pengertian Komunikasi Perkembangan dunia semakin cepat berubah, dalam dua dasawarsa terakhir perkembangan teknologi sudah sedemikian pesatnya memberikan dampak yang menyentuh segala aspek kehidupan manusia. Salah satu yang berkembang pesat dan menjadi pemicu dari perkembangan yang telah terjadi adalah komunikasi. Komunikasi (communication) berasal dari bahasa latin communis yang berarti sama. Communico, communication atau communicare yang berarti membuat sama (make to common). Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. Oleh sebab itu, komunikasi bergantung pada kemampuan kita untuk dapat memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one another) dan kemampuan penyesuaian dengan pihak yang diajak berkomunikasi. Dengan demikian, kata komunikasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) mengacu pada suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai kebersamaan. Adapun beberapa pendapat tentang definisi komunikasi menurut para ahli, definisi komunikasi menurut Himstreet dan Baty dalam Business Comunications: Principles and Methods yaitu 29

18 Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Dari pengertian menurut Himstreet dan Baty dalam Business Communications: Principles and Methods, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa Komunikasi menitikberatkan pada proses pertukaran informasi antar individu baik melalui perilaku ataupun persimbolan khusus. Sedangkan menurut Webster New Collogiate Dictionary dijelaskan bahwa : Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi di antara individu melalui sistem lambang-lambang, tanda-tanda, atau tingkah laku. Seperti halnya menurut pengertian dari yang penulis paparkan sebelumnya, Komunikasi menurut Webster New Cologiate Dictionary juga menjadikan pertukaran informasi menjadi titik tumpu pada proses komunikasi yang berlangsung di antara individu-individu. Harold D Lasswell mengatakan bahwa : Komunikasi ialah menjawab pertanyaan sebagai berikut : Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect? (Siapa mengatakan apa dengan saluran apa kepada siapa dengan efek bagaimana). (Mulyana;2010;69) 30

19 Dari pengertian komunikasi menurut Harold D Laswell, penulis dapat menarik kesimpulan bahwa komunikasi itu merupakan suatu tindakan yang sangat mudah, hanya menentukan subyek, obyek dan dampak yang ditimbulkan dari proses itu sendiri. Everett M Rogers mendefinisikan komunikasi sebagai : proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih, dengan maksud untuk mengubah tingkah laku. Dari pengertian komunikasi menurut Everett M Rogers, dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi merupakan suatu proses gagasan atau ide dari seorang individu melalui proses komunikasi dengan individu lain dengan maksud merubah tingkah laku. Sedangkan menurut John R Wenburg dan William W Wilmot, mendefinisikan bahwa : Komunikasi adalah usaha untuk memperoleh makna. Dari definisi Komunikasi menurut John R Wenburg dan William W William W Wilmot, penulis menitikberatkan bahwa komunikasi merupakan serangkaian usaha atau tindakan untuk memperoleh makna. Jadi proses atau tindakan yang terjadi tersebut harus memiliki arti atau makna bagi koresponden. Terdapat beberapa pengertian komunikasi menurut para ahli, namun penulis menyimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses pembentukan, pemberian, penerimaan dan penyampaian pesan secara 31

20 langsung ataupun tidak langsung yang terjadi antar individu-individu dengan maksud atau tujuan tertentu. 2. Proses Komunikasi Proses komunikasi terbagi menjadi dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder. Proses komunikasi secara primer Proses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (simbol) sebagai media. Proses komunikasi secara sekunder Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang (simbol) sebagai media. 3. Unsur-unsur Komunikasi Dari pengertian komunikasi yang telah dikemukan diatas menurut beberapa ahli, komunikasi hanya dapat terjadi apabila didukung oleh adanya unsur-unsur dalam komunikasi. Secara ringkas, unsur-unsur komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut : 32

21 Komunikator (sender) Komunikator merupakan pihak yang mempunyai maksud berkomunikasi dengan orang lain mengirimkan suatu pesan kepada orang yang dimaksud. Pesan yang disampaikan itu bisa berupa informasi dalam bentuk bahasa maupun lewat persimbolan yang bisa dimengerti kedua pihak. Pesan (message) Pesan adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain. Fungsi pengiriman (encoding) Proses untuk mengubah pesan ke dalam bentuk yang dioptimasi untuk keperluan penyampaian pesan/data. Media/saluran (channel) Merupakan alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan. Fungsi penerimaan (decoding) Proses memahami simbol-simbol bahasa (bahasa pesan) yaitu simbol grafis atau huruf-huruf dengan cara mengasosiasikannya atau menghubungkan simbol-simbol dengan bunyi-bunyi bahasa beserta variasi-variasinya yang dilakukan penerima pesan dari penyampai pesan. 33

22 Komunikan (receiver) Komunikan merupakan penerima pesan dan menerjemahkan arti dari pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komunikan itu sendiri. Respons (response) Merupakan rangsangan atau stimulus yang timbul sebagai akibat dari perilaku komunikan setelah menerima pesan. Umpan balik (feedback) Feedback merupakan tanggapan atau isyarat yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. C. KOMUNIKASI ORGANISASI 1. Pengertian Komunikasi Organisasi Sebelum membahas tentang Komunikasi Organisasi, sebaiknya kita harus mengetahui pengertian dari komunikasi terlebih dahulu. Komunikasi merupakan salah satu aspek yang terpenting dan juga kompleks dalam kehidupan manusia. Manusia sangat dipengaruhi oleh komunikasi yang dilakukannya dengan manusia lain baik yang dikenal maupun yang tidak dikenal sekalipun. Istilah komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin yaitu communicatus yang berarti berbagi atau menjadi milik bersama. Kata sifatnya communis yang bemakna umum atau bersama-sama. 34

23 Dengan dengan demikian, merujuk pada suatu upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan. Mengenai organisasi, salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui satu hirearki/jenjang dan pembagian kerja, berupa mencapai tujuan yang ditetapkan. Goldhabber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi sebagai : proses penciptaan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Sedangkan menurut Reading & Sandborn, definisi Komunikasi organisasi yaitu: Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi yang kompleks Dalam komunikasi organisasi, tindakan yang perlu dipahami didalamnya seperti apa instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan atau bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan atau saran kepada pimpinan dan kemungkinan tujuan organisasi agar tercapai sesuai hasil yang diharapkan. Jadi dapat disimpulkan pengertian komunikasi organisasi menurut beberapa ahli yang penulis sebutkan bahwa Komunikasi organisasi merupakan suatu proses komunikasi yang beralur dalam satu jaringan 35

24 suatu organisasi yang dilakukan antar individu di dalam alur jaringan organisasi tersebut. D. SALURAN KOMUNIKASI Meskipun semua organisasi melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya, pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan organisasi lain bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan yang berskala kecil, yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada para karyawan tersebut. Lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ribuan karyawan, untuk penyampaian informasi kepada para karyawan menjadi sesuatu yang rumit. Secara umum pola komunikasi dikelompokkan menjadi saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi informal. Saluran Komunikasi formal Djoko Purwanto (1996;23) menjelaskan mengenai saluran komunikasi formal. Nampak berbagai macam kedudukan yang masing-masing sesuai batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan, ataupun dari pimpinan ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (downward communication), komunikasi dari bawah ke atas 36

25 (upward communication), komunikasi horizontal (horizontal communication) dan komunikasi diagonal (diagonal communication). a. Komunikasi dari atas ke bawah Komunikasi dari atas ke bawah (downward ommunication) merupakan aliran komunikasi dari atasan ke bawahannya. Umumnya terkait dengan tanggung jawab dan wewenang seseorang dalam suatu organisasi. Seorang pimpinan menggunakan jalur komunikasi ke bawah dengan tujuan mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Komunikasi dari atas ke bawah berbentuk perintah, instruksi dan prosedur yang harus dijalankan oleh para bawahannya karena dibutuhkannya satu bahasan yang sama, sederhana dan mudah dipahami. Komunikasi ke bawah dapat menggunakan bentuk komunikasi lisan maupun tulisan. Komunikasi lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan. Sedangkan bentuk komunikasi tulisan adalah memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk dan bulletin. Kelemahan dari saluran komunikasi ke bawah adalah kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting sebelum disampaikan kepada para bawahan. Dengan kata lain 37

26 informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. b. Komunikasi dari bawah ke atas Komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) berarti alur informasi berasal dari bawah menuju atas. Informasi yang berasal dari para karyawan selanjutnya disampaikan ke atas. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila pimpinan memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawahan. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi ke atas, para pimpinan harus memiliki rasa percaya diri kepada para bawahannya. Salah satu kelemahan komunikasi ke atas adalah ada kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang baikbaik saja (Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau tidak disenangi oleh pimpinan tidak disampaikan. Karena para bawahan beranggapan dengan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga posisinya dan mendapatkan rasa aman. c. Komunikasi horizontal Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau komunikasi lateral dalah komunikasi yang terjadi antara bagianbagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu 38

27 organisasi. Tujuan komunikasi horizontal adalah untuk melakukan persuasi, mempengaruhi dan memberi informasi kepada bagian yang memiliki kedudukan sejajar. Komunikasi horizontal menjadi penting dikala masing-masing bagian dalam organisasi memiliki tingkat saling ketergantungan yang cukup besar. d. Komunikasi diagonal Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat organisasi berbeda. Penelitian yang pernah dilakukan bahwa komunikasi lateral dan diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi yang berskala besar dimana terdapat saling ketergantungan yang cukup besar antara bagian-bagian dalam organisasi tersebut. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah komunikasi ini dapat menggangu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal dalam suatu organisasi. Selain itu komunikasi diagonal dalam organisasi berskala besar sulit dikendalikan secara efektif. Meski saluran komunikasi formal sangat penting bagi organisasi besar, namun komunikasi formal memiliki dampak yang kurang menguntungkan dari sudut individualisis maupun perusahaan. 39

28 Dari sudut individualisis, komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Banyak jalur yang harus dilalui sebelum berkomunikasi secara langsung dengan pimpinan puncak. Dari sudut perusahaan, komunikasi formal memungkinkan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi dapat menggambarkan suatu kemungkinan munculnya kesalahpahaman. Setiap pesan yang mengalir baik dari atas maupun bawah memungkinkan adanya perubahan terhadap pesan aslinya. Saluran Komunikasi informal Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam organisasi tanpa memperdulikan jenjang hirearki, pangkat dan kedudukan dapat berkomunikasi leluasa. Meskipun hal-hal yang mereka bicarakan biasanya bersifat umum, kadangkala mereka juga bicara hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja dalam organisasi. Biasanya komunikasi informal juga digunakan oleh para manager untuk memantau karyawan melakukan pekerjaannya. Namun komunikasi informal ini memiliki kekurangan seperti kurang akuratnya informasi yang disampaikan dan tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. 40

29 E. CITRA DALAM PUBLIC RELATIONS Citra adalah kesan yang timbul karena pemahaman akan suatu kenyataan. Pemahaman itu sendiri muncul karena adanya informasi. Tugas seorang public relations adalah membangun, menjaga dan menegakkan citra perusahaan yang diwakilinya agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dan tidak melahirkan isu-isu yang dapat merugikan perusahaan. Citra yang baik dimaksudkan agar perusahaan dapat tetap hidup dan orang-orang yang ada didalamnya dapat terus mengembangkan kreativitasnya bahkan dapat memberikan manfaat yang berarti bagi orang lain. Rhenald Khasali menyatakan bahwa : Citra adalah kesan yang timbul karena pemahaman akan suatu kenyataan. Pemahaman yang berasal dari informasi yang tidak lengkap akan menciptakan citra yang tidak sempurna. Public Relations sebagai salah satu unsur penting dalam perusahaan, tentu saja wajib membangun citra positif perusahaan. Pembentukan citra itu sendiri merupakan suatu keharusan bagi suatu perusahaan. Dengan citra yang positif, perusahaan akan mampu mempertahankan eksistensi serta kepercayaan dari publik. Citra perusahaan dapat ditingkatkan oleh bagian Humas dengan berbagai kegiatan yang berusaha untuk meraih sambutan positif dari mayarakat. Mulai dari kegiatan Corporate Social Responsibility (CSR), pemberian modal bagi para wirausaha kecil dan menengah serta masih 41

30 banyak lagi berbagai kegiatan yang dapat menarik citra positif dari publik. Dengan demikian bagian Humas mempunyai tanggung jawab besar dalam membentuk dan mempertahankan citra positif di mata publik. 42